Härifrån till evigheten? Bevarandestrategi för Statens arkiv

Härifrån till evigheten? Bevarandestrategi för Statens arkiv Maj 2005/rev 2007 1

Innehåll Sammanfattning 3 Avgränsning 3 Inledning och bakgrund 4 Lägesanalys 6 Resursfördelning 6 Vad sker idag? 7 Magasinsförhållanden 7 Bevarandeinsatser 7 Extern finansierat vårdarbete 8 Rapporten en acceptabel nivå 1999 9 Skyddskopiering - mikroformer och skanning 9 Slutsatser 10 Vad ska vårdas? 11 Arkivaliskt värde 11 Förslag till förbättrade förutsättningarna för bevarandearbetet 12 Riktade insatser 13 Kompetensutveckling 13 Samordnade aktiviteter 14 Preventiva insatser 14 Skyddskopiering 15 Kostnadsbilder 16 RA:s samordnande funktion 16 Boxmaskin 16 Skyddskopiering: mikrofilmning och skanning - HSM eller COM 17 Skyddskopiering: kostnader för långtidslagring 19 Bakgrundsmaterial 25 2

SAMMANFATTNING Under ett flertal år har det varit aktuellt att göra en bevarandeplan för Riksarkivet. 2004 beslutades att det skulle vara en bevarandeplan för Statens arkiv (Statens arkiv omfattar i denna rapport Riksarkivet och landsarkiven samt Malmö och Stockholms stadsarkiv). Avsikten var att denna plan skulle vara strategiskt inriktad och kunna bli inledning på en längre process med syfte att effektivisera bevarandeinsatserna inom Statens arkiv. Vid årsskiftet 2004-05 startade projektet Bevarandeplan för Statens arkiv. Projektet har letts av Bevarandeavdelningens chef, arkivråd Jonas Palm. Referensgruppen har bestått av avdelningsdirektör Magnus Geber, arkivråd Kajsa Hermodsson, 1:e arkivarie Britta Jonell-Ericsson, stadsarkivarie Björn Jordell och avdelningsdirektör Jiri Kolar. Enligt planen skulle en rapport med förslag till beslut föreligga till 31 maj 2005. Statens arkiv har en lång tradition av bevarandeinsatser. Sedan början av 1900-talet har RA och de landsarkiven, som grundades i samma veva, haft en eller ett par bokbindare anställda för att åtgärda skadade arkivalier. En rad normer finns sedan länge fastlagda i Riksarkivets författningssamling, som reglerar skapande, leverans och lagring av handlingar. Däremot släpper regelsystem sitt ansvar när det kommer till aktiva vårdinsatser av skilda slag. Detta har skapat en grund för olika ambitionsnivåer avseende hantering och vård. Arbetet med denna rapport har bekräftat att det finns ett behov av att samordna bevarandestrategi och vårdinsatser. En gemensam plattform behövs, i syfte att på sikt effektivisera bevarandeinsatserna genom kompetensutveckling på bred front och samarbete om större övergripande eller komplicerade insatser. Genomgående har landsarkiven uttryckt önskemål om att Riksarkivet ska ta initiativ till att driva dessa frågor. I rapporten föreslås att RA/Bevarandeavdelning får i uppgift att göra detta. Rapporten tar upp förslag till uppgifter för B-avdelningen och diskuterar olika övergripande strategier. Det absolut viktigaste är dock att det genomförs skadeinventeringar på samtliga enheter för att lokalisera de problem som måste åtgärdas. Först sedan vi fått ett statistiskt underlag, som ger oss en bild av situationen, är det meningsfullt att välja bevarandestrategi. En övergripande strategi är att minska hantering av originalmaterial och tillhandahålla informationen med hjälp av ersättningsmedier som mikrofilm, fiche eller digitalt lagrad information. Konserveringsinsatser ska göras på handlingar som har högt arkivaliskt värde. Avgränsning Digitalt lagrad information kan delas upp i två kategorier, a) det som skapas utifrån analoga förlagor oavsett medium och b) det som föds digitalt. Speciella förhållanden råder avseende digitalt född information. Denna bevarandeproblematik avser filformat, överföring och lagringsteknologi vilket IT-byrån på Riksarkivet ansvarar för. Detta tas inte upp i denna rapport. 3

Det finns tre anledningar till att digitalisera: 1) att öka tillgängligheten, 2) att minska slitage på originalhandlingar och 3) att säkerställa att viss informationen kan långtidslagras till kommande generationer. 1) och 2) ingår i bevarandestrategiska överväganden generellt. 3) är nödvändigt för att rädda analoga elektroniska medier, som t.ex. audio- och videoinspelningar. Analoga magnetband tappar kontinuerligt information, och måste, till skillnad från i stort sett alla andra medier, därför digitaliseras för att kunna långtidslagras till eftervärlden. Detta tas därför upp i denna rapport. Efterord Rapporten gick på remissrunda varvid förslaget genomgående stöddes. Det beslutades därefter att Härifrån till evigheten? skulle ligga som grund för bevarandestrategin inom Statens arkiv. Vintern 2006 startade SAMBA-projektet (Samverkan för bevarande inom Statens arkiv) som en del av detta arbete, en boxmaskin inköptes sommaren 2006 och under 2007 har IT-avdelningen och Bevarandeavdelningen arbetat med övergång till COM (computer output microfilm) för bl.a. långtidslagring av digitala bildfiler och som en modernisering av den traditionella mikrofilmen för att säkra information och samtidigt göra sökbar digitalt. Under 2007 började också arbetet med att försöka definiera kriterier för något, som tillsvidare benämns arkivaliskt värde, för att bättre kunna styra resurserna för att uppnå ett effektivare bevarandearbete. Jonas Palm juni 2007-06-07 4

INLEDNING OCH BAKGRUND Sedan Bevarandebyrån (numera Bevarandeavdelningen - B-avdelningen) bildades för snart fem år sedan har avsikten varit att en bevarandeplan skulle upprättas för Riksarkivet. Det står med i verksamhets-planen och har så gjort i flera år. Vid diskussioner har det dock framkommit att det finns goda skäl att inte stanna vid en sådan plan enbart för en viss del av Statens arkiv, utan att i stället skapa ett verksprojekt, som också syftar till att se till helheten och besvara följande frågor: Behöver vi en strategi för bevarandefrågorna? Hur bör en sådan strategi se ut? Vilka tekniker och vilken filosofi ska vi använda oss av när vi gör våra bedömningar av materialets vårdbehov? Vilka prioriteringar är nödvändiga för att bevarandearbetet ska kunna bedrivas med framgång och vilken organisation och vad har vi för resurser till förfogande? En fråga som också är viktig att belysa är vad vi ska ställa för krav på det material som levereras till landsarkiv och Riksarkivet? En gemensam policy bör utformas som klargör detta. Begreppet bevara används i olika sammanhang. Statens arkivs uppgift är att bevara men det är också B-avdelningens uppgift att bevara (jfr namnet på byrån). IT-byråns uppgift är att bevara digitalt födda arkivhandlingar och TR-byrån är involverad i bevarandet genom arbetet med RA-FS:ar (Riksarkivets författningssamling). Var går då gränserna för en bevarandeplan? I denna rapport är bevarandearbete synonymt med fysiska och strategiska insatser för att på ett eller annat sätt säkra informationsinnehållet i de handlingar som Statens arkiv förvarar. Arkiv- och bibliotekssektorn har traditionellt bevarat objekt på pergament, och papper med text, sigill och bilder. Från mitten av 1800-talet men framför allt under senare delen av 1900-talet har också moderna material och medier från fotografi till bärare av digital information blivit en del av bevarandeproblematiken. Diskussioner kring bevarandet och dess strategier har från början kretsat kring begreppet böcker och papper. Därefter talade man om traditionella och moderna material. Nu talar man mer och mer om att bevara information. Det traditionella bevarandearbetet var under en stor del av 1900-talet en bokbinderibaserad verksamhet, som förändrades under 1970-talet till bok- och papperskonservering. Idag grundas verksamheten på en bred vetenskapligt baserad forskning. Detta har lett till ett paradigmskifte där praktiskt konserveringsarbete har blivit en mindre del i ett större bevarandebegrepp, som inriktar sig på riskanalys och därtill relaterade insatser för att minska risken för informationsförluster, och livscykeln för information och informationsbärare. I den anglosaxiska världen har begreppet Preservation and Access bevarande och tillgänglighet myntats och spritts, i första hand, inom arkiv- och biblioteksvärlden. Begreppets två aktiviteter kan tyckas vara motsägelsefulla men i realiteten är bägge en förutsättning för att den andra ska kunna fungera. Inget bevarande inget tillgängliggörande och inget tillgängliggörande inga resurser till bevarande. Mellan dessa två ytterligheter finns begreppet vårda. Detta finns också i RA:s uppdrag; bevara, vårda och tillhandahålla. I ARFYSK 2004-02-24 uttrycks det hela som följer: Med bevarande avses, oavsett medium, alla åtgärder som förhindrar 5

informationsförlust och som minimerar kemisk och fysisk nedbrytning samt skador. Det kan vara åtgärder som val av lämpliga medel och metoder för framställning av handlingar, överföring till annan databärare, förvaring och vård Vidare definieras vård i ARFYSK som objektrelaterade åtgärder såsom stabilisering, reparationer, konservering samt anpassad förvaring för att uppnå optimal livslängd hos objektet; som vård räknas även utbyte och lagning av trasiga förvaringsmedel. (ARFYSK s. 12) Digitalt födda handlingar tas inte upp i denna rapport då de omfattas av specifik teknisk problematik och strategi, som idag till stor del sköts av IT-byrån. Hur man ska långtidsbevara digitalt född information behandlas för närvarande inom LDB-projektet (Långsiktigt Digitalt Bevarande), i vilket Riksarkivet och Luleå tekniska universitet är huvudmän. Svenska Kommunförbundet och Landstingsförbundet är också representerat och delar av utvecklingsarbetet sker tillsammans med Riksförsäkringsverket, samt i ett samarbete med Mitthögskolan och Kungl. tekniska högskolan. FoU-enheten i projektet drivs med finansiellt stöd från Länsstyrelsen i Norrbottens län och Bodens kommun. Det digitala mediet tas däremot upp, som en del av, och ett medel i, bevarandestrategiskt arbete. Som underlag för ställningstagande i denna rapport gjordes en rundresa till samtliga landsarkiv och enheter med samlingsansvar inom Statens arkiv. I rapporten benämns samtliga lands- och stadsarkiv, som landsarkiv eller förkortat till LA. 6

LÄGESANALYS Under vintern 2005 besöktes samtliga landsarkiv samt berörda enheter inom Statens arkiv. Det visade sig att det råder en stor bredd i inställning och aktiviteter avseende förhållanden och vägval inom Statens arkiv. Regionsanknytningen väger starkt hos de landsarkiven, som har funktionen som en aktiv lokal kulturinstitution. Däremot förefaller det inte som om regionstänkandet nödvändigtvis täcker bevarandearbetet, vilket skapar möjligheter för en mer sammanhållen bevarandestrategi inom Statens arkiv. Resursfördelning I stort sett varje enhet inom Statens arkiv utöver Riksarkivet, har haft en eller ett par bokbindare sedan början av 1900-talet. Deras uppgifter var under lång tid inriktad på lagning och ombindning. Under 1970-talet ändrades inriktningen mot lagning och konservering av handlingar. Idag finns det bortsett från på ViLA, SSA och MSA bokbindare och/eller konservatorer på alla landsarkiv samt RA och KrA (Tab.1). Här medtas också personal som arbetar med mikrofilmning och skanning. Skanning sker i första hand på MKC i Fränsta, där det för närvarande finns 81 anställda. ENHET Ant. anställda Personer som arb. med bevarande % av personalen GLA 35 3,5 10 HLA 64 2 3 LLA 40 4 10 MSA 20 0 0 RA(+KrA+MKC) 279 98 35 SSA 100 0 0 ULA 40 2 5 VaLA 45 4 9 ViLA 14 0 0 VärmA 23 3,5 15 ÖLA 14 2 14 totalt 674 119 17,7 Tab. 1 Andel anställda som arbetar med bevarandearbete. För 581 000 hm pappershandlingar har Statens arkiv 119 personer för att utföra bevarandebefrämjande åtgärder, d.v.s. 4 882 hm per person. 2004 åtgärdades 1 832 bind och 21 837 ark inom verket. Det motsvarar ca 61 hm bind och ca 2 (två) hm arkivboxar. Vidare har totalt 99 664 mikrofilmexponeringar gjorts, vilket motsvarar ca 10 hm arkivboxar. MKC har skannat 15 000 000 sidor, vilket motsvarar ca 1 500 hm. Mikrofilmning och skanning kan säkra information respektive göra den lättillgänglig, och minska slitage på original. Däremot kvarstår konserveringsbehov. Det är dock viktigt att notera att av de 119 som arbetar med bevarandebefrämjande åtgärder arbetar enbart omkring 30 med konservering och lagning av handlingar. I rapporten en acceptabel nivå 1999 (s. 10) redovisas en uppskattning på att 14 000 hm befinner sig i behov av konservering. Det framstår naturligtvis som en omöjlig uppgift att ens ytligt gå igenom allt material som är i behov av vård. 7

Vad sker idag? Preventiva bevarandeinsatser regleras sedan länge med hjälp av RA-FS:ar (Riksarkivets författningssamling). Dessa omfattar skapandet av arkivhandlingar, hur de ska bevaras fram till leverans, gallring och själva leveransen samt hur missförhållanden i tillstånd vid leverans regleras. Däremot finns det ingen som helst reglering av hur material ska hanteras för att det inte ska brytas ned i förtid, sedan det omhändertagits av Statens arkiv. Hur motverkar man slitage eller att handlingarna bryts ned av processer i den egna kemiska sammansättningen? Kedjan med föreskrifter, regler och rutiner är ofullständig. Vissa enheter inom Statens arkiv har en medveten bevarandepolitik utöver vad författningarna föreskriver, som bl.a. kan ses i hanteringsföreskrifter och lokala katastrofplaner. Ett landsarkiv hade redan 1993 en rapport om tillståndet i en omfattande del av dess volymer. Kurser i hantering av handlingar förekommer på flera enheter, såväl för personal som för forskare i anknytning till arkivet och för hembygdsföreningar. Dessvärre finns det på annat håll tendenser att se bevarandet, så som definierat i denna rapport, som besvärligt och ett hinder i tillgängliggörandet. På grund av det, genom århundraden för vissa delar av samlingarna, ackumulerade vårdbehovet, har naturligtvis stora delar av arkivbestånden nått ett tillstånd där hantering kan innebära den slutliga destruktionen av handlingen. Därför förekommer också restriktioner avseende tillgängliggörandet av originalhandlingar i dåligt skick. Dessa restriktioner varierar dock från enhet till enhet och attityderna avseende hur långt en forskarens rätt till att tillgå originalmaterial går, varierar också kraftigt. Magasinsförhållanden Magasinsförhållandena varierar, trots fastlagda krav i RA-FS 1997:3. De flesta enheter har dock moderna arkivlokaler eller är på gång att få nya. Det förekommer fortfarande att man använder magasin, som är direkt undermåliga. Bland annat drabbades en enhet för något år sedan av fuktskador p.g.a. vatten i ventilationstrummor. En annan enhet arbetar sedan flera år med mögelsanering av material som lagrats i en källarlokal. Brister i relativt moderna magasin, genom kompromissande om krav, verkar dessvärre finna sin grund i olämplig rådgivning från RA:s sida. Det finns också brister i den nuvarande RA-FS:en, som kommit att ligga till grund för mindre lyckade lösningar. Just nu revideras den av en arbetsgrupp på RA. Även RA har brister i sina magasin, gamla som nya. Bevarandeinsatser Utöver RA och KrA utför endast några få landsarkiv idag någon form av konserveringsarbete. Verksamheten inriktar sig på de flesta ställen till löpande reparationer och lagningar. Preventiva insatser för att förhindra slitage på handlingar förekommer i varierande grad. Generellt accepteras naturligtvis regleringar som finns angivna i RA-FS:arna, medan andra preventiva insatser, som inte finns angivna, kan ha betydligt svårare att slå igenom; från mycket få restriktioner, eller förhållningsregler, till starkt reglerad 8

läsesalsdisciplin. En enkel förhållningsregel som att använda bomullsvantar för att dels signalera varsamhet, dels förhindra accelererad nedbrytning p.g.a. av fettsyror mm som avsätts från händerna vid normal hantering, väcka heter känslor på vissa enheter medan de anses som självklara på andra. Man kan få intrycket av att de som arbetar direkt med bevarandebefrämjande åtgärder, oavsett om det är på ett praktiskt eller teoretiskt plan, ibland gör detta i mer eller mindre medveten motvind. Trots detta verkar det finnas en allmän acceptans för vikten av en genomtänkt bevarandestrategi inom verket. Det faktum att den största personalgruppen på samtliga enheter är arkivarier med inriktning mot att förmedla information betyder troligen en hel del för detta tillstånd. Det finns dock ett kontaktnät inom bokbindare- och konservatorsgruppen, som hittills resulterat i både sammankomster och kurser, vilket i viss mån kan verka som en motvikt, i alla fall moraliskt. Ett allmänt problem för landsarkiven är inköp av arkivmässiga produkter. Dessa är många gånger dyra, speciellt när man köper små kvantiteter. Vidare har flera gånger uttryckts önskemål om en centralt placerad box-maskin, som kan tillverka måttbeställda arkivboxar på beställning. En sådan lösning skapar möjligheter till starkt förbättrade förvaringsmöjligheter av handlingar i udda storlekar och form. Externt finansierat vårdarbete Det finns sedan gammalt en tradition, och senare ålagt inkomstmål, att låta bokbindarna och konservatorerna utföra arbete för externa kunder. Därmed anser enheten att man får in resurser till att täcka andra behov inom verksamheten och ibland också för att finansiera sina egna bokbindare. Detta förefaller något märkligt, då man därmed undanhåller dem från att utföra det arbete, som man uttryckte sig ha behov av att utföra i rapporten en acceptabel nivå. Argumentet att man i alla fall utför arbete på material, som ska komma in till slut förekommer men förefaller tunt med tanke på hur regelverket är ställt. Det ska i sammanhanget påpekas att arkivbildare många gånger överlämnar arkiv med omfattande tekniska brister trots att inspektioner har genomförts. Många arkiv har aldrig inspekterats före leverans eller så har inspektionen genomförts på ett bristfälligt sätt. Vid leverans från arkivbildare ska arkivet enligt förordningarna i princip levereras i gott tillstånd. Är så inte fallet ska arkivbildaren stå för kostnader förknippade med iordningställandet, vilket kan täcka det mesta från förtecknande till konserveringsarbete. Dessa insatser ska genomföras utöver det dagliga arbetet på arkiven. I praktiken ska alltså ersättning för ofullkomlig arkivleverans finansiera extraordinära arbetsinsatser, med allt vad detta innebär av anställning av extrapersonal eller köp av tjänster externt. I realiteten verkar inte detta system fungera som avsett. Som framgår av Tab. 2 har vissa enheter nästan avsatt all sin bokbinderi/ konserveringspersonal till denna typ av inkomstgenererande arbete. Talen är uppskattningar gjorda på respektive enhet och gäller i stort sett för det senaste året. För några verkar dock extern finansiering av vårdinsatser vara ett konstant tillstånd. 9

ENHET Anslagsfinansierat bevarandearbete Externt finansierat bevarandearbete GLA 20 80 HLA 100 0 LLA 10 90 MSA 0 0 RA+KrA 100 0* SSA 0* 0 ULA 40 60 VaLA 50 50 ViLA 0 0 VärmA 20 80 ÖLA 90 10 Tab. 2 Fördelningen mellan anslagsfinansierat och externt finansierat bevarandearbete utfört av personal inom respektive enhet. *SSA har sedan några år ett avtal som innebär att man köper bevarandetjänster av Riksarkivet, motsvarande drygt 900 000:-/år. Brist på enhetliga inspektionsrutiner innebär att mängden arkivalier som levereras med bister kan bli omfattande, vilket naturligtvis skapar stora problem för arkiveringen på sikt. Rapporten en acceptabel nivå 1999 1999 presenterade Statens arkiv för Kulturdepartementet en rapport om vårdbehovet inom verket. Rapporten var beställd av departementet. Uppgiften var att uppskatta vårdbehovet. Uppdraget skulle kartläggas så långt som möjligt på basis av nuvarande kunskaper och utan nya omfattande utredningar. Därför blev det heller inte en genomarbetad, statistiskt välgrundad undersökning, med resultat som skulle kunnat användas i ett vidare bevarandearbete. Rapporten redovisar ett massivt behov, som förväntat. Däremot förekommer variationer mellan enheter, som med sannolikhet beror på olika värderingskriterier. Som kritisk granskare utifrån skulle man kunna säga att rapporten sjönk på grund av sin egen tyngd; problemet framstår oöverkomligt och det saknas en aktiv realistisk handlingsplan. Kulturdepartementet har enligt samstämmiga uppgifter aldrig reagerat över huvud taget på denna rapport. Idag menar samtliga, som deltagit i samtalen inom detta arbete, att rapporten visar på verkligheten. Med 10 procentenheters marginal enligt någon. Mängden handlingar har ökat. Ingen har använt sig av rapporten eller grundmaterialet sedan uppskattningen gjordes. Skyddskopiering mikroformer och skanning Att skyddsfilma förefaller generellt vara accepterat, även om det verkar som man inom några landsarkiv enbart ser det som en möjlighet att öka spridningen av informationen, och inte ett skydd mot slitage av originalhandlingar. Den grundläggande ambitionen verkar många gånger vara att forskarna ska ha tillgång till original. Det verkar dock som om de flesta enheter menar att den största delen av alla förfrågningar kan tillfredställas med hjälp av ersättningsmedier som mikrofilm, mikrofiche och digitalt lagrad information. 10

Centralt utförd mikrofilmning eller skanning verkar för de flesta vara en acceptabel möjlighet för att effektivisera reproduktion kvantitativt och kvalitetsmässig. En enhet uttryckte t.o.m. att det vore att föredra så att kvaliteten höjdes. Den hade dålig erfarenhet av internt utförd filmning. Ett privat alternativ till centralt eller internt utförd skyddskopiering finns i Sydsverige. Där har företaget DigiArkiv AB startat samarbete med LLA och MSA. Mot att man får avfotografera handlingar med digital kamera för försäljning till forskare, levererar man hårddiskar med bildfilerna till de två institutionerna att använda inom respektive enhet. Slutsatser Utifrån en strikt bevarandeaspekt framstår det som märkligt att en organisation som Statens arkiv, vars verksamhet generellt är väl reglerad, inte har löpt linan ut avseende de regleringar som finns för arkivbildning, skrivmateriel m.fl. medier samt planering, utförande och drift av arkivlokaler. När det kommer till den inre verksamheten, som är nog så viktig för handlingarnas överlevnad till framtida generationer, finns ett tomrum som lämnar fältet fritt för egna initiativ eller inga alls. I vissa fall upplevs det som om det faktum att handlingar kommit inom Statens arkivs väggar, innebär så långt, allt väl. Att bevara och tillgängliggöra är till viss del relativa begrepp där bevarandet kan upplevas som en mer passiv verksamhet medan tillgängliggörandet innebär mer aktivitet. Man tycks ibland avfärda bevarandet med att magasinen är OK. Att vårda samlingar verkar vara svårare att förhålla sig till, då det handlar om konkreta insatser. Det kräver tid, resurser och engagemang, som måste tas från annan aktiv verksamhet tillhandahållandet. Ett stort engagemang för bevarandefrågor finns i flera av landsarkiven. Genomgående finns det också ett starkt engagemang hos bokbindare och konservatorer, vilkas strävanden dock många gånger sker ur underläge. Att det finns ett behov för en gemensam bevarandestrategi inom Statens arkiv är uppenbart. Det finns också några fundamentala förutsättningar för att detta ska kunna fungera på sikt. Arkivet har en författningssamling för arkivbildning, skrivmedel och andra medier samt arkivlokaler. Det finns engagerad och kunnig personal på enheterna. Trots en generellt regional anda finns det önskemål om att RA tar initiativ i bevarandefrågor. För att kunna skapa någon form av bevarandeplan krävs först att en riktig bild av situationen på varje enhet fastställs. En skadeinventering efter vedertagen och etablerad metodik, måste genomföras. Därmed får man svar på frågorna som måste ställas för att skapa förutsättningar för ett riktigt vägval: hur omfattande är problemen och var finns de? 11

VAD SKA VÅRDAS? Vanligen associerar man konservering till en eller annan form av praktiskt ingrepp för att bromsa nedbrytningsförloppet så mycket som möjligt. Ett sådant ingrepp går naturligtvis inte att genomföra på allt i det enorma vårdberget. Sådana insatser måste koncentreras på de objekt som får anses som mest värdefulla i sin helhet information och kulturellt värde vilket också nämnts i..en acceptabel nivå som arkivaliskt värde (se vidare nedan). Viktiga men mindre spektakulära insatser är de preventiva. Genom att förbättra förvaringsförhållanden, rengöra och emballera om åstadkommer man en klar effektivisering av långtidslagringen. Att skanna eller mikrofilma ett objekt istället för att konservera eller laga det, för att sedan låta originalet vila i frid under optimala förhållanden är kostnadseffektivt. Då det inte är fråga om en kraftig kemisk nedbrytning är detta många gånger nog för att både säkra tillgänglighet till informationen och säkring av originalhandlingen. En del information finns på bärare, som är utsatt för en kraftig inre kemisk nedbrytning. Typexemplen är trähaltigt papper, som blir surt, kanske missfärgat och så sprött att det inte går att hantera utan att det faller i bitar, samt cellulosanitratfilm vars nedbrytning är så kraftig att den också i mycket högre grad än trähaltigt papper, påskyndar nedbrytning i intilliggande material då den avger nitrösa gaser. Trähaltigt papper kan i bästa fall neutraliseras, eller populärt uttryckt avsyras, och tillsättas en alkalisk buffer som motverkar nedbrytningen. Någon motsvarande metod finns inte för nitratfilm. Kraftig nerkylning är det enda som hjälper. Andra material har ytterligare problem. Det är en nödvändighet att man inom Statens arkiv etablerar ett tänkande som kan skilja handlingar med arkivaliskt värde från informationsbärare. Det är meningslöst att ödsla krafter på lagningsarbeten på objektsmässigt likgiltiga handlingar. Statens arkiv bör konstruera en utvärderingsmall för vilken insats som är lämpligast att sätta in vid behov. En motsvarande finns framtagen av Rijksarchief dienst i Holland. Arkivaliskt värde Statens arkivs uppgift är att säkra tillgången till den information som ska bevaras för framtiden. I första hand ska informationen överleva. Detta innebär inte automatiskt att alla originalhandlingar måste bevaras. Däremot finns det handlingar som direkt, eller med tiden, får status som kulturobjekt, får ett politiskt symbolvärde etc. Detta kallas i en acceptabel nivå, för ett arkivaliskt värde. Begreppet arkivaliskt värde har här en annan betydelse än det engelska archival value, varmed menas att informationen har ett värde som motiverar ett bevarande på lång sikt. Bokbinderi- och konserveringsinsatser är kostsamma. Att åtgärda en sliten handling kan lätt kosta 30 000:- eller mer. Dessutom är antalet personer, som arbetar inom Statens arkiv med konservering begränsat, vilket innebär att det helt enkelt är en omöjlighet att åtgärda mer än det allra nödvändigaste. Därför bör konserveringsresurserna koncentreras till de objekt, som anses tillhöra de mest värdefulla. Information på likgiltiga bärare bör säkras på effektivast möjliga sätt. 12

Denna politik kan dock visa sig svår att få gehör för inom vissa enheter. Som det står i..en acceptabel nivå : Det är självklart kontroversiellt att ange ett arkivaliskt värde. Men likväl som vi accepterar att ett verk av konstnären X är av större värde än ett av konstnären Y bör det vara oss tillåtet att för första gången, gemensamt och samtidigt, försöka att göra en uppskattning av det arkivaliska värdet hos hela arkivbeståndet, som finns i de statliga arkivinstitutionerna. En tillämpning av begreppet i operativa sammanhang bör utredas vidare. Vid samtal med enheterna visade det sig att åsikterna om de senare ofta var att allt är lika viktigt att bevara i original De flesta hade nog aldrig över huvud taget tänkt i andra banor. Däremot framkom efter en del reflekterande att man trots allt hade delar i respektive samling som kunde betecknas ha arkivaliskt värde. Fig. 1 nedan visar hur man borde fördela resurserna. Samlingarna ses som en pyramid, vilken reflekterar mängden och det arkivaliska objektvärdet. Arkivaliskt värde Konserveringsinsatser Skyddskopiering Förvaring enl. RA-FS 1997:3 Förvaring och ev. omemballering Mängden handlingar Fig. 1 Effektiv fördelning av insatser i arkivbeståndet. En bevarandepolitik kan inte bygga på att man tillåter frekvent bruk av originalhandlingar när man inte ens har de praktiska möjligheterna att åtgärda dessa. Konsekvenserna av detta ser vi redan i svart- och rödmärkning av handlingar i Statens arkiv. Ersättningsmedier måste användas i större utsträckning för frekvent material. FÖRSLAG TILL FÖRBÄTTRADE FÖRUTSÄTTNINGAR FÖR BEVARANDEARBETET Behov och önskan om en strukturerad kompetensutveckling inom bevarandeproblematiken och samordning av en rad praktiska aktiviteter uttrycks på samtliga landsarkivarkiv. Det faller sig naturligt att B-avdelningen, med omfattande deltagande i nationella och internationell initiativ inom bevarandet, åtar sig att driva en sådan verksamhet. Under samtalen under förarbetet till denna rapport framkom en rad önskemål, som nästan var identiska oavsett vilket landsarkiv som besöktes. För att skapa en plattform, som grund för en gemensam dynamisk och samordnad bevarandestrategi, krävs att RA/B-avdelningen tar sig an en rad uppgifter, som en del av sin dagliga verksamhet. Det innebär naturligtvis vissa inskränkningar i aktiviteter knutna till RA, om det sker med nuvarande personalstyrka. 13

Uppskattningsvis rör det sig om 1 ½ heltidstjänst totalt, men utspridd på en rad personer. Blir behovet ett annat får man naturligtvis ta ställning till detta när verksamheten utvärderas, vilket föreslås ske varje år. En rad aktiviteter ska vara återkommande medan andra kan vara av mer tillfällig art. Målet med aktiviteterna är att på bästa sätt utnyttja kunnande och resurser inom Statens arkiv, för att långsiktigt kunna bevara samlingarna. För att snabbt komma igång med en dylik verksamhet, kan en tjänst av nuvarande styrka i B-avdelningen direkt avsättas för att fungera som arbetsresurs, koordinator och kontaktperson för det gemensamma bevarandearbetet. På sikt behöver B- avdelningen utökas med en tjänst för att täcka detta behov. Nedan följer förslag till insatser Riktade insatser Skadeinventering Den absolut viktigaste insatsen för att kunna etablera en grund för bevarandestrategier inom Statens arkiv är att lokalisera problemen. Generellt vet vi redan vilka de är och vi vet också att det omfattar stora mängder handlingar. Trots detta är det viktigt att genomföra en metodisk undersökning på varje enhet. Målet med denna är att få ett statistiskt underlag för val av bevarandestrategi. Var exakt har vi de mest omfattande problemen? Är det över huvud taget intressant att rädda originalhandlingar i denna population? Vilka åtgärder är viktigast att göra nu? etc. B-avdelningen kan genomföra dessa undersökningar på plats med hjälp av lokal personal. Ett sådant arbete ökar radikalt kännedomen om de egna samlingarnas status och skapar också förutsättningar för samordnade insatser inom Statens arkiv. Katastrofplan och riskanalys B-avdelningen ska framställa en modell för en riskanallys med tillhörande katastrofplan. Dessa verktyg skulle utformas så att de kan anpassas efter respektive enhet. Kompetensutveckling B-avdelningen är aktiv på bred front både nationellt och internationellt. Inom landet är byrån verksam inom en rad standardiseringsfrågor samt har sedan länge ett tätt samarbete med SP (Sveriges Provnings- och Forskningsinstitut) dels i arbetet med RA-FS och dels i samband med materialundersökningar. Även internationellt är B- avdelningen aktiv inom standardiseringsarbete samt en rad EU-projekt som berör bevarandefrågor. Utöver detta har B-avdelningen ett omfattande internationellt kontaktnät. Seminarier B-avdelningen ordnar seminarier för Arkivets personal en gång om året. Här redogörs för vad som har hänt inom området och vad som är på gång. För att även kunna genomföra s.k. workshops i samband med seminarierna, föreslås att dessa i allmänhet hålls på RA i Stockholm (Marieberg/Arninge/KrA). 14

Kurser Utöver seminarierna hålls kurser ute på landsarkiven. Olika möjligheter till form för dessa finns. En är att man håller en kurs på tre olika landsarkiv och samlar personal från de mest närliggande dit. En annan möjlighet är att man förlägger varje ny kurs på ett nytt regionalt arkiv, varvid man ger möjlighet för alla att efter hand besöka de olika arkiven under ordnade former. Diskussionsforum B-avdelningens nya hemsida inom RA:s ram, som har ambitionen att vara aktiv, ska innehålla ett diskussionsforum för bevarandefrågor. Detta ska vara öppet för Statens arkivs personal och man ska kunna ventilera frågor och idéer på ett enkelt sätt. Därmed sker en kanalisering av idéer och frågeställningar. Samordnade aktiviteter Samordnad etik För att kunna diskutera insatser krävs att man har fastlagt en samordnad etisk inriktning, byggd på arkivaliska principer i samklang med state of the art inom bevarande. Inköp RA/B-avdelningen kan samordna inköp 1 2 gånger/år för att säkerställa bra pris för rätt materiel. Leveranser sker sedan till varje enskild deluppköpare. Boxmaskin Statens arkivs behov av arkivboxar täcks till stor del av standardiserade arkivboxar. Det finns dock ett behov av att få skräddarsydda arkivboxar för handlingar i udda format. Detta kan lösas med att Statens arkiv investerar i en eller flera boxmaskiner, som tillverkar arkivboxar efter mått och önskemål om modell. Varje enhet ska ha ett speciellt instrument med vilket man mäter de tre sidomåtten. Data skickas med e- post, CD-R eller på annat elektroniskt sätt, till boxmaskinen. Den förses med information och skär sedan ut arkivboxar, vilka levereras till kunden plant för att sedan vikas samman. Kompetenscentra Ett eller några arkiv med specialistkompetens och därtill anpassade lokaler ska kunna ta emot konserveringsuppgifter från de arkiv inom Statens arkiv, som inte har möjlighet att själva utföra dessa. Det ger möjlighet för alla att få hjälp med insatser på arkivaliska handlingar. Alternativt ska personal från dessa kompetenscentra kunna bistå på plats med vissa insatser av mer profylaktisk karaktär. Preventiva insatser Läsesalsinstruktioner Med tanke på att skapa förutsättningar för att tillgängliggöra handlingar under så säkra former som möjligt och därmed minska slitage, är det lämpligt att alla läsesalar inom Statens arkiv har samma regler avseende hantering. Med hantering avses bruk av bomullsvantar, typ av pennor som tillåts, stöd för svårhanterliga handlingar, reproduktionsrutiner, bruk av privata eller allmänna digitalkameror etc. Forskare är många gånger ett resande släkte och att ha olika regler inom Statens arkiv minskar 15

trovärdigheten i reglerna. För att uppnå någorlunda likformighet inom Statens arkiv kan B-avdelningen i samarbete med t.ex. F-byrån, som just framlagt ett förslag till Ordningsregler för besökande på RA, och eventuellt andra, sammanställa en handfull hanteringsregler. Varje regel ska kompletteras med argument. Reglerna kan med fördel sättas på ett ark som ligger framme överallt eller tilldelas varje forskare eller på annat sätt publiceras för att så långt som möjligt undvika konflikter mellan personal och forskare. Mobila skanningsenheter Genom att införa ett system med mobila skanningsenheter, som kan skanna handlingar i s a s befintlig miljö, kan beställningar på pappers- eller elektroniska kopior effektueras direkt från magasinen. Därmed minimeras hantering och transporter av originalhandlingar vilket också minimerar riskerna för skador och slitage. Inspektionsverktyg För att minimera riskerna för att Statens arkiv tar emot leveranser av arkiv, som visar sig vara i ett oväntat stort behov av vårdinsatser, bör det framställas en checklista som används vid kontroll av fysiskt tillstånd i arkiv. Denna ska också innehålla ett verktyg som gör kontrollen statistiskt väl underbyggd (jfr ARFYSK s. 11 ff.) Skyddskopiering Mikrofilmning har använts i första hand till att göra information tillgänglig för fler än en person åt gången och sprida informationen över hela världen. I andra hand har det varit för att minska slitage på originalhandlingar. Efter hand har den senare aspekten dock kommit att få allt mer betydelse. Idag erbjuder, som antytts tidigare, olika tekniker nya möjligheter till både tillgängliggörande och långtidsbevarande. Skanning (sett som en fotografisk teknik) och digital informationsteknik (för förmedling) skapar tidigare oanade möjligheter. Genom att tillhandahålla information genom ersättningsmedier som mikrofilm, mikrofiche och digitalt lagrad information, för att förhindra slitage på originalhandlingar, uppnås en bevarandeeffekt, som på sikt kan visa sig vara mycket ekonomisk om man väljer strategi med omsorg. Utöver skyddet mot slitage medför ersättningsmedier att tillgängligheten ökas, speciellt med den digitala teknologin. I vissa sammanhang kan mikrofilmning eller skanning till COM (Computer Output Microfilm) vara den enda möjliga lösningen för att kunna säkra information för långtidslagring. Detta gäller bl.a. mögelskadat material, mycket sprött papper etc. vilket med fördel skulle kunna ske i omedelbar anslutning till leverans. Inom Statens arkiv finns redan två enheter som utför skanning; MKC (Medie Konverterings Centrum) i Fränsta, som är specialiserad på dokument- och bokskanning medan filmskanning utförs av SVAR i Ramsele. Mikrofilmning är dock numera nedskuren till att i princip bara finnas på RA/Arninge och hos SVAR. Vilken teknologi man väljer beror på ställningstagande. Mikrofilmning eller skanning är idag två handlingssätt som kan kopplas samman. Oavsett vilken teknik man väljer kan skyddskopiering innebära en kraftfull preventiv bevarandeinsats. 16

KOSTNADSBILDER RA:s samordnande funktion Som tidigare nämnts kan initialt ca 1 ½ heltidstjänst, varav en heltidstjänst knuten till en person, avsättas av B-avdelningen, för en rad av insatserna listade inom kompetensutveckling och riktade och samordnade aktiviteter. Kostnaden för detta skulle inklusive LKP totalt vara 690 000:-. Om kostnaden fördelades på alla enheterna inom Statens arkiv blir det ca 70 000:-/enhet och år. Utöver lönekostnad tillkommer inrikes resor (inkl mat husrum). Beräknat på ett besök/enhet (inkl mat husrum) och år skulle det bli ca 20 000:-. Kostnader i övrigt, utöver lönekostnader och andra internt planerade löpande omkostnader, kan t.ex. vara förknippade med materialkostnader till workshops och möten inom landet. Allt detta naturligtvis relaterat till ambitionsnivån. Fördelningen av dessa kostnader borde kunna lösas i samförstånd med respektive enhet eller lösas centralt. Boxmaskin En stor investering, som behöver göras inom ramen för arbetet med att bygga upp förutsättningar för en ny bevarandestrategi inom Statens arkiv, är inköp av en boxmaskin och ordnandet av personal för denna. Erfarenheter från andra institutioner utanför Sverige, av arbete med en (1) boxmaskin, visar att en person kan sköta och administrera verksamheten, utöver faktureringar mm. Typiskt har man tidigare kunnat förvänta sig att en maskin som kör 8 timmar om dagen ett manår kan producera omkring 10 000 måttbeställda arkivboxar. Idag har utvecklingen gått så långt att en modern maskin (typ KLUG, Tyskland) kan skära ut ca 50 000 arkivboxar på en manår. En viss variation beroende på mått och kvantitet av samma storlek påverkar naturligtvis förväntad kapacitet. KLUGs modell som B-avdelningen tittat på kostar ca SEK 600 000:-. Materialkostnad kan hållas nere genom att man köper ett års förbrukning åt gången. Generellt är ett sådant 7 500 ark à 7,-. Skriver man av boxmaskinen över 5 år, men räknar med att den går 10 år, blir kostnaden inklusive en person och material för lågt räknat 25 000 formanpassade arkivboxar/år (totalt 250 000) 38,10:-/arkivbox(se Tab. 3). Full kapacitet skulle kunna få ner priset/box till 19:-. BERÄKNING ÖVER 10 ÅR Maskin+ränta över 5 år 654 000 lön 10 år 3 361 015 materialkostnad 5 461 649 service 50 000 SUMMA 9 526 664 Produktion st 250 000 kostnad/ark.box 38.10 Tab. 3 Kostnader för framställning av måttbeställda arkivboxar. Boxmaskinen har ett stort antal boxtyper inprogrammerat, vilket gör den till ett användbart verktyg i bevarandearbetet. Genom att ha en aktiv dialog med beställarna kan maskinen bäst utnyttjas i varje given situation. Detta kräver dock att 17

den placeras i en verksamhet med god inblick och erfarenhet av bevarandefrågor. En lämplig placering vore därför på Bevarandeavdelningn i Arninge. Skyddskopiering: mikrofilmning och skanning HSM (Hierarchical Storage Management System) eller COM (Computer Output Microfilm) Att analoga medier som mikrofilm och mikrofiche håller på att dö ut och att digitalisering kommer att ersätta allt får nog ses som överdrivet. Mikrofilm, oavsett om den framställts som kamerafilm vid direkt avfotografering eller blivit plottad från digitala bildfiler, är det absolut säkraste och billigaste sättet att tillgängliggöra information många generationer framåt i tiden och samtidigt låta originalhandlingar vila under väl valda förhållanden. Under ett antal år har digitalisering hos många ansetts som det avgörande mediet att långtidsbevara information. Undersökningar utförda vid några större institutioner under de senaste fem-sex åren har dock visat att kostnaderna att långtidslagra den typ av digital information det rör sig om digitala bildfiler vida överstiger kostnaderna för framställning och långtidslagring av mikrofilm, för att inte tala om kostnaderna för långtidslagring av originalhandlingar under bästa möjliga förhållanden. Fig. 2 visar en jämförelse av lagringskostnader för samma information i olika medieformer, analogt och digitalt. (presentation vid Annual LIBER meeting, 2004, S:t Petersburg; Stephen Chapman, Weissman Preservation Center, Harvard University Library: High Density Repository Storage: An Evaluation and Comparison of costs at Harvard and OCLC Is repository storage affordable?) Fig. 2. Årliga kostnader för lagring av samma volym information analogt och digitalt, vid Harvard University Library, Cambridge, USA 2004. (S. Chapman, LIBER-meeting, S:t Petersburg, 2004) En liknande kostnadsbild finns för arkivvärlden vilket faller sig naturligt. Exemplet gäller en volymenhet, som genomsnittligt har 332 sidor. I Fig. 3 visas kostnaderna för motsvarande lagring byggt på RA:s beräkningar för lagring per hyllmeter i klimatstyrt 18

magasin, samt uträkning baserad på kostnaderna för lagring på RA:s HSM-system, ett system för långtidslagring av digital information, baserade på inköp driftskostnader och avskrivning (se vidare Skyddskopiering: Kostnader för långtidslagring, s. 19) I Fig. 3 förekommer begreppet COM. Det står för computer output microfilm och avser mikrofilm med bilder, som genererats utifrån en digital information. Detta kan ske med olika tekniska lösningar. Mediet som sådant är tekniskt sett identiskt med film med dess egenskaper och krav på förvaring. $ 9.00 8.00 7.00 6.00 5.00 4.00 3.00 2.00 Costs for storing the same information on different media COM 35 mm film 331 pages/ 165,5 sheets) in archival box 693 Mb digital image files (1 A4 = 600 dpi b/w (1-bit)) 1,35 Gb digital image files (1 A4 = 300 dpi greyscale (8-bit)) 1.00 0.00 Medieformer 1 Fig. 3. Årliga kostnader för lagring av samma volym information analogt och digitalt vid Riksarkivet, Stockholm, Sverige 2004. Färgkodningen av staplarna är avstämd med Fig. 1 för jämförelse. KOMMENTAR: Kostnaderna skiljer sig i detalj men inte i förhållandet till varandra. Digitalt långtidsbevarande kostar mer än vad det kostar att lagra analogt. I detta sammanhang finns det anledning att kommentera de fallande priserna på hårdvaror, som ofta tas upp som argument för att satsa på digital lagring. Prisfallet är stort men det fördelar sig olika mellan lagringsmedium och åtkomstmedium. Just lagringsmediet är det som fallit i pris rejält. 1 Mb lagringsutrymme kostade 1987 650:-. Det motsvarar i dagens penningvärde 1040:-. 2005 kostar samma lagringsplats en 0,008:- (avrundat blir det 1 öre) eller motsvarande en etthundrafyratusendel). 19

Ser man däremot på tekniken för att komma åt det lagrade dvs. själva datorn har prissänkningen varit beskedligare, även om den varit markant. Typiskt har priset fallit till mellan en femtedel och en tiondel på 17 år. Idag skulle man nästan kunna säga att kostnaderna för lagringsmediet är så låga att de i stort sett är försumbara jämfört med den teknologi som gör informationen tillgänglig. Den senare teknologin kommer under översiktlig tid att vara kostsam och man låser upp sig för dessa kostnader om man väljer att långtidslagra information digitalt. Därför bör man rikta resurserna mot det som måste långtidslagras på detta sätt digitalt född information och överförd audio- och video-information. På Image Science & Technology Archival Conference i Washington April 2005, presenterades möjligheten att lagra digital information på film i 2D bar code. Enkelt beskrivet innebär det att de allmänt kända ettorna och nollorna i digital information, lagras som ett optiskt rutnät, svart eller vit ruta, på film. Det innebär att all digital information kan lagras på detta sätt för långtidslagring. För att säkerställa att informationen kan avläsas långt fram i tiden, innehåller de första rutorna på filmen all nödvändig information i klartext. Exempel på 2D bar code. Skyddskopiering: Kostnader för långtidslagring Vilken typ av långtidslagring av digital information man väljer ska noga övervägas. Vad önskar man uppnå? Vilka är möjligheterna? Finns finansiering på lång sikt? Vad måste lagras digitalt? Frågorna är många men fundamentala i fastläggandet av en strategi där digitalisering ingår. Då livscykeln för digital informationsteknologi och mjukvara är så kort görs sällan eller aldrig prognoser längre än tio år. I räkneövningarna nedan görs beräkningar upp till 35 år. Detta görs för att kunna visa en jämförelse mellan HSM-lagring och COM. Skillnaderna är stora men troligen inte orealistiska även med marginaler och detta manar till eftertanke. Uträkningarna är baserade dels på en allmän prisutveckling på 2,5% och år, som speglas i ökade filmmaterial-, löne- och lokalkostnader. Priset för digitala databärare faller kraftigt, som nämnts tidigare. En kvalificerad uppskattning från NARA (National Archives and Records Administration, USA) 37 % per år (RLG-rapport 1999). Avseende system brukar man generellt uppskatta en genrationscykel till fem år. När detta skifte sker blir det en ny prisbild. Den uppskattning som gjorts i dessa uträkningar går ut på att varje ny generation kostar 75% av föregående. Detta kan vara en alltför låg siffra. Å andra sidan kan generationer kanske bli mer långlivade. Långtidskalkylerna bygger i stort på kvalificerade gissningar. 20