Hantering och ansökning av statsbidrag inom flyktingmottagandet

Revisionsrapport Hantering och ansökning av statsbidrag inom flyktingmottagandet Vingåkers kommun Jukka Törrö Annika Hansson Certifierad kommunal revisor

Innehållsförteckning 1. Sammanfattning och revisionell bedömning 2 2. Inledning 4 2.1. Uppdrag och revisionsfråga 4 2.2. Avgränsning och metod 4 2.3. Bakgrund statliga ersättningar 5 3. Resultat av granskningen 6 3.1. Övergripande ansvarsfördelning 6 3.2. Rutiner för hantering av grund- och schablonersättning 6 3.2.1. Vår analys och bedömning 7 3.3. Rutiner för ansökning av återsökningsbara ersättningar 8 3.3.1. Socialförvaltningen 8 3.3.2. Barn- och utbildningsförvaltningen 9 3.3.3. Vår analys och bedömning 10 3.4. Nämndernas uppföljning 11 3.4.1. Kommentar 11 BILAGA. Ersättningsförordningar Vingåkers kommun 1 av 12

1. Sammanfattning och revisionell bedömning Revisorerna i Vingåkers kommun har gett i uppdrag att granska kommunens hantering av statliga ersättningar inom flyktingmottagandet. Granskningen avser Socialnämnden och Barn- och utbildningsnämnden. Den revisionsfråga som ska besvaras är följande: - Säkerställer ansvariga nämnder att kommunen får del av de statliga ersättningar inom flyktingmottagandet som man har rätt till? Vår samlade revisionella bedömning är: Att Socialnämnden inte fullt ut har säkerställt att kommunen erhåller schablonersättning för samtliga kommunmottagna flyktingar, samt att schablonersättningar periodiseras för att täcka kostnader över tid. Att Socialnämnden fr o m 2012 kommer att säkerställa att kommunen får ersättning för återsökningsbara kostnader inom flyktingmottagandet förutsatt att Socialförvaltningens nya rutin på området implementeras fullt ut. Att Barn- och utbildningsnämnden säkerställer att kommunen får del av återsökningsbara kostnader för asylsökande barn inom skola/förskola. Vi baserar vår bedömning på följande iakttagelser: - Finns ändamålsenliga rutiner för hantering av statlig grund- och schablonersättning inom flyktingmottagandet? Ändamålsenliga rutiner för uppföljning av att utbetalda schablonersättningar omfattar samtliga kommunmottagna flyktingar saknas inom Socialförvaltningen. Det sker ingen strukturerad uppföljning inom Socialförvaltningen av intäkter och förväntade kostnader för att säkerställa rättvisande periodisering av schablonersättning över tid. - Finns ändamålsenliga rutiner för ansökning av återsökningsbara statliga ersättningar inom flyktingmottagandet? Nya ändamålsenliga rutiner för ansökning av statlig ersättning inom flyktingmottagandet har tagits fram inom Socialförvaltningen, men dessa behöver implementeras fullt ut. Nya ändamålsenliga rutiner för ansökning av statlig ersättning för asylsökande barn inom skola/förskola har tagits fram inom Barn- och utbildningsförvaltningen och dessa har implementerats i praktiken. I övrigt konstaterar vi att nämnderna följt upp ekonomin regelbundet och att denna uppföljning omfattar de verksamheter som finansieras med hjälp av statliga ersättningar för asylsökande och ordinarie flyktingmottagande inkl. ensamkommande Vingåkers kommun 2 av 12

barn. Ersättningar berörs såtillvida att det exempelvis kan vara svårt att uppskatta intäkter inom verksamheten för ensamkommande barn eller att ansökta ersättningar för asylsökande inom skolan ännu inte utbetalats från Migrationsverket. Vi har inte kunnat verifiera huruvida det sker någon övrig återkoppling till nämnderna i vilken utsträckning som olika verksamheter ansökt och fått ersättning beviljad från Migrationsverket för asylsökande och flyktingar. Nämndernas interna kontrollplaner innehåller inte några kontrollpunkter på området. Vingåkers kommun 3 av 12

2. Inledning Det kommunala flyktingmottagandet baseras på överenskommelser med Migrationsverket och finansieras av statsbidrag. Vingåkers kommun har ett åtagande om årligt mottagande av 20 flyktingar och andra skyddsbehövande. Det faktiska mottagandet har under de senaste åren dock varit omkring dubbelt så högt. Kommunen har även en överenskommelse att tillhandahålla 11 boendeplatser för ensamkommande flyktingbarn fr o m 15 januari 2011. Därutöver bor många asylsökande inskrivna hos Migrationsverket i kommunen. 1 Den statliga ersättning som kommunen har rätt till regleras i ett antal förordningar. Olika bestämmelser gäller för mottagna före respektive efter 1 december 2010, samt för asylsökande. Vissa ersättningar, såsom grundersättning och schablonersättning, utbetalas per automatik enligt folkbokföringsuppgifter. Andra ersättningar behöver kommunen ansöka om särskilt. 2.1.Uppdrag och revisionsfråga Revisorerna i Vingåkers kommun har gett i uppdrag att granska kommunens hantering av statliga ersättningar inom flyktingmottagandet. Granskningen ska besvara följande revisionfråga: Säkerställer ansvariga nämnder att kommunen får del av de statliga ersättningar inom flyktingmottagandet som man har rätt till? Följande kontroll-/granskningsmål har varit vägledande för granskningen: Finns ändamålsenliga rutiner för hantering av statlig grund- och schablonersättning inom flyktingmottagandet Finns ändamålsenliga rutiner för ansökning av återsökningsbara statliga ersättningar inom flyktingmottagandet? 2.2. Avgränsning och metod Granskningen är avgränsad till Socialnämnden och Barn- och utbildningsnämnden. Arbetet har genomförts genom intervjuer och dokumentgranskning av rutiner för hantering och ansökning av statbidrag. Följande funktioner har intervjuats: Socialchef, chef och en handläggare från individ- och familjeomsorg, föreståndare för boende för ensamkommande flyktingbarn, samt ekonom som arbetar gentemot Socialförvaltningen. Barn- och utbildningschef, en grundskolerektor och en förskolechef, administratör, samt ekonom kopplad till Barn- och ungdomsförvaltningen. Samtliga intervjuade har fått ta del av rapportutkast för sakavstämning. 1 I december 2011 fanns 359 asylsökande, varav 245 vuxna och 114 barn, boende i Vingåkers kommun inskrivna hos Migrationsverket. www.migrationsverket.se Vingåkers kommun 4 av 12

2.3. Bakgrund statliga ersättningar Samtliga statliga ersättningar inom flyktingmottagandet handläggs och utbetalas av Migrationsverket i enlighet med följande förordningar som gäller för olika målgrupper: Förordning (1990:927) om statlig ersättning för flyktingmottagande m.m. (ErsF) avser personer med uppehållstillstånd mottagna före 1 december 2010 Förordning (2010:1122) om statlig ersättning för insatser för vissa utlänningar (NyErsF) avser personer med uppehållstillstånd mottagna efter 1 december 2010 Förordning (2002:1118) om statlig ersättning för asylsökande m.fl. (asylersättningsförordningen) avser asylsökande Därutöver finns förordningar för andra tidsbegränsade ersättningar såsom stimulansbidrag för arbetsmarknadsetablering under år 2010. 2 En översikt över ersättningar som tillfaller kommunen automatiskt eller efter ansökan återfinns i bilaga. Vissa ersättningar ges schablonmässigt, medan andra motsvarar faktiska kostnader eller andel av kostnader. En del ersättningar innehåller tröskelvärden som behöver uppnås för att ersättning ska beviljas. Av bilagan framgår också de underlag som behöver bifogas ansökan. Kommunen kan också i viss mån söka ersättning för andra målgrupper, såsom personer som sökt uppehållstillstånd av andra skäl än asyl eller beviljats tidsbegränsat uppehållstillstånd av medicinska skäl eller i egenskap av bevisperson i rättegång. I denna granskning bortses dock från sådana ersättningsformer. 2 Förordning (2009:1561) om extra ersättning till kommuner 2010 för att påskynda utlänningars etablering på arbetsmarknaden. Vingåkers kommun 5 av 12

3. Resultat av granskningen 3.1.Övergripande ansvarsfördelning Socialnämnden ansvarar för kommunens ordinarie flyktingmottagande, mottagandet av ensamkommande flyktingbarn, individ- och familjeomsorg (IFO) och handikapp- och äldreomsorg, vilka utgör merparten av de verksamheter och insatser som kommunen får eller kan ansöka statlig ersättning för från Migrationsverket. Hösten 2009 beslutade nämnden att överföra flyktingmottagandets verksamhet avseende mottagna före 1 december 2010 från IFO till Viadidaktförvaltningen i Katrineholms kommun. Ett avtal har upprättats som innebär att kostnader för t ex introduktionsersättning, handläggare och sfi-undervisning faktureras Vingåkers kommun. 3 Tillfällig extra stimulansersättning för personer i målgruppen med arbete/praktik i minst fem månader alternativt godkänt i sfi inom 12 månader har ansökts av Viadidakt och tillfallit Vingåkers kommun. Viadidakt ansöker även sfibonus som tillfaller deltagare. När det gäller mottagna efter 1 december 2010 sköts det praktiska mottagandet och utbetalning av initialt försörjningsstöd av IFO inom Socialförvaltningen, medan Viadidakt tillhandahåller sfi och samhällsorientering och Arbetsförmedlingen etableringsinsatser. Övriga verksamheter och insatser bedrivs av Socialförvaltningen på nämndens uppdrag. Ansvaret för förskola, pedagogisk omsorg, skolbarnomsorg och grundskola ligger hos Barn- och utbildningsnämnden och verksamheterna bedrivs av Barn- och utbildningsförvaltningen. Gymnasieutbildning erbjuds i grannkommunerna, i första hand Katrineholm, vilket regleras via interkommunal ersättning. Dessa verksamheter omfattas av de statliga ersättningar som kommunen kan ansöka om hos Migrationsverket för asylsökande barns skolgång. 3.2. Rutiner för hantering av grund- och schablonersättning Den årliga grundersättning, schablonersättning och för enskilda kommunmottagna flyktingar (ErsF, NyErsF) utbetalas av Migrationsverket per automatik och förs in på ett balanskonto hos Socialförvaltningen. Ersättningarna avser att täcka kommunens kostnader för ordinarie flyktingmottagande. Socialnämnden förfogar över medlen i sin helhet. Nämnden har beslutat att en viss andel ska fördelas till Barnoch utbildningsnämnden för insatser för nyanlända barn och ungdomar i skolåder. 4 3 Överflyttning av flyktingmottagningen från individ- och familjeomsorgen till Viadidakt, 2009-09-14, dnr 107/2009. Det avtal om samverkan i gemensamma Viadidaktnämnden mellan Vingåkers och Katrineholms kommun som fattades 2001 gäller även detta område, men Socialutskottet har utsetts att, i form av referensorgan, vara ansvarig för en kontinuerlig uppföljning sker av flyktingmottagandets verksamhet. I dagsläget finns ca 40 nyanlända mottagna före 1 december 2010 vilka fasas ut i takt med att introduktionstiden upphör. 4 Fördelning av ersättningar för kommunplacerade flyktingar, 2009-02-02, dnr 2009/6. Barn- och utbildningsnämnden erhåller motsvarande 50 % av schablonersättning för asylsökande barns skolgång för kommunmottagna flyktingbarn med uppehållstillstånd, se bilaga för aktuella ersättningsnivåer. Vingåkers kommun 6 av 12

Den årliga grundersättning som tillfaller kommunen för mottagande av ensamkommande asylsökande flyktingbarn, samt den schablonersättning som utbetalas som engångsbelopp för ensamkommande barn som beviljats uppehållstillstånd, förs på motsvarande sätt in på Socialförvaltningens balanskonto. Ersättningarna avser att täcka grundläggande kostnader för mottagandet av ensamkommande barn. Av intervjuer framkommer att rutinerna för att kontrollera att kommunen fått schablonersättning för samtliga kommunmottagna skiljer sig åt beroende om mottagandet skett före eller efter 1 december 2010. För personer som tagits emot före 1 december och därmed handläggs av Viadidakt skickas faktureringsunderlag till Socialförvaltningen som innehåller uppgift om samtliga inskrivna, varigenom det är möjligt att stämma av gentemot utbetalningsunderlag från Migrationsverket. För personer mottagna efter 1 december aktualiseras kommunmottagna hos Socialförvaltningen via Arbetsförmedlingen, något som också kan stämmas av mot Migrationsverkets uppgifter. Det finns emellertid ingen uttalad rutin om och på vilket sätt detta ska ske. Men enligt uppgift säkerställer Socialförvaltningen exempelvis att kommunen fått schablonersättning för barn och ungdomar i skolåldern innan medel fördelas till Barn- och utbildningsnämnden. Schablonersättningen för kommunmottagna utbetalas var tredje månad under två års tid och avser att täcka kostnader under cirka tre års tid. Därmed finns behov att periodisera intäkter så att de täcker hela perioden. Det framkommer av intervjuer att det inte sker någon uppföljning av intäkter/kostnader på individnivå. Förbrukade medel ligger kvar på balanskontot för framtida användning och det framgår även att det ordinarie flyktingmottagandet inte resulterat i några underskott. Kommunen får också del av övriga schabloniserade ersättningar för initiala kostnader för ekonomiskt bistånd (NyErsF) samt förebyggande insatser för asylsökande barn (Asylersättningsförordningen). När det gäller den senaste ersättningsformen planerar Socialförvaltningen insatser/utgifter efter att ersättningen utbetalats av Migrationsverket, vilket hanteras i balansräkningen. 3.2.1. Vår analys och bedömning Vår bedömning är att det saknas ändamålsenliga rutiner för uppföljning av att Migrationsverkets utbetalningar av schablonersättning för kommunmottagna flyktingar omfattar samtliga personer som tagits emot i kommunen. Vi anser att uppgifter om kommunmottagna flyktingar bör regelbundet stämmas av gentemot Migrationsverkets utbetalningsunderlag för att säkerställa att kommunen får de ersättningar som man har rätt till. Vidare är vår bedömning att det bör ske en mer strukturerad och regelbunden uppföljning av intäkter och förväntade kostnader inom kommunens ordinarie flyktingmottagande för att säkerställa rättvisande ekonomisk periodisering över tid. Vingåkers kommun 7 av 12

3.3. Rutiner för ansökning av återsökningsbara ersättningar 3.3.1. Socialförvaltningen I slutet av år 2011 tog Socialförvaltningen fram en ny samlad rutin för ansökning av ersättningar från Migrationsverket som också omfattar de ersättningar som Barnoch utbildningsförvaltningen kan söka. 5 Rutinen innehåller en allmän beskrivning över de förordningar som gäller för olika målgrupper, det balanskonto som ersättningar ska föras in på, projektnummer för redovisning av intäkter och kostnader. Vad gäller kommunens kostnader för olika typer av insatser, såsom hemtjänst och äldreboende, har särskilda beräkningsbelopp specificerats. Vidare omfattar rutinen lathundar för återsökning av kostnader uppdelat på följande målgrupper: Ensamkommande asylsökande barn Ensamkommande barn med uppehållstillstånd Asylsökande barn som inte är ensamkommande Kommunmottagna flyktingar före 1 december 2010 Kommunmottagna flyktingar efter 1 december 2010 Respektive lathund innehåller de ersättningsformer som kommunen har rätt att ansöka om enligt olika förordningar där även aktuella paragrafer framgår. Vidare finns information om när olika ansökningar ska göras, vilket underlag som ska bifogas ansökan, ansvarig för ansökan, samt ansvarig för att kontrollera/stämma av utbetalningar från Migrationsverket. Det framgår inte av intervjuer eller av rutin vem som ansvarar för att uppdatera rutinen eller när det ska ske. När det gäller ersättningar för ensamkommande barn, såväl asylsökande som med uppehållstillstånd, ska vissa ersättningar sökas av ansvarig handläggare inom IFO, medan andra ersättningar söks av det kommunala boendet. 6 För övriga ersättningar ska ansvariga handläggare för enskilda ärenden sammanställa underlag till administratör inom Socialförvaltningen som sedan ansöker om ersättning. Detta har emellertid ännu inte implementerats i praktiken, utan ansökningar hanteras av respektive handläggare. Vad gäller kostnader som uppstår inom äldre- och handikappomsorgen ska utförare enligt rutinen fakturera kostnader till IFO, varefter administratören sköter ansökan. Av intervjuer framgår dock att det finns en praxis där utförare direktfakturerar Migrationsverket kostnader efter förhandsbesked lämnats om ersättning. Det innebär i sin tur att utgifter bokförs som ordinarie verksamhetskostnader, istället för kostnadsställen inom flyktingmottagandet. Kopia på samtliga ersättningsansökningar ska enligt rutinen skickas till ekonom på Ekonomienheten som är kopplad till Socialförvaltningen. Efter beslut om ersättning inkommit från Migrationsverket skickas också denna till ekonomen. Detta för att 5 Rutin för ersättningar från Migrationsverket, Socialförvaltningen 2011-12-21. Av rutinen framgår Utvecklingsenheten ska skicka kopia på beslut för ev. bostadsanpassningsbidrag till IFO som sköter ansökan. 6 Av rutinen framgår att överförmyndaren ansvarar för att ansöka om kostnader för god man för ensamkommande barn. Vingåkers kommun 8 av 12

kunna följa huruvida kommunen får del av de ersättningar som man ansökt om, samt för att möjliggöra korrekt bokföring av kostnader och intäkter i ekonomisystemet. Detta arbetssätt har funnits även innan den nya rutinen togs fram, men av intervjuer framgår att den inte tillämpats genomgående. Det har medfört praktiska svårigheter att centralt följa upp och hålla ordning på de ersättningar som kommer in från Migrationsverket. Den nya rutinen har tagits fram för att åstadkomma en ökad samordning i hantering och ansökning av ersättningar, där administratören ska ha en samordnande funktion. Rutinen finns tillgänglig på kommunens intranät, men det har ännu inte genomförts några särskilda informationsinsatser eller diskussioner kring rutinens implementering bland de funktioner som berörs. Sedan tidigare finns det, framför allt inom IFO, vissa dokumenterade rutiner för ansökning av ersättningar. Dessa har emellertid inte uppdaterats fortlöpande och fångar heller inte upp aktuella ersättningsformer i samma utsträckning som den nya rutinen gör. Under intervjuerna har det dock förmedlats en bild av att handläggare håller sig löpande ajour om vilka typer av kostnader inom den egna verksamheten som är återsökningsbara. Det finns också pärmar där ansökningar och beslut om ersättning från Migrationsverket samlats, vilka omfattar ansökningar enligt såväl ErsF som Asylersättningsförordningen. 7 Enligt de intervjuade finns välupparbetade kontakter med Migrationsverket och avslag på ansökningar förekommer ytterst sällan. Enligt ersättningsförordningarna kan kommuner i vissa fall efter ansökan vara berättigade till ersättning för extraordinära strukturella kostnader för flyktingmottagandet och för asylsökande som inte täcks av övriga ersättningsformer (se bilaga). Enligt Socialförvaltningen har frågan varit uppe till diskussion, men att möjligheten till eventuell ersättning inte undersökts närmare. 3.3.2. Barn- och utbildningsförvaltningen Under höstterminen 2011 har Barn- och utbildningsförvaltningen tagit fram en ny rutin för ansökning av ersättningar från Migrationsverket avseende förskola/skola för asylsökande barn och ungdomar. 8 Tidigare har förskolechefer och rektorer skött ansökningarna för respektive verksamhet. Den nya rutinen innebär istället en centraliserad hantering inom förvaltningen. Enligt intervjuerna har förändringen gjorts bl a för att verksamheterna ska kunna tilldelas budgetmedel för uppkomna kostnader i avvaktan på att ersättning inkommit från Migrationsverket. Rutinen följer samma struktur som Socialförvaltningens rutin och har upprättats i samråd mellan förvaltningarna. Den innehåller således hänvisningar till förordning och paragrafer, konto för inbetalning samt kostnadsställen för redovisning av aktuella kostnader. På motsvarande sätt framgår när olika ansökningar ska göras, vilket underlag som ska bifogas ansökan, ansvarig för ansökan, samt ansvarig för att kontrollera/stämma av utbetalningar från Migrationsverket. Av intervjuer framkommer att förvaltningschefen ansvarar för att uppdatera rutinen, men inte hur ofta det ska ske. 7 Asylsökande bosatta i Vingåkers kommun är inskrivna på Migrationsverkets mottagningsenhet i Flen. Enligt mottagningsenhetens uppgifter har kommunen under år 2011 ansökt ersättningar för vård-placering av asylsökande för motsvarande 1 433 495 kr varav 1 358 274 kr beviljats. Motsvarande uppgifter om ansökta/beviljade medel för personer med uppehållstillstånd har inte kunnat erhållas från Migrationsverket. 8 Barn- och utbildningsförvaltningens rutiner för ersättningar från Migrationsverket, ej daterad. Vingåkers kommun 9 av 12

När det gäller ansökning av schabloniserade ersättningar för utbildning inom föroch grundskolan sammanställer förskolechef eller rektor elevunderlag varje månad till administratör inom Barn- och utbildningsförvaltningen som ansöker om ersättning kvartalsvis. För gymnasieskolan är det istället handläggare på Socialförvaltningen som inkommer om uppgift om antal elever, varpå administratören ansöker om medel. Administratören skickar i sin tur kopia på underlag till ekonom på Ekonomienheten som är kopplad till Barn- och utbildningsförvaltningen som upprättar en budgetprognoser för respektive verksamhet. Beslut om beviljade medel inkommer till administratören som stämmer av mot ansökan och skickar kopia till berörd verksamhet och ekonom som följer upp inbetalningar från Migrationsverket. Motsvarande hantering gäller även för övriga typer av ersättningar som kommunen kan söka, exempelvis för barn i behov av särskilda stödinsatser mm. 9 I dessa fall inhämtas även vid behov kompletterande underlag från Socialförvaltningen. Barnoch utbildningsförvaltningen har också tagit fram specificerade beräkningsbelopp för kommunens kostnader, något som dock inte framgår av rutinen. Enligt de intervjuade är det sällsynt med avslag från Migrationsverket. Men man har uppfattat en praxisförändring som innebär att det är svårare att få ersättning för extraordinära kostnader för skolverksamhet på gruppnivå. Tidigare har förvaltningen bl a sökt och fått ersättning för särskild undervisningsgrupp och sommarskola för asylsökande elever. 3.3.3. Vår analys och bedömning Vi ser positivt på att Socialförvaltningen utarbetat en ny enligt vår bedömning ändamålsenlig rutin för ansökning av statliga ersättningar inom flyktingmottagandet. Den ger en god översikt av aktuella förordningar och ersättningsformer och innehåller en tydlig ansvarsfördelning vid ansökan och uppföljning av huruvida ersättningar beviljas enligt ansökan. En tydlig struktur finns även för redovisning av intäkter och kostnader på projektnivå. Det är också bra att det införts en samordnande funktion inom Socialförvaltningen som utgör kontaktyta både gentemot Migrationsverket och Ekonomienheten. Vi betonar dock vikten av att ytterligare insatser görs för att implementera rutinen bland de funktioner som berörs, eftersom vår granskning visar på vissa brister i den praktiska tillämpningen. På motsvarande sätt är vi positiva till att Barn- och utbildningsförvaltningen tagit fram en ny rutin i samråd med Socialförvaltningen, som enligt vår bedömning också är ändamålsenlig. Den centrala hanteringen med en tydlig samordningsfunktion ger en god kontaktyta gentemot Migrationsverk och Ekonomienhet. Löpande avstämningar med ekonomienheten ger också möjlighet att justera verksamheternas budget i enlighet med de intäkter som prognostiseras. Redovisning i ekonomisystemet baseras på särskilda kostnadsställen. Vi uppfattar att rutinen är välförankrad bland berörda funktioner och att tillämpningen fungerar väl i praktiken. 9 Enligt mottagningsenhetens uppgifter har kommunen under år 2011 ansökt ersättningar för skola-förskola för asylsökande för motsvarande 5 285 295 kr varav 4 925 766 kr beviljats, ansökningar om 815 300 kr är ännu ej beslutade. Beloppen avser såväl schabloniserad ersättning för skola/förskola, som extraordinära kostnader. Vingåkers kommun 10 av 12

Vi anser vidare att möjligheten att söka ersättning för extraordinära strukturella kostnader för flyktingmottagande och asylsökande bör undersökas mot bakgrund av att en relativt stor andel asylsökande finns bosatta i kommunen. 3.4. Nämndernas uppföljning Som komplement i vår granskning har vi översiktligt tagit del av nämndernas ekonomiska månadsuppföljning, delårsbokslut, samt interna kontrollplaner under 2011. Socialnämnden har behandlat ekonomiska månadsrapporter regelbundet. Dessa tar upp väsentliga avvikelser i förhållande till budget. Statliga ersättningar inom det ordinarie flyktingmottagandet, samt för asylsökande berörs inte närmare. Ekonomiutfallet för boendet för ensamkommande barn har följts upp regelbundet. I delårsrapporten konstateras bl a att verksamheten helt ska finansieras med statsbidrag, men att det är för tidigt att säga hur den planerade budgeten kommer att hålla i längden, samt att intäktssidan är delvis osäker. Av boendets redovisning för oktober 2011 framgår att mottagandet går mot ett underskott på ca 500 tkr på grund av att vissa kostnader blivit högre än beräknat. Socialnämnden internkontrollplan innehåller inga aktiviteter som rör statliga ersättningar inom flyktingmottagandet, men det är fastställt att budgetuppföljning ska ske månadsvis. Barn- och utbildningsnämnden har behandlat ekonomiska månadsrapporter regelbundet. Dessa tar upp väsentliga avvikelser i förhållande till budget. Statliga ersättningar beträffande asylsökande barn tas också upp som en avvikelse i april och maj där det framkommer att verksamheterna inväntar intäkter för asylsökande som ännu inte betalats ut av Migrationsverket. I delårsrapporten konstateras att asylverksamheten ska ge nollresultat, men att årsprognosen visar på ett underskott på 250 tkr. I internkontrollplan fastställd av Barn- och utbildningsnämnden framgår att budget och redovisning utgör ett utvecklingsområde, men det finns inga övriga aktiviteter kopplat till statliga ersättningar för asylsökande inom skolan. 3.4.1. Kommentar Vi konstaterar att nämnderna följer upp ekonomin regelbundet och att denna uppföljning omfattar de verksamheter som finansieras med hjälp av statliga ersättningar för asylsökande och ordinarie flyktingmottagande inkl. ensamkommande barn. Ersättningar berörs såtillvida att det exempelvis kan vara svårt att uppskatta intäkter inom verksamheten för ensamkommande barn eller att ansökta ersättningar för asylsökande inom skolan ännu inte utbetalats från Migrationsverket. Vi har inte kunnat verifiera huruvida det sker någon övrig återkoppling till nämnderna i vilken utsträckning som olika verksamheter ansökt och fått ersättning beviljad från Migrationsverket för asylsökande och flyktingar. Nämndernas interna kontrollplaner innehåller inte några kontrollpunkter på området. Vingåkers kommun 11 av 12

2012-03-29 Jukka Törrö Projektledare Lars Wigström Uppdragsledare Vingåkers kommun 12 av 12

Bilaga Personer med uppehållstillstånd mottagna före 1 dec 2010 Förordning (1990:927) om statlig ersättning för flyktingmottagande m.m. (ErsF) Ersättning Belopp 2011 Automatisk/ Ansökan (blankett) Ansökan & underlag Grundersättning 568 200 kr/år Automatisk Utbetalas vid årets början eller ny överenskommelse Schablonersättning (10-13 ) 189 400 kr/år (16-64 år) Automatisk Utbetalas var tredje månad under två år 116 300 kr/år (under 16 år) 69 900 kr/år (65 år -) Äldre, sjuka, funktionshindrade (17-20 ) - Ek. bistånd (SoL) from 20 mån efter mottagande (ej över 65 år) - Stöd och hjälp i boendet, särskilda boendeformer för service och omvårdnad (SoL) - Färdtjänst Faktisk kostnad 75 % av kostnad Ansökan (4476/4477) - LSS/LASS, bostadsanpassningsbidrag - Varaktig hälso-/sjukvård(minst tre år) Extra ersättning för att påskynda arbetsmarknadsetablering 10 - Mottagna jan nov 2010 65 % av kostnad Faktisk kostnad vid minsta totalkostad 60 000 kr/pers/år 10 000 kronor 20 000 kronor för personer med arbetspraktik/arbete i minst fem mån alt. uppnått minst G i SFI inom 12 mån Automatisk Ansökan (4486) I efterskott varje år, första ansökan inom tre år från mottagningsdatum. Beslut färdtjänst, hemtjänst m.m. Läkarutlåtande att sjukdom/funktionshinder medför att personen inte kan försörja sig och att situationen förelåg vid ankomst till Sverige eller har direkt samband med flyktingsituationen, samt att ev vårdbehov kvarstår i minst tre år, kostnadsunderlag Senast under 2012. Praktik- /anställningsintyg, Sfi betyg/studieväg Ensamkommande barn (21-22 ) - Vård i annat hem än barnets eget (SoL, LVU) Faktisk kostnad Ansökan (4475) Kvartalsvis, inom ett år efter utgången period. Placeringsbeslut, beslut fortsatt vård efter fyllda 18 år, kostnadsunderlag 10 Förordning (2009:1561) om extra ersättning till kommuner 2010 för att påskynda utlänningars etablering på arbetsmarknaden. Vingåkers kommun 1 av 4

- Boendeplatser 1600 kr/dygn avtalad plats + 300 kr/dygn belagd plats Betydande extraordinära kostnader (strukturella/individbaserade) (26, 38 ) - T ex kvotflyktingar, LVU/LVM-placeringar, andra särskilda stödinsatser (SoL) Ersättning efter tillgång (60 mkr finns att fördela 2011, avser insatser under mottagningsår + tre år) Automatisk/ansökan (4482) Ansökan (ej särskild blankett) Kvartalsvis, inom ett år efter utgången period. Beslut fortsatt vård efter fyllda 18 år Senast 30 sep 2011 för kostnader 2010 första halvåret2011. Beslut t ex SoL/LVU, kostnadsunderlag Personer med uppehållstillstånd mottagna efter 1 dec 2010 Förordning (2010:1122) om statlig ersättning för insatser för vissa utlänningar (NyErsF) Ersättning Belopp 2011 Automatisk/ Ansökan (blankett) Ansökan & underlag Grundersättning (9 ) 568 200 kr/år Automatisk Utbetalas vid årets början eller vid ny överenskommelse Schablonersättning (10-14 ) 80 000 kr (20-64 år) Automatisk Utbetalas var tredje månad under två år 80 000 kr (under 20 år) 50 000 kr (65 år -) Initiala kostnader för ekonomiskt bistånd (15-17 ) 3 000 kr (under 20 år) 7 500 kr (20-64 år fr EBO) 4 000 kr (20-64 år fr ABO eller anknytning) Automatisk Utbetalas en månad efter mottagandet Ekonomiskt bistånd (19-21 ) - Mottagna ej rätt till etableringsplan (ej över 65 år), el pga sjukdom, nedsatt prestationsförmåga förhindrad delta på heltid el av samma orsak ej kan försörja sig efter avslutad etableringsplan - Ensamkommande ungdomar 18-20 år i eget boende som går i gymnasiet Äldre, sjuka, funktionshindrade (22-27 ) - Stöd och hjälp i boendet, särskilda boendeformer för service och omvårdnad (SoL) - LSS/LASS, bostadsanpassningsbidrag Faktisk kostnad 75 % av kostnad Ansökan (4488) Ansökan (4488/4477) Årsvis i efterskott, första ansökan inom tre år från mottagningsdatum. Intyg att personen uppfyller krav, kostnadsunderlag Årsvis i efterskott, första ansökan inom tre år från mottagningsdatum. Beslut om hemtjänst, LSS/LASS mm. Läkarutlåtande att sjukdom/ funktionshinder förelåg vid mottagandet, samt att ev vårdbehov kvarstår i Vingåkers kommun 2 av 4

- Varaktig hälso-/ sjukvård (minst tre år) Faktisk kostnad vid minsta tot kostnad 60 000 kr/pers/år Ensamkommande barn (28-31 ) - Vård i annat hem än barnets eget (SoL, LVU) Faktisk kostnad Ansökan (4473) minst tre år, kostnadsunderlag Kvartalsvis, inom ett år efter utgången period. Placeringsbeslut, kostnadsunderlag - Boendeplatser - Schablonersättning engångsbelopp Vissa betydande särskilda kostnader (strukturella/individbaserade) (32 ) - Ex kvotflyktingar, underlätta anvisning av personer/och familjer med särskilda behov, LVU-/LVM-placeringar, andra särskilda stödinsatser (SoL) 1600 kr/dygn avtalad plats + 300 kr/dygn belagd plats 30 000 kr Ersättning efter tillgång (60 mkr finns att fördela 2011, avser mottagningsår + tre år) Automatisk/ansökan (4482) Automatisk Ansökan (ej särskild blankett) Kvartalsvis, inom ett år efter utgången period. Beslut fortsatt vård för den som fyllt 18 år Senast 30 sep 2011 för kostnader 2010 första halvåret 2011. Beslut t ex SoL/LVU, kostnadsunderlag Asylsökande Förordning (2002:1118) om statlig ersättning för asylsökande m.fl. (asylersättningsförordningen) Ersättning Belopp 2011 Automatisk/ Utbildning (5-6 ) - Förskola - Förskoleklass - Grundskola, grundsärskola eller specialskola - Gymnasieskola eller gymnasiesärskola Extraordinära kostnader skolverksamhet (5 ) - Särskilda stödinsatser (individbaserade), t ex elevassistent - Extra (särskild anordnade) skollokaler, skolskjuts särskolebarn Ensamkommande asylsökande barn 37 200 kr/år 30 500 kr/år 59 600 kr/år 67 600 kr/år Faktisk kostnad Ansökan (blankett) Ansökan (4472) Ansökan (ej särskild blankett) Ansökan & underlag Kvartalsvis per undervisningsform, inom ett från utgången period Kvartalsvis, inom ett år från utgången period. Utlåtande om behov och beskrivning av stödinsatser, kostnadsunderlag Vingåkers kommun 3 av 4

(1, 4, 7, 8, 11 ) - Grundersättning - Trasport till kommun 500 000 kr/år Faktisk kostnad Automatisk Ansökan (4489) Utbetalas vid året början eller ny överenskommelse Kvartalsvis, inom ett år efter utgången period - Vård i annat hem än barnets eget (SoL, LVU) - Utredning (SoL) - Boendeplatser - God man Faktisk kostnad 39 000 kr familjehem 31 000 kr HVB-hem 1 600 kr/dygn avtalad plats + 300 kr/dygn belagd plats Faktisk kostnad Vård av barn (7 ) - Vårdinsatser (SoL, LVU) Faktisk kostnad Förebyggande stödinsatser för barn ( 11 a) Extraordinära (strukturella) kostnader för asylsökande inkl. ensamkommande barn (11 ) Ersättning efter tillgång (Under 2011 fördelas 5 mkr till berörda kommuner och 45 mkr utifrån antal barn) Faktisk kostnad Ansökan (4473) Ansökan (4490) Automatisk/ansökan (4482) Ansökan (4480) Ansökan (4473) Automatisk Ansökan (ej särskild blankett) Kvartalsvis, inom ett år efter utgången period. Placeringsbeslut, del av utredning/vårdplan, beslut om fortsatt vård för den som fyllt 18 år, kostnadsunderlag Kvartalsvis, inom ett år efter utredning, placeringsbeslut Kvartalsvis, inom ett år efter utgången period. Beslut fortsatt vård för den som fyllt 18 år Kvartalsvis, inom ett år efter utgången period. Arvodesbeslut Kvartalsvis, inom ett år efter utgången period. Placeringsbeslut, utredning/ vårdplan, kostnadsunderlag Utbetalas i maj I efterskott, inom ett år från utgången period. Vingåkers kommun 4 av 4