DEN OFFENTLIGA FÖRVALTNINGENS URVALS- OCH UPPDATERINGS- TJÄNST

Transkript

1 TJÄNSTEBESKRIVNING 1 (8) DEN OFFENTLIGA FÖRVALTNINGENS URVALS- OCH UPPDATERINGS- TJÄNST Innehåll 1. Kunder Urval Uppdatering av uppgifter i kundregistret Standardiserat urval av uppgifter om byggnader och lägenheter Ansökan om urval eller uppdatering och datatillstånd Hänsyn till förbud mot utlämnande av uppgifter sparade i befolkningsdatasystemet... 5 Spärrmarkering... 5 Förbud mot direktmarknadsföring... 6 Förbud mot uppdatering av kundregister Utlämnande av uppgifter Handläggnings- och leveranstider Priser... 8 Prislista Standardiserat urval av uppgifter om byggnader och lägenheter... 8

2 TJÄNSTEBESKRIVNING 2 (8) 1. Kunder Den offentliga förvaltningens tillhandahålls bland andra till - statliga förvaltningsmyndigheter, ämbetsverk och institutioner - kommunala myndigheter - andra myndigheter inom den offentliga förvaltningen - självständiga offentligrättsliga institutioner - organisationer som genom lag eller med stöd av lag utfärdad förordning eller ett med stöd av lag meddelat beslut av en statlig förvaltningsmyndighet har tillsatts för att genomföra en offentlig förvaltningsuppgift - organisationer som bedriver vetenskaplig forskning, som exempelvis universitet och högskolor - läroinrättningar Vanliga användningsområden för det material som utlämnas i en är myndigheters planerings- och utredningsuppdrag samt medicinsk forskning och annan vetenskaplig forskning. De hämtade eller uppdaterade personuppgifterna kan också utnyttjas bland annat i registerbaserade undersökningar där uppgifter från befolkningsdatasystemet kombineras med uppgifter som hämtats från andra källor. Om en organisation inom den offentliga förvaltningen ansöker om utlämnande av uppgifter i befolkningsdatasystemet för andra ändamål än för att hantera sina offentligrättsliga uppgifter (exempelvis marknadsföring) betjänas organisationen av en informationstjänst inom den privata sektorn. 2. Urval I urvalet från befolkningsdatasystemet söker man efter personer och/eller byggnader som uppfyller särskilda urvalskriterier. Kunden kan välja ut ett slumpmässigt urval av önskad storlek från en vald målgrupp eller alla personer eller byggnader som tillhör målgruppen. Som urvalskriterier kan man använda exempelvis - personens ålder, kön eller modersmål - en byggnads egenskaper, som exempelvis användningsområde eller utrustning - ett område, som exempelvis en persons hemkommun eller kommun där byggnaden finns. Urvalen kan vara av engångskaraktär eller upprepade urval. Uppgifter om personer och/eller byggnader som är väsentliga för användningsändamålet lämnas ut. I urvalstjänsterna finns det färdiga informationspaket av olika omfattning, som innehåller information om personer eller byggnader. Basinformationspaket om personer: - adressuppgifter: namn, modersmål: finska/svenska/annat, hemkommun, stadigvarande adress i Finland - grundläggande uppgifter om personen: namn, kön, modersmål ISO språkkod, hemkommun, stadigvarande adress i Finland och i utlandet, boendestat i utlandet, senaste flyttdatum, dödsdatum

3 TJÄNSTEBESKRIVNING 3 (8) Basinformationspaket om byggnader: - uppgifter om byggnaden, inbegripet uppgifter om färdiga byggnader och icke färdiga nybyggen - uppgifter om byggnaders belägenhetsadress - uppgifter om byggnaders ägare, inbegripet ägarnas kontaktuppgifter - uppgifter om lägenheter i byggnaderna, inbegripet uppgifter om kontorslokaler En kringprodukt i tjänsten är möjligheten att sammanställa och lämna ut statistik av urvalets grundmängd. 3. Uppdatering av uppgifter i kundregistret Personuppgifterna i kundens register uppdateras en gång med aktuella uppgifter från befolkningsdatasystemet. Uppdateringen görs utifrån personbeteckningar. Om kundens register inte innehåller personbeteckningar kan personerna identifieras genom namn och födelsedatum (ddmmåååå) i befolkningsdatasystemet. Vid uppdateringen utlämnas uppgifter som är väsentliga för registrets användningsändamål. Basinformationspaket vid uppdatering är: - adressuppgifter: namn, modersmål: finska/svenska/annat, hemkommun, stadigvarande adress i Finland - grundläggande uppgifter om personen: namn, kön, modersmål ISO språkkod, hemkommun, stadigvarande adress i Finland och adress i utlandet, boendestat i utlandet, senaste flyttdatum, dödsdatum - granskning av uppgifter om dödsfall: namn, dödsdatum, datum för flytt utomlands (exempelvis om man endast vill uppdatera uppgifter om dödsfall i ett forskningsregister) 4. Standardiserat urval av uppgifter om byggnader och lägenheter Som urvalskriterium används byggnader och byggprojekt i en eller flera kommuner (en grupp fritt definierade kommuner, exempelvis ett landskap) eller hela Finland. Urvalsområdet fastställs i det datatillstånd som beviljats till den sökande. De uppgifter som lämnas ut följer Befolkningsregistercentralens gällande postbeskrivningen: Informationsåtervinning av uppgifter om byggnad, lägenhet- och byggprojekt. Datainnehållet som lämnas ut fastställs i det datatillstånd som beviljats till den sökande genom att alla delfiler eller vissa delfiler från befolkningsdatasystemet lämnas ut som sådana enligt den gällande postbeskrivningen. Utlämnande av personuppgifter i delfiler kan avvika från postbeskrivningen i datatillståndet, exempelvis uppgifter om byggnadsägare och uppgifter om boende i en byggnad.

4 TJÄNSTEBESKRIVNING 4 (8) 5. Ansökan om urval eller uppdatering och datatillstånd För utlämnande av uppgifter ur befolkningsdatasystemet krävs ett datatillstånd. Datatillstånd kan sökas via Befolkningsregistercentralens e-tjänster. I ansökan ska ingå en redogörelse för användningsändamålet och skyddet av uppgifterna. E-tjänster är avsedda för Befolkningsregistercentralens organisationskunder. För att använda tjänsterna måste man - registrera sig, och i samband med det måste användaren identifiera sig starkt med nätbankkoder, organisationskort, mobilcertifikat eller ID-kort - öppna ett konto för organisationen eller använda ett befintligt konto. Vid användning av e-tjänster väljer man s ansökan. Se nedan bilden av startsidan efter inloggning i e-tjänster. Datatillståndet kan beviljas som tidsbundet eller tills vidare. Det tidsbundna tillståndet gäller utlämnande av enskilda uppgifter eller flera uppgifter på samma gång. Datatillståndet kan beviljas så att det gäller tills vidare om tillståndshavaren regelbundet använder informationstjänster som tillhandahålls utifrån uppgifter i befolkningsdatasystemet. Om datatillståndet gäller tills vidare kan tillståndshavaren göra en beställning av uppgifter i e-tjänster när denne behöver uppgifterna. Befolkningsregistercentralen ber tillståndshavaren att så snart som möjligt kontrollera att de utlämnade uppgifterna är korrekta i enlighet med det som fastställs i datatillståndet. Tillståndshavaren kan begära omprövning av datatillståndet hos Befolkningsregistercentralen enligt 76 a i lagen om befolkningsdatasystemet och Befolkningsregistercentralens certifikattjänster (661/2009). Beslut som meddelats med anledning av en begäran om omprövning får överklagas genom besvär på det sätt som anges i förvaltningsprocesslagen (586/1996) enligt 76 b. Befolkningsregistercentralen kan på motiverade grunder häva datatillståndet eller ändra det.

5 TJÄNSTEBESKRIVNING 5 (8) 6. Hänsyn till förbud mot utlämnande av uppgifter sparade i befolkningsdatasystemet I befolkningsdatasystemet kan man ge en person - spärrmarkering - förbud mot direktmarknadsföring - förbud mot uppdatering av kundregister - förbud mot utlämnande av kontaktuppgifter - förbud mot släktforskning - förbud mot personmatriklar I personregister, som exempelvis i befolkningsdatasystemet, är förbud mot utlämnande av uppgifter registerspecifika. Den registrerade ska anmäla förbuden till varje personregister separat. Uppgifter om förbud förmedlas som huvudregel inte från befolkningsdatasystemet till andra personregister. Trots förbudet om utlämnande av uppgifter kan uppgifter lämnas ut till myndigheter i den offentliga förvaltningen när uppgifterna är nödvändiga för att myndigheterna ska kunna utföra sina lagstadgade uppgifter eller av välgrundade skäl kan man lämna ut nödvändiga uppgifter för vetenskaplig forskning. I datatillståndet antecknas det vilka förbud man tar hänsyn till vid utlämnande av uppgifterna. Förbud mot utlämnande av kontaktuppgifter, förbud mot släktforskning och förbud mot personmatriklar gäller framför allt användningsändamål för uppgifterna till vilka man i inte lämnar ut uppgifter ur befolkningsdatasystemet. Spärrmarkering Man tar alltid hänsyn till spärrmarkering vid behandling och utlämnande av uppgifter i befolkningsdatasystemet. Spärrmarkeringen ska med undantag av kontaktadressen gälla alla andra uppgifter om hemkommun och bostad samt adress- och kontaktuppgifter för personen som registrerats i befolkningsdatasystemet. Även uppgifter som specificerar och lokaliserar fastigheter, byggnader, lägenheter eller lokaler som en person äger eller innehar omfattas av begränsningen av utlämnande av uppgifter, om uppgifterna inte kan behandlas separat från de uppgifter som omfattas av spärrmarkeringen. I princip omfattas även alla andra uppgifter av spärrmarkeringen som kan avslöja var den som ska skyddas av spärrmarkeringen befinner sig. Uppgifter om hemkommun och bostad samt adress och andra kontaktuppgifter som gäller en person som beviljats spärrmarkering får lämnas ut endast till en myndighet vars rätt att behandla uppgifterna baserar sig på utförande av en arbetsuppgift, en åtgärd eller ett uppdrag som föreskrivs i eller med stöd av lag och som berör personens rättigheter eller skyldigheter. Myndigheten ska se till att uppgifterna behandlas endast av personer för vilka det direkt ingår i arbetsuppgifterna att behandla sådana uppgifter. Befolkningsregistercentralen uppdaterade senast sin uppförandekod rörande spärrmarkering den 28 februari 2013 (dnr 715/420/13). Andra uppgifter om personen än uppgifter som omfattas av spärrmarkering berörs inte av begränsningen av utlämnandet av uppgifter. Vid uppdatering av uppgifter om personer i tillståndshavarens eget register kan andra uppgifter om personer med spärrmarkering lämnas ut, men inte uppgifter om deras adress eller hemkommun eller andra positionsuppgifter, såsom hemort, fastighetsbeteckning eller koordinater. På det sättet kan man trots spärrmarkeringen uppdatera namnändring och uppgifter om dödsfall vid uppdatering av kundregistret.

6 TJÄNSTEBESKRIVNING 6 (8) Personer med spärrmarkering upptas aldrig i slumpmässiga urval som görs för vetenskalöpiga enkätundersökningar. När spärrmarkeringen upphör, betraktas den inte som retroaktivt giltig för uppgifterna under giltighetstiden. Förbud mot direktmarknadsföring Om en organisation inom den offentliga förvaltningen ansöker om utlämnande av uppgifter i befolkningsdatasystemet för andra ändamål än för att hantera sina offentligrättsliga uppgifter (exempelvis marknadsföring) betjänas organisationen av en informationstjänst inom den privata sektorn. I en informationstjänst inom den privata sektorn tar man alltid hänsyn till ett förbud mot direktmarknadsföring som är registrerat i befolkningsdatasystemet. Uppgifter om personer som lämnat förbud mot direktmarknadsföring kan utlämnas för vetenskapliga undersökningar som bygger på registerjämförelse. För en vetenskaplig enkätundersökning kan uppgifterna upptas och utlämnas endast om det är absolut nödvändigt och välgrundad med tanke på undersökningen. Personer som meddelat förbud mot direktmarknadsföring kan dessutom vara mer ovilliga att svara på enkätfrågor än andra. Förbud mot uppdatering av kundregister Förbud mot uppdatering av kundregister från en person gäller inte uppdateringar av statliga eller kommunala myndigheters personregister. Förbudet gäller inte heller fall då uppgifterna om den som lämnat förbudet överlämnas till en verksamhet där uppgifterna används för att iaktta en persons, ett företags eller ett samfunds rättigheter eller skyldigheter. Då kan uppgifter om den som lämnat förbudet även lämnas ut till samfund som har uppgifter av myndighetskaraktär och det är välgrundad att lämna ut uppgifterna med tanke på användningssyftet. Om uppgifterna används i vetenskapligt forskningssyfte kan man vanligtvis även uppdatera uppgifterna om personer i kundregistret som har meddelat förbud mot uppdatering. De uppdaterade uppgifterna får emellertid inte användas till annat än den angivna forskningen. Uppgifter om tidigare och nuvarande studerande på läroinrättningar kan uppdateras när deras uppgifter behövs för forskningsändamål eller uppgifterna används för att uppfylla personers eller läroinrättningars rättigheter eller skyldigheter, exempelvis om studierätten upphör eller för att informera om promotioner eller annat som det är läroinrättningens skyldighet att informera om. De personers uppgifter som angett förbud mot uppdatering av kundregister uppdateras inte om uppgifterna används för att exempelvis informera om möjligheter till vidareutbildning, marknadsföring av utbildningar och andra tjänster, alumniverksamhet eller annan kontakt med tidigare studerande på läroinrättningen.

7 TJÄNSTEBESKRIVNING 7 (8) 7. Utlämnande av uppgifter Urval eller uppdatering görs enligt datatillståndet och materialet läggs på tillståndsinnehavarens konto i e- tjänster för nedladdning. Materialet kan laddas ner i 60 dagar efter att det tillhandahållits. Materialet kan endast laddas ner av användaren som skickat in ansökan om datatillstånd. För att ladda ner materialet måste användaren använda stark identifiering med nätbankkoder, organisationskort, mobilcertifikat eller id-kort. Materialet tillhandahålls i Excel-format eller som en ascii-textfil. I ascii-filen är skiljetecknet semikolon. Befolkningsregistercentralen kan använda underleverantörer vid leveranser av informationstjänster. Befolkningsregistercentralen ansvarar för dessa uppgifter som för sina egna. Befolkningsregistercentralen ansvarar för att det material som lämnas ut är i enlighet med datatillståndet. Befolkningsregistercentralen rättar fel som uppkommit i urvalet eller uppdateringen som har påverkat kvaliteten på det utlämnade materialet. Tillståndshavaren ska skriftligen anmäla fel i det material som levererats inom 30 dagar från att hen fått tillgång till materialet. Befolkningsregistercentralen ansvarar inte för fel i källmaterial som tillståndshavaren skickar in. Fel i källmaterialet kan vara exempelvis felaktig personbeteckning eller felaktiga datumuppgifter. Befolkningsregistercentralen ansvarar inte för fel som beror på force majeure eller förseningar eller för indirekta skador. Befolkningsregistercentralens skadeståndsansvar begränsar sig till priset av materialet som utlämnats enligt datatillståndsbeslutet. 8. Handläggnings- och leveranstider Handläggningstiden för ansökan om datatillstånd är ungefär två veckor. Vid en särskilt avancerad begäran om urval är handläggningen tre till fyra veckor. Behandlingen av ansökan snabbas på om den är noggrant ifylld och innehåller alla nödvändiga bilagor. Begäran om tilläggsutredning förlänger handläggningstiden. Efter beslut om beviljande av datatillstånd sker den tekniska leveransen av uppgifterna i regel inom tio arbetsdagar. När det gäller särskilt avancerade urval kan man komma överens om leveranstiden separat. Man kan också komma överens om att lämna ut uppgifterna vid en senare tidpunkt enligt tillståndsinnehavarens önskemål. Leveranstiden för den tekniska leveransen beräknas börja från och med att Befolkningsregistercentralen har beviljat datatillstånd eller godkänt beställningen och fått tillgång till nödvändigt källmaterial från tillståndsinnehavaren.

8 TJÄNSTEBESKRIVNING 8 (8) 9. Priser Priserna bygger på finansministeriets förordning om avgifter för Befolkningsregistercentralens prestationer. En urvalsspecifik avgift samt en enhetsavgift tas ut för erna. Om leveransen består av flera olika del-leveranser tas en separat avgift ut för varje urval. Prislista leveransavgift för uppdatering av kundregister 440 identifieringsavgift 110, om personerna identifieras utifrån namn och födelsedatum (ddmmåååå) - urvalsspecifik leveransavgift tilläggsavgift för urval av kontrollgrupp enhetsavgift 0,022 /dataenhet (person/byggnad) - rabatt på enhetsavgifterna ges baserat på antal: antal dataenheter / pris på en dataenhet över / 0,011 över / 0,01 över / 0,009 över / 0,007 över / 0,005 över / 0,004 Standardiserat urval av uppgifter om byggnader och lägenheter Standardiserat urval av uppgifter om byggnader och lägenheter är kostnadsfritt två gånger per kalenderår för följande organisationer: - statliga ämbetsverk och inrättningar - domstolar och andra rättskipningsorgan - kommunala myndigheter - riksdagen och dess underlydande verk och inrättningar - republikens presidents kansli - landskapsmyndigheterna samt kommunala och statliga myndigheter i landskapet Åland - vetenskaplig forskning - läroanstalter som ordnar lagstadgad utbildning som leder till examen - Folkpensionsanstalten