Avtal GöteborgsVarvet TEAM 2015 GöteborgsVarvshelgen 2015 är förlagd till 20-24 maj (2015-05-20 2015-05-24). I detta avtal klargör vi villkor för företags deltagande genom ett TEAM i GöteborgsVarvet, anmälan av antal deltagare för företaget och betalning samt administration kring denna tjänst. Del 1. 1. Team Brons 1. Anmälan av preliminärt antal deltagare enligt del 2 punkt 2 beställning i detta avtal. 2. Personlig löparservice löpande under året avseende GöteborgsVarvet 2015. 3. Förlängd anmälningstid vad gäller namn och personnummer på deltagare till 31 januari 2015. 4. Möjlighet till namnbyte på anmäld deltagare till och med 28 februari 2015. 5. Uthämtning av nummerlappar i Team-disk inne i GöteborgsVarvets mässa Sport & Hälsa. 6. Biljetter till GöteborgsVarvets VIP-läktare på Slottsskogsvallen, för anställda, kunder eller anhöriga. Här bjuds det på mat/kaffe i samband med att de hejar på sina vänner. Det ingår 2 biljetter per 10 löpare. 7. Företagets namn finns med i GöteborgsVarvets samlingsannons i GT efter loppet. 8. Att starta gemensamt i som sämst startgrupp 10. 2. Team Silver I team silver ingår punkt 1-7 enligt ovan, samt: 9. Farthållare som springer i teamets startgrupp för de som behöver extra draghjälp runt banan. 10. Diplom med mellantider och sluttid. 11. Att starta gemensamt i startgrupp Team Silver. 3. Team Guld I team guld ingår punkt 1-7, punkt 9-10 enligt ovan, samt: 12. Att starta gemensam i startgrupp Team Guld. 13. Tillgång till särskilda omklädningsrum med dusch inne på Slottsskogsvallen. 14. Extra service i form av bland annat massage och förfriskningar i samband med loppet. 15. Present från GöteborgsVarvet, hämtas av deltagarna 23 maj inne på Slottsskogsvallen. 16. 1 egen tältplats (5x5m) i GöteborgsVarvets Partnerby, där löparna kan samlas före och efter tävlingen. Bokning av tält sker i separat avtal. 4. Tillvägagångssätt vid anmälan Det finns två tillvägagångssätt gällande anmälningar Gruppanmälare Administratören för teamet får inloggningsuppgifter till vår hemsida. Därifrån fyller administratören manuellt i uppgifter för de löpare som ska springa i teamet. Administratören kan alltid logga in och se vilka deltagare som är med i teamet. Koder Det önskade antalet platser delas ut i form av koder. Administratören kan i sin tur dela ut dessa koder till var och en av deltagarna som i sin tur kan anmäla sig själva. Med hjälp av koden placeras de i rätt team.
Del 2. 1. Företagsuppgifter Företag Org nr Adress Fakturaadress (om annat än ovan) Fakturans referens Kontaktperson E-postadress Telefon 2. Beställning Teampaket Innehåll Grundavgift Detagaravgift Antal deltagare 1100 SEK/ Brons Punkt 1-8 enligt ovan 0 SEK deltagare Silver Punkt 1-7 och 9-11 enligt ovan 3000 SEK 1145 SEK/ deltagare Punkt 1-7,9-10 och 12-16 enligt 1295 SEK/ Guld ovan 15000 SEK deltagare 3. Anmälan Val av anmälningstyp Gruppanmälare Koder Vi önskar följande namn som vårt gemensamma lagnamn
4. Ansvar För anmälan till TEAM GöteborgsVarvet gäller Villkor för lopp arrangerade av Göteborgs Friidrottsförbund med undantag för Göteborgsvarvet Marathon 2021 som finns bifogade i avtalet. Undertecknad godkänner i egenskap av behörig firmatecknare för anmält företag bestämmelserna i detta avtal, och åtar sig att säkerställa att samtliga TEAM- medlemmar informeras om och respekterar samtliga bestämmelser i avtalet. Utöver de ovan nämnda villkoren förbinder vi oss att: a) Ett team måste bestå av minst fyra deltagare. b) Betala fakturor enligt fakturans förfallodatum. c) Aktivt delta i loppet med minst 85% av de antal preliminärt anmälda deltagare enligt del 2 punkt 2 i detta avtal. d) Ange namn, personnummer, e-postadress och andra relevanta uppgifter om samtliga TEAM-deltagare genom ovan valt alternativ i del 2 punkt 3. e) Informera Teamets deltagare och våra besökare om aktuell information som är av stor betydelse för deras deltagande. f) Att senast den 31 januari ha genomfört en korrekt anmälan genom val i del 2 punkt 3 i detta avtal. g) Ange eventuell namnändring på deltagare senast 28 februari 2015. h) GöteborgsVarvets samarbetspartners har rätt att kontakta oss och våra TEAM-deltagare för information eller erbjudanden, som vid varje enskilt tillfälle skall vara godkända av GöteborgsVarvet (Gäller endast GöteborgsVarvet 21KM). i) Deltagaravgifter faktureras baserat på godkänd deltagarlista den 31 januari 2015. Om antal anmälda deltagare enligt godkänd deltagarlista den 31 januari 2015 understiger 85 % av antalet preliminärt anmälda deltagare enligt anmälningsavtalet, har GöteborgsVarvet rätt att fakturera 85 % av antalet preliminärt anmälda deltagare. j) Avtal har ingåtts först när beställaren mottagit orderbekräftelse. Vi har tagit del av och godkänner informationen och villkoren i detta avtal; Ort Datum Underskrift behörig firmatecknare Förtydliga, var god texta
Del 3 Övrig information Sommar/Höst 2014 Anmälan GöteborgsVarvet 2015 Höst 2014 Anmälningsavgift faktureras *Team Guld och Silver 31 Januari 2015 Sista anmälningsdag. *Via tidigare valt anmälningssätt. Februari 2015 Fakturering av antal anmälda deltagare *Obs! minst 85% av preliminär bokning 28 Februari 2015 Sista datumet för namnändring av deltagare 25 Mars 2015 Seedning av deltagare, startgrupper bildas 20 Maj 2015 Varvsstafetten 21 Maj 2015 Nummerlappsutdelningen samt Mässan Sport & Hälsa öppnar i Frölundaborg och Friidrottens hus GöteborgsVarvet Stav kl. 18:00 22 Maj 2015 GöteborgsVarvet Special kl. 11:00 *Finns TEAM-disk att hämta nummerlappar i 23 Maj 2015 GöteborgsVarvet 21 km *Prel starter mellan 13:00-16:00 24 Maj 2015 Mini, Lilla och Mellan GöteborgsVarvet *Barn från 0-19 år Kontaktuppgifter Stina Magnusson Team & Partnerby/Företagsby GöteborgsVarvet, Göteborgs Friidrottsförbund Box 12174 402 42 Göteborg, Sweden team@goteborgsvarvet.se +46(0)70 7722655 +46 (0)31-381 47 08
Bilaga 1 Villkor för lopp arrangerade av Göteborgs Friidrottsförbund. Villkor för lopp arrangerade av Göteborgs Friidrottsförbund med undantag för GöteborgsVarvet Marathon 2021 (se villkor nedan). Allmän information och definitioner Med benämningarna Vi, vi, våra och oss nedan menas Göteborgs Friidrottsförbund, org. nr 857202-2799, Box 12174, 402 42 Göteborg, som bland annat arrangerar GöteborgsVarvet. Genom att du registrerar dig till något av de lopp som vi arrangerar ( Loppen ) godkänner du våra vid var tid gällande villkor. En giltig anmälan till Loppen uppstår dock först efter det att du har registrerat dig och vi mottagit anmälningsavgiften varvid ett bindande avtal uppstår mellan dig och oss. För att anmäla dig till något av Loppen måste du vara 18 år. Om du är under 18 år måste du ha målsmans godkännande för att kunna ingå ett avtal. För det fall du registrerar eller anmäler någon annan person än dig själv till Loppen försäkrar du genom ditt godkännande av våra villkor att även denna person har tagit del av och godkänner våra villkor på samma sätt som du har gjort. Det är inte tillåtet att delta i GöteborgsVarvet med hjul eller andra hjälpmedel, såsom rullstolar, handcyklar, cyklar, inlines, barnvagnar och stavar. Vänligen notera att vi har rätt att ensidigt ändra dessa villkor. Eventuella förändringar träder i kraft tidigast 30 dagar efter det att de ändrade villkoren har meddelats dig genom att ha hållits tillgängliga på vår hemsida, www.goteborgsvarvet.se. Om vi skulle göra väsentliga förändringar i dessa villkor har du rätt att säga upp det avtal som du ingått med oss. Återbetalning av redan gjord betalning kommer inte att ske med anledning av sådan uppsägning. Ditt godkännande Genom att du godkänner dessa villkor godkänner du att; du deltar på egen risk i Loppen och att vi därför inte ansvarar för skada som du eventuellt åsamkas, vi kan komma att ställa in ett eller flera av Loppen för det fall vi eller myndighet bedömer att detta är nödvändigt för din och andra deltagares säkerhet eller hälsa, erlagd avgift inte återbetalas samt att vi inte är skyldiga att utge skadestånd eller annan kompensation om ett eller flera av Loppen ställs in
på grund av händelser som är utanför vår kontroll såsom brand, översvämning, strejk eller liknande omständigheter eller på grund av skydd för din och andra deltagares säkerhet eller hälsa, vi förbehåller oss rätten att förändra Loppens sträckning eller starttid på grund av omständigheter som är nödvändiga för att Loppen skall kunna genomföras på ett bra och säkert sätt, erlagd anmälningsavgift för Loppen inte återbetalas med undantag av vad som framkommer nedan avseende GöteborgsVarvet (ditt försäkringsbolag kan eventuellt återbetala erlagd anmälningsavgift vid fall av sjukdom och/eller skada mot uppvisande av läkarintyg), om man valt faktura som betalsätt och inte betalat i tid tas anmälan bort, vid händelse av sjukdom och/eller skada kan återbud för GöteborgsVarvet lämnas fram till den 1 april 2015, återbetalning av del av erlagd ordinarie- eller välgörenhetsanmälningsavgift för GöteborgsVarvet kan ske med 275 kronor för det fall återbud lämnats till oss och du har skickat in läkarintyg till oss på ovan angivna adress före den 1 april 2015, du inte överlåter din startplats i Loppen till någon annan och/eller inte låter någon annan springa Loppen i ditt ställe, vi eller våra samarbetspartners har rätt att kontakta dig som anmält dig till GöteborgsVarvet för information eller erbjudanden som vi vid varje enskilt tillfälle har godkänt i förväg, du fotograferas och filmas i samband med Loppen, dina personuppgifter såsom namn, födelseår och ort publiceras på internet och i dagstidningar både som nyhets- och annonsmaterial samt att fotografier och TV-inspelningar i vilka du förekommer får publiceras/tillgängliggöras både som nyhets- och annonsmaterial. dina personuppgifter såsom för- och efternamn och e-postadress samt lagnamn och bolagsnamn lämnas ut till vår samarbetspartner jogg.se/transpiration AB som administrerar vår stafettsajt och att sådana uppgifter publiceras på stafettsajten i syfte att göra uppladdningen inför Varvsstafetten roligare och mer social. du placeras som sämst i startgrupp 12 om du anmält dig till GöteborgsVarvet välgörenhet. Vår behandling av personuppgifter Vi kommer att behandla dina personuppgifter i och med att du anmält dig till Loppet. Det främsta syftet med att vi behandlar dina personuppgifter är att vi ska kunna hantera din anmälan, genomföra tidtagning, registrera ditt resultat, administrera ditt konto och eventuell träningsdagbok samt att göra Loppet till en fest för dig som deltagare. Vi behandlar även dina personuppgifter i syfte att du ska få relevant information och erbjudanden från oss eller våra samarbetspartners. I den mån det rör information och
erbjudanden från någon av våra samarbetspartners, kan sådan samarbetspartner också komma att behandla dina personuppgifter. Dina personuppgifter såsom namn, födelseår, ort och resultattid, så väl som fotografier och TV-inspelningar i vilka du förekommer, kommer att publiceras på internet och i dagstidningar. För att hantera din anmälan, genomföra tidtagning, registrera ditt resultat samt administrera ditt konto och eventuell träningsdagbok, tar vi hjälp av samarbetspartners (för närvarande EST AB och Jogg.se) som endast kommer att behandla dina uppgifter i enlighet med våra instruktioner. De personuppgifter som vi kommer att behandla är främst sådana som du direkt eller indirekt lämnar till oss genom din registrering till Loppet, så som för- och efternamn, postadress, personnummer, e-postadress samt mobilnummer. Genom att du godkänner dessa villkor samtycker du till vår behandling av dina personuppgifter som den beskrivits i dessa villkor. Du har rätt att en gång om året, kostnadsfritt, få information om vilka personuppgifter vi har om dig och hur dessa används. Begäran ska göras skriftligen till oss på ovan angivna adress. Du har också alltid rätt att skriftligen begära rättelse av felaktiga personuppgifter och att återkalla lämnade samtycken.