Dnr 954/302/2010 13.2.2015 Krav som ställs på utsläppsrättskontonas innehavare och ombud Dessa krav baseras på kommissionens registerförordning 1. Kraven som hör samman med respektive begäran om åtgärd återges på de följande sidorna i detta dokument under de punkter som uppges i tabellen. Bara de punkter som anges efter respektive begäran om åtgärd är aktuella för just den begäran. TYP AV BEGÄRAN Öppning av utsläppsrättskonto Ändringar som gäller utsläppsrättskontonas ombud Uppdateringar av uppgifter som rör utsläppsrättskontot Överlåtelse av utsläppsrättskonto till ny innehavare BEGÄRAN OM ÅTGÄRD Öppnande av verksamhetsutövardepåkonto Öppnande av luftfartygsoperatörskonto Öppnande av persondepåkonto Öppnande av persondepåkonto i det nationella KP-registret 2 Öppnande av handelskonto 3 Öppnande av kontrollörskonto Tillägg av behörigt ombud 4, extra behörigt ombud 5 eller betraktare 6 Borttagande av behörigt ombud, extra behörigt ombud eller betraktare Uppdatering av kontoinnehavares eller ombuds kontaktuppgifter Överlåtelse av verksamhetsutövares utsläppsrättskonto till en ny verksamhetsutövare SOM STÄLLS I SAMBAND MED BEGÄRAN punkterna A, B och C punkterna A, B och C punkterna A, B, C och D punkterna A, B, C och D punkterna A, B, C och D punkterna A, B, C och E punkterna A, B och C punkterna A och B punkterna A och B punkterna A, B och C 1 Europeiska kommissionens förordning (EU) 389/2013. 2 Kontot öppnas i det nationella registret enligt Kyotoprotokollet. EU:s utsläppsrätter kan inte förvaras på kontot, utan enbart Kyotoenheter (CER, ERU, AAU, RMU). Kontot behövs till exempel när den som begär att kontot ska öppnas deltar i ett CDM-projekt och tar emot CER-enheter direkt ur CDM-registret. 3 Överföringar från ett handelskonto kan göras uten en fördröjning på 26 timmar om målkontot har lagts till i listan över betrodda konton. När ett annat behörigt ombud utses för ett konto kan överföringar från kontot göras också till ett konto som inte finns med i listan över betrodda konton, men då fördröjs överföringen med 26 timmar 4 Ett behörigt ombud har rätt att för kontoinnehavarens räkning initiera transaktioner och processer med anknytning till utsläppsrättskontot, till exempel kontoöverföringar. 5 Ett extra behörigt ombud har rätt att för kontoinnehavarens räkning godkänna kontoöverföringar som initierats av det behöriga ombudet. 6 Betraktare ( auditor på engelska) har enbart läsrättigheter för kontot.
2 (9) A. ALLMÄNNA SOM STÄLLS PÅ DE BEGÄRDA HANDLINGARNA Handlingarna ska vara bestyrkta och i i vissa fall fall legaliserade HUR UPPFYLLS ET? Alla kopior på handlingar som lämnas in som intyg ska vara officiellt bestyrkta av notarius publicus. I Finland handhas notarius publicus uppgifter av magistraten. För handlingar som beviljats i andra länder än i Finland måste kopian legaliseras. Se anvisningarna nedan: Energimyndighetens webbplats. Handlingarna ska lämnas in på finska, svenska eller engelska Inlämning av handlingar Alla inlämnade handlingar ska vara på finska, svenska eller engelska. Till handlingar på andra språk måste man bifoga en auktoriserad översättning till finska, svenska eller engelska utförd av myndighet eller auktoriserad translator. Mer information om auktoriserade translatorer: http://www.oph.fi Energimyndigheten kan vid behov begära att kontoinnehavaren lämnar in handlingarna på finska eller svenska. Per post eller personlig inlämning Energimyndigheten Fågelviksgränden 4 00530 Helsingfors Om handlingarna lämnas in personligen ombes personen i fråga avtala om en lämplig tid i förväg med någon i utsläppshandelsregistrets personal (t.ex. via e-post rekisteri@energiavirasto.fi). Via fax (+358 9 6221 911) eller som inskannad e-postbilaga (rekisteri@energiavirasto.fi). Båda sätten kan användas men observera följande eventuella problem: - överförda faxdokument kan ibland bli så oläsliga att handlingarna måste begäras på nytt - när det gäller e-post är säkerheten mindre och risken för att någon utomstående ska komma över de begärda handlingarna ökar Tidsenlighet av handlingar Handlingarna får vara högst tre (3) månader gamla, om ej annat nämns i samband med kravet. Identitetsbevis (identitetskort eller pass), av vilka kopior lämnas in, måste vara giltiga när kopian lämnas in till ämbetsverket. Bestyrkandet av kopian av identitetskortet eller passet får inte vara äldre än tre (3) månader, räknat från den tidpunkt då begäran om åtgärd görs. En sådan bestyrkt kopia som har lämats in till ämbetsverket godkänns i samband med nya begäranden om åtgärder tills identitetskortets eller passets giltighet upphör.
3 (9) B. SOM STÄLLS PÅ BEGÄRANDEN OM ÅTGÄRD Begäran om åtgärd HUR UPPFYLLS ET? Begäran om åtgärd kan göras: I registret https://ets-registry.webgate.ec.europa.eu/euregistry/fi/index.xhtml eller På blanketten för åtgärdsbegäran Kontoinnehavarens godkännande av åtgärden Om åtgärdsbegäran gjorts: I registret - ska kontoinnehavaren lämna in ett underskrivet godkännande av åtgärden (Godkännandeblankett) - om begäran gäller uppdatering av kontouppgifter (t.ex. ändrade kontaktuppgifter) behöver kontoinnehavaren inte lämna in något godkännande På blanketten för åtgärdsbegäran - kontoinnehavaren behöver inte lämna in något separat godkännande eftersom godkännandet framgår av blanketten om åtgärdsbegäran Utredning av firmateckningsrätten hos kontoinnehavarens ombud Energimyndigheten kontrollerar uppgifterna i Finlands företags- och organisationsdatasystem. Kontoinnehavaren som begär åtgärd behöver i regel inte lämna in separata handlingar. Om uppgifterna inte finns i Finlands företags- och organisationsdatasystem sänder Energimyndigheten kontoinnehavaren en separat begäran om att sända in kopior av följande dokument: Om kontoinnehavaren är ett företag: - Organisationens handelsregisterutdrag eller stiftelseurkund Om kontoinnehavaren är en kommun eller annan offentligrättslig aktör: - Kommunfullmäktiges giltiga förvaltningsstadga eller instruktioner, en samkommuns grundavtal eller motsvarande handling; och - Om den ovannämnda handlingen inte nämner de personer som äger firmateckningsrätt vid namn, ska man dessutom lämna in en handling där det framgår att undertecknarna har rätt att teckna firmanamn, till exempel: o o ett justerat protokoll från kommunfullmäktige eller motsvarande organ ett justerat protokoll från samkommunstämma eller annat förvaltningsorgan som enligt grundavtalet utövar beslutanderätt
4 (9) C. SOM STÄLLS PÅ BEHÖRIGA OMBUD, EXTRA BEHÖRIGA OMBUD SAMT BETRAKTARE Handlingar som styrker identiteten hos den person som nominerats till ombud och att personen är myndig HUR UPPFYLLS ET? Kontoinnehavaren ska lämna in en kopia av något av följande om den nominerade personen: - Ett ID-kort som utfärdats av en stat som är medlem i Europeiska ekonomiska samarbetsområdet eller Organisationen för ekonomiskt samarbete och utveckling (OECD); eller - Pass Handlingar som styrker den permanenta adressen till den person som nominerats till ombud Minst ett av de behöriga ombuden som nominerats för ett frivilligt utsläppsrättskonto ska vara bosatt i Finland. Behöriga ombud för verksamhetsutövardepåkonto, luftfartygsoperatörskonto och kontrollörskonto omfattas inte av kravet på att ett av dem ska vara bosatt i Finland. Energimyndigheten kontrollerar uppgifterna om den nominerade personens permanenta adress i Finlands befolkningsdatasystem. Kontoinnehavaren behöver i regel inte lämna in en separat handling. Om uppgifterna inte finns i Finlands befolkningsdatasystem sänder Energimyndigheten kontoinnehavaren en separat begäran om att sända in en kopia av något av följande: - Ett ID-kort enligt vad som beskrivits i föregående punkt, om det innehåller den permanenta adressen; - Annat identitetsbevis beviljat av en myndighet, där den permanenta adressen finns antecknad; - Om landet där personen är stadigvarande bosatt inte beviljar identitetsbevis med uppgifter om permanent adress, behövs intyg utfärdat av en lokal myndighet som bekräftar den nominerades permanenta adress; eller - En elräkning, gasräkning, vattenräkning eller annan motsvarande handling där personens permanenta adress framgår. Driftsstället ska framgå av räkningen. Utdrag ur straffregistret för den person som nominerats till ombud Energimyndigheten kan besluta att inte godkänna ett behörigt ombud eller extra behörigt ombud om den nominerade personen utreds eller under de senaste fem åren har fällts för bedrägeri som berör utsläppsrätter eller Kyotoenheter, penningtvätt, finansiering av terrorism eller andra allvarliga brott där kontot kan vara ett instrument. Minimiantalet behöriga ombud för ett utsläppsrättskonto Personer bosatta i Finland: Energimyndigheten begär uppgifterna hos Finlands Rättsregistercentral. Kontoinnehavaren behöver inte lämna in några handlingar till Energimyndigheten. Personer bosatta utanför Finland: Kontoinnehavaren ska för den person som är bosatt utanför Finland sända in ett utdrag ur straffregistret från det land där personen är bosatt. Kontrollörskontot ska ha minst ett (1) behörigt ombud/konto. Övriga konton ska ha minst två (2) behöriga ombud/konto.
5 (9) D. SOM STÄLLS PÅ INNEHAVARE AV PERSONDEPÅKONTO OCH HANDELSKONTO OM EN ORGANISATION ANSÖKER OM ATT ÖPPNA KONTO: Handling som styrker att den organisation som ansöker om att öppna kontot har ett öppet bankkonto i en medlemsstat i Europeiska ekonomiska samarbetsområdet Luftfartygsoperatörer kan även lämna in bevis på ett öppet bankkonto i ett annat land än en medlemsstat i Europeiska ekonomiska samarbetsområdet. HUR UPPFYLLS ET? Organisationen som ansöker om att öppna kontot ska sända in ett utlåtande om ett öppet bankkonto som underskrivits av banken. Utlåtandet ska innehålla följande uppgifter: bankens namn, bankkontoinnehavarens namn, datum och bankrepresentantens underskrift. Kopia av stiftelseurkunder för den organisation som ansöker om att öppna kontot och kopia av handling som styrker registreringen av organisationen samt vilka som leder organisationen Ett konto kan bara öppnas för en organisation som är registrerad i Finland. Energimyndigheten kontrollerar uppgifterna i Finlands företags- och organisationsdatasystem. Organisationen som ansöker om att öppna kontot behöver i regel inte sända in separata handlingar. Om uppgifterna inte finns i Finlands företags- och organisationsdatasystem sänder Energimyndigheten organisationen som ansöker om att öppna kontot en separat begäran om att sända in kopior av följande dokument: - Organisationens stiftelseurkund; och - Handling som styrker registreringen av organisationen, t.ex. utdrag ur handelsregistret i Finland. Om uppgiften om organisationens ledare inte framgår av organisationens stiftelseurkund eller handelsregisterutdrag ska kontoinnehavaren dessutom sända in ett intyg utfärdat av en myndighet om vilka personer som i praktiken leder organisationens dagliga verksamhet. - En kommun ska sända in en handling där man förordnar om kommunens myndigheter och deras verksamhet, uppgifter och fördelning av befogenheter. Uppgiften om verksamhetsledarna kan framgå av kommunfullmäktiges giltiga förvaltningsstadga eller instruktioner, eller av samkommunens grundavtal eller motsvarande handling. Om ovannämnda handlingar inte nämner de personer som leder organisationens dagliga verksamhet vid namn, ska man dessutom lämna in ett giltigt beslut, ett justerat protokoll eller annan handling där namnet på personen som förordnats för uppgiften framgår. I praktiken avser man här t.ex. direktören för ett kommunalt affärsverk.
6 (9) Utdrag ur straffregistret för de ovannämnda verksamhetsledarna för organisationen som ansöker om att öppna kontot Energimyndigheten kan avslå en ansökan om att öppna ett konto om sökanden eller, om denne är en juridisk person, någon av verksamhetsledarna utreds eller under de senaste fem åren har fällts för bedrägeri som berör utsläppsrätter eller Kyotoenheter, penningtvätt, finansiering av terrorism eller andra allvarliga brott där kontot kan vara ett instrument. Uppgifter om de verkliga förmånstagarna i organisationen som ansöker om att öppna ett konto, inklusive typ av ägarförhållande eller beslutanderätt, enligt definitionen i direktiv 2005/60/EG och I lagen om förhindrande och utredning av penningtvätt och av finansiering av terrorism (503/2008). Intyg utfärdat av en myndighet om att organisationen som ansöker om att öppna kontot är momsregistrerad Personer bosatta i Finland: Energimyndigheten begär uppgifterna direkt hos Finlands Rättsregistercentral. Organisationen som ansöker om att öppna kontot behöver inte sända in några handlingar till Energimyndigheten. Personer bosatta utanför Finland: Organisationen som ansöker om att öppna kontot ska för den person som är bosatt utanför Finland sända in ett utdrag ur straffregistret från det land där personen är bosatt. Aktiebolag vars värdepapper inte är föremål för offentlig handel ska sända in en giltig förteckning över aktieägarna. Organisationer vars värdepapper är föremål för offentlig handel enligt definitionen i värdepappersmarknadslagen (495/1989) eller motsvarande handel i en annan EES-stat behöver inte sända in dessa uppgifter. Andra organisationer ska sända in en giltig handling om ägarförhållanden, medlemskap, bolagsordning, bolagsavtal eller motsvarande regler eller avtal ifall de verkliga förmånstagarna inte framgår av handlingarna i ovannämnda punkter. Som en verklig förmånstagare räknas en fysisk person som utövar bestämmande inflytande över den juridiska personen. Den fysiska personen anses utöva bestämmande inflytande över den juridiska personen om personen 1) innehar mer än 25 procent av det röstetal som aktierna eller andelarna medför och detta röstetal grundar sig på ägande, medlemskap, bolagsordningen, bolagsavtalet eller därmed jämförbara stadgar eller på någon annan överenskommelse, eller 2) har rätt att utnämna eller avskeda majoriteten av ledamöterna i företagets eller sammanslutningens styrelse eller i därmed jämförbara organ eller i det organ som har en motsvarande rätt, och denna rätt grundar sig på samma omständigheter som det röstetal som avses i 1 punkten. Organisationer registrerade i Finland: Energimyndigheten kontrollerar uppgifterna i Finlands företags- och organisationsdatasystem. Organisationer som är registrerade i Finland behöver inte sända in separata handlingar. Organisationer registrerade utanför Finland: Organisationer som är registrerade utanför Finland ska sända in motsvarande uppgifter från den stat där de är registrerade.
7 (9) Bokslutsuppgifter om organisationen som ansöker om att öppna kontot Energimyndigheten kontrollerar uppgifterna i Finlands företags- och organisationsdatasystem. Organisationen som ansöker om att öppna kontot behöver i regel inte sända in separata handlingar. Om uppgifterna inte finns i Finlands företags- och organisationsdatasystem sänder Energimyndigheten organisationen som ansöker om att öppna kontot en separat begäran om att sända in en kopia av den senaste årsredovisningen eller det reviderade bokslutet, eller om organisationen enligt lagen inte är skyldig att förrätta revision, en kopia av bokslutet som bestyrkts av skatteverket eller ekonomichefen. Handlingar som styrker den officiella adressen till organisationen som ansöker om att öppna kontot Om organisationens officiella adress inte framgår av handlingarna i ovannämnda punkter ska organisationen som ansöker om att öppna kontot sända in en handling där uppgiften framgår.
8 (9) OM EN PRIVATPERSON ANSÖKER OM ATT ÖPPNA KONTO: HUR UPPFYLLS ET? Handlingar som styrker att den privatperson som ansöker om att öppna kontot har ett öppet bankkonto i en medlemsstat i Europeiska ekonomiska samarbetsområdet Luftfartygsoperatörer kan även lämna in bevis på ett öppnat bankkonto i ett annat land än en medlemsstat i Europeiska ekonomiska samarbetsområdet. Personen som ansöker om att öppna kontot ska sända in ett utlåtande om ett öppnat bankkonto som underskrivits av banken. Utlåtandet ska innehålla följande uppgifter: bankens namn, bankkontoinnehavarens namn, datum och bankrepresentantens underskrift. Handlingar som styrker identiteten hos den privatperson som ansöker om att öppna kontot Privatpersoner som ansöker om att öppna konto ska sända in en kopia av något av följande: - Ett ID-kort som utfärdats av en stat som är medlem i Europeiska ekonomiska samarbetsområdet eller Organisationen för ekonomiskt samarbete och utveckling (OECD); eller Handlingar som styrker den permanenta adressen till den privatperson som ansöker om att öppna kontot Ett konto kan bara öppnas för en privatperson som är permanent bosatt i Finland. Nationaliteten spelar ingen roll, det är den permanenta bostadsorten som avgör. Utdrag ur straffregistret för den privatperson som ansöker om att öppna kontot Energimyndigheten kan avslå en ansökan om att öppna ett konto om sökanden eller, om denne är en juridisk person, någon av verksamhetsledarna utreds eller under de senaste fem åren har fällts för bedrägeri som berör utsläppsrätter eller Kyotoenheter, penningtvätt, finansiering av terrorism eller andra allvarliga brott där kontot kan vara ett instrument. - Pass Energimyndigheten kontrollerar uppgifterna i Finlands befolkningsdatasystem. Personen som ansöker om att öppna kontot behöver i regel inte sända in separata handlingar. Om uppgifterna inte finns i Finlands befolkningsdatasystem sänder Energimyndigheten personen som ansöker om att öppna kontot en separat begäran om att sända in en kopia av något av följande: - Ett ID-kort enligt vad som beskrivits i föregående punkt, om det innehåller den permanenta adressen; - Annat identitetsbevis beviljat av en myndighet, där den permanenta adressen finns antecknad; - Om landet där personen är stadigvarande bosatt inte beviljar identitetsbevis med uppgifter om permanent adress, behövs intyg utfärdat av en lokal myndighet som bekräftar personens permanenta adress; eller - En elräkning, gasräkning, vattenräkning eller annan motsvarande handling där personens permanenta adress framgår. Driftsstället ska framgå av räkningen Personer bosatta i Finland: Energimyndigheten begär uppgifterna direkt hos Finlands Rättsregistercentral. Privatpersoner som är bosatta i Finland behöver inte sända in några handlingar till Energimyndigheten. Personer bosatta utanför Finland: Privatpersoner som är bosatta utanför Finland ska sända in ett utdrag ur belastningsregistret i sitt hemland.
9 (9) E. SOM STÄLLS PÅ INNEHAVARE AV KONTROLLÖRSKONTO Handlingar som styrker att den person som begär öppnande av kontot är en ackrediterad kontrollör i enlighet med artikel 15 i direktivet 2003/87/EG. HUR UPPFYLLS ET? Energimyndigheten kontrollerar uppgifterna direkt hos den myndighet som godkänt kontrollören. Kontrollören som ber om öppnande av kontot behöver inte lämna in handlingarna själv.