På väg mot ett bättre myndighetsspråk 2001:18
MISSIV DATUM DIARIENR 2001-10-02 2000/424-5 ERT DATUM ER BETECKNING 2000-09-19 Ju2000/4655 Regeringen Justitiedepartementet 103 33 STOCKHOLM Uppdrag att genomföra en utvärdering av begripligheten i myndigheternas texter Statskontoret fick i september 2000 i uppdrag att utvärdera begripligheten i myndighetstexter och att analysera vilket stöd myndigheterna kan behöva i sitt framtida språkvårdsarbete. I uppdraget ingick att utforma ett diagnosinstrument för att bedöma kvaliteten i några vanliga texttyper hos myndigheter, att testa detta instrument på några myndigheter samt att ta ställning till diagnosinstrumentets ändamålsenlighet i myndigheternas fortsatta språkvårdsarbete. Statskontoret skulle vidare bedöma de utvärderade myndigheternas förmåga att skriva klart och mottagaranpassat och myndigheternas behov av utvecklingsstöd för att skriva väl fungerande texter. I uppdraget ingick även att lämna förslag till organisation och organisatorisk placering av det centrala stödet till myndigheternas klarspråksarbete i framtiden. Statskontoret avrapporterar härmed uppdraget genom rapporten På väg mot ett bättre myndighetsspråk (2001:18). Rapporten omfattar samtliga delmoment som ingick i uppdraget. I en av rapportens bilagor presenteras det förslag till diagnosinstrument som Statskontoret föreslår som hjälpmedel i myndigheternas fortsatta klarspråksarbete. Generaldirektör Knut Rexed har beslutat i detta ärende. Direktör Lars Dahlberg, chef för FU-enheten, och avdelningsdirektör Catharina Nyström, föredragande, var närvarande vid den slutgiltiga handläggningen. Enligt Statskontorets beslut Catharina Nyström POSTADRESS: Box 2280, 103 17 Stockholm. BESÖKSADRESS: Norra Riddarholmshamnen 1. TELEFON VXL: 08-454 46 00. FAX: 08-791 89 72. statskontoret@statskontoret.se www.statskontoret.se
Innehåll 1 Sammanfattning 7 2 Uppdraget 13 2.1 Annat pågående utredningsarbete 14 2.2 Metod och avgränsning 14 2.3 Arbetets uppläggning 15 2.4 Läsanvisning 16 3 Diagnosinstrumentet 17 3.1 Myndighetstexter som utgångspunkt 17 3.2 Avgränsning till tre texttyper 18 3.3 Diagnosinstrumentets syften 19 3.4 Diagnosinstrumentets utformning 20 3.5 Produktion av diagnosinstrumenten 22 4 Utprövningen metod och genomförande 23 4.1 Myndighetsbedömningen 23 4.2 Expertbedömningen 26 4.3 Urvalet av texter 26 5 Utprövningens resultat: texterna 31 5.1 Broschyrer 32 5.2 Förvaltningsbeslut 48 5.3 Rapporter 64 5.4 Är texterna begripliga? 78 6 Utprövningens resultat: diagnosinstrumentets funktion 89 6.1 Problem i utprövningen 91 6.2 Ett reviderat diagnosinstrument 91 6.3 Användbarhet i praktiskt arbete 93 5
7 Skrivande på myndigheterna 95 7.1 Enkäten Bedömare Textproduktion och språkvårdsstöd 95 7.2 Språkvårdssituationen på de myndigheter som deltagit i utvärderingen 102 7.3 Sammanfattning 105 8 Förslag till fortsatta åtgärder inom myndighetsspråkvården 107 9 Organisation av centralt stöd till den framtida myndighetsspråkvården 111 9.1 Nuvarande central funktion - Klarspråksgruppen 111 9.2 Regeringskansliets interna gransknings- och språkstödsorganisation 113 9.3 EU-språkstödet till departement och myndigheter 114 9.4 Behov av fortsatt centralt stöd till myndigheterna 115 9.5 Organisatorisk hemvist för den centrala stödfunktionen 120 9.6 Överväganden och förslag 125 Bilagor 1 Broschyrer, utfall av diagnosinstrumentet 133 2 Förvaltningsbeslut, utfall av diagnosinstrumentet 139 3 Rapporter, utfall av diagnosinstrumentet 145 4 Ett reviderat diagnosinstrument 151 6
1 Sammanfattning Ett begripligt myndighetsspråk är en förutsättning för en förvaltning som vill nå, och behålla, medborgarnas förtroende. I den satsning på öppenhet, demokrati och rättssäkerhet som regeringen markerar i det förvaltningspolitiska programmet (En förvaltning i demokratins tjänst) är det goda myndighetsspråket en viktig byggsten. Det är därför ett angeläget uppdrag som Statskontoret fått i uppdrag att utföra i den utvärdering av myndighetsspråkets begriplighet som redovisas i denna rapport. Diagnosinstrument för bedömning av begriplighet Utvärderingen har genomförts så att ett diagnosinstrument för bedömning av begriplighet i myndighetstexter har konstruerats på grundval av etablerad kunskap om myndighetsspråk och begriplighetshinder. Diagnosinstrumentet har utformats som ett frågeschema där en rad frågor ställs till texten. Genom att svaren ges på graderade skalor erhålls en poängsumma för varje text. Ju högre denna summa är, desto mera begriplig kan texten anses vara. Ett viktigare resultat är att diagnosinstrumentet också, genom att det är indelat i olika avdelningar, ger en profil för varje text som gör det möjligt att avgöra på vilken nivå i texten begriplighetshindren ligger. Diagnosinstrumentet är inte utformat för expertbedömning utan frågorna är formulerade så att myndighetsskribenter själva ska kunna använda det. I den utprövning som genomförts har diagnosinstrumentet tillämpats av ett trettiotal myndighetsskribenter, som också fått ge sina synpunkter på instrumentet. Begriplighetsproblem av olika slag Tre, för myndigheterna centrala texttyper, har prövats: broschyrer, förvaltningsbeslut och rapporter. Sammanlagt har myndighetsskribenter testat nio texter med hjälp av diagnosinstrumentet. Parallellt med denna utprövning har sex erfarna språkexperter granskat samma texter, för att på så sätt validera diagnosinstrumentet. 7
Prövningen av texterna visar att åtminstone tre av de nio texterna får kritik för begriplighetsproblem. I två av fallen rör det sig om typiska myndighetsspråkliga drag, dvs. långa och omständligt konstruerade meningar och i viss mån bruk av svåra ord och fraser. I det tredje fallet är grundproblemet ett oklart etablerande av syfte och mottagare i texten. Så gott som alla de nio texterna har vissa gemensamma problem, framför allt rör det sig om att mottagaranpassningen i texten kan bli bättre. Resultatet pekar på att vi inte entydigt kan säga att dagens myndighetstexter är begripliga. Detta får konsekvenser för framtidens myndighetsspråkvård. Det arbete som redan bedrivs, riktat mot en tung och komplicerad myndighetsspråklig stil, måste fortsättas, men bör kanske riktas tydligare just mot sådana verksamheter som har denna stiltradition. Överlag bör språkvårdsarbetet inriktas på att nå bättre mottagaranpassning i texterna. Myndighetsspråkvården har där en central uppgift när det gäller att informera om hur man, i konkreta språkliga drag, kan åstadkomma bättre mottagaranpassning. Angeläget att arbeta med attityder till språkvård I en enkätundersökning har myndighetsskribenter fått ge sin syn på myndighetsspråkvården. Det framkommer att många önskar språkvårdsinsatser i form av kurser och seminarier på den egna arbetsplatsen. Generellt förefaller skribenterna efterlysa möjligheter att samtala om skrivandet och närvaro av någon eller några på den egna arbetsplatsen som kan bistå med råd och stöd. Som svårigheter i strävan att skriva begripligt framhålls att det ofta är svårt stoff som måste omformuleras till begriplig text. Också attityder till språkvårdsarbetet framhålls som hinder. Det råder inte alltid enighet om vikten av ett begripligt språk och språkvårdsarbetet har ofta låg status. Också när det gäller attityder till språkvårdsarbetet har myndighetsspråkvården angelägna uppgifter i framtiden. 8
Diagnosinstrumentet blir ett nytt hjälpmedel i myndighetsspråkvården Det diagnosinstrument som använts i utvärderingen har arbetats om till ett mindre omfattande frågeschema, som biläggs denna rapport. Detta frågeschema kan tjäna som hjälpmedel i den framtida myndighetsspråkvården. Det kan användas av enskilda skribenter vid bearbetningen av utkast men också av hela grupper i samband med seminarier, skrivkurser eller utvärderingar av olika slag. Statskontoret föreslår att det nya frågeschemat görs tillgängligt för myndigheterna, dels via Internet, dels som broschyr, och att regeringen på lämpligt sätt uppmuntrar myndigheterna att använda frågeschemat i sin fortsatta språkvård. Myndigheternas erfarenheter av att tillämpa frågeschemat bör följas upp. Erfarenheterna bör ligga till grund för en vidareutveckling av diagnosinstrumentet och för beslut att genomföra en förnyad utvärdering av myndighetsspråk så att en jämförelse kan göras med de resultat som presenterats i denna rapport. Viktigt att fortsätta och utvidga dagens centrala stöd till myndigheterna I utvärderingen har frågan om framtida organisation av det centrala stödet till myndighetsspråkvården behandlats. Att ett sådant centralt stöd behövs har framgått med stor tydlighet i utvärderingsarbetet. Idag har Klarspråksgruppen, placerad vid Regeringskansliet, denna stödfunktion. Med små resurser bedriver gruppen ett intensivt och effektivt arbete med hjälp till självhjälp åt myndigheterna. Från myndigheterna önskar man även fortsatt sådant stöd som Klarspråksgruppen idag ger. Man önskar också en utvidgning av verksamheten till att gälla t.ex. råd och stöd i fråga om elektroniska hjälpmedel, hjälp med argument för att klarspråk lönar sig och hjälp att utvärdera klarspråksarbetet och att integrera det i den löpande verksamheten. 9
Ny modermyndighet för det centrala språkvårdsstödet föreslås Vi föreslår i vår utvärdering att en funktion motsvarande dagens Klarspråksgrupp med sekretariat inrättas vid en annan myndighet än Regeringskansliet. De främsta argumenten för detta är att Klarspråksgruppens verksamhet är av en annan art än Regeringskansliets primära uppgifter. En för förvaltningen gemensam stödfunktion bör också ges större organisatorisk stadga än vad som idag är fallet. Två huvudförslag till modermyndighet har presenterats. Den ena är statens kvalitets- och kompetensråd (KKR). En placering där erbjuder en möjlighet att integrera språkfrågorna i de förvaltningspolitiska frågorna. Det som talar emot KKR är att rådets uppgift i dagsläget är att arbeta enbart mot den statliga myndighetssfären. Det centrala språkvårdsstödet bör enligt vår uppfattning organiseras så att det enkelt kan öppnas också mot landsting och kommuner. Utvärderingens huvudförslag, om språkstödet ska rikta sig till hela den offentliga sektorn, är en ännu så länge enbart diskuterad myndighet med arbetsnamnet Sveriges språkråd. Kommittén för svenska språket (Dir 2000:66), som har i uppdrag att utreda frågan om språkvård i ett större sammanhang, har diskuterat olika alternativ, varav ett är en ombildning av Svenska språknämnden till statlig myndighet med ett vidgat uppdrag där bland annat myndighetsspråkvården skulle ingå. Det är denna skisserade myndighet som vi, under förutsättning att kommittén föreslår detta och att en sådan myndighet kommer till stånd, vill presentera som vårt huvudförslag. En inplacering av myndighetsspråkvården i en sådan professionell språkvårdsmyndighet med bred verksamhet skulle kunna vara mycket gynnsam för den centrala stödfunktionens möjligheter att stödja offentliga myndigheters eget språkvårdsarbete. En utvidgad verksamhet för det centrala språkvårdsstödet kräver ökade resurser. En sådan resursförstärkning kan till en del finansieras av en omfördelning av befintliga resurser för särskilda kampanjer i språkvårdande syfte. Vid en lokalisering 10
till någon av de föreslagna myndigheterna bör språkstödsfunktionen kunna tillgodoräkna sig löpande administrativt stöd och sannolikt även forskningsstöd inom myndighetens ram. Statskontorets utvärdering rör en mindre del av det större uppdrag som Kommittén för svenska språket arbetar med. Vårt förslag är att regeringen ger kommittén i uppdrag att, mot bakgrund av Statskontorets förslag i organisationsfrågan, pröva vilken av de två av oss föreslagna myndigheterna som bör tilldelas den centrala stödfunktionen för myndigheternas språkvård. 11
12
2 Uppdraget Statskontoret har fått i uppdrag av Justitiedepartementet att utvärdera begripligheten i myndighetstexter och att analysera vilket stöd myndigheterna kan behöva i sitt framtida språkvårdsarbete (Ju 2000/4655). Uppdraget har sin bakgrund i regeringens förvaltningspolitiska handlingsprogram En förvaltning i demokratins tjänst, där man anger som en målsättning för de statliga myndigheternas arbete att det ska kännetecknas av stor tillgänglighet och av ett så enkelt och begripligt språk som möjligt. Uppdraget till Statskontoret är preciserat till att gälla utformandet av ett diagnosinstrument för att bedöma kvaliteten i några vanliga texttyper hos myndigheter samt att testa instrumentet på texter och textprocessen hos ett antal strategiskt utvalda myndigheter. Detta preciserade uppdrag kan förklaras av det arbete som gjorts på myndighetsspråkvårdens område under 1990-talet. Språkvårdare i statsförvaltningen har idag en relativt god bild av vilka brister som är vanliga i myndighetstexter står det i den bilaga som åtföljer uppdraget (Ju 2000/4655). Den utvärdering som Statskontoret fått i uppdrag att genomföra har alltså till syfte att föra språkvården vidare och ange riktlinjer för den fortsatta verksamheten. Ur bilagan citeras vidare: För att gå vidare i språkvårdsarbetet inom statlig förvaltning behövs en systematisk bedömning av hur begripliga myndigheternas texter är idag. Det är denna bedömning som det varit Statskontorets uppdrag att genomföra. 13
Utvärderingen ska enligt uppdraget resultera i en bedömning av de utvärderade myndigheternas förmåga att skriva klart och mottagaranpassat, vilket behov av utvecklingsstöd som myndigheterna har för att kunna skriva väl fungerande texter, diagnosinstrumentets ändamålsenlighet i myndigheternas fortsatta språkvårdsarbete. I uppdraget ingår också att lämna förslag till organisation och organisatorisk placering av det centrala stödet till myndigheternas klarspråksarbete i framtiden. 2.1 Annat pågående utredningsarbete Under år 2001 arbetar en parlamentarisk kommitté under namnet Kommittén för svenska språket (Kommittédirektiv 2000:66). I deras uppdrag ingår bland annat att ta ställning till myndighetsspråkvårdens innehåll och organisation. Kommittén ska redovisa sitt uppdrag den 30 november 2001. Enligt kommittédirektiven ska Kommittén för svenska språket samråda med Statskontorets utvärdering. Under utvärderingens gång har vi från Statskontorets sida haft regelbunden kontakt med Kommittén för svenska språket. Vi föreslår också att de förslag till myndighetsspråkvårdens organisation som utvärderingen formulerat (se kap. 9) överlämnas till Kommittén för svenska språket för vidare utredning. 2.2 Metod och avgränsning Utvärderingen har genomförts i tre steg. I ett första steg konstruerades det efterfrågade diagnosinstrumentet med utgångspunkt i ett urval myndighetstexter. Det andra steget bestod i att diagnosinstrumentet i en utprövning tillämpades av en grupp myndighetsskribenter på givna texter. Dessutom har en intervjuundersökning genomförts för att utreda frågan om myndighets- 14
språkvårdens organisation och dess organisatoriska placering. Som utgångspunkt för konstruktionen av diagnosinstrumentet användes insända texter från 13 myndigheter. (Se vidare kapitel 3.) Samma 13 myndigheter har också deltagit i utprövningen och därmed har utvärderingen avgränsats till att omfatta dessa myndigheter. Utprövningen av diagnosinstrumentet har genomförts så att den förutom att pröva diagnosinstrumentet också värderar de prövade texterna. Genom att dessa texter valts strategiskt ur ett större texturval är det möjligt att utifrån utprövningens resultat också bedöma de utvärderade myndigheternas förmåga att skriva klart och mottagaranpassat. (Se vidare avsnitt 5.4.) I utprövningen ingick en enkät rörande de deltagande myndighetsskribenternas arbete med textproduktion och deras erfarenheter av och önskemål om stöd i språkvårdsarbetet. Denna enkätundersökning har delvis legat till grund för slutsatserna om myndigheternas behov av utvecklingsstöd. Enkätundersökningen har kompletterats med intervjuer på några myndigheter. (Se vidare kapitel 7.) 2.3 Arbetets uppläggning Catharina Nyström har varit Statskontorets projektledare i utvärderingen. Tord W. Nilsson vid konsultfirman Presens Particip har medverkat på konsultbasis med ansvar för frågan om organisation och organisatorisk placering av framtida stöd till myndighetsspråkvård. Diagnosinstrumenten har utformats i samarbete med SCB:s mättekniska laboratorium där Birgit Henningsson deltagit i utformningen av frågorna. Statistiska bearbetningar har genomförts av Ingrid Munck, som medverkat som konsult i utvärderingen. Utvärderingen har genomförts i dialog med Regeringskansliets Klarspråksgrupp. Statskontorets projektledare har under utvärderingsperioden varit adjungerad vid gruppens möten och 15
Klarspråksgruppens medlemmar har fungerat som resurs i olika faser av utvärderingen. 2.4 Läsanvisning Rapporten är disponerad så att konstruktionen av diagnosinstrumentet presenteras i kapitel 3. Huvuddelen av rapporten behandlar sedan den utprövning av diagnosinstrumentet som genomförts. Utprövningens uppläggning, dess metod och genomförande, redovisas i kapitel 4. Utfallet av utprövningen redovisas i två olika kapitel. Kapitel 5 behandlar de resultat som rör texternas begriplighet, kapitel 6 de slutsatser som rör diagnosinstrumentets funktion och användbarhet. Eftersom kapitel 5 är ett relativt omfattande kapitel föreslås också en genväg för den läsare som är intresserad av att läsa resultaten i sammanfattning. Denna genväg omfattar de inramade inledningsavsnitten i 5.1 5.3 samt avsnitt 5.4. I kapitel 7 redovisas resultat av en enkät som ingick i utprövningen och som rörde skrivsituation och språkvård på myndigheterna. Kapitel 8 sammanfattar den del av utvärderingen som rör de utvärderade myndigheternas förmåga att skriva klart och mottagaranpassat, myndigheternas behov av utvecklingsstöd och diagnosinstrumentets ändamålsenlighet. I detta kapitel föreslås en inriktning för fortsatta åtgärder inom myndighetsspråkvården. I rapportens sista kapitel presenteras det förslag till organisation och organisatorisk placering av centralt stöd till myndighetsspråkvården som Statskontoret ger i och med denna rapport. Till rapporten läggs fyra bilagor. De tre första redovisar, fråga för fråga, hur broschyrer, förvaltningsbeslut och rapporter har poängsatts med diagnosinstrumentet. Bilaga 4 innehåller det reviderade diagnosinstrument som vi bedömer vara användbart i den framtida myndighetsspråkvården. 16
3 Diagnosinstrumentet Idén om ett instrument som kan mäta begriplighet i texter bygger på tanken om att textkvalitet är en mätbar storhet. I diskussionen om texters begriplighet är en sådan tanke inte ny, som exempel kan nämnas det läsbarhetsindex (LIX) som konstruerades på 60- talet för att mäta läsbarhet i texter. Den kritik som har riktats mot LIX tar sin utgångspunkt i att den kvantitativa mätningen förenklar bilden och att texters komplexa karaktär inte låter sig fångas i ett enda mått. Komplexiteten i texter är den stora svårigheten i varje mätning av texters egenskaper. Också i den aktuella utvärderingen är det texternas läsbarhet som har stått i fokus och diagnosinstrumenten har inriktats på att försöka fånga in sådana egenskaper i texter som är relevanta för läsbarheten. Den viktigaste utgångspunkten för utvärderingen har varit sådan kunskap om vad som gör texter begripliga som vunnits genom tidigare undersökningar. Som exempel på den erfarenhetsbas som legat till grund för utvärderingen kan nämnas det språkvårdsprojekt som genomfördes av SIPU, redovisat i Visst går det att förändra myndighetsspråket, Ds 1993:61. 3.1 Myndighetstexter som utgångspunkt Konstruktionen av diagnosinstrumentet har tagit sin utgångspunkt i ett textmaterial från några utvalda myndigheter. På Klarspråksgruppens inrådan utsågs i första hand Livsmedelsverket, Länsstyrelsen Dalarna och Riksförsäkringsverket för att ingå i utvärderingen. Dessa tre myndigheter har viss erfarenhet av klarspråksarbete. De har under de senaste åren arbetat med olika projekt för att förbättra myndighetens språk och de representerar tre olika kategorier av myndigheter: ett stort verk som ska nå ut till många människor (RFV), en något mindre myndighet med snävare ansvarsområde (Livsmedelsverket) och 17
en lokal myndighet med ansvar för många olika slags frågor (Länsstyrelsen Dalarna). Vid sidan av dessa tre myndigheter uppmanades ytterligare tio myndigheter att bidra med textmaterial, nämligen Arbetsmiljöverket, Barnombudsmannen, Jordbruksverket, Konsumentverket, Luftfartsverket, Naturvårdsverket, Riksskatteverket, Migrationsverket, Statens strålskyddsinstitut och Statens pensionsverk. 1 Myndigheterna ombads att sända in gällande och representativa texter från fem texttyper: allmänna råd, broschyrer, förvaltningsbeslut, föreskrifter och rapporter. Sammanlagt fick vi in c:a 60 texter från tio myndigheter. Textmaterialets sammansättning är viktigt för utvärderingens reliabilitet. Genom att myndigheterna har valt texter som är gällande och representativa har vi fått ett material som består av rättvisande exempel på våra dagars myndighetstext. Att konstruktionen av diagnosinstrumentet har tagit sin utgångspunkt i autentiska texter har bidragit till att fokusera instrumentet kring de mest relevanta aspekterna av texternas läsbarhet. 3.2 Avgränsning till tre texttyper Myndigheters textproduktion omfattar en rad olika texttyper, t.ex. PM, broschyrer, föreskrifter och förvaltningsbeslut. Varje texttyp präglas av sina egna kommunikativa förutsättningar och har sin egen specifika textform. Olika texttyper kan också förväntas ha olika slags begriplighetshinder och det är därför rimligt att begränsa antalet texttyper i en undersökning av texters begriplighet. Utvärderingen har begränsats till tre texttyper: broschyrer, förvaltningsbeslut och rapporter. Vägledande för valet var strävan efter att få texttyper som för det första fyller en central funktion i myndigheternas verksamhet och som för det andra är sinsemellan så olika som möjligt. För det tredje ville vi prioritera 1 Arbetsmiljöverket, Konsumentverket och Luftfartsverket kom av olika skäl att inte skicka in texter. 18
texter med mottagare som inte kan förväntas läsa myndighetstext så ofta att de skolas in i läsningen. Vi ville i stället huvudsakligen inrikta oss på texter som möter medborgare utan särskild erfarenhet av myndighetstext. De valda texttyperna medförde att utvärderingen kom att omfatta tre olika mottagarkategorier och tre olika läsmål enligt tabell 1. Tabell 1. Mottagarkategorier och läsmål för de valda texttyperna Broschyrer Förvaltningsbeslut Rapporter Vanliga mottagarkategorier Grupper av personer, i regel obekanta för avsändaren Enskilda personer, kända av myndigheten genom tidigare korrespondens Institutioner eller andra myndigheter Vanliga läsmål få en allmän uppfattning om innehållet få instruktion för fortsatt handlande fördjupa den egna kunskapen Två textkategorier som vi också begärde in exempel på, föreskrifter och allmänna råd, valdes bort ur utvärderingen. Texttyperna är knappast problemfria ur läsbarhetssynpunkt. Tvärtom behöver dessa texttyper samma översyn som de övriga. Föreskrifter och allmänna råd är bara två av många texttyper inom de statliga myndigheternas textvärld som är starkt präglade av lagtexter. Detta förhållande är värt en egen undersökning och bör undersökas av jurister och språkvetare i samverkan. 3.3 Diagnosinstrumentets syften Diagnosinstrumentet har dubbla syften i utvärderingen. För det första skulle instrumentet användas som ett slags mätverktyg för att pröva begripligheten i myndighetstexter inom utvärderingens ram. För det andra fanns en förhoppning om att instrumentet skulle kunna utformas så att det också kunde användas som ett instrument för att testa texter under produktion, så att dessa inte blir för svårlästa. I utvärderingsarbetet har det förstnämnda syftet 19
behandlats som det primära. Huruvida diagnosinstrument också kan komma till nytta i myndigheternas framtida textproduktion är en fråga som utvärderingen har tagit ställning till. (Se vidare kapitel 6.) Det dubbla syftet har präglat framtagandet av diagnosinstrumentet. Redan från början var strävan att lägga frågorna i diagnosinstrumentet på en sådan nivå att de är meningsfulla för myndighetsskribenter, oavsett språklig utbildningsbakgrund. Vi undvek alltså fackord och strävade efter att ge tydliga exempel för att vägleda användarna. Vi valde också att genomföra utprövningen av diagnosinstrumentet på att sådant sätt att instrumentet tillämpades av skribenter som i sitt dagliga arbete skulle kunna ha nytta av ett hjälpverktyg. På så sätt kom utprövningen att fungera som ett test på diagnosinstrumentets användbarhet. 3.4 Diagnosinstrumentets utformning En viktig utgångspunkt för konstruktionen var att kommunikationssituationen skulle uppmärksammas. Tidigare undersökningar av texter har visat att den språkliga utformningen inte är en tillräcklig förklaring till om en text är begriplig eller inte. Avgörande för textens funktion i en kommunikationssituation är textens anpassning till mottagaren. I diagnosinstrumenten har förhållandevis många frågor därför utformats för att fånga in textens anpassning till en mottagare och till en kommunikativ kontext. Tre olika diagnosinstrument har tagits fram, ett för var och en av texttyperna broschyr, förvaltningsbeslut och rapport. Diagnosinstrumenten utformades som frågescheman i två delar: en skattningsdel och en frågedel. Diagnosinstrumentets skattningsdel innehåller en rad skalor där man ska ange i vilken grad texten har vissa karaktärsdrag, t.ex. om den är abstrakt eller konkret och om den har gott eller mindre gott sammanhang. Skalorna är graderade från 1 till 10 och 20
ordnade så att den positiva egenskapen inte alltid ligger vid samma pol. Denna konstruktion gjordes avsiktligt för att undvika slentrianmässiga markeringar på skalorna. Skattningsdelen avslutas med en öppen fråga där man har möjlighet att med egna ord karaktärisera texten. Skattningsdelen konstruerades med tanke på att diagnosinstrumentet skulle kunna användas för att mäta begriplighet i färdiga texter. Syftet var att resultatet av skattningarna skulle kunna fungera som jämförelse för de svar som gavs i frågedelen av diagnosinstrumentet. Jämförelsen mellan dessa båda delar skulle kunna visa vilka konkreta språkliga drag i texten som leder till att texten får en viss karaktär. Huvuddelen av diagnosinstrumenten består av en frågedel. Frågorna är huvudsakligen sådana som ska besvaras med skattningar på en femgradig skala, där 5 markerar det önskvärda draget i texten. En mindre andel frågor är ja/nej-frågor. Frågedelen inleds med frågor som rör textens helhet. Därefter behandlas steg för steg mindre delar i texten. Denna ordning motiveras av tanken att en felaktighet eller en svaghet i texten påverkar läsbarheten mera ju högre upp i textens hierarki den förekommer. En svaghet i dispositionen påverkar alltså läsbarheten mera än t.ex. en felaktighet i ordvalet. Det är därför pedagogiskt motiverat att man behandlar frågorna i viktighetsordning. En indelning i avdelningar med underrubriker visar denna struktur. Frågedelen är diagnosinstrumentets viktigaste del. Svaren i denna del utgör bedömningen av textens kvalitet. I den version av diagnosinstrumenten som har använts i utvärderingen är mängden frågor medvetet överdimensionerad för att ge möjlighet att pröva vilka frågor som fungerar bäst. Varje diagnosinstrument avslutas med tre frågor som dels gäller hur bedömarna har uppfattat arbetet med diagnosinstrumentet, dels ger dem möjlighet att ge ytterligare synpunkter på den undersökta texten. 21
3.5 Produktion av diagnosinstrumenten Frågorna i diagnosinstrumentet formulerades av Catharina Nyström. Under utformningen diskuterades vissa frågor och uppställningar med enskilda handläggare på en av de deltagande myndigheterna. Vidare granskades utformningen av ett par medlemmar i Klarspråksgruppen och diskuterades i en seminariegrupp vid Uppsala universitet. 22
4 Utprövningen metod och genomförande Utprövningen av diagnosinstrumentet genomfördes i två parallella moment, dels tillämpades diagnosinstrumenten på utvalda texter av skribenter på olika myndigheter, dels granskades samma texter av expertbedömare utan tillgång till diagnosinstrumenten. Syftet med expertbedömningen var att göra en validering av diagnosinstrumenten. 4.1 Myndighetsbedömningen Utprövningen genomfördes på elva myndigheter: Arbetsmiljöverket, Barnombudsmannen, Jordbruksverket, Konsumentverket, Livsmedelsverket, Länsstyrelsen Dalarna, Migrationsverket, Naturvårdsverket, Riksförsäkringsverket, Riksskatteverket och Statens Pensionsverk. Genom kontaktpersoner på myndigheterna efterfrågades frivilliga som ville tillämpa diagnosinstrumentet på tre givna texter. För att få bedömare som är vana vid de aktuella texttyperna sökte vi sådana som i sitt dagliga arbete skriver broschyrer, förvaltningsbeslut eller rapporter. Sammanlagt 36 bedömare, 12 för varje texttyp, medverkade i utprövningen. Tre parallella utprövningar genomfördes, en för var och en av texttyperna. Tre exempel på varje texttyp valdes för utprövningen (se avsnitt 4.3). Bedömarna fick också en enkät där de svarade på frågor om sig själva och om skrivarbetet på sin myndighet (se kap 7). De olika texttypsbedömningarna har med avseende på fullgjorda bedömningar utfallit olika väl. I rapportbedömningen har tio bedömare från nio olika myndigheter bedömt alla tre rapporterna och samtliga bedömare har fyllt i en bedömarenkät (jfr tabell 2). Förvaltningsbesluten har också ett gott utfall. Totalt har elva bedömare arbetat med texttypen. En bedömare har dock inte identifierat de bedömda texterna, varför bedömningen inte går att använda. Av de tio som återstår har en bedömare bara bedömt två 23
beslut och en bedömare har inte fyllt i någon bedömarenkät. Mest problematisk är situationen för bedömningen av broschyrer. Här har bara 8 av de 12 tillfrågade bedömarna gjort någon bedömning. Eftersom två personer bara har bedömt två broschyrer betyder det att vi bara har 50 % tillfredställande svar på bedömningen. En av de åtta bedömarna har avstått ifrån att fylla i någon bedömarenkät. 4.1.1 Bortfall Bedömningen av förvaltningsbesluten störs av att en bedömning måste räknas bort. Efter denna borträkning återstår dock tio bedömningar, varav en är ofullständig eftersom bara två texter bedömts. Bedömningen av det tredje förvaltningsbeslutet blir alltså mindre fyllig. Detta beslut har dock granskats av 90 % av bedömarna vilket borde ge en klar bild. Broschyrundersökningen är dessvärre inte så tillförlitlig som vi hade hoppats. Bara sex fullständiga bedömningar har gjorts. Det innebär att bara en broschyr, Viktig information till dina tänder, har bedömts av åtta bedömare. De övriga två har bedömts av sju bedömare vardera. Det goda resultatet när det gäller rapporterna var oväntat, med tanke på att rapporterna är de längsta texterna och att denna bedömning därför var den mest tidskrävande. Det finns en möjlighet att kontaktpersonerna själva insett denna risk och därför själva åtagit sig arbetet att bedöma rapporter. 24