Första upplagan
antoni lacinai Sluta hålla presentationer börja ge! www.comiendo.se Författaren och Koala Publishing omslag + typografi: R. Kellerman tryck: Trydells, Laholm, Sverige, oktober 2007 upplaga: 1:1 ISBN 978-91-975165-5-6 koala publishing Box 1223 164 28 Stockholm tel: +46 8 612 42 20 fax: +46 8 612 42 80 info@koalapublishing.se www.koalapublishing.se Att mångfaldiga innehållet i denna bok, helt eller delvis, utan medgivande av författaren och förlaget är förbjudet enligt lagen (1960:729) om upphovsrätt till litterära och konstnärliga verk. Förbudet gäller varje form av mångfaldigande genom tryckning.
innehåll Förord Inledning Tre tips för den late Vad händer i ett presentationssammanhang Du och ditt budskap Sju steg för att förbereda och ge effektiva presentationer Del 1 Förbered Kapitel 1: Syftet Vad är syftet med att börja med syftet? Kapitel 2: Målgrupp Vem har du framför dig? Sluta hålla presentationer Sex frågor publiken ställer sig och hur du hanterar dem Fem frågor du kan ställa dig i din förberedelse Hur väljer man sin målgrupp? Anhängarna, motståndarna och de neutrala Inlärningsstilar Vilka föredrar din målgrupp? Kapitel 3: Kommunikationsmål Nio sätt att övertyga andra AIDA Del 2 Skapa Kapitel 4: Innehållet Tre sätt att strukturerea ditt innehåll Elva sätt att få publiken att minnas vad du säger 9 13 13 14 14 15 18 19 19 21 22 22 23 25 26 28 29 33 39 40 42 43 45 49
antoni lacinai Kapitel 5: Bestäm hjälpmedel För och nackdelar samt tips med de vanligaste hjälpmedlen Tips på hur du jobbar med dem Kapitel 6: Bestäm dramaturgi Den dramaturgiska kurvan Vad du kan tänka på för att följa den dramaturgiska kurvan Del 3 Öva Kapitel 7: Hur du ser ut och hur du låter Symbolspråkets signaler Sex delar som påverkar hur du låter Kapitel 8: Hur du tränar knoppen och kroppen? Fyra stadier av kompetens och självinsikt Du är vad du tänker Målbilder och planering hjälper dig Tre sätt du kan skapa förankringar på Sju tips om att äta och dricka rätt inför en presentation Del 4 Ge Kapitel 9: Go for it Sanningens ögonblick Fem tips för dig som vill involvera publiken med hjälp av frågor Tre nivåer av lyssnande Åtta besvärliga personligheter och hur du hanterar dem Sju tips på hur du hanterar frågor från publiken Fyra tips för dig som har publik med hörlurar och lyssnar på en tolk 53 55 56 63 63 64 66 67 69 79 85 86 89 91 92 96 98 99 99 102 104 106 109 113 Mallar och chechlistor Veta+Visa+Våga=Vinna Dags att knyta ihop säcken Till slut Kom ihåg att: 115 122 123 125 8
sluta hålla presentationer börja ge! förord Okej. Upp med armarna i luften. Knyt nävarna. YES! Där satt den. Nu har jag känslan. Nu är jag i zonen. Nu har jag energi. Jag ska upp på scenen när som helst. Jag har gjort min hemläxa. Jag vet vad jag vill, och till vem jag talar. Jag har förberett mig. Jag har övat. Jag har en gåva att ge, som kommer att hjälpa dem. YES. Då är det dags. Mikrofonen fungerar. Jag sätter på den. Då säger vi välkommen till Antoni Lacinai: Applåder. Jag sträcker på mig och går energiskt upp. Det här är kul. Och publiken ser ut att ha kul också. Nu kör vi. Hej, tack för att du sa mitt namn rätt också. Det är inte vanligt. Jag brukar heta allt från La casino till Last Night. De skrattar. Bra, de är med. Ni tänker säkert på att med ett sådant namn kan han inte vara härifrån. Ni har rätt. Jag är från Göteborg. Mer skratt. Isen är smält. De förstår att jag söker en informell stämning. Jag bygger på den lite till innan jag kommer till ämnet. Jag är i och för sig från Göteborg men namnet är från min far som kommer från Albanien. När han var ung och gjorde sin militärtjänst var han en betrodd gränsvakt som stod längs den grekiska gränsen och vaktade med sitt gevär. Som de flesta andra unga män, tyckte han att det skulle vara spännande att se vad som fanns där borta på andra sidan. Han tittade till vänster. Sedan åt höger, och så åt vänster igen. Och så gick han. Han var i Grekland i ett år i väntan på att åka till det förlovade landet Amerika. Men kvoten var full. Det finns ett annat bra land som heter Sverige. Vill du dit? sa grekerna. Visst sa pappa. Han hamnade i en buss och kom till Sverige. Det här var i april 1963. Han klev ur bussen och hörde ett knakande och knastrande under fötterna. Vad kan det vara? Han tittade ner och såg is!! Han som just badat i Medelhavet hade nu hamnat i nordpolen. What have I done???? sa han. Jag berättar med inlevelse. Som om jag var han. Publiken är med mig och lyssnar nyfiket. Jag fortsätter lite till och går sedan in på ämnet för dagen. När jag är klar får jag nya applåder och flera kommer upp efteråt och vill prata mer eller bara säga tack. Jag är matt, men glad. Det är så det ska kännas, tänker jag. Trött i knoppen och kroppen. Precis som om jag idrottat och vunnit en match eller helt enkelt kommit i mål. Det är en skön känsla. Den här boken är till för dig som vill bättre på att ge övertygande presentationer. Några av er är som läser denna bok är mycket erfarna. Kanske är ni också riktigt duktiga. Fundera på hur mycket en elitidrottare tränar jämfört med hur mycket de tävlar. Jag gratulerar er till insikten och att ni har samma attityd. 9
antoni lacinai Andra av er är nybörjare. Några av er kanske till och med anser er vara dåliga på att presentera. Att vara medveten om problemet är halva lösningen. Jag är säker på att ni kommer att känna er tryggare när ni läst, och sedan tillämpar det som står i boken. Jag skrev den här boken ur perspektivet att ge er ett helhetsgrepp, något som tar er från A till Ö och som jag själv använder. Utan den helheten är det som att försöka läsa en bok när du bara lärt dig hälften av bokstäverna i alfabetet. Boken är uppdelad i fyra delar: Förbered, Skapa, Träna och Ge. Den första delen handlar att förstå vem du pratar till och vad du vill uppnå. Den andra delen handlar om att skapa det innehåll du vill förmedla och vilken hjälp du tar. Den tredje handlar om hur du övar på ditt framträdande och skapar rätt mentala och kroppsliga förutsättningar. Den fjärde handlar om vad som händer i sanningens ögonblick ; när du säger det men också hur du kan bli bättre till nästa gång du ska ge en presentation. I min egen utveckling har jag bland annat haft hjälp av riktigt duktiga människor både i Sverige och utomlands. Det tillsammans med mängder av litteratur och många års erfarenhet av att stå inför människor och presentera på olika typer av möten, har gjort att jag utvecklat effektiva modeller, processer och checklistor som du kan dra nytta av utan att behöva uppfinna hjulet en gång till. Jag är säker på att du som vill förbättra din förmåga att ge presentationer kommer att ha behållning av den här boken. För dig som är van vid att slå på PowerPoint och rafsa ihop en hög bilder innan du ger dig iväg mot scenen, så finns risken att du först blir lite rädd för det du kommer att läsa. Men om du ger den en chans kommer den här boken att vara en riktig aha-upplevelse. Det lovar jag. Lycka till med dina framtida presentationer! Antoni Lacinai / Comiendo Communications, oktober 2007 10
sluta hålla presentationer börja ge! tack Boken hade aldrig blivit av om jag inte haft ett antal människor som lärt, coachat och inspirerat mig. Det här är ingen komplett lista, utan bara några som haft ett extra stort inflytande på mig i min process: James Cumberland och John Mattock. Två av de bästa kommunikationstränare jag har haft nöjet att jobba med. Tack för att ni alltid trott på mig och min förmåga att bli som ni. Anders Granberg som öppnade sitt nätverk och introducerade mig till förläggaren. Jag bugar mig. Roger Kellerman och Atti Soenarso som köpte mitt koncept. Tilliten ni visar är stor. Peter Lindgren. En coach som bara genom att lyssna fick mig att gå vidare när jag fastnat. Respekt! Dag Gårdheim. Inspiratören som granskade manuset i tidigt skede. Energin flödar från dig. Sofia Lindqvist Lacinai. I owe you. 11
sluta hålla presentationer börja ge! Inledning Om du egentligen inte vill läsa böcker om kommunikation och presentationsteknik ska du få tre råd av mig som är de viktigaste jag kan förmedla: Tre tips för den late: Tro på vad du säger och visa det Sluta hålla presentationer. Börja ge dem istället Härma andra som du tycker är bra. Om du lyckas använda dessa tre råd behöver du inte läsa fler böcker i ämnet. Visst kommer du att göra en massa fel men du kommer att bli förlåten för mycket, så länge som du har tagit till dig dessa enkla råd. För dig som ändå vill läsa vidare tar vi det från början. Tänk tillbaka när du senast såg en riktigt bra presentation Vad var det som gjorde just den presentationen så bra? Vad kommer till dig? Här nedan får du några svar från andra jag frågat. Stämmer de med din bild? Talaren: var engagerad och verkade brinna för sitt ämne var kunnig fick mig intresserad verkade erfaren pratade till mig så att jag förstod gav mig bra, konkreta exempel som var lätta att relatera till och minnas hade inte en massa slides med bara text på hade jättebra ögonkontakt med oss i publiken hade tydlig och dynamisk röst som jag gärna lyssnade på verkade trygg med sitt ämne. verkade vilja ge oss något användbart, inte bara floskler stod inte och läste innantill. Det finns förstås ännu fler svar och kommentarer men de sammanfattar vad de flesta säger. Det verkar självklart. Det verkar enkelt. Och ändå är det så svårt för många att vara den personen som de beskriver. Men var lugn; du är på god väg. Läs vidare så får du se. 13
antoni lacinai Vad händer i ett presentationssammanhang? Det finns tre variabler som kan vara bra för dig att tänka på när du vill kommunicera något i ett presentationssammanhang. Dessa är: Din målgrupp Ditt budskap Du själv. I motsats till vad många tror är din målgrupp viktigast. Sedan kommer ditt budskap. Till sist kommer du själv. Jag räknar med att du inte blir särskilt förvånad över min ståndpunkt, med tanke på bokens titel, så jag hoppas att du litar på mig. Du kommer inte att bli lika bra på att nå fram till din målgrupp om du inte tar till dig denna ordning. Tro mig jag har försökt. Exempel från verkligheten Vid ett tillfälle gav jag en presentation i Boca Raton, utanför Miami. Det var en intern säljkonferens och jag ville få publiken att bidra i ett projekt jag var ansvarig för. Jag hade förberett mig noga och gav en riktigt bra presentation. Jag fick stående ovationer. Tre år senare mötte jag en av deltagarna. Dig minns jag sade han. Du presenterade i Boca Raton. Du var helt grym. Ja, jag ju minns inte vad du pratade om men du var helt grym! Visst var jag glad att han tyckte om min show. Men vad hjälpte det om budskapet inte nådde fram? Du och ditt budskap Det finns tre delar av dig som målgruppen upplever i en presentation: Innehållet i vad du säger Hur du ser ut Hur du låter. Dessa tre bildar tillsammans ditt budskap. Om du är engagerad och tror på vad du säger så ger det en känsla av samstämmighet mellan rösten, kroppsspråket och dina ord. Det kallas för att vara kongruent på finare språk. Om du inte är säker eller tror på det du säger blir du inkongruent. Varför är det viktigt? Jo, dina ord står för bara cirka 10 procent av vad människorna tar till sig. Hur du ser ut står för cirka 50 procent och resten är hur du låter. Om du säger en sak, men ditt kroppsspråk eller din röst säger något annat så väger kroppsspråket eller rösten tyngre. Din publik känner att något är fel. Du blir inte trovärdig och når inte fram. Det positiva är att ditt budskap kan bli väldigt starkt om du har en harmoni i vad du säger, hur du ser ut och hur du låter. 14
sluta hålla presentationer börja ge! Kort sagt: Tro på vad du säger och visa det. Då spelar det inte så stor roll om du gör en och annan teknisk miss. Det syns ändå att du är äkta. Plattformen De tre första delarna av boken bygger på de sju stegen som står här nedan. De har ett naturligt flöde, och skulle i de fyra första stegen lika gärna kunna vara utgångspunkten för vilken kommunikationskampanj eller eventplanering som helst. Det handlar om att förstå vad man vill, välja ut en målgrupp och berätta för dem. I marknadsföring uttrycker man sig så här: Förstå vad du vill och vilket behov som finns Segmentera marknaden Positionera dig till det segment du vill nå. Om du väljer att ställa dig framför folk och presentera något så har du valt kommunikationskanal. Då behöver du de senare stegen. Här kommer de samlade: Sju steg för att nå fram till din målgrupp när du ska ge en presentation 1. Var klar med ditt syfte. Det kan verka basalt, och det är det också. Ändå kan det vara bra att ägna det en tanke. Varför ska du stå framför en grupp och tala? Ska du informera eller övertyga? Vad har du för plan med det här? 2. Gör en tydlig målgruppsbeskrivning Förstå vem du talar till. Vad har de för erfarenheter, förväntningar osv.? Är de beslutsfattare, eller har de en annan roll? Ju mer du vet desto säkrare är du på att träffa rätt. 3. Bestäm vad du vill uppnå. Det går tillbaka till syftet men är mer konkret. Vad vill du att målgruppen ska veta, känna och göra efter att du givit din presentation? Det kan vara mer än en sak, men var hela tiden så konkret som möjligt 4. Strukturera ditt innehåll Givet punkterna ovan så kan du nu göra en disposition där du sätter ditt innehåll. Ta bort allt som inte uppfyller dina mål till din målgrupp. 5. Bestäm vilka hjälpmedel du vill använda Om du måste, så är det först nu som du drar igång PowerPoint, men det finns 15
antoni lacinai andra hjälpmedel också. En Whiteboard kan göra jobbet. Eller varför inte hålla dig till det bästa hjälpmedlet av alla: Du själv? 6. Bestäm dramaturgi Det låter pretentiöst, men ge det en chans. Bestäm i förväg när du ska gå, stå, luta dig fram, viska, höja rösten och så vidare. Bestäm hur inledningen ska vara och ännu mer hur avslutningen ser ut så att du inte lämnar scenen som om du fick punktering och luften sakta gick ur dig och sedan tog det slut 7. Öva Öva in inledningen och avslutningen. Öva på kollegor eller vänner. Be dem att notera hur bra ögonkontakt du har, om du rör dig ledigt eller nervöst, om din röst är stark eller andfådd, om du har pauser, hur du använder armarna med mera. Se till att du har rätt inställning, att du skapar positiva bilder av hur bra det går. Skapa en trigger som sätter dig i rätt stämning. Om du gjort allt detta är bara att köra på. Du kommer att göra ett bra jobb, det är jag säker på. 16