Planera för det oplanerade. Beredskap för krishantering vid ridsportarrangemang

Planera för det oplanerade Beredskap för krishantering vid ridsportarrangemang 1

Beredskap för krishantering vid ridsportarrangemang Bra planering från flera håll. Texterna i detta dokument är sammanställda i samband med utbildning för tävlingsarrangörer inom ridsport. Vi har inte uppfunnit hjulet igen utan samlat tankar, idéer och erfarenheter från flera håll. Delar är skrivna på olika sätt i olika dokument, och i denna sammanställning upprepas säkerligen många punkter. Vi har plockat material från bland annat från Riksidrottsförbundet, från krisplan utarbetad till SM-hoppningar i Örebro och från plan skapad av Örebro Läns Idrottsförbund. Delar av grundmaterialet vänder sig till lagidrotter och vi får anpassa innehållet till ridsportens förutsättningar. Söker du i ämnet på Internet finns många olika bra sidor och organisationer att hämta kunskap och idéer från. Innehållsförteckning Sida Inledning/bakgrund 3 Beredskap/planering 5 Målsättning 6 listor 7 Viktiga telefonnummer 10 Normal reaktion 11 Tips på förhållningssätt 12 Mediekontakter 13 Sammanställt av Örebro Läns Ridsportförbund 2

Plötsligt händer det Att planera för det oplanerade. Det finns flera anledningar till varför det är värdefullt att ha en planerad organisation om en krissituation skulle uppstå. Vår ambition inom idrotten är att inga svårare olyckor skall inträffa men samtidigt måste vi vara beredda på att en olycka kan hända. En olycka kan inträffa när vi minst tror att den skall hända. Därför skall vi alltid ha med oss i planeringen av idrottsarrangemang att en olycka kan ske. Om vi är förberedda har vi klart för oss hur vi skall agera innan vi ställs inför faktum. Vad är en kris? Ett psykiskt kristillstånd man kan sägas befinna sig i då man råkat in i en sådan livssituation att ens tidigare erfarenheter och inlärda reaktionssätt inte är tilltäckliga för att man ska kunna bemästra den uppkomna situationen. Man skiljer på två olika typer av kriser 1. Tillstånd som utlöses av så kallade yttre händelser, ex. dödsfall, svåra olyckor och våldshandlingar. 2. Tillstånd som utlöses av så kallade vanliga livskriser, ex. barns födelse, pubertetskriser och pensionering. Syftet med denna krisplan är att organisera en praktisk och psykologisk beredskap inför händelser som kan hänföras till punkt 1. Praktisk information Krisgrupporganisationen kan bestå av krisgrupp (ex. 4 st) som leder och fördelar arbetet. Det är viktigt att dessa snabbt kan nås via telefon till bostaden, arbetet. Det kan också finnas en undergrupp (ex. 3 st ) som har till uppgift att vid behov biträda krisgruppen. Till krisgruppens förfogande ska en del viktigt material finnas i form aven KRISPÄRM och en RES- PÄRM. OBS! Det är mycket viktigt att dessa pärmar hålls aktuella och att varje styrelseledamot och ledare ansvarar för att förändringar påförs pärmen. När det gäller respärmen skall den ges all respekt och alla som är på resande fot en dag eller mera skall anteckna det i respärmen. Uppgifterna skall vara aktuella, varför det är lämpligt att fylla i dessa så nära resans avgång som möjligt. Detta material skall förvaras lätt tillgängligt på av styrelsen utsedd plats. Olika kriser kan kräva olika planer. Många associerar kriser med enbart olyckor, men kriser kan också uppstå ur mindre allvarliga situationer som dock kan få allvarliga konsekvenser för organisationen. I de senare fallen handlar det oftast om negativ publicitet i massmedia och/eller allmän ryktesspridning. Kriser kan orsakas av fusk, t ex doping, skattefusk, översitteri, förskingring, sexuellt utnyttjande, pennalism, misskötsel av hästar, och så vidare. Det viktigaste är att föreningens ledning diskuterar tänkbara kriser och skapar en beredskap för dessa. Krisplaner ska kunna användas i tillämpliga delar för olika typer av kriser. 3

Krisplanering Krisplanens syfte är att skapa en krismedveten beredskap inför oväntade, allvarliga händelser för att minimera risken för kaos och fler olyckor att omhänderta dem som drabbats av olyckor eller andra allvarliga händelser så effektivt och humant som möjligt att motverka stress för inblandade att genom snabbt och tydligt agerande minimera risken för spekulationer att stödja klubbens krisgrupp och dess resurspersoner i arbetet med att hjälpa medlemmar/klubbar. Krisgrupp Varje förening bör utse en krisgrupp, med namn, telefonnummer och e-postadresser, som kan kontaktas när en olycka inträffar. Observera att delar av krisgruppen och dess handlingsplan även bör användas vid andra kriser som orsakar massmedialt intresse. Förväxla inte idrottens krisgrupper med samhällets krisgrupper. Krisgruppen måste snabbt kunna mobilisera de resurspersoner som situationen kräver. Vid olyckor är det viktigt att besluta om åtgärder i samråd med de närmast berörda. Kontakterna med massmedia bör dirigeras av en person för att minimera risken för motstridiga och vilseledande uppgifter. Men när en kris blir utdragen är det omöjligt att dessa kontakter sköts av en och samma person. Utse i så fall två till tre personer som kan avlösa varandra. Detta kräver att de inblandade hela tiden delger varandra skeendet. Förebyggande åtgärder Inventera olycksrisker i den löpande verksamheten och vid arrangemang. Kontrollera skyddsanordningar, anläggningsskisser och säkerhetsföreskrifter vid arrangemang. Informera samtliga inblandade ledare och vid behov aktiva om säkerhetsföreskrifter och skyddsanordningar vid arrangemang. Informera publik om säkerhetsanordningar och föreskrifter. Utarbeta utbildningsmaterial för krishantering Sök samverkan med, och hjälp av, samhällets resurser för krishantering och förebyggande arbete, till exempel Skyddsnätet, Röda korset, kommunens Posomgrupp (Posom= Psykologiskt och socialt omhändertagande) Samlat material Samla alla rutiner, kontaktlistor, hänvisningar med mera i en krispärm och en resepärm som ständigt uppdateras och förvissa er om att alla vet var den förvaras. Ett alternativ till krispärm är att samla samma information på en hemsida, men se till att den är lätt hitta och informera återkommande om var den finns. Ange detta på till exempel checklistor och deltagarlistor vid resor. Övning och rutiner Den som vill förbereda sig optimalt inför kriser nöjer sig inte med krisplanering utan övar sig också på den. Precis som när brandkåren, militären eller civilförsvaret övar kan också en klubben trimma sin krisberedskap. Genom att iscensätta regelrätta rollspel i fiktiva händelser kan man både testa och utveckla sin krisberedskap. Kontrollera brandutrustning och utrymningsplaner. Genomför brandövning årligen (tänk på nya ledare och anställda). Kontrollera övriga säkerhetsrutiner och -anordningar. Protokollför alltid inspektioner; det är mycket viktigt att kunna bevisa genomförda säkerhetsrutiner efter en olycka. Se över krisplanen årligen och uppdatera telefonnummer samt gå igenom vad personal och ledare behöver kunna. Gå igenom relevanta delar av krisplanen vid introduktion av nya aktiva, ledare och anställda. 4 Olyckor med hästar Med utgångspunkt från ridsportarrangemang måste vi också tänka till på hur vi löser skador och dödsfall på hästar. För alla inblandade, ryttare, ägare, skötare, publik, funktionärer etc. kan reaktioner vid olyckor med hästar vara minst lika krisskapande som vid skador på människor. Här följer flera krav på planering och möjligheter till backup med veterinär, djursjukvård och omhändertagande. Arrangörer behöver mera material och utrustning. Exempelvis tillgång till lämplig djurtransport, möjlighet att lasta en häst som inte kan gå/röra sig själv. Hur skyler man en skadad/död häst. Hur transporterar vi bort den? Finns presenning, avskärmning med mera.

Beredskap vid olycksfall Ha med i planeringen av arrangemang att en olycka kan inträffa. Om vi är förberedda har vi klart för oss hur vi skall agera innan vi ställs inför en olycka. Beredskap vid olycka är tänkt att vara en hjälp för oss i föreningen och vi skall vara lika förberedda vid stora som små tävlingar. Om vi är förberedda så har vi också rätat ut våra frågetecken till utropstecken och vi vet hur vi skall agera när vi ställs inför en idrotts-/trafikolycka. Detta dokument handlar mest om arrangemang, men beredskap och medvetenhet är minst lika viktigt vid den vardagliga och löpande verksamheten. Planering Strax innan arrangemanget så ordna ett olycksfallsmöte med tävlingsledningen, säkerhetsansvarig och informations- eller presschefen och gå igenom och bestämmer handlingsplaner för alla typer av olyckor. Allt från vrickad fot till svårare olycka med flera inblandade. Säkerhetsansvarig rapporterar om beredskapen, vad som finns tillgängligt av sjukvårdare, läkare, sjukbilar, veterinär, hovslagare etc. När en olycka har skett, vem talar med media? Om en dödsolycka har inträffat, vem förklarar en person död? Ta ett beslut på detta före tävlingen, så att ni inte tar ett felaktigt beslut grundat på rykten under tävling. Vem eller vilka tar hand om media? Det är viktigt att de personer som skall sköta mediekontakten kan uppträda lugnt och behärskat även i ett krisläge. Att inte prata för mycket, att lämna en kort och så saklig information som möjligt. Utelämna alla spekulationer. Vem leder presskonferensen? Var hålls presskonferensen? Vem ansvarar för att ledare och tävlande får information. Tid och plats får detta? Vem skall kontaktas - ordförande, anhöriga, förbund etc? Vem ansvarar för adress och telefonlista? Vem kontaktar krisgruppen? När kommer krisgruppen? Lokaler för krisgruppen. Säkerhetsrum/ledningsrum Var finns passande utrymmen tillgängliga? Plats för minst 10 personer. Rummet måste gå att stänga för obehöriga Pressrum/presskonferens Beroende av arrangemangstatus, 20-50 personer. Vem leder presskonferensen? Se till att tid och plats för presskonferens kommer ut till massmedia snarast möjligt. Det ger er tid att själva hämta andan och samla er inför presskonferensen. Var så många som möjligt från ledningen. Tävlingsansvarig Säkerhetsansvarig Informations- eller presschef Vid trafikolycka - försök att få med någon från polisen som varit vid olycksplatsen. Före presskonferensen - gå igenom vad ni skall säga och inte säga. Fördela om möjligt olika delar av informationen mellan flera personer. Tala om vad ni vet, endast fakta. Gå inte in i diskussion. ge inga personer. Vid trafikolycka - tänk på att olyckan kommer att utredas av polis. Samlingssal För information till ledare och tävlande. Ordningsvakter När en svårare olycka har skett, anlita externa ordningsvakter. Det kommer att behövas utanför säkerhetsrum, presskonferenser och samlingssal. Möte med lagledare där lagtävlingar och motsvarande arrangeras ordna särskilda möten Endast ledare skall vara med. Avprickningslista på lagledarna. Var flera från arrangörsföreningen som pratar. Vilka skall medverka? - Tävlingsansvarig - Informations- eller presschef - Säkerhetsansvarig - Polisen - Krisgruppen Vilka pratar om vad? I vilken ordning? Redogör för vad som hänt. Bara fakta. Gå inte in i diskussion. Om dödsolycka - avsluta med tyst minut. 5

Tävlingsledningsmöte Samla tävlingsansvariga och krisgruppen. Prata om det som har hänt. Ta hjälp av krisgruppen med att hantera situationen. Fortsätt med möten dagarna efter. Det är bra att få träffas, prata hjälper. Ge hjälp till dem som behöver extra omsorg. Var observant på om det är någon som mår dåligt och behöver hjälp. Efterarbete Sammankalla alla funktionärer till ett möte. Informera om vad som har hänt och låt folk prata av sig. Ta hjälp av krisgruppen. Var observant på om det är någon som mår dåligt och behöver hjälp. Kolla även upp med dem som inte varit närvarande på tävlingslednings- och eftermöten. Övrigt Alla möten skall protokollföras, från forsta uppstartsmötet till sista avslutningsmötet. Protokollen är till hjälp vid kommande utredning. Personuppgifter Om en olycka inträffar är det viktigt att snabbt få fram uppgifter om olycksdrabbade och deras anhöriga. En bra rutin för insamlande av personuppgifter kan därfår minimera risken både för spekulationer och onödiga misstag. Vid tävling är ju också deltagarnas anmälningar en bra informationskälla, se till att de finns tillgängliga. När egna lag och medlemmar är på resa eller tävling så se till att ha kopia på deltagarlista. Upprätta en ledarförteckning när det är aktuellt för att kunna nå ledare och deltagare. Målsättningen är att få en krismedveten beredskap inför oväntade händelser (som allvarligare olyckor och dödsfall) med avsikt att minimera risken för kaos. Bra planering, utbildning och förberedelse skall ge alla inblandade så bra omhändertagande som möjligt. Krishantering på rätt sätt minimerar spekulatiuoner och negativa följder och ger istället ge bra möjlgiheter att åter komma vidare med den normala verksamheten. Arbetsgång Den i krisgruppen som blir kontaktad ansvarar för telefonkedja till övriga i gruppen. Krisgruppen sammankallas till förutbestämd plats. Vad har hänt och vet vi säkert? Polisen har informationsansvar vid trafikolycka - ta kontakt. På krisgruppens möte skall beslutas om vad som ska göras, av vem och nästa uppföljning. Mötet dokumenteras aven i krisgruppen utsedd person. Uppföljning/utvärdering sker kontinuerligt under arbetets gång. Checklista Massmedia hänvisas enbart till av krisgruppen utsedd person eller dennes ställföreträdare. Informationen ska präglas av öppenhet, saklighet och tydlighet. Bevaka fax, telefon och mail. Planera formerna för det psykologiska/medicinska omhändertagandet. Först tas de närmast berörda omhand och i andra hand övriga. Beslut om vidare kontakter med bland annat anhöriga. Beslut om eventuella hembesök. Vid en större olycka - samla ledare och massmedia. Flaggning om sådan finns på tävlingsplatsen. Inför eventuell minnesstund eller liknande - kolla att duk, ljus, kondoleansbok och blommor finns att tillgå. Färska blommor anskaffas om möjligt. Återsamling vid förut bestämd plats. Uppföljning/utvärdering. 6

Krisgrupp... har en krisgrupp som arbetar vid en svårare olycka eller när ett dödsfall inträffar. Medlem som får kännedom om att något har hänt kontaktar omgående någon av krisgruppens medlemmar, som i sin tur ansvarar för att krisgruppen sammankallas. Krisgruppen, i samråd med närmast berörda, beslutar sedan om vilka åtgärder som bör vidtas (enligt en i förväg fastställd beredskapsplan). För att minimera risken för motstridiga och vilseledande uppgifter, sköts all eventuella kontakter med massmedia av en i krisgruppen utsedd person. För undvikande av onödiga spekulationer bör information om det inträffade så snabbt som möjligt meddelas föreningens ledare. Fyll i aktuella namn/deltagare för klubbens krisgrupp. Se till att uppgifterna är uppdaterade. Krisgruppen, sammansättning Ev. ansvarsområde Anteckning 7

Krisgruppen, sammansättning Ev. ansvarsområde Anteckning 8

Ansvarsfördelning Ansvarsområde Anteckning Informatör/massmediekontakt Informatörens ersättare samt ansvarar för anläggningsskiss, kartor över arrangemangsområde Psykosocialt omhändertagande Ansvarar eventuell flaggning. Tillgång till lokaler. Handhar aktuella deltagarförteckningar över resenärer vid resor och tävlingar på annan ort. Administration. Protokollförare. Ansvarar för aktuella personuppgifter och nära anhörig -uppgifter på ledare, medlemmar. Samordnar telefonpassning, expedition. Jourhavande präst 9

Viktiga telefonnummer Telefon Telefon Anteckning Akutmottagningen närmsta sjukhus Polisen - ej brådskande Polisen - brådskande 112 Räddningstjänsten 112 Jourhavande kurator i kommunen Jourhavande präst i kommunen Kommunens Posom-grupp Närmsta vårdcentral Jourhavande veterinär Närmsta djursjukhus Närmsta djurambulans Nödslakt Taxi Vid bombhot 112, begär polisen Förbundets kontakt/pressansvarig Inga färdiga svar Det kanske viktigaste arbetet med en Krisplan för föreningen eller tävlingsarrangören är att man får anledning att gå igenom alla tänkbara händelser. Att man skapar värsta tänkbara scenarior. Härifrån kan man sedan forma en viss beredskap, en handlingsplan om hur man skall agera på bästa sätt för att ta hand om och stötta alla drabbade. Här finns inga färdiga svar på hur man gör. Samla de personer som kan vara lämpliga att ingå i en krisgrupp och gå igenom vad som skulle kunna hända. Hur gör ni om det eller det händer. Hur skall ni agera när det plötsligt händer? Ta gärna hjälp i planeringsarbetet, kontakta gärna räddningsverket, kommunens posom-grupp, en präst eller motsvarande. Många är vana vid såväl krishantering som utbildning av andra. Planera för det oplanerade och ni får större möjligheter att hantera kriser och problem. 10

Rutiner vid resor, läger, tävlingsresor m.m. Checklista: l. Utse ansvarig ledare på resan. 2. Utse ansvarig ledare (person) som ej är med på resan. 3. Arbeta fram en resplan (resrutt). Färdsätt, färdväg, hotell eller övernattningsställe. Avresetid och beräknad hemkomsttid. Telefonnummer där ledare och deltagare kan nås. Ange även eventuellt bussbolag, förare av bussen och ev. förare om privatbilar används. 4. Fyll i resblankett - Deltagarförteckning Komplettera även med eventuellt program eller kursinnehåll. 5. Ta en kopia av dessa blanketter och tag med på resan. Originalen sätts in i Resepärmen som skall förvaras på lämpligt ställe som styrelsen har bestämt. Fler än en person skall veta var pärmen finns. 6. Vid resans start meddela ansvarig ledare som ej är med på resan eventuella förändringar från utgångslistan. En normal reaktion på en onormal situation När man utsätts för en mycket svår påfrestning, en traumatisk händelse, är det vanligt och helt normalt att reagera med en s.k. psykisk kris. Det innebär att individens tidigare erfarenheter och reaktionssätt inte är tilltäckliga för att förstå och bemästra situationen. Den förmågan är till stor del satt ur spel. Det är en naturlig reaktion på en svår upplevelse! Det är inte tecken på en psykisk sjukdom eller svaghet i personligheten. Det är inte heller något tecken på bristande professionalism om reaktionen kommer efter en otäck händelse i arbetssituationen. En psykisk kris tar olika lång tid för olika personer att komma igenom, men det är en övergående process. Inom kris- och katastrofpsykologin har man på senare år delat upp reaktionerna i akuta reaktioner och efterverkningar. Akuta reaktioner Chockreaktioner kan variera i tid från ett ögonblick upp till några dagar efter händelsen. De kännetecknas av ett förändrat medvetandetillstånd - både det som hänt och det som händer tycks overkligt. Man värjer sig mot att ta in det som hänt i medvetandet. Andra vanliga reaktioner är obeslutsamhet, ilska, förvirring och gråt. Kroppsliga symtom kan vara yrsel, illamående och hjärtklappning. Ofta förvrängs minnesbilden och tidsuppfattningen. Kontakten med omgivningen kan försvåras. Efterverkningar Efterverkningar kan komma omedelbart efter chocken men också fördröjas väsentligt. De kan dyka upp flera veckor eller månader efter den traumatiska händelsen. Ofta tonar efterreaktionerna ut efter 3-4 veckor - under förutsättning att man fått möjlighet att bearbeta det som hänt. Exempel på vanliga efterverkningar: Påträngande minnen av händelsen. Insomningssvårigheter, sömnrubbningar, mardrömmar. Minnes- och koncentrationssvårigheter. Trötthet, nedstämdhet, depression, ångest. Skuld- och skamkänslor. Fobiska reaktioner (vågar t.ex. inte åka buss efter bussolycka). Återupplevelse av tidigare traumatiska händelser. Förhöjd vaksamhet, ständig alarmberedskap. Stark vrede, överspändhet. Ändrade livsvärderingar. Störningar i arbets-, vänskaps-, och familjerelationer. Kroppsliga stressreaktioner som hjärtklappning, huvudvärk, magont, yrsel, svettningar. 11

Vad du som idrottsledare bör tänka på om en svårare olycka eller ett dödsfall inträffar Skicka inte hem deltagarna. Samla gruppen och ge en så uttömmande information som möjligt om vad som hänt - på en plats där ni får vara ifred. Ge god tid för frågor och samtal. Ge alla som vill en möjlighet att ta komma till tals, men förvänta dig inte att alla ska reagera på samma sätt. Var tolerant! Låt sådant som påminner om den som dött vara orört för en tid framåt. Stoppa inte undan saker i tron att det påskyndar sorgearbetet - resultatet blir det motsatta. Ritualer är viktiga i sorgearbetet. Innan ni bryter samtalet i gruppen - förbered deltagarna på att det är vanligt att det kommer oväntade reaktioner efteråt och att detta normalt. Uppmana dem att berätta för sina föräldrar/anhöriga vad som hänt. Det kan vara viktigt för dessa ska förstå eventuella efterreaktioner. Om övernattning sker - ge utrymme för en återsamling direkt på morgonen dagen därpå. Tips på Förhållningssätt 1. Försök inte trösta Ord som Det är inte så farligt blir till hån i den här situationen. Det här är det farligaste och värsta som kunde hända. Hjälp deltagarna att sörja istället för att trösta. 2. Var närvarande och nära Visa att ni ställer upp, att ni finns, att ni deltar. Våga visa er egen sorg och bestörtning. 3. Lyssna aktivt Det finns inga, aldrig så välmenande råd som hjälper. Men lyssna, ta in och bekräfta känslan. Var delaktig. 4. Sök gärna kroppskontakt När man inget kan säga räcker det långt med att hålla en hand eller kramas. 5. Var inte rädd för gråten Det är kroppens eget sätt att uttrycka en stark känsla. Håller man tillbaka den stoppar man också känslan och då dyker den upp senare, ibland efter många år. 6. Ge hjälp med orden Fråga försiktigt hur det var, vad som hände, hur det kändes. Ett sätt att få ur sig något av sorgen är faktiskt att klä den i ord. Samtidigt är det första steget av en bearbetning som senare kan hjälpa en vidare. 7. Svik inte Se till att ni finns kvar. Lämna ert telefonnummer och visa att ni när som helst är beredda att fortsätta samtalet. 8. Kom igen En stor sorg är inte klar med ett samtal. Tag själv ansvaret för att höra efter hur det är. 9. Ge det tid När den sörjande för elfte gången berättar samma sak är han inte hjälpt av att höra: Det där har jag redan hört. En del av bearbetningen består i att älta det som skett. När det är klart upphör upprepningen och den drabbade kan gå vidare i sorgearbetet. 10. Var dig själv Försök inte vara psykolog, kurator eller präst om du inte är det. Vi gömmer oss ofta bakom våra yrkesroller. Här är det i första hand medmänsklighet, medkänsla och omsorg som gäller. 12

Från RF s plan för krishantering har vi hämtat texten om Mediekontakter Mediekontakter I en kris sätts organisationen på stora prov. Det kan kännas ovidkommande och oviktigt att i en svår stund behöva tänka på massmedierna. Kom då ihåg att ni som ansvarar för föreningen är språkrör för er organisation. Att inte bry sig om massmedierna i en kris kan ge utrymme för spekulationer som försvårar situationen. Ni har också ett ansvar för organisationens trovärdighet. Kom ihåg att det finns ett ömsesidigt beroende mellan er och journalisterna. Respektera journalisterna och inse att de har sin roller. Ett dödfall är det värsta som kan drabba de inblandade men för föreningen/förbundet kan andra saker vara värre ur ett massmedieperspektiv. Det kan låta krasst, men en förening lever vidare efter till exempel en ledares död. Däremot kan en ledare som förgriper sig på barn vara rent förödande för en klubb. Det förtroende som har byggts upp raserar på snabbt och det är mycket svårt att vinna tillbaka det. Därför är det mycket viktigt att förbereda sin organisation på vilka händelser som kan drabba den ur ett massmedialt perspektiv. Generella råd Informera propagera inte. Spekulera aldrig tala bara om fakta. Erkänn det uppenbara, erkänn det negativa det skapar förtroende. Berätta vad ni gör för att lösa problemet eller andra aktuella åtgärder. Fatta dig kort. Vill du inte besvara en fråga förklara varför. Säg aldrig: inga kommentarer. Sätt in händelsen i ett perspektiv till exempel: Detta är allvarligt, men kom ihåg att varje dag tränar och tävlar tusentals aktiva i vår gren och det är mycket sällsynt med denna typ av olyckor i vår idrott. Diskutera med jämna mellanrum tänkbara kriser ur ett massmedieperspektiv. Identifiera tänkbara frågor och kom överens om svaren. På så sätt skapas en god beredskap när krisen slår till. När journalisten ringer Fråga efter källan om det rör sig om en olycka eller ett dödsfall om journalistens uppgift är en nyhet för dig; uttala dig inte förrän du själv har haft möjlighet att kontrollera uppgiften om den inte kan uppges. Skaffa respit. Även om du vet vad du skall säga är det en god regel att be att få ringa upp om journalisten om fem-tio minuter. Fundera under tiden över och ordna: Vad vill journalisten? Är du rätt person att intervjua, ska du samråda med någon annan? Vad vill du få ut: fakta, budskap, argument. Skriv stolpar. Ha fakta tillgängliga. Undvik fackspråk. Tänk på att radio- eller teveintervjuer oftast bara är en och en halv minut. Förbered dig på att hinna säga det viktigaste. Berätta för journalisten om Kunskap hos inblandade erfarenhet, säkerhetsutbildning etc. Säkerhetsrutiner. Personlig säkerhetsutrustning om sådan finns. Anläggningens övriga säkerhet. Gärna något om tidigare incidenter/olyckor av liknande slag och lärdomar av dessa. Ange kontaktpersoner med telefonnummer (helst mobilnummer) Fyra frågor från journalisten 1) Händelseförloppet lämna inte ut namn, kontakta anhöriga först. 2) Orsak och skuld var försiktig, felaktiga slutsatser kritiseras i efterhand. 3) Säkerhet hur var säkerheten tillgodosedd i det aktuella fallet? 4) Konsekvenser av olyckan Kommer ni att stoppa dessa moment?, Kommer ni att höja åldern för att få delta i? Är det inte dags att ändra reglerna nu? TV- och radiointervjuer TV- och radiointervjuer är oftast s k enoch, d v s en och en halv minut; det kräver koncentrerade uttalanden. Tänk därför på: Säg det viktigaste först, kort och koncist. Var ärlig. Säg aldrig något off the record, det vill säga nämn inte saker för en journalist som du egentligen inte vill offentliggöra. För journalisten väger nyhetsvärdet tyngre än eventuell lojalitet mot dig. Upprepa gärna ditt huvudbudskap i slutet av intervjun. 13

Be att få läsa artikeln/höra inslaget före publicering. Du har rätt att få ta del av citat. Journalisten kanske inte anser sig ha tid med att ringa och ge dig citatet och då har du att välja mellan att inte uttala dig eller att lita på journalisten. Underrätta övriga inblandade, i krisgrupp eller förening, om ditt uttalande. Pressmeddelanden Ta initiativ! Är det kris startar snart mediadrevet. Skriv gärna ett kort, första meddelande och visa att mediekontakterna inletts. Vänta inte på att få fram fakta och svar på alla frågor. Återkom några timmar senare med ytterligare meddelande. Behåll initiativet även om journalister ringer. Du bestämmer när meddelandet skall gå ut. Ta fram underlag Vad har hänt? Händelseförlopp, personskador, materiella skador. Vad är viktigt att berätta? Säkerhet. Konsekvenser. Varför hände det? Var försiktig med orsak och skuld. Vilka fakta (statistik m m) finns? Formulera huvudbudskapet i ingressen Ingressen ska svara på frågorna: vad, vem, hur, varför, var och när? Formulera det viktigaste i en mening. Skriv konkret. Skala bort oväsentligheter. Formulera det så att det kan läsas på tio sekunder (ditt svar i radio får inte ta längre tid). Brödtexten Skriv med fallande viktighet det viktigast för st så att texten kan kortas bakifrån. Ordningsföljd: huvudpoäng, slutsatser, villkor och konsekvenser Skriv korta meningar (ca 15-20 ord per mening), säg en sak i varje mening. Använd aktivt språk (rak ordföljd, aktiva verb) och stryk överflödiga ord. Skriv enkelt, undvik fackuttryck. Citat Försök få med ett uttalande från ansvariga och medverkande. Skriv detta med s k pratminus. Detta hände säger NN Vi har vidtagit åtgärder för att, berättar NN Vi har kontaktat för hjälp med, säger NN Rubrik Försök skriva rubriken korrekt och saklig. Använd inte en reklamrubrik på ett olycksfall. Rubriken skall gärna innehålla något om händelse och plats, till exempel: Häst dog vid blixtnedslag på hoppbana, Hjälmen räddade ryttare i Sundsvall. Avsändare, vem svarar på frågor För mer information och kommentarer kontakta, ange alltid mobilnummer. När du skickar ut ett första snabbmeddelande bör du hänvisa alla frågor till pressansvarig (avsändare). Detta är ofta bra i krissituationer när det viktiga är att lösa uppgifter inom organisationen. Belasta inte meddelandet med för många mediekontakter, men i följande pressmeddelanden är det bra att hänvisa till någon ansvarig. Tänk på att journalisterna ofta vill ha kommentarer från ansvariga och inblandande personer; det är därför viktigt att press/informationsansvarig och ordföranden är samspelta. Sändlista Tänk på att informera internt innan ni går ut externt. I checklistan bör det framgå vilka som skall informeras (telefon m.m.) innan pressinformation går ut. Är krisgruppen informerad? Vet de som uppges som kontaktpersoner att journalister kan komma att ringa? Har alla i styrelsen fått besked? Är kamrater underrättade? Är eventuell berört förbund underrättat? Skicka pressmeddelandet i första hand till TT men också till förbundets/föreningens alla övriga presskontakter. Därigenom får alla redaktioner samma information samtidigt, vilket minskar intresset för kvällstidningsrubriker som lätt uppstår när någon är ensam om en nyhet. När pressmeddelandet har gått ut Tänk på att ett pressmeddelande ofta följs av kontakter med journalister. När de ringer är det viktigt att lämna samma svar (ditt huvudbudskap på tio sekunder) som i det skriftliga underlaget. Leta inte fram nya fakta. Se ovan När journalisten ringer. Anteckna journalisternas frågor och svara på dessa i nästa pressmeddelande. Det är bättre att skriva ytterligare ett pressmeddelande efter några timmar än att lämna besked vid varje telefonsamtal, det ökar risken att det slinker ut olika uppgifter. RF s hela krisplanering finns att hämta på www.rf.se 14