Verksamhetsplan 2011/2012 Stabil Succession, hemsida i takt med tiden och nyrekrytering av ideella krafter!

Verksamhetsplan 2011/2012 Stabil Succession, hemsida i takt med tiden och nyrekrytering av ideella krafter! Professionalisering IIA identitet förstärkt Medlemsnytta Strandvägen 7 A, 114 56 Stockholm Telefon: 08 586 10766 Fax: 08 660 65 89 Organisationsnr: 556112-2242 E-mail: info@theiia.se www.theiia.se

INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1 Sammanfattning... 3 2 Bakgrund... 3 3 Vad gör vi 2011/2012?... 4 Realistiska förväntningar, det skall vara roligt att arbeta för IIA Sweden!... 4 Initiativ... 4 4 Strategi... 6 Vår verksamhet har utvecklats oerhört snabbt de senaste fyra åren!... 6 Vi eftersträvar nu konsolidering, en hållbar verksamhet med en realistisk syn på tillgängliga resurser... 6 Stigfinnare som arbetar i en positiv anda av förtroende... 7 IIA Institute Agreement... 7 Ny modernare strategi... 7 IIA Mission, Vision och Strategy... 8 IIA Mission... 8 IIA Vision... 8 IIA Strategy 2010 2014... 8-2 -

1 Sammanfattning Vi har under 2010/2011 på ett framgångsrikt sätt genomfört den verksamhetsplan som styrelsen lade i maj 2010, och inleder nu steg 2. Det innebär att vi under 2011/2012 kommer att fokusera på Initiativ 1. Stabil Succession Initiativ 2. Hemsida, väsentligt förbättrad Initiativ 3. Förstärkning och fokusering av den arbetande ideella organisationen. 2 Bakgrund Styrelsen beslutade vid seminariet den 20 21 maj 2010 att vi som ett första steg i en tvåstegsraket under 2010/2011 skulle fokusera på att lägga grunden för en fortsatt hållbar verksamhet. En hållbar finansiell och administrativ plattform. o o Den finansiella plattformen har varit otillräcklig i det att vi varje år för vår överlevnad har varit helt avhängiga av en framgångsrik årlig konferens. Vi behöver en bättre soliditet, och har under 2010/2011 lagt den första grundstenen i form av ett rejält överskott. Vi behöver en hållbar administrativ plattform med ett kansli som positivt, flexibelt och med en hög genomsnittlig datamognad arbetar för personoberoende, eller snarare det mer realistiska personberoende i ständig förändring. Under hösten 2010 har en organisationsförändring genomförts vid kansliet. Systemstöd för bland annat ekonomi, hemsida och medlemsregister måste moderniseras. Vi räknar med att lansera en helt ny och väsentligt förbättrad hemsida vid årsmötet den 31 mars och har påbörjat arbetet med modernisering av ekonomiadministrationen, medlemsregistret och till exempel anmälningar till kurser och konferenser. Internrevisionsdagarna 2010 var också ett fokusområde, och har genomförts med rekorddeltagande igen! Resultatet exklusive sponsring var 140 bättre än föregående år. Samarbete med Far i första hand på utbildningsområdet skulle undersökas. Vi har genomfört kurser, som riktar sig mot en litet bredare krets, i samarbete med Far Akademi och har ett mer långsiktigt samarbete med Far för att marknadsföra vikten av god Intern Styrning och Kontroll. Vi fortsätter dialogen med Far på styrelseordförande och generalsekreterarnivå för att identifiera eventuella andra områden som lämpar sig för ett samarbete, där nyttan med god marginal överstiger kostnaden för insatta resurser (tid och pengar). Statlig kvalitetsutveckling fortsätter vara ett fokusområde då vi ännu inte lyckats få gehör för värdet av internrevision hos den stora majoriteten av kunder, styrelseledamöter och GD vid myndigheterna. Klas Schöldström gjorde en presentation för det statliga nätverket där han framförde vår syn, att det viktigaste i all kvalitetsutveckling är kunden som i slutänden skall vara nöjd. Det finns en risk att vi lägger för mycket kraft på att följa regler i revisionsförordningen, till exempel om oberoende och glömmer bort det viktiga, att skapa en situation där kunden (styrelse, GD) känner förtroende för internrevisionen och upplever att den tillför värde. Beslutet om inriktning togs bland annat mot bakgrund av att vår tidigare arbetande styrelseordförande avgick under våren 2010 och ideella krafter i nätverk och kommittéer gradvis försvinner i takt med att fyrtitalisterna går i pension, och att rekrytering av yngre ideella krafter ställer nya krav. - 3 -

3 Vad gör vi 2011/2012? Under 2011/2012 har vi ett fortsatt fokus på hållbara finanser och administration, att underhålla och utveckla den grund vi lagt under 2010/2011, och samtidigt öppnar vi dörren, steg två i raketen enligt beslut vid styrelsemötet 20 21 maj 2010 att i enlighet med IIA:s professionaliseringsstrategi - mot stärkt IIA-identitet och ökad medlemsnytta 2014 vara den allmänt erkända profession som viktiga beslutsfattare upplever tillför värde och känner förtroende för. Realistiska förväntningar, det skall vara roligt att arbeta för IIA Sweden! Det är viktigt att vi har realistiska förväntningar på våra ideella och betalda krafter, att vi tar hänsyn till att vi är en liten ideell verksamhet som förfogar över c:a 3 manår betalda krafter, inkluderande lärarna, och ytterligare kanske ett manår ideell tid, med en omsättning på 5 6 miljoner kronor. Det skall vara roligt att arbeta i föreningen! Det är viktigt för ett gott resultat och för att vi skall lyckas hitta nya personer beredda att ta över stafettpinnen när vi som nu arbetar för föreningen lämnar över den. Initiativ För 201011/2012 har vi 3 initiativ (fokusområden) Initiativ 1. Stabil Succession Det första initiativet är att underhålla och utveckla det arbete som utförts under 2010/2011 för att bygga en hållbar finansiell och administrativ plattform. Initiativ 2. Hemsida, väsentligt förbättrad Vår nuvarande hemsida sjunger på sista versen p g a eftersatt underhåll. Vi har varit mycket försiktiga med utgifter för hemsidan under många år och har som ett resultat av det nu tagit ett rejält omtag och räknar med att lansera en ny hemsida vid årsmötet den 31 mars. Det innebär emellertid inte att arbetet är slutfört, långtifrån. Det är då den stora utmaningen kommer, att löpande förse hemsidan med fängslande material som drar till sig läsare, och att underhålla och utveckla hemsidan löpande. Initiativ 3. Förstärkning och fokusering av den arbetande ideella organisationen Vi har under 2011/2012 påbörjat och kommer att fortsätta arbetet med att rekrytera en grupp engagerade ideella krafter som vill arbeta i enlighet med IIA:s strategi och IIA Swedens verksamhetsplan. Styrelsens arbete har under en följd av år lyfts upp till en mer strategisk nivå där det skall vara, och det innebär att vi nu har ett behov att förstärka med operativt arbetande ideella krafter. Samtliga ovanstående initiativ har påbörjats. Resurser har sedan länge identifierats som den viktigaste grundläggande orsaken till problem i SWOT-analysen. De områden där vi i första hand räknar med att behöva fokuserade operativa ideella arbetsinsatser är: Kommunikation, där hemsidan förväntas ta en helt annan roll än tidigare. Rekrytering av ideella krafter och relationer med byråerna. Konferensen 2012. Hur skall vi lyckas med att engagera fler medlemmar? Vi kommer nu att utöver nätverks- och kommittéarbete även att introducera tillfälliga projekt. Vid ett Global Chief Staff Officer Meeting inom IIA förra året hade en expert på ideella föreningar engagerats och ett av hans råd var just att introducera projektarbete som gör det möjligt att engagera sig i vårt arbete under viss tid. - 4 -

Utöver våra tre initiativ arbetar vi vidare med övrig verksamhet: Kommersiell verksamhet o Kvalitetsutveckling (oklart i nuläget om det hör hemma under den kommersiella verksamheten, kommer att studeras under verksamhetsåret) o Kompetensutveckling Jubiléumskonferensen 2011 Internrevisionsdagarna 2012 Kurser och seminarier Certifiering Ideell verksamhet, finansierad via medlems- och serviceavgifter o Advocacy o Internationella kontakter o Medlemsutveckling o Kvalitetsutveckling Remissvar EQA Akademi SUMA o Kompetensutveckling Kurser & seminarier Nätverk Offentligt o Universitet Privat Bank Försäkring Konsulter IS/IT Risk ADR o Kommunikation Hemsida Månadsbrev Hard copy information från hemsidan vid behov Internal Auditor till alla medlemmar Som stöd för den kommersiella och ideella verksamheten finns ett kansli med personal inhyrd från Academic Work som arbetar med administration (medlems- och allmänt kansli, utbildning, certifiering). Vi har även en ekonomiadministratör och redaktör för intern och extern kommunikation. När det gäller medlemsutvecklingen (utveckla antalet medlemmar och aktivera dem i nätverk, kommittéer och arbetsgrupper mot IIA:s mål) så är det är ett viktigt mer långsiktigt utvecklingsområde och vi vill förbereda oss med advocacy* framför allt inom privat sektor, och vi kommer även att följa utvecklingen inom kommunal sektor. Vad är egentligen Advocacy? * Vi använder ofta IIA-termen Advocacy och vad betyder det då egentligen? Ja, det handlar om att utveckla långsiktiga, goda relationer med viktiga beslutsfattare och tala väl om internrevision. Advocacy genomsyrar allt vi gör. Se bilaga för mer information om Advocacy från IIA. - 5 -

4 Strategi Arbetet med strategi 2010-2014 och verksamhetsplan för 2011/2012 utgår från IIA:s strategi som vi enligt det Institute Agreement vi undertecknat har att följa. Klas Schöldström har stämt av IIA:s strategi mot vår egen lokala, som löpande utvecklats baserat på den djupa och mycket genomarbetade lokala SWOT-analys. Avstämningen har presenterats i styrelsen och slutsatsen var att vår egen strategi passade som hand i handske med IIA:s strategi. Färdriktningen är mot professionalisering av internrevisionen, enhetligt definierad, utövad och allmänt erkänd i Sverige och resten av världen som en av fyra huvudspelare inom ägarstyrningen tillsammans med styrelser, företagsledningar och externrevisorer. Vi vill också att ledande beslutsfattare skall kunna lita på internrevisionen som tillför värde genom ökad professionalism och högre kvalitet i den tjänst vi levererar till våra uppdragsgivare. Medlemmarna skall uppleva att IIA Sweden tillför allt högre medlemsnytta. Vår verksamhet har utvecklats oerhört snabbt de senaste fyra åren! ISAB neroomsärning (TSEK) har mer än dubblats sedan 2004 8 000 7 000 6 000 5 000 4 000 3 000 2 000 1 000 0 5 375 5 766 7 017 5 987 5 250 3 673 2 358 2 782 2 550 2 273 2 218 1 387 1 016 2010 2009 2008 2007 2006 2005 2004 2003 2002 2001 2000 1999 1998 Vi har inte riktigt det underlag som krävs för en detaljerad jämförelse med 2004, men förklaringen till ökningen är i huvudsak hänförlig till Internrevisionsdagarna, Kursavgifter (mycket begränsad effekt på bottom line) samt Medlems- och Serviceavgifter. Den latenta risken i omsättningsökningen ligger nästan uteslutande i Internrevisionsdagarna. Kurserna bidrar inte så mycket till nettoresultatet och en reducerad volym skulle troligen till och med kunna resultera i ett bättre resultat eftersom vi då borde kunna fokusera på de mer lönsamma kurserna och kraftigt reducera utbildningsadministratörens tid. Service- och medlemsavgifterna borde vara relativt stabila under förutsättning att vi fortsätter att leverera medlemsnytta. Vi eftersträvar nu konsolidering, en hållbar verksamhet med en realistisk syn på tillgängliga resurser Den snabba utvecklingen är glädjande och samtidigt krävs det fortsatta ansträngningar för att IIA Sweden på ett hållbart sätt skall kunna fortsätta arbeta mot IIA:s strategier och leva upp till medlemmarnas förväntningar. Vi kan inte tillgodose summan av medlemmarnas förväntningar, det har vi inte resurser till (betalda och ideella krafter), utan måste välja en realistisk kostym, och fortsätta att arbeta fokuserat och effektivt så att ambitioner och resurser stämmer överens, annars går det inte bra. - 6 -

Stigfinnare som arbetar i en positiv anda av förtroende Vi behöver rätt resurser, som i en anda baserad på förtroende arbetar tillsammans med fokus på möjligheter. Misstag och brister i våra processer bör också ses som något positivt, något som vi kan förändra och därigenom kontinuerligt varaktigt förbättra våra processer. Enligt en populär kurs vid Harvard Business School: 1. Ge fem gånger mer beröm och positiv feedback än kritik och negativ återkoppling. 2. Ge feedback på styrkor i stället för brister och svagheter. 3. Ge mer uppmärksamhet till de som gör bra ifrån sig. 4. Tillsätt positiva haverikommissioner och granska de goda exemplen på samma sätt som du analyserar varför någonting gick snett. 5. Vänd gnäll till utveckling med positiv förstärkning. 6. Var rättvis mot dig själv och ge dig själv positiv feedback. Ingen idrottsman fokuserar på sina misslyckanden. Vi behöver stigfinnare som arbetar i en positiv anda av förtroende! IIA Institute Agreement Internrevisorernas Förening (IIA Sweden) undertecknade den 18 november 2007 ett Institute Agreement med IIA. Avtalet är ett nytt kompanjonskap mellan IIA och filialer affiliates över hela världen som bygger på åtaganden commitments, i stället för rättigheter rights och skyldigheter obligations. Syftet var att förnya vårt åtagande att gemensamt bygga en sant global organisation, med ett gemensamt uppdrag mission och syfte purpose, flexibel för att kunna ge utrymme för lokala preferenser. I och med att vi undertecknade avtalet så blev vi ett institut, i stället för en filial, och det var starten på ett nytt kompanjonskap som bygger på fyra grundläggande principer: 1) Medlemmarnas behov är högsta prioritet. Alla skall ha tillgång till vår kärna av tjänster och förmåner. 2) Globalt och lokalt kompanjonskap är nödvändigt för att utveckla IIA och professionen. 3) Genomskinlighet Transparency / Ansvarighet Accountability gäller för globala IIA och IIA:s institut. 4) Framsteg genom samverkan Progress Through Sharing är vårt motto som stöd för den globala utvecklingen av vår kapacitet. Innebörden av att vi undertecknade Institute Agreement enligt ovan är att IIA:s Mission, Vision och Strategy blev vår. Ny modernare strategi En liten förändring i utformningen vår strategi från och med 2010 är att vi arbetat med utgångspunkt från Jim Collins from Good to Great och den filosofi som Nordea har för sitt strategiarbete, vilken bygger på Kaplan Norton Balanced Scorecard. Tanken är att vi för styrelseändamål mer skall kunna lägga vikt vid uppföljning av ett mer långsiktigt strategisk fokus än arbete utifrån ett uppföljnings- och mätsystem utformat kring ett kontrollorienterat budgettänk. Givetvis med reservation för och anpassat till det faktum att vi inte arbetar med Nordea utan med ett småföretag. Ambitionen har inte varit att slå världsrekord i strategi utan att ta fram ett underlag för inriktning och styrning av verksamheten som är fit for it s purpose med hänsyn till att nettoomsättning är 5,6 miljoner och arbetar med 3 manår betalda och 1 manår ideella krafter. Vi är således inte längre en korvkiosk, men fortfarande ett småföretag stort som ett gatukök. - 7 -

IIA Mission, Vision och Strategy IIA Mission The mission of The Institute of Internal Auditors is to provide dynamic leadership for the global profession of internal auditing. Activities in support of this mission will include, but will not be limited to: Advocating and promoting the value that internal audit professionals add to their organizations; Providing comprehensive professional educational and development opportunities; standards and other professional practice guidance; and certification programs; Researching, disseminating, and promoting to practitioners and stakeholders knowledge concerning internal auditing and its appropriate role in control, risk management, and governance; Educating practitioners and other relevant audiences on best practices in internal auditing; and Bringing together internal auditors from all countries to share information and experiences. IIA Vision The IIA will be the global voice of the internal audit profession: Advocating its value, promoting best practice, and providing exceptional service to its members. IIA Strategy 2010 2014 Preferred future milestones I. Internal Auditing is universally recognized as a profession II. IIA Defines the principles of the profession and assures that the principles are available seamlessly worldwide III. IIA Assures adherence to professional requirements IV. IIA Is the preferred provider in the research, development and dissemination of knowledge to advance the profession V. IIA Is seen by its members and operates as one global organization. Stockholm den 16 februari 2011 Styrelsen - 8 -

Bilaga The IIA's Advocacy Strategy The IIA has intensified the focus on what it terms advocacy - so much so, that advocacy is one of the strategic objectives of The IIA's Strategic Plan. And, of course, tens of thousands of internal auditors are doing their part to instill pride and educate others about the profession of internal auditing and the value it brings. To learn who, what, why, and how, download Advocacy in Action(PDF), the Insight newsletter article, and What's Advocacy All About (PDF), an interview on the role each internal auditor plays in advancing the profession. What are the Desired End Results of Our Advocacy Efforts? * Standard-setting bodies, oversight bodies, regulators and other stakeholders acknowledge or endorse The International Standards for the Professional Practice of Internal Auditing (Standards). * The business community at large recognizes, accepts, and understands the internal auditing profession. * Internal auditing is at the governance table and is recognized as a cornerstone of effective governance. * Internal auditors see themselves as advocates and actively promote the internal auditing profession. What Initiatives are Under Way? The IIA Inc. and institutes throughout the world are advocating internal auditing by building relationships with governments, regulators, oversight bodies, and professional associations whose decisions often impact internal auditors. Advocacy happens at the national, regional, and global level. On a country-by-country basis, institutes identify organizations to influence and develop advocacy plans and implement those plans. Download an Excel document that outlines advocacy activity on a country-by-country basis. On behalf of the entire audit profession, IIA Inc. advocates to organizations and international bodies that have global impact. In some instances, however, The IIA Inc. advocates directly to national organizations, such as the U.S. Securities and Exchange Commission, which have global influence. IIA Inc. is currently advocating internal auditing to the following organizations: The International Federation of Accountants (IFAC) IFAC is the global organization for the accountancy profession whose members and associates work to protect the public interest by encouraging high-quality practices by the world's accountants. IFAC members and associates, which are primarily national professional accountancy bodies, represent 2.5 million accountants employed in public practice, industry and commerce, government, and academia. Ian Ball, CEO of IFAC, made a presentation to The IIA Board during its International meeting in Amsterdam, The Netherlands, on IFAC and The IIA: Working Toward Shared Goals. (PPT 1026 KB) Since The IIA's adoption of a global advocacy strategy, The IIA and IFAC have signed a memorandum of understanding citing opportunities to work together in support of good governance. The IIA participates in consultant advisory group (CAG) meetings of the IFAC Standards and Ethics Committees. The IIA responds to all relevant exposure drafts.the IIA regularly meets with the CEO and Technical Services Staff of IFAC. In 2007, The IIA spoke and exhibited at the World Congress of Accountants in Istanbul, Turkey. The International Organization of Supreme Audit Institutions (INTOSAI) INTOSAI is the global professional organization of supreme audit institutions (SAI) in countries that belong to the United Nations or its specialized agencies. SAIs play a major role in auditing government accounts and operations and in promoting sound financial management and overall accountability in their governments. The IIA and INTOSAI have signed a memorandum of understanding. In the memorandum both institutions emphasize to cooperate as equal partners. The memorandum stresses the interaction - 9 -

between internal and external audit as well as the common auditing standards. The IIA and INTOSAI are determining opportunities to provide input, experience, and recommendations to each other's guidance and standard-setting process. The IIA's president and staff meet with the secretary general and INTOSAI Professional Standards Committee. Dr. Josef Moser, Secretary General of INTOSAI, was a keynote speaker on: * Internal Control and External Audit from the Public Sector Point of View at The IIA's 2007 International Conference in Amsterdam, The Netherlands. * INTOSAI - Possibilities of Co-operation with The IIA at the International Conference in July 2008 in San Francisco, CA. The U.S. Securities and Exchange Commission (SEC) The mission of the U.S. Securities and Exchange Commission is to protect investors, maintain fair, orderly, and efficient markets, and facilitate capital formation. The IIA responds to all relevant exposure drafts and pronouncements from the SEC. The IIA chairman, president and professional practices staff regularly visit and correspond with the SEC chairman and Chief Accountants Office. The IIA keeps the SEC apprised of relevant IIA guidance, research, and publications. The U.S. Public Company Accounting Board (PCAOB) The PCAOB was created by the Sarbanes-Oxley Act of 2002 to oversee the auditors of public companies in order to protect the interests of investors and further the public interest in the preparation of informative, fair, and independent reports. The IIA responds to all relevant exposure drafts and pronouncements from The PCAOB. The IIA has two representatives on the thirty-member Standing Advisory Group (SAG) which assists the PCAOB in carrying out its standard-setting responsibilities. The SAG meets three times per year. The IIA chairman, president, and professional practices staff regularly visit and correspond with the PCAOB chairman and Chief Auditors Office. The IIA keeps the PCAOB apprised of relevant IIA guidance, research, and publications. The Association of Chartered Certified Accountants (ACCA) ACCA is a global professional accountancy body with 400,000 students and members in 170 countries. The ACCA offers qualifications to people around the world who seek a career in accountancy, finance and management. Since the adoption of The IIA's global advocacy strategy, The IIA and ACCA have signed a memorandum of understanding citing areas of common interest including academic relations, ethics for professionals, and research. ACCA recognizes The IIA's Professional Practices Framework (PPF) as authoritative guidance for internal auditors and strongly advises its members performing internal audit activities to apply the International Standards for the Professional Practice of Internal Auditing. Where appropriate, The ACCA encourages its members to obtain further professional qualifications in internal auditing. The IIA's president and staff meet regularly with the ACCA CEO and staff. ACCA has a representative on The IIA's Professional Issues Committee. Allen Blewett, Chief Executive of ACCA, made a presentation to The IIA Board at the 2007 Midyear Meeting in Orlando, Florida. He gave an overview of the ACCA's successes, growth, aims and identified opportunities and benefits from our partnership. Allen Blewett Presentation (PPT 435 KB) Audit Committees The IIA has developed and distributed two informational brochures for audit committee members titled The Audit Committee: Purpose, Process, Professionalism (PDF), and The Audit Committee: A Holistic View of Risk (PDF). The brochures provide information on audit committee best practices and explain how internal auditors can support the audit committee and good governance. The IIA participates as a panelist in forums sponsored by the KPMG Audit Committee Institute. - 10 -