Sammanträdesdatum tisdagen den 15 mars 2016 Plats Kyrkorådets mötesrum på Vallmovägen 5 B, 4 vån. Tid kl. 18.00 Närvarande Fagerudd Martin ordförande, 020-028; 030-036 Bergström, Marianne ledamot Eklöf, Jan-Erik ledamot Halmén, Annika ledamot Halminen, Birgit suppleant, i stället för Håkan Wikman Lindqvist, Jan ledamot Linnamäki, Anita ledamot Mannola, Maximilian ledamot Nurmi-Kokko, Tiina ledamot Pekanpalo, Reijo suppleant, i stället för Sara Karlsson Ruusu, Inger suppleant, i stället för Alex Nurmi Sandell, Håkan ledamot Träskman, Marianne viceordförande ; ordf. 029 Halonen Solveig sekreterare Övriga närvarande Organisationskonsult, pol.mag. Mikko von Bruun, 024, avlägsnade sig kl.18.35 För kännedom Tuohimäki Juha Venho Juha Savioja Anita Turunen Sari Laitinen Aappo Harviainen Katriina Juusela Pauli Sidan granskad och justerad / 1 (15)
FÖREDRAGNINGSLISTA: 020 SAMMANTRÄDETS LAGLIGHET OCH BESLUTFÖRHET 021 VAL AV TVÅ PROTOKOLLJUSTERARE FÖR SAMMANTRÄDET 022 JUSTERING OCH FRAMLÄGGANDET AV PROTOKOLLET 023 ARBETSORDNINGEN FÖR SAMMANTRÄDET 024 BEDÖMNING AV LÄGET I FÖRSAMLINGSRÅDETS UTVECKLINGSPROCESS 025 BISKOPSVISITATION I VANDA SVENSKA FÖRSAMLING 21-23.10.2016 026 REPRESENTANTER TILL FINSKA MISSIONSSÄLLSKAPETS ÅRSMÖTE 11.6.2016 027 REDOVISNING FÖR ANVÄNDNING AV TESTAMENTSMEDEL (Granlund) 028 ANSÖKAN OM TESTAMENTSMEDEL (Granlund) 029 ANSÖKAN OM TESTAMENTSMEDEL (Kyrkoherden) 030 ANHÅLLAN OM VERKSAMHETSBIDRAG (Hem och Skola/Kyrkoby Lågstadium rf) 031 DONATION (Gunvor Solweig Emilia Jansson) 032 BOKSLUTET FÖR VANDA SVENSKA FÖRSAMLINGS TESTAMENTSMEDEL 2015 033 KYRKOHERDENS BESLUTSFÖRTECKNING 034 ANMÄLNINGSÄRENDEN 035 NÄSTA SAMMANTRÄDE 036 BESVÄRSANVISNING OCH SAMMANTRÄDETS AVSLUTNING Sidan granskad och justerad / 2 (15)
020 SAMMANTRÄDETS LAGLIGHET OCH BESLUTFÖRHET Ordförande inledde sammanträdet med bibelläsning och bön, varefter han förklarade sammanträdet öppnat. Namnupprop förrättades. Församlingsrådet är beslutfört när mer än hälften av medlemmarna är närvarande (KL 7:4,1). Kallelse tillsändes ledamöterna elektroniskt onsdag 9.3.2016 och i pappersform enlighet med församlingsrådets beslut 108/24.10.2012. Föredragningslista jämte beredning av ärenden har varit ledamöterna till handa senast 5 dagar före mötet (Församlingsrådets reglemente 1:2). Kungörelsen om församlingsrådets möte har funnits på församlingens anslagstavla och hemsida www.vandasvenskaforsamling/förvaltning och dokument 5 dagar före mötet. Sammanträdet konstateras vara lagenligt sammankallat och beslutfört. 021 VAL AV TVÅ PROTOKOLLJUSTERARE FÖR SAMMANTRÄDET Församlingsrådet utser Jan Lindqvist och Anita Linnamäki till protokolljusterare. 022 JUSTERING OCH FRAMLÄGGANDE AV PROTOKOLLET Protokollet är klart för justering senast tisdag 22.3.2016 kl. 12.00 på församlingens pastorsexpedition. Det justerade protokollet är framlagt till påseende på pastorsexpeditionens anslagstavla och hemsida 23.3-22.4.2016. 023 ARBETSORDNING FÖR SAMMANTRÄDET Föredragningslistan godkänns som arbetsordning för mötet. 024 BEDÖMNING AV LÄGET I FÖRSAMLINGSRÅDETS UTVECKLINGSPROCESS Domkapitlet i Borgå stift beslöt vid sitt sammanträde 15.12.2015 att inleda en utvecklingsprocess för församlingsrådet i Vanda svenska församling. Organisationskonsulten, pol. mag. Mikko von Bruun fick i uppdrag av domkapitlet i Borgå stift vid dess möte 15.12.2015 att leda denna process. På mötet 9.2.2016 presenterades utvecklingsarbetets innehåll, som församlingsrådet antecknade för kännedom. Pol. mag. Mikko von Bruun, som redovisar för sitt arbete åt domkapitlet i Borgå stift, gör en Sidan granskad och justerad / 3 (15)
lägesbedömning hur utvecklingsprocessen fortsätter med församlingsrådet. Därför tar pol. mag. von Bruun del i församlingsrådets möte 15.3.2016. Mikko von Bruun presenterar på församlingsrådets möte sin lägesbedömning, hur församlingsrådets utvecklingsprocess fortsätter. Pol.mag. Mikko von Bruun presenterade sin lägesbedömning och avlägsnade sig därefter från mötet kl.18.35. Församlingsrådet diskuterade ärendet. Föredragande Martin Fagerudd föreslog att utvecklingsprocessen fortsätter. Annika Halmén föreslog att församlingsrådet i detta skede inte inleder utvecklingsprocessen eftersom Vi i Vanda gruppen har en juridisk process på gång med anledning av domkapitlets beslut, utdrag nr 1306. Tiina Nurmi Kokko understödde förslaget. Ärendet gick till omöstning. Föredragandes förslag representerade ja-röster och Annika Halméns förslag nej-röster. Martin Fagerudd, Anita Linnamäki, Max Mannola och Håkan Sandell röstade ja (4 st.) Marianne Bergström, Annika Halmén, Birgit Halminen, Reijo Pekanpalo, Tiina Nurmi-Kokko, Inger Ruusu och Marianne Träskman röstade nej (7 st.) Jan-Erik Eklöf och Jan Lindqvist röstade blankt (2 st.) 1. Församlingsrådet beslöt att i detta skede inte inleda utvecklingsprocessen. 2. Paragrafen justerades omedelbart. 025 BISKOPSVISITATION I VANDA SVENSKA FÖRSAMLING 21-23.10.2016 Vanda svenska församling står i tur för biskopsvisitation 21-23.10.2016. Från den föregående visitationen har det gått 15 år, vilken hölls 3-7.10.2001. Konceptet för visitationer håller på att utvecklas av domkapitlet. Det betyder att granskningsmomentet ytterligare tonas ner. I stället erbjuds församlingen en möjlighet att allt tydligare spegla, utvärdera och vid behov utveckla sin verksamhet. Enligt det nya konceptet är tågordningen för visitationer följande: Personalvårdssekreteraren träffar arbetslaget enskilt eller i grupper några Månader före visitationsdatumet. Assessorn och notarien bekantar sig på förhand med protokoll från något år tillbaka och besöker församlingen 1-2 månader före visitationen. Kyrkoherden skriver en bedömning av läget i församlingen, som gärna kommenteras och påverkas även av arbetslaget och församlingsrådet Visitationen tar tre dagar. Obligatoriska moment är en överläggning med de förtroendevalda och en med de anställda, samt en högmässa där biskopen predikar, följd av församlingslunch eller -kaffe med visitationsstämma. Övrigt program är upp till församlingen att planera i samråd med biskopen. Efter visitationen skriver notarien ett protokoll med åtgärdslista. Kontraktsprosten besöker församlingen ½ - 1 år efteråt för att följa upp hur dessa åtgärder har förverkligats. Personalen har på sin medarbetarkonferens 24.2.2016 medverkat till att utarbeta ett förslag till schema för visitationen. Schemat innehåller ett förslag till tidtabell för det obligatoriska programmet samt ett förslag till tidtabell för det övriga programmet vid visitationen. I planeringen har personalen tagit i betraktande att tidtabellen inte är för snäv och att programmet inte är för späckat. Schemat har gjorts så flexibelt som möjligt för att tidtabellen skall kunna hållas. Personalen har också tagit i betraktande att det finns tillräckligt med tid för de obligatoriska momenten, så att alla nödvändiga moment kan göras med god tidsmarginal med beaktande av de olika personalgruppernas arbetstider och förtroendevaldas tider. Betoningen har lagts på genomförandet av de viktigaste momenten, de obligatoriska momenten. Sidan granskad och justerad / 4 (15)
Församlingsrådet föreslår för biskopen följande schema och tidtabell för de obligatoriska och för de övriga momenten: Fredag 21.10 Lördag 22.10 Söndag 23.10 kl. 10-11 Besök på Folkhälsan kl. 11-12 Lunch på Folkhälsan. Folkhälsan har bekräftat mottagandet. kl. 11-12 Lunch + kaffe med de förtroendevalda på Prostgården kl. 10-11.15 Högmässa i Helsinge kyrka S:t Lars. Predikant Björn Vikström. Liturg Martin Fagerudd. Assistenter Kaj Andersson, Anu Paavola, Annakatri Aho, Heidi Salminen & kantor Anders Ekberg som dir. ViAnda -kören. kl. 13-15 Överläggning med de anställda + kaffe kl. 15.30-17 Över - läggning med representanter för Vanda kyrkliga samfällighet om bl.a. Dickursby kyrkoprojekt kl. 12-14 Överläggning med de förtroendevalda på Prostgården kl. 11.30-13 Församlingslunch på Midgård. Bokningen bekräftad kl. 13-15 Visitationsstämma på Midgård. Bokningen bekräftad. Församlingsrådet föreslår för biskopen följande tidtabell för det obligatoriska programmet samt följande tidtabell för det övriga programmet vid visitationen: 1. Förslag till tidtabell för det obligatoriska programmet: Fredag 21.10.2016 kl. 13-15 Kaffe + överläggning med de anställda. Lördag 22.10.2016 11-14 Lunch + överläggning med de förtroendevalda på Prostgården. Söndag 23.10.2016 kl. 10 11.15 Högmässa i Helsinge kyrka S:t Lars. Predikant: biskop Björn Vikström. Liturg Martin Fagerudd. Assistenter Kaj Andersson, Anu Paavola, Annakatri Aho & Heidi Salminen. Kantor Anders Ekberg som dir. ViAnda -kören. Söndag 23.10.2016 kl. 11.30-13 Församlingslunch på Midgård. Söndag 23.10.2016 kl. 13-15 Visitationsstämma på Midgård. 2. Förslag till tidtabell och innehåll för det övriga programmet: Fredag 22.10 kl. 10-11 Besök på Folkhälsanhuset med biskopen och de som följer med på visitationen från domkapitlet samt kyrkoherden och kantorn. Gemensam stund tillsammans med de inneboende och representanter för Folkhälsan vilken avslutas med lunch. Fredag 22.10 kl. 15.30-17 Överläggning med representanter för Vanda kyrkliga samfällighet om bl.a. Dickursby kyrkoprojekt. 026 REPRESENTANTER TILL FINSKA MISSIONSSÄLLSKAPETS ÅRSMÖTE 11.6.2016 I VICHTIS Församlingen har rätt att utse två representanter till Finska Missionssällskapets (FMS) årsmöte som hålls i Vichtis den 11 juni 2016. Vid årsmötet väljs nya medlemmar till Finska Missionssällskapets styrelse istället för dem som står i tur att avgå. Förhandsnomineringen av kandidater till Finska Missionssällskapets styrelse Sidan granskad och justerad / 5 (15)
har gått ut 4.3.2016. Handlingarna till valet hann inte till församlingsrådets februarimöte. Förhandsnomineringen har således inte kunnat behandlas. Vid årsmötet kan Vanda svenska församlings representation bidra till att de svenska församlingarnas styrelseplats skall fyllas. År 2015 representerades Vanda svenska församling av missionsteologen Kaj Andersson och missionsdirektionens vice ordförande Ulf Lundström. Missionsteologen som är tjänsteman är självskriven medan den som står i tur bland de förtroendevalda representeras av missionsdirektionens ordförande Håkan Sandell. Resor och kostnader ersätts för båda deltagarna. Paragrafen justeras omedelbart. Församlingsrådet besluter att 1. Vanda svenska församling representeras vid FMS årsmöte i Vichtis 11.6.2016 av ordföranden för missionsdirektionen Håkan Sandell och av missionsteologen Kaj Andersson. 2. Resor och kostnader ersätts för båda deltagarna. 3. Paragrafen justeras omedelbart. Enligt förslag 027 REDOVISNING FÖR ANVÄNDNING AV TESTAMENTSMEDEL (Granlund) Församlingsrådet beslöt vid föregående möte att bevilja ungdomsarbetsledare Jona Granlund 700 för inköp av två gitarrer, med inbyggda mikrofoner och stötsäkra fodral. Medel för inköpet tilldelades ur Doris Westerlunds fond. I beslutet 9.2.2016 006 punkt 3 står att För användningen av medlen redovisas på nästa möte. Ungdomsarbetsledaren Jona Granlund redovisar för användningen av testamentsmedel som är bifogad. Bilaga 1 är en kreditkortsbeställning på nätet. Räkningen på kreditkortet har ännu inte kommit in i församlingens betalningssystem. När den anlänt debiteras kontostället först, varefter motsvarande summa debiteras Doris Westerlunds fond och inbetalas på församlingen kontoställe för ungdomsarbete. Församlingsrådet besluter att 1. Godkänna redovisningen. 2. Paragrafen justeras omedelbart. 028 ANSÖKAN OM TESTAMENTSMEDEL FÖR FÖRSAMLINGSVERKSAMHETEN (Granlund) Ungdomsarbetsledare Jona Granlund ansökte vid församlingsrådets föregående möte om 6000 för en studieresa under våren eller tidig höst till Åland för 10 ungdomar, som gått eller går i hjälpledarutbildning i Vanda svenska församling (9.2.2016 007). Församlingsrådet ställde sig då positivt till ansökan, men beslöt att innan ansökan beviljas, invänta en noggrannare ansökan med budget. Ungdomsarbetsledaren Jona Granlund ansöker om 3186 för en studieresa för hjälpledare till Åland för att bekanta sig med hjälpledararbetet där. J. Granlund har inkommit med en noggrannare ansökan i vilken ingår en budget (Bilaga 2 + Budget för Ålandsresan). Tidpunkten är Sidan granskad och justerad / 6 (15)
ännu öppen men sker antingen på våren eller tidig höst enligt den tidigare ansökan. Studieresan är till för att utveckla hjälpledarnas kunnande och sporra dem i sitt arbete, eftersom hjälpledarna fyller en mycket viktig funktion inom både barn- och ungdomsarbetet. För att få ungdomar att anmäla sig för och ta emot uppdraget som hjälpledare krävs ett konstant och varierande arbete. Ett konkret sätt att tillgodose detta behov är att ge hjälpledare en möjlighet att bekanta sig med andra församlingars verksamhet och hjälpledare för att kunna utbyta erfarenheter, tankar, idéer och kunnande. Hjälpledaren fungerar också som församlingens ansikte i sin kontakt med konfirmander, barn, lägerdeltagare och andra de kommer i kontakt med. Ett bra hjälpledararbete är till gagn för församlingens verksamhet också på lång sikt. Eftersom de som engagerat sig i församlingen som unga stannar de också i församlingen som vuxna. Studieresan är planerad att starta i Helsingfors/Vanda en lördag morgon samt fortsätta med båt från Åbo till Mariehamn, eftersom det finns åldersrestriktioner fredag kvällar. Returresan sker på söndag eftermiddag för att vara tillbaka i Vanda söndag kväll. Detta ger en effektiv tid för att umgås, utbyta tankar och bekanta sig med de lokala lekarna för konfirmander lördag eftermiddag och kväll samt på söndag förmiddag. Att deltagarantalet är begränsat till 10+1 sker på grund av säkerhetsskäl. Eftersom båten innebär en förhöjd säkerhetsbedömning är 10 personer en lagom stor grupp för att vara hanterlig för en ledare. Åland har gemensam hjälpledarutbildning för alla församlingar på Åland vilket gör utbytet större. I dagsläget saknar vår församling en vidareutbildning för de som redan gått hjälpledarutbildningen men som vill lära sig mera om att fungera som ledare. Denna resa kan också delvis fylla denna funktion. Församlingsrådet besluter att 1. Bevilja 3186 för en studieresa till Åland för 10 hjälpledare + ungdomsarbetsledaren. 2. Medlen beviljas ur Doris Westerlunds fond. 3. För användningen av medlen redovisas efter resan. 4. Paragrafen justeras omedelbart. 029 ANSÖKAN OM TESTAMENTSMEDEL (Kyrkoherden) Församlingens Verksamhets- och ekonomiplan 2016 innehåller ett planeringsseminarium för personalen, en tvådagars resa 23-24.5.2016 till Tallinn (Bilaga 3). Uppgifter om resan: Avgång måndag 23.5.2016 kl. 11.30. Övernattning på hotell i Tallinn. Retur tisdag 24.5.2016 kl. 20.30. I seminariet deltar hela personalen (11 personer). Kostnaderna för resan med övernattning på hotell är 1983 (Bilaga 4). Seminariet utgörs i huvudsak av planeringsarbete, som innehåller uppgörande av: 1. Årskalendern för år 2017. 2. Verksamhets- och Ekonomiplanen 2017. 3. Gudstjänstplanen 2017. 4. Predikolista oktober 2016 - januari 2017. 5. Församlingsbladet 2016. Arbetet sker i två 4 h pass, på måndag 23.5.2016 kl. 11.30-15.30 och på tisdag 24.5.2016 kl. 10.00-14.00. Sidan granskad och justerad / 7 (15)
Rekreationsdelen blir mycket kort eftersom resetiden förkortats med en dag från föregående tre år. Fritid finns endast litet på måndag kväll och på tisdag eftermiddag. På måndag kunde personalen hålla t.ex. en gemensam middag. En sådan ingår inte i resans pris. Föredragande föreslår att 700 reserveras för en gemensamma middag för personalen. Seminariet har också en personalutvecklande funktion. Hela personalen har sällan möjlighet att arbeta tillsammans, så att även barnledaren kunde delta. Det är viktigt för den goda sammanhållningen och stämningen att personalen får arbeta tillsammans. Arbetet har också alltid varit intensivt och effektivt vid dessa planeringsresor. VEP 2016 understryker att Församlingen vidtar alla nödvändiga personalutvecklande åtgärder. Personalen sköter sin uppgift bäst när den är välmotiverad och välutbildad, trivs i sin arbetsgemenskap och med sina arbetsuppgifter. Planeringsresan går på kostnadsstället för Allmänt församlingsarbete. Budgetmedlen för detta kostnadsställe för år 2016 är begränsade. Bokslutet för 2015 visade ett underskott på drygt 7000. Eftersom budgeten vid ingången av verksamhetsåret 2016 är negativ, räcker budgetmedlen inte till för resan. Föredragande föreslår att kostnaderna ersätts ur Doris Westerlunds fond. Enligt testamentet är medlen till för att användas på sätt församlingen anser ändamålsenligt. Församlingsrådet anser det vara ändamålsenligt att uppmuntra och sporra personalen till ett gott arbete, en god sammanhållning och stämning genom att möjliggöra denna planeringsresa. Ordförande Martin Fagerudd jävade sig och avlägsnade sig vid behandlingen av detta ärende. Vice ordförande Marianne Träskman ledde ordet i behandlingen av denna paragraf. Församlingsrådet besluter att 1. Godkänna kyrkoherdens ansökan på 1983 för personalens planeringsseminarium. 2. Godkänna ansökan på 700 för en gemensam middag för personalen på seminariet. 3. Kostnaderna ersätts ur Doris Westerlunds fond. 4. För användningen av medlen redovisas på höstens första möte. Inger Ruusu meddelade avvikande åsikt. 030 ANHÅLLAN OM VERKSAMHETSBIDRAG (Hem och Skola, Kyrkoby Lågstadium) Annika Halmén jävade sig och avlägsnade sig vid behandlingen av detta ärende. Föreningen Hem och Skola vid Kyrkoby Lågstadium rf anhåller om en summa på 8 400 som verksamhetsbidrag för eftermiddagsklubben Nyckelpigan (Bilaga 5). Föreningen har bifogat sin verksamhetsplan och budget för läsåret 2015-2016, resultaträkning för läsåret 2014-2015, Nyckelpigans verksamhetsplan 2015-2016 och Nyckelpigans verksamhetsberättelse 2014-2015. Detta år deltar allt som allt 39 elever i eftermiddagsverksamheten. Klubben har två anställda ledare på 25h/vecka. Församlingsrådet har beviljat Föreningen Hem och Skola vid Kyrkoby Lågstadium rf under åren 2009-2013 verksamhetsbidrag på sammanlagt 29 000. Det senaste bidraget utbetalades år 2013. Sidan granskad och justerad / 8 (15)
Det har gått tre år sedan föreningen Hem och Skola vid Kyrkoby lågstadium senast ansökt och beviljats verksamhetsbidrag, Föreningen Hem och Skola har erhållit dessa bidrag eftersom föreningen är en samarbetspartner till Vanda svenska församling. Samarbetet förverkligas genom direkt ekonomiskt understöd till eftermiddagsverksamhet. Eftermiddagsverksamheten hör till den riksomfattande undervisningsplanen och är inskriven i lag, varför den ligger på kommunernas ansvar. Det utesluter inte att församlingen bidrar till verksamheten som ger barnens eftermiddag efter skolan trygga ramar, vilket också är i församlingens intresse. På basen av verksamhetsplanen och budgeten som Föreningen presenterar för Församlingsrådet, samt för att det gått tre år sen föreningen senast beviljats bidrag, beviljas föreningen det ansökta verksamhetsbidraget på 8 400 euro. Bidraget utbetalas ur Doris Westerlunds fond. Församlingsrådet beviljar 1. Föreningen Hem och Skola vid Kyrkoby Lågstadium r.f. för läsåret 2015-2016 ett verksamhetsbidrag på 8 400. 2. Bidraget utbetalas ur Doris Westerlunds fond. 3. Paragrafen justeras omedelbart. 031 DONATION (Gunvor Solweig Emilia Jansson) Gunvor Solweig Emilia Jansson vill donera en tavla/fotografi över sin konfirmationskyrka Helsinge kyrka S:t Lars till Vanda svenska församling. Donatorn berättar i en bifogad historik att donatorn fått bilden av sina föräldrar (Bilaga 6). Bilden är tagen år 1940 eller år 1941. Kyrkan är fotograferad av en dansk yrkesfotograf, vars släktnamn endast är känt, Mauritzen. Han var verksam i Viborg före kriget, där han hade en fotoaffär. Donatorn blev konfirmerad av Otto Weckström 2.7.1944 tillsammans med 75 andra Helsingeungdomar. Donatorn berättar som ett minne från sin skriftskola som försiggick i kyrkan under kriget, att ibland blev det alarm mitt under undervisningen. Ungdomarna kände sig ändå trygga i kyrkan. Beredningen är försedd med en kopia av tavlan/fotografiet och gåvobrevet är infört i denna beredning. Sidan granskad och justerad / 9 (15)
Donatorns personliga känsla för bilden och kyrkan och skriftskolgång i kyrkan, bildens förankring i en betydelsefull historisk tid i vårt lands historia samt uppgifterna om yrkesfotografen som tog bilden och gör tavlan med fotografiet både intressant och värdefull. Församlingsrådet emottar tavlan/fotografiet med tacksamhet, samt besluter att tavlan/fotografiet hängs upp på väggen i församlingens mötesrum på Vallmovägen 5 A, 2 våningen i Dickursby. Församlingsrådet besluter att 1. Emotta donationen med tacksamhet. 2. Placera tavlan/fotografiet i församlingens mötesrum på Vallmovägen 5 A, 2 vån, Dickursby, 01300 Vanda. 3. Justera paragrafen omedelbart. Sidan granskad och justerad / 10 (15)
032 BOKSLUTET FÖR VANDA SVENSKA FÖRSAMLINGS TESTAMENTSMEDEL 2015 Ekonomiavdelningen som ansvarar för bokföringen av Vanda svenska församlings testamentsmedel har sänt bokslutet för Vanda svenska församlings testamentsmedel för år 2015 (Bilaga 7). Församlingsrådet besluter att godkänna bokslutet för Vanda svenska församlings testamentsmedel för år 2015. 033 KYRKOHERDENS BESLUTSFÖRTECKNING Nr. 3/2016 Nr. 4/2016 Kyrkoherden redogör för följande tjänstemannabeslut: Kyrkoherden har beviljat ledande barnledaren Alexandra Blomqvist övertid 2 dagar enligt arbetstidsbokföring. Ledigheten har tagits ut 15-16.2.2016. Kyrkoherden har beviljat mertidsledighet åt församlingssekreteraren Åsa Alaterä enligt arbetstidsbokföring. Ledigheten tas ut 4.3.2016. Kyrkoherdens beslut vinner laga kraft. 034 ANMÄLNINGSÄRENDEN 1. Budgetutfallet per 26.2.2016 (Bilaga 8). 2. Valet av präst- och lekmannaombud till kyrkomötet samt valet av präst- och lekmannamedlemmar i stiftsfullmäktige för mandatperioden 1.5.2016-30.4.2018 (Bilaga 9). 3. Församlingsrådets ledamot, missionsdirektionens ordförande Håkan Sandell besökte den 5-17 februari 2016 tillsammans med en grupp på 16 personer från Borgå stift Senegals lutherska kyrka under Ann-Katrin Stores ledning. På programmet stod gemensamma gudstjänster 7.2.2016 med Front de Terreförsamlingen i Dakar 14.2.2016 i byn Gandiol. Kyrkan i Senegal har nu 6500 medlemmar i 13 församlingar och tre lokalavdelningar med 16 präster. Gruppen träffade också kyrkans högsta ledning och besökte flera kyrkocenter, där den fick information om församlingsarbetet och pågående projekt. Dessutom besöktes daghem, skolor, pojk- och flickinternat, kyrkans skolningscenter för unga kvinnor, sjukhus och privata hem. I Senegal träffade gruppen också de finlandssvenska missionärerna Anna och Bertrand Tikum samt Anna-Lena Särs, liksom också Raimo och Teija Laine. Vill man följa med resans olika skeden kan man läsa små reseglimtar på FMS:s Fb https://www.facebook.com/finska.missionssallskapet/. Inom kort kommer också Håkan Sandell att presentera resan med bilder och videon. 4. Portföljrapport 1.10.2015-8.3.2016 (Bilaga 10, skickas separat) 5. Jan-Erik Eklöf meddelade att arbetsgruppens för testamentsmedel nästa möte med Jerker Hedman på Aktiabank hålls 2.6.2016 kl.12. Jerkers besök på församlingsrådets möte skjuts upp till hösten. Antecknas för kännedom. Sidan granskad och justerad / 11 (15)
035 NÄSTA SAMMANTRÄDE Församlingsrådet besluter att 1. Följande sammanträde är enligt sammanträdesplanen tisdag 10.05.2016 kl. 17.30. 2. Efter sammanträdet hålls en stor samarbetskonferens kl. 18.30-20.30. 3. I den stora samarbetskonferensen deltar ordinarie ledamöter och suppleanter tillsammans med personalen. 4. Personalen föreslår som mötesplats Håkansböle kyrkas församlingssal. 036 BESVÄRSANVISNING OCH SAMMANTRÄDETS AVSLUTNING Ordförande meddelade lagenlig besvärsanvisning samt avslutade sammanträdet kl. 19.55. Martin Fagerudd Ordförande 020-028; 030-036 Solveig Halonen Sekreterare Marianne Träskman Ordf. 029 Protokollet justerat och godkänt i Vanda 21/3 2016 Jan Lindqvist Protokolljusterare Anita Linnamäki Protokolljusterare Sidan granskad och justerad / 12 (15)
Vanda svenska församling / Vanda kyrkliga samfällighet ANVISNING OM RÄTTELSEYRKANDE OCH BESVÄRSANVISNING Församlingsrådet Sammanträdesdatum Paragraf i protokollet 15.3.2016 020-036 FÖRBUD MOT ATT SÖKA ÄNDRING Grunderna för förbudet Förbud mot att söka ändring vid beredning och verkställighet Över följande beslut är det enligt 24 kap. 5 i kyrkolagen inte möjligt att anföra kyrkobesvär och enligt 5 1 mom. i förvaltningsprocesslagen inte möjligt att anföra förvaltningsbesvär, eftersom besluten endast gäller beredning eller verkställighet. Besvär enligt lagen om offentlig upphandling får inte anföras över ett beslut om offentlig upphandling, eftersom beslutet endast gäller beredning av upphandlingsförfarandet. Paragrafer i protokollet: 24-25 Besvärsförbud på grund av rätten att framställa rättelseyrkande Följande beslut får inte överklagas genom besvär eftersom det enligt 24 kap. 3 1 mom. i kyrkolagen är möjligt att framställa skriftligt rättelseyrkande över beslutet: Paragrafer i protokollet: 26-32 Förbud mot att söka ändring i underställningsärende Enligt 24 kap. 3 2 mom. i kyrkolagen är det inte möjligt att yrka rättelse i ett beslut som underställs domkapitlet eller Kyrkostyrelsen för fastställelse. Paragrafer i protokollet: Särskilda bestämmelser om förbud mot att söka ändring Enligt 1. kyrkolagen 24 kap. 14 2 mom. 2. förvaltningsprocesslagen 5 2 mom. 3. lagen om kyrkans tjänstekollektivavtal 19 eller 4. någon annan lagstiftning får följande beslut inte överklagas genom besvär: Paragrafer i protokollet och grunderna för besvärsförbudet:---. Förbud mot att söka ändring i upphandlingsärenden Med stöd av 24 kap. 8 a 2 mom. i kyrkolagen får ändring inte sökas genom rättelseyrkande eller kyrkobesvär i ett upphandlingsbeslut, om ärendet hör till marknadsdomstolens behörighet. Ärendet hör till marknadsdomstolens behörighet om upphandlingens värde överstiger det tröskelvärde som anges i 15 i upphandlingslagen 1. Paragrafer i protokollet: ANVISNING OM RÄTTELSEYRKANDE Behörig myndighet och tidsfrist för rättelseyrkande Den som är missnöjd med följande beslut kan framställa ett skriftligt rättelseyrkande. Myndighet som rättelseyrkandet riktas till och kontaktinformation: Församlingsrådet i Vanda svenska församling Besöksadress: Vallmovägen 5 A, 01300 Vanda Postadress: PB 69, 01301 Vanda Fax: ---- E-post: vandasvenska@evl.fi Paragrafer i protokollet: 26-32 Innehållet i rättelseyrkandet Yrkande ska framställas inom 14 dagar efter det att parten har fått del av beslutet. Delgivningen anses ha skett den sjunde dagen efter att brevet postades, om det inte visas att den har skett senare. En församlingsmedlem anses ha fått del av beslutet när protokollet har lagts fram till allmänt påseende. Rättelseyrkandet kan på eget ansvar skickas per post, genom bud eller elektroniskt (fax eller e-post). Rättelseyrkandet ska vara framme senast den sista dagen för yrkande av rättelse inom kansliets öppettid. Av rättelseyrkandet ska framgå: - namnet på den som yrkar på rättelse och den kontaktinformation som behövs för behandlingen av ärendet vilket beslut rättelseyrkandet gäller hurdan rättelse som yrkas på vilka grunder rättelse yrkas. UPPHANDLINGSRÄTTELSE Inlämning av upphandlingsrät telse En part som är missnöjd med den upphandlande enhetens beslut eller ett annat avgörande i upphandlingsförfarandet kan framställa en skriftlig upphandlingsrättelse till den upphandlande enheten (80 83 i upphandlingslagen). Inlämningsadress 1 De nationella tröskelvärdena är 30.000 euro (varor och tjänster), 100.000 euro (hälsovård och socialtjänster) och 150.000 euro (byggentreprenader och byggkoncessioner) Sidan granskad och justerad / 13 (15)
Upphandlingsrättelsen ska lämnas in till den upphandlande enheten. Den upphandlande enhetens kontaktinformation: Besöksadress: Postadress: Fax: E-post: Upphandlings rättelsens innehåll Yrkande på upphandlingsrättelse ska framställas inom 14 dagar efter det att parten har fått del av den upphandlande enhetens beslut eller annat avgörande i upphandlingsförfarandet. Upphandlingsrättelsen kan på eget ansvar skickas per post, genom bud eller elektroniskt. Delgivningen anses ha skett den sjunde dagen efter att brevet postades, om det inte visas att den har skett senare. Vid elektronisk delgivning anses parten ha fått del av meddelandet den dag det elektroniska meddelandet står till mottagarens förfogande i dennes mottagarapparat på ett sådant sätt att meddelandet kan hanteras. Dagen då meddelandet skickats anses vara en sådan tidpunkt, om det inte ges en tillförlitlig redogörelse om att det elektroniska meddelandet har nått mottagaren vid en senare tidpunkt. Upphandlingsrättelsen ska vara framme senast den sista dagen för yrkande av rättelse inom kansliets öppettid. Av upphandlingsrättelsen ska framgå: namnet på den som yrkar på rättelse och den kontaktinformation som behövs för behandlingen av ärendet vilket beslut upphandlingsrättelsen gäller hurdan rättelse som yrkas på vilka grunder rättelse yrkas. Till upphandlingsrättelsen ska fogas de dokument som åberopas, om inte den upphandlande enheten redan har dessa till sitt förfogande. BESVÄRSANVISNING Besvärsmyndighet och besvärstid Kyrko- och förvaltningsbesvär Följande beslut kan överklagas genom skriftliga besvär. Besvärsmyndighet och kontaktinformation Helsingfors förvaltningsdomstol Besöksadress: Banbyggarvägen 5 Postadress: 00520 HELSINGFORS Fax: 029 56 42079 E-post: helsinki.hao@oikeus.fi Kyrkobesvär, paragrafer i protokollet: Förvaltningsbesvär, paragrafer i protokollet: Besvärstid 30 dagar 30 dagar Rättegångsavgift: Enligt 2 i lagen om domstolsavgifter (1455/2015) tar förvaltningsdomstolen ut en rättegångsavgift på 250 euro och marknadsdomstolen en rättegångsavgift på 2 000 euro av den som anför besvär, om inte något annat följer av lagens 5, 7 och 8. Kyrkobesvär i ett underställningsärende Följande beslut kan överklagas genom skriftliga besvär. Besvärsmyndighet och kontaktinformation Domkapitlet i Borgå stift, paragrafer i protokollet: 24-25 Besöksadress: Gymnasiegränd 2 Postadress: 06100 Borgå Fax: +358 19 585 705 E-post: borga.domkapitel@evl.fi Kyrkostyrelsen, paragrafer i protokollet: Adress: Södra kajen 8, 00130 Helsingfors Postadress: PB 210, 00131 Helsingfors Fax: 09-1802 350 E-post: kyrkostyrelsen@evl.fi Besvärstid 30 dagar 30 dagar Undervisnings- och kulturministeriet, paragrafer i protokollet: Adress: PB 29 (Sjötullsgatan 10), 00023 Statsrådet Fax: 09-135 9335 (registratorsbyrån) E-post: kirjaamo@minedu.fi 30 dagar Besvär hos marknadsdomstolen Besvär ska lämnas in skriftligen inom 14 dagar från den dag då den anbudssökande eller anbudsgivaren skriftligen har fått del av de avgöranden som påverkar dennes ställning eller om anbudsförfarandets utgång och grunderna för dessa avgöranden samt en skriftlig anvisning om hur ärendet kan föras till marknadsdomstolen (besvärsanvisning). Delgivningen anses ha skett den sjunde dagen efter att brevet postades, om det inte visas att den har skett senare. Vid elektronisk delgivning anses parten ha fått del av meddelandet den dag det elektroniska meddelandet står till mottagarens förfogande i dennes mottagarapparat på ett sådant sätt att meddelandet kan hanteras. Dagen då meddelandet skickats anses vara en sådan tidpunkt, om det inte ges en tillförlitlig redogörelse om att det elektroniska meddelandet har nått mottagaren vid en senare tidpunkt. Den som söker ändring i ett upphandlingsärende ska dessutom skriftligen underrätta den upphandlande enheten Sidan granskad och justerad / 14 (15)
om att ärendet förs till marknadsdomstolen. Den upphandlande enheten ska underrättas på den adress enheten uppgett senast när besvären om upphandlingen lämnas till marknadsdomstolen. Den upphandlande enhetens kontaktinformation anges ovan vid informationen om upphandlingsrättelse. Marknadsdomstolens kontaktinformation Besvären ska tillställas marknadsdomstolen på följande adress: Postadress: PB 118, 00131 HELSINGFORS Besöksadress: Banbyggarvägen 5, 00520 Helsingfors. Fax 010 364 3314 E-post: markkinaoikeus@oikeus.fi Besvärstid 14 dagar Rättegångsavgift: Enligt 2 i lagen om domstolsavgifter (1455/2015) tar förvaltningsdomstolen ut en rättegångsavgift på 250 euro och marknadsdomstolen en rättegångsavgift på 2 000 euro av den som anför besvär, om inte något annat följer av lagens 5, 7 och 8. Beräkning av tiden för ändringssökande Besvärsskrift Inlämning av besvär Besvärstid och tid för rättelseyrkande räknas från den dag vederbörande har fått del av beslutet, denna dag undantaget. Om inte annat visas anses en part ha fått del av beslutet sju dagar efter att brevet postades, vid den tid mottagningsbeviset visar eller vid den tid som antecknats på ett separat intyg över delfående. I besvärsskriften ska anges: vem som anför besvär, namn och hemort postadress och telefonnummer där meddelanden om behandlingen av ärendet kan lämnas till den som anfört besvären. vilket beslut man söker ändring i på vilka punkter man söker ändring i beslutet och vilka ändringar som yrkas på vilka grunder ändring söks. Besvärsskriften ska undertecknas av den som anför besvär, av en laglig företrädare eller av ett ombud. Om talan förs av en laglig företrädare eller ett ombud, eller om besvärsskriften avfattats av någon annan person, ska även denna persons namn och hemort uppges i besvärsskriften. Till besvärsskriften ska fogas: det beslut man söker ändring i, i original eller kopia ett intyg över vilken dag beslutet har delgetts eller en annan utredning över när besvärstiden börjat handlingar som åberopas till stöd för yrkandet, om inte dessa redan tidigare har lämnats till myndigheten. Ett ombud som inte är advokat eller offentligt rättsbiträde ska också bifoga en fullmakt till besvärsskriften. Enligt upphandlingslagen (548/2007) kan den upphandlande enhetens beslut eller ett annat avgörande i upphandlingsförfarandet som påverkar den anbudssökandes eller anbudsgivarens ställning överklagas genom besvär hos marknadsdomstolen. Besvär hos marknadsdomstolen kan inte anföras över ett sådant beslut eller annat avgörande av den upphandlande enheten som enbart gäller beredning av ett upphandlingsförfarande. Ärendet kan föras till marknadsdomstolen om upphandlingens värde överstiger det tröskelvärde som anges i 15 i upphandlingslagen. Besvärshandlingarna ska inom besvärstiden lämnas in till den besvärsmyndighet som anges i beslutet. På eget ansvar kan besvärsskrifterna skickas per post, genom bud eller elektroniskt. Handlingarna ska postas i så god tid att de hinner fram innan kansliet stänger den sista dagen av besvärstiden. Rättegångsavgift Enligt 3 i lagen om avgifter för domstolars och vissa justitieförvaltningsmyndigheters prestationer (701/1993) tar förvaltningsdomstolen ut en rättegångsavgift på 90 euro och marknadsdomstolen en rättegångsavgift på 226 euro av den som anför besvär, om inte något annat följer av lagens 6 och 7. En detaljerad besvärsanvisning bifogas protokollsutdraget. Sidan granskad och justerad / 15 (15)