Revisionsrapport Granskning av delårsrapport 2012 Övertorneå kommun Anneth Nyqvist Revisonskonsult Anna Carlénius Revisonskonsult
Innehållsförteckning Sammanfattning 1 1. Inledning 2 1.1 Bakgrund 2 1.2 Syfte, revisionsfrågor och avgränsning 2 1.3 Revisionskriterier 2 1.4 Metod 3 2 Granskningsresultat 4 2.1 Rättvisande räkenskaper och god redovisningssed 4 2.2 Förvaltningsberättelsens innehåll och struktur 5 2.3 Resultatanalys 6 2.4 God ekonomisk hushållning 7 2.4.1 Finansiella mål 7 2.4.2 Mål för verksamheten 8 2.5 Nämndernas budgetuppföljning och prognos 9 Övertorneå kommun
Sammanfattande bedömning har på uppdrag av kommunens förtroendevalda revisorer granskat kommunens delårsrapport för perioden 2012-01-01 2012-08-31. Uppdraget ingår som en obligatorisk del av revisionsplanen för år 2012. Syftet med den översiktliga granskningen är att ge kommunens revisorer ett underlag för sin bedömning av om delårsrapporten är upprättad i enlighet med lagens krav och god redovisningssed samt om resultatet är förenligt med de mål som kommunfullmäktige beslutat. Revisorernas uttalande avges i den bedömning som de avlämnar till kommunfullmäktige i samband med att delårsrapporten behandlas. Resultatet för perioden är positivt med 20,5 mnkr, vilket är 0,5 mnkr högre än motsvarande period föregående år. Prognosen för helåret pekar mot ett överskott på 12,5 mnkr. Bedömningen i delårsrapporten är att balanskravet kommer att uppfyllas. Utifrån genomförd granskning gör vi följande bedömning av kommunens delårsrapport: - Att räkenskaperna i huvudsak ger en rättvisande bild av periodens resultat och ställning per den 31 augusti 2012. Vid en övergripande kontroll av periodiseringar har vi uppmärksammat några brister, bl a har någon uppskattning av lärarnas löneökningar per april-augusti inte gjorts samt och VA- och renhållningsavgifter för juli och augusti har inte bokats upp. - Att delårsrapporten i allt väsentligt har upprättats i enlighet med lagens krav och god redovisningssed i övrigt. - Kommunen har möjlighet att nå de finansiella mål som kommunfullmäktige har fastställt. - När det gäller verksamhetsmålen avseende god ekonomisk hushållning uppnås inte målet angående sjukfrånvaron per augusti. För övriga mål kan vi inte utifrån den redovisning som görs i delårsrapporten bedöma om kommunen har möjlighet att nå de mål för verksamheten som kommunfullmäktige har fastställt. Vi menar att målen behöver tydliggöras och konkretiseras för att skapa bättre möjlighet att bedöma måluppfyllelsen. - Socialnämnden och barn- och utbildningsnämnden prognostiserar negativa budgetavvikelser. För att säkerställa en fortsatt god styrning i kommunen är det viktigt att samtliga nämnder iakttar en god budgetdisciplin. Övertorneå kommun 1 av 9
1. Inledning 1.1 Bakgrund Kommuner och landsting är enligt den kommunala redovisningslagen (KRL), skyldiga att minst en gång om året upprätta en särskild redovisning (delårsrapport) för verksamheten från årets början. Revisorernas bedömning av delårsrapporten ska grundas på det ekonomiska resultatet och uppfyllelsen av fullmäktiges mål för ekonomi och verksamhet. 1.2 Syfte, revisionsfrågor och avgränsning Granskningen syftar till att översiktligt bedöma om delårsrapporten ger svar på följande revisionsfrågor. Har delårsrapporten upprättats enligt lagens krav och god redovisningssed? Är resultaten i delårsrapporten förenliga med de av fullmäktige fastställda finansiella målen, d.v.s. finns förutsättningar att målen kommer att uppnås? Är resultaten i delårsrapporten förenliga med de av fullmäktige fastställda målen för verksamheten, d.v.s. finns förutsättningar att målen kommer att uppnås? Granskningen har utförts enligt god revisionssed. Det innebär att granskningen planerats och genomförts ur ett väsentlighets- och riskperspektiv för att i rimlig grad kunna bedöma om delårsrapporten i allt väsentligt ger en rättvisande bild. Granskningen omfattar därför att bedöma ett urval av underlagen för den information som ingår i delårsrapporten. Då vår granskning därför inte varit fullständig utesluter den inte att andra än här framförda felaktigheter kan förekomma. 1.3 Revisionskriterier Kommunstyrelsen är ansvarig för upprättandet av delårsrapporten som enligt 8 kap 20 a KL ska behandlas av kommunfullmäktige. Granskningen av delårsrapporten innebär en bedömning av om rapporten följer: Kommunallagen och lag om kommunal redovisning God redovisningssed Interna regelverk och instruktioner Fullmäktigebeslut avseende god ekonomisk hushållning Övertorneå kommun 2 av 9
1.4 Metod Granskningen har utförts genom: - Analys av relevanta dokument - Granskning av specifikationer och underlag till väsentliga balansposter i den omfattning som krävs för att i allt väsentligt säkerställa en rättvisande redovisning - Översiktlig analys av resultaträkning samt resultatprognos för året - Översiktlig analys av nyckeltal för verksamhet och ekonomi i den omfattning som krävs för att bedöma om resultatet är förenligt med de av fullmäktige fastställda målen - Intervjuer med berörda tjänstemän - Granskning av om måluppfyllelsen redovisas på ett sådant sätt, att den medger att fullmäktige ges tillräckliga förutsättningar för att bedöma periodens måluppfyllelse. Granskningen är inte lika omfattande som granskningen av årsredovisningen utan mer översiktlig. Granskningen är dessutom mer inriktad på analytisk granskning än på substansgranskning. Rapporten är faktagranskad av personal på ekonomikontoret. Övertorneå kommun 3 av 9
2 Granskningsresultat 2.1 Rättvisande räkenskaper och god redovisningssed Den upprättade delårsrapporten omfattar perioden januari augusti vilket är i överenskommelse med KRL, där det sägs att delårsrapporten ska omfatta minst sex månader och högst åtta månader. Resultatet för perioden januari-augusti uppgår till +20,5 mnkr medan prognosen för hela året pekar på ett resultat om +12,5 mnkr. I resultatet ingår återbetalning av försäkringspremier från AFA med 6,4 mnkr. Delårsrapporten består av en förvaltningsberättelse samt resultaträkning, balansräkning, finansieringsanalys/kassaflödesanalys samt tilläggsupplysningar/noter. Vidare ingår en redogörelse för tillämpade redovisningsprinciper. En sammanställd redovisning har upprättats med resultaträkning och balansräkning medan kassaflödesanalys och tilläggsupplysningar saknas. Periodiseringar görs löpande under året i kommunens fakturahanteringssystem. Till delårsbokslut görs en genomgång av större väsentliga poster för att kunna hänföra dem till rätt period. Kommunledningskontoret skickar anvisningar och interna föreskrifter avseende delårsrapporteringen till förvaltningarna. Bedömning I vår översiktliga granskning har det inte framkommit några omständigheter som tyder på att kommunens delårsrapport inte, i allt väsentligt, är upprättad i enlighet med lagens krav och god redovisningssed i övrigt. Sedan tidigare år har tilläggsupplysningarna förbättrats och samtliga finansiella rapporter innehåller jämförelser mot föregående år. Vi har granskat ett urval poster bl.a. periodiseringar som är gjorda i samband med delårsrapporten och konstaterar bl a att någon uppskattning av lärarnas löneökningar för april till augusti inte har gjorts, vilket vi menar borde ha gjorts även då lönerörelsen inte vid rapporttillfället var avslutad. Vidare konstateras att VA- och renhållningsavgifterna inte är periodiserade för juli och augusti, detta motsvarar ca 2 mkr. En mer detaljerad granskning av periodiseringar görs i samband med årsredovisningen. Specifikationer saknas till ett antal balansposter. Vår bedömning är vidare att de föreskrifter och anvisningar som finns ger förutsättningar för att delårsrapporten ska uppfylla de krav som KRL ställer. Övertorneå kommun 4 av 9
2.2 Förvaltningsberättelsens innehåll och struktur Förvaltningsberättelsen utgör kärnan i delårsrapporten och ska innehålla en översiktlig redogörelse för utvecklingen av verksamhet och resultat sedan balansdagen samt lämna information om viktiga förhållanden och händelser av väsentlig betydelse. Förvaltningsberättelsen ska även innehålla en utvärdering av om målen för god ekonomisk hushållning har uppnåtts. I förvaltningsberättelsen finns en omvärldsbevakning med kommentarer kring de ekonomiska förutsättningarna, befolkning och arbetsmarknad. Vidare redovisas sjukfrånvaro, drift- och investeringsredovisning, ekonomisk översikt, kommunala händelser och framtidsbedömning. Jämfört med motsvarande period föregående år har sjukfrånvaron minskat under 2012 och uppgår nu till 5,4 %. Det finns även ett avsnitt angående den sammanställda redovisningen i förvaltningsberättelsen där bolagens situation beskrivs ur ett kommunövergripande perspektiv. Bedömning Vår bedömning är att kommunens delårsrapport innehåller en förvaltningsberättelse som uppfyller lagens krav och som följer den praxis som utvecklats på området. En samlad bedömning av nämndernas måluppfyllelse samt en rimlighetsbedömning av resultatet i helårsprognosen i relation till resultatet i delårsrapporten skulle vara värdefull. Förvaltningsberättelsen är dock omfattande och vi menar att mer information kan åskådliggöras i tabellform och därmed minska ner antalet sidor i rapporten. Övertorneå kommun 5 av 9
2.3 Resultatanalys Prognosen för helåret pekar på ett positivt resultat, +12,5 mnkr, vilket är 10,8 mnkr bättre än budgeterat. Avvikelsen beror på: Verksamhetens nettokostnad avviker med +4,8 mnkr mot budget Skatteintäkter och statsbidrag förväntas bli 2,1 mnkr högre än budgeterat Finansnettot ligger i prognosen 3,9 mnkr bättre än budgeterat, framförallt de finansiella intäkterna förväntas bli högre än budget I resultatet ingår återbetalning av försäkringspremier från AFA, motsvarande 4,3 mnkr i delårsbokslutet och 6,4 mnkr i prognosen. I nedanstående tabell redovisas utfallet för de första åtta månaderna 2012, prognos för utfallet för året samt avvikelsen mot budget. Resultaträkning mnkr Utfall delår Utfall delår Prognos Avv. mot 2011 2012 2012 budget Verksamhetens intäkter 67,1 63,5 Verksamhetens kostnader -228,3-227,9 Nettokostnader -262,3 5,2 Avskrivningar -10,6-10,9-16,4-0,4 Verksamhetens nettokostnader -171,8-175,3-278,7 4,8 Skatteintäkter 107,3 109,1 163,7 2,7 Generella statsbidrag 82,9 81,7 122,5-0,6 Finansiella intäkter 8,4 6,6 6,7 4,2 Finansiella kostnader -7-1,6-1,8-0,3 Årets resultat 19,8 20,5 12,4 10,8 Resultatet enligt avstämningen mot balanskravet uppgår till +20,5 mnkr enligt prognosen. Vi instämmer i kommunens bedömning att balanskravet kommer att uppfyllas. Övertorneå kommun 6 av 9
2.4 God ekonomisk hushållning 2.4.1 Finansiella mål I delårsrapporten görs en överskådlig avstämning mot kommunens finansiella mål som fastställts i budget 2012: Finansiellt mål, fastställt av fullmäktige i budget 2012 Årets resultat skall utgöra minst en procent av skatteintäkter och utjämningsbidrag. Utfall augusti/prognos 1 % = 1,9 mkr 0831, 2,9 mkr 1231 Måluppfyllelse Soliditeten ska vara oförändrad under planperioden och vid inget tillfälle understiga 65 % (vid årets början var soliditeten 69,6 %) Investeringsvolymen skall inte överstiga 6 % av skatteintäkter och generella statsbidrag/ utjämningsbidrag Lån ska i princip endast upptas för finansiering av sådana investeringar som genererar intäkter till verksamheten Oförändrad utdebitering Verksamhetens nettokostnader inklusive avskrivningar skall uppgå till högst 98 % av skatteintäkter och utjämningsbidrag 73,2 % 0831, 72,3 % 1231 2,8 % 0831, 5,1 % 1231 Inga lån 0831, inga lån 1231 Ingen förändring 2012 98 % 0831= 187 005 tkr, utfall 175 348 tkr 98 % 1231= 280 436 tkr, prognos 1231 278 650 tkr Vi delar kommunens bedömning att målen kommer att uppnås. Målen hade uppnåtts även utan återbetalningen av försäkringspremier från AFA. Bedömning Vår översiktliga granskning tyder på att prognostiserade resultat är förenliga med de finansiella målen som fullmäktige fastställt i budget 2012. Övertorneå kommun 7 av 9
2.4.2 Mål för verksamheten Kommunfullmäktige har fastställt ett måldokument för mandatperioden 2010-2014 innehållande ett antal verksamhetsmål. Dessa mål för verksamheten beskrivs och utvärderas i delårsrapporten. Verksamhetsmässiga mål, fastställt av fullmäktige i budget 2012 Utfall augusti/prognos Måluppfyllelse Den totala sjukfrånvaron skall ligga på högst 5 & av den arbetade tiden. 5,41 % Ej uppnått per augusti. Minst 20 nya arbetstillfällen skall skapas varje år Energiåtgärder i kommunala anläggningar skall medföra att energianvändningen minskar med 3 % mot 2011. 15 nya företag har registrerats, SLP har ökat sin personalstyrka. Åtgärder pågår Målet beräknas kunna uppfyllas. Målet kommer med sannolikhet inte att uppnås. Vi konstaterar att samtliga mål som fullmäktige fastställt följs upp i delårsrapporten. Redovisningen görs utifrån prognos för helårsutfallet. Kommunstyrelsen skriver i delårsrapporten att man klarar ett av verksamhetsmålen. Vi noterar att målen behöver tydliggöras och konkretiseras för att skapa större möjlighet att bedöma måluppfyllelsen. Den kritik som framfördes i samband med föregående års delårsrapport kvarstår, d v s att vi inte med säkerhet kan avgöra om 20 nya företag innebär 20 nya arbetstillfällen, vare sig per augusti eller per. Vi kan inte heller av presentationen i delårsrapporten med säkerhet avgöra om energiåtgärderna i kommunala anläggningar leder till minskad energianvändning med 3 %. Bedömning Utifrån den uppföljning som görs per augusti nås inte målet angående sjukfrånvaron. För övriga mål kan vi inte utifrån den redovisning som görs i delårsrapporten bedöma om kommunen har möjlighet att nå de mål för verksamheten som kommunfullmäktige har fastställt. Övertorneå kommun 8 av 9
2.5 Nämndernas budgetuppföljning och prognos Prognosen för nämndernas driftredovisning 2012 visas i nedanstående tabell: Driftredovisning per nämnd, tkr Prognos Budget Utfall Ufall Budget 2012 augusti helår avvikelse Kommunfullmäktige med flera 1820 1513 1870-50 Kommunstyrelse 57 055 34527 57676-621 Barn- och utbildningsnämnd 100522 63797 101716-1194 Socialnämnd 104906 76635 108318-3412 Miljö- & byggnadsnämnd 2300 1069 2215 85 Kultur- och fritidsnämnd 13259 9055 13259 0 Summa nämnderna 279862 186596 285054-5192 Av tabellen framgår det att prognosen för nämnderna är negativ. Största negativa prognoserna har socialnämnden och barn- och utbildningsnämnden. Här är det enligt vår bedömning viktigt att det långsiktiga arbetet med att anpassa verksamheten till de ekonomiska ramarna fortsätter inom nämndernas verksamheter. För att upprätthålla en god ekonomisk styrning i kommunen är det viktigt att samtliga nämnder iakttar god budgetdisciplin. Nämndernas verksamhetsberättelser är omfattande och följer inte en enhetlig struktur. För att öka läsbarheten bör antalet sidor per nämnd begränsas och samtliga nämnder bör följa angiven rubricering. 2012-10-25 Anneth Nyqvist, projektledare Hans Forsström, uppdragsledare Övertorneå kommun 9 av 9