Policy för inköp och upphandling och riktlinjer för inköp och direktupphandling

STRÖMSTADS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 35 (41) Kommunfullmäktige Sammanträdesdatum 2012-02-16 Kf Ks 24 Au 44 Dnr KS/2010-0337 Policy för inköp och upphandling och riktlinjer för inköp och direktupphandling Kommunstyrelsen beslutar: Kommunstyrelsen föreslår Kommunfullmäktige besluta att anta förslag till Policy för inköp och upphandling och Riktlinjer för inköp och direktupphandling, med den ändringen att första meningen i andra stycket under Sociala krav ska ha följande lydelse i båda dokumenten: Vid upphandling av entreprenader och tjänster ska entreprenör vidta åtgärder så att gällande minimilön i för branschen rikstäckande kollektivavtal inte understigs och lagar följs. Arbetsutskottets förslag till Kommunstyrelsens beslut: Kommunstyrelsen föreslår Kommunfullmäktige besluta att bifalla nedanstående förslag till beslut. Förslag till beslut Arbetsutskottets förslag till Kommunstyrelsens beslut: Kommunstyrelsen föreslår Kommunfullmäktige besluta att anta förslag Policy för inköp och upphandling och Riktlinjer för inköp och direktupphandling Bakgrund I kommunerna Lysekil, Munkedal, Sotenäs, Strömstad och Tanum sker en samverkan avseende inköp och upphandling. Kommunerna har antagit en gemensam policy för inköp och upphandling samt riktlinjer för inköp och direktupphandling. Nu gällande policy antogs av fullmäktige 2008-10-30. Syftet med policyn är att med utgångspunkt från en hållbar utveckling, medverka till att minska kommunens kostnader och maximera verksamhetsnyttan. Justerandes sign Strömstads Kommun Kommunstyrelsen 452 80 STRÖMSTAD Telefon: 0526-191 24 Fax: 0526-191 10 E-postadress: ks@stromstad.se Kommunens hemsida: www.stromstad.se

STRÖMSTADS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 36 (41) Kommunfullmäktige Sammanträdesdatum 2012-02-16 Riktlinjerna är ett komplement till policyn för inköp och upphandling. Dessa ska vara ett stöd för den som gör avrop/beställer eller handlägger en direktupphandling. Föreligger förslag till Policy för inköp och upphandling samt Riktlinjer för inköp och direktupphandling daterade 2011-12-05. I förslaget har inarbetats de yrkande om sociala krav som beslutades av fullmäktige 2011-02-17. Beredning Arbetsutskottet beslutade den 18 januari att bordlägga ärendet till sammanträdet den 25 januari. Kommunstyrelsens protokollsanteckningar: Yrkande Ulf Gustafsson (s) yrkar att följande mening i andra stycket under Sociala krav som lyder, Vid upphandling av entreprenader och tjänster ska entreprenör vidta åtgärder så att inte lag eller gällande svenska kollektivavtal för arbetet åsidosätts, ska bytas ut och ha följande lydelse: Vi upphandling av entreprenader och tjänster ska entreprenör vidta åtgärder så att gällande minimilön i för branschen rikstäckande kollektivavtal inte understigs och lagar följs. Lars-Åke Karlgren (v) yrkar att följande meningar i andra stycket under Social krav ska utgå: Om entreprenören inte tecknat svenskt avtal ska ändå motsvarande villkor gälla för entreprenörens anställda. Detsamma ska gälla för eventuella underentreprenörer som entreprenören anlitat för att fullgöra kravet. Proposition Propositionerna godkänns i den ordning de nedan ställs. Ordföranden ställer proposition på Ulf Gustafssons yrkande och finner att Kommunstyrelsen beslutat att bifalla desamma. Ordföranden ställer proposition på Lars-Åke Karlgrens yrkande och finner att Kommunstyrelsen beslutat att avslå yrkandet. Justerandes sign Strömstads Kommun Kommunstyrelsen 452 80 STRÖMSTAD Telefon: 0526-191 24 Fax: 0526-191 10 E-postadress: ks@stromstad.se Kommunens hemsida: www.stromstad.se

Kommunledningsförvaltningen Yttrande 1 (2) 2012-01-30 Staffan Buhre tele 0526-19 122 Dnr:KS/2010-0337 staffan.buhre@stromstad.se Kommunstyrelsen 452 30 Strömstad Svar på återremiss om "Policy för inköp och upphandling och riktlinjer för inköp och direktupphandling Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår Kommunfullmäktige besluta att anta förslag reviderad Policy för inköp och upphandlingar och riktlinjer för inköp och direktupphandling. Bakgrund Kommunfullmäktige beslutade den 17 februari 2011 att återremittera rubricerat ärende till Kommunledningsförvaltningen för att utreda och göra en översyn av policyn och om den bör förtydligas utifrån de krav och synpunkter som framgick av följande yrkanden: 1. Följande skrivning på sidan 2 i förslaget ska utgå, Kommunen tecknar inte avtal med leverantörer som bedriver sin verksamhet i strid med lag, avtal eller annat som är allmänt godtaget inom verksamhetsområdet, och ersättas av följande: Sociala krav Vid upphandling ska entreprenör/leverantör följa de deklarationer och konventioner som undertecknats av Sverige inom områdena mänskliga rättigheter, arbetsrätt och arbetsmiljöhänsyn. Vid upphandling av entreprenader och tjänster ska entreprenör vidta åtgärder så att inte lag eller gällande svenska kollektivavtal för arbetet åsidosätts. Om entreprenören inte tecknat svenskt avtal ska ändå motsvarande villkor gälla före entreprenörens anställda. Detsamma ska gälla för eventuella underentreprenörer som entreprenören anlitat för att fullgöra kravet 2. Av riktlinjerna ska framgå att upphandlingarna ska vara hälso- och miljöanpassade. Miljökrav ska ställas där så är möjligt och Miljöstyrningsrådets kriterier ska vara vägledande. Strömstads kommun 0526-190 00 (växel) Besöksadress: Kommunledningsförvaltningen 0526-19 110 (fax) N. Bergsg. 23 ks@stromstad.se Org nr: 212000-1405

2 (2) 3. Ett förtydligande bör ske om hur tillsynen ska gå till för entreprenörens och underleverantörers anställda. 4. Riktlinjerna ska även gälla för kommunens bolag. Kommentarer I de reviderade förslagen har komplettering skett enligt yrkande ett och två avseende sociala krav och miljökrav. Yrkande tre avseende tillsyn har förtydligats under sociala krav. Yrkande fyra om att policyn och riktlinjerna även ska gälla för bolagen har inte tagits med i förslaget. Enligt Strömstadsbyggens och Strömstadlokalers VD är bolagen egna juridiska personer och dylika ärenden är formellt en styrelsefråga i respektive bolag. Bolagen följer lag om offentlig upphandling (LOU) vid upphandlingar och om samverkan ska ske, så sker det genom att bolagen ger upphandlande myndighet fullmakt att man deltar i den gemensamma upphandlingen. Bolagen använder sig av fullmaktsförfarandet till exempel genom SABO och bolaget HBV, som är en gemensam inköpscentral för landets kommunala bostadsbolag. Bolagen samverkar med kommunen när Sveriges kommuner och Landsting (SKL) gör nationella upphandlingar med mera. I övrigt finns egen kompetens vid vissa specifika upphandlingar i till exempel byggentreprenader. Finns inte kompetens så köps den genom externa resurser. I övrigt har inga förändringar gjorts i policy och riktlinjer. Staffan Buhre upphandlare

Kommunledningsförvaltningen 1 (3) Ekonomiavdelning 2011-12-05 Staffan Buhre tele 0526-191 22 Dnr: KS/2010-0337 staffan.buhre@stromstad.se Policy för inköp och upphandling för kommunerna Lysekil, Munkedal, Sotenäs, Strömstad och Tanum All inköp och upphandling ska ske i enlighet med lagen om offentlig upphandling (LOU) samt annan berörd lagstiftning. Varje kommun är en juridisk person, även om den består av flera verksamheter med eget resultatansvar, och ses som en upphandlande myndighet. Syfte med denna policy är att: Upphandlings- och inköpsprocessen, med utgångspunkt i en hållbar utveckling, medverka till att minska kommunens kostnader och maximera verksamhetsnyttan. Omfattning Dessa regler gäller för all anskaffning av varor, tjänster och entreprenader inom samtliga nämnder inom respektive kommun. Organisation Kommunstyrelsens roll Kommunstyrelsen i respektive kommun har det politiska ansvaret för kommunernas inköpsoch upphandlingsverksamhet. Avser upphandlingen en vara/verksamhet som berörs av flera nämnder handläggs upphandlingen av kommunstyrelsen. Upphandling sker genom respektive kommuns upphandlingsfunktion med nyttjande av kommunernas gemensamma upphandlingschef. Upphandlingsfunktionens roll Upphandlingsfunktionen är en samordnande funktion för kommunens upphandlingar och står för den interna/externa informationen angående LOU. Upphandlingsfunktionen har ansvar för de upphandlingar som är av förvaltningsövergripande karaktär och de upphandlingar som samordnas med andra myndigheter. Upphandlingsfunktionen hjälper till med råd och stöd i upphandlingsärenden som handläggs av annan nämnd samt genomför elektronisk annonsering av kommunens alla upphandlingar enligt LOU/LUF. Upphandlingsfunktionen ansvarar för att information om förvaltningsövergripande och samordnade upphandlingar går ut till berörda. Upphandlingsfunktionen ansvarar också för att uppföljning/vård/bevakning sker av ingångna avtal på förvaltningsövergripande nivå samt att detta sker för samordnade avtal. Upphandlingsfunktionen äger rätt att företräda kommunen i domstol vid upphandlingsärenden. Strömstads kommun 0526-190 00 (växel) Besöksadress: Kommunledningsförvaltningen 0526-191 10 (fax) N.bergsgatan 23 Ekonomiavdelning kommun@stromstad.se Org nr: 212000-1405

2 (3) Nämndens och förvaltningens roll Nämnden/förvaltningen har var och en ansvaret för sina inköp och upphandlingar av varor/ tjänster som berör nämndens/förvaltningens verksamhet. Vid upphandling är det nämndens/förvaltningens ansvar att, utifrån aktuella normer, lagar och regler, utarbeta en kravspecifikation som är anpassad till det behov som efterfrågas. Vid samordnade upphandlingar ska nämnden/förvaltningen bistå med information om behov och krav, enligt fastlagd tidplan, till upphandlingsfunktionen. Var och en som för kommunens räkning verkställer en upphandling/inköp ansvarar för att upphandlingen sker i enlighet med LOU/LUF och kommunens policy för inköp och upphandling samt riktlinjer. Alla upphandlingar skall annonseras genom upphandlingsfunktionen. Annonseringen sker elektroniskt tillsammans med all dokumentation som berör upphandlingen. Genomförande Principer för offentlig upphandling Alla som företräder kommunerna i upphandlingssammanhang ska behandla leverantörer på ett likvärdigt och icke-diskriminerande sätt samt genomföra upphandlingar på ett öppet sätt. Vid upphandlingar ska vidare principerna om ömsesidigt erkännande och proportionalitet iakttas. Ömsesidigt erkännande betyder att varor som är godkända för försäljning i ett EUland ska godkännas i alla andra medlemsländer. Proportionalitet innebär att man inte ställa större krav på varan eller tjänsten än vad verksamheten behöver. Sociala krav Vid upphandling ska entreprenör/leverantör följa de deklarationer och konventioner som undertecknats av Sverige inom områdena mänskliga rättigheter, arbetsrätt och arbetsmiljöhänsyn. Vid upphandling av entreprenader och tjänster ska entreprenör vidta åtgärder så att inte lag eller gällande svenska kollektivavtal för arbetet åsidosätts. Om entreprenören inte tecknat svenskt avtal ska ändå motsvarande villkor gälla för entreprenörens anställda. Detsamma ska gälla för eventuella underentreprenörer som entreprenören anlitat för att fullgöra kravet. Samordnad upphandling Upphandlingsverksamheten inom kommunerna ska i möjligaste mån samordnas, dels i syfte att uppnå bästa möjliga affärsvillkor och totalekonomi och dels för att minimera de administrativa kostnaderna för upphandlingsverksamheten. Samordning ska även ske med andra myndigheter och upphandlingsorganisationer där så är lämpligt. Beslut och avtalstecknande Upprättad delegationsordning inom respektive kommun reglerar ansvarsfördelningen avseende beslut om anskaffning, beslut om att teckna avtal samt rätt att underteckna avtal.

3 (3) Vid samordnad upphandling skall varje kommun tillse att beslut kan fattas inom fastställd tidsram för upphandlingen. Ramavtal Ramavtal innebär att kommunen har träffat ett avtal med leverantören om successiva avrop/ beställningar under avtalsperioden med reglerade priser, kommersiella villkor och kvalité. Ramavtal innebär att den som är inköpsberättigad (beställare) kan avropa/beställa sitt behov direkt hos leverantören. Inköps- och avropsansvariga (beställare) är skyldiga att göra sig underrättade om vilka ramavtal som finns. Har ramavtal träffats skall dessa nyttjas. Avtalstrohet En förutsättning för att uppnå effekterna med samordnad upphandling är att kommunerna använder de ramavtal som tecknats. Avtalstrohet skapar förutsättningar för att uppnå bra affärsmässiga villkor och innebär ett ökat intresse från företag att delta i kommunernas upphandlingar. Det åvilar respektive förvaltningschef att tecknade avtal följs. Hälso- och miljöhänsyn Kommunerna ska verka för att upphandlingarna blir hälso- och miljöanpassade. Miljökrav ska, där så är möjligt, ställas i samtliga upphandlingar, utifrån miljöstyrningsrådets kriteriedokument. Direktupphandling Vid direktupphandling gäller principerna för upphandling (ovan) och konkurrens skall alltid sökas. Det är i regel om avtal saknas som direktupphandling kan ske samt om värdet är lågt enligt LOU/LUF, vilket är under 15 % av tröskelvärdet. För år 2010 är det ca 287 000 kr för LOU och ca 577 000 kr för LUF. Värdet beräknas för respektive kommuns samlade inköp inom en tänkt avtalsperiod av respektive vara eller tjänst. Bedömning till möjlig samordnad upphandling ska ske även vid direktupphandling. Skadestånd Varje verksamhet ansvarar för de enskilda upphandlingarna som görs inom ramen för den egna verksamhetens behov. Skulle kommunen bli skadeståndsansvarig vid ett enskilt ärende skall verksamheten ansvara för den ekonomiska skadan. Skadeståndsansvaret för upphandlingar som gjorts för hela kommunens räkning vilar på den gemensamma förvaltningen. Dokumentation Alla upphandlingar och förnyad konkurrensutsättningar skall dokumenteras och diarieföras så att skälen för beslut är tydliga och enkla att återredovisa. Revidering Dessa regler för inköp och upphandling ska utvärderas och revideras vid behov. Kommunstyrelsen ansvarar för att denna utvärdering sker och föreläggs Kommunfullmäktige. ---------------

Kommunledningsförvaltningen 1 (4) Ekonomiavdelning 2011-12-05 Staffan Buhre tele 0526- Dnr:KS/2010-0337 Riktlinjer för inköp och direktupphandling inom kommunerna Lysekil, Munkedal, Sotenäs, Strömstad och Tanum Inledning Dessa riktlinjer är ett komplement till den antagna policyn för inköp och upphandling. Kommunen är en juridisk person, även om den består av flera verksamheter med eget resultatansvar, och ses som en upphandlande myndighet. Upphandlingsverksamheten inom kommunerna ska i möjligaste mån samordnas, dels i syfte att uppnå bästa möjliga affärsvillkor och totalekonomi och dels för att minimera de administrativa kostnaderna för upphandlingsverksamheten. Samordning ska även ske med andra myndigheter och upphandlingsorganisationer där så är lämpligt. Syfte Riktlinjerna ska vara ett stöd för den som gör avrop/beställer eller handlägger en direktupphandling. Riktlinjerna följer antagen policy för inköp och upphandling. Genomförande Avrop/beställning Vid avrop/beställning skall den som är inköpsberättigad alltid använda sig av ramavtalen som är tecknade för kommunen. Inköps- och avropsansvariga (beställare) är skyldiga att göra sig underrättade om vilka ramavtal med tillhörande nettoprislista som finns. Har ramavtal träffats skall dessa nyttjas. Finns däremot inget ramavtal för det aktuella varu-/tjänsteområdet skall detta upphandlas. Efter godkänd leverans av varan eller tjänsten skall fakturan kontrolleras, konteras och attesteras enligt gällande ekonomi- och attestreglemente. Betala aldrig en faktura innan leverans. Stämmer inte fakturan överens med leveransen eller överenskommet pris reklamera omgående och begär omleverans eller kreditfaktura. Ramavtal Ramavtal innebär att kommunen har träffat ett avtal med leverantören om successiva avrop/beställningar under avtalsperioden med reglerade priser, kommersiella villkor och kvalité. Ramavtal innebär att den som är inköpsberättigad (beställare) kan avropa/beställa sitt behov direkt hos leverantören. Strömstads kommun 0526-190 00 (växel) Besöksadress: Kommunledningsförvaltningen 0526-191 10 (fax) N.bergsgatan 23 Ekonomiavdelning kommun@stromstad.se Org nr: 212000-1405

2 (4) Direktupphandling Kontrollera alltid först om avtal finns för den tänkta varan, tjänsten eller entreprenaden. Om avtal saknas får direktupphandling ske om värdet är under 15 % av tröskelvärdet. År 2010 är det ca 287 000 kr för LOU samt 577 000 kr för LUF. Avtalsvärdet beräknas för respektive kommuns samlade behov under avtalsperioden av respektive vara eller tjänst. Grundläggande för direktupphandling är att upphandling ska göras med utnyttjande av de konkurrensmöjligheter som finns och även i övrigt genomföras affärsmässigt. Anbud och anbudsgivare ska behandlas utan ovidkommande hänsyn. Kommunens inköps- och upphandlingspolicy gäller även vid direktupphandling. Vid direktupphandling över 100 000 kr ska kommunens inköpssamordnare/upphandlare informeras innan direktupphandling sker, detta för att eventuellt kunna samordna upphandlingen. Samordning kan ske inom kommun men också över kommungränserna. Det är inte tillåtet att dela upp upphandlingen/inköpet i avsikt att komma under de olika beloppsgränserna. Vid direktupphandling glöm inte att fråga efter vad som gäller för kommunen avseende garantier, leveransvillkor, betalningsvillkor och det totala priset. Upphandlingsförfarande vid direktupphandling Vid prisjämförelse; var uppmärksam på om leverantören innehar F-skattsedel och/eller är momsregistrerad. Inköpssumma upp till 15 000 kr Vid enstaka inköp upp till 15 000 kronor krävs ingen skriftlig jämförande prisförfrågan. Affärsmässig handläggning ska ändå ske. Inköpssumma 15 000 kr 100 000 kr Skriftligt anbud via fax, post eller e-post ska infordras från minst tre leverantörer. Anbud öppnas och förtecknas i blankett anbudssammanställning 15 000 kr 2,5 Bb. Anbudssammanställning och beslutsprotokoll innehållande motiv för val av leverantör ska upprättas. Skriftlig beställning ska göras. Blankett förfrågan 15 000 100 000 kr samt anbudssammanställning och beslut 15 000 kr 100 000 kr ska användas. Inköpssumma 100 000 kr 287 000 kr för LOU och 577 000 kr för LUF, enligt år 2010 fastställda värde (15 % av gällande tröskelvärde) Skriftligt anbud via post ska infordras från minst tre leverantörer, men nyttja alltid den rådande konkurrenssituationen. Annonsera minst på hemsidan och eventuellt allmänt tillgänglig databas (Allego, Opic med flera). Beroende på upphandlingens art ska även annonsering i lokal press ske. Anbud öppnas samtidigt vid förrättning där minst två personer deltar. Anbud förtecknas i öppningsprotokoll och ska skriftligen bestyrkas av dem som deltar i förrättningen.

3 (4) Anbudssammanställning och beslutsprotokoll innehållande motiv för val av leverantör ska upprättas. Skriftlig beställning ska göras. Blankett förfrågan 100 000 kr 287 000 kr, öppningsprotokoll samt anbudssammanställning och beslut ska användas. Tänk på att absolut sekretess gäller tills beslut har fattats. Beslut och avtalstecknande Upprättad delegationsordning inom respektive kommun reglerar ansvarsfördelningen avseende beslut om anskaffning, beslut om att teckna avtal samt rätt att underteckna avtal. Sociala krav Vid upphandling ska entreprenör/leverantör följa de deklarationer och konventioner som undertecknats av Sverige inom områdena mänskliga rättigheter, arbetsrätt och arbetsmiljöhänsyn. Vid upphandling av entreprenader och tjänster ska entreprenör vidta åtgärder så att inte lag eller gällande svenska kollektivavtal för arbetet åsidosätts. Om entreprenören inte tecknat svenskt avtal ska ändå motsvarande villkor gälla för entreprenörens anställda. Detsamma ska gälla för eventuella underentreprenörer som entreprenören anlitat för att fullgöra kravet. Frågan om tillsyn och efterlevnad av entreprenadupphandlingen ska beaktas i avtalet. Hälso- och miljöhänsyn Kommunerna ska verka för att upphandlingarna blir hälso- och miljöanpassade. Miljökrav ska, där så är möjligt, ställas i samtliga upphandlingar, utifrån miljöstyrningsrådets kriteriedokument. Undantag från nämndens/förvaltningens upphandlingsområde, oavsett belopp. Undantag är alla varor och tjänster som avser IT, telefoni samt leasing. IT i detta sammanhang är datorer, skrivare, fax, kopiator, programvara och/eller tjänster. Dessa inköp ska alltid ske av eller i samråd med IT-avdelningen. Beträffande telefoni ska ansvarig för växeln kontaktas. Leasingavtal, oavsett typ av vara/tjänst, beslutas och tecknas endast av kommunens ekonomichef. Inköp med inköpskort/betalkort Observera att för alla köp med inköpskort/betalkort gäller fortfarande ramavtal och direktupphandlingsreglerna. Inköpskort/betalkort är till för mindre frekventa inköp för verksamheten så som betalning av tjänsteresor/konferens/hotell/parkeringsavgifter/.. Regler för korthantering och ansökan finns i respektive kommuns policy.

4 (4) Säljare och telefonsäljare Det finns ingen skyldighet att ta emot säljare och rekommenderas inte mer än i de ramavtal som bygger på säljbesök (exempel yrkeskläder). Är säljare påstridiga hänvisa till kommunens upphandlare eller förvaltningschef. Detsamma gäller telefonsäljare, här är det också viktigt att avböja alla eventuella köpbekräftelser eftersom kommunen som juridisk person inte har någon ångerrätt. Regler för privatköp Det är ej tillåtet att beställa varor för eget bruk i kommunens namn. Det är heller inte tillåtet att köpa varor eller tjänster från privatpersoner. Vid inköp för kommunens räkning är det ej tillåtet att använda privata bonus-/medlemskort t ex Med Mera, ICA etc. ----------------