Samkommunfullmäktige Kuntayhtymän valtuusto Protokoll Pöytäkirja 1/2010
KUNTAYHTYMÄN VALTUUSTO Sammanträdestid / Kokousaika Sammanträdesplats /Kokouspaikka Beslutande / Päättäjät: x Forsman Bo x Holmqvist Karl-Johan x Häggblom Bjarne - Häggman Marja x Luomala Minna, ersättare x Karlström Lars-Olof x Vikström Mona x Kortell Gustav x Smedman Rainer x Backman Inger x Englund Greger x Granholm Tomas x Blom Allan x Sourander Ulf x Häggblom Alf x Käldman Leif - Tarvonen Camilla x Wikström Bjarne Övriga närvarande / Muut: x - - - x - - x x x x x - - - x Sandberg Henrik, skst ledamot Staffans Lisbeth, skst ledamot Forsander Mårten, skst ledamot Timonen Marlén, skst ledamot Överfors Johanna, skst ledamot Backlund Nils, skst ledamot Snellman Mikael, skst ledamot Vainionpää-Tahvanainen Jaana,skst ledam Filppula Seppo, skst ledamot Ede Rabbe, direktör Sjölund Tiina, förvaltningsdirektör Gripenberg Max, rektor Käld Ann, chef för studietorget Sissala Tuula, utvecklingschef Snellman Sixten, rektor Sunabacka Sune, chef Jakobstad Karleby Kronoby Larsmo Nykarleby Oravais Pedersöre KOKOUSPÖYTÄKIRJA Sammanträdesnummer Kokousnumero 1/2010 Onsdag/keskiv. kl. 14.00 15.20 Optima, Trädgårdsg./Puutarhak."Mässkär" Paragrafer / Pykälät 1 11 Underskrifter Bjarne Häggblom Ordförande/puheenjohtaja Justering Protokollet framlagt till påseende, ort och tid Mona Vikström Protokolljusterare/pöytäkirjan tarkastaja Samkommunens kansli Tiina Sjölund Protokollförare/pöytäkirjan pitäjä Bjarne Wikström Protokolljusterare/pöytäkirjan tarkastaja Intygar, underskrift tjänsteställning Tiina Sjölund, förvaltningsdirektör Utdragets riktighet bestyrker ort, tid och tjänsteställning
Samkommunfullmäktige Kuntayhtymän valtuusto Sammanträdestid / Kokousaika Sammanträdesplats / Kokouspaikka KOKOUSPÖYTÄKIRJA 1/2010 Onsdag/keskiv. kl. 14.00-15.20 Optima, Trädgårdsg./Puutarhak."Mässkär" ÄRENDEN: Sida i protokollet 1 Sammanträdets öppnande / Kokouksen avaaminen 1 2 Verkställes namnupprop och fastställande av röstlängd för sammanträdet /Nimenhuuto ja kokouksen ääniluettelon vahvistaminen 1 3 Laglighet och beslutförhet / Laillisuus ja päätösvaltaisuus 2 4 Val av protokolljusterare / Pöytäkirjan tarkastajat 2 5 Befrielse från förtroendeuppdrag; Aija Ström 3 6 Val av ny ersättare i samkommunstyrelsen 4 7 Ändringar i förvaltningsstadgan 5 8 Personalrapport för år 2009 6 9 Omdisponering av budgetanslag 8 10 Revisionsnämndens utvärderingsberättelse för år 2009 10 11 Godkännande av bokslut för år 2009 11
1 1 Sammanträdets öppnande / Kokouksen avaaminen Sammanträdet öppnades av samkommunfullmäktiges ordförande Bjarne Häggblom. - - - - - 2 Verkställes namnupprop och fastställande av röstlängd för sammanträdet /Nimenhuuto ja kokouksen ääniluettelon vahvistaminen Hänv.: Förteckning Samkommunstyrelsen föreslår: Fmge 2, Samkommunfullmäktige: att samkommunfullmäktige fastställer röstlängden. Efter verkställt namnupprop konstaterades att samtliga medlemskommuner var representerade och röstlängden fastställdes enligt bilagda förteckning. - - - - -
2 3 Laglighet och beslutförhet / Laillisuus ja päätösvaltaisuus Samkommunstyrelsen föreslår: Fmge 3, Samkommunfullmäktige: Kallelse till samkommunfullmäktiges sammanträde skall tillställas medlemmarna i samkommunfullmäktige och samkommunstyrelsen samt medlemskommunernas kommunstyrelser minst tio dagar före sammanträdet. Samkommunfullmäktige är beslutför, då minst två tredjedelar (2/3) av medlemmarna är närvarande och då de företräder minst hälften av det sammanlagda röstetalet för samtliga medlemmar. Kallelse och föredragningslista till detta sammanträde har genom postens förmedling sänts den 4.6.2010. Att samkommunfullmäktige konstaterar att sammanträdet är lagenligt sammankallat och med hänsyn till antalet närvarande fullmäktigemedlemmar även beslutför. Konstaterade att sammanträdet var lagenligt sammankallat och med hänsyn till antalet närvarande fullmäktigemedlemmar beslutfört. - - - - - 4 Val av protokolljusterare / Pöytäkirjan tarkastajat Samkommunstyrelsen föreslår: Fmge 4, Samkommunfullmäktige: Att samkommunfullmäktige besluter att utse två protokolljusterare och fastställer att protokollet justeras tisdag 22.6.2010 kl. 9.00 vid samkommunens kansli. Beslöt att välja Mona Vikström och Bjarne Wikström till protokolljusterare, samt att justeringen äger rum enligt samkommunstyrelsens förslag.
3 Dnr [176/2010] 5 Befrielse från förtroendeuppdrag; Aija Ström Hänv.: bilaga 1 Anhållan om befrielse Förvaltningsdirektören: Beslutsförslag: Skst 43, 27.5.2010 Samkommunstyrelsen: Aija Ström, som av samkommunfullmäktige utsetts till ersättare för Marlén Timonen i samkommunstyrelsen för perioden 2009 2012, har anhållit om befrielse från sitt förtroendeuppdrag på grund av flytt till annan ort. Beredning: förvaltningsdirektör Tiina Sjölund, e-post:tiina.sjolund@optimaedu.fi Samkommunstyrelsen föreslår att samkommunfullmäktige beviljar Aija Ström befrielse från förtroendeuppdraget som ersättare i samkommunstyrelsen. Samkommunstyrelsen godkände förslaget. Hänv.: bilaga 1 Anhållan om befrielse Samkommunstyrelsens beslutsförslag: Fmge 5, Samkommunfullmäktige: Samkommunfullmäktige beviljar Aija Ström befrielse från förtroendeuppdraget som ersättare i samkommunstyrelsen. Förslaget godkändes.
4 Dnr [192/2010] 6 Val av ny ersättare i samkommunstyrelsen Förvaltningsdirektören: Beslutsförslag: Skst 44, 27.5.2010 Samkommunstyrelsen: En ny ersättare bör utses för Marlén Timonen i samkommunstyrelsen, eftersom Aija Ström begärt befrielse från förtroendeuppdraget. Beredning: förvaltningsdirektör Tiina Sjölund, e-post:tiina.sjolund@optimaedu.fi Samkommunstyrelsen föreslår att samkommunfullmäktige utser en ny ersättare för Marlén Timonen i samkommunstyrelsen för återstoden av mandatperioden 2009 2012. Samkommunstyrelsen godkände förslaget. Samkommunstyrelsens beslutsförslag: Fmge 6, Samkommunfullmäktige: Samkommunfullmäktige utser en ny ersättare för Marlén Timonen i samkommunstyrelsen för återstoden av mandatperioden 2009 2012. Samkommunfullmäktige utsåg enhälligt Alexandra Biaudet till ersättare för Marlén Timonen i samkommunstyrelsen för återstoden av mandatperioden 2009 2012.
5 Dnr [199/2010] 7 Ändringar i förvaltningsstadgan Hänv.: bilaga 14 ändringsförslag Förvaltningsdirektören: Beslutsförslag: Skst 50, 27.5.2010 Samkommunstyrelsen: Den ikraftvarande förvaltningsstadgan uppgjordes i samband med omorganiseringen, och godkändes av samkommunfullmäktige den 18.12.2008. Under det dryga år som stadgan varit i kraft har upptäckts några punkter som borde ändras. Ändringarna skall godkännas av samkommunfullmäktige. Beredning: förvaltningsdirektör Tiina Sjölund, e-post:tiina.sjolund@optimaedu.fi Samkommunstyrelsen föreslår att samkommunfullmäktige godkänner de förslagna ändringarna i förvaltningsstadgan. Samkommunstyrelsen godkände förslaget. Hänv.: bilaga 2 Ändringsförslag Samkommunstyrelsens beslutsförslag: Fmge 7, Samkommunfullmäktige: Samkommunfullmäktige godkänner de förslagna ändringarna i förvaltningsstadgan. Förslaget godkändes.
6 Dnr [168/2010] 8 Personalrapport för år 2009 Hänv.: bilaga 8 personalrapport Förvaltningsdirektören: Beslutsförslag: Skst 33, 10.5.2010 Samkommunstyrelsen: Inom Optima samkommun arbetade vid årets slut sammanlagt 252 personer, med en medelålder om 45,8 år. Personalstyrkan motsvarar 223,8 årsverken, vilket är en ökning med 4,7 jämfört med året innan. Utbetalda löner och arvoden inkl. personalbikostnader under året uppgick till 10,611 milj. euro vilket är 61,5 % av de totala verksamhetskostnaderna. Den genomsnittliga sjukfrånvaron var 9,4 dagar/anställd. Ytterligare uppgifter om personalen framgår ur bilagan. Rapporten kommer att presenteras för samkommunens samarbetsdelegation och för revisionsnämnden. Beredning: förvaltningsdirektör Tiina Sjölund, e-post:tiina.sjolund@optimaedu.fi Samkommunstyrelsen föreslår att samkommunfullmäktige godkänner personalrapporten för år 2009. Samkommunstyrelsen godkände förslaget.
7 Hänv.: bilaga 3 Personalrapport Samkommunstyrelsens beslutsförslag: Fmge 8, Samkommunfullmäktige: Samkommunfullmäktige godkänner personalrapporten för år 2009. Förslaget godkändes.
8 Dnr [193/2010] 9 Omdisponering av budgetanslag Hänv.: bilaga 2 Budgetändringar Förvaltningsdirektören: Beslutsförslag: På grund av ändrad redovisningsprincip för finansieringsvederlaget till fastighetsbolaget OptiPark Ab bör en ändring i budgeten för 2010 göras. Motsvarande ändring har även gjorts i bokslutet för år 2009. Amorteringsdelen av finansieringsvederlaget förs i OptiPark Ab:s bokföring till amorteringsfonden, vilket innebär att den för Optimas del utgör en placering, och därför bör upptas som en investering i samkommunens budget. I detta nu finns finansieringsvederlaget budgeterat som hyreskostnader för de utrymmen vi hyr i fastigheten på Paul Hallvarsgatan. Budgetanslaget på 129 000 euro finns således i driftsbudgeten. Beloppet flyttas i budgeten från hyreskostnader på driften till placering i dotterbolag i investeringsbudgeten. Omdisponeringen påverkar resultaträkningen, balansräkningen och finansieringskalkylen. Beredning: förvaltningsdirektör Tiina Sjölund, e-post:tiina.sjolund@optimaedu.fi Samkommunstyrelsen föreslår att samkommunfullmäktige godkänner följande ändring av budgeten för år 2010: Driftskostnaderna för samkommunens förvaltning, hyreskostnader, minskas med 129 000 euro Investeringsbudgeten för samkommunens förvaltning, placering i dotterbolag, ökas med 129 000 euro Skst 45, 27.5.2010 Samkommunstyrelsen: Samkommunstyrelsen godkände förslaget.
9 Hänv.: bilaga 4 Budgetändringar Samkommunstyrelsens beslutsförslag: Samkommunfullmäktige godkänner följande ändring av budgeten för år 2010: Driftskostnaderna för samkommunens förvaltning, hyreskostnader, minskas med 129 000 euro Investeringsbudgeten för samkommunens förvaltning, placering i dotterbolag, ökas med 129 000 euro Fmge 9, Samkommunfullmäktige: Förslaget godkändes.
10 10 Revisionsnämndens utvärderingsberättelse för år 2009 Hänv.: bilaga 5 Utvärderingsberättelse Revisionsnämnden 9, 26.5.2010 Revisionsnämndens beslutsförslag: Fmge 10, Samkommunfullmäktige: Samkommunfullmäktige antecknar utvärderingsberättelsen för år 2009 för kännedom. Förslaget godkändes.
11 Dnr [95/2010] 11 Godkännande av bokslut för år 2009 Hänv.: bilaga 5 Förvaltningsdirektören: Allmänt Bokslutet och den verksamhetsberättelse som är en del av bokslutet bör ge riktiga och tillräckliga uppgifter om verksamheten och ekonomin. Bokslutets centrala mål är därför att mäta hur samkommunens ekonomiska mål och verksamhetsmål har uppfyllts. I klartext betyder detta att samkommunens resultat, resultaträkningens, balansräkningens och finansieringsanalysens nyckeltal samt de nyckeltal som mäter verksamheten utgör stommen i bokslutet. Bokslutet skall godkännas av samkommunstyrelsen före utgången av mars månad och behandlas i samkommunfullmäktige före utgången av juni månad. Bokslutet undertecknas av samkommunstyrelsen tillsammans med samkommunens direktör. Efter underskrifterna görs revisorernas anteckning. Bokslutets innehåll De bokslutshandlingar som samkommunen publicerar bör innehålla resultaträkning, balansräkning, finansieringsanalys och bilageuppgifter (noter) till dem, samt en tablå över budgetutfallet och en verksamhetsberättelse (bokföringslagen kap 3 1; kommunallagen 68). Till bokslutshandlingarna hör dessutom specifikationer till balansräkningen och noterna (bokföringslagen 3 kap. 13). Dessa är samkommunens interna handlingar och publiceras inte. En kommun eller samkommun som har bestämmanderätt i en annan bokföringsskyldig skall dessutom uppgöra koncernbalansräkning som en del av bokslutet.
12 Revisionen av bokslutet Bokslutshandlingarna överlåts till revisorerna och revisionsnämnden för utvärdering. Revisionsnämnden bör utge en revisionsberättelse till samkommunfullmäktige före utgången av maj månad. Revisionsberättelsen och revisionsnämndens utvärderingsberättelse ingår inte i bokslutshandlingarna utan framförs till samkommunfullmäktige som en separat bilaga till bokslutet och verksamhetsberättelsen. Sammandrag över bokslutet: 1. Överskottet Periodens överskott överstiger det budgeterade med 296.000 euro. Denna positiva överskridning kan till stor del hänföras till två specifika orsaker: vi erhöll 115.000 euro som enhetspris för 10 extra studerande till följd av att vi beviljades förhöjd kvot kostnadsn blev 119.000 lägre till följd av en teknisk omdisponering från driften till investeringsn (finansieringsvederlag överfört till balansen som placering) Resultatsammandraget, som visar jämförelse med utfallet år 2008, innefattar endast externa intäkter och kostnader: Resultatsammandrag, 1000 2009 2008 ändring Intäkter 18 808 19 012 204 Kostnader -17 252-15 678 1 574 Verksamhetsbidrag 1 556 3 334 1 778 Årsbidrag 1 392 3 118 1 726 Resultat 582 2 329 1 747 ökn./minsk. avskrivn.differens -1 167 65-1 102 ändring av investeringsreservering 1 250-1 250 0 Periodens överskott 666 1 144 478 Observeras bör att resultatet för föregående år (2008) påverkades av försäljningen av Handelsfastigheten och således är de två åren inte direkt jämförbara. I föregående bokslut gjordes en investeringsreservering, som i bokslutet för 2009 upplöses och samtidigt påverkar avskrivningsdifferensen. Efter upplösningen av investeringsreserveringen kan överskottet, dvs. 665.742,00 euro överföras till balansen som ökning av eget kapital.
13 2. Finansieringen Samkommunens kassaflöde, dvs. förändringen av kassamedel, var -637.000 euro. Investeringarnas interna finansieringsgrad (52 %) visar att vi klarade av att finansiera drygt hälften av de under året förverkligade investeringarna med årsbidraget. Resten finansierades med kassamedel och kortfristiga lån. Samkommunens långfristiga lån amorterades med 272.000 euro. De likvida medlen minskade till följd av finansieringen av investeringarna med egna medel. Likviditeten vid årsskiftet var 30 dagar. Kommuncertifikatprogrammet (likviditetslån = kortfristigt lån) utnyttjades vid några tillfällen. 3. Skulder och tillgångar Balansens slutsumma är 19,807 milj. euro. Samkommunens lån 31.12.2009 består av egna lån för att finansiera samkommunens investeringar (2,16 milj. euro) investeringslån som samkommunen upptagit men kommunerna betalar (78.000 euro). Medlemskommunernas amorteringar på dessa lån höjer grundkapitalet. Den relativa skuldsättningsandelen är 13 %. Det ackumulerade överskottet uppgår till 4,832 milj. euro. Grundkapitalets andel av balansens slutsumma var 40 % vid årets slut. 4. Budgetutfall driftsbudgeten I budgetutfallet ingår både interna och externa intäkter och kostnader. Intäkterna från verksamheten blev 1,358 milj. euro eller 7,6 % högre än de budgeterade.
14 Budgetjämförelse, intäkterna: 1 000 BU-09 BS-09 diff % Enhetsprisintäkter 15 954 16 082 128 0,8 Övriga försäljningsintäkter 931 1 877 946 101,7 Avgiftsintäkter 584 515-68 -11,7 Understöd och bidrag 174 700 526 302,4 Övriga verksamhetsintäkter 327 479 152 46,6 Förändring i lager -168-168 Kostnaderna för verksamheten översteg de budgeterade med 1,087 milj. euro eller 6,5 %. Budgetjämförelse, kostnaderna: 1 000 BU-09 BS-09 diff % Löner och arvoden 8 229 8 339 110 1,3 Pers.bikostnader 2 306 2 272-34 -1,5 Köp av tjänster 2 995 3 884 888 29,7 Köp av material mm. 2 161 2 487 326 15,1 Understöd och bidrag 172 163-10 -5,5 Övriga verksamhetskostnader 821 785-35 -4,3 Samkommunens verksamhetsbidrag på 1.556.000 euro överskred det budgeterade med 271.000 euro (21 % över budget). Verksamhetsbidraget räcker mer än väl till att täcka avskrivningarna och de finansiella posterna. Avskrivningarna uppgick till 810.000 euro, vilket är 63.000 euro mer än budgeterat. Orsaken till detta är de under året gjorda investeringarna. De finansiella posterna uppgick till -164.000 euro (budget -253.000 euro), vilket nästan i sin helhet utgörs av räntan på grundkapitalet till medlemskommunerna (158.000 euro). Den allmänna räntenivån har under året varit exceptionellt låg till följd av den ekonomiska recessionen. Avskrivningsdifferensen ökar eftersom den investeringsreservering på 1.250.000 euro som för ett år sedan gjordes för byggnadsinvesteringen i Nykarleby upplöses. Budgeten utgick från ett överskott på 370.000 euro. Samkommunens resultaträkning uppvisar ett överskott som är 296.000 euro (80 %) bättre än budgeterat.
15 5. Budgetutfall investeringsbudgeten Budgeterade investeringskostnader 2 643 600 Förverkligade investeringskostnader 2 674 842 Differens -31 242 Utfallet innefattar byggnader: överskridning 257.000 euro maskiner och inventarier: inbesparing 353.000 euro placeringar: överskridning 119.000 euro immateriella tillgångar: överskridning 7.800 euro 6. Räkenskapsperiodens resultat Räkenskapsperiodens resultat är 582.279,41 euro. Efter ökning av avskrivningsdifferenserna och minskning av reserverna bildas räkenskapsperiodens överskott enligt följande: Räkenskapsperiodens resultat 582.279,41 Ökn. av avskrivningsdifferenserna -1.166.537,41 Minskning av reserver 1.250.000,00 Räkenskapsperiodens överskott 665.742,00 Föreslås att överskottet överförs till balanskontot över/underskott från tidigare år. Beredning: förvaltningsdirektör Tiina Sjölund, e-post:tiina.sjolund@optimaedu.fi Beslutsförslag: Samkommunstyrelsen besluter föreslå för samkommunfullmäktige att 1. räkenskapsperiodens resultat den 31.12.2009 fastställs till 582.279,41 euro 2. 1 250 000,00 euro överförs från balansen som minskning av reserver 3. överskottet, efter ökningen av avskrivningsdifferenserna och upplösningen av reserverna, är 665.742,00 euro 4. överskottet överförs till balanskontot över/underskott från tidigare år
16 Samkommunstyrelsen besluter vidare att 1. underteckna bokslutet för år 2009 och överlämna handlingarna till revisorerna för granskning 2. överlämna bokslutet vidare för behandling i samkommunfullmäktige, efter revisionsnämndens beredning. Skst 19, 22.3.2010 Samkommunstyrelsen: Samkommunstyrelsen godkände förslaget. Behandlad i revisionsnämnden den 26.5.2010 Hänv.: bilaga 6 Revisionsberättelse bilaga 7 Bokslut och verksamhetsberättelse för år 2009 Revisionsnämnden: Godkännande av bokslutet och beviljande av ansvarsfrihet Revisorn föreslår i sin revisionsberättelse, daterad 21.5.2010, bilaga 6 att bokslutet godkänns och att de redovisningsskyldiga beviljas ansvarsfrihet för den granskade räkenskapsperioden. Revisionsnämnden beslöt den 26.5.2010 att Beslutsförslag: - ge revisionsberättelsen för kännedom till samkommunfullmäktige - föreslå för samkommunfullmäktige att bokslutet för år 2009 godkänns och att medlemmarna i samkommunstyrelsen och övriga redovisningsskyldiga beviljas ansvarsfrihet för räkenskapsperioden 1.1 31.12.2009. Samkommunfullmäktige 1. tar del av bokslutshandlingarna (bilaga 7) 2. tar del av revisionsberättelsen (bilaga 6) och antecknar den till kännedom 3. besluter godkänna bokslutet 4. besluter bevilja medlemmarna i samkommunstyrelsen och övriga redovisningsskyldiga ansvarsfrihet för räkenskapsperioden 1.1 31.12.2009.
17 Fmge 11, Samkommunfullmäktige: Förslaget godkändes.
18 Fullmäktige eller samkommunens högsta beslutande organ BESVÄRSANVISNING Optima samkommun Samkommunfullmäktige datum för sammanträdet Paragraf Sida BESVÄRSFÖRBUD Vad förbudet grundar sig på Eftersom nedan nämnda beslut endast gäller beredning eller verkställighet, kan kommunalbesvär enligt 91 kommunallagen inte anföras anföras över beslutet. Paragrafer 1-4 Enligt 3 1 mom. FörvBesvL/annan lagstiftning kan besvär inte anföras över nedan nämnda beslut. Paragrafer och grunden för besvärsförbudet. BESVÄRSANVISNING Besvärsmyndighet och besvärstid I nedan nämnda beslut kan ändring sökas skriftligt genom besvär. Besvärsmyndighet, adress och postadress Förvaltningsdomstolen i Vasa Fiskstrandsparken PB 204 65101 Vasa länsrätt Kommunalbesvär, paragrafer 5-11 Besvärstid 30 dagar Förvaltningsbesvär, paragrafer Annan besvärsmyndighet, adress och postadress paragrafer Besvärstid Dagar Besvärstiden börjar från delfåendet av beslutet. Fogas till protokollet
19 Besvärsskrift Inlämnande av besvärs handlingarna I besvärsskriften skall uppges Ändringssökandens namn, yrke, boningsort och postadress Vilket beslut som överklagas Vilka ändringar som yrkas i beslutet Motiveringarna till beslutet bör ändras Besvärsskriften skall undertecknas av ändringssökanden själv eller av den som författat skriften. Om endast den som författat besvärsskriften undertecknar den, skall också hans yrke, boningsort och postadress anges. Till besvärsskriften skall fogas det beslut som överklagas, i original eller som officiellt bestyrkt kopia, och intyg om den dag från vilken besvärstiden skall räknas. Besvärshandlingarna skall lämnas till besvärsmyndigheten före besvärstidens utgång. Besvärshandlingarna kan även sändas med post eller genom bud, men i så fall på avsändarens eget ansvar. Handlingarna skall lämnas till posten i så god tid att de kommer fram under besvärstidens sista dag innan ämbetsverket stängs. Besvärshandlingarna kan även lämnas till: namn, adress och postadress Paragrafer Besvärshandlingarna kan även lämnas till 1) : namn, adress och postadress Paragrafer Tilläggsuppgifter Detaljerad besvärsanvisning fogas till protokollsutdraget. 1) Om de skall lämnas till någon annan än besvärsmyndigheten Fogas till protokollet