Sektionen för Industriell ekonomi (LTH) VT16 Vårterminsmöte 2016 Bilaga 2. Uppföljning av åligganden
Sektionen för Industriell ekonomi (LTH) Proposition angående: Husfond Proposition angående Husfond VT16 Bakgrund På Vårterminsmötet 2015 behandlades en motion om att inrätta en husfond. Denna utmynnade i ett åläggande till styrelsen att utreda frågan vidare. Styrelsen bad därför Seniorskollegiet att titta närmare på frågan. Efter att ha läst igenom första versionen av den utredning som Seniorskollegiet tagit fram diskuterade styrelsen frågan om införandet av en husfond och bad sedan Seniorskollegiet om förtydligande på vissa punkter. Detta resulterade i den version av utredningen som presenteras i bilagan Utredning av husfond. Styrelsen har, utifrån utredningen, sett ett antal problem med kontinuerligt sparande som på längre sikt syftar till att investera i ett hus: För att uppnå syftet krävs att större summor sparas varje år (i utredningen nämns summor på 50 000 kr eller 100 000 kr i ett exempel). För att uppnå långsiktighet i sparandet krävs det därför att nedskärningar görs i den löpande sektionsverksamheten. Det finns riskfyllda komplikationer med att ha stora lån över längre perioder i en förening där medlemmarna byts ut relativt ofta. Då Sektionen är en ideell förening måste räntan på sparade pengar omsättas till 80 % vilket innebär att nettoräntan blir extremt låg och sparandet måste ske under mycket lång tid för att nå en sådan husfonds syfte. I praktiken är det omöjligt att säkerställa att fondens ursprungliga syfte kommer att fullföljas. Det är synd om Sektionen i ett antal år skär ner kostnader i den löpande verksamheten, med syfte att spara pengar till ett hus, om det senare visar sig att pengarna används till något annat. Med anledning av dessa problem anser styrelsen att en fond med syfte att investera i ett hus på längre sikt ej ska inrättas. Lösning Trots styrelsens åsikt bör sektionsmötet, med utredningen som underlag, ha rätten att ta ett principiellt ställningstagande om huruvida Sektionen årligen bör spara större summor till ett hus eller ej. Om sektionsmötet ställer sig positiv till detta kan styrelsen tillsätta en projektgrupp som får i uppdrag att komma med ett konkret förslag på hur fonden ska organiseras, förvaltas och föras in i Sektionens styrdokument. Därför yrkar vi att sektionsmötet, med bakgrund av utredningen, tar ställning i den principiella frågan om Sektionen skall spara större summor varje verksamhetsår i en husfond eller inte. Och att om sektionsmötet vill inrätta en husfond: att ålägga styrelsen att tillsätta en projektgrupp som tar fram ett skarpt förslag på hur en husfond skall organiseras, förvaltas och föras in i Sektionens styrdokument samt lägga fram förslaget till sektionsmötet VT17. Lund, 25/4-2016 STYRELSEN VT16 Sida 1 av 2
Sektionen för Industriell ekonomi (LTH) Proposition angående: Husfond VT16 Sida 2 av 2
Utredning av husfond 1. Bakgrund: Lokalbehov I nuläget klarar sektionen av den dagliga löpande verksamheten med hjälp av de lokaler vi har tillgång till. Däremot, finns det efterfrågan på fler lokaler inom samtliga kategorier listade nedan. Troligen skulle lokal oavsett typ vara uppskattat och ett lyft för sektionens verksamhet. Nedan listar vi de fyra huvudsakliga lokaltyperna och ger en kort kommentar ur synvinkeln framtida behov. 1.1. Möteslokaler I dagsläget hålls möten i vanliga klassrum i M huset. Fler egna möteslokaler efterfrågas i nuläget och troligen kommer sektionens verksamhet växa framöver och behovet bli än större. Egna möteslokaler är en långsiktig lösning och garanterar tillgång till bra möteslokaler, vilket inte är säkert i M huset där dessa kan dras tillbaka på kort varsel. 1.2. Förvaring I dagsläget är förvaringsutrymmena begränsade och trånga. Fler utrymmen efterfrågas. Dessa bör dock finnas inom rimligt avstånd från resten av verksamheten om enbart en förvaringslokal skulle köpas/byggas/hyras. Sektionens investeringar i inventarier har ökat de senaste åren, och dessa måste förvaras någonstans. 1.3. Festlokaler Sektionens fester och pubar sker idag i externa lokaler som hyrs av andra aktörer i Lund såsom Akademiska Föreningen och TLTH. Undantaget är Maskineriet som samförvaltas och nyttjas med Maskinsektionen. Maskineriet har sina begränsningar och används därför vid ett begränsat antal evenemang. 1.4. Bostäder Alla I are har i dagsläget någonstans att bo, men det är alltid problem för många nya studenter att hitta ett boende. Många I are skulle tycka att det vore trevligt att bo med andra I are. Att kunna erbjuda bostad till ett antal nollor som anländer varje år ökar programmets attraktivitet, sektionens anseende och den allmänna gemenskapen.
2. Jämförelse med andra studentorganisationers lokalsituation 2.1. Kortfattat kan man säga att det finns ett par olika typer av lokaler: 2.1.1. Villa/hus, t.ex. Locus Medicus, med festlokaler och en lägenhet. 2.1.2. Lokaler + bostäder, t.ex. VG, ÖG 2.1.3. Fest/möteslokaler, t.ex. Göteborgs Nations Mårtensgatan 15, Lunds Studentsångares Magle konserthus eller Teknologkårens kårhus 2.1.4. Bostadshus, t.ex. Kalmar Nations västra bostadshus 2.2. Anskaffningsjämförelse 2.2.1. TLTH och Helsingkrona Vi har varit i kontakt med Jacob Adamowicz, tidigare styrelseordförande för Teknologkåren och fick mycket användbar information därifrån. Till bygget av kårhuset samlades ca. 18 miljoner in, varav 12 användes till bygge och 6 till driftsfond. Teknologkåren har diskuterat att även låta uppföra bostadshus men har valt att inte arbeta för det då det krävs ungefär 20 miljoner i likvida medel för att bygga bostadshus för 120 miljoner. Som en jämförelse kostade det nya Helsingkronatornet ~100 miljoner att bygga. Detta är summor som bedöms för höga och orimliga för I sektionen och därmed utesluter vi bygge eller inköp av större lokaler eller bostäder. Kan inte Kåren med en omsättning på ~10 miljoner så kan nog inte I sektionen med ~2 miljoner. 2.2.2. Locus medicus och Magle konserthus Båda dessa lokaler anskaffades med hjälp av större donationer från stiftelser och eller arv. Driften för Locus medicus betalas delvis av Crafoordska stiftelsen. I sektionens situation är att vi inte lär kunna räkna med någon större donation eller arv inom en överskådlig framtid med tanke på att utbildningen endast funnits i cirka 20 år. Magle konserthus drivs av en för ändamålet upprättad stiftelse. Driften av Magle konserthus finansieras till stor del av löpande uthyrning av lokalen i fest eller konsertändamål.
3. Organisation En viktig och central fråga med en lokalfond på sektionen för Industriell ekonomi är hur en lokalen och hur huset/lokalerna organiseras av sektionen. Man kan grovt skissa upp två olika alternativ för hur sektionens ägande av lokaler kan se ut: 1. Ägandet, administrationen och underhållet av lokalerna är organiserat som en del av sektionen, exempelvis via ett husutskott eller en husförman. På detta sätt skulle lokalerna vara direkt underordnade sektionsmötet och därmed även styrelsen. Detta har fördelen att sektionen får totalt inflytande över förvaltningen av lokalerna. Nackdelen, som får anses väga tyngre, är att sektionens åsikt i olika frågor historiskt sätt har svängt ganska mycket mellan olika terminer och sektionsmöten. Skapandet av en lokalfond och den eventuellt följande administrationen av egna lokaler till sektionen är en väldigt långsiktig investering, och att lägga det administrativa ansvaret under sektionsmötet innebär att man utsätter den långsiktiga investeringen för kortsiktiga prioriteringar vilket kan innebära att om sektionen så önskar det hela avvecklas om majoriten på två på varandra följande sektionsmöten så anser. Naturligtvis ska sektionen ha den rättigheten, men det kan också exempelvis medföra att två sektionsmöten i framtiden väljer att avveckla en lokalfond för att kunna få täckning för en budget med förlust eller liknande, vilket skulle vara felaktigt och olyckligt om fonden har fått finnas i ett antal år. 2. Det system som är det dominerande på Lunds nationer är att föreningarnas lokaler administreras av en separat stiftelse med enda syfte att förvalta lokalerna. Ofta styrs dessa av styrelser som till största delen består av icke studenter, men är personer som har en stark koppling till föreningen i fråga och är lämpliga ur ett långsiktigt perspektiv. Vanligt är att en central person ur studentföreningarnas ledningsgrupper är adjungerade i stiftelsernas styrelse. Fördelen med detta system är att det ger stabilitet och långsiktighet. Även om det skulle vara en separat organisation, skulle dess stadgar kunna skrivas på ett sådant sätt att den enbart skulle ha som syfte att administrera I sektionens eventuella lokaler och gynna sektionens medlemmar.
4. Finansiering 4.1. Anskaffning Att anskaffa ett hus eller andra lokaler för I sektionen innebär en omfattande investering för sektionen. Författarna har identifierat fyra huvudsakliga kanaler för den finansieringen. 4.1.1. Donationer Med detta avses donationer från medlemmar, tidigare medlemmar, andra organisationer, företag eller liknande. Det är svårt att bedöma hur omfattande donationerna kommer att vara, men det är rimligt att anta att ju äldre sektionen blir som förening och därmed även dess medlemmar kommer sannolikheten för donationer att öka. Med ett aktivt alumnarbete och ett starkt alumnnätverk kan detta bli en mycket viktig del av finansieringen. Värt att poängtera är att det troligtvis är lättare för en alumn att göra en donation om det finns ett tydligt syfte man kan donera till, som en lokalfond, snarare än att bara donera pengar in i den löpande verksamheten. 4.1.2. Sparande Sektionens sparande kommer förstås vara en central del i finansieringen, men bör inte tillåtas utgöra en för stor del, då det kommer ha en negativ inverkan på den löpande verksamheten och därmed studentnyttan under de år man sparar. En kontantinsats är dock en förutsättningen för att kunna få ett lån. Rent konkret är ett rimligt sätt att lägga upp eget sparande att bestämma ett upplägg i stil med att om årsvinsten (eller omsättningen?) överstiger x tkr, avsätts y procent av denna till lokalfonden. Detta medför att lokalfonden inte skulle belasta sektionens ekonomi med avsättningskrav de år då budgeten går sämre än förväntat, men medför också att ingen avsättning görs de år sektionen går sämre än förväntat. Risken med ovan nämnda upplägg är att styrelser med mindre intresse för lokalfonden kan rekommendera sektionsmötet att godkänna budgetar som inte är budgeterade att göra plusresultat. Senare års budgetar har i regel alltid överträffat på grund av sektionens tillväxt, med det är dock kanske en trend som är avtagande. 4.1.3. Sponsring Att få företag att sponsra projektet och marknadsföra sig mot Sveriges främsta studenter torde inte vara en omöjlighet, även om det är svårt att bedöma hur stor andel av finansieringen det kan tänkas utgöra. En svårighet är att företagen kan vara motvilliga att sponsra då det inte vet när i framtiden de kommer få se resultatet. På samma sätt som sektionens eget sparande finns det en poäng att in förlita sig i för stor utsträckning på sponsring då det i så fall går ut över AUs löpande verksamhet. 4.1.4. Lån Lån kommer att utgöra merparten av finanseringen i de flesta tänkbara scenarion. För att få ett lån krävs dock en kontantinsats i storleksordningen
25% (spekulation från Frangs (är mycket osäker, bör kanske dubbelkollas?), vilket gör att en kombination av de ovan nämnde alternativen är det enda rimliga. För ett lån krävs även säkerheter och garantier för amortering och räntebetalning 4.2. Drift Oavsett vilken sorts lokal det är frågan om är lokalen i fråga förknippad med driftskostnader. Dessa varierar förstås väldigt signifikant där egna ägda bostäder är avsevärt dyrare i löpande underhåll än att hyra lagerlokaler. Löpande underhåll och drift kan finansieras på ett antal olika sätt, vilket redogörs för nedan. En förutsättning för att skapa långsiktighet är att huset/lokalerna ska kunna täcka sina egna löpande kostnader med egna intäkter. Med andra ord, sektionen ska inte behöva finansiera underhåll och drift med en utgiftspost i sektionens budget. Detta kommer vara en ganska stor årlig post vilket kommer hämma sektionens egna verksamhet och ställa onödiga och omotiverande krav på den intäktsbringande delen av sektionen. Det medför också en stor risk då sektionens framtida ekonomiska stabilitet är omöjlig att förutse ens på årsbasis och historiskt har fluktuerat beroende på ett stort antal mer eller mindre okända parametrar. Således anses det mest lämpligt att förvaltningen av lokalerna är friställd från sektionen på en operativ nivå. Ett mer realistiskt alternativ är förstås en kombination av de fyra förstnämnda alternativen, även om det förstås beror på typen av lokal. 4.2.1. Driftsfond En del av de insamlade medlen från den stora fonden skulle allokeras i en separat driftsfond som skulle förvaltas och vars årliga avkastning skulle finansiera driften. 4.2.2. Uthyrning av lokaler och bostäder Uthyrning till externa parter. Om någon lägenhet finns i fastigheten ger även det intäkter. 4.2.3. Regelbundna fester/pubar/klubbar Om regelbundna fester och pubar anordnas i lokalerna skulle ett visst överskott kunna gå till drift. Detta inkluderar bland annat uthyrning till andra studentföreningar. 4.2.4. Löpande sponsoravtal Det bör kunna finnas möjlighet att knyta löpande sponsoravtal utöver de som är för själva uppförandet. 4.2.5. Budgeterat från övrig sektionsverksamhet Om vi kan spara t.ex. 50,000 kr om året i 20 år bör vi ha råd att därefter lägga 50,000 kr om året till driften.
5. En exempelbudget Nedan presenteras en enkel exempelbudget i text, som vi hoppas är lätt att följa. Notera att det är mycket osäkert att spå ränteläget, inflationen och hur lokalmarknadens prisutveckling kommer bli. 5.1. Sparande: 100,000 kr om året, 3% ränta och 1% inflation blir efter 20 år 2,62 miljoner kronor. Räknar man istället på 50,000 kr om året med 2% ränta och 1% inflation landar det istället på 1,17 miljoner kronor. 5.2. Donationer: Låt säga att om 20 år finns ungefär 2000 alumner ute i arbetslivet. Av dessa är 5%, 100 personer, mycket sektionskära och donerar 1000 kronor var. Tio personer slår på stort och ger 10,000 kronor var. Två personer ger 50,000 kronor var. En person ger 500,000 kronor (en investeringsbagare kanske?). Detta beräknas till: 800.000 kr 5.3. Sponsring: NGI lyckas sälja 5 st huspaket à 100,000kr där företagen får ett par lunchföreläsningar över tid samt förevigas på fina skyltar i huset. Detta ger 500,000 kr. 5.4. Lån: Totalt har alltså 2,62 + 0,8 + 0,5 = 3,92 miljoner kronor samlats in. Av detta läggs 2 miljoner i en driftsfond. Med 1,92 miljoner cash kan grovt räknat ytterligare 7,5 miljoner lånas för köp och renovering av fastighet. Alltså har vi cirka 9,4 miljoner till investering. 5.5. Anskaffning: Vi skaffar alltså lokal för 7 miljoner och renoverar den för 2,4 miljoner. 5.6. Drift: Räknas schablonmässigt gå på 200,000 kr per år om vi utgår från Kårhuset. Detta skulle kunna betalas med avkastning från vår driftsfond på 60,000 kr (3% ränta). Utöver det skjuter sektionen till 100,000kr per år till drift. Övrig drift (40,000 kr) bekostas av intäkter från verksamhet såsom pubar. 6. Övergripande rimlighet 6.1. Några korta ord om övergripande rimlighet Andra studentorganisationer har i alla tider skaffat lokaler, det är självklart att även I sektionen i Lund har det driv och engagemang som krävs för att genomföra ett sådant projekt. Så självklart är det möjligt och genomförbart, men hur rimligt det är är mycket svårare att säga. 6.2. Extern input På styrelsens begäran har ytterligare extern input tagits in för att klargöra ett antal sakförhållanden. En idéell förening/ekonomisk förening får lov att spara undan pengar. Däremot måste eventuell ränta på dessa besparingar omsättas till 80% vilket kraftigt försvagar möjligheten att låta pengarna växa genom förräntning. Idén
om att organisera sparandet i en stiftelse anses av vissa helt meningslös, då den inte ger några fördelar gentemot att spara direkt i föreningen. Då sektionsmötet är det högsta beslutande organet så finns det inget vattentätt sätt att garantera långsiktigheten i sparandet, det är alltid upp till sektionsmötet. En ekonomisk förening kan mycket väl få låna pengar till anskaffandet av fastigheter/lokaler. Mellan tummen och pekfingret ligger kontantinsatsen mellan 25 50%. Men det handlar alltid om en individuell deal mellan kreditgivare och låntagare. Även om det inte skulle handla om köp av lokaler så kan ett längre hyresavtal kräva en s.k. Hyresgaranti, vilket kan ses ungefär som en kontantinsats eller att hyran betalas exempelvis sex månader i förväg. Källor för dessa påståenden är Skatteverket och personer som arbetar för SEB. 7. Sektionens nuvarande ekonomi Så att de summor det talas om att spara undan i denna rapport kan ställas i relation till sektionens ekonomi i stort presenteras nedan ett antal viktiga siffror. 7.1. Årligt sparande Sektionen har enligt Policyn för sparande som mål att i budget årligen spara undan 39,000 kronor till Jubileumsfonden, Karnevalsfonden, I konferensfonderna, ESTIEM fonden samt Lokalfonden. Tanken är alltså att dessa fonder ej skall fyllas med medel från eventuellt överskott. Utöver dessa finns även fonderna Projektfonden, Skade och förlustfonden, Investeringsfonden samt sektionens Likvidetetsreserv. Dessa skall fyllas på med största möjliga avsättning och har en total målsumma på 330,000 kronor. Vid utgången av HT15 fanns i dessa fonder 276,000 kronor. 7.2. Överskott de senaste åren. I tabellen nedan presenteras Sektionens överskott de senaste åren. Med detta avses inte det bokföringsmässiga resultatet utan förändringen i kassa/bank. Estimatet HT12/VT13 utgår ifrån Verksamhetsberättelsen för året samt uppgifter från dåvarande revisor. Nuläge HT15/VT16 avser endast vad bokföringsverktyget Fort Nox visar i nuläget, något som kan ändras kraftigt.
7.3. Grovt utfall HT14/VT15 För att illustrera var sektionens medel går, presenteras här ett grovt utfall för HT14/VT15. Tabellen visar att sektionen i det stora hela bränner 300,000 kronor på olika aktiviteter under året, varav ungefär 100,000 går till tackverksamhet och glädjepengar. Det är mot bakgrund av dessa siffror som ett årligt sparande på exempelvis 100,000 kronor för lokaler skall ses. 8. För och nackdelar med en lokalfond En lokalfond är förknippat med ett stort antal både för och nackdelar som författarna har försökt redogöra för nedan på ett strukturerat sätt. Den övergripande frågeställningen som de flesta av punkterna nedan är hur man balanserar långsiktighet och långsiktiga målsättningar mot medlemsnytta idag. 8.1. Fördelar med en lokalfond 8.1.1. Att skapa en lokalfond och ha som målsättning att skaffa egna lokaler åt sektionen är ett i sig långsiktigt mål som ger något att sträva efter på längre sikt. Då sektionens verksamhet är väldigt läsårscenterad kan det vara motiverande för de aktiva att ha ett mer långsiktigt mål att fästa blicken på. 8.1.2. Att skapa en lokalfond med syfte att anskaffa lokaler ligger väl i linje med flera av sektionens övergripande långsiktiga mål: 8.1.2.1. Studentliv egna lokaler medför möjligheter till ett signifikant uttökat studentliv inom sektionen 8.1.2.2. Gemenskap egna lokaler, och i synnerhet bostäder, skulle stärka gemenskapen och sammanhållningen på sektionen 8.1.2.3. Engagemang egna lokaler skulle öka intresset för att engagera sig aktivt på sektionen och skulle troligtvis också öka arbetsglädjen och motivationen
8.1.2.4. Anseende om sektionen införskaffade egna lokaler skulle sektionens anseende och varumärke stärkas bland företag, blivande I are, andra studentorganisationer med flera. Vi skulle framstå som (mer) handlingskraftiga, drivna, målmedvetna, ambitiösa etc vilket är kvaliteter vi vill förmedla. 8.1.3. Tidsperspektiv: 8.1.3.1. Någonstans måste man börja. Att spara så stora summor pengar som det rör sig om tar tid, men första steget måste tas någon gång. 8.1.3.2. Ju tidigare man börjare spara, desto större utväxling får man på ränta på ränta effekten. 8.1.3.3. En styrelse om 30 år som har en lokalfond på 4 miljoner med lånelöfte på ytterligare 8 kommer inte klandra de som initierade projektet 8.1.4. Kanalisering av donationer: 8.1.4.1. Med en lokalfond och ett tydligt mål blir det lättare att kanalisera donationer. De alumner som är intresserade av att donera till sektionen gör det nog hellre om de kan känna att de bidrar till något specifikt än att se sina pengar försvinna in i den löpande verksamheten för att täcka en oväntat kostnad eller finansiera en kortsiktig aktivitet. 8.2. Nackdelar med en lokalfond De nackdelar som finns med en lokalfond kan delas upp i fyra olika kategorier: 8.2.1. Ekonomiskt: 8.2.1.1. En lokalfond binder kapital under väldigt lång tid. Detta kapital kan istället användas för att skapa studentnytta i den löpande verksamheten 8.2.1.2. Det kan vara svårt att motivera nuvarande medlemmar att anstränga sig extra för att spara till något de aldrig kommer få uppleva som studenter. 8.2.1.3. En slösmentalitet kan uppstå hos sektionens utskott och grupper om de anser att de pengar de sparar i sin budget kommer försvinna in i en lokalfond om de inte går åt i verksamheten. Detta kan medföras att pengarna går åt trots att det kanske egentligen inte finns något syfte. antingen spenderar vi vår budget, eller så får vi aldrig se den igen. Detta är dock något som gäller generellt snarare än specifikt. 8.2.1.4. Sektionens framtida ekonomi är omöjlig att spekulera i, och det är därmed inte säkert att det kommer kunna avsättas till en lokalfond i den utsträckning det behövs. 8.2.2. Fondförvaltning: 8.2.2.1. Hur ska fonden regleras i relation till sektionen? 8.2.2.2. Hur ska fonden och medlen förvaltas?
8.2.2.3. Vem skall ansvara för förvaltningen? 8.2.2.4. Vad händer om ett sektionsmöte röstar för att lägga ner fonden när den redan innehåller X miljoner kronor? 8.2.3. Lokalförvaltning: 8.2.3.1. Hur ska underhållet av lokalerna skötas? 8.2.3.2. Kan att hus skötas ideelt? 8.2.3.3. Behövs heltidare (student) eller externt anställd? 8.2.3.4. Hög omsättning bland aktiva och studenter svårt att ta långsiktigt ansvar kan det lösas med stiftelse? 8.2.4. Relation med externa partner som TLTH, andra sektioner, husstyrelsen maskinhuset: 8.2.4.1. Det kan medföra att en negativ bild förmedlas av I sektionen om andra studentföreningar uppfattar att vi har fått hybris och/eller högmod. 8.2.4.2. Det kommer eventuellt bli svårare för sektionen att få bibehållen tillgång till våra lokaler i M huset. 9. Slutord: 9.1. Den viktiga frågan att fokusera på initialt är huruvida sektionens pengar idag, skall användas till att investeras om 10 år, och därmed alltså inte komma dagens studenter till nytta i lika stor utsträckning som om de hade spenderats idag. De praktiska frågorna kring hur det skall administreras och finansieras är också väldigt viktiga men vi tror att det viktigaste är den grundläggande idédebatten. Principfrågan är naturligtvis särskilt relevant i det här specifika fallet, men är även relevant för sektionens generella investeringsfond. Sammanfattat i en fråga: Kan vi försvara att lägga 100,000kr i en fond med långsiktigt mål istället för att arrangera aktiviteter för 100,000kr under verksamhetsåret? I sektionens Seniorskollegium HT15 och VT16 Huvudsakligen författat av Nils Ahlgren och Frans Wåhlin Lund/Washington, DC 2016 04 22