Anvisningar för EU-projekt
Anvisningar för hantering av handlingar tillhörande EU-projekt Sölvesborgs kommun Diarieföring Diarieför alltid EU-projekt med följande text: Eu-projekt - projektnamn. Samtliga handlingar som skall bevaras ska diarieföras i Evolution och bevaras i pappersform i aktomslaget. Handlingarna ska inte bevaras externt, på exempelvis CD-skiva eller USB-minne, då dessa har en begränsad livslängd. Eftersom det inte finns något krav att diarieföra behöver Ni inte diarieföra de övriga handlingarna, viktigast är att de finns organiserade i t.ex. pärmar. Gör bara en hänvisning på diariekort och aktomslag i vilka pärmar handlingarna finns. I Evolution finns också möjlighet att samla alla övriga handlingar under mappar. En fördel med att använda Evolutions mappar är att alla berörda kan få tillgång till allt material. Under ärendeinformation ska all information om projektet skrivas in, bland annat följande: Strukturfondsprogram Projektägare Kontaktperson Ekonomiansvarig Förvaltning Ansvarskonto Verksamhets nr Aktivitets nr
Projekt nr Respektive förvaltning ansvarar för materialet fram till slutredovisning. När slutredovisning skett arkiveras materialet i kommunarkivet under EU-projekt. Rekvisitionstillfälle Använd gärna register 1-12 vid varje rekvisitionstillfälle nedan följer exempel på vad ett sådant register kan innehålla. Bilaga 1 Exempel på följande indelning 1. Ansökan om utbetalning 2 Lägesrapport 3. Kostnadssammanställning 4. Verifikationer projektkostnader 5. Lönespecifikationer projektkostnader 6. Intyg/Bevis 7. Kostnadssammanställning Projektdagbok Ideellt arbete 8. Resurser offentlig/medfinansiering/offentlig faktisk finansiering 9. Medfinansiering - Offentlig direktfinansiering 10. Kostnadssammanställning anställningar 11. Protokoll 12. Offentliggöranden i press, trycksaker m m Intyg/Bevis Kommissionens revisorer efterfrågar intyg på att fakturorna betalats och hur man hanterar betalningarna av leverantörsfakturor. Följande mallar kan användas Intyg betalning av fakturor Bilaga 2 Hantering av betalningar av leverantörsfakturor Bilaga 3
Timlönekostnad Tidredovisning ska oftast ske, mall för uträkning Bilaga 4 Observera skillnaden beroende på hur många semesterdagar den anställde har. Offentliggöranden i press, trycksaker m.m. All publicering av EU-projektet måste visa att projektet finansieras helt eller delvis med pengar från EU genom att använda EU-flaggan. Som stödmottagare är man skyldig att enligt vissa regler informera projektdeltagare och allmänhet vilket program som finansierar ditt projekt. Läs vad som gäller för just ditt EU-program. Informerar du inte om varifrån finansiering kommer kan du bli återbetalningsskyldig. På kommunens hemsida http://www.solvesborg.se/12254 ska samtliga EU-projekt som kommunen driver/medverkar i redovisas. Bilaga 5. Sammanställningen är i första hand tänkt att ge information om olika verksamhetsutvecklingsområden som kommunen arbetar med i projektform. I andra hand är det tänkt att väcka nyfikenhet och ge inspiration. Anmälan av EU-projekt gör du på särskilt formulär som finns på hemsidan http://www.solvesborg.se/12259 Bilaga 5 Personuppgiftslagen (PUL) Personuppgiftslagen (PuL) trädde i kraft 1998 och har till syfte att skydda människor mot att deras personliga integritet kränks när personuppgifter behandlas. Begreppet "behandlas" är brett, det omfattar insamling, registrering, lagring, bearbetning, spridning, utplåning, med mera. Personuppgiftslagen bygger på gemensamma regler som har beslutats inom EU, det så kallade dataskyddsdirektivet. Övriga EU-länder har alltså liknande skyddslagar vilket underlättar flödet av information inom unionen. Enligt personuppgiftslagen är det den registrerade, det vill säga den som personuppgifterna avser, som kan samtycka till behandling av personuppgifterna. I personuppgiftslagen finns inte några krav på att samtycket ska vara skriftligt eller att det ska dokumenteras. Det kan således räcka med ett muntligt samtycke. Eftersom det är den personuppgiftsansvarige som har bevisbördan för att samtycke verkligen föreligger kan det vara lämpligt att på något sätt dokumentera det lämnade samtycket. Det kan ske på olika sätt, allt ifrån en enkel notering i en lista över exempelvis presumtiva kunder till att skriftligt samtycke inhämtas och bevaras. Bilaga 6 Under den gemensamma mappen G:/PUL SBG respektive GFBS finns alla de blanketter som kan behövas. Vid frågor och behov av hjälp kontakta din PUL kontaktperson på din avdelning/förvaltning. Förbered revisionsbesök Information om besök ges oftast två till tre veckor innan. Förbered hur revisorerna skall välkomnas och alla arkiv ska vara framlagda innan revisionen börjar. Projektledaren och ansvarig ekonom närvarar. En skriftlig rapport skickas sedan till projektägaren.
Återkrav av EU-medel Revisorerna har rätt att kräva tillbaka fondmedel om dokumentation saknas för utgifter, dokumentation saknas för aktiviteter, deltagare eller uppnådda mål. Lönekostnader eller fasta kostnader beräknas felaktigt. Projektet inte höll god kvalitet eller om de upptäcker att man försökt dölja brister i arkivering eller rekrytering Arkivering Se Bevara/Gallra EU-projekt och dokumenthanteringsplanen.
Projektnamn: Bilaga 1 1 Ansökan 1 2 Avtal 2 3 Budget 3 4 AOU 1 4 5 AOU 2 5 6 AOU 3 6 7 AOU 4 7 8 AOU 5 8 9 AOU 6 - slutredovisning 9 10 Protokoll 10 11 Offentliggöranden i press, trycksaker m.m. 11 12 12
Intyg Betalning av fakturor Bilaga 2 Organisation/myndighet: Sölvesborgs Kommun Projektnamn: Journalnummer: Utbetalningsansökan avser följande period: 20 - Betalningsdag för senast betalda faktura (vernr) är: 20 - Härmed intygar Sölvesborgs kommun att alla fakturor som ingår i ansökan om utbetalning har betalats inom angiven period. KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN Ekonomikontoret Sölvesborgs den /
Hantering av betalningar av leverantörsfakturor Bilaga 3 Sölvesborgs ekonomikontor hanterar kommunens alla leverantörsfakturor och är placerade i Stadshuset. Ekonomikontoret lyder under kommunledningsförvaltningen. Sölvesborgs kommun hanterar leverantörsfakturor elektroniskt. Samtliga fakturor ställs till samma fakturadress. Fakturor skannas på ekonomikontoret och blir därmed även ankomstregistrerade. Genom ett referensnummer distribueras den inskannade fakturan elektroniskt ut i organisationen för kontering, mottagningsattest och beslutsattest. De inskannade originalfakturor arkiveras därefter i kommunen centralarkiv i normalt 10 år. Kontering sker av ansvar, slag och verksamhet. Dessa kontodelar är obligatoriska. Härutöver finns möjlighet till kontering av projektkod, aktivitetskod m fl. Attestering sker elektroniskt utifrån godkända styrtabeller i ekonomisystemets försystem, där ansvarskod är kopplat till personlig inloggning i systemet. När kontering och attestering har klar skickas betalningsuppdrag till Bankgirot för betalning på förfallodag. Vid verkställd betalning får ekonomikontoret dagligen uppgifter på utförda betalningar som används till verifikat till betald leverantörsskuld. Underlagen från bankgirot arkiveras. Spårbarhet och identifikationer sker via leverantörsnamn, bankgiro, verifikationsnummer samt datum. Bokföringsorder används vid rättning och korrigeringar av felaktigt bokförda transaktioner. Alla interna köp eller försäljning regleras ekonomiskt via bokföringsorder eller internfakturor. Den interna och externa kontrollen: Alla ekonomiska transaktion måste vara attesterade av behörig person innan de bokförs. Leverantörsfakturor, bokföringsorder och internfakturor attesteras elektronisk med maskinell kontroll av ansvar och attest. Redovisningen är uppbyggd så att verksamhetsansvarig har ett ansvar som är en obligatorisk kod del och speglar kommunens organisation. Till varje ansvar finns en beslutsattestant utsedd. Fakturasystemet kräver att det skall finnas två attester på varje faktura varav det ena måste vara beslutsattest. Projektet. har samma ansvarsnummer som näringslivskontoret men med ett särskilt projektnummer enligt nedan. Ansvarsnummer: Verksamhet Aktivitet Projektnummer: Beslutsattestant Tillsammans med varje ansökan om utbetalning bifogas ett intyg om att betalning har genomförts av samtliga ingående fakturor. Intyget kommer att skrivas under redovisningsansvarig på ekonomikontoret. Namnteckning Namnförtydligande.... Att ovanstående betalningsrutiner tillämpas intygas härmed. KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN Roger Zetterqvist Kommundirektör
Beräkning av timkostnad Bilaga 4 Namn: Befattning/roll i projektet: Arbetsuppgifter: Sara Kalle Lisa Projekt.. Projekt,.. Projekt,.. Arbetstagarens ersättning Månadslön för heltid 30 000 30 000 30 000 Tjänstgöringsgrad i projekt i % Semesterdagar per år: 25 31 32 Semesterlöneskuld(%) 12,00% 14,88% 15,36% Semesterlönetillägg(%) Total lönekostnad per månad 33 600 34 464 34 608 Lönekostnadspåslag (i procent) Arbetsgivaravgift Avtalsförsäkring Kollektivavtalad pension Annat, ange vad: 38,46% 38,46% 38,46% Totala påslag 38,46% 38,46% 38,46% Total kostnad för arbetsgivaren vid heltid 46 523 47 719 47 918 Avräkning av ev. arbetsgivarstöd Total kostnad efter tjänstgöringsgrad - ev. arbetsgivarstöd Timkostnad (165 h/månad) 281,95 289,21 290,41 Obs: Kontrollera lönekostnadspåslag med ekonomikontoret.
Redovisning av projekt på hemsidan Bilaga 5
Samtycke Bilaga 6 Namn: Adress: Postnummer: Telefonnummer: E-postadress: Organisationsnummer: Sölvesborgs kommun skulle vilja att du lämnar vissa uppgifter om dig själv. Vi skulle vilja behandla personuppgifter om dig i projektet. De uppgifter vi avser att samla in och behandla är namn, ålder och adress Du avgör själv om du vill lämna några uppgifter till oss. Uppgifterna kommer endast att behandlas av oss inom projektet. Du har enligt 26 personuppgiftslagen (1998:204) rätt att gratis, en gång per kalenderår, efter skriftligt undertecknad ansökan ställd till oss, få besked om vilka personuppgifter om dig som vi behandlar och hur vi behandlar dessa. Du har också rätt att enligt 28 personuppgiftslagen begära rättelse i fråga om personuppgifter som vi behandlar om dig. Jag samtycker till att Sölvesborgs kommun behandlar personuppgifter om mig i enlighet med det ovanstående.... Ort och datum... Underskrift... Namnförtydligande