Riktlinjer för fotografering och filmning inom fritidshem, förskoleklass, kulturskola, grundgrundsär-, tränings- och gymnasieskola, vuxenutbildning, SFI och ungdomsverksamhet i Säters kommun Beslutade av barn- och utbildningsnämnden 2014-10-09, 121
Innehåll INLEDNING... 3 REGELVERK... 3 S REGLER FÖR PUBLICERING PÅ INTERNET... 3 ANVISNINGAR TILL PERSONAL, ALLMÄNT... 3 VISSA BILDER KRÄVER INTE SAMTYCKE... 3 ELEVER MED SKYDDADE PERSONUPPGIFTER... 4 SOCIALA MEDIER... 4 FOTOGRAFERING OCH FILMNING INOM SKOLANS VERKSAMHET... 4 RUTINER VID FOTOTILLFÄLLET... 4 MINSKA RISKER FÖR INTEGRITETEN... 5 PRAKTISK INFORMATION OM HANTERING AV SAMTYCKESBLANKETTERNA... 5 LAGRING... 5 GALLRING... 5 I
Inledning Denna riktlinje gäller för fotografering och filmning inom verksamheten vid fritidshem, förskoleklass, kulturskola, grund-, grundsär- och gymnasieskola, träningsskola, ungdomsverksamhet, SFI samt vuxenutbildning i Säters kommun. Nedan används begreppet skola för samtliga verksamheter Riktlinjen anger också vad som gäller vid publicering av bilder och filmer på människor på Internet. Regelverk När man inom offentlig verksamhet tar bilder eller filmer med digital teknik räknas detta som en behandling av personuppgifter. Hur personalen får använda sådana bilder/filmer i verksamheten regleras av personuppgiftslagen (SFS 1998:204), PuL. Syftet med lagen är att skydda enskilda individers personliga integritet. Bilder och filmer som gör att individer kan identifieras omfattas av lagens bestämmelser. Mer information om PuL finns på www.datainspektionen.se Barn- och utbildningsnämndens regler för publicering på Internet Anvisningar till personal, Allmänt Bilder och filmer där personer kan identifieras som publiceras på Internet medför särskilda risker för integriteten. Det krävs alltid samtycke för att få publicera bilder/filmer på Internet där barn förekommer. Om personen är under 16 år ska man vända sig till vårdnadshavarna för samtycke. Ett samtycke ska dokumenteras skriftligt. För elev äldre än 16 år kan eleven själv lämna samtycke för publicering. Blankett för samtycke hämtas via kommunens Intranät. Blanketten för samtycke delas ut till vårdnadshavarna vid terminsstart. Trycksaker, till exempel årsredovisningar, verksamhetsberättelser och presentation av verksamheten, läggs nästan alltid ut som en kopia på webbplatsen. Därför krävs samtycke redan från början även för bilder till sådana trycksaker när dessa ska spridas till allmänheten. Ett samtycke kan när som helst återkallas och då ska inga nya bilder tas. Om vårdnadshavaren vill att en enstaka bild/film tas bort från till exempel en skolas webbplats ska detta tillmötesgås, även om samtycke fanns när bilden/filmen publicerades. Vissa bilder kräver inte samtycke Bilder/filmer av elever som tas i den löpande verksamheten, men som inte ska publiceras på webbplatsen eller tas in i trycksaker för spridning till allmänheten, kan utan samtycke visas på analoga anslagstavlor, i presentationspärmar i verksamhetens lokaler eller liknande. Det krävs inte samtycke för bilder/filmer som föreställer vuxna i ett neutralt sammanhang, där bilden inte kan upplevas som kränkande.
Elever med skyddade personuppgifter Vårdnadshavare som lever med skyddade personuppgifter ska inte ta ställning till samtycke för webbpublicering. Deras barn får inte finns med på bilder/filmer som publiceras på Internet eller i tryckt material som delas ut till allmänheten. Sociala medier Användning av sociala medier ska följa Säter kommuns riktlinjer för sociala medier. Dessa finns att hämta via kommunens Intranät. Stöd för hantering av Sociala medier inom utbildningsverksamhet finns även på Skolverkets hemsida. Fotografering och filmning inom skolans verksamhet Vårdnadshavare ska informeras om att man inom skolan använder foto och filmning som arbetsmetod. Skolans personal ansvarar för att informationen ges till vårdnadshavarna. Rektor ansvara för att information om riktlinjerna årligen ges, t.ex. vid föräldramöte eller på annat sätt som når samtliga föräldrar. Rektor ansvara också för att information om riktlinjerna ges till vikarier och nyanställd personal. Elever ska alltid informeras om att man fotograferar eller filmar dem. Elevers vilja att inte delta på foto/film ska alltid respekteras. All dokumentation inom skolans verksamhet är allmän handling. Vid begäran om utlämning ska alltid en sekretessprövning göras (Offentlighets- och sekretesslag 23 kap. 2 ). Rutiner vid fototillfället När personal tar bilder/filmer av elever måste personalen först göra en avstämning av om det finns individer som inte ska vara med, till exempel för att vårdnadshavare inte har lämnat sitt samtycke. Observera att detta gäller bilder/filmer som är avsedda för publicering på webbplats. Om extern fotograf anlitas för fotograferingen är det ändå skolans personal som gör en kontroll av att de individer som kommer att synas på bilderna/filmerna får delta. När massmedia kommer på besök och tar bilder för sin nyhetsrapportering gäller andra regler för dem. Massmediers bildhantering regleras inte av PuL, utan skyddas av grundlag och det är istället massmediernas regler som styr vad som får publiceras. Var alltid observant på att elever med skyddade personuppgifter inte blir fotograferade eller filmade.
Minska risker för integriteten Den som publicerar 1 fotografier/filmer ansvar för att bilderna/filmerna inte har ett kränkande innehåll. Här är det viktigt att ställa sig frågor, exempelvis kring varför man fotograferar/ filmar och vilka som ska kunna se dem och sedan väga det mot vilka behov man har av att fotografera/filma eleven. Ett exempel på en bild som kan upplevas som kränkande: Om man lägger ut en bild på några elever som sitter runt en eld och en elev, som vi kallar Kalle, sitter lite utanför, kan bilden uppfattas som kränkande för Kalle, eftersom han är mobbad och utstött. När bilderna/filmerna tas, undvik att exponera personen på ett sätt som kan uppfattas som kränkande. Bilder/filmer av elever som är nakna ska till exempel aldrig förekomma. Man kan ibland använda sig av bilder/filmer som inte visar ansiktet eller som visar människor i rörelse. Man bör också undvika att skriva ut personens namn i anslutning till bilden eftersom det ökar möjligheten att söka via Internet. Räkna inte med att allt som publiceras på Internet kan tas bort på en gång. Även om man tar bort informationen från kommunens webbplats kommer sökmotorer och annat på Internet att ha lagrat kopior och informationen blir svår att få bort. Praktisk information om hantering av samtyckesblanketterna Samtycken ska förvaras vid varje skola så att personal lätt ska kunna kontrollera om en individ har lämnat samtycke eller inte. Lagring Fotografier och filmer får inte lagras i s.k. molntjänster 2. Lagring ska primärt ske på Säter kommuns nätverk. Tänk på att regelbundet tömma kamera, läsplatta eller annat digitalt media som används för fotografering eller filmning. Gallring Alla bilder och filmer, även sådana som inte ska publiceras, ska regelbundet gallras, det vill säga raderas och tas bort från det digitala mediet (t.ex. datorn/ telefonen/ läsplattan/ nätverket). Bilderna ska tas bort vid inaktualitet eller senast i samband med att eleven slutar i verksamheten. Det kan dock finnas behov av att bevara enstaka bilder/filmer längre. För varje typ av allmänna handlingar, även bilder och filmer, ska man ta ställning till om det finns något som ska arkiveras för framtida behov. Kontakta registrator för mer information. 1 Att publicera menas att man delger bilderna/filmerna för andra än de filmerna gäller, t.ex. att de visas på en dator i skolans korridor eller att bilder anslås på skolans anslagstavla eller väggar samt skolans hemsida eller på sociala medier. 2 Molntjänster definieras som tjänster som levereras över Internet, som inte är anpassade för en enskild kund, som inte kräver särskild programvara, som snabbt kan ökas eller minskas och som lagrar kundens information hos molntjänsteleverantören.