Revisionsrapport* Granskning av Delårsrapport 2007 Vännäs kommun September 2007 Allan Andersson Therese Runarsdotter *connectedthinking
Innehållsförteckning 1. Sammanfattning och förslag till åtgärder...2 2. Revisionsfråga och revisionsmetod...3 3. Inledning/regelverk...4 4. Granskningsiakttagelser...5 4.1 Kommunfullmäktiges direktiv...5 4.2 Delårsbokslut...5 4.3 Förvaltningsberättelse...5 4.4 Finansiell analys...7 4.5 Väsentliga personalförhållanden...8 4.6 Framtidsbedömning...8 4.7 Sammanställd redovisning...8
1. Sammanfattning och förslag till åtgärder Då det i kommunens budget och flerårsplan saknas mål av betydelse för en god ekonomisk hushållning, utifrån ett verksamhetsmässigt perspektiv, kan vi som en följd av detta inte bedöma resultatet i denna del. Vår bedömning, efter en översiktlig granskning, är att delårsbokslutet är upprättat enligt god redovisningssed där väsentliga poster har periodiserats på ett korrekt sätt. Delårsrapporten ger en rättvisande bild av kommunens ekonomiska ställning den 30 juni. Delårsrapporten ger en detaljerad och fyllig information om avvikelser mot budget på nämndsnivå. Vår bedömning är att inget av de finansiella målen uppfylls i delårsrapportens resultat. Av den redovisade prognosen att döma kommer en avsättning till pensionsfond att kunna ske innan bokslutet. Både delårsbokslutet och prognosen för helår visar på ett minusresultat för året. Vi vill påpeka att investeringsvolymen är väsentligt större än vad de finansiella målen medger. Redan i delårsbokslutet är årets hela investeringsvolym enligt budget upparbetad. Vi saknar kommunstyrelsens förklaring till detta. Vi ser med oro på ekonomins utveckling. Vi saknar en redovisning av väsentliga personalförhållanden där bland annat en redovisning av sjukfrånvaron bör ingå. Förslag till utveckling av delårsrapporten: En analys av delårsbokslutets ekonomi och ekonomins utveckling under återstoden av verksamhetsåret samt hur det påverkar budgetarbetet utifrån balanskravet. En beskrivning av vilka åtgärder som vidtas för att minimera budgetavvikelserna. En utveckling av mål och riktlinjer som är av betydelse för god ekonomisk hushållning. En redovisning av väsentliga personalförhållanden där bland annat en redovisning av sjukfrånvaron ingår. Delårsbokslutet bör tydligare dokumenteras med underlag till gjorda periodiseringar. Periodiseringarna bör ske i ekonomisystemet för att underlätta en avstämning av dessa. 2
2. Revisionsfråga och revisionsmetod Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers har på uppdrag av revisorerna granskat kommunens delårsrapportering. Revisorerna ska enligt kommunallagen pröva om räkenskaperna är rättvisande. Inom ramen för detta ingår en granskning av kommunens delårsrapport för perioden januari juni 2007. Huvudsyftet med granskningen är främst att ge de förtroendevalda revisorerna ett underlag för deras skriftliga bedömning av uppfyllelsen av fullmäktiges mål. Därutöver syftar granskningen till att bedöma om kommunens delårsrapportering sker i enlighet med kommunala redovisningslagen (KRL), och om delårsrapportering ligger till grund för den ekonomiska styrningen av kommunen. Följande revisionsfrågor ska besvaras med utgångspunkt från den kommunala redovisningslagen: Är delårsrapporten utformad i enlighet med den kommunala redovisningslagen? Ger delårsrapporten en rättvisande bild av kommunens ekonomiska ställning per 30 juni? Beskrivs i delårsrapporten verksamhetens utfall på ett tillfredsställande sätt? Följande revisionsfrågor ska besvaras med utgångspunkt från kommunallagen: Är det troligt att fullmäktiges finansiella mål kommer att uppnås? Bedrivs verksamheten så att fullmäktiges verksamhetsmål kommer att uppnås? Kommer ett balanserat resultat att uppnås vid årets slut? Om inte anges åtgärder för att nå balans och är de tillräckligt tydliga? Revisorernas skriftliga bedömning av bland annat måluppfyllelsen biläggs delårsrapporten i ett särskilt utlåtande som överlämnas till fullmäktige. Granskningen är översiktlig i den meningen att den inte är lika omfattande som granskningen av en årsredovisning. Underliggande siffror har inte granskats om inte uppenbara felaktigheter har upptäckts. Granskningen är dessutom mer inriktad på analytiska metoder än substansgranskning. Granskningen baseras på den information som lämnats i rapporten kompletterat med utdrag ur ekonomisystemet, samt intervju med ekonomichef. 3
3. Inledning/regelverk Krav på och utformning av delårsrapporten framgår av kommunala redovisningslagen, KRL. Under 2005 tillkom bestämmelser i kommunallagen, KL och KRL som berör delårsrapportering och dess granskning. Dessa bestämmelser innebärande följande: Minst en delårsrapport ska behandlas av fullmäktige Revisorerna ska bedöma om resultatet i delårsrapporten är förenlig med de mål om god ekonomisk hushållning som kommunfullmäktige beslutat om. Bedömningen ska biläggas delårsrapporten I budgeten ska de mål och riktlinjer för verksamhet och ekonomi som är av betydelse för god ekonomisk hushållning anges Förvaltningsberättelsen ska innehålla en redovisning av om målen för god ekonomisk hushållning uppnåtts. Lag om kommunal redovisning innehåller sedan tidigare följande bestämmelser om delårsrapportering; 1 Kommuner och landsting skall minst en gång under räkenskapsåret upprätta en särskild redovisning (delårsrapport) för verksamheten från räkenskapsårets början. Minst en rapport ska omfatta en period av minst hälften och högst två tredjedelar av räkenskapsåret. 2 Delårsrapporten skall innehålla en översiktlig redogörelse för utvecklingen av kommunens eller landstingets verksamhet och resultat sedan föregående räkenskapsårs utgång. Upplysningar skall då lämnas om; 1. Sådana förhållanden som är viktiga för bedömningen av kommunens resultat eller ställning 2. Sådana händelser av väsentlig betydelse för kommunens eller landstinget som har inträffat under rapporttiden eller efter dennas slut. 3 Om det inte finns särskilda hinder, skall det i anslutning till uppgifter enligt 2 även lämnas motsvarande uppgifter för samma rapportperiod under det närmast föregående räkenskapsåret. Begrepp och termer skall så långt det är möjligt stämma överens med dem som har använts i den senaste årsredovisningen. 4
4. Granskningsiakttagelser 4.1 Kommunfullmäktiges direktiv Kommunen kan, förutom lagstiftning och normgivning som finns rörande delårsrapporter, reglera utformning och omfattning av delårsrapporter i den egna kommunen. Kommunfullmäktige har 2002-12-16 beslutat om delårsrapportens omfattning, utformning, och innehåll. Bland annat ska delårsrapporten upprättas per den 30 juni, nämndernas verksamhetsberättelser ska vara kortfattade och i huvudsak beskriva avvikelser från budget och verksamhetsplan, jämförelser skall göras med föregående års prognos och väsentliga nyckeltal ska tas med. Kommunledningskontoret har kompletterat med anvisningar om tidplan och innehåll i nämndernas underlag för delårsbokslutet. Vår bedömning är att de anvisningar som finns kring delårsrapporten uppfyller de krav som KRL ställer. 4.2 Delårsbokslut Kommunstyrelsens delårsrapport per den 30 jun uppfyller i allt väsentligt redovisningslagens krav. Delårsrapporten innehåller resultaträkning, nämndsindelad driftsredovisning, kassaflödesanalys och balansräkning. Jämförelsesiffror lämnas för samma period föregående år vilket höjer informationsvärdet. Vi saknar dock förklarande noter där det bland annat framgår hur personalkostnader, entreprenader etc förändrats från föregående delårsbokslut. Till de periodiseringar som görs av verksamheternas kostnader och intäkter bör underlag fogas. Vi kan av tillgängligt underlag inte bedöma verksamheternas periodiseringar. Periodiseringarna bör också göras i huvudboken och inte i ett sidoordnat system för att underlätta granskning. Vår bedömning, efter en översiktlig granskning, är att delårsbokslutet är upprättat enligt god redovisningssed där väsentliga poster har periodiserats på ett korrekt sätt. 4.3 Förvaltningsberättelse Förvaltningsberättelsen utgör kärnan i delårsrapporten och ska innehålla en översiktlig redogörelse för utvecklingen av verksamheten och resultat sedan balansdagen. Förvaltningsberättelsen ska också lämna information om viktiga förhållanden och händelser av väsentlig betydelse. Ett särskilt fokus bör riktas mot de delar av verksamheten som har svårt att nå sina mål och/eller hålla sig inom sina ekonomiska ramar. Åtgärder för att komma till rätta med pro- 5
blemen bör även beskrivas. Berättelsen ska även innehålla en utvärdering av om målen för god ekonomisk hushållning har uppnåtts. Förvaltningsberättelsen inleds med en beskrivning av helårsprognosen som visar på ett underskott om -3,4 Mkr, vilket är -6,8 Mkr sämre än budgeterat. Halvårsbokslutet redovisar ett underskott på -2,8 Mkr. Kommunstyrelsen beräknar att balanskravet inte kommer att uppfyllas under året men anger inga förslag på åtgärder för att komma i balans. Vi saknar en översiktlig analys av driftredovisningen som ger läsaren en översiktlig men tydlig bild av delårsbokslutet, dessutom saknas en investeringsredovisning med kommentarer. Nämndernas verksamhetsberättelser är ingen obligatorisk del av delårsrapporten. Däremot utgör de ett viktigt underlag för verksamhetsuppföljning och beslutsfattande på nämndsnivå. Nämnderna har lämnat kortfattad information/noteringar kring verksamheten samt till större avvikelser mot budget. Vård- och omsorgsnämnden har även redovisat beskrivningar av åtgärder för att om möjligt minska det beräknade underskottet för året, för övriga nämnder saknas dessa beskrivningar. I kommande delårsrapportering bör de viktiga förhållanden och händelser av betydelse som redovisas i nämndernas verksamhetsberättelser sammanfattas och tillföras förvaltningsberättelsen. Vi saknar även en omvärldsanalys, analys kring god ekonomisk hushållning samt en redovisning av väsentliga personalförhållanden där bland annat en redovisning av sjukfrånvaron bör ingå. Sedan december 2004 ställer lagstiftningen krav på att kommunen i budgeten skall ange mål och riktlinjer för vad som är god ekonomisk hushållning. Målen och riktlinjerna som ska omfatta både verksamhet och ekonomi, ska utvärderas i förvaltningsberättelsen. I budget och verksamhetsplan saknas i stort verksamhetsmål av betydelse för god ekonomisk hushållning. Någon avstämning av dessa görs därför inte i delårsrapporten. Vi kan därmed av årets delårsrapport inte bedöma målen utifrån ett verksamhetsmässigt perspektiv. De finansiella målen beskrivs till viss del och utfallet kommenteras, se avsnitt 4.4. En utveckling bör ske av verksamhetsmål som är av betydelse för god ekonomisk hushållning. Genom att presentera både mål och en uppföljning av dessa kan kommunen utveckla arbetet med målstyrning utifrån ambitionen att nå en god ekonomisk hushållning. Målen bör redovisa ett tydligt och mätbart samband mellan resursåtgång, prestationer, resultat och effekter. 6
4.4 Finansiell analys Följande finansiella mål har kommunfullmäktige fastställt i samband med budget och verksamhetsplan för 2008 2010. Dessa mål uppges även avse 2007. Mål Måluppfyllelse Kommentar Kommunens likviditet skall ökas En årlig avsättning med 4 Mkr görs till en pensionsfond Kommunens lån amorteras med 9 Mkr per år Soliditeten per 2009-12-31 skall uppgå till minst 40 % Förändringen av eget kapital skall motsvara en kr i utdebitering det vill säga ca 12 Mkr Målet ej uppnått då likviditeten är mindre än vid bokslut 2006. Ej uppnått Ej uppnått Ej uppnått Omsättningstillgångarna har i jämförelse med förra delårsbokslutet ökat med 1,7 Mkr Ingen avsättning gjord under första halvåret men likvida resurser finns. Summa skulder har ökat jämfört med förra delårsbokslutet med 17 Mkr. Soliditeten har minskat med 1 %-enhet jämfört med förra delårsbokslutet. Soliditeten är 37 % Delårsbokslutets resultat är negativt. Prognosen för helår är också negativ Investeringsvolymen uppgår enligt budget för 2007 till 14,6 Mkr. Delårsbokslutets investeringar summeras till 14,7 Mkr och till bokslutet beräknas 26,8 Mkr investeras, vilket motsvarar ett överdrag på 12,2 Mkr eller med 84 %. Investeringarna kommer att bli 5,7 Mkr större än årets avskrivningar som har beräknats till 21,1 Mkr. En investeringsvolym som är högre än avskrivningarna ställer krav på ett positivt resultat då de finansiella målen har sin grund i att investeringar i huvudsak ska egenfinansieras. Om investeringsutgifterna är större än avskrivningar och periodens resultat minskas likviditeten och aktualiserar eventuellt behov av nya lån. Vi saknar kommunstyrelsens förklaring i förvaltningsberättelsen om bakgrunden till att investeringsvolymen är större än vad de finansiella målen medger. Av verksamhetsplanen framgår att de finansiella målen kräver att samtliga förvaltningar skall nå en budget i balans. Detta ekonomiska mål är överordnat alla andra kommunala mål. Samtliga förvaltningar redovisar en negativ årsprognos mot budget. Finansförvaltningen där skatteintäkter etc ingår bedöms redovisa ett överskott mot budget. 7
Juni 2006 Juni 2007 Förändring Intäkter 93,6 101,6 8,0 Kostnader -268,3-295,4-27,1 Avskrivningar -9,9-10,6-0,7 Verksamheternas nettokostnader -184,6-204,4-19,8 Skatteintäkter 135,7 143,0 7,3 Generella bidrag 60,7 62,2 1,5 Finansnetto -3,4-3,6-0,2 Årets delårsresultat 8,4-2,8-11,2 Verksamheternas nettokostnader har ökat med 19,8 Mkr medan skatteintäkter och generella bidrag har ökat med 8,8 Mkr. Därmed har resultatet försämrats jämfört med föregående års delårsrapport med -11,2 Mkr. Verksamheternas kostnader har jämfört med föregående års delårsbokslut ökat med 27,1 Mkr. Av denna ökning svarar personalkostnaderna för 8.0 Mkr vilket motsvarar 4,3 %. Personalkostnaderna har därmed ökat mer än löneökningarna. Entreprenader och köp av tjänster har ökat med 4,5 Mkr. Här ingår bland annat ersättningen till landstinget för utskrivningsklara patienter. Vår bedömning är att inget av de finansiella målen har uppnåtts. De finansiella målen borde tydligare framgå av förvaltningsberättelsen och hur kommunstyrelsen ser på att de inte uppnås. 4.5 Väsentliga personalförhållanden Vi saknar en redovisning av väsentliga personalförhållanden där bland annat en redovisning av sjukfrånvaron bör ingå. 4.6 Framtidsbedömning Liksom i årsredovisningen bör delårsrapportens förvaltningsberättelse avslutas med en framtidsbedömning. Informationen bör i första hand inriktas på periodbokslutets effekter för helåret, vilka åtgärder som eventuellt behöver vidtas och dess verksamhetsmässiga konsekvenser. Vi saknar en framtidsbedömning. 4.7 Sammanställd redovisning En sammanställd redovisning enligt rekommendationerna ingår i delårsrapporten. 8