Internationella Kvinnoföreningen - Lokalt ResursCentrum för kvinnor i Öresundsregionen Spångatan 7 211 44 Malmö Telefon 040-23 13 80 www.ikf.se Årsmöte torsdagen den 27 februari 2014, kl. 17.30 Ungdomens Hus, Norra Skolgatan 10 B, Festsalen, Malmö Protokoll 1. Mötets öppnande IKF:s ordförande Jelica Ugricic hälsar alla välkomna och förklarar mötet öppnat. 2. Fastställande av röstlängd Röstlängden fastställdes inför valet av ordförande och bestod av 47 personer. Nio medlemmar lämnade mötet innan röstlängden fastställdes. 3. Fråga om årsmötet är stadgeenligt utlyst Datum, plats och tid för årsmötet skickades ut tillsammans med vårens program samt IKFs Nyhetsbrev i januari. Beslut: Mötet finner att årsmötet är stadgeenligt utlyst. 4. Fastställande av dagordning Medlemmar framförde önskemål om att kommentera valberedningens förslag innan 16, att en presentation av de kandidater som föreslås till styrelsen görs och att kunna ge förslag till ordförandeposten under 13. Beslut: Föreliggande dagordning fastställdes. 5. Val av ordförande och sekreterare för årsmöte Ordförande: Till årsmötets ordförande valdes Birgitta Nilsson. Sekreterare: Till årsmötets sekreterare valdes Maria Pålsson. 6. Val av två justerare, som jämte ordförande skall justera mötesprotokollet, tillika vid val fungera som rösträknare Till justerare tillika rösträknare valdes Karin Hård och Jenny Thomé. 7. Styrelsens verksamhetsberättelse samt resultat- och balansräkningar för det senaste verksamhetsåret 1
Verksamhetsberättelsen för 2013 gicks igenom rubrik för rubrik. Birgitta Nilsson berörde att verksamheten haft en imponerande omfattning exempelvis med 35 genomförda studiecirklar 2013 och att Erik Ullenhag, integrationsminister, deltagit som talare vid en konferens. Beslut: Årsmötet beslutar att godkänna verksamhetsberättelsen för 2013 och lägga den till handlingarna. Resultat och balansräkning för räkenskapsåret 2013 föredrogs av Birgitta Olander, ekonomiansvarig på IKF. Skriftligt underlag fanns och rapporterna visades också med projektor på mötet. Det fanns två resultatrapporter en för projektverksamhet och en för basverksamhet. Projektmedel kommer från olika finansiärer och det finns aldrig över- eller underskott. Resultatrapporten visar att projektverksamheten haft en stor omsättning på lite över 5,7 miljoner under 2013. Basverksamheten visar hur mycket pengar vi får för vår föreningsverksamhet. Det finns ett litet underskott på ca 1600 kr i basverksamheten. Ordförande lämnar ordet fritt, varpå frågor ställs angående om IKFs Verksamhetsbidrag från Tillväxtverket är ett projektbidrag? Frågan lämnades obesvarad. Om det inte finns någon balansrapport för projektverksamheten? Det finns det inte, svarade Birgitta Olander. En kommentar lämnades om att de likvida medlen har minskat mycket, vilket är oroande och kan innebära att IKF får ont om pengar. Beslut: Årsmötet beslutar att godkänna de ekonomiska berättelserna för 2013 och lägga dem till handlingarna. 8. Revisorernas berättelse över styrelsens förvaltning under det senaste räkenskapsåret Ann-Katrin Lettevall föredrar revisorernas berättelse över styrelsens förvaltning för 2013 och beskriver hur revisionen genomförts. Olivera Lazic och Yvonne Zhao deltar också. Beslut: Årsmötet beslutar att godkänna revisorernas berättelse för 2013 och lägga den till handlingarna. 9. Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen för den tid revisionen avser Beslut: Årsmötet beslutar att bevilja ansvarsfrihet för styrelsen. 1O. Fastställande av verksamhetsplan och budget för verksamhetsår 2014 Mötesordförande Birgitta Nilsson går igenom styrelsens förslag till verksamhetsplan rubrik för rubrik och kommenterar de omfattande kontakter med andra aktörer som IKF byggt upp. Ordförande lämnar ordet fritt, varpå en fråga ställs om hur budgeten för 2014 kopplas till verksamhetsplanen. En medlem påpekar att det borde stå vem som ansvarar för vad i planen. 2
Jelica Ugricic, IKFs ordförande, kommenterar att pågående projekt är finansierade och att opinions- och påverkansarbetet är finansierat hela året. Det som är otryggt är finansieringen av kärnverksamheten. Den har pågått i 44 år och utvecklats. Vi har gjort vad vi har kunnat för att ordna detta och kanske kan Malmö stad även i fortsättningen stötta verksamheten. Styrelsen vill inte minska på ambitionsnivån i förväg, men den nya styrelsen behöver vara medveten om att det finns ont om medel. En diskussion tas om personalkostnader, en av revisionerna säger att de inte har någon anledning att anmärka på något men att de kommer att lämna ett PM till den nya styrelsen med några förslag till förbättringar och mötesordföranden ber deltagarna att återgå till dagordningen. Birgitta Olander föredrar budget för 2014-års planerade kärn- och projektverksamhet separat. Inkomster respektive utgifter från pågående projekt beräknas uppgå till 3 500 000 kronor. Kärnverksamheten riskerar att gå med ett underskott på 205 000 kr om inte finansieringen ordnas. Kostnaderna för kärnverksamheten ökar när IKF har färre projekt som är med och delfinansierar hyran och andra kostnader. En medlem undrar om det finns något som indikerar att det finns färre projekt att söka? Jelica Ugricic svarar att styrelsen inte har minskat planerna och att slutsatser dras från de projekt som genomförs och avslutas vilket blir grunden för nya projekt. Alla är välkomna att bidra till nya projekt. Det finns också en stor efterfrågan från andra organisationer och kommuner att komma till IKF och ta del av vår kompetens. Saco efterfrågar tillexempel goda exempel från IKF till en ny projektbank. IKF kan inte heller starta upp vilka projekt som helst, utan de skall vara i enlighet med verksamhetens mål. Birgitta Olander tar upp ett förslag att ta medel som är reserverade till hyran i år för att täcka underskottet. Jelica Ugricic svarar att det finns ett årsmötesbeslut sedan 2012 angående att tre årshyror skall vara reserverade till hyran så att föreningsverksamheten kan leva kvar vid dåliga tider. Dessa medel kan inte användas för att täcka lönekostnader. Sylvia Björk menar att den nya styrelsen som väljs kanske behöver revidera planen. Nya projektmöjligheter kan komma upp under året. Det är inte alltid man kan söka medel till det man vill, men nya möjligheter kan komma exempelvis när ESF-rådet öppnar för nya ansökningar. En diskussion förs om huruvida verksamhetsplanen är visionär, styrelsens roll och vad som är kärnan i föreningens verksamhet. Beslut: Årsmötet fastställer verksamhetsplan och budget för 2013 enligt föreliggande förslag. 11. Fastställande av medlemsavgifter för kommande verksamhetsår Beslut: Mötet beslutar att medlemsavgiften för 2015 höjs till 200 kronor/år. 3
12. Behandling av styrelsens förslag och i rätt tid inkomna motioner En motion har inkommit från Jana Chalupa. Styrelsen har behandlat motionen och har tillgodosett önskemålen om årsmötets genomförande bland annat med bättre teknisk utrustning. Motionären föreslår också stadgeändringar. När det gäller IKFs stadgar så tycker styrelsen att många av Jana Chalupas förslag till förändring är bra. Dessutom ser styrelsen själv att fler ändringar och justeringar av föreningens stadgar behöver göras. Styrelsen föreslår därför årsmötet att besluta: Att styrelsen får i uppdrag att göra en total översyn av stadgarna i syfte att anpassa och göra dessa mer förståeliga, och där Jana Chalupas förslag tas med i översynen. Enligt stadgarna så ska ändringar och tillägg till stadgarna behandlas på årsmöten. Styrelsen vill däremot inte vänta att ta fram ett förslag till nästa års årsmöte utan föreslår årets möte: Att förslag på nya stadgar ska presenteras, diskuteras och beslutas på ett medlemsmöte under året. Ambitionen är att detta görs innan sommaruppehållet. Motionären får ordet och påpekar att styrelsen inte tagit upp huruvida protokollet från årsmötet skall läggas ut på hemsidan eller inte och att hon anser att två veckor efter mötet är en rimlig tid att lägga ut protokollet. Sylvia Björk från styrelsen svarar att protokollet kommer att läggas ut på hemsidan och beklagar att det inte gjordes förrän nyligen när det gäller det förra årsmötesprotokollet. Hon säger också att det är bra att frågan om stadgarna kom upp eftersom de finns saker som behöver formuleras tydligare. En medlem säger att det måste vara en deltagande process. En annan menar att beslut om förändringar av stadgarna måste tas på årsmötet i enlighet med stadgarna och inte på ett medlemsmöte som styrelsen föreslår. Hon tror inte att intresset är så stort för att delta i att ta fram nya stadgar. Giovanna Brankovic från IKFs styrelse föreslår att årsmötet skall besluta om en arbetsgrupp som kan göra ett förslag. Birgitta Nilsson föreslår att fem personer skall utses. Flera förslag kommer upp från medlemmarna, men mötet kan inte enas om fem personer. Ett förslag kommer om att det istället skall vara ett öppet möte. Medlemmen påpekar också att hon vill att 9 i stadgarna angående årsavgift skall klargöras. Hon menar att medlemskap inte kan räknas på ett sätt i årsberättelsen och på ett annat sätt när det gäller vilka som kan rösta på årsmötet. Sylvia Björk säger att vissa tycker att årsavgift kan vara exempelvis maj till maj, men att det är styrelsens mening att årsavgift innebär kalenderår från januari till december. Shaista Akhter från IKFs styrelse föreslår att en skriftlig inbjudan skall skickas ut angående ett möte och att alla inte behöver vara med. 4
Motionären anser att behandlingen av motionen är OK. Mötet Beslutar: Att uppdra åt styrelsen att tillsätta en arbetsgrupp som skall bestå av fem personer som tillsammans med styrelsen tar fram och presenterar ett förslag till stadgeändringar som behandlas på ett medlemsmöte. Förslaget tas därefter upp till beslut på nästa årsmöte. Motionen anses härmed behandlad. 13 Val av ordförande Valberedningen föreslår Viveca Serder till ny ordförande. Mötesordföranden frågar om det finns fler förslag till ordförandeposten. Iva Parizkova Ryggeståhl föreslås också till ny ordförande. De föreslagna kandidaterna presenterar sig och svarar på frågor från medlemmarna. Beslut: Mötet beslutade att valet skulle ske med sluten votering och Viveca Serder fick 24 röster och Iva Parizkova Ryggeståhl 18. Därmed väljs Viveca Serder till ordförande. 14 Val av styrelseledamöter och suppleanter Valberedningen föreslår följande ledamöter och suppleanter: Ordinarie ledamöter Sylvia Björk 2 år nyval Giovanna Brankovic 2 år omval Annemarie Plate 1 år fyllnadsval Marili Samuelsson 1 år fyllnadsval Jeanette Larsson 2 år nyval Erika Braun 1 år kvar Suppleanter Shaista Akhter 1 år fyllnadsval Inger Leite 2 år nyval Marili Samulesson och Inger Leites medlemsavgifter för år 2014 har inte kommit in och därmed kan de inte väljas till styrelsen. Följande personer föreslås till ordinarie ledamöter av mötesdeltagarna: Iva Parizkova Ryggeståhl, Julia Razdobudkina och Jessica Andersson. Julia Razdobudkina sitter i valberedningen och anmäler att det kan vara ett hinder för att bli vald till ledamot. Det är mötets mening att Julia kan väljas till styrelsen. 5
Mötesordföranden föreslår att valet skall göras genom en sluten omröstning och eftersom fem personer skall utses kan varje medlem rösta för fem kandidater. Beslut: Årsmötet beslutar att välja Jeanette Larsson, två år nyval, Annemarie Plate, ett år fyllnadsval, Julia Razdobudkina, två år nyval, Sylvia Björk, två år nyval och Iva Parizkova Ryggeståhl, ett år fyllnadsval, till ledamöter i IKFs styrelse. Mötesdeltagare föreslår Giovanna Brankovic, Shaista Akhter och Louise Karlsson till suppleanter. Ordföranden frågar om det är mötets mening att vi kan välja tre suppleanter. Flera personer invänder mot detta då det står att två suppleanter skall väljas i stadgarna. Beslut: Mötet beslutar att valet kan göras genom handuppräckning. Giovanna Brankovic, två år nyval och Shaista Akhter, ett år fyllnadsval, väljs till suppleanter. 14. Val av revisorer Valberedningens förslag enligt nedan. Revisor: Yvonne Zhao 2 år omval Beslut: Årsmötet beslutar i enlighet med valberedningens förslag. Valet har skett med acklamation. Revisorsuppleant: Ann-Katrin Lettevall 2 år omval Beslut: Årsmötet beslutar i enlighet med valberedningens förslag. Valet har skett med acklamation. 15. Val av ledamöter i valberedningen Revisorerna föreslår Louise Karlsson och Jana Chalupa, båda på ett år. Stadgarna reglerar ej om valberedningens ledamöter skall väljas på ett år eller mer. Beslut: Årsmötet beslutade i enlighet med revisorernas förslag. Valet har skett med acklamation. 16. Övriga ärenden enligt av årsmötet fastställd dagordning Jelica Ugricic avgår som ordförande efter 44 år. Jelica bildade föreningen och har lagt ner ett otroligt stort arbete genom åren med att bygga upp föreningens verksamhet och dess kontakter. Ett stort förtroende finns i samhället för föreningens mångåriga verksamhet. Jelica tackas av styrelse och medlemmar. Jelica tackar alla medlemmar, styrelse och personal och sin familj som gjort hennes arbete med föreningen möjligt. Hon menar att en bra styrelse valts och ser fram emot framtida framgångar för föreningen. 6
Viveca Serder tackar för förtroende som ny ordförande. Hon tackar Jelica. Hon vill förbättra tilliten inom föreningen och ta tag i ekonomin och stadgeförslaget, träffa företrädare för Malmö stad och Region Skåne. 7. Årsmötets avslutande Jelica Ugricic tackar årsmötets ordförande Birgitta Nilsson som i sin tur varmt tackar Jelica Ugricic för den fantastiska verksamheten och önskar IKF varmt lycka till. Jelica Ugricic tackar alla mötets deltagare och förklarar 2014 års årsmöte avslutat. Vid protokollet: Maria Pålsson Sekreterare Birgitta Nilsson Årsmötets ordförande Justerat: Karin Hård Jenny Thomé 7