HELMET- BIBLIOTEKENS, dvs ESBO, GRANKULLA, HELSINGFORS OCH VANDA STADSBIBLIOTEKS KUNDREGISTER 15.05.2008 1 REGISTRETS NAMN 2 REGISTERUPPRÄTTHÅLLARE 3 REGISTERANSVARIGA 4 REGISTRETS SYFTE OCH GRUNDEN FÖR DESS UPPRÄTTHÅLLANDE 5 REGISTRETS INNEHÅLL 6 REGISTRETS NORMALA KÄLLOR 7 NORMAL ÖVERLÅTELSE AV PERSONUPPGIFTER 8 INTERNT BRUK AV REGISTRET 9 REGISTRETS KOPPLING TILL ANDRA PERSONREGISTER 10 SKYDDANDE AV REGISTRET 11 FÖRVARING, ARKIVERING OCH UTPLÅNANDE AV PERSONREGISTRET OCH REGISTERUPPGIFTERNA 12 INFORMATION TILL DEN REGISTRERADE 13 RÄTT ATT GRANSKA REGISTRET 14 RÄTTELSE AV REGISTERUPPGIFTERNA 15 FÖRBUDSRÄTT 16 REGISTERADMINISTRATION 17 INTERNA ANVISNINGAR OCH UTBILDNING GÄLLANDE REGISTRET
1 REGISTRETS NAMN 2 REGISTERUPPRÄTTHÅLLARE HelMet-bibliotekens kundregister Esbo stadsbibliotek PB 36 02070 Esbo stad Helsingfors stadsbibliotek PB 4100 00099 Helsingfors stad Grankulla stadsbibliotek PB 1 02701 Grankulla Vanda stadsbibliotek Näckrosvägen 4 01300 VANDA 3 REGISTERANSVARIGA OCH PERSONER SOM SKÖTER REGISTERFRÅGOR Tarja Hämäläinen Esbo stadsbibliotek PB 36 02070 Esbo stad tfn: (09) 8165 7644 e-post: tarja.hamalainen@espoo.fi Satu Holmberg Helsingfors stadsbibliotek PB 4101 00099 Helsingfors stad tfn: (09) 3108 5308 e-post: satu.holmberg@hel.fi Laura Kohta Grankulla stadsbibliotek PB 1 02701 GRANKULLA tfn. (09) 505 6402 e-post: laura.kohta@kauniainen.fi
Kristiina Suvela Vanda stadsbibliotek/dickursby bibliotek Näckrosvägen 4 01300 VANDA tfn. (09) 8392 3682 e-post: kristiina.suvela@vantaa.fi Ansvarspersonerna ger närmare information om registret och den registrerades rätt att granska och korrigera de egna uppgifterna. 4 REGISTRETS SYFTE OCH GRUNDEN FÖR DESS UPPRÄTTHÅLLANDE 5 REGISTRETS INNEHÅLL De registrerade är bibliotekens kunder. Biblioteken använder registret för att övervaka utlåningen, för indrivning och för statistiska ändamål. Kundregistret är ett nödvändigt redskap för bibliotekens övervakning av utlåningen, indrivningen och statistikföringen. Kunderna har tillgång till en del av registeruppgifterna via webbadressen www.helmet.fi. Kunden kan för eget bruk spara uppgifter enligt servicebeskrivningen. I registret upptas följande uppgifter om de registrerade personerna - namn, personbeteckning, bibliotekskortets signum, krypterad Pinkod, adress, telefonnummer, e-postadress, födelsedatum, kundkategori (barn, vuxen, hemservicekund, inrättning) - för statistiska ändamål: kön, modersmål - för att möjliggöra sändande av kundpost: språk (finska, svenska, engelska) och försändningssätt (post, e-post) - låneövervakningsuppgifter, giltiga lån och reserverat material - outredda frågor (t ex obetalda avgifter) och därmed förknippade anmärkningar. På motsvarande sätt registreras personuppgifterna för den som fungerar som ansvarig person för ett barn som inte fyllt 15 år, en inrättning eller ett samfund. En del av registeruppgifterna är tillgängliga för kunden på webbadressen www.helmet.fi. För att kunna bekanta sig med de egna uppgifterna behöver kunden ett bibliotekskort och en personlig Pinkod. Kunden kan för eget bruk spara uppgifter enligt servicebeskrivningen.
6 REGISTRETS NORMALA KÄLLOR Kunden ger uppgifterna. På webbadressen www.helmet.fi. kan kunden också själv uppdatera en del av registrets kunduppgifter Uppdateringen kräver att kunden har ett bibliotekskort och en personlig Pin-kod. Uppgifterna kan jämföras med uppgifterna i befolkningsdatasystemet. 7. NORMAL ÖVERLÅTELSE AV PERSONUPPGIFTER Till indrivning överlämnas en gång/vecka som linjeöverföring uppgifter om sådana registrerade personer som har lån som inte returnerats trots att 60 dygn gått sedan förfallodagen. Uppgifterna består av det registrerade namnet, den ansvariga personens namn, adress, telefonnummer och personbeteckning samt förfallodag, titel och priset på det icke returnerade materialet. 8 INTERNT BRUK AV REGISTRET Registret används av de personer som sköter stadsbibliotekens kundbetjäning. Registret ligger till grund för statistik som ska föras så att de registrerade personerna inte kan identifieras. 9 REGISTRETS KOPPLING TILL ANDRA PERSONREGISTER 10 SKYDDANDE AV REGISTRET Registret kopplas inte till andra register. A. Manuellt material Indrivningsbyråns rapporter över låntagare och material som överförts till indrivning förvaras i biblioteket i låsta skåp. B. Uppgifter som sparats i biblioteksdatasystemet Enligt avtal som ingåtts med leverantören av bibliotekssystemet svarar leverantören för det tekniska skyddet av uppgifterna. Bruket av systemet kräver nyckeltal och lösenord. Användningsrätten upphör då personen övergår till andra uppgifter och lämnar de arbetsuppgifter för vilka han/hon behövt användningsrätt till kundregistret. Personalen har tystnadsplikt i enlighet med sitt arbetsavtal.
Kundregistret är skyddat mot externt bruk. Kunderna har tillgång till en del av personuppgifterna i registret via webbadressen www.helmet.fi. För att få tillgång till uppgifterna behövs bibliotekskort och en personlig Pin-kod. Ovan nämnda uppgifter är skyddade med SSL-kryptering. 11 FÖRVARING, ARKIVERING OCH UTPLÅNANDE AV PERSONREGISTRET OCH REGISTERUPPGIFTERNA 12 INFORMATION TILL DEN REGISTRERADE 13 RÄTT ATT GRANSKA REGISTRET A. Manuellt material Indrivningsbyråns rapporter om de låntagare och det material som överförts till indrivning förvaras i biblioteket i låsta skåp. Sedan materialet återlämnats och avgiften betalts arkiveras utskrifterna och efter fataljetiden körs materialet genom en dokumentförstörare. B. Uppgifter som sparats i bibliotekssystemet I samband med återlämnandet raderas de låntagarspecifika uppgifterna om lånet ur kundregistret. Uppgifterna om de avgifter kunden betalt sparas i registret i ca en månads tid. Uppgifter om reservationer som kunden annullerat sparas i registret ca en månad. Uppgifterna arkiveras inte separat. Biblioteket kan ur registret stryka kunduppgifter som inte använts på länge. På bibliotekskortet som kunden får finns information om den wwwadress som är länkad till personregisterbeskrivningen och stadsbibliotekens www-sidor. Registreringen nämns också i HelMet-bibliotekens regler, som kunderna får då de ansöker om bibliotekskort. Efter att ha företett identitetsbevis kan den registrerade granska vilka uppgifter som registrerats om honom i kundregistret. Den registrerade kan anhålla om att få utnyttja sin granskningsrätt personligen eller skriftligt till den i punkt 3 nämnda ansvariga för registret. Granskningsrätten förverkligas huvudsakligen inom en vecka, räknat från det begäran framställts.
14 RÄTTELSE AV REGISTERUPPGIFTERNA 15 FÖRBUDSRÄTT 16 REGISTERADMINISTRATION Om man konstaterar att en personuppgift i registret är fel ska kundservicen omedelbart korrigera felet. Direktören för biblioteksväsendet besluter om korrigeringen av uppgifterna då den registrerade yrkar på detta. Kravet framförs till den i punkt tre nämnda ansvarspersonen. Om kravet på rättelse av uppgifterna inte godkänns ska den registrerade ges ett skriftligt intyg på avslaget. Efter detta kan den registrerade föra ärendet vidare till dataombudsmannen för behandling. Ur registret överlämnas inte utan den registrerades samtycke personuppgifter för direktmarknadsföring, marknads- eller opinionsundersökning, personmatriklar eller släktforskning. Den registrerade behöver alltså inte separat förbjuda överlåtandet av uppgifterna. Stadsbibliotekens biblioteksdirektörer utövar beslutanderätten i frågor som gäller kundregistret. Biblioteksdirektörerna besluter om - uppgörandet av registerbeskrivningen - bruket av registret, definitionen av bruksrätt och datainnehåll, principerna för beviljandet av bruksrätt, informationen till den registrerade och dennes granskningsrätt, rättelse av uppgifter samt överlåtelse av uppgifter - det systemtekniska underhållet av registret - hur registret skyddas och datasäkerheten ordnas, arkivering och utplånande - hur systemets kvalitetsövervakning sköts - utnämningen av den registeransvariga och om dennes uppgifter. Kundregistret är en del av bibliotekssystemet. Frågor som gäller biblioteksregistret sköts av stadsbibliotekens gemensamma chef för programvaran. Beträffande bibliotekssystemet och dess användarservice har ett avtal tecknats med de företag som producerar programvaran och användarservicen.
17 INTERNA ANVISNINGAR OCH UTBILDNING GÄLLANDE REGISTRET Direktiv har uppgjorts för dem som använder bibliotekssystemet. Direktiven uppdateras regelbundet. Nya användare inskolas i sina respektive arbetsenheter. Såväl gamla som nya arbetstagare får fortbildning.