TURISTCENTER- AUKTORISATION 2016 Auktorisationshandling Turistcenterauktorisation (f d blå/gul turistbyråauktorisation): - Auktorisationsavtal - Kontaktuppgifter - Grunduppgifter - Krav och rekommendationer - Underskrifter www.visita.se/turistinfo
Auktorisationsavtal Turistcenter 1. Visita auktoriserar svenska turistcenter i enlighet de auktorisationskrav som fastställts av auktorisationsnämnden. Auktorisationsnämnden är, på Visitas och Destinationsrådets uppdrag, beslutande organ avseende auktorisationen. Visitas dotterbolag Svensk Klassificering AB utför och administrerar auktorisationen. 2. För att turistcenter ska kunna auktoriseras krävs att turistcentrets huvudman (kommun, bolag, förening, stiftelse, firma) har sökt och erhållit medlemskap i Visita. Upphör medlemskapet under auktorisationsavtalets giltighetstid upphör även auktorisationsavtalet att gälla vid samma tidpunkt. 3. För att turistcenter ska kunna auktoriseras krävs att turistcentrets verksamhet bedrivs i överensstämmelse med vad som framgår av detta avtal och av auktorisationens villkor. 4. Auktoriserat turistcenter förbinder sig: a) Att följa Visitas, auktorisationsnämndens respektive Svensk Klassificering AB:s beslut rörande auktorisationen, dess tillämpning samt användningen av Visitas varumärken. b) Att följa Visitas etiska regler (se www.visita.se). c) Att bibehålla eller överträffa de minimikrav som auktorisationen ställer på turistcentret, dess medarbetare och dess verksamhet, under hela den tid avtalet gäller. d) Att aktivt samla kunskap om, och söka dialog med, destinationens övriga turistföretag. e) Att medge att kontroll av uppfyllandet av auktorisationens krav får utföras Svensk Klassificering AB, Visita eller annan som auktorisationsnämnden utser. f) Att erlägga den årliga auktorisationsavgiften mot faktura, f n 3 504 kr. Avgiften är indexreglerad, följer KPI. 5. Av Visita auktoriserat turistcenter har under avtalets giltighetstid möjlighet att använda sig av det grön/vita Tourist Center-märket, det blå/gula Tourist Centre-märket samt det grön/vita Tourist Information-märket (se sida 1), registrerade varumärken ägda av Visita, på följande sätt: a) I skyltning på och i turistcentrets lokaler. b) I permanent och i tillfällig vägvisning till turistcentret, i form av skyltar med riktnings- och ev. avståndsangivelse. c) I en tryckt eller i elektronisk media publicerad karta, för att märka ut av Visita auktoriserade turistcenters/turistinformationers geografiska läge i kartan. d) I tryck eller i elektronisk media, i direkt anslutning till en angivelse om av Visita auktoriserad turistcenters/turistinformations besöksadress, telefon, e-postadress och andra för besökare relevanta kontaktuppgifter. e) I den storlek som är lämplig för ovan nämnda ändamål. 6. Av Visita auktoriserat turistcenter har vidare, under avtalets giltighetstid, möjlighet att använda sig av det vit/gröna InfoPoint-märket (se sida 1), ägt av Visita, på följande sätt: a) I skyltning på, i och i vägvisning till bemannad turistinformationsplats, lokal eller fordon (InfoPoint) som inte är auktoriserad turistinformation under förutsättning att platsen, lokalen eller fordonet står under det auktoriserade turistcentrets regelbundna tillsyn. b) I tryckt eller i elektronisk media för att hänvisa till och/eller märka ut den bemannade turistinformationsplatsen, lokalen eller fordonet (InfoPoint). c) I den storlek som är lämplig för ovan nämnda ändamål. Sid 2 av 11
d) Det auktoriserade turistcentret tar fullt ansvar för att det vit/gröna InfoPoint-märket används på ett korrekt sätt. Ansvaret för märkets användning får ej överlåtas till tredje part. e) I det fall det auktoriserade turistcentret märker ut InfoPoint som bemannas av annan än de egna medarbetarna, ska avtal tecknas om InfoPoint-verksamheten och InfoPoint-märkets användning mellan det auktoriserade turistcentret och den näringsidkare/person som bemannar en InfoPoint. Ett sådant avtals löptid får ej överstiga löptiden för turistcentrets egen auktorisation, se punkt 9. 7. All annan användning av i punkterna 5 och 6 angivna märken, än vad som framgår av punkterna 5 och 6, är otillåten. Visita kan dock, på skriftlig och motiverad ansökan, medge annan användning. I punkterna 5 och 6 angivna märken får inte heller förändras, förvanskas, eller efterhärmas. Vid oklarhet rörande rätten att använda dessa märken ska Visita alltid tillfrågas. Auktoriserat turistcenter kan kostnadsfritt beställa märkesfiler hos Visita. 8. Om auktorisationen upphör att gälla på grund av auktorisationsnämndens beslut, Visitas beslut eller uppsägning från turistcentrets sida, förlorar turistcentret omgående möjligheten att använda sig av och att sprida i punkterna 5 och 6 angivna märken. 9. Detta avtal gäller till och med den 28 februari 2017. Uppsägning under löpande avtalstid ska ske skriftligen, med en uppsägningstid om tio (10) dagar. Underskrifter, se sida 11 i denna handling. Sid 3 av 11
Kontaktuppgifter turistcenter Turistcentret Turistcentrets namn Besöksadress Postadress Postnr/ort Län Telefax Webadress/adresser Kontaktperson 1 på turistcentret Kontaktperson 1 namn Befattning Mobil Kontaktperson 2 på turistcentret Kontaktperson 2 namn Befattning Mobil Sid 4 av 11
Kontaktuppgifter huvudman för/ägare av turistcentret (kommun, bolag, förening, stiftelse eller firma) Kontaktperson hos huvudman/ägare Kontaktperson namn Befattning Mobil Uppgifter om huvudman/ägare Kommunens, bolagets, föreningens, stiftelsens eller firmans organisationsnummer Kommunens, bolagets, föreningens, stiftelsens eller firmans namn Postadress Postnr/ort Telefax Webadress/adresser Organisationsform (kryssa) Kommun Bolag (AB/HB/KB) Ek. för. Ideell förening Stiftelse Enskild firma Fakturaadress auktorisationsavgift (om annan än till huvudmannens adress) Attention/referens Postadress Postnr/ort Sid 5 av 11
Auktorisation grunduppgifter (fylls i men påverkar ej auktorisationen) Språkkunskaper Turistcentret ger service på följande språk, förutom svenska och engelska: Statistik (obligatoriskt) Antal helårsanställda medarbetare* under året på turistcentret: Antal delårs- och tillfälligt anställda medarbetare* under året på turistcentret: Summa arbetstimmar under året för helårsanställda medarbetare* på turistcentret (c:a): Summa arbetstimmar under året för delårs- och tillfälligt anställda medarbetare* på turistcentret (c:a): Ungefärligt antal fysiska besökare under år 2015: Ungefärligt antal besökarkontakter via post, e-post, sociala medier chatt o. dyl. under 2015: Ungefärligt antal kontakter med besöksnäringsföretag under 2015: * Medarbetare som utför de uppgifter och tjänster som auktorisationen omfattar. Sid 6 av 11
Auktorisation krav och rekommendationer Minimikrav turistcenter Rekommendation /kommentar Vita fält signeras av ansvarig = kravet uppfyllt 1. Medarbetarnas kompetens 2. Medarbetarnas språkkunskaper 3. Tillgänglighet för besökare 4. Medarbetares klädsel, namnskylt 5. i-skyltning av lokal Tillsvidareanställda (fast anställda) medarbetare på turistcentret har en utbildning/kompetens som minst motsvarar Visitaakademins kurs Turism och Värdskap. Finns inga tillsvidareanställda, uppfyller minst en medarbetare på plats nämnda krav. Alla medarbetare behärskar svenska och engelska i tal och skrift. Turistcentret är bemannat och öppet för fysiska besökare minst 5 timmar per vardag, i genomsnitt, under året. Medarbetarna har enhetlig klädsel och namnskylt i igenkänningssyfte. Turistcentrets lokal är väl synligt skyltat med den grön/vita Tourist Center-skylten och/eller den blå/gula Tourist Centreskylten. Visitaakademin erbjuder utbildningen Turism och Värdskap. Se www.visitaakademin.se. Utbildning/kompetens som erhållits på annat sätt och på en motsvarande nivå, accepteras. Kunskaper i andra språk som vanligen efterfrågas, rekommenderas. När ansvarig på turistcentret är frånvarande ska ansvar och befogenhet delegeras till medarbetare på plats. Namnskylt bör vara försedd med flagga/flaggor representerande det/de språk som medarbetaren talar. Det blå/gula märket avvecklas senast 2016-12-31. Förlängning av användningen kan medges om särskilda skäl finns. För (tillfälliga) bemannade informationsplatser finns särskild InfoPointskyltning tillgänglig. Skyltningen får endast användas av auktoriserat turistcenter/turistinformation. Se auktorisationsavtalet. 6. Avskyltning av lokal 7. Information om lokalens öppettider m.m. Gäller ej turistcenter. Gäller ej turistcenter. Gäller ej turistcenter. Öppettider är anslagna på väl synlig plats på eller vid turistcentret, med text på svenska och engelska. 8. Information om avgifter och betalsätt i lokal Efter turistcentrets stängning har resenären tillgång till allmän turistisk information, exempelvis via broschyrställ, pekskärm, informationstavla, webbhänvisning eller telefonsvarare. Informationen finns på svenska, engelska och ev. ytterligare språk som ofta efterfrågas i regionen. Om turistcentret tillhandahåller tjänster eller varor mot betalning, ska priser (inklusive moms) vara tydligt angivna och det ska tydligt framgå vilka betal/kreditkort kort som accepteras (se även punkt 27). Om turistcentret inte tillhandahåller tjänster eller varor mot betalning gäller inte kravet och behöver därför inte signeras. Sid 7 av 11
Minimikrav turistcenter Rekommendation /kommentar Vita fält signeras av ansvarig = kravet uppfyllt 9. Insamling och förmedling av turistisk information 10. Turistiskt informationsmaterial i lokal 11. Digital information i lokal 12. Trådlöst nätverk (WiFi) i lokal 13. Frågor på distans under öppettid (se punkt 3.) 14. Tillgänglighet via digitala media 15. Turistinformation i digitala media 16. Utformning av turistisk information i digitala media Turistcentret samlar in och förmedlar den turistiska information som kan vara av intresse för - och efterfrågas av - besökare, främst lokalt och regionalt men också nationellt, avseende större besöksmål i Sverige. På turistcentret finns relevant lokalt, regionalt och nationellt turistiskt informationsmaterial, antingen i tryckt form eller i elektronisk form, utskrivningsbart på plats. Turistcentret avgör själv vad som är relevant material, med hänsyn till efterfrågan och lokala förutsättningar. Besökarens kan själv söka lokal, regional och nationell turistisk information via digitala tjänster på turistcentret, på besökardator, surfplatta eller liknande. Besökare har tillgång kostnadsfri trådlös Internetaccess (wifi). Turistcentrets medarbetare besvarar telefonsamtal inom 30 sekunder, antingen personligen eller via växel alternativt telesvarsfunktion. Mail, meddelanden via sociala medier (se 14.) och ev. brev besvaras senast arbetsdagen efter mottagandet. Automatiskt svarsmail skickas, med öppettider och vi arbetar på din förfrågan eller liknande text, även på engelska. Turistcentret finns tillgängligt på Internet, på egen webbplats alternativt på ägarens, regionens eller destinationens webbplats samt i sociala medier. Via turistcentrets närvaro i digitala media får besökare bred turistisk information om destinationen och om tillgängliga turisttjänster, med text och om möjligt länkar till lokala turistföretag, logi, mat, aktiviteter och transporter. Turistcentrets webb och sociala medier följer årstiderna, har inspirerade bildinnehåll och lockande erbjudanden för att skapa reslust till och på destinationen. Vid insamling av turistisk information: Ha löpande kontakt med lokala och regionala besöksmål, turistföretag, kultur och idrott. Fokusera på det lokala och unika. Med nationellt turistiskt informationsmaterial avses efterfrågat material rörande större besöksmål i Sverige. Material på svenska, engelska och ev. ytterligare språk som ofta efterfrågas i regionen. Accessen kan vara öppen eller lösenordskyddad. Turistcentret bör finnas tillgängligt via flera sociala medier (Facebook, Twitter, Instagram). Webbplatsen bör även vara responsiv, d v s anpassa utseendet till surfplattor/smartphones. Broschyrer bör om möjligt finnas för nedladdning. Syftet är att stimulera till besök i området. Språk och texter anpassas till målgrupp och media. Skapa struktur som gör det lätt att hitta. Sid 8 av 11
Minimikrav turistcenter Rekommendation /kommentar Vita fält signeras av ansvarig = kravet uppfyllt 17. Språk i digitala media 18. Adress m.m. i digitala media 19. Webbkarta med lokal markerad 20. Uppdatering av digitala media 21. i-märket i digitala media 22. Besökaromdömen via web/epost 23. Inspirera till turistisk konsumtion 24. Professionell Servicenivå 25. Marknadsneutral service och utbud Informationen på Internet och i sociala medier är på svenska, engelska samt ev. andra språk som ofta efterfrågas i regionen. Turistcentrets adress och öppettider finns tillgängliga på turistcentrets webb och i sociala media. En karta/kartlänk finns på turistcentrets webb så att en resenär enkelt ska kunna se var i Sverige turistcentret/destinationen finns. Objekt av turistiskt intresse samt besöksnäringsföretag i regionen är om möjligt markerade och klickbara i kartan. Informationen på webben och i sociala media uppdateras löpande med aktuell och relevant turistisk information. Ett kalendarium finns, innehållande lokala/regionala evenemang som kan locka och intressera besökare. Kalendariet uppdateras med kända händelser och evenemang ett år fram i tiden. Det grön/vita Tourist Center-märket och/eller det blå/gula Tourist Centremärket finns väl synligt på turistcentrets webb och i sociala media. Besökare ska stimuleras att lämna omdömen rörande Turistcentrets service på Turistcentrets webb. Turistcentrets information, inspiration och rekommendationer leder till turistisk konsumtion hos besökarna, utifrån besökarnas intressen och önskemål. Turistcentret håller alltid en hög och professionell servicenivå under öppethållandet, oavsett säsong och oavsett om besöket är fysiskt, via telefon, eller via digitala medier. Turistcentret arbetar marknadsneutralt i förhållande till destinationens besöksnäring och låter besökarens önskemål och behov styra de förslag man ger besökaren. Besökarens önskemål och behov går därmed alltid före eventuella egna försäljningsmål eller krav från besöksnäringsföretag. Turistcentret ger förslag ur ett brett utbud av aktiviteter, besöksmål, logi, m.m. och framhåller det lokala och unika. Översättning av sidor kan ske via Google Translate, kontrollera dock språket! Kostnadsfria karttjänster finns på Internet (t ex Google Maps) Inaktuell information plockas bort dagligen och ny läggas till. Det blå/gula märket avvecklas senast 2016-12-31. Förlängning av användningen kan medges om särskilda skäl finns. Detta kan exempelvis ske genom att besökarnas uppmanas att lämna synpunkter via en länk som öppnar ett nytt e-postmeddelande föradresserat till turistturistcentrets e-postadress (mailto-länk). Stimulera varje besökare att göra en transaktion på turistcentret, på besökarens villkor. Syftet är att intressera besökaren att stanna längre på destinationen. Turistcentret ska sträva efter att skapa ett nära samarbete med den lokala/regionala besöksnäringen för att skapa ett brett utbud av turistiska valmöjligheter för besökare. Marknadsneutralitet innebär att alla seriösa besöksnäringsföretag behandlas på ett likartat sätt. Det är dock alltid besökarens egna önskemål som styr vad som delges/rekommenderas besökaren. Besökare ska få hjälp att välja. Sid 9 av 11
Minimikrav turistcenter Rekommendation /kommentar Vita fält signeras av ansvarig = kravet uppfyllt 26. Förmedling av turisttjänster Turistcentret förmedlar turisttjänster lokalt och regionalt. Avgift får tas ut för sådana tjänster. Med förmedling menas exempelvis bokning eller bokningshjälp. 27. Betalningsmedel Om turistcentret tar betalt för t ex arrangemang, biljetter eller förmedlingstjänster ska man kunna hantera både kontant- och kortbetalningar. Möjlighet att betala med Euro och andra relevanta valutor bör finnas i gränsnära regioner. Om turistcentret inte tillhandahåller tjänster eller varor mot betalning gäller inte kravet och behöver då inte signeras. 28. Systematisk klagomålshantering Turistcentret hanterar klagomål genom att logga dem, hantera dem, återkoppla och förebygga. Loggning kan ske i t ex pärm eller i dator. Notera hur och när ärendet hanterats. Gå igenom regelbundet och förändra arbetssättet där det behövs. 29. Alla är välkomna Turistcentrets medarbetare behandlar alla människor lika och med samma respekt oavsett, kön, ålder, religion, härkomst, sexuell läggning, funktionshinder m.m. 30. Tillgänglighet för alla 31. En hållbar verksamhet Turistcentret följer lagar och lokala föreskrifter rörande tillgänglighet och strävar efter att vara både fysiskt och digitalt tillgänglig för alla. Turistcentret bedriver sin verksamhet på ett miljömässigt, socialt och ekonomiskt hållbart sätt och följer tillämpliga lokala regler och lagkrav på dessa områden. Ett engagemang i hållbarhetsfrågorna ger positiva effekter både internt och externt. Det stärker också varumärket och skapar en positiv attityd i omvärlden. Turistcentret samarbetar med följande regionala turistorganisation eller destinationsorganisation (fylls i om sådant samarbete finns) Den regionala turistorganisationens/destinationsorganisationens namn Kontaktperson på den regionala turistorganisationens/destinationsorganisationen Adress Postnr Ort Sid 10 av 11
Underskrifter Undertecknad, behörig representant för turistcentret eller för turistcentrets huvudman/ägare (kommun, bolag, förening, stiftelse eller firma), intygar att de på sidorna 6 till 10 signerade auktorisationskraven uppfyllts, att övriga i dokumentet lämnade uppgifter är korrekta samt att på sidor 4 och 5 angivet turistcenter och huvudman för turistcenter förbinder sig att följa auktorisationsavtalet, sidor 2 och 3 i detta auktorisationsdokument. Datum Ort Underskrift behörig turistcenteransvarig eller behörig representant för huvudman/ägare Namnförtydligande Komplett ifyllt och undertecknat formulär scannas in och e-postas till eva.nordqvist@sveklass.se Alternativt skickas per post i ett exemplar till Visita/Svensk Klassificering AB Box 3546 103 69 Stockholm När auktorisationen godkänts av Visitas auktorisationsnämnd, utfärdar nämnden ett auktorisationsintyg som skickas per post till turistcentret. Vid frågor om blanketten och hur den ska fyllas i, kontakta Eva Nordqvist, eva.nordqvist@sveklass.se tel 08-762 74 16 Övriga frågor om auktorisationen eller till auktorisationsnämnden ställs till Clemens Wantschura, cw@visita.se tel 08-762 74 32 Se även www.visita.se/turistinfo Sid 11 av 11