Diarienummer STY-2014-520
Innehållsförteckning GENERALTULLDIREKTÖRENS BUDSKAP... 4 VERKSAMHETSPLANEN VISAR PRIORITERINGARNA FÖR 2015... 5 Tullverket styrmodell... 6 VERKSAMHETSPLANENS STRATEGISKA DEL... 8 Tullverkets verksamhet... 8 Uppdrag... 8 Vision... 8 Målbild 2020... 9 Principer för hur verksamheten ska bedrivas... 9 Värdegrund... 9 Processtyrning... 10 Verksamhetsstrategin... 11 Stödjande strategier... 12 Kontrollstrategin... 12 Kanalstrategin... 13 IT-strategin... 13 Kompetensstrategin... 13 Strategin för stödverksamhetens utveckling 2015 2018... 13 Strategiska utgångspunkter för kommande planeringsperiod... 14 Ekonomiska förutsättningar... 14 Årsarbetskrafter... 14 Geografisk närvaro... 14 Satsningsområden... 14 Kultur... 14 Processorientering... 15 Ledarskap... 15 Kompetens... 15 Utvecklingsagendan 2015 2017... 15 Ett integrerat och effektivt Tullverk... 15 Elektronisk tull... 15 Fortsatt Tullverk... 16 Risker... 16 Treårsplanering... 17 Inriktning för kärnprocesserna 2015 2017... 17 Analysera och selektera... 17 Hantera tillstånd... 18 Klarera varor och transportmedel... 18 Genomföra fysisk kontroll... 18 Följa upp operatör och ärende... 19 Hantera brott... 19 Inriktning för stödverksamheten... 19 Inriktning för internationellt arbete... 20 Budget och årsarbetskrafter 2015 2017... 21 Resultatindikatorernas målnivåer 2015 2017... 22 Resultatindikatorernas målnivåer 2015 2017... 22 2
VERKSAMHETSPLANENS TAKTISKA DEL... 23 Tullverkets slutprestationer... 24 Slutprestationen Extern information... 24 Slutprestationen Tillstånd... 25 Slutprestationen Klarering... 26 Slutprestationen Fysiska kontroller... 27 Slutprestationen Kontroller i efterhand... 28 Slutprestationen Ärenden överlämnade till åklagare... 28 Tullverkets mål... 30 Skattefelet... 31 Analys och kontroller av in- och utförselrestriktioner ska särskilt inriktas på hot mot hälsa, miljö och säkerhet... 35 Säkerställande av uppbörd... 38 Organiserad och storskalig brottslighet... 40 Narkotikabekämpning... 43 Storskalig eller frekvent illegal införsel av alkohol och tobak... 45 Ekonomisk brottslighet... 47 Uppdrag och utvecklingsprojekt 2015... 49 Regleringsbrevets uppdrag... 49 Uppdrag för hantering av prioriterade risker samt särskilda satsningsområden... 52 Övriga uppdrag... 53 Utvecklingsprojekt... 54 Budget... 55 Resursfördelning... 55 Budgetfördelning... 55 Uppföljning... 58 Uppföljningens innehåll... 58 Dialoger... 58 Budgetprognos... 58 BILAGA 1: REGLERINGSBREV FÖR BUDGETÅRET 2015 AVSEENDE TULLVERKET... 59 BILAGA 2: REGLERINGSBREV FÖR BUDGETÅRET 2015 AVSEENDE ANSLAG 1:1 AVGIFTEN TILL EUROPEISKA UNIONEN... 71 BILAGA 3: DRIFTBUDGET 2015... 77 BILAGA 4: INVESTERINGSBUDGET 2015... 78 BILAGA 5: UPPFÖLJNING AV PLANER... 79 BILAGA 6: REVISIONSPLAN 2015... 80 3
Generaltulldirektörens budskap Med effektiva och moderna arbetsmetoder förenklar vi det legala och förhindrar det illegala så lyder vår vision. För att skapa förutsättningar för att vi ska kunna fortsätta göra det även i framtiden behöver vi under 2015 arbeta hårt för att utveckla och förändra inom en rad områden. Tullverket står inför stora förändringar. Den EU-gemensamma lagstiftningen ställer krav på en helt elektronisk uppgiftslämning mellan företag och myndigheter, vilket för med sig att Tullverket behöver ta fram ett helt nytt tulldatasystem och ställa om våra arbetssätt. Dessutom vet vi att vi på sikt kommer att ha snävare ekonomiska ramar, vilket också kräver en omställning av arbetet. Vår verksamhet kommer till exempel att i större utsträckning inriktas mot kontroller och uppföljning, och betydelsen av underrättelsestöd kommer att bli ännu större. Därför kommer fokus under 2015 fortsatt att ligga på utveckling och förändring. Vi ska utveckla våra arbetsmetoder, våra arbetsverktyg och våra förhållningssätt för att Tullverket även i framtiden ska ha förmågan att utföra det viktiga uppdrag vi fått från regering och riksdag. Detta arbetar vi med på olika sätt, till exempel i omfattande utvecklingsprojekt, förbättringsuppdrag och genom ständiga förbättringar i vardagen. Riksdagen har fattat beslut om regeringens höständringsbudget, där Tullverket tilldelats ett extra anslag om 75 miljoner kronor. Detta extra tillskott är öronmärkt för arbetet inom programmet Elektronisk tull och är en engångssumma som ska förbrukas under 2015. Extrapengarna skapar ett ekonomiskt utrymme för Tullverket att göra stora förtida rekryteringar under 2015. Däremot måste vi fortsätta se över våra omkostnader, t.ex. för lokaler, eftersom vi inte kan räkna med att få den här typen av extra tillskott i framtiden. Generaltulldirektör Therese Mattsson 4
De områden vi särskilt ska fokusera utvecklingsarbetet inom är: Kompetens Insatser för att stärka kompetenser kommer att behövas, dels för att vi har ett stort antal medarbetare som lämnar på grund av pension, dels kommer arbetsuppgifter och kompetens att förändras när vissa arbetsuppgifter avvecklas och andra tillkommer på grund av de omställningar av arbetssätt som måste genomföras. Processtyrning Att få processtyrningen i Tullverket att fungera ännu bättre är en framgångsfaktor i utvecklings- och förbättringsarbetet. Då säkerställer vi att vi får effektivitet i utvecklingsarbetet, som ju är ett kostsamt arbete både i personalresurser och pengar. Kultur Den omställning och modernisering av arbetet som Tullverket står inför kommer att kräva att vi arbetar aktivt med attityder, förhållningssätt och engagemang. Ledarskap Motivation och kompetens blir viktiga aspekter av verksamheten vilket förstås påverkar chefer och ledarskap inom Tullverket. Vi behöver därför satsa mer på ledarskapsutveckling, med fokus på att vara ledare i en organisation som förändras. Vi ska vara medvetna om att det närmsta året kommer att innebära både tuffa utmaningar och en hård belastning. Men jag är övertygad om att vi tillsammans kommer att ta tagit avgörande steg mot ett modernare och effektivare Tullverk när året är slut. Therese Mattsson Generaltulldirektör 5
Verksamhetsplanen visar prioriteringarna för 2015 Verksamhetsplanen beskriver de viktigaste prioriteringarna för det kommande året och förklarar vilket resultat Tullverket ska uppnå och vad som ska följas upp. Tullverkets verksamhetsplanering delas in i en strategisk, taktisk och operativ del. Verksamhetsplanen beskriver den strategiska och den taktiska delen. Med utgångspunkten i verksamhetsplanen slutför kärn- och stödverksamheten den operativa planeringen genom att ta fram egna handlingsplaner. Den strategiska delen i verksamhetsplanen ger en helhetsbild av Tullverkets uppdrag och mål, samt beskriver den långsiktiga inriktningen för arbetet. För att få en bättre framförhållning har Tullverket infört en treårsplanering för verksamhet, utveckling, personal och budget. I den taktiska delen beskrivs arbetet med att omsätta de mål och uppdrag som regeringen ger i regleringsbrevet. Här beskrivs också vad Tullverket måste åstadkomma under året, samt hur arbetet ska genomföras. I den taktiska delen presenteras även uppdrag och utvecklingsprojekt för 2015, uppdrag för hantering av prioriterade risker och satsningsområden, budgeten för 2015, samt en redogörelse för rutinerna för verksamhetens uppföljning. Tullverket styrmodell Tulverkets styrmodell har till syfte att tydliggöra hur styrningen ska gå till och vilka delar som ingår i styrningen. Styrmodellen beskriver hur styrningen ska bedrivas utifrån det uppdrag som Tullverket har givits av riksdag och regering. Det är en viktigt del i Tullverkets styrning att kunna leverera det som regeringen efterfrågar på rätt sätt, i rätt tid och med hög kvalitet. Detta gäller exempelvis årsredovisning, budgetunderlag, halvårsredovisning, prognoser i Hermes. Även EU är en viktig aktör i den externa styrningen av Tullverket, då vi ingår i EU:s tullunion och stora delar av Tullverkets verksamhet lyder under EUlagstiftningen. Tullverkets styrning är uppdelad i tre olika tidshorisonter: lång sikt 5 år, medellång sikt 3 år och kort sikt 1 år. Tullverkets vision utgör ett långsiktigt ställningstagande för hur Tullverkets verksamhet ska utvecklas. Tullverkets vision bryts ned i Målbild 2020 som beskriver i vilken riktning Tullverket ska utvecklas under de närmsta åren. Målbilden ska under året kompletteras med ett börläge som mer konkret visar hur Tullverket ska utvecklas. Styrningen på lång och medellång sikt framgår av verksamhetsplanens strategiska del. Den strategiska delen är rullande och revideras varje år. Styrning på medellång sikt sker bland annat genom treårsplaneringen. Styrningen på kort sikt framgår i verksamhetsplanens taktiska del. Den innehåller planeringen för kommande år och består av budget och uppdrag, resultatindikatorer för målen i regleringsbrevet, mått för Tullverkets slutprestationer, samt utvecklingsagendans projekt och uppdrag. 6
Varje avdelning ska utifrån styrningen i verksamhetsplanen ta fram en handlingsplan för avdelningens verksamhet kommande år. Ett resultatkontrakt tecknas mellan GD och avdelningschefen om att handlingsplanen ska följas. Nedan visas en bild av hur styrningen hänger ihop, från uppdrag från regeringsuppdrag till operativa handlingsplaner. Figur 1. Tullverkets styrmodell 7
Verksamhetsplanens strategiska del Den strategiska delen i verksamhetsplanen beskriver vilka mål Tullverket ska arbeta mot och hur Tullverket ska arbeta för att nå dessa. Den strategiska delen klargör innebörden i Målbild 2020 och kopplingen mellan denna och övriga inriktningar, samt redogör för olika ställningstaganden som ska vara styrande för den taktiska planeringen. Tullverkets verksamhet Detta kapitel beskriver Tullverkets uppdrag och vilken verksamhet som ska bedrivas med utgångspunkt i uppdraget. Vidare beskrivs hur Tullverket ska arbeta med uppdraget. Uppdrag Tullverkets uppdrag utgår ifrån förordning (2007:782) med instruktion för Tullverket. Enligt instruktionen ska Tullverket fastställa och ta ut tullar, mervärdesskatt 1 och andra skatter samt avgifter så att en riktig uppbörd kan säkerställas, samt övervaka och kontrollera trafiken till och från utlandet så att bestämmelser om in- och utförsel av varor följs. Instruktionen tydliggör vidare att när Tullverket fullgör sina uppgifter ska det verka för att kostnaderna för tullprocedurerna minimeras såväl för näringsliv och allmänhet som inom Tullverket. Tullverket ska vidare tillhandahålla en god service så att den legitima handeln med tredje land underlättas i största möjliga utsträckning och så att det legitima varuflödet inom Europeiska unionen inte hindras. Tullverket ska kontinuerligt följa samhällets utveckling och styra resurserna till prioriterade områden och på så vis möta krav som ställs på oss både på kort och lång sikt. I Tullverkets uppgift ligger också att organisera sig på ett sätt som bidrar till en effektiv verksamhet. Genom strategisk styrning nås de långsiktiga effekter som Tullverket strävar efter. De effekter som verksamheten ska sträva efter att uppnå är följande: Säkerställa tull, skatt och andra avgifter för att säkra finanseringen av offentlig sektor, samt att bidra till att säkerställa konkurrensneutral handel. Motverka och bekämpa organiserad brottlighet. Skydda medborgare i Sverige och EU från hot mot hälsa, miljö och säkerhet. Förebygga uppkomsten av hot mot hälsa, miljö och säkerhet, organiserad brottslighet och undandragande av tull, skatt och andra avgifter. Vision ETT TULLVERK Med effektiva och moderna arbetsmetoder förenklar vi det legala och förhindrar det illegala. 1 Från och med den 1 januari 2015 ska momsregistrerade företag redovisa sin importmoms till Skatteverket i stället för till Tullverket. Det kommer inte att finnas några övergångsregler eller undantag. Företag som inte är momsregistrerade ska dock fortsätta redovisa sin importmoms till Tullverket. 8
Målbild 2020 Målbild 2020 utgör en fortsättning på Målbild 2015. Målbilden beskriver ett önskat läge för hur Tullverket ska fungera och arbeta för att uppfylla uppdraget 2020. Förmågan att uppnå uppdraget säkerställs främst genom att följande åtta områden utvecklas: Ledning och styrning ur ett helhetsperspektiv Ökad analysförmåga Bättre samverkan Ökad självbetjäning Fler standardiserade lösningar Ökad grad av automatiserat informationsflöde Mer flexibelt resursutnyttjande Ökad grad av ständiga förbättringar/vardagsförbättringar Dessa områden kommer sammantaget att innebära att myndigheten arbetar på ett annat sätt än idag. Principer för hur verksamheten ska bedrivas För att Tullverket ska kunna nå Målbild 2020 har följande principer beslutats för hur verksamheten ska bedrivas. Dessa principer berör Tullverkets värdegrund, processtyrning och vägledande strategier. I planeringsarbetet ska hänsyn tas till dessa principer. I detta avsnitt finns en kortfattad redogörelse för dessa principer. Värdegrund Tullverkets värdegrund vilar på den gemensamma värdegrund som gäller för alla som arbetar inom statsförvaltningen. Värdegrunden är en förutsättning för visionen om ETT TULLVERK och utgångspunkten för hur all verksamhet inom Tullverket genomförs. Värdegrunden lägger grunden för hur vi arbetar och behandlar varandra och hur vi förhåller oss till omvärlden. Dessutom skapar den förutsättningar för att realisera Tullverkets mål och inriktning. Helhetssyn I ETT TULLVERK ser vi till helheten. Genom att vi är professionella och drar nytta av allas kompetenser och erfarenheter ökar vår förmåga att lösa uppgifter. Vi samverkar internt och externt, och vi når våra utmanande mål. Ansvarstagande Vi tar ansvar för våra handlingar gentemot varandra, våra uppdragsgivare, våra kunder och allmänheten. Alla vågar fatta och genomföra beslut. Vi tar ansvar för vår egen och Tullverkets utveckling. Vi har tillit till varandra och bemöter varandra med respekt. Nytänkande Allas idéer och erfarenheter är viktiga och alla bidrar i arbetet med Tullverkets utveckling. Vi arbetar i en verksamhet i ständig utveckling, där nytänkande och förmåga till förnyelse är en förutsättning för vår framgång. 9
Processtyrning För att skapa en mer ändamålsenlig styrning och uppföljning har Tullverket infört processtyrning. Syftet är att förbättra möjligheterna att uppnå Målbild 2020, få en bättre helhetssyn, samt att förstärka utvecklingsmöjligheterna som finns i verksamheten. Processtyrning utgör tillsammans med resultatstyrning de primära styrverktygen för Tullverket att uppnå uppsatta mål på ett effektivt sätt. Verksamheten som bedrivs i kärnprocesserna utförs i regel av flera delar av organisationen. Med processperspektivet identifieras hur de olika delarna av organisationen samverkar för att på bästa sätt åstadkomma de resultat som Tullverket har i uppdrag att uppnå. För varje kärnprocess finns en processchef som ansvarar för att planera, följa upp och utveckla respektive process. Processerna ska utvecklas på ett sådant sätt att de blir ändamålsenliga, effektiva och flexibla. Figur 2. Tullverkets övergripande processkarta 10
Verksamhetsstrategin Verksamhetsstrategin innehåller de långsiktiga prioriteringar som gäller för Tullverkets verksamhet och utgör strategin för att realisera Målbild 2020. För att utveckla verksamheten och därmed långsiktigt skapa möjligheter att uppfylla Tullverkets uppdrag krävs en omfattande omställning i arbetssätt i kärnverksamheten. Analys, selektering och kontroll är särskilt viktiga områden att utveckla för att Tullverket ska kunna utföra sitt uppdrag. Figur 3. Omställning verksamhet För att skapa enhetliga arbetssätt som möjliggör automatisering av processer behöver Tullverket öka standardisering och automatisering av arbetsflöden. Genom standardisering och automatisering frigörs tid och resurser som kan användas där de bäst behövs. Tullverket måste stärka sin förmåga att snabbt ställa om sina resurser till där de bäst gör nytta. Detta påverkar på ett genomgripande sätt arbetssätt, rolldefinitioner, kompetens, resurshantering, samt planering och uppföljning. Genom kompetensbreddning och ökad tillgång till information ska medarbetarna i kärnverksamheten få en ökad helhetssyn, vilket ökar förmågan till flexibilitet. En ökad selekteringsförmåga ställer krav på bland annat ett integrerat arbetssätt inom analys och underrättelse, ökad analysförmåga och förbättrad samverkan internt såväl som externt. Verksamhetsstrategin betonar ökat fokus på ledarskap och kontinuerlig förändringsledning för att uppnå värderealisering. Förändringsledning kräver ett proaktivt förhållningssätt hos chefer och förmågan att ge medarbetare rätt förutsättningar att ta till sig förändringar. Effektiv förändringsledning handlar huvudsakligen om att chefer tar sitt ansvar och agerar i enlighet med fattade beslut och genomför beslutande förändringar. Förändringsledning handlar också om att chefer på ett medvetet sätt skapar förutsättningar för nödvändiga beteendeförändringar för att Tullverket ska nå sina mål och lyckas i sitt uppdrag. Genom en tydlig kommunikation och ledning, ett starkt ägarskap för kommande förändringar i verksamheten, samt medarbetares delaktighet och engagemang uppnås förväntade effektmål inom organisationen. 11
Genom att omsätta verksamhetsstrategin i arbetet med att utveckla kärnprocesserna uppnås en tydligare riktning i verksamheten, en större enhetlighet i handläggningen av ärenden, bättre användning av Tullverkets resurser och ett så bra kontrollresultat som möjligt. Verksamhetsstrategin ska användas som ett stöd i den årliga planeringen för att säkerställa att de långsiktiga prioriteringar som gäller för kärnverksamhet följs. Som en hjälp i detta arbete kan följande frågor användas: Har verksamheten jag ansvarar för en tydlig riktning? Ökar vi enhetligheten genom att bedriva verksamheten på det sätt vi planerat? Används resurserna inom vår del av verksamheten på ett så bra sätt som möjligt ur ett helhetsperspektiv? Har prioriteringar gjorts på ett sådant sätt att vi optimerar Tullverkets kontrollresultat? Stödjande strategier De stödjande strategiernas syfte är att ge vägledning i hur kärn- och stödverksamheten ska bedriva och utveckla sin verksamhet. De fem stödjande strategierna presenteras kortfattat nedan. Kontrollstrategin Kontrollstrategin tar sin utgångspunkt i att kontroll, service och information ska samordnas på ett sådant sätt att det är möjligt att göra rätt från början utan att det uppstår risk för uppbördsbortfall. Syftet med kontroller och sanktioner är att stärka och upprätthålla normer. Kontroller ska i huvudsak riktas mot avsiktliga och allvarliga fel och träffsäkerheten måste därför vara hög. För att kunna öka träffsäkerheten ska Tullverket förbättra kunskapen om varuflödet och därmed stärka arbetet med att förenkla för det legala och förhindra det illegala. Figur 4. Tullverkets kontrollstrategi 12
Kontrollstrategin illustreras i en triangel där olika typer av samverkan är det viktigaste i triangelns bas, medan kontroller av olika slag blir viktigare instrument ju högre upp i figuren man kommer. Kanalstrategin Kanalstrategin ska vara styrande och vägledande genom att vara ett stöd när beslut ska tas om vilka kanaler myndigheten ska prioritera, utveckla, behålla, avveckla eller utvärdera i sitt kommunikationsarbete. Den ska även vara ett stöd för myndigheten i samarbetet med andra aktörer samt ge medarbetare och chefer en helhetssyn på kanalanvändningen. Kanalstrategin består av tre övergripande inriktningar för utveckling och användning av Tullverkets kanaler. Styrning till elektroniska kanaler. Behovsdriven utveckling. Ett ansikte utåt förutsätter en väl fungerande intern kommunikation och internt kända rutiner. Dessa inriktningar ska bidra till att Tullverket lyckas med sitt uppdrag om att säkerställa korrekt uppbörd och efterlevnad av in- och utförselbestämmelserna. De ska även stödja arbetet med att nå Målbild 2020 med högre kvalitet och kortare ledtider. Tullverket ska intensifiera arbetet med att förverkliga kanalstrategin, det vill säga Tullverket ska i allt större utsträckning styra information och tjänster till elektroniska kanaler. IT-strategin Tullverkets IT-strategi sätter verksamhetens behov i centrum och ger riktlinjer för hur ITverksamheten ska bedrivas för att framtida krav på Tullverket ska kunna mötas. ITverksamheten präglas av en hög kostnadseffektivitet genom att största nytta erhålls i kärnverksamheten till lägsta möjliga kostnad för leveransen av IT avseende utveckling, förvaltning och drift. Tullverket ska förbättra sin förmåga att överväga och använda lösningar med IT-sourcing för att säkra hög leveransförmåga och förväntad verksamhetsnytta. Kompetensstrategin Tullverkets kompetensstrategi syftar till att säkerställa organisationens kompetensbehov, intern rörlighet samt aktivt främja kompetensöverföring och lärande inom ramen för Tullverkets vardag. Kompetensstrategin bygger dessutom på Tullverkets värdegrund och tar sin utgångspunkt i ett aktivt medarbetarskap, och hos motiverade chefer och ledare som tydligt styr verksamheten mot uppsatta mål. Strategin för stödverksamhetens utveckling 2015 2018 Syftet med strategin är att stödverksamheten långsiktigt ska minska i relation till kärnverksamheten för att säkerställa tillräckliga operativa resurser. Med stödverksamhet avses all verksamhet som ger stöd till kärnverksamheten, oavsett om den organisatoriskt hör till kärnverksamheten eller inte. 13
Strategiska utgångspunkter för kommande planeringsperiod I detta avsnitt presenteras de utgångspunkter som är strategiskt viktiga att ta hänsyn till i det kommande planeringsarbetet. Ekonomiska förutsättningar För 2015 prioriterar Tullverket förändringsarbetet och tillför såväl mer budgetmedel som personella resurser. Tullverket har sedan tidigare erhållit extra anslag för åren 2013 2017 om totalt 102 miljoner kronor för arbetet med utveckling i programmet Elektronisk tull. I höständringbudgeten beslutades om en ytterligare engångsvis ökning om 75 miljoner kronor. Dessa 75 miljoner kronor får användas under verksamhetsåret 2015. Åren därefter blir den ekonomiska situationen mer ansträngd varför det är viktigt att fullfölja det arbete som påbörjats 2014 med minskade lokalkostnader, frysta omkostnader och en inriktning där stödverksamheten minskar. Liksom för andra statliga myndigheter kommer Tullverket få en minskning av anslaget för att bidra till finansiering av regeringen beslutade prioriterade insatser. Årsarbetskrafter Från och med 2015 kommer Tullverkets avdelningar att ha en årlig lönebudget baserad på ett snitt av antal årsarbetskrafter per avdelning. Det innebär att varje avdelning själv ansvarar för att säkerställa att rätt antal rekryteringar görs inom beslutad numerär av årsarbetskrafter. Avdelningarna ska därmed hantera alla händelser, såsom rekrytering, pensioneringar, byte av arbete internt eller externt, samt tjänstledigheter, inom den egna avdelningen utan tilläggsbeslut. I och med den höjning som Tullverket erhållit i 2014 års höständringsbudget finns ett stort utrymme för avdelningarna att förtidsrekrytera under 2015. Det är viktigt att den rekrytering som sker säkrar Tullverkets kompetensbehov för många år framöver. Geografisk närvaro Tullverket verkar i hela landet, men finns främst vid gränsorter med större resande- och godsflöden, i huvudsak i Stockholm, Göteborg och Malmö. Behovet av geografisk närvaro och öppettider ses kontinuerligt över. Under 2015 kommer tullklareringsexpeditionen i Jönköping att stängas, då ärendemängden minskat och behovet av klareringsverksamhet inte längre kvarstår. Satsningsområden Utvecklings- och förändringsarbete i Tullverket ska särskilt inriktas mot vissa satsningsområden som ledningsgruppen beslutat om. Det innebär att projekt och löpande förbättringsåtgärder ska prioriteras med utgångspunkt i dessa områden. Satsningsområdena överensstämmer med och stärker Målbild 2020 och verksamhetsstrategin. Inom respektive satsningsområde pågår eller planeras förändringsaktiviteter. Kultur Behovet av att modernisera och utveckla Tullverket innebär att vi behöver arbeta mer med attityder, förhållningssätt, vilja och engagemang. Idag pågår ett uppdrag som handlar om att identifiera kulturella framgångsfaktorer respektive hinder för att nå Tullverkets mål. Resultaten kommer att användas för att ta fram riktade insatser som stärker arbetet med att gå från ord till handling när det gäller att leva vår värdegrund. 14
Processorientering Processorientering är en viktig framgångsfaktor för att utveckla och effektivisera Tullverket. Det är därför viktigt att säkerställa och tydliggöra processtyrning i verksamheten. Idag pågår arbete med bland annat processgenomlysningar. Ledarskap Ledarskap som satsningsområde omfattar framför allt ledarskapsutveckling för att stödja bland annat ständiga förbättringar och förmåga att driva igenom svåra beslut. Idag anordnas chefsdagar där olika frågor behandlas. Kompetens Satsningsområdet är inriktat på att stärka kompetenser som anses viktiga. Exempel på kompetenser som behöver utvecklas är analysförmåga (underrättelser), logistik (både hur näringslivet hanterar logistik och hur varuflödet ser ut), samt affärssystem och samverkan med näringslivet. Under 2014 har satsningar på utbildning skett framför allt genom breddning av kompetens inom gränsskyddsverksamheten. Utvecklingsagendan 2015 2017 För att genomföra de förändringar som behövs för att nå Målbild 2020 finns Utvecklingsagendan 2015 2017 som är Tullverkets projektportfölj för de kommande tre åren. Den innehåller de samlade planerna för programmen Elektronisk tull, Ett integrerat och effektivt Tullverk (Förändringsprogrammet), samt portföljen Fortsatt Tullverk. Därutöver pågår ett arbete med att ständigt förbättra verksamheten i vardagen. Det finns ingen inbördes prioritering mellan programmen och portföljen i utvecklingsagendan, de är alla lika viktiga för att Tullverket ska nå sin målbild. Fyra ingående projekt har dock prioriterats högre än övriga projekt och de är Ankomst och presentation sjöfart, Lönehantering, Taktisk partner samt Importmoms till Skatteverket. Eftersom arbetet utförs i tillfälliga projekt är det mycket viktigt att verksamheten frigör efterfrågade resurser till utvecklingsverksamheten, enligt vad som beslutats i Utvecklingsagendan 2015 2017. Ett integrerat och effektivt Tullverk I programmet Ett integrerat och effektivt tullverk (Förändringsprogrammet) drivs förändringar och projekt som bland annat syftar till att skapa förutsättningar för standardisering och automatisering. De kan också syfta till att öka selekteringsförmågan med förbättrad träffsäkerhet vid kontroll av varuflödet, att förstärka en kultur som stödjer förändring genom att bejaka ett nytt sätt att leda och styra i förändring eller att ITverksamheten bättre kan stödja kärnverksamheten på ett säkert, kostnadseffektivt och användarvänligt sätt. Elektronisk tull Programmet Elektronisk tull ska i först hand hantera de förändringar som krävs av Tullverket utifrån den förändring av tullagstiftningen som sker inom EU. Arbetet med att utveckla och införa elektronisk tullhantering utgör en utmaning som både direkt och indirekt kommer att påverka samtliga verksamheter inom Tullverket. Programmet Elektronisk tull ska även se till att ta tillvara de möjligheter till effektiviseringar som finns i förändringarna. 15
Fortsatt Tullverk Inom portföljen Fortsatt Tullverk hanteras olika typer av förändringar som kontinuerligt krävs för att Tullverket ska kunna fortsätta leverera goda resultat. Merparten av dessa förändringar är IT-relaterade. Risker Inom ramen för arbetet med att säkerställa intern styrning och kontroll identifieras och hanteras kontinuerligt risker som på olika sätt negativt kan påverkar Tullverkets uppdrag. De risker som Tullverket bedömer mest angelägna att åtgärda är följande. Risk för att Tullverkets utvecklingsprojekt och andra uppdrag inte får avsett resultat eller effekt. Risk för att Tullverket inte använder budgetmedel där de behövs bäst. Risk för att Tullverket åsidosätter väsentliga regelverk. Risk för att våra kontroller inte ger önskat resultat. Dessa risker hanteras bland annat i specifika uppdrag som redovisas i verksamhetsplanens taktiska del. 16
Treårsplanering För att få en bättre framförhållning i planeringsarbetet har Tullverket infört en treårsplanering för vissa områden för åren 2015 2017. Inför 2015 har en treårig inriktning satts för utvecklingen av kärnprocesserna resurser i relation till varandra. Vidare har målnivåer för 2015-2017 satts för budget, årsarbetskrafter och resultatindikatorer. Treårsplaneringen är rullande och målnivåerna revideras på ledningsgruppens årliga planeringskonferens. Inriktning för kärnprocesserna 2015 2017 För kärnprocesserna kommer resurserna sammantaget att minska i alla processer, eftersom totalmängden resurser kommer att minska. För att nå en minskad resursanvändning på totalen för kärnprocesserna ska faktorer som exempelvis samverkan, arbetsmetoder, förmåga till prioritering och tillgång till IT-stöd utvecklas. Den tänkta inriktningen innebär att mängden nedlagda resurser i processen Analys och underrättelse ska minska i omfattning i takt med att selekteringen förbättras och att nya verktyg och metoder implementeras. När antalet tillstånd minskar innebär det att resurserna i processen Hantera tillstånd kan minska och att det ska ske utan att resultaten försämras. Processen Klarera varor och transportmedel påverkas i hög grad av utökningen av elektronisk tullhantering och kommer resursmässigt att minska. Processerna Genomföra fysisk kontroll och Följa upp operatör och ärende kommer att behöva förstärkas eftersom mängden kontroller för att säkerställa uppbörden behöver öka, i linje med EU-kommissionens önskemål. När det gäller processen Hantera brott behöver resursåtgången i denna process öka på sikt. I nedanstående tabell redogörs för utvecklingen av processernas resurser i relation till varandra, inom den totalt minskande ramen för åren 2015 2017. Process 2015 2016 2017 Analysera och selektera oförändrat oförändrat minska Hantera tillstånd oförändrat oförändrat minska Klarera varor och transportmedel oförändrat oförändrat minska Genomföra fysisk kontroll oförändrat oförändrat öka Följa upp operatör och ärende oförändrat öka öka Hantera brott oförändrat oförändrat öka Tabell 1. Resursutvecklingen för respektive kärnprocess för åren 2015 2017 Analysera och selektera Syftet med processen Analysera och selektera är att bearbeta information för att producera underrättelseprodukter, på strategisk, taktisk och operativ nivå, med målsättningen att öka träffsäkerheten i kontroller. Från och med den första januari 2015 skapas en ny organisatorisk ram för underrättelsearbete inom Tullverket genom ett nytt kompetenscenter, KC Analys och underrättelse. Detta 17
kompetencenter kommer att ha huvudansvaret för verksamheten inom processen Analysera och selektera. För att kompetenscentret ska kunna ta ansvar för underrättelseverksamheten är det av stor betydelse att kommunikationen och samspelet mellan det nya kompetenscentret och övriga kompetenscenter fungerar. Förmågan att leverera underrättelsestöd till de övriga processerna är central för att Tullverkets mål och inriktningar ska kunna nås. Under 2015 ska den framtagna och beslutande underrättelsemodellen omsättas i praktiken vilket inte bara omfattar processen Analys och underrättelse utan berör samtliga kärnprocesser. Hantera tillstånd Syftet med processen Hantera tillstånd är att utfärda tillstånd till de sökande som uppfyller gällande tillståndskrav, samt att övervaka och följa upp att villkoren i tillstånden följs. Tillståndsgivningen kommer att i hög grad påverkas av de nya import- och exportprocedurerna och harmoniseringen med EU. Processen Hantera tillstånd ska i så stor utsträckning som möjligt automatiseras och standardiseras. Det innebär dels att processen effektiviseras genom att manuellt arbete reduceras, dels att kvaliteten förbättras genom att frigjord tid kan läggas på att säkerställa att kraven i villkoren uppfylls. Som en konsekvens av den nya tullkodexen kommer ett omställningsarbete behöva genomföras under en övergångsperiod, vilket kommer att öka arbetsbördan under de närmaste åren. På sikt innebär detta dock en minskning av det totala antalet tillstånd. Utvecklingen kommer att leda till ett minskat resursbehov för tillståndsgivningen. Klarera varor och transportmedel Syftet med processen Klarera varor och transportmedel är att efter nödvändiga kontroller kunna fatta beslut om att frigöra en vara till ett tullförfarande samt att skapa underlag för debitering av tullskuld och ärende- samt handelsstatistik. Klareringsverksamheten kommer under de närmaste sex åren att genomgå en omfattande förändring till följd av införandet av elektronisk tullhantering. Genom att hantering av deklarationer automatiseras och standardiseras kommer behovet av att utföra manuella arbetsuppgifter i form av registreringar och valideringar att minska. Arbetsuppgifter vid lokala klareringskontor kommer att förändras i och med att det finns en större möjlighet att kunna ha en flexibel ärendehantering, men även ett större utrymme att genomföra kontroller bland de ärenden som behöver åtgärdas. Elektronisk hantering av tullagerförfarandet kommer att innebära ett minskat behov av manuell handläggning, men ger utökade kontrollmöjligheter. Förändringarna inom klareringsverksamheten kommer att få omfattande påverkan inom de flesta verksamheter inom Tullverket. Inte minst innebär det att Tullverket i ökad utsträckning kommer att fokusera på kontroll och uppföljning. Genomföra fysisk kontroll Syftet med processen Genomföra fysisk kontroll är att övervaka och kontrollera trafiken till och från utlandet så att bestämmelser om in- och utförsel av varor följs, säkerställa rätt uppbörd, kontrollera att skattskyldighet för punktskatt säkerställs, samt öka trafiksäkerheten. Under senare år har antalet fysiska kontroller ökat liksom antalet beslag. Framöver ska värdet av beslagen öka i större utsträckning än antalet beslag. Behovet av att göra rätt kontroller kommer således att öka, vilket kräver ett stärkt samspel med Tullverkets 18
underrättelseverksamhet. Kontroller ska i ökad utsträckning styras av utfall i selektering och av underrättelseinformation. Till stöd för inriktning av processen Genomföra fysisk kontroll finns kontrollstrategin. Inriktningen för processen Genomföra fysisk kontroll kommer med införandet av elektronisk tullhantering och i linje med EU-kommissionens önskemål, att i ökad utsträckning omfatta både uppbörd och bestämmelser om in- och utförsel av varor. För att kunna genomföra kontroller i hela varuflödet finns behov av att bredda kompetensen för personalen som arbetar inom processen Genomföra fysisk kontroll, vilket på sikt kommer att innebära att processens resurser behöver öka. Följa upp operatör och ärende Processen Följa upp operatör och ärende syftar till att säkerställa korrekt uppbörd och att deklarations- och uppgiftsskyldigheten samt bestämmelserna om in- och utförsel av varor följs. Den ökade elektroniska hanteringen ger förbättrade kontrollmöjligheter och tillsammans med en resursförstärkning kommer detta att kunna leda till att vi i linje med EU-kommissionens önskemål har möjlighet att göra fler kontroller för att säkerställa uppbörden. I samband med genomlysningen av processen ska förslag på effektiviseringar tas fram. Hantera brott Syftet med processen Hantera brott är utreda brott och lagföra personer som begår brott för att beivra och minska brottslighet, upprätthålla konkurrensneutralitet och ett rättssäkert samhälle. Processen Hantera brott kommer att behöva förstärkas på lång sikt med anledning av det stora ärendeinflödet. Arbetet med att minska ärendebalanserna fortsätter, framför allt vad gäller ärenden rörande mängdbrott. För att effektivisera hanteringen av brott arbetar Tullverket för att snarast få tillgång till ett ändamålsenligt IT-baserat utredningsstöd. Inriktning för stödverksamheten Tullverkets stödverksamhet har ett styrande uppdrag, ett stödjande uppdrag, ett serviceuppdrag och ett kontrolluppdrag i förhållande till kärnverksamheten. I sitt styrande uppdrag ska stödverksamheten utveckla och tillhandahålla nödvändig styrning för de områden den ansvarar för enligt arbetsordningen. I det stödjande uppdraget bidrar stödverksamheten med specialist- och generalistkompetens och särskilda nationella resurser för att ge rådgivning och konsultation, samt informera och utbilda vid behov. I serviceuppdraget ska stödverksamheten ge service samt producera tjänster och produkter som svarar upp till kärnverksamhetens behov och avlastar deras operativa verksamhet. Stödverksamheten har en kontrollerande uppgift, som innebär att den inom sina respektive områden har en kvalitetssäkrande roll, utifrån lagar och förordningar, regleringsbrev, överenskommelser och avtal, styrdokument och andra beslut. I detta arbete ingår att förebygga och åtgärda brister, utvärdera och följa upp. Stödverksamheten ska bidra till att kärnverksamheten bedrivs så effektivt och rättssäkert som möjligt. Den ska leverera det kärnverksamheten behöver, men också föreslå möjliga förbättringar som kärnverksamheten själv inte känner till. Det innebär att stödverksamhetens planering måste ske i tät dialog med verksamheten. För att ett bra stöd ska kunna ges är det viktigt att dialogen och samspelet mellan kärnverksamhet och stödverksamhet fungerar, inte 19
minst i de fall då stödverksamheten finns i en annan avdelning. Det gäller såväl mellan de avdelningar som tillhandahåller enbart stödverksamhet som mellan dessa och de avdelningar som huvudsakligen har kärnverksamhet. Stödverksamheten ska vara så liten som möjligt i förhållande till sitt uppdrag och manuella rutiner ska i så hög grad som är möjligt automatiseras och standardiseras. Stödverksamhetens serviceuppdrag ska, när så är lämpligt, vara uttryckta i tjänster, efterfrågestyrda och fastställda genom behovsdialoger. Stödverksamheten ska minska mer än kärnverksamheten, relativt sett, i syfte att få ut mer resurser till produktionen. Inriktning för internationellt arbete Dagens globala samhälle med ökande internationell handel ställer krav på att risker i varuflödet kan identifieras. Tullverket deltar därför i omfattande nationella och internationella samarbeten i syfte att trygga en korrekt uppbörd och säkerhet i leveranskedjan. I det internationella arbetet ska Tullverket verka för att vårt uppdrag om uppbörd och restriktionerna inom området hälsa, miljö och säkerhet prioriteras. Särskilt viktiga områden är insatser för regel- och procedurförenklingar, rationell användning av IT, samt en effektiv riskhantering. Praktiska exempel i Tullverkets löpande verksamhet är att vi aktivt deltar i arbetet med förenklingar i den EU-gemensamma tullagstiftningen. Även arbetet inom EU:s tullunion med unionstullkodexen och e-tull (e-customs) är viktiga exempel. Tullverket har även fokus på dessa områden för att uppnå en god balans mellan förenklingar och kontroll för alla parter i leveranskedjan. Inom den brottsbekämpande verksamheten pågår ett kontinuerligt arbete med att förbättra informationsutbytet och operativt samarbete inom flera olika organ, bland annat Europol. Tullverket deltar i arbetet inom EU:s policycykel, EMPACT; i kampen mot grov och organiserad brottslighet. I praktiken innebär det operativt samarbete med andra brottsbekämpande myndigheter. 20