Onsdagen den 12 november 2008 kl. 14.00 16.40. Ajournering för kaffe 14.50 15.10. Plats Lokal: Vinön, Stadsbyggnadshus 2, Tomtagatan 9, Örebro Närvarande ledamöter Hannah Ljung (M), ordförande 142 och 144 t o m 159 Lennart Carlsson (M) Michael Jeppsson (M) Edward Malki (KD) Lars Jakobsson (C) P A Strömberg (S) Ann-Christine Lahti (S) Ralf Wilhelmsson (S), ordförande 143 Bodil Svensson (V) Tjänstgörande ersättare Lars Askling (M) Gunilla Bursell (FP) Marita Andersson (C) Fimsu Rittna (MP) Anders Karlsson (S) Närvarande ersättare Carina Hartman (S) Närvarande tjänstemän Mats Brantsberg, fastighetschef Gunnel Augustsson, ekonom Torbjörn Nilsson, ekonom Stein Fossan, miljöansvarig, del av sammanträdet Arne Hermansson, byggnadsingenjör, del av sammanträdet Michael Sander, förvaltare, del av sammanträdet Helén Löfgren, ekonom, del av sammanträdet Justerare Anders Karlsson (S) Ersättare Lennart Carlsson (M) Sekreterare Lars-Gunnar Olsson 1
142 Information om jäv och därav föranlett val av ordförande Ordförande Hannah Ljung (M) anmäler jäv beträffande ärendet Försäljning av fastigheterna Strömsborg och Borrarbacken i Karlslund. Eftersom varken 1:e vice eller 2:e vice ordförande är närvarande föreslår hon att ålderspresidenten, d v s äldste närvarande ledamot, utses att vara ordförande då den aktuella punkten behandlas. Ralf Wilhelmsson (S) utses att vara ordförande då ärendet Försäljning av fastigheterna Strömsborg och Borrarbacken i Karlslund behandlas. 143 Försäljning av fastigheterna Strömsborg och Borrarbacken i Karlslund Diarienummer: 2008-142 Handläggare: Stein Fossan Utsända handlingar: - Försäljning Strömsborg, del av Örebro Ånsta 20:173, Kommunfastigheter 2008-10-28 - Försäljning Borrarbacken, del av Örebro Ånsta 20:200, Kommunfastigheter 2008-10-28 * Kommunfastigheters förslag enligt utsända handlingar godkänns. 1. Fastigheten Strömsborg säljs på öppna marknaden via mäklare. 2. Fastigheten Borrarbacken överlåts till hyresgästen enligt värdering upprättad av Svefa. 144 Ekonomiuppföljning januari oktober 2008 och prognos 3 för 2008 Diarienummer: 2008-142 Handläggare: Mats Brantsberg, Gunnel Augustsson, Torbjörn Nilsson 2
Handling på bordet - Ekonomisk redovisning för januari-oktober 2008 och prognos 3. 1. Ekonomisk redovisning januari oktober 2008 och prognos 3, 2008 godkänns. 2. Kommunfullmäktiges beslut 13-14 juni 2007 att skolverksamheten skulle lämna Vasaskolan och Karlslundsskolan per 30 juni 2008 innebär ökade kostnader för lokalpoolen med 4,7 Mkr. Fasighetsnämnden hemställer därför hos kommunstyrelsen att motsvarande underskott regleras i bokslutet inom ramen för köpeskillingen. 145 Skrivelse från föräldrarepresentanter för Sörbyskolans skolråd Diarienummer: 2008-130 Handläggare: Michael Sander Utsända handlingar: - Skrivelse från Sörbyskolans skolråd, dat. 2008-09-02 - Svar till Sörbyskolans skolråd, förslag dat. 2008-10-29 * Kommunfastigheters förslag till svar till Sörbyskolans skolråd godkänns. * Enligt Kommunfastigheters förslag. 146 Sammanträdestider 2009 Handläggare: Mats Brantsberg 3
Kommunstyrelsen har 2008-10-28 fastställt sammanträdestider för kommunstyrelsen och kommunstyrelsens arbetsutskott avseende 2009. I beslutet finns även en rekommendation till programnämnder och driftnämnder om sammanträdesveckor för 2009. Fastighetsnämnden och Miljönämnden kommer att ha samma nämndsekreterare fr o m 2009 vilket gör det angeläget att dessa nämndsammanträden förläggs till olika veckor. Förvaltningskontor Samhälle och Miljö har lämnat ett förslag på sammanträdesdagar. Fastighetsnämndens sammanträden under 2009 förläggs till onsdagar kl 14.00-17.00 enligt nedan - 7 januari - 4 februari - 4 mars - 8 april - 6 maj - 3 juni - 12 augusti - 9 september - 7 oktober - 4 november - 2 december 147 Karlslundsskolan Diarienummer: 2007-165 Handläggare: Stein Fossan 13 februari., 12 mars 2008, 16 april, 14 maj och 11 juni samt 15 oktober anmäldes ärendet i Fastighetsnämnden för beredning. Sammanträde är inplanerat med berörda nämnder/förvaltningar för diskussion angående den framtida användningen av Karlslundsskolan. Ett beslutsförslag beräknas föreligga i december 2008. Flera nämndledamöter uttrycker förhoppningen om att skolan skall kunna bli en hemvist för föreningar enligt tidigare redovisad idéskiss. * et bereds vidare inför kommande beslut. 4
148 Funktionsupphandling för Mariebergs förskola och skola Handläggare: Stein Fossan Förfrågningsunderlaget från november 2005 inför upphandlingen av de numera uppförda byggnaderna Mariebergs förskola och skola genomfördes som en funktionsupphandling. Detta innebar att önskvärda funktioner inom olika områden på byggnaderna redovisades i underlaget i stället för att man tidigare enbart redovisade tekniska specifikationer. Mijöstyrningsrådet har ett centralt nationellt uppdrag inom miljöområdet med utgångspunkt i regerringsdeklarationen 2006. Uppdraget innebär att rådet skall underlätta för organisationer i såväl privat som offentlig sektor att införa och vidareutveckla ett systematiskt och frivilligt arbete för en hållbar utveckling. På Miljöstyrningsrådets hemsida ( www.msr.se) kommer den aktuella upphandlingen att finnas med under rubriken Goda exempel. * Informationen läggs till handlingarna. 149 Övriga frågor 1/Uppgifter har inkommit om att förutom Karolinska skolans elever även elever från annan skola utnyttjar skolans matsal. Konsekvensen av detta anges vara köer och trängsel. Det ifrågasätts t o m om inte tillåtet antal personer överskrids i lokalerna. Ansvaret för att inte maximalt antal personer i lokalen överskrids åligger verksamheten. Förvaltningen kommer att kontakta skolledningen angående kapaciteten i de aktuella lokalerna och även efterhöra om önskemål finns om ökad kapacitet. 5
2/ Från Odenskolan har enligt tidigare uppgift framförts klagomål angående vattentemperaturen i ena duschrummet. Förvaltningen fick in en felanmälan om detta den 12 november och kommer att åtgärda felet 13 november. 3/ Resultat från den tidigare bedrivna men ej avslutade kostutredningen inom skolområdet efterlyses. Enligt uppgift från kommunledningskontoret har utredningsarbetet återupptagits med Ronnie Wirslund som ansvarig. 150 Delegationsordning Diarienummer: 2008-143 Handläggare: Torbjörn Nilsson Handling på bordet - Delegationsordning för Kommunfastigheter, arbetsmaterial november 2008. En översyn av fastighetsnämnden delegationsordning har genomförts. * et bereds vidare inför kommande beslut 2008. * Enligt Kommunfastigheters förslag. 151 Budget 2009 Diarienummer: 2008-144 Handläggare: Mats Brantsberg, Gunnel Augustsson, Torbjörn Nilsson Förvaltningen redovisar aktuellt underlag och aktuell tidplan enligt vilken Fastighetsnämnden kan besluta om 2009 års budget senast i januari 2009. Ett antal nu osäkra faktorer föreligger: - EPC, elpriset och om 2009 blir ett normalår - Administrativa effekter av FRAM - Kapitalkostnader när genomförda investeringar tas i drift - Hyresökningar - Reavinster och utnyttjandet av dessa - Lokalpoolen 6
- Planerat underhåll Frågan om underhåll i egen regi eller entreprenad väcks på nytt och resultatet av den tidigare planerade utredningen efterfrågas. Ombudgetering för FRAM-organisationen berör 27 personer och 9,8 Mkr. Investeringsramen för 2009 uppgår till 30 Mkr. * et bereds vidare inför kommande beslut 2008. 152 Investeringsprocessen Diarienummer: 2008-144 Handläggare: Torbjörn Nilsson Utsänd handling - Goda råd när era lokaler behöver ändras, Kommunfastigheter 2008. Den kommunala omorganisationen 2003 innebar att den tidigare platta organisationen med bl a kommundelsnämnder ersattes av en funktionsorganisation. Programnivån tillkom som nivå beträffande bl a anslagsbeslut. Den större rörligheten ute i organisationen med krav på lokalanpassningar har måst hanteras inom minskade ramar för underhåll och investeringar. Investeringsbesluten blev mer komplexa med fler aktörer inblandade. Roller och processflöden mellan leverantör och kund blev inte helt förtydligade efter omorganisationen. Förvaltningen kan nu efter ett systematiskt arbete med investeringsprocessen från behovsbeskrivning via färdigt beställningsunderlag till skedet med förvaltning och ny hyra redovisa en förbättrad ärendehantering med dialog mellan alla berörda i de tidigare skedena. sprocessen har optimerats med minsta möjliga fördröjning mellan beslutspunkterna. På förvaltningen finns numera tre grupper med olika ansvarsområden inom investeringsprocessen: - Projektstyrgruppen som ansvarar för projektplaneringen, - processgruppen som ansvarar för att förvalta och utveckla processen och - processarbetsgruppen som får i uppdrag att ta fram lösningar på speciella problem. 7
De olika grupperna ta konsensusbeslut och vid oenighet avgörs den aktuella frågan av fastighetschefen. Den ursända handlingen, Goda råd när era lokaler behöver ändras, beskriver på ett enkelt sätt investeringsprocessen och är en hjälpreda framtagen av förvaltningen som stöd för alla inblandade parter. Förvaltningen kommer att fortsätta med samma metodik inom andra ansvarsområden. Flera nämndledamöter uttrycker sin uppskattning över det redovisade arbetet. * Informationen läggs till handlingarna. 153 Parkteatern Diarienummer: 2008-127 Handläggare: Mats Brantsberg Förvaltningen redovisar den på föregående sammanträde utlovade tid- och åtgärdsplanen för om- och tillbyggnaden av Parkteatern inför premiären 5 november 2008. * Informationen läggs till handlingarna. * Enligt Kommunfastigheters förslag. 154 Arkivtillsyn Diarienummer: 2008-64 8
Handläggare: Mats Brantsberg En genomgång och översyn av Kommunfastigheters arkiv pågår genom tjänsteköp från Arkivcentrum på en månad i taget. * Informationen läggs till handlingarna. 155 Redovisning av tomma lokaler Handläggare: Helén Löfgren Fastighetsnämnden har genom utsänd handling informerats om aktuella objekt i lokalpoolen och outhyrda lokaler per 2008-11-01 samt om de förändringar som skett sedan föregående redovisning. Informationen läggs till handlingarna. * Enligt Kommunfastigheters förslag. 156 Rapport från Fastighetsnämndens kontaktpolitiker Fastighetsnämnden har tidigare beslutat om ansvarsfördelning inom nämnden när det gäller uppföljning av fastigheterna. Blanketter för redovisning av genomförda besök bifogades nämndutskicket. På nästa sammanträde återkommer frågan med då aktuella rapporter. 9
* Informationen läggs till handlingarna. 157 Anmälan av presidiesammanträde Anmälan görs av ej protokollfört presidiesammanträde torsdagen den 30 oktober 2008 kl 08.00-11.00. * Anmälan läggs till handlingarna. 158 Anmälan av delegationsbeslut Diarienummer: 2008-125 respektive 2008-66 Handläggare: Mats Brantsberg, Torbjörn Nilsson, Hannah Ljung Fastighetsnämnden har genom utsända handling informerats om beslut fattade på delegation enligt delegationsförteckningen samt delegationsbeslut avseende om- och tillbyggnad av Sörbyskolan. en avser investering inom Fastighetsnämndens investeringsbudget för fastighetstekniska investeringar samt försäljning av bostadsrätter under oktober 2008. Anmälan av delegationsbesluten tas till protokollet. 10
159 Meddelanden Handläggare: Mats Brantsberg Inkomna skrivelser med diarielista 2008-10-01-2008-10-31 bifogades nämndutskicket. Meddelandet tas till protokollet. Vid protokollet Lars-Gunnar Olsson Lars-Gunnar Olsson, sekreterare Justerat den 25 november 2008 Hannah Ljung Hannah Ljung (M), ordförande 142 och 144-159 Ralf Wilhelmsson Ralf Wilhelmsson (S), ordförande 143 Anders Karlsson Anders Karlsson (S) Justerare Lennart Carlsson (M) Ersättare Justeringen tillkännagiven på kommunens anslagstavla den 26/11 2008. 11