Kontaktman Det ska för Svampstigen finnas minst en kontaktman för varje gård/länga. Varför finns kontaktman För att underlätta kontakten mellan medlemmarna och styrelsen finns en kontaktman på varje gård. Det är kontaktmannens uppgift att, på sin egen gård, organisera de gemensamma aktiviteter som beslutas i föreningen. Styrelsen rekommenderar kontaktmannen att närvarar vid de 2 kontaktmannamöten som infaller under sin period enligt följande; På hösten (efter höststädningen) och på våren (efter årsstämman). Val av ny kontaktman Ny kontaktman utses på höstens städdag. Kontaktmannen måste då meddela styrelsen namnet/telefonnumret samt mail adressen (om så finns) på den som efterträder. Det görs på städdagsrapporten. Kontaktmannapärmen samt nycklar lämnar du till den som tar över efter dig. Kontaktmannens ansvar (Betyder inte att kontaktmannen ska göra allt själv, ta hjälp av grannar, men kontaktmannen har ansvaret att allt blir gjort). - Efter varje styrelsemöte delas en kopia ut av protokollet till varje kontaktman, detta ska läsas igenom och sättas in i er kontaktmannapärm. Har ni fått information som vi vill få ut till boende via er är det viktigt att ni ser till att samtliga grannar får denna informaiton. - Finns brandposter på kontaktmannens gård, är det dennes uppgift att se till att de hålls fria från snö och is vintertid (karta finns på hemsidan www.svampen.net). - Sommartid är det grönområdena som skall hållas snygga, samt se till att sopskåpen rengörs och används på rätt sätt. - Det är kontaktmannens ansvar att se till att vattenavläsning görs när begäran från styrelse kommer, det finns 2-4 mätare/gård, länga. - Använder hushållen motorvärmare i garage vintertid eller har frys i förrådet är det kontaktmännens uppgift att se till att det anmäls till styrelsen vid höststäddagen. - Om någon på gården flyttar är det kontaktmannens uppgift att lämna in ett ägarskiftesformulär till kassören. Finns i Kontaktmanna pärmen eller på Hemsidan. - Uppkommer frågor inom gården/längan ser kontaktmannen till att detta kommer fram till styrelsen snarast för att behandlas på nästa möte.
- Kontaktmannen ska ha 3 nycklar de går till sopskåp, stegar/bommar och elskåp. - Flyttar kontaktmannen under sittande period måste gården utse ny samt informera kassör. - Reser man bort en längre tid måste man se till att ha en ersättare. Information till alla sina grannar vem det är som ersätter under denna period. Sammankallande En av för perioden vald kontaktman är tillika sammankallande, dvs. den som styrelsen kontaktar när information behöver komma kontaktmännen/grannar tillhanda och tvärt om. En länk mellan Styrelse och kontaktmän. Sammankallande har till uppgift att se till att Valberedningsarbetet utförs, se beskrivning av Valberedning för mer information. Vem är Sammankallande Den av kontaktmännen som är sammankallande väljs efter rullande schema mellan gårdar/längor. Styrelsen informerar kontaktmännen på styrelsemötet som hålls i direkt följd efter ny val av kontaktmän vem som för perioden är sammankallande.
Valberedning Valberedningen består av Svampstigens kontaktmän för perioden. Efter att nya kontaktmän är valda på höstens städdag skall valberedningsarbetet ta sin start. Det är viktigt att valberedningsarbetet börjar i god tid. Valberedningen ska inför nästa årsstämma i april se vilka poster i styrelsen som är för ny val. Alla poster som är för ny val måste förfrågan om intresse ske. Valberedningen tillfrågar den som för närvarande sitter på posten om den önskar sitta kvar, om Inte måste valberedningen få fram en ny person för denna post, Alla måste tillfrågas. Dessa poster måste fyllas: (uppgifter uttagna ut våra stadgar) För föreningen skall finnas en styrelse med säte i Salems kommun. säte, sammansättning Styrelsen skall bestå av 4-7 ledamöter och 2-4 suppleanter. Styrelsen väljs vid ordinarie föreningsstämma. val Mandattiden för ledamot är 2 år och för suppleant 1 år. Första gången val äger rum skall 2-3 ledamöter väljas på endast ett år. Stämman utser ordförande bland styrelsens ledamöter. 1 övrigt konstituerar syrelsen sig själv. Valberedningen består av de kontaktmän vilka blir valda på höstens städdag.
Styrelsen För föreningen skall finnas en styrelse med säte i Salems kommun. säte, sammansättning Styrelsen skall bestå av 4-7 ledamöter och 2-4 suppleanter. Styrelsen väljs vid ordinarie föreningsstämma. val Mandattiden för ledamot är 2 år och för suppleant 1 år. Poster/uppgifter i Styrelsen Ordförande Ordförande i styrelsen har det övergripande ansvaret för styrelsen och området. Vice Ordförande Har i uppgift att om ordförande inte kan närvara vid möten etc. att ta dennes plats. Sekreterare Har till uppgift att föra protokoll på samtliga styrelsemöten och efter mötet, renskriva och få ut protokoll för justering, samt ändring om så behövs. Efter justering och underskrifter är det sekreterarens uppgift att arkivera samtliga protokoll. Även andra uppgifter under året kan förekomma om information behöver komma grannar tillhanda. Årligen ska sommar/jul- hälsning skrivas och delas ut strax innan midsommar/lucia. Dels för att påminna om att meddela grannar om man åker bort etc. Vid juletid även påminna om att inte glömma släcka ljusen, samt kontrollera att brandvarnarna har fungerande batterier. Sekreteraren har i uppgift att uppdatera den välkomstmapp som finns för området samt dela ut den till nyinflyttade. Kassör Vald kassör för föreningen ska ha fördjupande kunskap i ekonomi, för att kunna sköta bokföring/budgetering mm. Det är kassörens uppgift att ta in information från kontaktmännen så att löpande fakturering kan göras för tex. vattenavläsning, motorvärmare mm. Kassören har även i uppgift att tillhanda hålla information om ägarbyte och se till att uppdaterade listor finns. Samt Meddela sekreterare när ägarskifte ägt rum så välkomstmapp kan delas ut. Postlådan för föreningen töms av kassör.
Suppleant/ledarmöte Medlemmarna i styrelsen tilldelas varsin arbetsuppgift. Se vidare för vilka ansvarsområden som finns. Man kan tilldelas fler ansvarsområden om styrelsen gemensamt beslutar det. El ansvarig En/flera i styrelsens utses att ta hand om elen i området. Det vill säga att kontrollera att det fungerar, samt vara kontaktmännen behjälplig om problem uppstått på någon av gårdarna/längorna. (El inomhus har husägarna själv hand om). Vid större jobb, har denne kontakt med elektriker etc. Vatten ansvarig En/flera i styrelsens utses att ta hand om vattenfrågor inom området. Det vill säga att kontrollera att det fungerar, samt vara kontaktmännen behjälplig om problem uppstått på någon av gårdarna/längorna, det kan vara vatten läckage etc. Vid större jobb tas det in offerter från branschen. Materialförvaltare En i styrelsens utses till Materialförvaltare. Vilket har till uppgift att tillhanda hålla de redskap som föreningen har för utlåning i våra gemensamma förråd. Garage och förrådsunderhåll En i styrelsens har i ansvar att se till att våra garage/förråd utrymmen är i gott skick. Markansvarig/områdesunderhåll Har i ansvar att se till att våra vägar och parkeringar inte fått några skador. Vid behov laga asfalt samt bättre på linjer vid p- platser. Vinterväghållning Har i ansvar att hålla kontakten med det företag vi anlitat för ändamålet. Se över att arbetet utförs efter våra önskemål. Sophantering En i styrelsen ser till att sophanteringen fungerar och har kontakten med SRV vid behov. De i styrelsen som blir valda till Ordförande, Kassör och Sekreterare behöver inte ta flera arbetsuppgifter om man inte vill.
Revisor Revisorernas uppgift är att granska räkenskaper, protokoll och andra handlingar som lämnar uppgifter om ekonomi och verksamhet. Att till varje årsstämma skriva revisionsberättelsen samt att presentera revisionsberättelsen vid årsmötet. Det ska finnas två revisorer med varsin personlig suppleant. Suppleantens uppgift är att om revisorn av någon anledning inte kan fullfölja sitt uppdrag under året att taga dennes plats.