Företagspolicy Melship 1
Innehållsförteckning Om företagspolicyn sida 4 Vårt förhållande till varandra sida 5 Vårt förhållande till företaget sida 7 Vårt förhållande till bolagsstyrelsen sida 8 Vårt förhållande till utomstående företag sida 9 Vårt förhållande till konsumenterna sida 10 Vårt förhållande till myndigheter och lagstiftning sida 10 3
Om företagspolicyn Melship Företagspolicy tjänar som en guide för våra dagliga affärsinteraktioner och reflekterar vår standard för korrekt beteende och våra företagsvärderingar. Policyn visar för oss alla att det sätt som vi uppnår våra verksamhetsresultat på betyder lika mycket som att vi uppnår dem. Melships Företagspolicy gäller all Melshippersonal, inklusive direktörer, tjänstemän och alla anställda i företaget. Viktigast av allt är att varje anställd är ansvarig för att visa integritet och ledarskap genom att efterleva villkoren i Företagspolicyn, företagets principer och alla gällande lagar. Genom fullständig integrering av etik och integritet i våra fortgående affärsrelationer och vårt beslutsfattande demonstrerar vi vårt åtagande att upprätthålla en kultur som främjar etiska normer på högsta nivå. Det lättaste sättet att uppfylla kraven i normerna är att använda gott omdöme och be om ledning när frågor uppstår. Ställ följande frågor till dig själv, om du känner dig osäker, innan du utför en viss åtgärd: Har jag behörighet att göra detta? Är åtgärden den rätta att utföra? Är åtgärden laglig och i enlighet med Företagspolicyn eller andra principer? Skulle jag vara stolt över att rapportera denna åtgärd till någon jag respekterar? Kommer åtgärden att förbättra Melships rykte som ett etiskt företag? Om svaret på någon av dessa frågor är NEJ eller om du har frågor eller undrar hur du ska tolka eller tillämpa Företagspolicyn eller någon norm, princip eller något tillvägagångssätt som gäller Melship, bör du diskutera situationen med din chef, personalavdelningen, den juridiska avdelningen. Ingen negativ åtgärd kommer att vidtas mot den som klagar om, rapporterar, deltar i eller hjälper till vid undersökningen av misstänkt överträdelse mot Företagspolicyn, såvida inte påståendet eller informationen som delgivits befinns vara avsiktligt falsk. I högsta möjliga grad kommer Melship att behandla alla klagomål konfidentiellt. 4
Vi strävar efter att ha framgångsrika arbetsrelationer. Hos Melship är vi stolta över våra anställdas starka personliga åtagande och de utmärkta resultat som är följden av detta åtagande. Men detta samarbete kan endast uppnås i ett miljö som främjar förtroende, öppen och ärlig kommunikation och respekt. Alla dina mellanhavanden med dina medarbetare, dina underlydande och dina överordnade ska hanteras som ett partnerskap, där varje persons beteende styrs av ett övergripande engagemang i etiskt beteende och Melships framgång. Ditt förhållande till dina medarbetare ska vara som en medlem i ett segrande lag. Människor som arbetar harmoniskt och är inriktade på en uppsättning gemensamma mål är den drivande kraften bakom vår verksamhet. För att dessa dynamiska grupprelationer ska kunna fungera måste varje individ uppfylla sina åtaganden och känna sig säker på att andra gör likaledes. Detta betyder att man på varje nivå måste ge allt stöd som behövs till andra, för att få arbetet gjort. Ingen individ eller affärsenhet får placera sina egna prioriteter före företagets. Ditt förhållande till dina medarbetare eller underordnade ska främja etik och regelefterlevnad genom att föregå med goda exempel när det gäller anständighet, ärlighet och integritet under arbetet med andra. Som ledare är du ansvarig för att tydligt definiera prestationsnormer och skapa en miljö som främjar lagarbete. Vi främjar öppen och ärlig kommunikation. Uppmuntra kreativt och innovativt tänkande och, om du är överordnad, behandla underordnade som individer, och ge dem den frihet de behöver för att utföra sina jobb. Ge förslag om hur prestationen kan förbättras. Ditt förhållande till din överordnade ska vara grundat på ömsesidig respekt och förtroende. Du och din överordnade är ett lag med det gemensamma syftet att uppnå de mål som satts för er enhet av företaget. Du är lika ansvarig som din överordnade för att se till att kommunikationen er emellan är öppen och ärlig. Ta initiativet så ofta du kan. Använd din uppfinningsrikedom när du löser problem. Ditt samarbete och din kreativitet är väsentliga för att din enhets och företagets målsättningar ska kunna uppnås. Vi sätter värde på Melships personal, som vi anser är vår största resurs. Melships utfästelse att bry sig om människor får sitt uttryck på arbetsplatsen genom flera program som är avsedda att gynna och belöna individuell framgång och lagframgång. Du uppmuntras att avancera så långt du kan och att bidra på ett meningsfullt sätt till företagets framgång. När det kommer till kritan, är det våra duktiga och kompetenta anställdas ansträngningar världen runt som gör vår verksamhets framgång möjlig. Närmare bestämt, när det gäller anställning, är det vår policy: Att välja, placera och betala all Melship-personal på basis av kvalifikationer för det arbete som ska utföras, och utan diskriminering när det gäller ras, religion, nationellt ursprung, folkgrupp, hudfärg, kön, könsidentitet, ålder, medborgarskap, sexuell läggning, militär status, civilstånd, funktionshinder eller någon annan egenskap som är skyddad av lag. 5
Att arbeta mot 50/50 könsfördelning samt en jämn åldersfördelning. Att inte använda barnarbetskraft. Barnarbetskraft definieras som anställning av någon person som är under den minimiålder som än tillåten enligt lag i ifrågavarande jurisdiktion. Under inga omständigheter kommer vi dock att medvetet anställa någon som är yngre än sexton (16) år. Att upprätthålla en allomfattande arbetsmiljö och uppnå framgång genom att attrahera och behålla personer från alla bakgrunder i vår arbetskraft. Att tillhandahålla utbildning och tillfällen till avancemang för all Melship-personal. Att utföra prestationsbedömningar som ger uppriktig och korrekt respons. Att uppmuntra dubbelriktade kommentarer och diskussioner, samt granskning av bedömningar av ledningen på högre nivå. Att betala för prestationer och erkänna och belöna bidrag från individer och lag som går utöver deras normala arbetsansvar genom sådana program som Meltrust belöningsprogram. Du kan göra skillnad. Att förbjuda sexuella trakasserier eller någon annan sorts trakasseri av Melships personal av någon person på arbetsplatsen eller under utförande av företagets verksamhet. Att undvika favorisering eller intryck av favorisering på arbetsplatsen i enlighet med de principer och tillvägagångssätt som antagits av företaget. Att respektera en individs privatliv och att samla in, bearbeta, använda och behålla anställdas privata information endast efter behov och i enlighet med lagarna i de länder där vi är verksamma. Att eftersträva att eliminera potentiella risker från arbetsplatsen och tillhandahålla en säker och hälsosam arbetsmiljö för Melshipss personal och att eftersträva att följa alla gällande lagar och normer beträffande säkerhet och hälsa på arbetsplatsen. Att bidra till att upprätthålla en säker, hälsosam och produktiv arbetsmiljö för all Melshippersonal och andra, genom att: förbjuda innehav, användning, försäljning eller överlåtelse av olagliga droger eller drogtillbehör på företagets egendom eller under arbetstid. förbjuda bedrivning av företagets verksamhet medan vederbörande är berusad. förbjuda innehav eller användning av vapen/skjutvapen eller ammunition i företagets lokaler eller under utförande av Melship-verksamhet, underställt gällande lagstiftning. Innehav av ett vapen kan vara tillåtet för säkerhetspersonal när detta innehav anses vara nödvändigt för att bibehålla säkerheten för företagets anställda; och omedelbart rapportera alla förekomster av drog- eller alkoholmissbruk eller innehav av vapen till ledningen. 6
Vi undviker intressekonflikter. Ditt omdöme är en av dina värdefullaste tillgångar. Du bör undvika varje aktivitet eller samröre som står i konflikt med eller som verkar stå i konflikt med att du utövar ditt oberoende omdöme i företagets intresse. Konflikter kan uppstå i många situationer. Det är omöjligt att beskriva dem alla här, och det är inte alltid lätt att skilja mellan korrekt och inkorrekt aktivitet. I tveksamma fall bör du rådfråga din chef eller din enhets juridiska rådgivare innan du vidtar åtgärder. Följande riktlinjer gäller för de vanligaste konfliktsituationerna: INVESTERINGAR Gör inga investeringar som skulle kunna påverka dina affärsbeslut. Företagets policy förbjuder Melships personal att äga aktier eller ha ett ägarintresse i ett företag som konkurrerar med eller bedriver affärer med Melship. Detta förbud gäller inte innehav av ett mindre antal aktier (i regel under 1 %) i ett börsnoterat företag under förutsättning att investeringen inte är så ekonomiskt betydande att det skapar intryck av en intressekonflikt. Om du gjorde potentiellt förbjudna investeringar innan du började på Melship ska du rapportera detta till den juridiska avdelningen. FAMILJEN Meddela din chef och skaffa godkännande från din divisions- eller avdelningschef och från den juridiska avdelningen innan du gör affärer på Melships vägnar med något bolag där du själv eller någon nära familjemedlem har ett intresse som på något sätt skulle gynnas genom dina eller deras handlingar. ANNAT ARBETE Arbeta inte för en konkurrent samtidigt som du arbetar för Melship och utför inte heller något arbete för, eller lämna assistans till, någon tredje part som negativt skulle kunna påverka din prestationsförmåga eller ditt omdöme på arbetet. Använd inte företagets tid, resurser eller material för utomstående arbete som inte har med ditt arbete på Melship att göra utan godkännande från din divisions- eller avdelningschef. PERSONLIGT Samtidigt som vi erkänner och respekterar Melship-personalens rätt att fritt umgås med dem de träffar på arbetet, måste vi också använda gott omdöme så att vi ser till att dessa relationer inte påverkar vår arbetsprestation, vår förmåga att leda andra eller arbetsmiljön negativt. Allt beteende på arbetsplatsen som uppkommer från en romantisk relation eller vänskap mellan anställda kan vara olämpligt om beteendet skapar en obehaglig arbetsmiljö för andra. Favorisering eller affärsbeslut som är baserade mer på känslor, lojalitet eller vänskap än på företagets intressen är förbjudna. Individer som har en personlig relation eller vänskap måste utöva takt, gott omdöme och känslighet. STYRELSER Skaffa godkännande från styrelseordföranden och verkställande direktören och från chefen för juridiska avdelningen innan du accepterar att sitta i styrelsen eller liknande för ett utomstående företag eller statligt organ. Att vara styrelsemedlem för en professionell eller arbetsrelaterad ideell organisation måste godkännas på förhand av din divisions- eller avdelningschef. 7
Vi skyddar företagets äganderättsskyddade information. Melships affärshemligheter, annan äganderättsskyddad information och en stor del av dess interna information är värdefulla tillgångar. Att skydda dessa tillgångar, inklusive bevara dess sekretess, spelar en avgörande roll för vår fortsatta tillväxt och vår förmåga att konkurrera. En affärshemlighet är information som används i samband med Melshipss verksamhet och som inte är allmänt känd eller lätt att upptäcka, och för vilken ansträngningar har gjorts för att hålla informationen hemlig. Annan äganderättsskyddad information, såsom sakkunskap, måste också skyddas. Melships affärshemligheter och annan äganderättsskyddad information kan bestå av vilken formel, design, anordning eller information som helst som används inom vår verksamhet och som ger Melship möjlighet att få en fördel framför våra konkurrenter. Melships affärshemligheter och annan äganderättsskyddad information är inte alltid av teknisk art. De kan även innefatta företagets forskning, planer på nya produkter, strategiska mål, all opublicerad ekonomisk information eller information om prissättning, listor över anställda, kunder och återförsäljare samt information om kundkrav, preferenser, affärsvanor och planer. Denna lista, även om den inte är fullständig, antyder många olika slags information som måste skyddas. Affärshemligheter och annan äganderättsskyddad information behöver inte vara patenterbar, men får inte vara generellt eller allmänt känd. Dina förpliktelser med hänsyn till Melships affärshemligheter och annan äganderättsskyddad information utgörs av: Att inte yppa denna information för annan Melship-personal förutom på behöver veta - eller behöver använda -basis. Att inte yppa denna information för personer utanför Melship. Att inte använda denna information för egen vinning eller för några personers vinning som är utanför Melship. Om du lämnar Melship fortsätter din förpliktelse att skydda Melships affärshemligheter och annan äganderättsskyddad information tills informationen blir allmänt tillgänglig eller Melship inte längre betraktar den som en affärshemlighet eller äganderättsskyddad. Du bör även komma ihåg att korrespondens, trycksaker, elektronisk information, dokument eller arkiv av något slag, särskild processkunskap, rutiner, Melships särskilda sätt att göra saker på vare sig de är sekretessbelagda eller inte alla är företagets egendom och måste stanna hos Melship. Givetvis utgör den personliga skicklighet som inhämtats eller förbättrats på arbetet personliga tillgångar som tillhör den som slutar. Kontakta den juridiska avdelningen om du ha någon fråga om huruvida information är äganderättsskyddad eller en affärshemlighet. 8
Vi handlar etiskt med leverantörer och kunder. Vårt mål när vi förrättar våra inköpsrutiner är att förvissa oss om kontinuerlig och tillförlitlig materialtillgång. Att handla ärligt med kunder och leverantörer är avgörande för sunda och varaktiga relationer. Sålunda ser vi våra leverantörer som partners och förväntar oss att de gör rimlig förtjänst. Vi ger alla potentiella leverantörer en rättvis och enhetlig bedömning. Beslut baseras på objektiva kriterier såsom pris och kvalitet, liksom en återförsäljares pålitlighet och integritet. Att ge eller ta emot pengar under bordet, mutor eller liknande betalningar av vilket slag det vara månde är förbjudet. Vi ger inga personliga fördelar till kunder när det gäller priser, bidrag till eller hjälp med marknadsföring eller dylikt; vi behandlar alla kunder enligt samma affärsprinciper. Handlingssättet mot kunder och leverantörer diskuteras i det avsnitt i denna policy som behandlar våra ansvarsområden under konkurrens-/antitrustlagar. Vi ger inte eller tar emot olämpliga gåvor. Det är inte acceptabelt att ge eller ta emot gåvor, betalningar eller andra fördelar för att påverka ett affärsbeslut. Om du har för avsikt att ge eller ta emot en gåva, betalning eller annan fördel till mer än ett begränsat värde ($50 EUR) måste du kontakta den juridiska avdelningen för godkännande innan du gör det. Kom också ihåg att du får endast ta emot en gåva med ett begränsat värde från en enda källa en gång per kalenderår. Om det skulle vara pinsamt för företaget om du inte accepterar en viss gåva som eventuellt överstiger ett begränsat värde så ska mottagandet av gåvan rapporteras till den juridiska avdelningen. Den juridiska rådgivaren hjälper dig att bestämma korrekt disposition av gåvan. Du får dessutom inte göra några arrangemang för att ta emot en gåva, betalning eller annan fördel till mer än ett begränsat värde för någon nära familjemedlem från någon som företaget har ett befintligt affärsförhållande med eller skulle vilja etablera ett affärsförhållande med. FÖLJ DENNA REGEL: Ta aldrig emot en gåva eller tjänst om den kommer att kompromettera dig eller skulle kunna förefalla kompromettera dig. Detta innefattar inte tillfälliga affärsmåltider, där man kan bjuda tillbaka, eller gåvor av rent begränsat värde. Du bör vara medveten om att det finns särskilda föreskrifter som reglerar korrekt handlingssätt när man har med förbundsstats-, statliga, kommunala eller utländska myndigheter att göra som skiljer sig från föreskrifter som gäller när man handlar med icke-statliga företag. I stort sett får du inte erbjuda eller lämna någon gåva, förmån eller värdesak, inklusive måltider eller resor, till statliga tjänstemän, såvida det inte har godkänts i förväg av den juridiska avdelningen. 9
Vi är lyhörda för konsumenterna. Eftersom vår verksamhet består av kund och tjänsteprodukter, beror vår framgång på kundernas tillfredsställelse, förtroende och goodwill. Vi når våra mål och tjänar våra kunders behov bäst genom att följa ett konsekvent, rättvist och känsligt program för kommunikation med kunderna. Vi inser hur viktigt det är att vi förutser och förvissar oss om att vi är lyhörda för kundernas behov och preferenser när det gäller våra produkter. Vi anser också att de åsikter, bekymmer och frågor som kunderna delger företaget om våra produkter är viktiga informationskällor. Kundernas behov ändras ständigt, och vi måste därför kontinuerligt lyssna på vad folk vill ha och använda vår kreativitet till att tillfredsställa dessa föränderliga behov. När en kund ger uttryck för missnöje bemöter vi problemet omedelbart, hövligt och rättvist, och gör alla rimliga ansträngningar för att hålla kvar eller återfå kundens goodwill så att han eller hon fortsätter att köpa Melships produkter och tjänster. Vi motsätter oss exploaterande, inhumana arbetsmetoder. Melship motsätter sig det olaga utnyttjandet av barnarbetskraft, exploatering av barn och alla andra former av oacceptabel behandling av arbetare. Vidare är det Melships policy att inte arbeta med någon leverantör eller entreprenör som man vet bedriver sin verksamhet med oacceptabel behandling av arbetare, såsom exploatering av barn, aga, övergrepp mot kvinnor, slavarbete eller andra former av misshandel. Inga former av övergrepp mot barn eller brott mot andra arbetslagar accepteras av företaget, och om företaget får kännedom om en överträdelse mot våra principer är detta anledning till omedelbart upphörande av affärsrelationen. Disciplinära åtgärder kan vidtas. Företagets policy är nolltolerans för allt beteende som strider mot Företagspolicyn eller riktlinjerna för affärsmetoder. I linje med detta har företaget för avsikt att förhindra beteende som inte överensstämmer med Policyn eller riktlinjerna för affärsmetoder och att, så snart som rimligen är möjligt efter att det upptäcks, stoppa allt sådant uppförande som kan tänkas inträffa. Melship-personal som bryter mot Policyn eller riktlinjerna för affärsmetoder kan bli föremål för disciplinära åtgärder, inklusive uppsägning. 10