INTERNT REGELVERK Datum 2014-09-26 FI Dnr 14-13439 Processägare Martin Noréus, biträdande generaldirektör Finansinspektionen Box 7821 SE-103 97 Stockholm [Brunnsgatan 3] Tel +46 8 787 80 00 Fax +46 8 24 13 35 finansinspektionen@fi.se www.fi.se Processbeskrivning - undersökningar Sammanfattning Undersökningsprocessen redogör för de generella interna rutiner som gäller för planerade såväl som ad hoc-mässiga undersökningar inom Finansinspektionen (FI). Rutinerna fastställer på ett övergripande sätt den arbetsgång som bör användas vid undersökningar inom FI:s verksamhetsområden. I de fall tillsynsuppgifter är integrerade i en rättsenhet (t.ex. enheten Uppföranderätt inom verksamhetsområdet Konsumentskydd) ska vad som anges om kontakter mellan olika enheter och olika chefer gälla i tillämpliga delar. Rutinerna berör även till viss del Kommunikationsstaben och staben Ekonomisk analys. Om i undantagsfall skäl föreligger för avvikelse från dessa rutiner, ska godkännande ges av verksamhetsområdeschef. Sådant godkännande ska dokumenteras i undersökningspromemorian. Information om undersökningspromemorian lämnas nedan. I processbeskrivningen finns också anvisningar om vilken information som olika typer av dokument och skrivelser ska innehålla, samt vad som ska diarieföras och kommuniceras med företagen under tillsyn. I den vid var tid gällande dokumenthanteringsplanen för handlingar tillkomna i undersökningar finns dessutom information om diarieföring m.m. 1 Denna processbeskrivning ersätter tidigare tillsynsprocess daterad den 10 juni 2011. Rutinernas omfattning Dessa rutiner ska användas vid undersökningar som bedrivs på FI såväl platssom skrivbordsundersökningar 1 Den vid var tid gällande dokumenthanteringsplanen återfinns på Brunnen (under Handledning > Diarieföring). 1(16)
Undersökningsprocessen ska inte användas vid återkommande tillsynsaktiviteter av rutinkaraktär, som t.ex. olika typer av löpande inrapporteringstillsyn, arbete med översyn- och utvärderingsprocessen (SREP) och prospektgranskning. De är inte heller direkt applicerbara på tillsynsaktiviteter som kartläggningar och trendanalyser. Många delar av processbeskrivningen är dock relevanta även för dessa typer av tillsynsaktiviteter, bl.a. betydelsen av att prioritera och planera, kvalitetssäkra och dokumentera, och ska då tillämpas i dessa delar. Processen i korthet Viktigt om intern information Under hela processen ansvarar undersökningsledaren för att hålla enhetschefen informerad om ärendet. Enhetschefen ansvarar för att hålla avdelningschefen informerad. Avdelningschefen ansvarar i sin tur för att hålla områdeschefen informerad. Områdeschefen ansvarar i sin tur för att hålla GD och andra berörda i ledningsgruppen informerade. Undersökningsledaren ansvarar för att se till att information om ärendet tidigt når de personer på FI som berörs av ärendet eller som kan ha intresse av det. Det kan vara andra tillsynsenheter, en eller flera rättsenheter, företagsansvariga, Kommunikationsstaben, Förvaltningsavdelningen, staben Ekonomisk analys m.fl. Förhållandet till sanktionsprocessen Områdeschefen fattar beslut i fall ett ärende ska föredras för chefsjuristen om sanktionsprövning. Detta blir aktuellt under beslutsfasen när fakta är klarlagda och det bedöms att det är frågan om regelöverträdelser som sannolikt kan leda till sanktion. Praxis och policy Frågor av praxis- eller policykaraktär kan uppkomma under undersökningsprocessens gång. Det är avdelningschefens ansvar att hålla sig löpande informerad om avdelningens undersökningar i en sådan omfattning att avdelningschefen kan informera i Samråd tillsyn samt i Policyrådet om frågor av praxisoch policykaraktär. I det följande görs en sammanställning av processen i punktform. Efter sammanställningen finns en allmän beskrivning av processen. De handlingar som tillkommer i undersökningsprocessen och sanktionsprocessen diarieförs i samma ärende i Platina. Information om 2
hanteringen av de handlingar som tillkommer i undersökningsprocessen finns i den vid var tid gällande dokumenthanteringsplanen. Undersökningsprocessen i punktform Processen kan i punktform beskrivas enligt nedan. Syftet är att ge en överskådlig information. För en fullständig redogörelse för processen, se nästa avsnitt Beskrivning av processen. Efter varje punkt anges inom parentes och med spärrad stil ansvarig person för denna punkt av processen. För förtydligande av vem som avses med angiven ansvarig person, se nästa avsnitt Beskrivning av processen. 1. Planeringsfasen a) Beslut om en undersökning. Samråd dessförinnan med enhetschefen för företagsansvarig resp. koncernansvariga och med övriga berörda enhetschefer. Samråd även vid förändrad inriktning eller inställd aktivitet. (Ansvarig enhetschef) b) Information till avdelningschef och berörda rättsenhetschefer om undersökningen. (Ansvarig enhetschef) c) Undersökningsgrupp, inkl. undersökningsledare, utses och tilldelas uppgiften. (Ansvarig enhetschef) d) Ett tillsynsärende öppnas i diariet. e) Beslut om jurist till undersökningsgruppen efter eventuellt förslag från rättsenhetschefen. Rättsenhetschefen dokumenterar sitt beslut genom tjänsteanteckning i diariet. (Ansvarig enhetschef och rättsenhetschefen) f) Beslut om ytterligare handläggare från andra enheter till undersökningsgruppen. Samråd dessförinnan med berörd enhetschef. (Ansvarig enhetschef) g) Information till företagsansvarig samt koncernansvariga, till tillsynskollegier, till utländsk tillsynsmyndighet nu och framgent i angiven utsträckning (Undersökningsledaren och företagsansvarig) h) Undersökningsledaren planerar undersökningen i detalj samt gör en tidplan. Utkast av undersökningspromemoria upprättas och görs tillgänglig i Platina eller i gemensamma katalogen (G:). Uppdatering av utkastet till undersökningspromemoria görs härefter fortlöpande. i) Planeringen av undersökningen godkänns. Notering i utkastet till undersökningspromemoria. (Ansvarig enhetschef resp. undersökningsledaren) j) Information om undersökningen, planeringen och utkastet till undersökningspromemoria till avdelningschefen, rättsavdelningschefen och områdeschefen. (Ansvarig enhetschef) 3
k) Aviseringsbrev undertecknat av ansvarig enhetschef och undersökningsledaren skickas till företaget (till vd, kopia till styrelseordföranden och eventuell utsedd kontaktperson). Undersökningsledaren tillser att sekretessen i ärendet upphör och att muntlig information ges till företaget om platsbesök är planerat. (Ansvarig enhetschef och undersökningsledaren) l) Information om undersökningen skickas till externrevisorn. 2. Insamlingsfasen a) Planeringsmöte med undersökningsgruppen. Ansvarig enhetschef kallas alltid till mötet och en jurist från rättsenheten kallas om så bedöms lämpligt. b) Information till företagsansvarig samt koncernansvariga och andra berörda på FI om att insamlingen påbörjas, om inte information om beslutet om undersökning nyligen lämnades. c) Insamling i enlighet med planeringen. (Undersökningsgruppen, alltid minst två personer vid platsbesök) 3. Analys- och Avstämningsfasen a) Analys av inkommen information. Bedömning av om avstämning med företaget behövs och i vilken form den ska ske, dvs. som mötesanteckningar eller avstämningsskrivelse, och/eller om ärendet ska prövas för sanktion. Upprättande av utkast till mötesanteckningar eller avstämningsskrivelse. Utkast ska återfinnas i Platina eller i verksamhetsområdets gemensamma katalog G:. Föredragning för ansvarig enhetschef. (Undersökningsledaren tillsammans med undersökningsgruppen) b) Ett utkast till avstämningsskrivelse ska godkännas av rättsenhetschefen (besked lämnas inom tio arbetsdagar). Utkastet ska även sändas till avdelningschefen för samråd. Rättsenhetschefen dokumenterar sitt beslut genom tjänsteanteckning i diariet. (Ansvarig enhetschef och rättsenhetschef) c) Beslut om nästa steg; inhämtande av mer information, översändande till företaget av mötesanteckningar eller avstämningsskrivelse, och/eller övergång till beslutsfasen. (Ansvarig enhetschef) d) Notering om gjord avstämning och fattade beslut i utkastet till undersökningspromemoria. En avstämningsskrivelse ska undertecknas av ansvarig enhetschef och undersökningsledaren. Undertecknad avstämningsskrivelse diarieförs. e) Förnyad analys och bedömning sker allt eftersom denna fas fortskrider. (Undersökningsledaren, undersökningsgruppen, ansvarig enhetschef) 4
4. Beslutsfasen a) Ärendet förbereds för beslut om den fortsatta hanteringen, dvs. om ärendet ska avslutas eller prövas för beslut om sanktionsprövning och om beslut om rapportprocessen ska fattas. (Undersökningsgruppen) b) Beslut om att ärendet ska avslutas i enlighet med vad som anges i avslutsfasen eller förberedas ytterligare för beslut om sanktionsprövning (se c) f) nedan) eller för beslut om rapportprocessen (se g) h) nedan). (Ansvarig enhetschef) c) En föredragningspromemoria ska upprättas inför beslutet om ärendet eventuellt ska föredras för chefsjuristen för beslut om sanktionsprövning. d) Inför beslutet om ärendet ska föredras för chefsjuristen, ska ärendet stämmas av med samtliga berörda enhetschefer, avdelningschefen, rättsavdelningschefen samt eventuellt andra avdelningschefer. (Ansvarig enhetschef samt undersökningsledaren) e) Eventuellt beslut om föredragning för chefsjuristen för beslut om sanktionsprövning. Föredragningen görs av undersökningsledaren inför områdeschefen och i närvaro av ansvarig enhetschef, avdelningschefen, rättsenhetschefen, rättsavdelningschefen. (Områdeschefen) f) Förberedelser inför och rutiner vid föredragningen för chefsjuristen, se processbeskrivningen för sanktionsprocessen 2. g) Förberedelse av ärendet inför beslut om rapportprocess. (Ansvarig enhetschef, avdelningschefen, undersökningsledaren) h) Eventuellt beslut om övergång till rapportprocessen. Föredragningen görs av ansvarig enhetschef och dennes avdelningschef. Se processbeskrivning för Rapportprocessen 3. (Områdeschefen) 5. Avslutsfasen a) Utkast av slutskrivelsen, med eventuella bedömningar och uppmaningar, upprättas av undersökningsledaren. Utkastet ska återfinnas i Platina eller i verksamhetsområdets gemensamma katalog G:. Utkastet stäms av med ansvarig enhetschef. b) Utkastet godkänns av rättsenhetschefen avseende den rättsliga bedömningen (besked lämnas inom 10 arbetsdagar). Rättsenhetschefen dokumenterar sitt beslut genom tjänsteanteckning i diariet. (Rättsenhetschefen) c) Notering av gjorda avstämningar med ansvarig enhetschef och rättsenhetschefen sker i utkastet till undersökningspromemoria. 2 Sanktionsprocess avseende föreläggande, förbud, anmärkning, varning och återkallelse av tillstånd eller beslut som riktas mot styrelse eller vd, FI Dnr 11-13366. 3 Process för externa rapporter, FI Dnr 11-13609 5
d) Utkast av slutskrivelsen sänds till avdelningschefen. e) Eventuella synpunkter på utkast till slutskrivelse förmedlas inom fem arbetsdagar. (Avdelningschefen) f) Beslut om att ärendet ska avslutas. Dessförinnan ingen kommunikation med företaget. (Ansvarig enhetschef eller handläggare vid delegation) g) Slutskrivelsen undertecknas av ansvarig enhetschef och undersökningsledaren. Slutskrivelsen skickas till företagets vd med kopia till styrelseordföranden. Undertecknad slutskrivelse diarieförs. Information om slutskrivelsen skickas till externrevisorn. h) Eventuellt möte med företagsrepresentanter för att understryka vissa iakttagelser och bedömningar. Förutom undersökningsledaren bör ansvarig enhetschef, rättsenhetschefen samt eventuellt avdelningschefen närvara. (Undersökningsledaren med flera) i) Information internt (i vart fall till företagsansvarig) om att slutskrivelse sänts och att ärendet ska avslutas j) Planering av eventuell uppföljningsundersökning. (Ansvarig enhetschef) 6. Egen utvärdering a) Utvärdering av undersökningen genomförs vid ett eller flera möten med undersökningsgruppen, ansvarig enhetschef och avdelningschefen. Mötesanteckningar förs och diarieförs i särskild årsakt. (Undersökningsgruppen, ansvarig enhetschef, avdelningschefen) b) Godkännande av utvärderingen och intern information om utvärderingen och vunna erfarenheter, bland annat till områdeschefen. (Avdelningschefen) 7. Ärendet avslutas Undersökningspromemorian diarieförs och ärendet avslutas. Beskrivning av processen 1. Planeringsfasen 6
Innan ett beslut tas om att en undersökning ska genomföras ska en bedömning göras av om just denna aktivitet ska prioriteras i förhållande till andra möjliga undersökningar. Bedömningen ska göras med utgångspunkt i FI:s tillsynsstrategi samt respektive verksamhetsområdes planering av tillsynsaktiviteter. I detta sammanhang är det också av stor vikt att säkerställa att undersökningen kan genomföras inom en rimlig tid. Undersökningsärenden som är öppna för länge är problematiska såväl för FI som för företagen för FI eftersom faktaunderlaget som inhämtats blir inaktuellt, och för företagen som inte får besked från FI om myndighetens slutliga bedömning. Det bör normalt sett inte ta mer än 9 månader från att en undersökning startats till att den avslutats eller föredragits för chefsjuristen för beslut om sanktionsprövning. Det finns naturligtvis stora skillnader mellan undersökningar vad gäller omfattning och komplexitet. Många undersökningar ska kunna genomföras på betydligt kortare tid än 9 månader, medan det i särskilt komplexa eller omfattande undersökningar kan ta något mer tid. Vid oklarhet om en undersökning ryms inom den gällande planeringen ska avstämning göras med avdelningschef före beslut om undersökning. Beslut att genomföra en undersökning ska fattas av enhetschef (nedan benämnd ansvarig enhetschef) eller av högre chef, allt enligt vid var tid gällande beslut om FI:s organisation och beslutsordning. Om ansvarig enhetschef bedömer att en annan enhet inom FI blir berörd av undersökningen, ska beslutet om undersökningen föregås av ett samråd med övriga berörda enhetschefer. Syftet med samrådsförfarandet är att koordinera undersökningarna inom och mellan inspektionens verksamhetsområden. Ansvarig enhetschef ska dock alltid före beslutet om undersökning samråda med de enhetschefer som har företagsansvar för företag som omfattas av undersökningen och med de enhetschefer som har företagsansvar för företag i samma koncern som det företag som omfattas av undersökningen. Om ansvarig enhetschef och övriga berörda enhetschefer inte kommer överens vid de angivna samråden, ska varje enhetschef informera sin avdelningschef. Vidare ska ansvarig enhetschef informera sin avdelningschef i samband med beslutet om undersökningen. Även samtliga berörda rättsenhetschefer ska informeras om en beslutad undersökning av ansvarig enhetschef. Samråd ska ske även vid förändrad inriktning eller inställd aktivitet. När beslut om undersökning har fattats ska ansvarig enhetschef utse en undersökningsgrupp som tilldelas uppgiften. Undersökningsgruppen bör bestå av minst två personer för att minska sårbarheten och säkerställa en korrekt hantering. En av medarbetarna utses av enhetschefen till undersökningsledare med ansvar för ärendet och för att tidplanen hålls. Undersökningsledaren ser till att ett tillsynsärende öppnas i diariet. Ansvarig enhetschef bör överväga om en jurist från rättsenheten lämpligen ska ingå i undersökningsgruppen. Rättsenhetschefen ska godkänna ett sådant förslag och bestämma vem det ska vara. Rättsenhetschefen dokumenterar sitt beslut genom tjänsteanteckning i diariet. Om någon annan enhet på FI berörs av undersökningen ska ansvarig enhetschef bedöma om även någon handläggare från den enheten ska ingå i 7
undersökningsgruppen. Bedömningen ska göras i samråd med chefen för den enheten. Om företagsansvarig inte ingår i undersökningsgruppen ska undersökningsledaren hålla denne samt de som har företagsansvar för företag i samma koncern informerade om undersökningen, i vart fall när denna påbörjas och i samband med beslut om hur denna ska avslutas. Om en undersökning avser ett företag för vilket det finns ett tillsynskollegium ska tillsynskollegiet fortlöpande hållas informerat om undersökningen. I dessa fall ska undersökningsledaren informera företagsansvarig i den utsträckning som erfordras för att fullgöra informationsskyldigheten inom tillsynskollegiet. Undersökningsledaren, eller företagsansvarig, om denne inte är undersökningsledaren, ska även underrätta en utländsk tillsynsmyndighet, om beslutet om undersökning avser en utländsk filial. Undersökningsledaren gör en detaljerad planering av undersökningen. Bland annat bör följande frågor besvaras: Vad vill vi undersöka? Varför vill vi göra undersökningen? Utifrån vilka risker (från FI:s riskprocess)? Uppdrag i regleringsbrev? Vad vill vi uppnå (syfte)? Hur uppnår vi detta mest effektivt (metod)? Vilka data behöver vi samla in för att nå syftet med aktiviteten? Hur avgränsas undersökningen? Vilka andra berörs på FI? Företagsansvarig, andra enheter, m.fl.? (Kontakt tas med dessa, eventuellt för gemensam planering) Behöver andra tillsynsmyndigheter hållas informerade om ärendet? Har undersökning gjorts tidigare på samma företag? Har samma sak undersökts på andra företag? Har FI en ståndpunkt, skrivit remissvar etc.? När ska undersökningen vara avslutad? Hur ser tidplanen ut och vilken tidsåtgång uppskattas? Tidplan och tidsuppskattning (timmar och kalendertid) bör göras av såväl sammanlagd tid som tid för var och en av faserna planering, insamling, avstämning, analys och avslut. Planeringen dokumenteras i ett utkast till undersökningspromemoria, vilket dokument återfinns i dess vid var tid aktuella version i Platina eller i verksamhetsområdets gemensamma katalog, (G:). Undersökningsgruppen eller eventuellt endast undersökningsledaren föredrar planeringen för ansvarig enhetschef (och i förekommande fall annan enhetschef och rättsenhetschefen). När ansvarig enhetschef har godkänt planeringen ska detta noteras av undersökningsledaren (namn och datum för godkännande) i utkastet till undersökningspromemoria. Undersökningsledaren är därefter ansvarig för att planen följs. Utkastet till undersökningspromemoria ska sedan fortlöpande uppdateras under undersökningsprocessens gång. 8
Ansvarig enhetschef ska informera sin områdeschef, avdelningschef och rättsavdelningschefen om undersökningen och dess planering samt ge anvisning om var den vid var tid aktuella versionen av utkastet till undersökningspromemoria återfinns (dvs. i Platina, varvid aktuellt diarienummer måste informeras, eller i verksamhetsområdets gemensamma katalog, (G:)). Undersökningsledaren och ansvarig enhetschef skickar i normalfallet ett aviseringsbrev till företaget (till vd med kopia till styrelseordföranden och till företagets kontaktperson, om sådan finns utsedd) med information om att en undersökning påbörjas. Företagets externrevisor ska informeras om att ett aviseringsbrev har skickats till företaget. Undersöknings-ledaren ska se till att sekretessen i ärendet hävs samtidigt som aviseringsbrevet sänds. I anslutning härtill bör aktuellt företag informeras genom en muntlig kontakt, om den beslutade undersökningen innefattar ett platsbesök. Angående diarieföring samt tjänsteanteckningar, se den vid var tid gällande dokumenthanteringsplanen. 2. Insamlingsfasen I insamlingsfasen samlar undersökningsgruppen in data och information i enlighet med vad som planerats. Vanliga insamlingsmetoder är platsbesök eller enkät-undersökning, men information kan samlas in på andra sätt. Undersökningsledaren kallar undersökningsgruppen och även ansvarig enhetschef till ett planeringsmöte. Detta är för att säkerställa att det internt på FI är tydligt (framförallt vid platsundersökningar) vem som för anteckningar, vem som ställer frågor, om FI behöver spela in samtalen med företagen m.m. Om det är lämpligt på grund av ärendets karaktär, och det inte redan ingår en jurist från rättsenheten i undersökningsgruppen, bör en jurist från rättsenheten kallas till mötet. Undersökningsledaren ska informera andra berörda på FI, till exempel företagsansvarig som inte ingår i undersökningsgruppen eller företagsansvarig för företag i samma koncern som det företag som omfattas av aktiviteten, om att insamling kommer att påbörjas, om inte endast kort tid förflutit sedan dessa berörda informerades om beslutet om undersökning. Undersökningsgruppen genomför insamlingen i enlighet med planeringen. Vid en platsundersökning ska alltid minst två personer delta. Angående diarieföring, se den vid var tid gällande dokumenthanteringsplanen. 3. Analys- och avstämningsfasen Under denna fas sker ett arbete med att kvalitetssäkra de uppgifter FI samlat in. Kvalitetssäkringen kan göras på olika sätt beroende på vilken typ av 9
undersökning som genomförs och beroende på vad som framkommit i kontakterna med företaget. Det är undersökningsledaren som, tillsammans med undersökningsgruppen, ansvarar för arbetet med kontroll och analys av lämnade uppgifter och beredandet av ärendet för ansvarig enhetschefs avgörande av den fortsatta handläggningen, i vissa fall tillsammans med rättsenhetschefen. I detta arbete ställer sig undersökningsgruppen frågor som Är data och uppgifter som vi har fått korrekta? Hur ska vi kontrollera faktaunderlaget? Har vi underlag nog för ett faktaunderbyggt beslut? Behöver vi veta mera (djupare/bredare), dvs. gå tillbaka till insamlingsfasen? Behöver vi gå tillbaka till planeringsfasen? Misstänker vi några regelöverträdelser? Ska vi diskutera med en jurist på rättsenheten? I vilken form ska eventuell kontakt med företaget ske? Hur ska de från företaget erhållna uppgifterna samt de iakttagelser och överväganden som Finansinspektionen gör stämmas av med företaget? Är vår uppfattning att vi ska föra en tillsynsdialog med eventuella uppmaningar till företaget eller att vi kan komma att, vid ett misstänkt regelbrott, inleda en sanktionsprocess med eventuella förelägganden eller sanktioner? Oavsett vilken typ av undersökning det är frågan om är det alltid viktigt att klargöra fakta. Detta krävs för att kunna hantera ärendet i undersökningsprocessen fortsättningsvis. Vid skrivbordsundersökningar har undersökningen oftast skett genom skriftväxling med företaget, och då behövs i vissa fall ingen ytterligare avstämning. Om det har förekommit ett platsbesök i undersökningen kan avstämningen i vissa fall göras genom att mötesanteckningar skickas till företaget för synpunkter. Dessa kan i vissa fall ersätta avstämningsskrivelsen. I normalfallet ska, oavsett formen för undersökning, en avstämningsskrivelse skickas till företaget för att kontrollera fakta. Avstämningsskrivelsen ska innehålla en redogörelse för vad FI frågat om och vad företaget svarat. FI ska också be företaget att lämna sina kommentarer på denna redogörelse. Om FI, med utgångspunkt i gällande regelverk och den från företaget dittills erhållna informationen, gör en preliminär bedömning och uppfattar att det förekommer brister i företagets processer, modeller etc., kan FI i avstämningsskrivelsen ange var FI ser problem eller misstänkta regelöverträdelser. FI ska då i avstämningsskrivelsen hänvisa till de regler som gäller för de områden där FI iakttagit brister. FI ska formulera sin bedömning så tydligt att företaget förstår vad som kan vara eller är ett problem samtidigt som FI ska vara försiktig i sitt ordval och undvika ord som uppenbart eller andra värdeladdade ord. FI ska understryka att bedömningen i avstämningsskrivelsen är preliminär samt att den bygger på att den information som FI hittills erhållit är korrekt. 10
Oavsett om FI sänder mötesanteckningar eller en avstämningsskrivelse ska företaget ges möjlighet att svara på skrivelsen inom en närmare angiven tid. Undersökningsledaren ska tillsammans med undersökningsgruppen föredra sin bedömning för ansvarig enhetschef av dels datakvaliteten och hur eventuell kvalitetssäkring ska genomföras, dels noterade brister och eventuella regelöverträdelser. Ansvarig enhetschef avgör om kompletterande information ska inhämtas från företaget, om mötesanteckningar eller en avstämningsskrivelse, enligt upprättat utkast, ska sändas till företaget eller om ärendet direkt ska övergå till handläggning enligt 4. Beslutsfasen för avgörande om ärendet ska prövas för sanktion eller rapportprocessen eller avslutas enligt 5. Avslutsfasen. Om en avstämningsskrivelse ska sändas till företaget ska undersökningsledaren upprätta ett utkast till avstämningsskrivelse och stämma av detta med ansvarig enhetschef. Utkastet till avstämningsskrivelse ska återfinnas i Platina eller i verksamhetsområdets gemensamma katalog G:. Avstämningsskrivelsen ska stämmas av med och godkännas av ansvarig enhetschef och ansvarig rättsenhetschef. Rättsenhetschefen ska fatta beslutet inom 10 arbetsdagar och dokumenterar det genom tjänsteanteckning i diariet. Utkastet till avstämningsskrivelse ska också sändas som information till avdelningschefen. Om ansvarig enhetschef och rättsenhetschefen inte är eniga om utformningen av avstämningsskrivelsen, ska respektive avdelningschef involveras i arbetet. Undersökningsledaren gör en notering (namn och datum för ansvarig enhetschefs/rättsenhetschefs/avdelningschefers bedömning) i utkastet till undersökningspromemoria. Mötesanteckningar eller en avstämningsskrivelse ska adresseras till företagets vd med kopia till styrelsens ordförande och till företagets kontaktperson, om sådan finns utsedd. En avstämningsskrivelse ska undertecknas av ansvarig enhetschef och undersökningsledaren. Undertecknad avstämningsskrivelse diarieförs. Under analys- och avstämningsfasen sker fortlöpande förnyad analys och avstämning samt fattas nya beslut. När FI anser att fakta är klarlagda, med eller utan kontakt med företaget via mötesanteckningar eller avstämningsskrivelse, och FI bedömer att det är frågan om regelöverträdelser som sannolikt kan leda till sanktion, ska FI föra ärendet vidare till 4. Beslutsfasen för avgörande om sanktionsprövning. Angående diarieföring av mötesanteckningar och avstämningsskrivelse samt tjänsteanteckningar, se den vid var tid gällande dokumenthanteringsplanen. 11
4. Beslutsfasen Efter avslutad analys- och avstämningsfas ska ansvarig enhetschef avgöra hur ärendet ska hanteras vidare efter föredragning av undersökningsgruppen. Beroende på ärendets frågeställningar, storlek och komplexitet finns olika regleringar av hur beslut ska fattas, enligt vad som anges nedan och i 5. Avslutsfasen. Angående diarieföring alternativt tjänsteanteckningar, se den vid var tid gällande dokumenthanteringsplanen. Om ärendet ska avslutas Ansvarig enhetschef bedömer att ärendet ska avslutas, varvid det som anges i 5. Avslutsfasen ska iakttas. Om FI tror att det handlar om regelöverträdelser Om det övervägs att föredra ett ärende för chefsjuristen för beslut om sanktionsprövning ska ansvarig enhetschef tillsammans med undersökningsledaren stämma av ärendet med samtliga berörda enhetschefer, sin avdelningschef och chefen för rättsavdelningen. Om så bedöms lämpligt ska även avstämning ske med andra berörda avdelningschefer. Undersökningsledaren ska också upprätta en kortfattad föredragningspromemoria. Därefter ska områdeschefen, efter undersökningsledarens föredragning fatta beslut om att föredra ett ärende för chefsjuristen för beslut om sanktionsprövning. Föredragningen görs i närvaro av ansvarig enhetschef och dennes avdelningschef, rättsenhetschefen samt rättsavdelningschefen. Se vidare processbeskrivningen för Sanktionsprocessen 4, varav rutiner inför och vid föredragning för chefsjuristen framgår. Om chefsjuristen beslutar att ärendet ska bli föremål för sanktionsprövning övergår undersökningsprocessen här till sanktionsprocessen. Det finns också möjlighet att ta upp ärendet för samråd och diskussion vid ett sammanträde med Juridiska samrådsgruppen eller att helt informellt diskutera en juridisk fråga i ett ärende med någon inom staben Juridisk samordning. Om FI tror att det finns budskap som behöver kommuniceras externt Områdeschefen kan, efter föredragning av ansvarig enhetschef och dennes avdelningschef, fatta beslut om att FI:s rapportprocess ska inledas. Se vidare processbeskrivning för Rapportprocessen 5. 5. Avslutsfasen En undersökning som inte övergått till hantering enligt sanktionsprocessen eller ett ärende som inte längre ska hanteras inom ramen för sanktionsprocessen, avslutas i enlighet med vad som anges nedan. 4 Sanktionsprocess avseende föreläggande, förbud, anmärkning, varning och återkallelse av tillstånd eller beslut som riktas mot styrelse eller vd, FI Dnr 11-13366. 5 Process för externa rapporter, FI Dnr 11-13609 12
Genom de tidigare faserna av undersökningsprocessen har FI skaffat sig tillräckligt och faktaunderbyggt underlag för beslutet att ärendet ska avslutas och att en slutskrivelse ska sändas till företaget. Detta sker oavsett om rapportprocessen ska inledas parallellt. I avslutsfasen ska FI klarlägga om slutskrivelsen ska innefatta något utöver informationen att ärendet ska avslutas. För det fall en avstämningsskrivelse har sänts till företaget, ska FI kontrollera om något FI anfört däri eller som företaget angivit i sitt svar på avstämningsskrivelsen, bör kommenteras i slutskrivelsen. Vidare ska FI avgöra om FI anser att det är lämpligt att uppmana företaget att vidta vissa åtgärder. FI:s avsikt kan vara att som ett led i den tillsynsdialog FI för med företaget, göra företaget uppmärksamt på FI:s uppfattning i ett visst avseende. Undersökningsledaren ska upprätta ett utkast till slutskrivelse och inledningsvis stämma av detta med ansvarig enhetschef. Utkastet till slutskrivelse ska återfinnas i Platina eller i verksamhetsområdets gemensamma katalog G:. Vidare ska avstämning av utkast till slutskrivelse ske med rättsenhetschefen, eller den jurist på rättsenheten som rättsenhetschefen utser. Syftet är att få en avstämning av den rättsliga bedömningen. När avstämning skett med rättsenhetschefen ska undersökningsledaren notera detta (namn och datum för godkännande av den rättsliga bedömningen) i utkastet till undersökningspromemoria.. Härefter ska undersökningsledaren sända utkastet av slutskrivelsen till avdelningschefen. Om avdelningschefen inte återkommit inom fem arbetsdagar med anledning av översänt utkast till slutskrivelse, ska ansvarig enhetschef, eller den enhetschefen delegerat en sådan befogenhet till, fatta beslut om att ärendet ska avslutas och tillse att slutskrivelse sänds i överensstämmelse med upprättat utkast. Ingen kommunikation om slutskrivelsens innehåll får ske i förhållande till företaget förrän beslutet om avslut är fattat och slutskrivelsens innehåll är fastlagt. Undersökningsledaren gör nödvändiga noteringar i utkastet till undersökningspromemoria. Slutskrivelsen ska adresseras till företagets vd med en kopia till styrelseordföranden. Företagets externrevisor ska informeras om att slutskrivelsen har skickats till företaget. Slutskrivelsen undertecknas av ansvarig enhetschef och undersökningsledaren. Undertecknad slutskrivelse diarieförs. Undersökningsledaren bedömer om det i samband med slutskrivelsen kan vara lämpligt att hålla ett möte med det eller de företag som undersökts för att understryka vissa iakttagelser och bedömningar. Vid sådant möte bör, förutom undersökningsledaren, ansvarig enhetschef, rättsenhetschefen och vissa fall även avdelningschefen närvara. Efter vissa undersökningar där en sanktion inte varit aktuell men där företaget utfäst sig att vidta en viss åtgärd eller där FI uppmanat företaget att vidta viss åtgärd, kan en uppföljningsundersökning genomföras efter viss tid. En sådan uppföljnings-undersökning blir ett nytt ärende. 13
Angående diarieföring av slutskrivelsen, mötesanteckningar och undersökningspromemoria samt tjänsteanteckningar, se den vid var tid gällande dokumenthanteringsplanen. 6. Egen utvärdering Efter en avslutad undersökning ska denna utvärderas i syfte att kvalitetssäkra FI:s handläggning, samt för att skapa en lärandeprocess kring FI:s undersökningar. Utvärderingen görs vid ett eller flera utvärderingsmöten, vid vilka mötesanteckningar förs. Utvärderingen ska godkännas av avdelningschefen, och mötesanteckningarna diarieföras i en särskild årsakt för utvärderingsmöten. Undersökningsgruppen, tillsammans med ansvarig enhetschef och avdelningschefen, bör särskilt utvärdera följande: Uppnådde vi syftet? Varför/varför inte? Borde vi ha gjort på annat sätt? Var metoden effektiv? Höll vi tidsramar? Varför/varför inte? Bedömde vi resursåtgången korrekt i planeringen? Varför/varför inte? Vilka andra lärdomar har vi dragit? Har vi identifierat ett behov av regelarbete? Finns bidrag till Stabilitets- eller konsumentrapporten? Ska en fråga sändas till Policyrådet eller till Ledningsgrupp Tillsyn? Ska en debattartikel skrivas eller ett seminarium hållas? Avdelningschefen ansvarar för att relevanta handläggningsmässiga och andra erfarenheter förmedlas till områdeschefen samt även kommer andra inom FI till del. 7. Ärendet avslutas Det sista steget i processen är att ärendet avslutas i diariet. De handlingar som fortfarande ligger som arbetsdokument och som ska diarieföras skickas av undersökningsledaren till diariet. Övrigt arbetsmaterial som inte ska bevaras, rensas från ärendet. Den slutgiltiga undersökningspromemorian diarieförs som sista handling i ärendet. Angående diarieföring, se den vid var tid gällande dokumenthanteringsplanen. 14
15
Dokumentinformation Processnamn Beslutsdatum Process för undersökningar 2014-09-26 Diarienummer 14-13439 Processbeteckning Processägare (Namn, Avdelning, Enhet) Martin Noréus, biträdande generaldirektör Beslutsfattare (Namn, Befattning, Avdelning) Martin Andersson, generaldirektör Syfte Skapa en enhetlig hantering av undersökningar på Finansinspektionen Hänvisning till externa krav som knyter an till processen Förvaltningslagen (1986:223) Hänvisning till interna styrdokument kopplade till detta Sanktionsprocess avseende föreläggande, förbud, anmärkning, varning och återkallelse av tillstånd eller anmärkning mot styrelse eller vd, FI Dnr 11-13366,Rapportprocess FI Dnr 11-13609.samt Tillsynsstrategi, FI Dnr 13-12064. Versionshistorik Ikraftträdande Version Kommentar 2012-01-01 1.0 Jfr FI Dnr 11-4038 16