Redovisning av ekonomi Årsräkning, sluträkning, redogörelse och arvode för godemän och förvaltare 1
Instruktion till årsräkning och sluträkning Den här instruktionen vägleder dig i att fylla i årsräkningen eller sluträkningen. Årsräkningen samt redogörelseblanketten ska lämnas in före den 1 mars. En sluträkning ska lämnas in senast en månad efter det att uppdraget upphörde. Vår förhoppning är att instruktionen ska hjälpa dig att lämna in kompletta handlingar. Underlag som ska bifogas Årsbesked per 31/12 för samtliga konton. Uppgift om överförmyndarspärr och uttagsrätter ska tydligt framgå. Årsbesked avseende innehav av fonder och/eller övriga värdepapper t ex. aktier, obligationer mm. Kontrolluppgift avseende inkomster och preliminärskatt för t ex löneutbetalningar, ersättning från försäkringskassan, pensionsmyndigheten, utdelningar från aktier mm. För inkomster som ej är skattepliktiga, bifoga kopia på beslut t ex. bostadstillägg el. försörjningsstöd mm. Fullständigt kontoutdrag från transaktionskontot för hela redovisningsåret (det konto som ställföreträdaren använder för att förvalta huvudmannens ekonomi). Kopia på girobetalningar (om ex. girobetalningshäfte används). Kvittens på mottagna medel från huvudmannen/personal i de fall där kontanthantering förekommer, t ex. handkassor, fickpengar och liknande för hela perioden. Kontoutdrag från huvudmannens skattekonto (där framgår t ex eventuell skatteåterbäring, inbetalning av sociala avgifter och skatt för arvode och inbetalning av restskatt). Uppgift om vilka av huvudmannens konton som disponeras av huvudmannen eller av annan (t ex. boendepersonal). Hyresavtal i de fall huvudmannen bor som inneboende. Samrådsavtal om huvudmannen bor på gruppboende eller liknande och fickpengar/konto hanteras av personal. Besked/kontrolluppgift om skuldsaldo per 31/12 för respektive skuld. Med skulder avses inte huvudmannens löpande utgifter så som icke förfallna räkningar eller liknande. Kvitton på inköp som överstiger 2500 kr som ställföreträdaren har inhandlat (om dessa inte redovisats tidigare). Kvitton som styrker uttag som överförmyndaren beviljat under året (om dessa inte lämnats tidigare). Sammanställning för hur inkomst och utgiftsposter har räknats ihop. Se våra olika hjälpmedel: Kalkylark för ställföreträdare, broschyren: Redovisning av ekonomi, blanketten: Specifikation av inkomster och utgifter. OBS! Kontrollera att årsräkningen (alt. sluträkningen), redogörelsen för utfört uppdrag och körjournalen är undertecknade. Sammanställning av årsräkning och sluträkning På vår hemsida finns ett kalkylark för ställföreträdare som du kan beräkna posterna i din årseller sluträkning direkt i. Kalkylarket kan du ladda ner till din dator, det enda du behöver är dataprogrammet Excel. I dokumentet kan du fylla i inkomst- och utgiftsposterna för din huvudman löpande under året så att du sedan kan upprätta en års- eller sluträkning. Sammanställningen ska du lämna in tillsammans med din års- eller sluträkning. Kalkylarket för ställföreträdare och blanketten för sammanställning av inkomster och utgifter hittar du på vår hemsida under fliken blanketter. 2
Tidsperiod Här anger du den tidsperiod som årsräkningen/sluträkningen avser. Första redovisningsperioden gäller från och med det datum du förordnades i uppdraget till och med 31 december. Exempel: Om du förordnandes som god man eller förvaltare den 1 oktober ska du redovisa från 1 oktober till den 31 december, inte hela året. Om ditt uppdrag har upphört under året ska du redovisa från 1 januari till upphörandedagen. Börja med att fylla i uppgifter om huvudmannen och om dig själv. Kontrollera att årsräkningen (alt. sluträkningen), redogörelsen för utfört uppdrag samt eventuell körjournal är undertecknade. I de fall det finns två ställföreträdare ska båda skriva under. Om årsräkningen inte är undertecknad räknas den inte som en inkommen årsräkning, vilket kan påverka handläggningstiden. 3
Tillgångar den 1 januari eller per förordnandedagen Fyll i huvudmannens tillgångar per den 1 januari eller per förordnandedag. Här kan du ange huvudmannens övriga tillgångar. Fondmedel Fondmedel ska du ange i marknadsvärdet enligt årsbeskedet. Samtliga fondkonton ska vara överförmyndarspärrade. Obligationer Obligationer ska du ange i nominellt värde. Övriga värdepapper Övriga värdepapper t.ex. aktier ska du ange i marknadsvärdet enligt årsbeskedet. Fastighet och bostadsrätt Du ska ange fastighetens taxeringsvärde och bostadsrättens marknadsvärde. Bifoga bevis från Skatteverket. Övriga tillgångar Här kan du ange övriga tillgångar t.ex. en bil eller dyrbar konst till marknadspris. 4
Rekommendation för hänvisning i års- eller sluträkningen Alla poster i års- eller sluträkning bör ha ett särskilt nummer. Markera underlag och kontoutdrag med dessa nummer. Se exempel nedan. Inkomster under året 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 Fyll i pension och/ eller andra skattepliktiga ersättningar som huvudmannen fått under redovisningsåret. Ange bruttobelopp, det vill säga före skatt. Även skattefria inkomster ska fyllas i så som exempelvis bostadstillägg, handikappsersättning och skatteåterbäring m.m. Fyll i utdelning av fonder/aktier/värdepapper som har betalats ut till något av huvudmannens konton under redovisningsperioden. Ange bruttobelopp, det vill säga före skatt. Bifoga även verifikationer på alla inkomster. Exempel: post nr 2: här ska du bifoga årsbeskedet från exempelvis Försäkringskassan eller Pensionsmyndigheten. Markera även det fysiska underlaget som visar beloppet med samma nummer. 5
Utgifter under året 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 Utgå från kontoutdraget vid summeringen av årets transaktioner. Gå igenom kontoutdraget, händelse för händelse och bestäm vilken post i årsräkningen som respektive inkomst och utgift hamnar i. Du bör skriva in postens nummer i kontoutdraget som du skickar till oss. Om du istället använder dig av kalkylarket för ställföreträdare som finns för den löpande summeringen går det bra att bifoga det dokumentet. Oavsett om du använder dig av sifferverifieringen, blanketten för specifikation av inkomster och utgifter eller kalkylarket så ska vi kunna se hur du har räknat ut inkomsterna och utgiftsposterna. 6
Tillgångar den 31 december eller per upphörandedatum Fyll i huvudmannens tillgångar per den 31/12 eller dag för upphörande. Bifoga besked från bank som styrker beloppen. Här fyller du i huvudmannens tillgångar. Det får inte finnas mer än 22 500 kr på det konto som du har tillgång till efter alla månadens räkningar har betalats. Finns det mer pengar ska överskjutande medel föras över till ett överförmyndarspärrat konto. Här kan du ange huvudmannens övriga tillgångar. Fondmedel Fondmedel ska du ange i marknadsvärdet enligt årsbeskedet. Samtliga fondkonton ska vara överförmyndarspärrade. Obligationer Obligationer ska du ange i nominellt värde. Övriga värdepapper Övriga värdepapper t.ex. aktier ska du ange i marknadsvärdet enligt årsbeskedet. Fastighet och bostadsrätt Du ska ange fastighetens taxeringsvärde och bostadsrättens marknadsvärde. Bifoga bevis från Skatteverket. Övriga tillgångar Här kan du ange övriga tillgångar t.ex. en bil eller dyrbar konst till marknadspris. 7
Huvudmannens skulder Här redovisar du huvudmannens kända skulder. Du ska fylla i: 1. Långivarens eller fodringsägarens namn 2. Skulden enligt föregående årsräkning eller förteckning 3. Skulden 31/12 eller när uppdraget upphörde 4. Förändringar av skulden under året 5. Bilaga nummer Glöm inte att varje skuld ska styrkas med underlag från långivare eller fodringsägaren. Underlaget ska visa skuldens storlek vid årets slut eller när uppdraget upphörde. Notera! Du får inte skuldsätta din huvudman utan överförmyndarens samtycke. Du får alltså inte låna ut pengar till huvudmannen och sedan reglera skulden. Dels för att överförmyndarens samtycke krävs för upptagande av lån, dels för att du som ställföreträdare inte får blanda ihop dina egna tillgångar med huvudmannens. Du ska skilja på din egen och huvudmannens ekonomi. Om du lånar ut pengar till din huvudman kan det riktas en anmärkning mot förvaltningen. 8
Arvode och redogörelse för utfört arbete I samband med att du lämnar in årsräkningen eller sluträkningen ska du alltid lämna in blanketten, redogörelse för utfört uppdrag. På redogörelseblanketten redogör du för vad som skett i uppdraget. Bedömning av arvodet De uppgifter du lämnar i redogörelsen ligger till grund för bedömningen av arvodet. För att överförmyndarnämnden ska kunna fatta beslut om ett skäligt arvode rekommenderar vi att du även kort beskriver vad som har hänt under perioden och om du har utfört några extra åtgärder. Storleken på arvodet beror på uppdragets karaktär, omfattning och svårighetsgrad. Du kan även ha rätt att få kostnadsersättning för utgifter på grund av uppdraget. Om kostnadsersättningen är upp till 2 % av prisbasbeloppet, behöver du inte skicka in underlag. Ersättningen ska täcka kostnader för, telefon, kopiering, porto m.m. Om kostnaderna överstiger 2 % av prisbasbeloppet ska du skicka in underlag för samtliga utgifter. Om du begär reseersättning ska du bifoga med en körjournal. Om du har åkt kollektivtrafik ska du bifoga resebiljetten. Vem betalar arvodet? Om huvudmannen har en skattepliktig inkomst på mer är än 2,65 prisbasbelopp betalar huvudmannen arvodet. Detsamma gäller om huvudmannen har tillgångar på mer än 2 prisbasbelopp. Har huvudmannen lägre inkomster eller tillgångar betalar kommunen arvodet. Ett prisbasbelopp för år 2017 är beräknat till 44 800 kronor. 9
Kontaktuppgifter Tele: 0141-22 50 40 E-post: overformyndaren@motala.se Postadress: Överförmyndarkansliet 591 86 Motala 10