Beslutad av regionstyrelsen 2012-09-27 Sida 1 Enheten för kommunikation Hedvig Bergenheim, 054-701 10 19 hedvig.bergenheim@regionvarmland.se Informations- och kommunikationspolicy för Region Värmland Policyn anger förhållningssätt, lagstiftning, giltighet och ansvar för intern och extern kommunikation. Förhållningssätt Region Värmland är en offentlig, politiskt styrd och skattefinansierad organisation. Medborgarnas rätt till information om vår verksamhet är grundläggande och självklar. Region Värmlands kommunikation vilar på organisationens värdegrund (lyhördhet, handlingskraft och kompetens) och ska fungera som ett strategiskt verktyg för att uppnå verksamhetens vision och mål. Vi ska agera planerat, trovärdigt, professionellt och uppmuntra till dialog i all kommunikation såväl internt som externt. En enhetlig och genomtänkt kommunikation bidrar till att stärka Region Värmlands varumärke. Vår kommunikation ska vara: Saklig informationen ska vara korrekt och relevant Begriplig vi ska använda ett språk som är enkelt och tydligt Tillgänglig den som efterfrågar information ska enkelt och snabbt kunna ta del av den Offensiv vi är öppna för nya sätt att kommunicera, tar initiativ och strävar efter att ligga steget före Målgruppsanpassad budskap och kanal ska anpassas för att på bästa sätt nå målgruppen Region Värmland - kommunalförbund Postadress Box 1022 651 15 KARLSTAD Besöksadress Lagergrens gata 2 Telefon 054-701 10 00 vx Fax 054-701 10 01 E-post kansliet@regionvarmland.se Webbplats www.regionvarmland.se Orgnr 222000-1362 Bankgiro 5344-2984 PlusGiro 437 33 98-9
REGION VÄRMLAND 2 Kompletterande dokument Kommunikationspolicyn kompletteras med följande dokument: kommunikations- och aktivitetsplan (tas fram löpande varje år) grafisk profil sponsringspolicy riktlinjer för tillämpning av Region Värmlands informations- och kommunikationspolicy E-delegationens riktlinjer för myndigheters användning av sociala medier. plan för hantering av krissituationer Lagstiftning Som offentligt organ har Region Värmland följande att ta hänsyn till: Regeringsformen som reglerar allas rätt till åsiktsfrihet och yttrandefrihet. Tryckfrihetsförordningen och Offentlighets- och sekretesslagen som reglerar offentlighet och sekretess för handlingar inom organisationen. Alla handlingar som kommit in till, eller upprättats av myndigheten är allmänna och offentliga, med undantag av de som faller under offentlighets- och sekretesslagen. Meddelarfrihet offentlighetsanställdas rätt att lämna information till medier i publiceringssyfte. Meddelarfriheten kompletteras med ett efterforskningsförbud för arbetsgivaren att efterforska källan. Andra lagar som är viktiga att ta hänsyn till när vi kommunicerar är: Förvaltningslagen, som bland annat reglerar Region Värmlands serviceskyldighet gentemot medborgare och allmänhet. Personuppgiftslagen, som handlar om att skydda personuppgifter så att den personliga integriteten inte kränks. Kommunallagen, som reglerar kommuners och landstings befogenheter.
REGION VÄRMLAND 3 Giltighet Kommunikationspolicyn gäller för alla Region Värmlands verksamheter Ansvar Alla medarbetare inom Region Värmland har ett ansvar för att bidra till: god kommunikation, såväl intern som extern, genom att hämta, förmedla och söka information öppenhet och delaktighet genom att kommunicera med kollegor, chefer och externa målgrupper. Regionstyrelsen är via regiondirektören ytterst ansvarig för Region Värmlands övergripande kommunikation. Regionråden har ansvar för den politiska kommunikationen som rör Region Värmland. För de frågor som rör kollektivtrafiknämnden ansvarar nämndens ordförande. Kommunkationschefen har ett övergripande ansvar för organisationens interna och externa rutiner och kanaler vid kommunikation, samt ansvar för policy-, webb- och varumärkesfrågor. Detta inbegriper exempelvis att: planera, samordna, ta fram strategier och riktlinjer för kommunikation samt att följa upp och utvärdera dessa att ge råd och stöd i strategiska kommunikationsfrågor. Varje chef/verksamhetsledare/rektor/projektledare/strateg har kommunikationsansvar inom sitt område såväl internt som externt. Kommunikation ska användas som ett strategiskt verktyg för att nå vision och mål. Internt innebär det att till de egna medarbetarna kommunicera sådant som rör mål, strategier, organisation, ekonomi och aktuella frågor för såväl den egna verksamheten som organisationen som helhet. Det handlar om att ge medarbetarna möjlighet till delaktighet. Chef/verksamhetsledare/rektor/projektledare/strateg har även ansvar för att kommunikationsflödet fungerar inom och mellan den egna verksamheten och ledningen samt med övriga organisationen. Externt innebär det att i samråd med enheten för information och marknadsföring planera och genomföra kommunikationsinsatser för den egna verksamheten.
REGION VÄRMLAND 4 Vid planering av alla större projekt åligger det varje chef/verksamhetsledare/rektor/projektledare/ strateg att se till att det finns resurser för kommunikationsinsatser i projektets budget. Ansvar vid mediekontakter Region Värmland ska välkomna mediernas granskande roll. Medierna ska kunna förvänta sig ett professionellt bemötande, snabbt få tillgång till korrekt information och hänvisas till en kontaktperson. När Region Värmlands medarbetare kontaktas av medierna ska i första hand närmaste chef informeras. Enheten för kommunikaton ska också informeras för att ge råd i mediestrategiska frågor om ingen annan överenskommelse har gjorts. Region Värmlands kontaktperson i mediefrågor är i första hand kommunikationschefen eller annan utsedd person vid enheten för kommunikation.. Enheten för kommunikation ansvarar för alla planerade mediekontakter och beslutar i samråd med chef/verksamhetsledare/rektor/projektledare/strateg om i vilka fall pressmeddelanden och presskonferenser ska skrivas respektive hållas. Huvudsakliga talespersoner i politiska och organisationsövergripande frågor är regionråden. För frågor som rör kollektivtrafik är kollektivtrafiknämndens ordförande talespersperson. Vid specifika frågor som rör verksamheter och sakfrågor bör regondirektör, biträdande regiondirektör, verksamhetsledare eller sakkunnig tjänsteman vara talesperson alternativt komplettera regionråd och ordförande för kollektivtrafiknämnden med sin sakkunskap. Vem som uttalar sig vid planerade mediekontakter (exempelvis presskonferens och pressmeddelande) bestäms i samråd med enheten för kommunikation. Intern kommunikation Den interna kommunikationen ska genom tydlighet vad gäller vision, mål och budskap samt ett effektivt informationsflöde bidra till att Region Värmland når vision och mål. Ett kommunikativt ledarskap ska genomsyra verksamheten, det vill säga att kommunikation ska vara ett verktyg för personer i arbetsledande ställning.
REGION VÄRMLAND 5 Syfte Den interna kommunikationen ska bidra till att alla anställda känner ansvar, motivation och delaktighet. Kommunikationen ska uppmuntra till engagemang och dialog och bidra till att en gemensam förståelse för och helhetssyn på verksamheten uppnås. Det ska i sin tur bidra till att alla anställda tar ansvar för den egna rollen och dess betydelse för den totala verksamheten. Utgångspunkter Dialog är vårt grundläggande synsätt på kommunikation. Det handlar inte om envägsinformation från ledningen ned i organisationen, utan om en process där alla anställda utbyter information med varandra. Kommunikationen ska bygga på respekt och lyhördhet. Alla medarbetare är aktörer och har ett ansvar för att bidra till god intern kommunikation genom att hämta, förmedla och söka information. Målgrupper aktörer Målgrupper och aktörer för den interna kommunikationen är: anställda regionråd Kommunikationskanaler Interna kommunikationskanaler väljs utifrån målgrupp och syfte med kommunikationsinsatsen. för kommunikation som rör det dagliga arbetet rekommenderas personlig kommunikation i kombination med arbetsmöten och information på intranätet för kommunikation om mål, riktlinjer, ekonomi och organisationsförändringar förordas stora informationsmöten som huvudkanal, i kombination med att mindre möten för den egna verksamheten hålls och att beslut och underlag görs tillgängliga för alla på intranätet när det gäller nyheter och information om det aktuella läget inom organisationen, vad som hänt och ska hända, är intranätet huvudkanal huvudkanal när det gäller att forma vi-känslan är den muntliga dialogen vid personliga möten samt intranätet information som berör alla/många ska läggas på intranätet inte skickas via e-post kanaler när det gäller information till folkhögskolornas elever ansvarar varje skolas lärare och rektor för. Utseendemässigt ska den interna kommunikationen följa den grafiska profilen för Region Värmland.
REGION VÄRMLAND 6 Extern kommunikation Den externa kommunikationen avser den kommunikation som i första hand är riktad till mottagare utanför organisationen Region Värmland.. Syfte Extern kommunikation är ett verktyg som stärker våra möjligheter att genomföra vårt uppdrag samt att nå våra mål och visioner. Genom att långsiktigt och konsekvent förmedla en enhetlig bild av Region Värmland stärks varumärket och organisationen förknippas med vissa värden.. Region Värmland ska genom sitt agerande och sin kommunikation uppnå högt anseende inom och utanför Värmland, bland såväl politiska instanser, företag, organisationer som hos allmänheten. Utgångspunkter Kommunikation ska vara en integrerad del i all verksamhet och bör beskrivas i verksamhetsplanen. Region Värmlands chefer och verksamhetsledare tar ansvar för och utvecklar sitt kommunikativa ledarskap. Det innebär att man ser kommunikation som en ledstjärna och ett strategiskt verktyg för att driva verksamheten framåt. Alla medarbetare är aktörer och har ett ansvar för att bidra till god extern kommunikation genom att hämta, förmedla och söka information. Målgrupper och intressenter Målgrupper och intressenter för den externa kommunikationen är: Region Värmlandsstyrelse och kollektivtrafiknämnd Region Värmlands medlemmar, det vill säga kommunerna och landstinget i Värmland riksdag, regering och statliga myndigheter intresseorganisationer näringsliv medier allmänheten potentiella elever vid Region Värmlands folkhögskolor regioner, samverkansorgan och regionkommuner verksamhets- och projektspecifika målgrupper internationella kontakter. Kommunikationskanaler Beroende på vilken målgrupp och vilket innehåll den externa kommunikationen har ska lämplig kanal väljas: Mediekommunikation redaktionellt utrymme genom pressmeddelanden eller andra aktiviteter som medför publicitet. När det gäller medierelationer är det viktigt att vara proaktiv. Medieaktiviteter ska i god tid planeras i
REGION VÄRMLAND 7 samråd med enheten för information och marknadsföring. o Pressmeddelanden används för att nå ut i olika frågor i syfte att få redaktionell publicitet. o Presskonferenser/pressträffar anordnas i särskilda fall där frågan bedöms ha ett högt nyhetsvärde eller är för komplex att förklara/beskriva i enbart ett pressmeddelande. Vid en pressträff finns möjlighet att ge många journalister och intressenter information samtidigt och möjlighet till diskussion och dialog. Masskommunikation köpt medieutrymme (exempelvis annonser i tidningar och tidskrifter, radio-/bio-/tvreklam, Internetannonsering), eller utskick av direktreklam. Personlig kommunikation öppet hus, seminarier, föreläsningar, nätverk, referensgrupper, med mera. Webb regionvarmland.se är Region Värmlands främsta kanal för uppdaterad och snabb information. Webben som huvudkanal ska alltid övervägas eftersom den möjliggör snabb och kostnadseffektiv informationsspridning. Grundprincipen är att webben alltid ska vara en kompletterande kanal till andra kanaler för extern kommunikation. Vi ska sträva efter att tillgänglighetsanpassa webbplatsen. o Portalen varmland.se Region Värmland ansvarar för att förvalta, utveckla och uppdatera portalen varmland.se. o Värmlands gemensamma 24-timmarsbibliotek, bibliotekvarmland.se Region Värmland har ett övergripande ansvar, tillsammans med deltagande kommunbibliotek, för att lägga in, förvalta, utveckla och uppdatera innehållet. Digitala nyhetsbrev används för att kommunicera med en väl avgränsad målgrupp med riktad eller mer anpassad information. Nyhetsbrev ska följa Region Värmlands grafiska profil och utformas så att de lotsar besökare/läsare till regionvarmland.se eller dess verksamhetssajter. Nyhetsbrev startas i samråd med enheten för kommunikation. Trycksaker informations- och marknadsföringsmaterial. Angående utformning av trycksaker, se Region Värmlands grafiska profil.
REGION VÄRMLAND 8 Sponsring Enheten för kommunikation har ansvaret för att varumärket Region Värmland profileras i önskade sammanhang och förknippas med de värden som önskas. Sponsring av olika events, föreningar och arrangemang är en del av marknadsföringen av organisationen. Våra huvudmän, allmänheten och anställda ska alltid känna förtroende för att Region Värmlands verksamhet bedrivs sakligt och korrekt. Därför ska noggranna överväganden göras i samtliga fall som rör sponsring. All sponsorverksamhet som inbegriper Region Värmland ska präglas av öppenhet och tåla granskning från mediernas och allmänhetens sida. Region Värmland har en sponsringspolicy där kriterierna för sponsring definieras. PR-aktiviteter I den mån Region Värmland initierar PR-aktivteter ska dessa noga övervägas så att de stämmer överens med identiteten och den värdegrund vi arbetar utifrån. Enheten för kommunikation har övergripande ansvar för sådana insatser för att säkerställa enhetlighet. Sociala medier Sociala medier används som kanaler för kommunikation, för att skapa relationer, främja dialog, dela kunskap och bilder, musik och filer. Region Värmland uppmuntrar sina medarbetare att känna till och använda sociala medier. Det pågår ett ständigt samtal och kunskapsutbyte i olika sociala medier, det är därför viktigt för oss som verkar i en utvecklingsorganisation att förstå och kunna kommunicera i dessa kanaler. I yrkesrollen ska sociala medier hanteras på samma sätt som andra kommunikationskanaler. Från juridisk synvinkel innebär det bland annat att bestämmelser i tryckfrihetsförordningen, personuppgiftslagen och offentlighetsoch sekretesslagen ska beaktas. Roller och ansvar Bloggar, Facebookkonton, Twitterkonton och liknande för Region Värmlands räkning ska upprättas efter beslut av närmaste chef och i samråd med enheten för kommunikation. Frågor och kommentarer som uppstår i de valda kanalerna ska hanteras på samma sätt som i andra kanaler, och det bör därför finnas en ansvarig person (ansvarig utgivare). Enheten för kommunikation ansvarar för att samordna och lista vilka konton Region Värmland har i sociala medier.
REGION VÄRMLAND 9 Det är viktigt att tydliggöra för dem man kommunicerar med när man deltar i ett sociala medium som privatperson och när man gör det i egenskap av anställd hos Region Värmland. Det ska definieras på sidan/bloggen att Region Värmland som organisation står bakom sidan/bloggen och ansvarar för innehållet. Innan sidan/bloggen startas ska det även bestämmas vem/vilka som ska uttala sig i vilka typer av frågor i det sociala mediet. Folkhögskolor och sociala medier Alla folkhögskolor bör informera sina kursdeltagare vid kursstart om att Region Värmland har riktlinjer för närvaro och kommunikation i sociala medier. Information vid krissituation Intern och extern kommunikation i krissituationer påverkas ofta av att informationsarbetet sker under press, tidsmässig och psykisk, med snabba prioriteringar och ställningstaganden. I en krissituation är det likafullt av största vikt att informationsinsatserna planeras och genomförs på ett genomtänkt och strukturerat sätt; vilken information ska lämnas, vilka ska informeras när och av vem? Informationen ska alltid vara samstämmig till alla målgrupper och ska enbart baseras på kontrollerade fakta. En särskild plan för hantering av krissituationer finns och i denna ingår riktlinjer för kriskommunikation.