RIKTLINJER FÖR WEBBPLATS PÅ INTERNET Örebro l äns landsting
Inledning Detta dokument anger riktlinjer för Örebro läns landstings webbplats och har sin grund i landstingets policy för information och kommunikation, Möte med människor, och i landstingets IT-policy. Riktlinjerna ska vara ett vägledande dokument under en längre tidsperiod och kompletteras med handlings- och aktivitetsplaner. Det personliga mötet är alltid det viktigaste, men en webbplats är till nytta som komplement och när möten inte är nödvändiga eller möjliga. En webbplats skapar också helt nya möjligheter till information, kommunikation och samverkan. Riktlinjernas syfte är att skapa ett enhetligt förhållningssätt och tydliggöra ansvarsfördelning samt inriktning för framtida utveckling av Örebro läns landstings webbplats. Bakgrund Utvecklingen av Internet öppnar nya möjligheter för insyn och dialog, direkt demokrati och medborgarkontroll. I regeringens proposition Demokrati för det nya seklet från 2001 sägs att statens, kommunernas och landstingens roll är att skapa goda förutsättningar för demokrati. IT och Internet bör användas för att skapa mötesplatser där medborgarna ges tillfälle till dialog. Behovet av att förbättra vårdens tillgänglighet och att öka patientens inflytande och delaktighet betonas i regeringens proposition 1999/2000:86 Ett informationssamhälle för alla. Här understryks att tillgången till information är en avgörande förutsättning för patientens möjligheter att utöva självbestämmande i vården. Vidare sägs att en ökad tillgänglighet innebär ett enkelt sätt att få information om myndigheten och dess regelverk samt tillgång till interaktiva tjänster. Landstingsförbundets webbutredning (december 2001) beskriver hur Internet genom oberoendet av tid och rum ger patienter bättre tillgänglighet till vården. Medborgare bör kunna hämta information, ställa frågor och uträtta ärenden när det passar dem, oberoende av tid och geografisk belägenhet. I dessa sammanhang har regeringens begrepp 24-timmarsmyndighet kommit att bli vägledande för ökad tillgänglighet och tillmötesgående med stöd av IT. Det framhålls att medborgare med särskilda behov ska ha likvärdig tillgång till de tjänster som erbjuds och till offentlig information. Landstingets webbplats En webbplats är en samling webbsidor som tillhör samma person eller organisation och som är sammanlänkade på ett mer eller mindre systematiskt sätt. www.orebroll.se är den gemensamma webbplatsen för Örebro läns landstings information och kommunikation om landstingets verksamheter via nätet. Under denna webbplats samlas alla landstingets verksamheter. Förvaltningarnas och andra landstingsenheters respektive webbsidor, vilka inleds med www.orebroll.se t ex Universitetssjukhuset Örebro www.orebroll.se/uso, ingår alltså i begreppet www.orebroll.se. Utveckling Landstingets gemensamma webbpubliceringssystem ger möjlighet till en effektiv hantering där medarbetare, på olika funktioner i landstingets verksamheter, kan delta i arbetet med webbplatsen, publicering och uppdatering av innehåll. När ansvaret för
informationspubliceringen flyttas ut i organisationen närmare verksamheten förenklar och snabbar det upp arbetsflödet och uppdatering av informationen. Vid utveckling av webbplatsen ska ett koncernperspektiv beaktas. Samarbete över förvaltnings- och avdelningsgränserna är viktigt. Genom att lära av varandra, ta tillvara tidigare erfarenheter och samordna behov och utveckling kan samordningsvinster göras. Tillgänglighet Informationen på landstingets webbplats ska vara tillgänglig för alla. Det innebär bland annat att den så långt som möjligt ska göras lättillgänglig för användare med olika funktionshinder. Webbplatsen www.orebroll.se ska vara tillgänglig för funktionshindrade enligt de internationella riktlinjer som utformats av W3C (World Wide Web Consortium)- initiativet WAI (Web Accessibility Initiative). Genom att följa WAI:s riktlinjer gör man webbplatsen kompatibel med olika tekniska hjälpmedel som personer med funktionshinder kan behöva för att kunna ta till sig informationen. Språket har stor betydelse för tillgängligheten. Ett krångligt språkbruk kan göra webbplatsen i praktiken oåtkomlig för stora grupper medborgare, inte minst personer som inte har svenska som modersmål. Webbplatsen www.orebroll.se ska i möjligaste mån tillhandahålla information på lättläst svenska. Där det är motiverat kan informationen även finnas tillgänglig på andra språk. Syfte Örebro läns landstings webbplats på Internet är en kanal för information, kommunikation och interaktion med medborgarna i Örebro län, patienter, brukare och andra intressenter. Syftet med webbplatsen är att: - förbättra länsinvånarnas möjligheter till delaktighet, påverkan och demokratiskt inflytande. - stärka patienter och brukare i deras kontakter med landstinget och ge dem service i samband med vårdkontakter. - stimulera regionens utveckling. - förmedla fakta och kunskap. Framgångsfaktorer För att arbetet ska bli framgångsrikt och användarna nöjda ska landstingets webbplats kännetecknas av: Trovärdighet och enkelhet. Informationen är ärlig, saklig, relevant och aktuell. Den utformas ur ett användarperspektiv och med ett rakt och lättförståeligt språk. Publicering av text och bild ska genomsyras av öppenhet, service, omtanke och kvalitet. Dialog och öppenhet. Webbplatsen ska upplevas som en öppen plattform för insyn, kommunikation och interaktivitet. Innehåll, funktioner och tjänster ska inbjuda till delaktighet och locka besökaren att engagera sig i sitt landsting.
Utvecklingen av webbplatsen pågår ständigt. Den är en kontinuerlig process som sker i samverkan med användaren. Information om användarnas behov och önskemål inhämtas regelbundet. Nytta och funktionalitet. Webbplatsen ska ge svar på frågor som besökaren har om landstingets vård och övriga verksamheter samt stimulera till kommunikation och interaktivitet. Informationen ska vara överskådlig och lättillgänglig och alla funktioner framtagna ut ett brett användarperspektiv. En gemensam struktur ska alltid eftersträvas. Webbplatsen ska ge ett mervärde genom att erbjuda service 24 timmar om dygnet. Målgrupper Målgrupper för Örebro läns landstings webbplats är: - medborgarna i Örebro län - patienter, brukare och anhöriga - patient- och intresseföreningar med anknytning till landstingets verksamhet - arbetssökande och studerande - massmedia - andra landsting/vårdgivare och näringsliv - kommuner och myndigheter - boende i övriga landet och utomlands - anställda inom Örebro läns landsting Varje förvaltning/verksamhet inom Örebro läns landsting kan också ha särskilda målgrupper utifrån sina verksamhetsområden. Mål och inriktning Webbplatsen www.orebroll.se ska: - öka kunskapen om landstingets verksamhet - öka delaktighet och medbestämmande - underlätta medborgarnas kontakter med landstinget - medverka till att underlätta för patienter och brukare att på rätt sätt använda landstingets tjänster - förbättra servicen till patienter och brukare - stimulera kulturliv, turism och tillväxt i Örebro län - främja samarbetet mellan landstinget och andra myndigheter, kommuner och aktörer - underlätta professionellt kunskapsutbyte och dialog, nationellt och internationellt. Örebro läns landstings webbplats på Internet har som övergripande målsättning att vara till största möjliga nytta för besökarna. Genom ett aktivt arbete med att utveckla webbplatsen ska www.orebroll.se tillgodose besökarens behov och önskemål. För att ständig utveckling ska kunna ske bör återkommande undersökningar av besökarens behov och önskemål genomföras. En årlig aktivitetsplan redovisar de landstingsgemensamma insatser och utvecklingsaktiviteter som ska genomföras.
Ansvar Inom Örebro läns landsting följer informationsansvar med verksamhetsansvar, vilket är fastställt i landstingets informationspolicy. Det innebär att varje verksamhetsansvarig, förvaltningschef/motsvarande eller person som denne utser, ansvarar för den egna webbplatsens innehåll. Ansvaret omfattar produktion, faktakontroll, publicering, uppdatering samt att landstingets grafiska regler för publicering på Internet följs. Varje förvaltning/motsvarande ansvarar också för handläggning av förfrågningar och synpunkter samt tjänster som administreras via webben. Ansvaret för Örebro läns landstings övergripande hemsidor på den externa webben avseende innehåll, publicering och faktakontroll åvilar landstingets informationsstab. Informationschefen har ett övergripande ansvar för Örebro läns landstings Internetsidor. ADB och Tele har tekniskt drift- och utvecklingsansvar för landstingets externa webb. Organisation Webbstyrgrupp För övergripande ledning av arbetet med Örebro läns landstings webbplats på Internet finns en webbstyrgrupp inrättad, vilken rapporterar till landstingsdirektören. Styrgruppens uppgift är att leda och stödja ett förändringsarbete samt fatta beslut i övergripande webbfrågor inom sitt uppdrag. Styrgruppen agerar bollplank till ansvariga för webbarbetet och ger goda råd, anger riktlinjer, prioriteringar, följer arbetets måluppfyllelse samt är länk till ledning. Särskild vikt skall fästas vid koncernperspektivet, samverkan inom landstinget samt informationssäkerhetsaspekter. Som ledamot i webbstyrgruppen representerar man inte sin respektive förvaltning/ enhet utan arbetet utgår från ett landstingsperspektiv. Ordförande i landstingets webbstyrgrupp är Örebro läns landstings informationschef. Webbråd Till webbstyrgruppen är ett rådgivande webbråd knutet med representanter, företrädesvis webbansvariga, från landstingets förvaltningar och centrala staber. Webbrådet ska vara ett forum för information och diskussion gällande webbfrågor i landstinget och har som huvudsaklig uppgift att komma med idéer på hur landstingets webbplats ska utvecklas i framtiden. Ordförande i webbrådet är ansvarig uppdragsledare vid ADB och Tele. Ur webbrådet finns ett arbetsutskott som regelbundet sammanträder för att hantera löpande frågor samt bereda frågor till webbstyrgrupp och webbråd. Ordförande i webbrådet är sammankallande för arbetsutskottet. Länkning All länkning från Örebro läns landstings hemsida och dess undersidor till andra hemsidor på Internet ska ske i enlighet med dessa riktlinjers syfte. Information och material som görs tillgängligt genom länkning till andra informationskällor ska antingen ha ett direkt samband med eller på annat sätt vara relevant i förhållande till landstingets verksamhet. Länkning till information och material som
publiceras av företag, organisationer eller andra som bedriver kommersiell verksamhet med vinstintresse är tillåten, men ska vara motiverad med hänsyn till kravet på relevans. Ansvaret för att länkning sker korrekt från de egna sidorna åligger respektive förvaltning. Ansvaret för länkning vad gäller landstingets övergripande sidor åligger landstingets informationsstab. Domännamn Domäner är de delar som Internet är indelat i. Det finns domäner och toppdomäner. Ett domännamn är ett sätt att namnge och gruppera datorer som är anslutna till Internet. Domännamnet är det namn som används i webbadresser för att beteckna domäner. I webbadressen www.orebroll.se är orebroll ett domännamn som tillhör landstinget och se ett toppdomännamn som står för Sverige. Däremot är www inget domännamn, utan namnet på den server som sköter domänens kommunikation med yttervärlden. Webbplatsen www.orebroll.se ska vara ingången till Örebro läns landsting och dess verksamheter på Internet. Information på Internet från Örebro läns landsting och dess verksamheter ska finnas under landstingets domännamn, orebroll.se. Om en verksamhet önskar presentera sig på Internet utanför landstingets domänadress, ska detta alltid anmälas till den egna förvaltningsrepresentanten i webbrådet för vidare behandling och godkännande av webbstyrgrupp eller av styrgruppens ordförande i brådskande fall. Lagar och andra styrdokument för landstingets webbplats Information och material på landstingets webbplats ska följa gällande lagstiftning och föreskrifter samt i tillämpliga delar följa landstingets policydokument för information och kommunikation, marknadsföring och sponsring. Grafisk profil Reglerna för landstingets grafiska profil som anges i landstingets grafiska handbok är också grunden för publicering på webben. Örebro läns landsting använder ett gemensamt webbpubliceringssystem för arbetet med webbplatsen www.orebroll.se. Ett gemensamt grafiskt gränssnitt med formatmallar finns framtaget. All information som publiceras ska inordnas i detta grafiska gränssnitt. Om man önskar avvika från den grafiska utformningen på www.orebroll.se ska detta alltid rapporteras till den egna förvaltningsrepresentanten i webbrådet för vidare behandling och godkännande av webbstyrgrupp eller av styrgruppens ordförande i brådskande fall. När avvikelse kan bli aktuell handlar det främst om sidor av mer temporär karaktär, t ex speciella projektsajter, kampanjer, större konferenser eller arrangemang med Örebro läns landstings medverkan.
Aktivitetsplan För övergripande arbete med Örebro läns landstings webbplats på Internet tas en årlig aktivitetsplan fram av webbrådet, vilken fastställs i webbstyrgruppen. Planen redovisar de landstingsgemensamma insatser och utvecklingsaktiviteter som ska genomföras.
landstingets webbråd och webbstyrgrupp. Antagna av landstingsstyrelsen 11 december 2002. Framtagna policies/riktlinjer finns på landstingets intranät: intranet.orebroll.se/oll/policies/index.htm