Verksamhetsplan med budget 2016 Regionservice

Verksamhetsplan med budget 2016 Regionservice

Innehåll 1. Inledning... 3 2. Vision och värdegrund... 5 3. Syfte... 6 4. Framgångsfaktorer... 6 5. Rollen som serviceförvaltning... 7 6. Mål och uppdrag... 8 7. Organisation... 20 8. Uppföljning... 21

1. Inledning Regionservice är Region Örebro läns serviceorganisation. Många av regionorganisationens service- och stödprocesser är samlade i Regionservice som till exempel fastigheter, IT, medicinsk teknik, kost, transport, städ, ekonomi, personal, upphandling, diarium och arkiv, telefonväxlar och kundtjänst. Vi arbetar kontinuerligt med att förbättra våra produkter, tjänster, processer, rutiner och inte minst bemötandet gentemot våra kunder. Inom Regionservice anser vi att en framgångsrik serviceorganisation behöver såväl struktur (rutiner, processer, system), som kultur (bemötande, serviceanda, attityder) och att vi behöver arbeta aktivt med dessa båda områden. Vårt förhållningssätt är att våra tjänster ska hålla minst samma nivå, såväl kostnadsmässigt som kvalitetsmässigt, som de tjänster man kan hitta på marknaden. Därför arbetar vi kontinuerligt med chefer och medarbetare för att förankra Regionservice målbild att bli Sveriges bästa serviceorganisation. Vi har bland annat fokuserat på medarbetarnas servicekänsla och bemötande gentemot kunder/kollegor, samt utbildat ett stort antal medarbetare i lean för att vi ska kunna ta fram och implementera kostnadseffektiva och kvalitativa processer. Vi har också intensifierat vårt arbete med nyckeltal för att undersöka hur vi ligger till gentemot andra aktörer, allt i syfte att förbättra våra verksamheter. Genomförda kundenkäter visar att vi är på rätt väg där nöjdkundindex (NKI) har ökat från NKI 66 år 2013 till NKI 69 år 2015. Det är glädjande och sporrar oss i vårt fortsatta arbete. Samtidigt som vi ska vara konkurrenskraftiga i vårt utbud har vi även en roll att fortsätta standardiseringen av arbetssätt och rutiner, samt att agera som ett strategiskt stöd inom många områden. 3 (21)

Vår framtida utmaning är att hålla fast i den positiva utvecklingen vi sett inom vår serviceorganisation och inte slå oss till ro med de resultat vi uppnått. Konkreta utmaningar under det kommande året är: Etablering av ett Servicecenter. Ett förbättringsområde som kommit fram i kundenkäterna och i olika kunddialoger är att det svårt att hitta rätt i våra beställnings- och supportorganisationer. Vi kommer under 2016 att samla flera av våra olika supportfunktioner i vårt gemensamma Servicecenter. Det är en stor utmaning att få detta att fungera som vi planerat och att få rätt förväntansgrad från våra kunder i uppstartsskedet. Regionfrågan och den nya hälso- och sjukvårdsförvaltningen där vi behöver arbeta aktivt för att stödja organisationsförändringen, speciellt inom IT-sidan. Vi behöver även hitta rätt kontaktytor för vår serviceorganisation i den nya organisationen. De stora nybyggnationerna som påverkar många områden inom Regionservice och då speciellt områdena Fastigheter, Medicinsk teknik, IT och Försörjningen. Bidra till att hitta nya arbetssätt inom vården där vi skulle kunna utöka våra tjänster, inom till exempel inom vårdnära service och materialhantering. Kostnadstrycket inom regionorganisationen - där Regionservice måste arbeta intensivt med att hitta kostnadseffektiva lösningar. 4 (21)

2. Vision och värdegrund Visionen är utgångspunkten för all verksamhet. Örebro läns landstings vision som antogs enhälligt av landstingsfullmäktige i november 2006 lyder: Hälsa och livskraft genom trygghet, kvalitet och hållbar utveckling och tidigare Regionförbundets vision var: Vår handlingskraft i nutid bygger regionens framtid Örebro läns landstings värdegrund utgår från visionen och lyder: Vi skapar förtroende genom att vara lyhörda, öppna, samspelta och engagerade i en utveckling för människornas bästa. Vi visar respekt för allas lika värde och delaktighet. Vi finns nära medborgarna under hela livet. Vi ser behoven hos varje person. Regionförbundets värdegrund för dess kansli var: Vår handlingskraft bygger på att vi är schysta, kloka och framsynta. Vi verkar genom samarbete och öppenhet för smart, hållbar tillväxt för alla i hela Örebroregionen. Vision och värdegrund kommer att omarbetas för Region Örebro län och arbetet har påbörjats i samband med genomförd regionbildning och revideringen av regional utvecklingsstrategi. Vision och värdegrund anvisar Region Örebro läns inriktning, men också hur chefer och medarbetare ska förhålla sig till varandra och till medborgarna. För Regionservice betyder detta: Regionservice ska bli Sveriges bästa serviceorganisation hållbar, effektiv och personlig i ett gemensamt uppdrag för kunden. 5 (21)

3. Syfte Regionservice ska stödja och bidra till utvecklingen av Region Örebro läns verksamheter. 4. Framgångsfaktorer Inom Regionservice har medarbetare från alla våra områden arbetat fram en servicepolicy. Servicepolicyn kommer under året fortsätta att förankras med alla medarbetare och utgör även våra framgångsfaktorer. Helhetssyn Vi är lösningsfokuserade och samarbetar för att i dialog tillgodose kundens behov. Vi har kännedom om Regionservice organisation för att använda våra resurser på bästa sätt. Vi är öppna för nya idéer som utvecklar verksamheten. Professionalism Vi är tillgängliga och har kundens fokus. Vi bidrar med kompetens och kvalitet. Vi utför våra uppdrag i rätt tid och återkopplar kontinuerligt. Engagemang Vi ger ett personligt bemötande genom vänlig och tydlig kommunikation. Vi visar förståelse och respekt och känner yrkesstolthet inom Regionservice. Vi tar personligt ansvar för att skapa arbetsglädje. Kostnadseffektivitet Vi arbetar med att ständigt förbättra, standardisera och förenkla. Vi levererar långsiktigt hållbara lösningar med rätt kvalitet. Vi utvärderar löpande vårt arbete. 6 (21)

5. Rollen som serviceförvaltning Regionservice är Region Örebro läns serviceorganisation. Regionservice har en övergripande verksamhetsplan för alla ingående verksamheter med fokus på hur Regionservice som serviceorganisation kan utveckla service och stöd till kunderna. Verksamhetsplanerna för respektive område i Regionservice innehåller mer information om de tjänster och produkter som Regionservice tillhandahåller. Dessa verksamhetsplaner publiceras på intranätet. Regionorganisationens verksamheter vänder sig till medborgarna och patienterna. Medborgarna och patienterna är den viktigaste mottagaren för Regionservice, men den primära kunden är i de flesta fall Region Örebro läns förvaltningar och regionkansliet. Regionservice har två olika roller som ibland kan vara svåra att kombinera. Dels har vi till uppgift att möta kundernas behov och krav, dels uppfylla de mål och uppdrag som politikerna och regionledningen beslutat. Det betyder att man som enskild kund/verksamhet inte alltid kan få just det som man efterfrågar om det för regionorganisationen som helhet är en sämre lösning. För att uppnå kostnadseffektivitet behöver vi så långt det är möjligt standardisera våra tjänster och produkter. En nära dialog behövs på alla nivåer. Regionservice har även en strategisk roll inom sina verksamheter, till exempel att hitta långsiktiga lösningar inom IT, medicinsk teknik och när det gäller fastighetsfrågor. 7 (21)

6. Mål och uppdrag Verksamhetsplan med budget är Region Örebro läns övergripande styrdokument och anger regionfullmäktiges prioriteringar. De inriktningar och mål som beskrivs i den övergripande planen ska göras konkreta och omsättas i praktiken av verksamheterna. De övergripande målen, inriktningsmålen samt indikatorerna ska vara utgångspunkt för verksamhetsplaner och löpa som en röd tråd hela vägen fram till den enskilde medarbetaren. Verksamhetsplanen syftar till att utveckla verksamheten. Nedan beskrivs de mål och uppdrag som finns i Region Örebro läns verksamhetsplan och som Regionservice ska uppfylla samt Regionservice egna mål för att utveckla verksamheten. De aktiviteter som ska utföras, d v s vad Regionservice ska göra för att nå de uppsatta målen, redovisas under respektive målområde. Inom Regionservice finns även specificerat när aktiviteten ska vara klar, vem som är ansvarig samt hur uppföljning av mål, uppdrag och aktiviteter ska ske under året. 6.1 Hållbar utveckling 6.1.1 Vad är hållbar utveckling? Den regionala utvecklingspolitiken har hållbar utveckling som övergripande mål. Den mest använda definitionen av hållbar utveckling är; "En samhällsutveckling som tillgodoser dagens behov utan att äventyra kommande generationers möjligheter att tillgodose sina behov." Figur. Modell av hållbar utveckling. Den långsiktiga utmaningen är att perspektiven mer och mer överlappar varandra, det vill säga det röda fältet (som symboliserar hållbar utveckling) blir större och större. Hållbar utveckling uppstår sålunda i överlappningen mellan de tre dimensionerna. 8 (21)

Övergripande mål för social hållbarhet Örebro läns invånare ska ha och känna lika tillgång till samhällets trygghet och service och möjlighet till delaktighet. Övergripande mål för ekologisk hållbarhet Region Örebro län ska främja en hållbar utveckling som innebär att nuvarande och kommande generationer tillförsäkras en hälsosam och god miljö. En sådan utveckling bygger på insikten att naturen har ett skyddsvärde och att människans rätt att förändra och bruka naturen är förenad med ett ansvar för att förvalta naturen väl. Övergripande mål för ekonomisk hållbarhet Region Örebro län ska arbeta för att förutsättningarna för god, jämlik och jämställd hälsa och välfärd ständigt förbättras. 6.1.2 Uppdrag inom hållbar utveckling (Numreringen på uppdragen följer Region Örebro läns verksamhetsplan.) 3. Alla nämnder och verksamheter får i uppdrag att fortsätta arbetet för att nå prioriterade mål i Miljö- och hållbarhetsprogrammet 2012-2015 även under 2016. 4. Alla nämnder och verksamheter får i uppdrag att beakta hållbar utveckling i sin planering och sitt dagliga arbete. 5. Alla nämnder får i uppdrag att fullfölja arbetet med gender budgetinganalys inom minst ett verksamhetsområde under 2016. Regionservice förväntas bibehålla eller förbättra resultat i tidigare uppnådda mål i Miljö- och hållbarhetsprogrammet. Under 2016 har vi valt att fokusera på vissa områden där vi tror att våra aktiviteter har störst effekt för att nå de prioriterade målen i Miljö- och hållbarhetsprogrammet. Regionservice indikator: Samtliga medarbetare inom Regionservice ska ha genomfört HBTQ webbaserad utbildning under 2016. 9 (21)

Aktiviteter för Regionservice: Uppföljning av åtgärder från dialoger med barn som genomfördes hösten 2014. Fortsätta genomförandet av gender budgetinganalysen inom Område kundtjänst. Genomföra HBTQ webbaserad utbildning och diskutera på en arbetsplatsträff eller liknande. Regionservice ska aktivt bidra till framtagande av det nya Miljö- och hållbarhetsprogrammet genom att delta i arbetet som leds av Hållbar utveckling/regionkansliet och se vad varje verksamhet kan bidra med. Genomföra och följa upp miljöronder på varje arbetsplats. Regionservice mål Regionservice arbetar för att minska den totala klimatpåverkan med 30 % jämfört med 2010. Regionservice indikator: Energiförbrukning (el + värme) per kvadratmeter för Region Örebro län ska minska i jämförelse med 2015. Regionservice indikator: Elanvändningen per kvadratmeter för Region Örebro län ska minska i jämförelse med 2015. Regionservice indikator: Regionservice resekostnader för privat bil vid tjänsteresor ska minska med 10 % i jämförelse med 2015. Regionservice indikator: Antal skype-/videokonferenser ska öka i jämförelse med 2015. Regionservice indikator: Antal timmar med skype-/videokonferenser ska öka i jämförelse med 2015. Aktiviteter för Regionservice: Fastigheter arbetar med beslutad Handlingsplan Energi och prioriteringar för energieffektiviseringar. Åtgärder genomförs i alla verksamheter för att minska elanvändningen. Fortsätt arbetet i de egna verksamheterna samt identifiera och åtgärda hur elanvändningen i våra tjänster/produkter kan minskas. Genomföra åtgärder enligt handlingsplan för Grön IT. Mäta användningen och följa upp skype- och videomöten. Minska användandet av privat bil vid tjänsteresor. Följ upp orsak och var restriktiv i beviljandet av privat bil vid tjänsteresor. Utreda möjligheten att samordna varutransporter till regionens större enheter. Uppföljning av livsmedlens klimatpåverkan startas upp genom att en "klimatmodul" i IT-stödet för kostuppföljning börjar användas. 10 (21)

Regionservice mål Matsvinn har minskat med 20 % jämfört med 2014. Regionservice indikator: Matsvinnet för de tre sjukhusen sammanräknat ska max uppgå till 1 030 kg/vecka. Aktiviteter för Regionservice: Omstart av projektet Matsvinn. ProjektiL ska användas. Regionservice mål All upphandling och inköp beaktar faktorer som påverkar miljö, hälsa och socialt ansvarstagande. Regionservice indikator: Andel upphandlingar där miljökrav har ställts där det varit möjligt och relevant. Regionservice indikator: Andel upphandlingar där uppförandekod har ställts där det varit möjligt och relevant. Aktiviteter för Regionservice: Miljökrav och uppförandekod ställs i samtliga upphandlingar där det är möjligt och relevant. Underlätta beställning/inköp mot avtal genom att miljömärka i inköpssystem. Kartläggning av hur systemet för miljöbedömning av byggvaror, BVB, används samt fastställa framtida ambitionsnivå av hur systemet ska användas. Utveckla metoder för att förenkla för verksamheten att följa avtal. 11 (21)

6.2 Kund För en serviceorganisation som Regionservice är det A och O att arbeta för en hög kundnöjdhet och att alla medarbetare har förhållningssättet "kundens fokus". För att Regionservice framgångsfaktorer ska få effekt i kundens vardag är det viktigt att alla Regionservice medarbetare alltid agerar utifrån dessa. Regionservice mål syftar till att förankra framgångsfaktorerna och utveckla medarbetarna inom dessa. En viktig del är att se helheten, dvs. att det vi gör ska vara bra för hela Region Örebro län. Regionservice mål Kunden upplever Regionservice tjänster och produkter som lättillgängliga, kostnadseffektiva och väl avstämda utifrån verksamheternas behov. Regionservice indikator: Nöjdkundindex, NKI, ska öka jämfört med tidigare mätningar. 2013: NKI 66, 2015: NKI 69, 2017: målvärde NKI 72 Regionservice indikator: Resultatet av benchmarking inom Regionservice områden såväl regionalt, nationellt och internt ska vara bättre jämfört med 2015. Regionservice indikator: Avvikelsehantering - åtgärder vidtagna inom 3 månader ska vara minst 80 %. Aktiviteter för Regionservice: Tydliggöra gränsdragningar och nödvändiga samarbeten för första, andra och tredje linjens support inför införandet av Servicecenter. Identifiera tänkbara delar/verksamheter som kan ingå i Servicecenter på sikt. Genomföra aktiviteter utifrån resultatet av 2015 års kundenkät. Koppla ihop och tydliggöra ansvaret för Regionservice tjänster för att få en helhet med kundens processer, d.v.s. tydliggöra vem som ansvarar för vad i ärendeflödet. Öka antalet standardiserade tjänster och produkter. Etablera forum där vi kan stämma av vårt tjänsteutbud med kunderna. Utveckla beställningsformulären så att de är lätta för kunder att använda. Varje verksamhet ser över beställningsformulär i samråd med kund. Utveckla ärendehantering med återkoppling till kund. Återkoppling ska ges som bekräftelse av ärendet, uppgift om när ärendet ska genomföras, vid eventuell fördröjning och efter ärendets slutförande. Förenkla behörighetsstrukturen i våra IT-system efter kundernas behov. Ta fram innehållsförteckningar på personalkost. Genomföra en slumpvis förfrågan om kundnöjdhet till kunder efter utförd service. Använd ProjektiL/UppdragiL som arbetsmetod vid projekt, förändringar och införande av nya tjänster. Upprätta och genomför handlingsplaner utifrån revisionsrapporter. Identifiera riskområden, gör riskanalyser och ta fram internkontrollplan. 12 (21)

Pröva och värdera om Regionservice är rätt utförare av våra tjänster. Varje område prövar och värderar sina tjänster. Regionservice har ansvar för att tjänster och produkter finns inom vårt ansvarsområde, men vi behöver inte själva vara utförare om det finns någon annan som är bättre lämpad. Regionservice mål Kunden upplever att Regionservice medarbetare har helhetssyn, är professionella och engagerade. Aktiviteter för Regionservice: Identifiera och förbättra Regionservice arbetsflöden över områdesgränserna med stöd av leanfilosofin. Varje område ska göra minst två värdeflödesanalyser och implementera arbetssättet utifrån analysens resultat. Samla och dokumentera goda exempel och gemensamma arbetsflöden som är gjorda enligt lean. Regionservice mål Kunder och medarbetare känner till vad Regionservice som varumärke står för. Aktiviteter för Regionservice: Ge ut kundtidning för Regionservice. Samla och presentera ett urval av Regionservice prestationer och nyckeltal. 13 (21)

6.3 Hälso- och sjukvård Sjukvården är en riskutsatt verksamhet där såväl människa, teknik och organisation samspelar vid negativa händelser och tillbud. Regionservice ska i service och tjänster bidra till att regionorganisationens verksamheter uppfyller kraven på en god och patientsäker vård. Övergripande mål Hälso- och sjukvården är kunskapsstyrd, högkvalitativ, jämlik och jämställd. Inriktningsmål 2. Vården är patientsäker Indikator: Alla konkreta genomförda åtgärder utifrån avvikelserapporter, händelseanalyser och riskanalyser rapporteras och sprids i verksamheterna. Följs via antalet avvikelserapporter samt kommunicerade åtgärder vid allvarliga avvikelser, händelseanalys, riskanalys. De ska öka under perioden 2016-2017. Regionservice indikator: Avvikelsehantering - åtgärder vidtagna inom 3 månader ska vara minst 80 %. Regionservice indikator: Antal rapporterade avvikelser ska öka i jämförelse med 2015. Aktiviteter för Regionservice: Fortsätta genomförandet av processen för underhåll av patientlyftar/sängar för att reducera kostnader, men framförallt så att säkerheten på produkterna upprätthålls på samma sätt överallt. Processen ska hållas generell så att den kan användas på liknande utrustning i nästa steg. Utveckla och erbjuda fler servicetjänster till hälso- och sjukvården efter kundens behov. Regionservice ska stödja och öka delaktigheten i projektet Framtidens vårdavdelning. Fortsätta arbetet med reservvattenförsörjning till Region Örebro läns tre sjukhus. Öka antalet rapporterade avvikelser inom Regionservice alla verksamheter. 14 (21)

6.4 Digital agenda, esamhälle och ehälsa Övergripande mål Synliga och konkreta förbättringar inom ehälsa för tre huvudsakliga målgrupper: individerna, personalen och beslutsfattarna. 6.4.1 Uppdrag inom digital agenda, esamhälle och ehälsa (Numreringen på uppdragen följer Region Örebro läns verksamhetsplan.) 19. Regionstyrelsen får i uppdrag att successivt införa Journal via nätet enligt handlingsplanen Journal och läkemedel. 20. Regionstyrelsen får i uppdrag att fortsätta samarbetet om Framtidens vårdinformationssystem med andra landsting/regioner. Aktiviteter för Regionservice: Regionservice IT ska aktivt medverka till att fortsätta utveckla e- Hälsotjänster i enlighet med Region Örebro läns införandeplan (utifrån nationell handlingsplan), till exempel Journal På Nätet, Intygstjänster, Nationell Patientöversikt 2.0, samt etablera en effektiv och ändamålsenlig förvaltning av framtagna tjänster. Regionservice ska aktivt delta i det pågående SUSSA-gemensamma projektet Framtidens vårdinformationssystem, genom nödvändiga förberedelser för beslut om upphandling. Vidare ska vi uppdatera regionens nulägesanalys genom att gå igenom systemstrategin, inventera befintliga system och dess beroenden. Regionservice IT ska, vid beslut att påbörja upphandling, aktivt delta i upphandlingsarbetet och förberedelser för ett införande 2017 2018. 15 (21)

6.5 Attraktiv arbetsgivare Att uppfattas som och vara en attraktiv arbetsgivare är en avgörande framgångsfaktor för en serviceorganisation, eftersom kunniga och engagerade medarbetare är nyckeln till framgång. De aktiviteter som är kopplade till mål och uppdrag enligt Region Örebro läns verksamhetsplan bidrar till att Regionservice är en attraktiv arbetsgivare som attraherar och utvecklar professionella och engagerade medarbetare. Övergripande mål Region Örebro län uppfattas av nuvarande och blivande medarbetare som en attraktiv arbetsgivare som erbjuder förutsättningar för ett långsiktigt spännande, utvecklande och hållbart arbetsliv. Inriktningsmål 36. Region Örebro län är en attraktiv arbetsgivare med medarbetare som trivs och utvecklas i sin yrkesroll. Indikator: NMI Nöjdmedarbetarindex ökar 2016 jämfört med mätningarna 2011 och 2013. (Regionservice 2011: NMI 71, 2013: NMI 74, 2015 målvärde: NMI 75) Indikator: AVI Attraktiv arbetsgivarindex ska öka i jämförelse med föregående år. (Regionservice 2014: AVI 114) Indikator: Jämix Jämställdhetsindex ska öka i jämförelse med föregående år. (Regionservice 2014: JÄMIX 106) Indikator: Frisktalet ska bibehållas i jämförelse med föregående år. (Regionservice 2014: 60,89 %) Aktiviteter för Regionservice: Upprätta och genomför handlingsplaner utifrån resultatet i 2015 års medarbetarenkät. Handlingsplan ska upprättas senast 31 mars. Utarbeta metod och identifiera potentiella kandidater till ledar- och specialistroller. HR ansvarar för att ta fram en gemensam modell och områdena identifierar potentiella kandidater till ledar- och specialistroller och redovisar dessa enligt framtagen modell. Öka medvetenheten, vidga och utmana normalitetsbegreppet och genusstrukturer genom information och diskussion. Se över allas möjlighet och tillgång till modern teknik och tillgång till information. Alla områden, avdelningar inom Försörjning samt staben har minst 3 % medarbetare med funktionsnedsättning i någon form av sysselsättning/ anställning/projekt. Uppföljning, analys och åtgärd av korttidsfrånvaro (0-14 dagar) samt långtidsfrånvaro. Genomföra friskvårdsaktiviteter under 2016. Genomför inspirationsföreläsning för medarbetarna. Se över grundbemanning och andelen tillsvidareanställda/visstidsanställda. 16 (21)

6.6 Ekonomi 6.6.1 Ekonomiskt utgångsläge och utveckling Regionservice ska medverka till en långsiktigt stark ekonomi och god hushållning för Region Örebro län. Uppdraget är att effektivisera den egna verksamheten och bidra till utveckling av kostnadseffektiva lösningar för övriga förvaltningar i regionorganisationen. Regionservice har idag en ekonomi i balans. Framtida utmaningar handlar främst om att klara stora kostnadsökningar för kommande ny- och ombyggnationer inom områdena Fastigheter och IT. Övergripande mål Det övergripande målet för Region Örebro läns ekonomiska politik är att skapa en långsiktig stark ekonomi samt uppnå en verksamhetsmässig och finansiell god hushållning. Region Örebro län ska redovisa ett positivt resultat som över mandatperioden motsvarar minst 2 procent av regionens skatteintäkter och generella statsbidrag. Inriktningsmål 40. Styrelsen och nämnderna ska redovisa ett resultat i balans. Indikator: Styrelsens och nämndernas resultat ska under 2016 uppgå till minst noll. Aktiviteter för Regionservice: Varje verksamhet ser över sina egna kostnader och ifrågasätter alla utgifter för att bidra till Region Örebro läns totala ekonomiska resultat. Regionservice mål Regionservice erbjuder kostnadseffektiva tjänster och produkter och kommunicerar dessa. Regionservice indikator: Resultatet av benchmarking inom Regionservice områden såväl regionalt, nationellt och internt ska vara bättre jämfört med 2015. Aktiviteter för Regionservice: Välja ut ett antal produkter och tjänster och jämföra dessa med priser på marknaden. Ta fram ett förslag på en inköpsorganisation och implementera denna som en pilot inom Regionservice. Utveckla, analysera, åtgärda och kommunicera relevanta nyckeltal för våra kunder och inom Regionservice. 17 (21)

Utveckla och förklara prissättning inom Regionservice samt redovisa kostnadsbesparande åtgärder. Utvärdera Regionservice organisation efter Region Örebro läns behov och struktur. 6.6.2 Budgeterat utfall 2016 Regionservice områden budgeteras 2016 med en ekonomi i balans. Flera områden kommer från och med år 2016 få högre lokalkostnader. IT ska bygga ny datahall och Fastigheter ska renovera ytor för fastighetsdrift och förvaltning. Före detta arkivet på USÖ byggs om till nya personallokaler för Städ. Transport kommer att få en helt ny godsmottagning med personalytor på USÖ. Byggnationerna är omfattande och ställer krav på effektiviseringar. Satsningarna kräver förankring och accept hos kunderna som finansierar våra verksamheter i tecknade överenskommelser. Regionservice största intäkter är lokalhyror, IT och kostmåltider. De största kostnaderna är personaloch lokalkostnader. För Regionservice är kostproduktionen känslig då faktisk minskad efterfrågan är svår att hantera med lägre bemanning. 6.6.3 Ekonomiska nyckeltal 2016 budgeteras personalökningar inom framför allt områdena Kundtjänst och Försörjning. Under 2015 har vi utökat bemanningen främst inom områdena Fastigheter och Försörjning. Vakanser och sjukfrånvaro ger normalt ett årligt resultatöverskott. Nyckeltal Procent Budget 2015 Prognos 2015 Budget 2016 Lönekostnadsökningstakt 6,9% 6,7% 3,0% 18 (21)

6.6.4 Budget Resultatbudget Belopp i mnkr Budget 2015 Prognos 2015 Budget 2016 Verksamhetens intäkter Avgifter och såld vård Övriga intäkter 1 480,8 1 495,4 1 520,2 Summa intäkter 1 480,8 1 495,4 1 520,2 Verksamhetens kostnader Personalkostnader -422,5-415,5-434,8 Övriga kostnader -792,0-775,0-813,0 Avskrivningar, inventarier -155,5-156,0-159,0 Summa kostnader -1 369,9-1 346,6-1 406,7 Verksamhetens -110,9-148,8-113,4 nettokostnader Finansnetto 66,1 66,7 67,6 Regionbidrag/-ersättning 44,8 44,7 45,8 Resultat 0 37,4 0 Investeringsbudget 2016 Belopp i mnkr Budget 2015 Prognos 2015 Budget 2016 Byggnadsinvesteringar 723,7 300,0 494,8 Medicinteknisk utrustning 0 0 0 IT-utrustning 20,3 14,0 20,8 Övrig utrustning 14,2 13,6 6,4 Summa 758,2 327,6 522,0 19 (21)

7. Organisation Regionservice leds av förvaltningschef. Förvaltningschefen ingår i Region Örebro läns ledningsgrupp. Regionservice består av verksamheter inom flera områden; Område administrativ utveckling och service Område fastigheter Område försörjning Område IT Område kundtjänst Område medicinsk teknik Varje område leds av en områdeschef. Inom de flesta områden finns flera chefsnivåer såsom avdelnings- och/eller gruppchef. Ledningsgruppen för Regionservice består av förvaltningschef, områdeschefer och stabschefer. I Regionservice stab ingår: Ekonomichef och ekonomer Kommunikationschef och kommunikationsstrateg Kvalitets- och utvecklingschef och säkerhets- och beredskapssamordnare HR-chef och HR-konsulter Planerings- och uppföljningschef Regionservice stab arbetar med samordning av uppdrag inom förvaltningen, stöd till regionkansli och politiker, samt som stöd till områdena. Stabscheferna ingår i regiongemensamma forum för respektive ansvarsområde. 20 (21)

8. Uppföljning Uppföljning och utvärdering har tre huvudsyften: Att ge en mångdimensionell bild av verksamhetens resultat i förhållande till fastställda mål och uppdrag. Att värdera hur styrande riktlinjer och rutiner efterlevs i verksamheten. Att utgöra kunskaps- och beslutsunderlag inför förbättringsarbete och fortsatt planering. Uppföljning av verksamhetsplan och budget kommer att ske löpande under 2016 både skriftligt och muntligt genom: Skriftliga rapporteringar i form av delårsrapporter, periodrapporter och verksamhetsberättelse Verksamhetsdialog inom Regionservice med respektive område Rapportering till regionkansliet/regionstyrelsen Verksamhetsuppföljningar med regionledningen Uppföljning inom Regionservice: Delårsrapportering från områdena i april, augusti och verksamhetsberättelse för 2016. Muntliga verksamhetsdialoger hålls i september med respektive områdes ledningsgrupp. Rapportering till regionkansliet samt till regionstyrelsen: Uppföljning av övergripande mål, inriktningsmål, indikatorer och bokslut görs i delårsrapporter i april, augusti samt i verksamhetsberättelse för 2016. Dessutom lämnas ekonomiska periodrapporter under året. Verksamhetsuppföljning sker med regionledningen. 21 (21)

Sammanställning av Regionservice verksamhetsplan 2016 med aktiviteter, tid och ansvar 2015-12-16 Kund Regionservice mål Regionservice mål: Kunden upplever Regionservice tjänster och produkter som lättillgängliga, kostnadseffektiva och väl avstämda utifrån verksamheternas behov. Indikator: Nöjdkundindex, NKI, ska öka jämfört med tidigare mätningar. 2013: NKI 66, 2015: NKI 69, 2017: målvärde NKI 72 Indikator: Resultatet av benchmarking inom Regionservice områden såväl regionalt, nationellt och internt ska vara bättre jämfört med 2015. Indikator: Avvikelsehantering - åtgärder vidtagna inom 3 månader ska vara minst 80 %. Aktivitet Tid klart Ansvarig 1) Tydliggöra gränsdragningar och nödvändiga samarbeten för första, andra och tredje linjens support inför införandet Jan-jun Område av Servicecenter. 2) Identifiera tänkbara delar/verksamheter som kan ingå i Servicecenter på sikt. Juni-dec Område + avdelning 3) Genomföra aktiviteter utifrån resultatet av 2015 års kundenkät. Jan-aug Område + avdelning 4) Koppla ihop och tydliggöra ansvaret för Regionservice tjänster för att få en helhet med kundens processer, dvs tydliggöra vem som ansvarar för vad i ärendeflödet. Jan-dec Område + avdelning 5) Öka antalet standardiserade tjänster och produkter. Jan-dec Område + avdelning 6) Etablera forum där vi kan stämma av vårt tjänsteutbud med kunderna. Jan-jun Område 7) Utveckla beställningsformulären så att de är lätta för kunder att använda. Varje verksamhet ser över beställningsformulär i samråd med kund. 8) Utveckla ärendehantering med återkoppling till kund. Återkoppling ska ges som bekräftelse av ärendet, uppgift om när ärendet ska genomföras, vid eventuell fördröjning och efter ärendets slutförande. Jan-aug Jan-jun Område Område + avdelning 9) Förenkla behörighetsstrukturen i våra IT-system efter kundernas behov. Jan-aug Område IT, Vårdsystem 1

Sammanställning av Regionservice verksamhetsplan 2016 med aktiviteter, tid och ansvar 2015-12-16 10) Ta fram innehållsförteckningar på personalkost. Jan-apr Område försörjning, Kost 11) Genomföra en slumpvis förfrågan om kundnöjdhet till kunder efter utförd service. Jan-dec Kvalitets- och utvecklingschef 12) Använd ProjektiL/UppdragiL som arbetsmetod vid projekt, förändringar och införande av nya tjänster. Jan-dec Område 13) Upprätta och genomför handlingsplaner utifrån revisionsrapporter. Jan-dec Område som är berörda 14) Identifiera riskområden, gör riskanalyser och ta fram internkontrollplan. Jan-dec Ekonomichef 15) Pröva och värdera om Regionservice är rätt utförare av våra tjänster. Varje område prövar och värderar sina tjänster. Regionservice har ansvar för att tjänster och produkter finns inom vårt ansvarsområde, men vi behöver inte själva vara utförare om det finns någon annan som är bättre lämpad. Jan-dec Område Regionservice mål: Kunden upplever att Regionservice medarbetare har helhetssyn, är professionella och engagerade. Aktivitet Tid klart Ansvarig 1) Identifiera och förbättra Regionservice arbetsflöden över områdesgränserna med stöd av leanfilosofin. Varje område Jan-dec Område ska göra minst två värdeflödesanalyser och implementera arbetssättet utifrån analysens resultat. 2) Samla och dokumentera goda exempel och gemensamma arbetsflöden som är gjorda enligt lean. Jan-apr Kvalitets- och utvecklingschef Regionservice mål: Kunder och medarbetare känner till vad Regionservice som varumärke står för. Aktivitet Tid klart Ansvarig 1) Ge ut kundtidning för Regionservice. Maj Kommunikationschef 2) Samla och presentera ett urval av Regionservice prestationer och nyckeltal. Jan-jun Kommunikationschef 2

Sammanställning av Regionservice verksamhetsplan 2016 med aktiviteter, tid och ansvar 2015-12-16 Hållbar utveckling Mål och uppdrag enligt Region Örebro läns verksamhetsplan Fullmäktiges övergripande vision för hållbar utveckling Region Örebro län ska bidra till en samhällsutveckling som tillgodoser dagens behov utan att äventyra kommande generationers möjligheter att tillgodose sina behov. Fullmäktiges övergripande mål för social hållbarhet Örebro läns invånare ska ha och känna lika tillgång till samhällets trygghet och service och möjlighet till delaktighet. Fullmäktiges övergripande mål för ekologisk hållbarhet Region Örebro län ska främja en hållbar utveckling som innebär att nuvarande och kommande generationer tillförsäkras en hälsosam och god miljö. En sådan utveckling bygger på insikten att naturen har ett skyddsvärde och att människans rätt att förändra och bruka naturen är förenad med ett ansvar för att förvalta naturen väl. Fullmäktiges övergripande mål för ekonomisk hållbarhet Region Örebro län ska arbeta för att förutsättningarna för god, jämlik och jämställd hälsa och välfärd ständigt förbättras. Uppdrag: 3. Alla nämnder och verksamheter får i uppdrag att fortsätta arbetet för att nå prioriterade mål i Miljö- och hållbarhetsprogrammet 2012-2015 även under 2016. 4. Alla nämnder och verksamheter får i uppdrag att beakta hållbar utveckling i sin planering och sitt dagliga arbete. 5. Alla nämnder får i uppdrag att fullfölja arbetet med gender budgetinganalys inom minst ett verksamhetsområde under 2016. Indikator: Samtliga medarbetare inom Regionservice ska ha genomfört HBTQ webbaserad utbildning under 2016. Aktivitet Tid klart Ansvarig 1) Uppföljning av åtgärder från dialoger med barn som genomfördes hösten 2014. Jan-aug Ekonomichef, kvalitets- och utvecklingschef 2) Fortsätta genomförandet av gender budgetinganalysen inom Område kundtjänst. Jan-dec Planerings- och uppföljningschef 3

Sammanställning av Regionservice verksamhetsplan 2016 med aktiviteter, tid och ansvar 2015-12-16 3) Genomföra HBTQ webbaserad utbildning och diskutera på en arbetsplatsträff eller liknande. Jan-dec Område + avdelning 4) Regionservice ska aktivt bidra till framtagande av det nya Miljö- och hållbarhetsprogrammet genom att delta i arbetet som leds av Hållbar utveckling/regionkansliet och se vad varje verksamhet kan bidra med. Jan-dec Område 5) Genomföra och följa upp miljöronder på varje arbetsplats. Jan-okt Område + avdelning Inledande text Regionservice förväntas bibehålla eller förbättra resultat i tidigare uppnådda mål i Miljö- och hållbarhetsprogrammet. Under 2016 har vi valt att fokusera på vissa områden där vi tror att våra aktiviteter har störst effekt för att nå de prioriterade målen i Miljö- och hållbarhetsprogrammet. Regionservice mål: Regionservice arbetar för att minska den totala klimatpåverkan med 30 % jämfört med 2010. Indikator: Energiförbrukning (el + värme) per kvadratmeter för Region Örebro län ska minska i jämförelse med 2015. Indikator: Elanvändningen per kvadratmeter för Region Örebro län ska minska i jämförelse med 2015. Indikator: Regionservice resekostnader för privat bil vid tjänsteresor ska minska med 10 % i jämförelse med 2015. Indikator: Antal skype-/videokonferenser ska öka i jämförelse med 2015. Indikator: Antal timmar med skype-/videokonferenser ska öka i jämförelse med 2015. Aktivitet Tid klart Ansvarig 1) Fastigheter arbetar med beslutad Handlingsplan Energi och prioriteringar för energieffektiviseringar. Jan-dec Område fastigheter 2) Åtgärder genomförs i alla verksamheter för att minska elanvändningen. Fortsätt arbetet i de egna verksamheterna samt identifiera och åtgärda hur elanvändningen i våra tjänster/produkter kan minskas. Jan-dec Område + avdelning 3) Genomföra åtgärder enligt handlingsplan för Grön IT. Jan-dec Område IT 4) Mäta användningen och följa upp skype- och videomöten. Jan-dec Område IT 5) Minska användandet av privat bil vid tjänsteresor. Följ upp orsak och var restriktiv i beviljandet av privat bil vid Jan-dec Område tjänsteresor. 6) Utreda möjligheten att samordna varutransporter till regionens större enheter. Jan-aug Område försörjning 4

Sammanställning av Regionservice verksamhetsplan 2016 med aktiviteter, tid och ansvar 2015-12-16 7) Uppföljning av livsmedlens klimatpåverkan startas upp genom att en "klimatmodul" i IT-stödet för kostuppföljning börjar användas. Jan-apr Område försörjning Regionservice mål: Matsvinn har minskat med 20 % jämfört med 2014. Indikator: Matsvinnet för de tre sjukhusen sammanräknat ska max uppgå till 1 030 kg/vecka. 2014: Genomsnittligt matsvinn 1287 kg/ vecka Aktivitet Tid klart Ansvarig 1) Omstart av projektet Matsvinn. ProjektiL ska användas. Jan-dec Område försörjning, Kost Regionservice mål: All upphandling och inköp beaktar faktorer som påverkar miljö, hälsa och socialt ansvarstagande. Indikator: Andel upphandlingar där miljökrav har ställts där det varit möjligt och relevant. Indikator: Andel upphandlingar där uppförandekod har ställts där det varit möjligt och relevant. Aktivitet Tid klart Ansvarig 1) Miljökrav och uppförandekod ställs i samtliga upphandlingar där det är möjligt och relevant. Jan-dec Område AUS, Upphandling och Område medicinsk teknik 2) Underlätta beställning/inköp mot avtal genom att miljömärka i inköpssystem. Jan-dec Område AUS, Upphandling 3) Kartläggning av hur systemet för miljöbedömning av byggvaror, BVB, används samt fastställa framtida ambitionsnivå av hur systemet ska användas. Jan-apr Område fastighet 4) Utveckla metoder för att förenkla för verksamheten att följa avtal. Jan-dec Område AUS, Upphandling 5

Sammanställning av Regionservice verksamhetsplan 2016 med aktiviteter, tid och ansvar 2015-12-16 Hälso- och sjukvård Mål och uppdrag enligt Region Örebro läns verksamhetsplan Fullmäktiges övergripande mål Hälso- och sjukvården är kunskapsstyrd, högkvalitativ, jämlik och jämställd. Fullmäktiges inriktningsmål: Vården är patientsäker. Indikator: Alla konkreta genomförda åtgärder utifrån avvikelserapporter, händelseanalyser och riskanalyser rapporteras och sprids i verksamheterna. Följs via antalet avvikelserapporter samt kommunicerade åtgärder vid allvarliga avvikelser, händelseanalys, riskanalys. De ska öka under perioden 2016-2017. Regionservice indikator: Avvikelsehantering - åtgärder vidtagna inom 3 månader ska vara minst 80 %. Regionservice indikator: Antal rapporterade avvikelser ska öka i jämförelse med 2015. Aktivitet Tid klart Ansvarig 1) Fortsätta genomförandet av processen för underhåll av patientlyftar/sängar för att reducera kostnader, men framförallt så att säkerheten på produkterna upprätthålls på samma sätt överallt. Processen ska hållas generell så att den kan användas på liknande utrustning i nästa steg. Jan-aug Område fastigheter, Driftavdelningen 2) Utveckla och erbjuda fler servicetjänster till hälso- och sjukvården efter kundens behov. Jan-dec Område 3) Regionservice ska stödja och öka delaktigheten i projektet Framtidens vårdavdelning. Jan-dec Förvaltningschef 4) Fortsätta arbetet med reservvattenförsörjning till Region Örebro läns tre sjukhus. Jan-dec Område fastigheter 5) Öka antalet rapporterade avvikelser inom Regionservice alla verksamheter. Jan-dec Område + avdelning 6

Sammanställning av Regionservice verksamhetsplan 2016 med aktiviteter, tid och ansvar 2015-12-16 Digital agenda, esamhälle och ehälsa Mål och uppdrag enligt Region Örebro läns verksamhetsplan Fullmäktiges övergripande mål för ehälsa Synliga och konkreta förbättringar inom ehälsa för tre huvudsakliga målgrupper: individerna, personalen och beslutsfattarna. Fullmäktiges inriktningsmål: Att invånare, patienter och anhöriga på ett enkelt sätt kan skaffa sig kvalitetssäkrad information om vård och hälsa samt få personligt anpassad information om sin egen vård och hälsosituation. De ska också kunna kontakta vården via internet för att få service, rådgivning och hjälp till egenvård. Uppdrag: 10. Regionstyrelsen får i uppdrag att successivt införa Journal via nätet enligt handlingsplanen Journal och läkemedel. 11. Regionstyrelsen får i uppdrag att fortsätta samarbetet om Framtidens vårdinformationssystem med andra landsting/regioner. Aktivitet Tid klart Ansvarig 1) Regionservice IT ska aktivt medverka till att fortsätta utveckla e-hälsotjänster i enlighet med Region Örebro läns införandeplan (utifrån nationell handlingsplan), till exempel Journal På Nätet, Intygstjänster, Nationell Patientöversikt 2.0, samt etablera en effektiv och ändamålsenlig förvaltning av framtagna tjänster. Jan-dec Område IT 2) Regionservice ska aktivt delta i det pågående SUSSA-gemensamma projektet Framtidens vårdinformationssystem, genom nödvändiga förberedelser för beslut om upphandling. Vidare ska vi uppdatera regionens nulägesanalys genom att gå igenom systemstrategin, inventera befintliga system och dess beroenden. 3) Regionservice IT ska, vid beslut att påbörja upphandling, aktivt delta i upphandlingsarbetet och förberedelser för ett införande 2017 2018. Jan-feb Mar-dec Område IT Område IT 7

Sammanställning av Regionservice verksamhetsplan 2016 med aktiviteter, tid och ansvar 2015-12-16 Attraktiv arbetsgivare Mål och uppdrag enligt Region Örebro läns verksamhetsplan Fullmäktiges övergripande mål Region Örebro län uppfattas av nuvarande och blivande medarbetare som en attraktiv arbetsgivare som erbjuder förutsättningar för ett långsiktigt spännande, utvecklande och hållbart arbetsliv. Fullmäktiges inriktningsmål: Region Örebro län är en attraktiv arbetsgivare med medarbetare som trivs och utvecklas i sin yrkesroll. Indikator: NMI Nöjdmedarbetarindex ökar 2016 jämfört med mätningarna 2011 och 2013. (Regionservice 2011: NMI 71, 2013: NMI 74, 2015 målvärde: NMI 75) Indikator: AVI Attraktiv arbetsgivarindex ska öka i jämförelse med föregående år. (Regionservice 2014: AVI 114) Indikator: Jämix Jämställdhetsindex ska öka i jämförelse med föregående år. (Regionservice 2014: JÄMIX 106) Indikator: Frisktalet ska bibehållas i jämförelse med föregående år. (Regionservice 2014: 60,89 %) Aktivitet Tid klart Ansvarig 1) Upprätta och genomför handlingsplaner utifrån resultatet i 2015 års medarbetarenkät. Jan-dec Område + avdelning Handlingsplan ska upprättas senast 31 mars. 2) Utarbeta metod och identifiera potentiella kandidater till ledar- och specialistroller. HR ansvarar för att ta fram en gemensam modell och områdena identifierar potentiella kandidater till ledar- och specialistroller och redovisar dessa enlig framtagen modell. Jan-okt HR-chef Område 3) Öka medvetenheten, vidga och utmana normalitetsbegreppet och genusstrukturer genom information och diskussion. Jan-dec Område + avdelning 4) Se över allas möjlighet och tillgång till modern teknik och tillgång till information. Jan-apr Område + avdelning 5) Alla områden, avdelningar inom Försörjning samt staben har minst 3 % medarbetare med funktionsnedsättning i någon form av sysselsättning/anställning/projekt. Jan-dec Område, Kost, Städ, Transport 8

Sammanställning av Regionservice verksamhetsplan 2016 med aktiviteter, tid och ansvar 2015-12-16 6) Uppföljning, analys och åtgärd av korttidsfrånvaro (0-14 dagar) samt långtidsfrånvaro. Jan -dec Område + avdelning 7) Genomföra friskvårdsaktiviteter under 2016. Jan-dec Område + avdelning 8) Genomför inspirationsföreläsning för medarbetarna. Jan-dec Förvaltningschef 9) Se över grundbemanning och andelen tillsvidareanställda/visstidsanställda. Jan-apr Område 9

Sammanställning av Regionservice verksamhetsplan 2016 med aktiviteter, tid och ansvar 2015-12-16 Ekonomi Regionservice mål Regionservice mål: Regionservice erbjuder kostnadseffektiva tjänster och produkter och kommunicerar dessa. Indikator: Resultatet av benchmarking inom Regionservice områden såväl regionalt, nationellt och internt ska vara bättre jämfört med 2015. Aktivitet Tid klart Ansvarig 1) Välja ut ett antal produkter och tjänster och jämföra dessa med priser på marknaden. Jan-sep Område 2) Ta fram ett förslag på en inköpsorganisation och implementera denna som en pilot inom Regionservice. Jan- sep Område AUS 3) Utveckla, analysera, åtgärda och kommunicera relevanta nyckeltal för våra kunder och inom Regionservice. Jan-dec Område + avdelning 4) Utveckla och förklara prissättning inom Regionservice samt redovisa kostnadsbesparande åtgärder. Jan-dec Område + avdelning 5) Utvärdera Regionservice organisation efter Region Örebro läns behov och struktur. Jan-dec Område Mål och uppdrag enligt Region Örebro läns verksamhetsplan Fullmäktiges övergripande mål Det övergripande målet för Region Örebro läns ekonomiska politik är att skapa en långsiktig stark ekonomi samt uppnå en verksamhetsmässig och finansiell god hushållning. Region Örebro län ska redovisa ett positivt resultat som över mandatperioden motsvarar minst 2 procent av regionens skatteintäkter och generella statsbidrag. Fullmäktiges inriktningsmål: Styrelsen och nämnderna ska redovisa ett resultat i balans. Indikator: Styrelsens och nämndernas resultat ska under 2016 uppgå till minst noll. Aktivitet Tid klart Ansvarig 1) Varje verksamhet ser över sina egna kostnader och ifrågasätter alla utgifter för att bidra till Region Örebro läns totala ekonomiska resultat. Jan-dec Område + avdelning 10