sid 1 (15) Administrativt styrdokument för kultur- och fritidsnämnden KFN-2013-179 Dpl 01 Postadress: Kultur- och fritidsförvaltningen, 651 84 Karlstad Besöksadress: Västra torggatan 26 karlstad.se Tel: 054-540 00 00 Fax: - E-post: kulturochfritidsforvaltningen@karlstad.se Org.nr: 212000-1850 PlusGiro: 81 74-5 Bankgiro: 405-2213
sid 2 (15) INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1 Inledning... 4 2 Allmänna handlingar... 5 2.1 Vad är en allmän handling?... 5 2.2 När är handlingen inkommen eller upprättad?... 5 2.3 Offentlig eller hemlig handling... 5 2.4 Begäran om utlämning av allmän handling... 5 3 Postöppning... 6 3.1 Medgivande att öppna personadresserad post... 6 3.2 Fördelning av post... 6 3.3 E-post... 6 3.4 Förvaltningsspecifika riktlinjer för svar på brev och e-post... 7 4 Registrering... 8 4.1 Vad ska registreras?... 8 4.2 När ska registrering ske... 8 4.3 Ärendemening... 8 4.4 Vem registrerar... 9 4.5 Förvaring av handlingar... 9 4.6 Arkivläggning/gallring... 9 5 Arbetsgång för kultur- och fritidsnämndens ärenden... 10 5.1 Anmälan av ärende... 10 5.2 Grovsortering... 10 5.3 Inlämning av handlingar... 11 5.4 Beredning... 11 5.5 Publicering och registrering... 11 5.6 Kultur- och fritidsnämndens arbetsutskott... 11 5.7 Justering av arbetsutskottets protokoll... 11 5.8 Registrering och expediering av arbetsutskottets beslut... 11 5.9 Kultur- och fritidsnämnd... 12 5.10 Justering samt tillkännagivande av protokoll... 12 5.11 Registrering och expediering av nämndens beslut... 12 5.12 Verkställighet och avslut... 12 6 Beslutsunderlag tjänsteskrivelsen tjänsteyttrandet... 13 6.1 Tjänsteskrivelsen... 13 6.1.1 Förslag till beslut...13 6.2 Tjänsteyttrandet... 13 6.3 Undertecknande... 13 7 Sammanträdeshandlingar... 14 7.1 Kallelse/föredragningslista... 14 7.2 Protokoll... 14 7.3 Arbetsutskottets protokoll... 14
sid 3 (15) 7.4 Anmälan av delegeringsbeslut... 14 7.5 Meddelanden och rapporter... 15 7.6 När nämndens beslut skiljer sig från det beredande organets förslag15
sid 4 (15) KULTUR- OCH FRITIDSFÖRVALTNINGEN Administrativ stab 2013-04-29 Karin Falch, 054-540 23 55 karin.falch@karlstad.se 1 Inledning Detta dokument är en instruktion för hur ärendeflödet inom kultur- och fritidsnämnden ska se ut. Styrdokumentet syftar till att säkerställa en effektiv och rättssäker ärendehantering samt att tillgodose medborgarnas rätt till insyn i den kommunala verksamheten. Kommunen är en offentlig förvaltning och varje nämnd är en egen myndighet. Det innebär att verksamheten i kommunen omfattas av de regler och lagar som gäller för offentliga myndigheter. Det administrativa styrdokumentet för kultur- och fritidsnämnden är en beskrivning av hur kultur- och fritidsförvaltningen ska tillämpa och arbeta efter dessa regler och lagar i det praktiska arbetet kring ärendeprocessen. Kultur- och fritidsförvaltningens administrativa stab har övergripande ansvar för att styrdokumentet ses över årligen och aktualiseras med eventuella förändringar. Postadress: Kultur- och fritidsförvaltningen, 651 84 Karlstad Besöksadress: Västra torggatan 26 karlstad.se Tel: 054-540 00 00 Fax: - E-post: kulturochfritidsforvaltningen@karlstad.se Org.nr: 212000-1850 PlusGiro: 81 74-5 Bankgiro: 405-2213
sid 5 (15) 2 Allmänna handlingar 2.1 Vad är en allmän handling? Enligt tryckfrihetsförordningen (TF) är en handling allmän om den förvaras hos en myndighet och kan anses som inkommen till eller upprättad hos myndigheten 1. Allmänna handlingar består inte endast av pappershandlingar utan kan även vara till exempel e-post, video- eller ljudupptagningar. Exempel på handlingar som inte är allmänna är tjänstemännens interna arbetsmaterial. Handlingar som arkiveras blir dock allmänna handlingar oavsett vad som gällt tidigare. 2.2 När är handlingen inkommen eller upprättad? En handling är inkommen när den har lämnats in till myndigheten eller kommit behörig tjänsteman till handa 2. I praktiken innebär det att handlingen är inkommen så fort den är tillgänglig för kultur- och fritidsförvaltningen att ta del av. Även handling som sänts hem till en anställd eller förtroendevald anses som inkommen om innehållet rör nämndens verksamhet 3. En handling anses som upprättad när den är färdigbehandlad, när ärendet som handlingen tillhör är avslutat eller när det skickas ut från myndigheten. 4 Är handlingen arkiverad anses den som upprättad även om den inte fått sin slutgiltiga form. 5 2.3 Offentlig eller hemlig handling Allmänna handlingar kan vara offentliga eller hemliga (sekretessbelagda). Utgångspunkten är att allmänna handlingar är offentliga och att alla ska kunna ta del av dem. Handlingar där det förekommer uppgifter som är skyddade enligt offentlighets- och sekretesslagen (OSL) är dock hemliga. 2.4 Begäran om utlämning av allmän handling En begäran om utlämnande av allmän handling som inte är hemlig ska behandlas skyndsamt. Om det inte föreligger uppgifter som är sekretessbelagda ska handlingen tillhandahållas genast eller så snart det är möjligt i myndighetens lokaler 6. Den som begärt ut handlingen har också rätt att begära en kopia av handlingen och få den skickad till sig. Myndigheten har dock ingen skyldighet att lämna ut handlingar i elektronisk form 7. Enligt förvaltningslagen (FL) måste en myndighet ha öppet under minst två timmar varje helgfri måndag-fredag för att ta emot och registrera allmänna handlingar samt för att ta emot framställningar om att ta del av allmänna handlingar 8. Kultur- och fritidsförvaltningen har öppet för allmänheten måndag-torsdag 08.30-16.00 samt fredag 08.30-15.00. 1 TF 2:3 2 TF 2:6 3 TF 2:4 4 TF 2:7 5 TF 2:9 6 TF 2:12 7 TF 2:13 8 FL 5
sid 6 (15) 3 Postöppning All inkommen post ska öppnas så fort som möjligt, helst samma dag som handlingen kommer in till förvaltningen. Det gäller även personadresserad post till enskilda tjänstemän och förtroendevalda. Kultur- och fritidsförvaltningen har en central postöppning på våning 4 i Bibliotekshuset. Syftet med att ha en central postöppning är att säkerställa att all post öppnas varje dag samt att en bedömning kan göras om handlingarna ska registreras eller inte. För att posten ska komma till den centrala postöppningen ska den adresseras till kultur- och fritidsförvaltningen. All utgående post från samtliga av förvaltningens verksamheter skickas med följande avsändaradress: Kultur- och fritidsförvaltningen Verksamhet 651 84 KARLSTAD Varje anställd och förtroendevald ansvarar för att post som kommit till hemadressen och som rör verksamhetens område blir öppnad och att post som ska registreras överlämnas till registrator. 3.1 Medgivande att öppna personadresserad post Personadresserad post får inte öppnas av andra utan medgivande från den som posten ställts till. Varje anställd ska därför lämna ett skriftligt medgivande så att andra kan öppna posten vid exempelvis sjukdom, semester eller då den anställde av annan anledning själv inte öppnar posten (se bilaga 1). Vid behov kan samma ordning tillämpas för de förtroendevalda så att inte heller deras post förblir oöppnad. 3.2 Fördelning av post Fördelningen av post till berörd person ska ske snarast möjligt. Handläggaren ska helst kunna ta del av posten samma dag som den kommit in. Har en handling kommit in till fel förvaltning eller tjänsteman ska den snarast, efter att den ankomststämplats, översändas till den som ska hantera ärendet. Om det är befogat ska avsändaren underrättas om att handlingen sänts vidare. 3.3 E-post Meddelanden till tjänstemännens e-postbrevlådor, som ska registreras, ska vidarebefordras till dokument- och ärendehanteringssystemet W3D3, i det fall tjänstemännen inte själva registrerar i systemet. Meddelande till förtroendevaldas e-postbrevlådor ska på motsvarande sätt vidarebefordras till förvaltningens e-post: kulturochfritidsforvaltningen@karlstad.se. Vid tjänstemannens frånvaro ska inkommande e-post delegeras till förvaltningsbrevlådan eller till någon kollega som är på plats. Gäller frånvaron mer än en dag ska ett frånvaromeddelande läggas in där det framgår när tjänstemannen är tillbaka. Varje verksamhet ansvarar för rutiner angående hantering av e-post vid ledighet.
sid 7 (15) 3.4 Förvaltningsspecifika riktlinjer för svar på brev och e-post Inom kultur- och fritidsförvaltningen tillämpas allmänt regeln att brev och e-post ska besvaras inom två arbetsdagar. För pappersbrev innebär det att brevet läggs som utgående post inom två arbetsdagar. I de fall korrespondensen ingår i en process som är känd för avsändaren, till exempel en bidragsansökan, så behöver inte ett svar skickas förrän slutligt besked kan ges. Vilka processer som kan anses vara kända bör definieras i samråd mellan handläggare och chef. Övriga riktlinjer om svar och besked kan läsas i bilaga 2. I alla kommunens brev och skrivelser ska ett enkelt och tydligt språk användas. Det ska klart framgå vem som är avsändare, titel, adress, telefonnummer och e- postadress.
sid 8 (15) 4 Registrering Registrering av förvaltningens allmänna handlingar ger allmänheten en möjlighet att få insyn i verksamheten med stöd av offentlighetsprincipen. Genom att registrera handlingarna i kommunens dokument- och ärendehanteringssystem W3D3 skapas goda förutsättningar för en effektiv och rättssäker ärendehantering. Grunderna för registrering regleras i offentlighets- och sekretesslagen (OSL). 4.1 Vad ska registreras? Allmänna handlingar ska registreras så snart de inkommit eller upprättats hos förvaltningen. Offentliga handlingar som inte omfattas av sekretess behöver dock inte registreras om de kan hållas ordnade så att det enkelt går att fastställa om handlingen kommit in eller upprättats. Är det uppenbart att den allmänna handlingen har liten betydelse för verksamheten behöver den varken registreras eller hållas ordnad 9. Utgångspunkten är dock att allmänna handlingar registreras eftersom det underlättar återsökning av informationen i dem samt stärker medborgarnas insyn i förvaltningens verksamhet. Det ökar också effektiviteten och produktiviteten i informations- och ärendehanteringen. Allmänna handlingar som är hemliga ska alltid registreras. När handlingen registreras ska följande uppgifter skrivas in 10 : 1. datum när handlingen kom in eller upprättades 2. diarienummer 3. avsändare eller mottagare av handlingen 4. i korthet vad handlingen rör (ärendemeningen) Om handlingen är hemlig ska punkterna 3 och 4 utelämnas eller särskiljas om dessa annars skulle röja sekretessen. Detta för att registret i övrigt ska kunna visas för allmänheten. Vid sekretess ska särskild anteckning göras om det. En sådan anteckning ska innehålla uppgift om tillämplig sekretessbestämmelse, datum då anteckningen gjordes och vilken myndighet som gjort anteckningen 11. 4.2 När ska registrering ske Ett av registreringens viktigare syften är att ge myndigheten kontroll över sina inkommande och utgående handlingar. Registrering av allmänna handlingar ska därför ske utan dröjsmål, vilket normalt innebär att handlingarna registreras dagligen. 4.3 Ärendemening Ärendemeningen ska så väl som möjligt täcka ärendets huvudsakliga innehåll. Den ska innehålla bra sökord, men inte vara för lång. Den ska fungera som rubrik i tjänsteskrivelser, kallelser, protokoll etc. Förkortningar och interna arbetsnamn bör inte användas. Handläggare och registrator samråder om ärendemeningen. 9 OSL 5:1 10 OSL 5:2 11 OSL 5:5
sid 9 (15) 4.4 Vem registrerar Registrator registrerar nya ärenden samt de handlingar som kommer till förvaltningens centrala postöppning eller e-post. Registrator registrerar också tjänsteskrivelser och övriga beslutsunderlag inför nämndens sammanträden. Protokollsutdrag från nämndens sammanträden registreras av nämndsekreteraren. Delegeringsbeslut registrerar handläggaren själv i dokument- och ärendehanteringssystemet W3D3 i samband med att handlingen skickas ut (upprättas). Handläggaren har även möjlighet att registrera andra handlingar, som exempelvis svar på synpunkter, i sitt ärende. Om fakta tillförs ett ärende vid besök eller genom ett telefonsamtal, ska en tjänsteanteckning göras i W3D3. Manuella parallella system för anteckningar om sakuppgifter i ärenden får således inte förekomma. Om handläggare endast sällan handlägger en ärendetyp kan det vara motiverat att registrator istället svarar för hela eller delar av registreringen. Denna arbetsfördelning prövas och bedöms av den administrativa staben. 4.5 Förvaring av handlingar Allmänna handlingar ska förvaras i godkänd arkivlokal eller i brandsäkra skåp. Under handläggningstiden kan handlingar förvaras på tjänsterummet. Hemliga handlingar ska förvaras så att obehöriga inte kan ta del av dem. När det gäller diarieförda handlingar ska original läggas i ärendeakter. Ärendeakterna ska förvaras på förvaltningens närakiv. Om ärendeakterna lånats ut eller förvaras på annan plats ska det antecknas i dokument- och ärendehanteringssystemet W3D3. 4.6 Avslut av ärenden i diariet Diariet är också ett verktyg för uppföljning av verksamheten. Därför är det viktigt att ärenden avslutas i diariet när handläggningen är klar. Varje handläggare ansvarar för att kontrollera att alla handlingar och eventuella tjänsteanteckningar som krävs för att förstå ärendet finns med, och markerar därefter i diariet att handläggningen är klar. Registrator kontrollerar, och avslutar ärendet definitivt samt arkivlägger pappersakten. 4.7 Arkivläggning/gallring Arkivläggning/gallring ska ske enligt utfärdade dokumentplaner. Dessa planer ska regelbundet ses över i samråd med kommunarkivet.
sid 10 (15) 5 Arbetsgång för kultur- och fritidsnämndens ärenden Beskrivningen nedan utgår från de processer som förekommer inom nämndadministrationen, vilket börjar med anmälan av ärenden och slutar med verkställighet av kultur- och fritidsnämndens beslut (se figur 1). Fördelarna med denna arbetsgång är bland annat att rollfördelningen mellan tjänstemän och förtroendevalda blir tydligare och att handläggningstiden kan kortas. Verksamhetsansvarig har ett ansvar att följa och hålla sig informerad om vilka ärenden som är aktuella inom den egna verksamheten. Figur 1. 5.1 Anmälan av ärende Ärenden till kultur- och fritidsnämnden och arbetsutskottet anmäls senast det datum som anges som stoppdag för mötet. Handläggare anmäler ärenden via dokument- och ärendehanteringssystemet W3D3. 5.2 Grovsortering Nämndsekreterare, registrator och administrativ chef gör en genomgång av anmälda ärenden inför nästa sammanträde och stämmer av med aktuella tidsplaner.
sid 11 (15) 5.3 Inlämning av handlingar Handläggare skriver in tjänsteskrivelse och eventuellt tjänsteyttrande i W3D3 och lämnar in handlingar via systemet. Påskrivna original lämnas till registrator. Tisdagar samma vecka som beredningen är generellt ordinarie stoppdag för att lämna handlingar, senast kl. 10.00. Den tid som förvaltningen bestämt för inlämnande av handlingar ska hållas, detta för att undvika dålig beredning och dyrbar, ineffektiv administration. Den handläggare som senare vill få med ett ärende till sammanträdet får vända sig till ordföranden, som beslutar om handlingarna kan skickas ut i efterhand eller delas ut vid sammanträdet. Efter stopptiden publicerar nämndsekreteraren handlingarna i appen Netpublicator Docs. I första skedet görs handlingarna endast tillgängliga till deltagare i beredningen. 5.4 Beredning Vid beredningen deltar nämndens ordförande, vice ordförande, kultur- och fritidsdirektören, biträdande förvaltningschefen samt nämndsekreteraren. Syftet med beredningsmötet är att ordförande ska fastställa dagordningen för nästkommande sammanträde samt att göra en avstämning av eventuell information som ska tas upp och vilka handläggare som ska delta på mötet. 5.5 Publicering och registrering Efter att dagordningen fastställs publiceras handlingarna i appen Netpublicator docs. Nämndhandlingarna ska skickas ut till ledamöter senast en vecka före arbetsutskottets sammanträde. I samband med publicering registreras handlingarna i W3D3. Dagen efter publicering i app läggs handlingarna ut på karlstad.se. och en länk skickas ut till handläggare och övriga som ska ta del av handlingarna. Förvaltningen ska regelmässigt se över sina rutiner för vilka handlingarna skickas till och på vilket sätt detta ska ske. 5.6 Kultur- och fritidsnämndens arbetsutskott Vid utskottets sammanträden ska ärenden till kultur- och fritidsnämnden beredas och utskottet fattar beslut i enlighet med gällande delegeringsordning. Om en ledamot inte kan närvara under sammanträdet ska han/hon själv ta kontakt med sina personliga ersättare för att se till att partiet blir representerat på sammanträdet. 5.7 Justering av arbetsutskottets protokoll Justering ska ske inom två veckor efter sammanträdet. Normalt sker justeringen vid kultur- och fritidsnämndens sammanträde. Vid beslut om omedelbar justering ska aktuell paragraf justeras senast dagen efter mötet. 5.8 Registrering och expediering av arbetsutskottets beslut Besluten registreras i dokument- och ärendehanteringssystemet W3D3 och skickas till berörda så snart som möjligt efter det att protokollet justerats. Till vem eller vilka ärendet har skickats ska noteras i W3D3, liksom datum för expedieringen. Manuella noteringar utanför systemet för ärendehantering får inte förekomma. Expediering av arbetsutskottets protokoll sker enbart för sådana ärenden där utskottet fattat beslut.
sid 12 (15) 5.9 Kultur- och fritidsnämnd Inför kultur- och fritidsnämndens sammanträde föreligger arbetsutskottets förslag (politiskt förslag). Vid behov föredras ärendet av förvaltningsdirektör eller verksamhetsansvarig och endast i särskilda fall av ansvarig handläggare. Om en ledamot inte kan närvara under sammanträdet ska han/hon själv ta kontakt med sin ersättare eller med partiet för att se till att partiet blir representerat på sammanträdet. 5.10 Justering samt tillkännagivande av protokoll Ordföranden meddelar, efter samråd med sekreteraren, tid och plats för justering av protokollet. Val av justerare och utsedd tid för justering behöver inte protokollföras i särskild paragraf utan antecknas istället på protokollets första sida. Ett protokoll ska så snart som möjligt justeras, senast två veckor efter sammanträdet. Justerarna ska skriva under protokollets andra sida och signerar varje sida i protokollet. Beslut om omedelbar justering ska framgå av protokollsparagrafen. Paragrafen ska i så fall undertecknas av ordföranden och justeraren senast dagen efter mötet. Senast andra dagen efter det att protokollet har justerats ska justeringen tillkännages på kommunens anslagstavla. Av tillkännagivandet ska framgå var protokollet finns tillgängligt, vilken dag det har anslagits samt när överklagandetiden löper ut. 5.11 Registrering och expediering av nämndens beslut Besluten registreras i dokument- och ärendehanteringssystemet W3D3 och skickas till berörda så snart som möjligt efter det att protokollet justerats. Till vem eller vilka ärendet har skickats ska noteras i W3D3, liksom datum för expedieringen. Manuella noteringar utanför systemet för ärendehantering får inte förekomma. Vid expediering av beslut ska beslutsparagrafen samt vid behov tjänsteskrivelsen och tjänsteyttrandet skickas. Beslutet behöver inte bestyrkas om inte mottagaren särskilt krävt det. Följebrev ska inte användas om det inte är absolut nödvändigt för att mottagaren av beslutet ska förstå varför det översänds. Expediering av beslut inom förvaltningen sker genom att protokollen görs tillgängliga på Internet och handläggaren ansvarar själv för att ta del av de beslut som rör dennes ärenden. Handläggaren kan även se beslutet i sitt ärende i W3D3. 5.12 Verkställighet och avslut Det är handläggaren som ansvarar för att verkställa nämndens beslut samt att ärendet avslutas då det inte längre är aktuellt. Handläggaren ansvarar dessutom för att akten rensas på onödigt material när ärendet avslutas. Rutiner för hur ärenden avslutas upprättas av registrator. Ska ärendet återrapporteras till nämnd anmäler handläggaren det nya ärendet till aktuellt sammanträde i W3D3.
sid 13 (15) 6 Beslutsunderlag tjänsteskrivelsen tjänsteyttrandet Handläggaren ska upprätta en tjänsteskrivelse och ett tjänsteyttrande i dokumentoch ärendehanteringssystemet W3D3 som ska ligga till grund för nämndens beslut. Dokumenten ska skrivas i presens och huvudsats. Exempel på tjänsteskrivelse och tjänsteyttrande, se bilaga 3. 6.1 Tjänsteskrivelsen Handläggaren ansvarar för att tjänsteskrivelsen innehåller en rubrik som stämmer överens med ärendemeningen i W3D3 samt täcker förslag till beslut. Tjänsteskrivelsen ska innehålla förslag till beslut, en kort sammanfattning av ärendet, vilka beslutsunderlag som ligger till grund för förslaget samt var beslutet ska skickas. Dessa delar ska senare kopplas till kallelse och protokoll. Tjänsteskrivelsen ska vara saklig och neutral. 6.1.1 Förslag till beslut Förslag till beslut ska förstås utan hänvisning till bilagor eller andra dokument. Undantagsvis kan ärendet vara så komplext att en hänvisning till nämndens eller förvaltningens förslag är nödvändig för att man ska kunna förstå beslutets hela vidd. Även i dessa fall bör dock ambitionen vara att beslutets huvudsakliga innebörd framgår direkt av beslutstexten. Det ska tydligt framgå när och var eventuell återrapportering ska ske samt hur eventuella kostnader ska finansieras. 6.2 Tjänsteyttrandet Tjänsteyttrandet innehåller handläggarens analys och utredning av ärendet. Handläggaren ska beakta ekonomiska och juridiska aspekter kring ärendet samt hur ärendet kan kopplas till kommunens värdegrund och strategiska plan. I tjänsteyttrandet tar handläggaren ställning utifrån sin roll och motiverar sitt förslag till beslut. 6.3 Undertecknande Tjänsteskrivelsen och tjänsteyttrandet ska undertecknas av förvaltningsdirektören och handläggare i samband med att den färdigställs. Handläggaren ansvarar för att de undertecknade originalen stämmer med de digitala versionerna i W3D3. I undantagsfall får dokumenten skickas ut till nämnden utan att vara undertecknade av förvaltningsdirektören. Detta för att förhindra att de blir liggande enbart i avvaktan på undertecknande. Handläggaren ansvarar i sådana fall för att avstämning av innehållet skett med förvaltningsdirektören.
sid 14 (15) 7 Sammanträdeshandlingar 7.1 Kallelse/föredragningslista Kallelsen till sammanträde utgör även föredragningslista. Föredragningslistan ska innehålla rubrik på de ärenden som ska behandlas och en redovisning av de handlingar och annat beslutsunderlag som skickats till nämnden. Förslag till beslut redovisas inte i kallelsen. Ordföranden ansvarar för kallelsen/föredragningslistan. Möte för förberedelse och fastställande av föredragningslista (beredning) sker enligt rutiner som nämnden och förvaltningen beslutar. Av kallelsen ska framgå vem som är ordförande respektive sekreterare. Kallelsen behöver inte undertecknas. Exempel på kallelse/föredragningslista, se bilaga 4. 7.2 Protokoll Ordföranden ansvarar för protokollets utformning. Protokoll ska skrivas i presens och i huvudsats. För varje ärende i protokollet ska följande kopplas från tjänsteskrivelsen: ärenderubrik med diarienummer/diarieplanbeteckning antaget förslag till beslut sammanfattning beslutsunderlag sammanställning över vem/vilka beslutet ska skickas till Ledamöter som under sammanträdet anmält att de skriftligen vill reservera sig mot ett beslut bör om möjligt lämna in reservationen i anslutning till sammanträdet. Längre yrkanden ska lämnas skriftligt till sekreteraren i anslutning till sammanträdet. Exempel på protokoll, se bilaga 5. 7.3 Arbetsutskottets protokoll Protokoll från arbetsutskottet där utskottet fattat beslut med stöd av delegering ska justeras på samma sätt som nämndprotokoll. Protokollet behöver dock inte anslås på kommunens anslagstavla. I ärenden där utskottet endast varit beredande behöver protokollet varken justeras eller anslås. 7.4 Anmälan av delegeringsbeslut Beslut som fattats med stöd av delegering ska anmälas till nämnden. Även beslut som fattats med stöd av bestämmelserna om vidaredelegering bör anmälas till nämnden. Tiden för överklagande av beslutet (genom laglighetsprövning enligt kommunallagen) räknas från den tidpunkt då tillkännagivande om justering gjorts på kommunens anslagstavla av protokollet från det sammanträde vid vilket delegeringsbeslutet anmäldes. För beslut som kan överklagas med
sid 15 (15) förvaltningsbesvär, till exempel lotteritillstånd räknas klagotiden från den tidpunkt som den sökande/klagande tagit del av beslutet. Då arbetsutskottet fattat ett beslut med stöd av delegering ska detta också anmälas till nämnden. Registratorn gör en sammanställning över de aktuella paragraferna och anmäler dem som delegeringsbeslut vid nästkommande nämndsammanträde. Varje delegeringsbeslut ska kunna härledas. I redovisningen ska typbeskrivning ingå (t.ex. ekonomiskt stöd/bidrag), datum för beslutet samt diarienummer eller annat löpnummer. Redovisningen kräver ingen tjänsteskrivelse, utan skrivs direkt i form av en protokollsparagraf. Paragrafen bör innehålla ett ställningstagande från nämnden om att redovisningen kan godkännas. Exempel på delegeringsbeslut, se bilaga 6. 7.5 Meddelanden och rapporter Mer omfattande rapporter av typen utvärderingar, rapporteringar i verksamhetsfrågor och uppföljningar av nämndens verksamhet redovisas som ärenden i separata paragrafer. Föredragande kan lämna information, muntligt eller skriftligt, utan att detta protokollförs, om informationen varken förutsätter eller resulterar i något beslut vid sammanträdet. Utredningar från andra nämnder som erhållits för kännedom ska dock protokollföras/anmälas om det från avsändaren finns önskemål om att få verifierat att nämnden har tagit del av handlingen. Anmälan av sådana handlingar samlas i en gemensam paragraf under rubriken Meddelanden. 7.6 När nämndens beslut skiljer sig från det beredande organets förslag Då nämnden fattar ett annat beslut än det som de beredande organen föreslagit, skrivs endast nämndens beslut i klartext i protokollet. Om nämnden inte instämmer i formuleringarna i en tjänsteskrivelse får inte tjänsteskrivelsen ändras. Vid omfattande förändringar ska nämnden i sådana fall anta en egen skrivelse som biläggs protokollet och som benämns nämndens yttrande i ärendet.