DAGS FÖR ÅRSMÖTE
2
Dags för årets viktigaste möte Varje år senast 28 februari ska årets viktigaste möte för klubben hållas på arbetsplatsen. På årsmötet får medlemmarna möjlighet att påverka och besluta om vilka frågor klubben ska arbeta med framöver. De väljer också vilka som ska få förtroendet att driva frågorna i klubbstyrelsen. Därför är det viktigt att få många medlemmar att komma på årsmötet! Skapa engagemang För att skapa intresse och engagemang gäller det för klubbstyrelsen att regelbundet hålla medlemmarna uppdaterade om aktuella och viktiga frågor på arbetsplatsen. Medlemmar som är engagerade kommer också på årsmötet. Tyvärr är det långt ifrån alla som tar vara på rätten att vara med och påverka. Om endast ett fåtal medlemmar kommer till årsmötet, är det den närvarande majoritetens röster som blir avgörande. För att undvika detta är det därför mycket viktigt att klubben har motiverade medlemmar som vill komma till årsmötet. Ordentliga förberedelser Självklart är det också viktigt med ordentliga förberedelser som t ex en trevlig inbjudan och kanske locka med frukost eller lunch. I slutändan handlar det ändå om dig och dina arbetskamraters arbete. Och årsmötet är ett verktyg för att påverka det! I den här broschyren kan du läsa om hur ni kan förbereda er på bästa sätt för att få ett lyckat årsmöte! Årsmötet ska hållas varje år senast den 28 februari.. 3
Klipp ut Checklista för årsmötet Inför årsmötet Valberedningen ska informera medlemmarna om sista dag för nominering av ledamöter till styrelsen. Besluta om tid och plats för årsmötet. Enligt Unionens stadgar ska årsmötet hållas senast den 28 februari varje år. Skicka kallelse till årsmötet senast 14 dagar innan årsmötet. Kallelsen ska förutom tid och plats också innehålla dagordningen för själva årsmötet. Sammanställ årsmöteshandlingarna Dagordning Motioner Verksamhetsberättelsen Verksamhetsplan Balans- och resultaträkning Valberedningens förslag Revisionsberättelse Efter årsmötet Protokollet från årsmötet ska justeras. Skicka protokollet till alla medlemmar eller sätt upp det någonstans där alla har möjlighet att läsa. En kopia på det färdigjusterade protokollet ska också skickas in till ert regionkontor senast 31 mars för att ni ska få ta del av det årliga administrationsbidraget. Rapportera in alla förtroendevalda i klubben. Enklast är om ni gör det via klubbadministrationen på unionen.se. I dagsläget är det ordförande och rapportombuden som har behörighet till detta. Anmäl fackligt förtroendevalda (namn, styrelsefunktion och mandat-period) till arbetsgivaren. Planera klubbstyrelsens verksamhet utifrån verksamhetsplanen. Planera facklig utbildning för de förtroendevalda. Skicka motioner vidare till regionrådet senast 28 februari. Använd checklistan inför årsmötet! 4
Förbered årsmötet Vilken tid passar bäst? Lägg tid på att förbereda mötet. Fundera på vilken tid på dagen ni tror passar flest medlemmar. Kanske har fler möjlighet att delta vid lunchtid istället för på kvällen? Bristen på tid är en vanlig orsak till att inte kunna delta på årsmötet. Det kan vara bra att veta att de flesta kollektivavtal ger alla anställda rätt till fem timmars facklig information per år på betald arbetstid. Kolla upp om ni har denna rätt i avtalet och kom överens med arbetsgivaren om att få använda viss tid för årsmötet. Hitta en bra lokal En bra lokal är en viktig del av mötet. Fundera på vilka lokaler ni har till ert förfogande och om ni vill hålla mötet på arbetsplatsen eller utanför. Försök hitta en lokal där ni kan sitta i mindre grupper för att stimulera till diskussioner. Titta in på unionen.se och inspireras av vad andra gjort för att skapa engagemang på sina årsmöten. Har ni svårt att få deltagare kanske ni kan hålla ert möte som en videokonferens. Tveka inte att ta hjälp av ert regionkontor. De flesta kollektivavtal ger alla anställda rätt till fem timmars facklig information per år på betald arbetstid 5
Kallelse i god tid Senast 14 dagar innan ska medlemmarna få kallelse och dagordning enligt stadgarna. Det är bra att vara ute i god tid för att så många som möjligt ska kunna komma. I kallelsen ska det tydligt framgå datum, tid och plats för mötet. Försök också skicka med dagordning för mötet. Hinner ni inte få dagordningen klar är det viktigt att ni ändå skickar ut kallelsen i tid och sedan kompletterar med dagordningen. Sprid information om årsmötet på så många sätt ni kan, prata om det, mejla och sätt upp inbjudan på arbetsplatsen. Dags för årsmöte! Nu är det dags för årets viktigaste möte för dig som är medlem i Unionen! På årsmötet har du chansen att vara med och besluta om vilka frågor vi i klubbstyrelsen ska driva för att du ska trivas ännu bättre på arbetsplatsen. Vi kommer också välja vilka som ska företräda dig i klubbstyrelsen framöver. I dagordningen som bifogas kan du läsa mer om vilka frågor vi ska beslut om. När: Torsdagen den 24 januari kl 12.00 14.00 Var: Mysrummet på plan 4 Vi bjuder på lunch! Välkommen Här är ett exempel på kallelse, de finns också att ladda ned från unionen.se. 6
Dags för årsmöte Vilken fråga tycker du är viktigast på arbetsplatsen? Var med och påverka på årsmötet. Dag: Tid: Plats: Är du intresserad av att bli förtroendevald? Prata med någon i klubben eller fyll i en intresseanmälan på unionen.se/engagera-dig Tnr 2269-1 Tryck Sentenza dec 2014
Vad vill du förbättra på din arbetsplats? Den stora belöningen är när någon visar glädje över att ha fått hjälp, exempelvis i en rehabiliteringssituation. Marie Louise Wallin arbetsmiljöombud på American Express Business Travel AB Som medlem i Unionen kan du engagera dig på arbetsplatsen på sätt som ger dig krafter utöver det vanliga. Det betyder att både du och dina arbetskamrater kan påverka i viktiga frågor på jobbet. Bli arbetsplatsombud, arbetsmiljöombud eller bilda klubb. Det finns mycket att tjäna för dig personligen, dina kollegor och din arbetsplats. Du får möjlighet att påverka, kompetensutveckla dig själv och bli insatt i viktiga frågor och förändringar. Vill du veta mer sms:a UNIONEN ENGAGERA DIG till 71700. Läs mer om hur du engagerar dig på www.unionen.se/engagera-dig
Motion till klubben Årsmöte 2013 Stockholm den 5 januari 2013 Bättre arbetsmiljö med mattor i fikarummet Alla medlemmar på Marknadsavdelningen tycker att det borde finnas mattor i fikarummet för att dämpa ljudet. Eftersom många sitter i öppet landskap och rum utan dörrar kan det bli störande med ljudnivån ifrån fikarummet. Mattor skulle hjälpa till att dämpa ljudet. Därför föreslår vi: att klubben arbetar för att köpa in mattor till fikarummet. Marknadsenheten på Företaget AB Anna Robertsson Bo Boström Anders Andersson Leif Larsson Karin Boström Berit Karlsson Påverka med en motion Ett sätt för både medlemmar och styrelse att vara med och påverka är att lämna förslag till årsmötet, så kallade motioner. En motion kan handla om vad som helst som rör arbetsplatsen. Varje motion ska bara ta upp ett ämne eller förslag och det ska tydligt framgå vad man vill att årsmötet ska besluta. För att styrelsen ska hinna läsa motionerna och förbereda sig inför årsmötet kan det vara en bra idé att sätta ett datum för när motionerna ska ha lämnats in till styrelsen. Motionerna diskuteras på årsmötet som tar beslut i frågan. Påverka Unionen I frågor som rör Unionens verksamhet i stort, alltså inte specifikt den egna arbetsplatsen, kan medlemmar lämna in motioner till Unionen. Litet beroende på vad motionen gäller och när den skrivs kan den hanteras på olika ställen inom förbundet. Läs mer om motioner på unionen.se och prata med ert regionkontor när ni vill driva frågor vidare. Tänk på att ju fler medlemmar som står bakom en motion, desto större är möjligheten att få motionen bifallen. Fråga medlemmarna En punkt i årsmötets dagordning är att den befintliga styrelsen presenterar vilka aktiviteter man planerat för det kommande året. Ett hjälpmedel för att ta reda på vad medlemmarna tycker i några specifika frågor kan vara att skicka ut en enkät i samband med verksamhetsplaneringen. Via unionen.se har klubben gratis tillgång till ett enkätverktyg. Till höger finns en affisch som du kan sätta upp på anslagstavlan. Efter årsmötet kan du vända på affischen för att få medlemmar att engagera sig på arbetsplatsen. 7
Sammanställ årsmöteshandlingarna Förutom kallelsen till årsmötet finns det en del andra handlingar som ska vara klara till årsmötet och delas ut till deltagarna. Dagordningen är årsmötets program och är till för att medlemmarna ska veta vad de ska ta ställning till under årsmötet. Styrelsens årsberättelse (verksamhetsberättelse) beskriver klubbens verksamhet under det gångna året. I verksamhetsplanen presenteras klubbens aktiviteter för det kommande året. Resultaträkningen visar vilka inkomster och utgifter klubben haft under året. Balansräkningen visar klubbens tillgångar och skulder. Revisorerna granskar klubbens verksamhet och ekonomi. Senast den 31 januari ska de ha tillgång till bokslut och protokoll från föregående år. I revisionsberättelsen tillstyrker eller avstyrker revisorerna ansvarsfrihet för styrelsen. Val av valberedning Valberedningen har förra årsmötets uppdrag att föreslå personer till styrelsen och övriga förtroendeuppdrag. Inför årsmötet ska valberedningen informera medlemmarna om sista datum för nominering och i god tid skicka ut en lista över nuvarande styrelse med markering av dem som ställer upp för omval. När förslagen kommit in tar valberedningen fram kandidater och presenterar dem på årsmötet där själva valet sker. På årsmötet ska ni också välja personer till nästa års valberedning. Det kan ske genom att deltagarna på årsmötet kommer med spontana förslag. Ett annat sätt är att valberedningen samlar in namnförslag till ny valberedning samtidigt som man får in namn till andra uppdrag. Valberedningen presenterar då samtliga kandidater på årsmötet, utan att själva göra någon bedömning. I båda fallen görs själva valet på årsmötet. 8
Under årsmötet Skapa engagemang Nyckeln till ett bra årsmöte ligger till stor del i förberedelserna och att få så många medlemmar som möjligt att komma på mötet. Det är också viktigt att få ett engagemang kring vilka frågor klubben ska jobba med. Utöver det handlar det om vilken stämning ni lyckas skapa på mötet. Fundera kring hur ni vill att medlemmarna ska känna när de går därifrån och hur ni kan göra för att lyckas nå dit ni vill. Mötet följer dagordningen Rent formellt ska årsmötet ha en ordförande (kan, men behöver inte vara, klubbordföranden), sekreterare, justerare och rösträknare som alla utses i början av mötet. Stäm för säkerhets skull av med ett par personer i förväg, som är beredda att ställa upp som ordförande och sekreterare om det inte skulle komma upp några förslag på mötet. Till Unionens medlemmar vid Företaget AB Själva mötet följer dagordningen. Årsmötet kan också ta upp ärenden som inte finns på dagordningen om minst två tredjedelar av de närvarande på mötet beslutar så. Däremot kan beslut i sådana ärenden inte fattas förrän klubbstyrelsen haft tillfälle att yttra sig till klubbmötet. Dagordning årsmöte 1. Mötets öppnande 2. Mötets behöriga utlysande Frågan ställs till årsmötet om alla fått inbjudan i rätt tid. 3. Fastställande av röstlängd Årsmötet bestämmer vilka som ska få lov att rösta. 4. Val av mötesordförande och mötessekreterare Vid röstning och val har varje medlem en röst. För beslut krävs mer än hälften av avgivna röster. Vid lika röstetal gäller ordförandens röst, förutsatt att denne är medlem. Försök att undvika facktermer och var tydlig när ni håller i årsmötet, det behöver inte vara så formellt så länge ni följer dagordningen och är tydlig kring när ett beslut ska fattas. Det är viktigt att alla hänger med i vad om sägs på mötet och att alla som vill får komma till tals. 5. Fastställande av dagordning Listan med frågorna som årsmötet ska prata om (detta papper). 6. Val av justerare tillika rösträknare 7. Granskning av föregående års verksamhet Årsmötet undersöker om det som bestämdes på förra årsmötet verkligen blivit av. 8. Ansvarsfrihet för klubbstyrelsen Årsmötet säger att klubbstyrelsen får godkänt. 9. Fastställande av eventuell klubbavgift 10. Motioner och propositioner Förslag från medlemmar och klubbstyrelsen (t ex budget och verksamhetsplan) diskuteras och beslutas om. 11. Fastställande av antal ledamöter i klubbstyrelsen Antalet ledamöter ska vara minst tre. 12. Val av klubbordförande 13. Val av klubbstyrelse 14. Val av revisorer jämte revisorsuppleanter 15. Val av ombud till regionrådet jämte suppleanter 16. Val av valberedning och sammankallande 17. Mötets avslutande 9
Efter årsmötet Formalia efter mötet Efter ett lyckat årsmöte börjar det viktiga jobbet i den nya styrelsen. Några formalia från årsmötet återstår också. Årsmötessekreteraren ska skriva klart protokollet som justeras av justerare tillsammans med ordförande. Det är mycket viktigt att klubbstyrelsen skickar in en kopia av det justerade årsmötesprotokollet till regionkontoret så att de vet att er klubb är verksam och även kan betala ut det årliga administrationsbidraget till klubben. Protokollet ska vara inskickat senast 31 mars. Rapportera också in alla nya förtroendevalda till Unionen så att de direkt får ta del av viktig information och intressanta utbildningar. Det gör ni enklast via klubbadministrationen på unionen.se. I dagsläget är det ordförande och rapportombud som har behörighet att göra det. Kom också ihåg att anmäla klubbens fackliga förtroendevalda till er arbetsgivare. Presentera också den nya styrelsen och andra förtroendevalda för både medlemmar och övriga kollegor på arbetsplatsen så att de får ansikten på er som representerar dem. Vill ni ha mer vägledning inför årsmötet kan ni titta i Unionens stadgar. Där finns en mer formell och utförlig beskrivning av vad som förväntas av klubben, både kring årsmötet och i det fackliga arbetet i övrigt. Stadgarna finns att beställa eller ladda hem på unionen.se 10
Ring Unionen 0770-870 870 Vi svarar på alla dina frågor om villkoren i arbetslivet och förmånerna i medlemskapet. På vår hemsida hittar du information om det mesta som rör ditt arbetsliv. Välkommen in på unionen.se. Tnr: 1780-4 Upplaga: 5000 ex Produktion: Unionen Tryck: Sentenza dec 2014 Olof Palmes gata 17, 105 32 Stockholm VI FINNS I: Borlänge, Borås, Gävle, Göteborg, Helsingborg, Jönköping, Kalmar, Karlshamn, Karlstad, Linköping, Luleå, Malmö, Norrköping, Skellefteå, Skövde, Stockholm, Sundsvall, Södertälje, Trollhättan, Umeå, Uppsala, Visby, Västerås, Växjö, Örebro