Uppdragsbeskrivning för JAK Medlemsbanks valberedning föreslås ersätta nuvarande uppdragsbeskrivning i JAKs reglemente, kap 6.2 1.1 Ställning och syfte Enligt stadgarna ( 14-15) ska JAK Medlemsbank ha en valberedning som utses av föreningsstämman. Valberedningen är föreningsstämmans organ med uppgift att bereda stämmans beslut i val- och arvodesfrågor. Valberedningens ledamöter ska tillvarata alla medlemmars gemensamma intressen och får inte obehörigen röja vad som förekommit i valberedningsarbetet. Valberedningens arbete pågår under hela verksamhetsåret, från stämma till stämma, i enlighet med arbetsprocessen beskriven nedan i detta dokument. 1.2 Dokumentets beslutsordning Uppdragsbeskrivningen ska fastställas, eller vid behov revideras, vid varje ordinarie föreningsstämma. Valberedningens sammankallande ansvarar för att uppdragsbeskrivningen kommuniceras och tillämpas i valberedningens arbete, bl.a. genom att samtliga ledamöter i valberedningen får del av beskrivningen. 2. Valberedningens sammansättning och beslutsförhet Valberedningen ska ha fyra till fem ledamöter, varav en väljs som sammankallande av stämman. Inom sig utser valberedningen en vice sammankallande. Ingen ersättare utses om ledamot i valberedningen lämnar sitt förtroendeuppdrag i förtid. Valberedningen måste dock bestå av minst fyra ledamöter. Om antalet ledamöter skulle understiga fyra ska ersättare utses på extra föreningsstämma eller på det sätt som ordinarie föreningsstämma beslutat t.ex. genom att ge valberedningen mandat att själva utse ersättare. Uppgifter om namnen på aktuella ledamöter i valberedningen ska finnas på JAK Medlemsbanks hemsida. Valberedningen ska sträva efter att fatta beslut i konsensus. Valberedningen är beslutsför då minst 3 av ledamöterna är närvarande. För giltigt beslut krävs att det biträds av minst tre ledamöter. Vid lika röstetal har sammankallande ej utslagsröst. 2.1 Valbarhet Följande ska beaktas för valbarhet till detta förtroendeuppdrag: Medlem i JAK Medlemsbank och införstådd med föreningens värdegrund och särart Känd i lokalavdelning samt om möjligt även på riksnivå Kunskap om föreningen, liksom engagemang och tid för uppdraget Brett kontaktnät inom föreningen Personlig integritet Vara lämplig och ha gott anseende Ej ha en pågående anställning, arvoderat uppdrag eller annat riksförtroendeuppdrag i JAK Medlemsbank Innan uppdraget accepteras ska valberedningsledamoten noga överväga huruvida en intressekonflikt föreligger Varje ledamot har en mandatperiod på maximalt tre år och kan sitta högst nio år i följd. Därefter kan omval till förnyat valberedningsuppdrag ske efter ett uppehåll av sex år.
2.2 Kompetens i valberedningen Förutom ovanstående kriterier, behöver valberedningen inom sig ha följande kompetenser Finansiell kompetens, i syfte att kunna identifiera och bedöma att såväl nya kandidater som sittande styrelseledamöter uppfyller de högt ställda krav som gäller för styrelseledamöter i finansiella institut Kunskaper i kompetensbaserad rekrytering, för att kunna identifiera, rekrytera och bedöma kandidater En till två ledamöter i valberedningen behöver besitta ovanstående kompetens. 3.1 Valberedningens uppdrag, ansvar och arvodering Valberedningen ska till föreningsstämman lämna förslag till styrelseordförande, styrelseledamöter, Etikråd, lekmannarevisorer samt förslag till externrevisorer. Valberedningen ska till stämman även lämna förslag till budget, arvoden inklusive arvodesregler för alla riksförtroendevalda, exklusive externrevisorerna. För mer information se Reglemente kap 9. Regler för arvoden och kostnadsersättningar för riksförtroendevalda. Valberedningen ska i sin nominering särskilt beakta kravet på mångsidighet och bredd och på att eftersträva en jämn könsfördelning. På JAK Medlemsbanks webbplats ska uppgift lämnas om hur medlemmar kan lämna förslag på lämpliga kandidater till olika förtroendeposter. 3.2 Styrelsens kompetens och färdigheter I finansiella institut krävs att styrelsen, utöver arbete med till exempel strategi och uppföljning av verksamheten, ska kunna fatta välinformerade beslut om till exempel riskaptit, riskstrategi och ramverk för riskhantering. Följande erfarenhetskriterier och kompetensområden ska alltid beaktas vid framtagande av kravprofil för styrelseordförande och styrelseledamot i JAK Medlemsbank: JAKs ideologi Ledarskap Samarbetsförmåga Finansiella marknader Rättsliga ramar och krav (finansiella regelverk, lagar, föreskrifter) Strategisk planering och förståelse av en banks affärsstrategi eller affärsplan och hur den genomförs Riskhantering (att identifiera, bedöma, övervaka, kontrollera och mildra de huvudsakliga typer av risker som en bank utsätts eller kan komma att utsättas för) Bedömningar av bankers effektivitet och av att skapa effektiv styrning, övervakning och kontroll Tolkning av kreditinstituts finansiella information och identifiering av viktiga frågor på basis av denna information samt lämpliga kontroller och åtgärder Utöver ovanstående kompetensområden kompletterar valberedningen kravprofilen med de specifika kompetensbehov som framkommit under valberedningens behovsanalys inför det aktuella valet.
Lekmannarevisor och Etikråd Lekmannarevisorer och Etikråd bör ha kompetenser som gör ledamöterna lämpliga att utföra de uppgifter som beskrivs i respektive uppdragsbeskrivning. 3.3 Arbetsprocess Valberedningen ska arbeta enligt en strukturerad process för att säkerställa väl underbyggda och genomarbetade förslag. Valberedningens arbetsprocess för verksamhetsåret utgörs av nio steg: 1. Planering av valberedningens arbete 2. Analys av bankens verksamhet 3. Fastställande av kriterier 4. Analys av sittande styrelse, lekmannarevision, Etikråd och externrevisorer 5. Rekrytering av kandidater 6. Inhämtande av nomineringar 7. Utvärdering och framtagande av förslag 8. Utvärdering och uppföljning av verksamhetsåret samt denna uppdragsbeskrivning 9. Deltagande i föreningsstämma 1. Planering av valberedningens arbete Valberedningen sammanträder strax efter genomförd föreningsstämma. Valberedningens sammankallande (nyvald eller omvald) och styrelsens ordförande (nyvald eller omvald) stämmer av översiktlig planläggning av valberedningens arbete. Därefter tar valberedningen fram en planering som ska vara så detaljerad som möjligt och innehålla hållpunkter för valberedningens aktiviteter och kommunikation, med hänsyn tagen till oförutsedda händelser. Nominering till nästkommande ordinarie stämma, skall vara valberedningen tillhanda senast den 31 december. Medlem som vill kandidera utanför valberedningens lagda förslag till post som ledamot, gör sin presentation själv. 2. Analys av bankens verksamhet Valberedningen ska vara väl insatt i JAK Medlemsbanks värderingar, ändamål, vision, strategier och mål. Vidare ska valberedningen vara väl insatt i vilka förutsättningar som gäller för bankens tillståndspliktiga verksamhet. Valberedningen ska också beredas insyn i vilka viktiga utvecklings- och förändringsprojekt som pågår i banken för att kunna identifiera relevanta kompetenskrav. 3. Fastställande av kriterier Grundläggande erfarenhetskriterier och kompetensområden anges i avsnitt 3.2. Valberedningen genomför en behovsanalys, där den kompetens styrelsen behöver besitta som kollektiv kartläggs. I detta steg ska valberedningen noga utvärdera och ta hänsyn till om framtiden kräver en annan kompetens än den som hittills behövts. Nya kompetensbehov kan föranledas av förändringar i bankens strategi eller verksamhet, förändringar i interna regelverk eller förändringar i externa regler och lagkrav. Valberedningen bör i detta steg inhämta information från ett brett spann av källor med insyn i bankens förutsättningar och aktuella behov, till exempel sittande styrelseledamöter, externrevisor, internrevisor, internrevisor, bankledning, etikråd, lekmannarevisorer, tillsynsmyndigheter och complianceansvarig.
Baserat på de samlade kompetenskriterierna formuleras en kravprofil. Även för lekmannarevisor och Etikråd görs en behovsanalys men den behöver i regel inte vara lika omfattande. 4. Analys av sittande styrelse I detta steg utvärderas den nuvarande styrelsen som kollektiv och individer i relation till de grundläggande kompetensområden som anges i 3.2 i kombination med de kriterier som fastställts i föregående steg. Valberedningen inventerar den kompetens som finns hos de befintliga styrelseledamöterna. Även för lekmannarevisor och Etikråd görs en analys. 5. Identifiering och rekrytering av kandidater Valberedningen ska ha ett strukturerat arbetssätt för att komma i kontakt med relevanta kandidater. Informationsspridning, annonsering och uppsökande verksamhet bör ske såväl genom JAK Medlemsbanks etablerade kanaler som i andra fora. Valberedningen ska så utförligt som möjligt informera kandidaterna om vilka krav som ställs på förtroendevalda i finansiell sektor utifrån ett externt regelperspektiv samt särskilt för styrelseledamöter om krav i finansiell sektor utifrån ett externt regelperspektiv. Alla av valberedningen identifierade kandidater till styrelse som anger att de är intresserade av att genomgå valberedningens utvärderingsprocess ska fylla i en skriftlig kompetensprofil. Kompetensprofilen ska baseras på de grundläggande kompetenskriterier som listas i avsnitt 3.2 i kombination med för de för året identifierade kompetensbehov som identifierats i processteg 3. Identifierade och intresserade kandidater till lekmannarevisor och Etikråd kan lämna en kompetensprofil skriftligt eller muntligt i den intervju som valberedningen gör. 6. Inhämtande av nomineringar Nomineringsprocessen i organisationen är viktig för att valberedningen ska få kännedom om lämpliga kandidater som inte redan finns i valberedningens ledamöters kontaktnät. Valberedningen ska tidigt under verksamhetsåret och därefter återkommande i ett brett utbud av informationskanaler uppmana föreningens medlemmar att kontakta valberedningen med nomineringar. Valberedningen ska också säkerställa att hela organisationen får tillgång till de grundläggande erfarenhetskriterierna och kompetensområdena. Medlemmar kan nominera sig själva till förtroendeposter. Valberedningen ska så utförligt som möjligt informera nominerade kandidater om vilka krav som ställs på förtroendevalda i finansiell sektor utifrån ett externt regelperspektiv samt särskilt för styrelseledamöter om krav i finansiell sektor utifrån ett externt regelperspektiv. Alla nominerade kandidater som anger att de är intresserade av att genomgå valberedningens utvärderingsprocess ska fylla i en skriftlig kompetensprofil. Kompetensprofilen ska baseras på
de grundläggande erfarenhets- och kompetenskriterier som listas i 3.2 i kombination med för de för året identifierade kompetensbehov som identifierats i processteg 3. Intresserade kandidater till lekmannarevisor och Etikråd kan lämna en kompetensprofil skriftligt eller muntligt i den intervju som valberedningen gör. 7. Utvärdering av kandidater, process och framtagande av förslag Valberedningen ska i utvärderingsprocessen behandla alla kandidater likvärdigt, oavsett om valberedningen själv rekryterat kandidaten eller om kandidaten nominerats av en medlem eller av sig själv. Valberedningen ska intervjua de kandidater som valberedningen anser uppfylla stora delar av kravprofilen. I det fall av valberedningen nominerad kandidat saknar viktiga kompetenser och färdigheter som ingår i kravprofilen ska kompetensutvecklingsbehov identifieras och om kandidaten blir vald kommuniceras denna till den aktuella ledamoten och styrelsens ordförande. På detta sätt kan ledamoten och styrelseordföranden säkerställa att de områden som saknas ingår i ledamotens kompetensutvecklingsplan för året. Styrelse Valberedningen ges möjlighet att ta hänsyn till den kollektiva kompetensen i bankens styrelse. Det innebär att enskilda kandidater och styrelseledamöter tillåts ha vissa brister i sin erfarenhets- och kompetensprofil under förutsättning att dessa brister till övervägande del vägs upp av övriga ledamöter. Det är viktigt med mångfald bland styrelseledamöterna, och att ledamöternas kompetens kompletterar varandra. I samband med utvärderingsprocessen gör valberedningen en lämplighetsbedömning av de kandidater valberedningen avser att nominera. Inför lämplighetsbedömningen ska följande dokumentation överlämnas till valberedningen från de kandidater som planeras ingå i valberedningens förslag: a) Utdrag ur Rikspolisstyrelsens belastningsregister, lämnad i obrutet originalkuvert. b) Information om pågående civilrättsliga, administrativa eller disciplinära ärenden c) Kreditupplysning UC och utdrag från Kronofogdemyndigheten d) Utdrag från Bolagsverket. e) Uppgift om och referenser från pågående och tidigare relevanta befattningar och uppdrag. Det samlade bedömningen görs slutligen på grundval av följande bedömningskriterier: Kunskap och erfarenhet om JAK Medlemsbank, dess historia, ideologi, mål och visioner. Kandidatens anseende med beaktande av privat och yrkesmässigt uppträdande, lagbrott och administrativa överträdelser, yrkesprestationer och ekonomisk ställning Teoretiska och praktiska erfarenheter med beaktande av utbildningsnivå och inriktning. Kunskaper och förvärvad erfarenhet av finansiella tjänster, finansiella regelverk och krav, strategisk planering och utveckling, riskhantering samt tolkning av finansiell information Styrningskriterier med beaktande av potentiella intressekonflikter, uppdragets tidsåtgång, styrelsens sammansättning och kollektiva kompetens Lekmannarevisor och Etikråd Lämplighet, intressekonflikter och möjlighet att uppfylla arbetsuppgifter angivna i reglementet ligger till grund för förslag till val av lekmannarevisor och Etikråd.
8. Utvärdering och uppföljning Inför stämman i uppdragets slutskede genomförs en utvärdering och uppföljning av arbetet under verksamhetsåret samt av denna uppdragsbeskrivning. Eventuella slutsatser från denna delges stämman samt den nyvalda valberedningen. 9. Deltagande i föreningsstämma Valberedningen ska närvara vid föreningsstämma för att presentera sitt samlade förslag till styrelse, Etikråd, lekmannarevisorer och externrevisorer, lägga fram förslag på budget, arvodesregler och ersättning till samtliga riksförtroendevalda, samt redogöra för sitt arbete under året. 3.4 Presentation av valberedningens förslag Valberedningens förslag ska presenteras på JAK Medlemsbanks webbplats vid tidpunkt för kallelse till föreningsstämma där styrelse- eller revisorsval ska äga rum. Valberedning ska också i sin presentationen lämna ett motiverat yttrande beträffande sitt förslag till styrelse. Yttrandet ska även innehålla en kort redogörelse för hur valberedningens arbete har bedrivits under verksamhetsåret. Valberedningens presentation av ledamot som föreslås för nyval eller omval ska innehålla uppgift om om födelseår samt huvudsaklig utbildning och arbetslivserfarenhet, relevanta pågående och tidigare uppdrag vid omval, vilket år ledamoten invaldes i styrelsen, Etikråd respektive lekmannarevision Utanför valberednings uppdragsbeskrivning Val av valberedning En sammanställning bestående av lämpliga och vidtalade personer från olika lokalavdelningar bör göras i god tid, gärna vid lokalavdelningarnas årsmöten under januari-mars. Dessa ska hållas tillgängliga vid föreningsstämman som underlag för den valberedningsgrupp som då utses för att förbereda valet av valberedningen. Stämman ska välja ledamöter till valberedningen som bedöms besitta erforderlig kompetens för att i sin tur kunna identifiera, rekrytera och utvärdera kandidater som uppfyller de högt ställda krav som gäller styrelseledamöter i finansiella institut. Presentation av övriga kandidater (utanför valberednings nominering) Styrelsen För de fall övriga nominerade, som inte ingår i valberedningens förslag, kvarstår som kandidater till förtroendeuppdrag i styrelsen, ska även dessa ges möjlighet till presentation på JAK Medlemsbanks webbplats. Kandidaten levererar information för publicering till VD. Samtliga kandidater bör vara tillkännagivna när kallelse till föreningsstämma når bankens medlemmar. För att stämman ska kunna göra lämplighetsbedömning av en övrig kandidat ska kandidaten vid föreningsstämman hålla den dokumentation tillgänglig som listas i processteg 7 i valberedningens arbetsprocess, samt beskrivning av hur kandidaten lever upp till de grundläggande kompetenskriterier som listas i avsnitt 3.2.
Etikråd och lekmannarevisor För de fall övriga nominerade, som inte ingår i valberedningens förslag, kvarstår som kandidater till förtroendeuppdrag i Etikråd eller lekmannarevision, ska även dessa ges möjlighet till presentation på JAK Medlemsbanks webbplats. Kandidaten levererar information för publicering till VD. Samtliga kandidater bör vara tillkännagivna när kallelse till föreningsstämma når bankens medlemmar.