Kallelse/Underrättelse Sammanträde med Kommunstyrelsens arbetsutskott Tid: Onsdagen den 2 Mars 2016, kl 9.00 Plats: Rådslaget, Rådhuset, Alingsås Information och överläggningar A/ Årsredovisning 2015 Alingsås kommun B/ Förändrad ansvarsfördelning inom samhällsplanring och tekniska verksamheter C/ Kommunstyrelsens investeringsplanering 2016-2020 D/ Idéburet offentligt partnerskap IOP Ärendelista Val av justerare 1. Utredningsuppdrag - Hantering av kommunens ansvar för asylsökande och personer med uppehållstillstånd. 2. Förbundsordning för Alingsås och Vårgårda Räddningstjänstförbund. 3. Årsredovisning Alingsås kommun 2015. (ytterligare handlingar senare) 4. Hantering av nämndernas resultat 2015 i enligt med nya ekonomistyrprinciper. 5. Exploateringsavtal, Skårsvägen. 6. Förändrad ansvarsfördelning inom samhällsplanering och tekniska verksamheter. (ytterligare handlingar senare) 7. Alingsås och Vårgårda Räddningstjänstförbund, taxor 2016. 8. Idéburet offentligt partnerskap IOP, bemyndigande till vård- och äldreomsorgsnämnden. 9. Kommunstyrelsens investeringsplanering 2016 2020. 10. Utredningsuppdrag - Säveåns utlopp i Mjörn genom Sörhaga. Joakim Järrebring (S) Ordförande Anci Eyoum Sekreterare Tel: 616130 anci.eyoum@alingsas.se
Ärende 1 Utredningsuppdrag - Hantering av kommunens ansvar för asylsökande och personer med uppehållstillstånd (se dnr 2014.309 KS)
Datum: 2016-02-02 Kommunstyrelsen Handläggare: Magnus Nilsson Direktnr: 0322-61 62 37 Beteckning: 2015.387 KS Utredningsuppdrag hantering av kommunens ansvar för asylsökande och personer med uppehållstillstånd Ärendebeskrivning Kommunstyrelsen beslutade, efter yttranden från utbildningsnämnden och socialnämnden, den 14 september 2015, 165, att: Kommunledningskontoret får i uppdrag att utreda frågan om övergripande samordning, organisation och ansvarsfördelning kring kommunens mottagning av asylsökande, de med uppehållstillstånd som ordnat eget boende och introduktion av personer med uppehållstillstånd. Kommunrevisionen har därefter inlett en granskning av kommunens integrationsoch flyktingarbete. Förvaltningens yttrande Med utgångspunkt från de synpunkter som tidigare lämnats av utbildningsnämnden och socialnämnden, frågor och överväganden till följd av revisionens granskning samt övriga omständigheter, gör kommunledningskontoret följande bedömning: Förutsättningarna för kommunens arbete med personer utan svenskt medborgarskap har förändrats genom bland annat ändrade regler. Detta ger anledning att se över kommunens organisation. Ur ett brukarperspektiv är det positivt att tillhöra en enhet/avdelning där den enskilde får hela sitt ärende handlagt, både ekonomi och samhällsintroduktion. Integrationsfrågor, utöver de delar som är direkt kopplat till mottagande, berör samtliga nämnder och bolag som en del av den egna verksamheten och/eller som arbetsgivare. Kommunens mottagande av asylsökande och personer med uppehållstillstånd förutsätter kulturell kompetens. Boende och barnperspektiv utgör centrala frågeställningar inom ramen för kommunens mottagningsverksamhet. Socialnämndens huvuduppdrag omfattar att utifrån en kulturell kompetens möta människor i en utsatt situation och hantera frågor om ekonomi, boende, barnperspektiv samt utveckling till självförsörjning. Utbildningsnämndens huvuduppdrag är inriktat på frågor om ungdomars och vuxnas lärande. Integrationsavdelningen vid utbildningsnämnden har särskild kompetens att möta personer utan svenskt medborgarskap och god kännedom om de regler som gäller på området. Kommunledningskontorets bedömning leder till följande förslag:
Kommunens operativa arbete och samordning med mottagning och samhällsintroduktion av personer utan svenskt medborgarskap samlas under socialnämnden. Integrationsavdelningen överförs från utbildningsnämnden till socialnämnden. De delar av samhällsintroduktion och mottagning som är en del av vuxnas lärande (SFI, Svenska För Invandrare och Komvux, kommunal vuxenskolan) fortsätter att vara utbildningsnämndens ansvar. Kommunstyrelsen har ett strategiskt samordningsansvar som förtydligas i reglemente för kommunstyrelsen. Oavsett organisation uppkommer frågor om gränsdragning mellan ansvarsområden. Den föreslagna förändringen gör att SFI, gymnasieskolan och Komvux kommer att vara en del av en annan nämnd än kommunens mottagning och samhällsintroduktion. Samtidigt skapas ökade möjligheter att undvika dubbelarbete och behov av nämndsöverskridande samordning kring frågor om barnperspektiv och boende. Särskilt frågor om boende är en utmaning för kommunen mot bakgrund av de regler som träder i kraft den förste mars 2016. De nya reglerna innebär att personer med uppehållstillstånd kan anvisas till kommunen på motsvarande sätt som redan gäller för ensamkommande flyktingbarn. Kommunen har då uppdraget att erbjuda boende till de som anvisats till kommunen. Motsvarande gränsdragning som den föreslagna mellan utbildningsnämnden och socialnämnden finns redan idag mellan utbildningsnämnden och barn- och ungdomsnämnden eller för den delen kultur- och fritidsnämnden. Kommunledningskontoret gör bedömningen att fördelarna uppväger nackdelarna med den föreslagna förändringen. Förslag till ändrade reglementen enligt ovan för utbildningsnämnden och socialnämnden bifogas. Förslag till reglemente för kommunstyrelsen hanteras i ärende 2014.598 KS. Kommunledningskontorets förslag bör remitteras för yttrande till utbildningsnämnden och socialnämnden samt expedieras till samtliga nämnder och bolag för kännedom. Förslag till beslut i Kommunstyrelsens arbetsutskott Kommunledningskontorets förslag remitteras till utbildningsnämnden och socialnämnden för yttrande. Exp:Samtliga nämnder och bolag. Kommunledningskontoret Björn Franke Administrativ chef Magnus Nilsson Kommunjurist Godkänd av: Björn Franke Titel: Datum: 2016-02-18
Ärende 2015.387 Förslag till ändringar av reglementen för socialnämnden och utbildningsnämnden Ändringar markerade med röd färg, kursiv stil och i förekommande fall överstrykning. Förslag till nya reglementen (nuvarande reglementen bifogas nedan): Reglemente för socialnämnden Antaget av kommunfullmäktige den xxxxxxxxxx. SOCIALNÄMNDENS VERKSAMHETSOMRÅDE 1 Socialnämndens målgrupper är barn- och unga, familjer, människor som inte är självförsörjande, människor med funktionshinder, missbrukare, samt personer under 65 år med sociala eller psykosociala behov. Socialnämnden ansvarar för personer över 65 år som inte är självförsörjande och som inte har ett boende via vård- och äldreomsorgsnämnden. Socialnämnden fullgör kommunens uppgifter för sina målgrupper enligt socialtjänstlagen, hälso- och sjukvårdslagen och vad som i övrigt i lag eller annan författning sägs om socialnämnd. Socialnämnden ansvarar för kommunens flyktingmottagning och invandrarfrågor. Nämnden har i dessa delar att stödja, informera samt följa upp övriga nämnders arbete. Socialnämnden utför också kommunens uppgifter enligt lag om stöd och service till vissa funktionshindrade, lag om vård av unga, lag om vård av missbrukare, samt insatser inom den kommunala psykiatrin. Undantaget från nämndens ansvarsområde är: Insatserna hemtjänst i ordinärt boende, vård i livets slutskede samt insatser för dementa. För dessa insatser ansvarar vård- och äldreomsorgsnämnden. Socialnämndens ansvarar för insatser enligt hälso- och sjukvårdslagen (sjukvård i hemmet upp till sjuksköterskenivå) för personer som är inskrivna i den kommunala psykiatrin eller personer med insatser enligt lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade. Personer under 65 år och med somatiska tillstånd, och som inte är att hänföra till hemsjukvård i ordinärt boende, hemtjänst eller vård i livets slutskede, skall socialnämndens ansvara för. För övriga insatser ansvarar vård- och äldreomsorgsnämnden. Uppgifter som utförs av sjuksköterskor och annan legitimerad hälso- och sjukvårdspersonal undantas från nämndens ansvar oavsett övrig uppgiftsfördelning mellan nämnder. Dessa uppgifter vilar på vård- och äldreomsorgsnämnden. Socialnämnden ansvarar för kommunens uppgifter enligt 1a skuldsaneringslagen. Socialnämnden fullgör också kommunens uppgifter enligt alkohollagen och ansvarar för tillsyn enligt 12 tobakslagen. Socialnämnden är arbetslöshetsnämnd och ansvarar för kommunens arbetsmarknadsfrågor och genomförandet av dessa.
Socialnämnden ansvarar för att bedriva kontroll enligt lagen omhandel med vissa receptfria läkemedel. Socialnämnden fullgör också de uppgifter i övrigt som kommunfullmäktige överlämnar till nämnden. Reglemente för utbildningsnämnden Antaget av kommunfullmäktige xxxxxxxxxx UTBILDNINGSNÄMNDENS VERKSAMHETSOMRÅDE 1 Utbildningsnämnden fullgör kommunens uppgifter inom det offentliga skolväsendet för barn, ungdom och vuxna. Nämndens uppgifter omfattar gymnasieskola och kommunal vuxenutbildning inklusive gymnasiesärskola och särskola för vuxna. Nämnden ansvarar för uppdragsutbildning och svenskundervisning för invandrare. Nämnden fullgör även de uppgifter i övrigt som kommunfullmäktige överlämnar till nämnden. Nuvarande reglementen: Reglemente för socialnämnden Antagen av kommunfullmäktige den 24 september 2014, 109. SOCIALNÄMNDENS VERKSAMHETSOMRÅDE 1 Socialnämndens målgrupper är barn- och unga, familjer, människor som inte är självförsörjande, människor med funktionshinder, missbrukare, samt personer under 65 år med sociala eller psykosociala behov. Socialnämnden ansvarar för personer över 65 år som inte är självförsörjande och som inte har ett boende via vård- och äldreomsorgsnämnden. Socialnämnden fullgör kommunens uppgifter för sina målgrupper enligt socialtjänstlagen, hälso- och sjukvårdslagen och vad som i övrigt i lag eller annan författning sägs om socialnämnd. Socialnämnden utför också kommunens uppgifter enligt lag om stöd och service till vissa funktionshindrade, lag om vård av unga, lag om vård av missbrukare, samt insatser inom den kommunala psykiatrin. Undantaget från nämndens ansvarsområde är: Den verksamhet som avser ekonomiskt bistånd till flyktingar. För dessa insatser ansvarar utbildningsnämnden, dock ansvarar socialnämnden för ersättningar till ensamkommande flyktingbarn. Insatserna hemtjänst i ordinärt boende, vård i livets slutskede samt insatser för dementa. För dessa insatser ansvarar vård- och äldreomsorgsnämnden. Socialnämndens ansvarar för insatser enligt hälso- och sjukvårdslagen (sjukvård i hemmet upp till sjuksköterskenivå) för personer som är inskrivna i den kommunala
psykiatrin eller personer med insatser enligt lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade. Personer under 65 år och med somatiska tillstånd, och som inte är att hänföra till hemsjukvård i ordinärt boende, hemtjänst eller vård i livets slutskede, skall socialnämndens ansvara för. För övriga insatser ansvarar vård- och äldreomsorgsnämnden. Uppgifter som utförs av sjuksköterskor och annan legitimerad hälso- och sjukvårdspersonal undantas från nämndens ansvar oavsett övrig uppgiftsfördelning mellan nämnder. Dessa uppgifter vilar på vård- och äldreomsorgsnämnden. Socialnämnden ansvarar för kommunens uppgifter enligt 1a skuldsaneringslagen. Socialnämnden fullgör också kommunens uppgifter enligt alkohollagen och ansvarar för tillsyn enligt 12 tobakslagen. Socialnämnden är arbetslöshetsnämnd och ansvarar för kommunens arbetsmarknadsfrågor och genomförandet av dessa. Socialnämnden ansvarar för att bedriva kontroll enligt lagen omhandel med vissa receptfria läkemedel. Socialnämnden fullgör också de uppgifter i övrigt som kommunfullmäktige överlämnar till nämnden. Reglemente för utbildningsnämnden Antaget av kommunfullmäktige den 24 september 2014, 109. UTBILDNINGSNÄMNDENS VERKSAMHETSOMRÅDE 1 Utbildningsnämnden fullgör kommunens uppgifter inom det offentliga skolväsendet för barn, ungdom och vuxna. Nämndens uppgifter omfattar gymnasieskola och kommunal vuxenutbildning inklusive gymnasiesärskola och särskola för vuxna. Nämnden ansvarar för uppdragsutbildning, svenskundervisning för invandrare, flyktingmottagning och invandrarfrågor. Nämnden har i de senare delarna att stödja, informera samt följa upp övriga nämnders arbete. Frågor om ensamkommande flyktingbarn inklusive frågor om bistånd enligt socialtjänstlagen är uppgifter för socialnämnden, däremot ansvarar utbildningsnämnden för utbetalning av bistånd till enskild i övrigt inom ramen för integrationsverksamheten. Nämnden fullgör även de uppgifter i övrigt som kommunfullmäktige överlämnar till nämnden.
Kommunstyrelsen 2015-09-14 Protokollsutdrag KS 165 Dnr 2015.387 KS 700 Utredningsuppdrag - Hantering av kommunens ansvar för asylsökande och personer med uppehållstillstånd Ärendebeskrivning Socialnämnden och utbildningsnämnden har i ärende till kommunfullmäktige efter samråd föreslagit att ansvaret för tre socialsekreterare som arbetar med ensamkommande flyktingbarn på utbildningsförvaltningen överflyttas till socialförvaltningen från och med den 1 juli 2014. Kommunfullmäktige har den 24 september 2014, 109, beslutat i enlighet med nämndernas förslag. Vid ärendet om verksamhetsförändringar, inför beslut i kommunfullmäktige, beslutade kommunstyrelsen, den 8 september 2014, 106 att ge kommunledningskontoret i uppdrag att utreda frågan om övergripande samordning, organisation och ansvarsfördelning kring kommunens mottagning av asylsökande och introduktion av personer med uppehållstillstånd. Socialnämnden och utbildningsnämnden har yttrat sig över förslag med innebörden att all socialtjänst flyttas från utbildningsnämnden till socialnämnden (vanligen försörjningsstöd, som förskott på förmån, innan Försäkringskassans utbetalningar kommer igång). Utbildningsnämnden har den 18 februari 2015, 12, tillstyrkt föreslagen förändring. Socialnämnden har den 16 juni 2015, 95, antagit socialförvaltningens skrivelse som sitt yttrande. Socialförvaltningen har beskrivit den samverkan som finns mellan chefer och medarbetare på individ- och familjeomsorgen vid socialförvaltningen och integrationsavdelningen vid utbildningsförvaltningen, att gemensamma antagna riktlinjer gäller vid prövning av rätt till försörjningsstöd samt integrationsavdelningens särskilda kompetens kring integrationslagstiftningen som ständigt förändras samt integrationsavdelningens kulturkompetens. Vidare skriver socialförvaltningen: Utifrån ett brukarperspektiv är det positivt att endast tillhöra en enhet/avdelning där man får hela sitt ärende handlagt, både ekonomi och samhällsintroduktion. Att igen flytta en del av integrationsavdelningen till socialförvaltningen bör noga övervägas. För att få klarhet i frågan bör en mer omfattande utredning göras kopplat till kommunstyrelsens ursprungliga uppdrag om att utreda frågan om övergripande samordning, organisation och ansvarsfördelning kring kommunens mottagning av asylsökande och introduktion av personer med uppehållstillstånd. Uppdraget bör också innefatta en analys av flyktingströmmarna de kommande åren och hur Alingsås ska rusta sig för att möta dessa på bästa sätt. En dialog har förts mellan socialförvaltningen och utbildningsförvaltningen och enighet råder kring detta tillvägagångssätt. Avslutningsvis skriver socialförvaltningen att det vid utredning och förslag till framtida samordning och organisation är viktigt att kommunen utgår från vad som är bäst för brukaren. Justerandes sign Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande
Kommunstyrelsen 2015-09-14 KS 165, forts Dnr 2015.387 KS 700 Beredning Kommunledningskontoret har i skrivelse den 26 augusti 2015 lämnat följande yttrande: Kommunledningskontoret instämmer i socialnämndens bedömning och förslag. Inga ändringar av organisation eller ansvarsfördelning föreslås mot bakgrund av befintligt underlag. Fortsatt utredning behövs, men med ett bredare anslag än ett avgränsat ärende rörande frågor om verksamhetsförändringar rörande ensamkommande flyktingbarn (överföring av socialtjänst). Att överföra en begränsad del av integrationsavdelningen till socialnämnden, utan bredare överväganden till grund, framstår som mindre lämpligt. Utgångspunkten för vidare utredning bör vara kommunstyrelsens tidigare uppdrag i detta ärende, men med ett breddat och fördjupat innehåll. Det är berörda enskildas behov, kommunens ansvar som helhet och lämpliga förutsättningar för att leverera rätt kvalité på ett kostnadseffektivt sätt, snarare än nuvarande ansvarsfördelning och organisation som bör ligga till grund för kommunens överväganden kring lämplig organisation och intern ansvarsfördelning. Följande frågeställningar bör beaktas inom ramen för en utredning: Vilka behov har de personer med uppehållstillstånd som får sin introduktion i Alingsås, de med uppehållstillstånd som ordnat eget boende (så kallade ebosar ) eller de asylsökande som vistas i kommunen? Vilka antaganden går att göra om hur dessa totala behov kommer utveckla sig över tid? Vilket ansvar har kommunen som helhet gentemot dessa personer? Vilka överväganden kan göras kring lämplig organisation, ansvarsfördelning och samverkan mellan olika aktörer? Hur hanteras frågor om återsökning av kommunala kostnader från Migrationsverket på ett effektivt sätt? Vilka överväganden går att göra kring lämpliga verksamhetsformer och tydliga roller med beaktande av en helhet med kommunen, staten och det civila samhället? Barn- och ungdomsnämnden, utbildningsnämnden samt socialnämnden bedriver alla verksamhet och har i nuvarande organisation ansvarsområden som är av särskild betydelse för kommunens mottagning av asylsökande och introduktion av personer med uppehållstillstånd. De synpunkter som lämnas av dessa nämnder skall därför särskilt beaktas vid överväganden inom ramen för fortsatt utredning. Arbetsutskottet har behandlat ärendet den 2 september 2015, 140. Kommunstyrelsens beslut: Kommunledningskontoret får i uppdrag att utreda frågan om övergripande samordning, organisation och ansvarsfördelning kring kommunens mottagning av asylsökande, de med uppehållstillstånd som ordnat eget boende och introduktion av personer med uppehållstillstånd. Exp: Uppdrag-klk Justerandes sign Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande
Ärende 2 Förbundsordning för Alingsås och Vårgårda Räddningstjänstförbund
Datum: 2016-02-23 Kommunstyrelsen Handläggare: Björn Franke Direktnr: 616120 Beteckning: 2015.193 KS Ändrad förbundsordning för Alingsås och Vårgårda Räddningstjänstförbund Ärendebeskrivning Förbundsdirektionen i Alingsås och Vårgårda Räddningstjänstförbund har den 13 mars 2015, 11 lämnat förslag till ändrad förbundsordning. Med anledning av förändring av lagstiftning, justering av räddningstjänstens uppdrag samt delvis förändrade förutsättningar för den nya förbundsdirektionen har förbundsdirektionen beslutat revidera gällande förbundsordning. Kommunstyrelsens arbetsutskott har den 20 maj 2015, 90 återremitterat ärendet till förbundsdirektionen för bearbetning av avsnittet om budget och ekonomisk styrning. Förbundsdirektionen har den 11 december 2015, 28 lämnat ett nytt förslag till förbundsordning. Förvaltningens yttrande Förslaget till ändrad förbundsordning tillstyrks. Kommunledningskontoret har deltagit i beredningen av ärendet till förbundsdirektionen. Den största förändringen har gjorts i 18 Budget och ekonomisk styrning. Förslaget är utformat för att kunna hantera att medlemskommunernas budgetprocesser ser olika ut. Kopplingen till Alingsås kommuns styrmodell och anvisningar är tydliggjord i förslaget. Förslag till beslut i kommunfullmäktige Ändrad förbundsordning för Alingsås och Vårgårda Räddningstjänstförbund antas. Exp: AVRF, Vårgårda kommun Kommunledningskontoret Björn Franke Administrativ chef Godkänd av: Björn Franke Titel: Datum: 2016-02-23
2015-12-11 Protokollsutdrag AVRF 28 Dnr 2015.010 AVRF 012 Reviderad förbundsordning för Alingsås och Vårgårda Räddningstjänstförbund Ärendebeskrivning Med anledning av förändring av lagstiftning, justering av räddningstjänstens uppdrag samt delvis förändrade förutsättningar för den nya förbundsdirektionen har förbundsdirektionen beslutat revidera gällande förbundsordning. Direktionens beslut: Den reviderade förbundsordningen godkänns att gälla från och med antagande i respektive medlemskommuns kommunfullmäktige. Exp: Medlemsk. KF Justerandes sign Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande
1 Förbundsordning för Alingsås Vårgårda Räddningstjänstförbund Antagen av förbundsdirektionen den 11 december 2015, XX Fastställd av: Alingsås kommuns kommunfullmäktige den XX XX, XX. Vårgårda kommuns kommunfullmäktige den XX XX, XX. Innehåll 1. Bakgrund 2. Medlemmar 3. Ändamål 4. Särskilda uppgifter 5. Organisation 6. Avgränsningar 7. Förbundsdirektion 8. Revisorer 9. Initiativrätt 10. Närvarorätt 11. Anslag av kungörelser och andra tillkännagivanden 12. Förbundsmedlemmarnas styrning av och insyn i förbundets ekonomi och verksamhet 13. Andel i tillgångar och skulder 14. Övergång inventarier 15. Övergång personal 16. Kostnadstäckning mm 17. Överföring av förbundsbidrag 18. Budget och ekonomisk styrning 19. Planeringsprocess 20. Likvidation och upplösning 21. Arkiv 22. Arvoden 23. Tvister 24. Ändringar i förbundsordningen 25. Ikraftträdande Förbundsordning för Alingsås och Vårgårda Räddningstjänstförbund
2 1 Bakgrund Alingsås och Vårgårda kommuner har beslutat att ingå ett kommunalförbund för att skapa en organisation med goda förutsättningar att ta hand om de uppgifter som vilar på en kommun enligt lag (2003:778) om skydd mot olyckor (LSO). Uppgifterna för kommunalförbundet omfattar frågor om räddningstjänst, säkerhet och beredskap och att långsiktigt tillgodose krav och förväntningar enligt gällande lagar (se 3 nedan). 2 Medlemmar Kommunalförbundets namn är Alingsås och Vårgårda Räddningstjänstförbund, nedan kallat förbundet och har sitt säte i Alingsås. Medlemmar i kommunalförbundet är Alingsås och Vårgårda kommuner. 3 Ändamål Bastjänster Förbundet ansvarar för att i förbundsmedlemmarnas ställe fullfölja: De skyldigheter som vilar på kommunerna enligt lag (2003:778) om skydd mot olyckor (LSO) samt förordning (2003:789) om skydd mot olyckor (FSO) förutom brandskyddskontroll och rengöring (sotning) som regleras särskilt under 4 De skyldigheter som vilar på kommunerna om tillsyn enligt lag (2010:1011) om brandfarliga och explosiva varor. Vid tillsynen ges förbundet rätt att tillämpa den taxa som gäller i respektive kommun. De skyldigheter som vilar på kommunerna avseende information till allmänheten. Att enligt punkt ett ovan (FSO) fullgöra skyldigheter om kommunernas plan för räddningsinsatser enligt lag (1999:381) om åtgärder för att förebygga och begränsa följderna av allvarliga kemikalieolyckor. Räddningstjänstförbundet Alingsås Vårgårda, biträder kommunerna med kompetens kring brand och säkerhet inom följande verksamhetsområden och utifrån respektive kommuns behov: Samhällssäkerhet och beredskap. Beredskapsplanläggning enligt bestämmelserna i lag (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap. Samhällsbyggnadsverksamheten enligt plan- och bygglagen (2010:900). Remiss- och koncessionsärenden enligt miljöbalken och socialtjänstlagen. Kommunernas psykiska och sociala omhändertagande (POSOM) vid olycka eller kris. Förbundsordning för Alingsås och Vårgårda Räddningstjänstförbund
3 4 Särskilda uppgifter I kommunalförbundets uppdrag ingår utöver ovan nämnda bastjänster, rätten att utföra andra uppgifter som ansluter till ovanstående lagstiftning eller på annat sätt ansluter till säkerhet och trygghet i kommunerna och som reglerats i avtal. Exempel på sådana uppgifter är: Akut restvärdesräddning. Förmedling av automatiska brandlarm. Nödvändiga saneringsarbeten efter olycka. Stöd till ambulansverksamhetens sjuktransportverksamhet. På uppdrag från Västra Götalandsregionen utförs uppdrag i väntan på ambulans. Stöd till andra förvaltningar och myndigheter i akuta situationer. Utbildning. Kommunalförbundet kan också samverka med andra aktörer i samhället ifråga om utvecklingsprojekt och frågor som är relaterade till lagstiftning och uppgifter i 3. Förbundsmedlem får överlämna ytterligare uppgifter till förbundet inom de områden och i den omfattning som förbundsmedlemmarna kommer överens om. Brandskyddskontroll, rengöring, beredskap för inkallande av krisledning Alingsås kommun och Vårgårda kommun lägger ansvaret för samt utförandet av brandskyddskontroll enligt lag (2003:778) om skydd mot olyckor i kommunalförbundet. Kommunalförbundet ges rätt att tillämpa taxan för brandskyddskontroll. Dessutom ansvarar kommunalförbundet för kommunal tillsyn samt handläggandet av ärenden rörande rengöring (dispenser för egen sotning). Däremot överlämnas inte utförandet av rengöring (sotning) i egen regi eller efter avtal mellan extern utförare och kommunen till kommunalförbundet. Upphandling av rengöring hanteras av respektive medlemskommun. Ansvaret för att upprätthålla beredskap för inkallande av krisledning i medlemskommunerna skall vila på kommunalförbundet. Kommunalförbundet är personuppgiftsansvarig för ändamålen med och medlen för behandlingen av personuppgifter inom kommunalförbundets ansvarsområde. 5 Organisation Förbundet är ett kommunalförbund med förbundsdirektion, som även är förbundsstyrelse. Förbundsdirektionen är den nämnd som enligt 3 kap 11 LSO fullgör uppgifter enligt denna lag. Direktionen får inrätta de utskott som den finner lämpligt. Förbundsdirektionens verksamhet regleras i reglemente enligt bilaga till förbundsordningen. Förbundsordning för Alingsås och Vårgårda Räddningstjänstförbund
4 6 Avgränsningar Ytterligare uppdrag kan inte åläggas kommunalförbundet utan godkännande av kommunfullmäktige i respektive medlemskommun. 7 Förbundsdirektion Direktionen ska bestå av nio (9) ledamöter och nio (9) ersättare, varav Alingsås kommuns kommunfullmäktige utser fem (5) ledamöter och fem (5) ersättare, medan Vårgårda kommuns kommunfullmäktige utser fyra (4) ledamöter och fyra (4) ersättare. Direktionens ledamöter och ersättare väljs för en mandattid om fyra år räknat från och med den 1 januari året efter det att val till kommunfullmäktige ägt rum i hela landet. I fråga om valbarhet och sättet att utse ledamöter och ersättare i förbundsdirektionen skall 3 kap 23 och 4 kap 23a 1st kommunallagen (1991:900) tillämpas. För samtliga beslut krävs enkel majoritet, att båda kommunerna är representerade samt att minst fem (5) ledamöter är närvarande vid varje sammanträde. Vid förfall för ledamot ska ersättare från samma kommun inträda. Ersättarna inträder i den turordning kommunfullmäktige bestämt vid valet. Om ersättarna utsetts vid proportionellt val inträder istället ersättare enligt den ordning som beskrivs i lag (1992:339) om proportionellt valsätt. 8 Revisorer Kommunalförbundet ska ha två (2) revisorer. Medlemskommunerna utser en (1) revisor var. Revisorerna väljs för samma mandatperiod som ledamöterna i förbundsdirektionen. Revisorernas verksamhet regleras i reglemente. Revision sker i enlighet med bestämmelserna om revision i kommunallagen. Revisorernas berättelse ska tillsammans med årsredovisningen överlämnas till medlemskommunernas kommunfullmäktige, som var och en beslutar om ansvarsfrihet för direktionen i dess helhet. 9 Initiativrätt Ärenden i direktionen får väckas av ledamot i direktionen, medlemskommun genom framställan av kommunfullmäktige eller kommunstyrelsen samt organ under direktionen om direktionen medgett sådan rätt. 10 Närvarorätt Direktionen avgör själv i vilka fall någon som inte är ledamot eller ersättare i direktionen har rätt att närvara och yttra sig vid direktionens sammanträden. 11 Anslag av kungörelser och andra tillkännagivanden Kommunalförbundets kungörelser, tillkännagivanden av protokollsjustering och övriga tillkännagivanden anslås på förbundets anslagstavla. Alingsås kommuns anslagstavla är förbundets anslagstavla. Kungörelse om sammanträde vid vilket budgeten ska fastställas skall anslås på förbundets anslagstavla och för kännedom på varje medlemskommuns anslagstavla samt i lokal dagspress. Förbundsordning för Alingsås och Vårgårda Räddningstjänstförbund
5 12 Förbundsmedlemmarnas styrning av och insyn i förbundets ekonomi och verksamhet Kommunalförbundet ska löpande till förbundsmedlemmarna överlämna rapport om verksamhetens ekonomi och utveckling. Innan beslut tas om avtal av större dignitet, beslut av principiell/strategisk betydelse, större investeringar, större ändringar av verksamheten eller annat av större vikt ska samråd ske med samtliga förbundsmedlemmar. Om förbundet under budgetåret konstaterar eller förväntar kostnadsöverskridanden eller andra betydelsefulla avvikelser från budgeten ska man till förbundsmedlemmarnas kommunstyrelser redovisa orsakerna till avvikelserna och de korrigeringar som har vidtagits eller kommer att vidtas. 13 Andel i tillgångar och skulder Förbundsmedlemmarna har vid varje tidpunkt andel i förbundets tillgångar och skulder i förhållande till respektive medlemskommuns ansvar enligt 16. Förbundsmedlemmarna har ansvar för att täcka eventuell uppkommen brist i enlighet med angiven fördelningsgrund. Motsvarande fördelningsgrund tillämpas vid skifte av kommunalförbundets behållna tillgångar om kommunalförbundet skulle upplösas. Vid en räddningsinsats med kostnader som överstiger den kommunala självrisken för statlig ersättning ska dessa kostnader betalas i sin helhet av den drabbade kommunen. Det är den drabbade kommunen som har att söka statlig ersättning för sina kostnader. Räddningstjänstförbundet bistår drabbad kommun och administrerar ansökan om statlig ersättning för denna kommuns räkning. 14 Övergång inventarier De fordon och övriga inventarier som respektive räddningstjänst förfogar över den 1 januari 2009 överförs till kommunförbundet till bokförda värden. Kommunalförbundet står för drift- och underhållskostnader, försäkringar och dylikt. 15 Övergång personal Förbundet övertar anställnings- och pensionsansvaret liksom semester- och övertidsskuld för berörd anställd kommunal personal. Kostnaden för detta tas ut av respektive medlemskommun. Överenskommelse avseende anställningstrygghet, kopplad till tidigare anställning vid respektive medlemskommun, upprättas efter samråd med berörda fackliga organisationer. 16 Kostnadstäckning Kostnaderna för kommunalförbundets verksamhet ska täckas, i den mån de inte sker på annat sätt, genom bidrag från förbundsmedlemmarna. Utgångspunkten avseende bastjänsterna är en fördelning utifrån befolkningstalet som revideras årligen beroende på befolkningsändringarna i respektive kommun. Fördelningsprincipen med invånarantalet ska revideras årligen beroende på de befolkningsändringarna som skett i respektive kommun med avläsning 31 december året innan verksamhetsåret. Förbundsordning för Alingsås och Vårgårda Räddningstjänstförbund
6 16, forts Kommunalförbundet får ta lån i enlighet med fastställd budget eller enligt vad förbundsmedlemmarna annars godkänt. Kommunalförbundet får inte ingå borgen eller andra ansvarsförbindelser utan förbundsmedlemmarnas godkännande. Om godkänd borgen ingås gäller i fråga om ansvar fördelningsregeln. Kommunalförbundet får inte bilda eller förvärva aktier eller andelar i företag utan förbundsmedlemmarnas godkännande. 17 Överföring av förbundsbidrag Medlemskommunernas förbundsbidrag överförs månadsvis tre (3) dagar före löneutbetalningsdag enligt rutiner i Alingsås kommun. 18 Budget och ekonomisk styrning Direktionen ska årligen fastställa budget för förbundet inom de ekonomiska ramar och riktlinjer i övrigt som medlemskommunerna anvisat före april månads utgång. Samråd ska ske med respektive medlemskommun inför respektive förbundsmedlems fastställande av budgetram. Budgeten ska innehålla en plan för verksamhet och ekonomin under förestående budgetår. Dessutom fastställs en ekonomisk plan för den kommande treårsperioden samt plan för investeringar för den kommande femårsperioden. Direktionen ska fastställa budgeten före juni månads utgång. Budgeten skall omfatta begäran om eventuella lån. När budgeten fastställs bestämmer direktionen storleken på bidragen som medlemmarna skall lämna till förbundet enligt grunderna i 16. Sammanträde vid vilket budgeten fastställs skall vara offentligt. Kungörelse om sammanträdet skall utfärdas. Årsredovisning och delårsrapport skall godkännas av direktionen och lämnas till medlemskommunernas kommunfullmäktige för beslut om ansvarsfrihet enligt de anvisningar för redovisning som anges i Alingsås kommuns styrmodell året efter det år som redovisningen avser. 19 Planeringsprocess Direktionen har att fastställa handlingsprogram för den förebyggande verksamheten och handlingsprogram för räddningstjänsten enligt lag (2003:778) om skydd mot olyckor. Handlingsprogrammen ska upprättas i samverkan med förbundsmedlemmarna. Innan handlingsprogrammen antas av direktionen ska medlemmarna beredas tillfälle att yttra sig över förslaget. Förändringar och tillägg till planerna ska också beredas i samverkan med förbundsmedlemmarna. Förbundsordning för Alingsås och Vårgårda Räddningstjänstförbund
7 20 Utträde, likvidation samt upplösning Förbundet är bildat på obestämd tid. Förbundsmedlem har rätt att begära utträde ur förbundet; detta innebär att förbundet då träder i likvidation eftersom det endast består av två medlemskommuner. Uppsägningstiden är tre år räknat från slutet av den månad då uppsägning skedde. Förbundet ska också träda i likvidation om mer än hälften av medlemskommunerna genom samstämmiga beslut i respektive kommunfullmäktige fattat beslut härom. Likvidationen verkställs av förbundsdirektionen i egenskap av likvidator. När förbundet har trätt i likvidation, ska förbundets egendom (tillgångar och skulder) skiftas. All egendom där bokfört värde saknas ska värderas av oberoende värderingsman, eller om parterna enas om detta, omvandlas till likvida medel. Respektive kommun övertar den personal som tillhör den egna kommunen. Vid skifte av förbundets behållna tillgångar och skulder ska fördelningsgrunden enligt 16 tillämpas. Efter skuldbetalning skiftas egendom till bokfört värde eller där bokfört värde saknas enligt värdering. I fråga om eventuellt upparbetad pensionsskuld för personal ska denna följa med den personal som tillhör respektive kommun. Verksamheten får fortsätta tillfälligtvis om det behövs för en ändamålsenlig avveckling och i syfte att parterna efter ett utträde ska kunna upprätthålla en erforderlig beredskaps- och säkerhetsnivå. Verksamheten måste då bedrivas på ett sådant sätt att utträde inte försvåras för någon av parterna av ekonomiska skäl i form av tillkommande investeringsbehov. När förbundsdirektionen har fullgjort sitt uppdrag som likvidator, ska direktionen avge slutredovisning för sin förvaltning genom en förvaltningsberättelse över likvidationen i sin helhet med en redovisning för skiftet av behållna tillgångar. Till slutredovisningen skall fogas redovisningshandlingar för hela likvidationstiden. När likvidationsuppdraget är fullföljt ska Alingsås kommunen överta vården av de handlingar som tillhört förbundet. Förvaltningsberättelsen och redovisningshandlingarna skall delges var och en av förbundsmedlemmarna. När berättelsen och redovisningshandlingarna delgetts samtliga förbundsmedlemmar, är förbundet upplöst. En medlemskommun som inte är nöjd med redovisningen eller det skifte som förrättas av direktionen får väcka talan om detta mot de övriga medlemskommunerna inom ett år från det då slutredovisningen delgavs medlemskommunen. Om det framkommer någon tillgång för förbundet efter dess upplösning eller om talan väcks mot förbundet eller om det på annat sätt uppkommer behov av ytterligare likvidationsåtgärd skall likvidationen fortsättas. 21 Arkiv Alingsås kommun är arkivmyndighet för förbundet och Alingsås kommuns arkivreglemente gäller för förbundet. Alingsås kommuns regler om arkivlokaler omfattar även förbundet. Förbundsordning för Alingsås och Vårgårda Räddningstjänstförbund
8 22 Arvoden Arvoden och andra ekonomiska förmåner till ledamöter, ersättare och revisorer i direktionen utgår enligt de regler som tillämpas i Alingsås kommun för Kommunens styrelserepresentanter och revisorer i de kommunala bolagen. Direktionen beslutar om arvode och andra ekonomiska förmåner för de utskott som direktionen inrättar enligt 5. 23 Tvister Tvist mellan kommunalförbundet och en eller flera medlemskommuner, om parterna inte kan nå en frivillig uppgörelse, avgörs genom skiljeförfarande enligt lag (1999:116) om skiljeförfarande. 24 Ändringar i förbundsordningen Ändring av eller tillägg till förbundsordningen ska antas av direktionen och fastställas av förbundsmedlemmarnas kommunfullmäktige. 25 Ikraftträdande Denna förbundsordning gäller från och med den XX 2016 efter godkännande av förbundsmedlemmarnas kommunfullmäktige. Denna förbundsordning träder i kraft när den har godkänts av förbundsmedlemmarnas kommunfullmäktige och gäller från och med den XX 2016. Förbundsordning för Alingsås och Vårgårda Räddningstjänstförbund
Kommunstyrelsens arbetsutskott 2015-05-20 Protokollsutdrag AU 90 Dnr 2015.193 KS 012 Förbundsordning för Alingsås och Vårgårda Räddningstjänstförbund Ärendebeskrivning Förbundsdirektionen i Alingsås och Vårgårda Räddningstjänstförbund har den 13 mars 2015, 11 lämnat förslag till ändrad förbundsordning. Med anledning av förändring av lagstiftning, justering av räddningstjänstens uppdrag samt delvis förändrade förutsättningar för den nya förbundsdirektionen har förbundsdirektionen beslutat revidera gällande förbundsordning. Beredning Kommunledningskontoret har i skrivelse den 13 maj 2015 lämnat följande yttrande: Den största förändringen föreslås i 18 Budget och ekonomisk styrning. Tidpunkten för förbundets fastställande av budget är flyttad från september till juni. Skrivningar om att inlämningstiderna i Alingsås kommuns styrmodell skall gälla har tagits bort. Skrivningen om att medlemskommunerna skall enas om ekonomiska ramar och riktlinjer och ange dessa före juni månads utgång, har också tagits bort. De föreslagna förändringarna skapar en otydlighet kring budgetprocessen och ligger inte i linje med de förändringar av tider som skett i Alingsås kommuns styrmodell. Räddningstjänstförbundets budgetprocess behöver utformas på ett sådant sätt att de två medlemskommunerna kan ta ett enat och samtidigt beslut om ekonomiska ramar och riktlinjer för förbundet, med beaktande av att de två kommunernas budgetprocesser ser olika ut. Kommunledningskontoret föreslår därför att ärendet återremitteras till förbundet med uppdrag att hitta en formulering som möjliggör detta. Kommunledningskontoret tillstyrker i övrigt de förändringar av förbundsordningen som räddningstjänstförbundet föreslår. Arbetsutskottets beslut: Ärendet återremitteras till räddningstjänstförbundet med de motiv som framgår av förvaltningens yttrande. Exp: AVRF Justerandes sign Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande
Ärende 3 Årsredovisning Alingsås kommun 2015
Datum: 2016-03-01 Kommunstyrelsen Handläggare: Peter Öfverström Direktnr: Beteckning: 2016.013 KS Årsredovisning 2015 Alingsås kommun Ärendebeskrivning Styrmodellen är ett redskap för politiska beställningar och för att anslå resurser till verksamhetsutförare så att dessa kan leverera tjänster anpassade till målgruppernas önskemål och behov, vilket fastställs i Flerårsstrategi för Alingsås kommun. En viktig del av styrmodellen är uppföljning, så att nämnder, styrelser och fullmäktige får kunskap om tjänsternas kvalitet, verksamhetens ekonomiska läge samt personalredovisning. I Alingsås kommun sker uppföljning tre gånger om året, per den sista april (vårbokslut), per den sista augusti (delårsbokslut) samt per den sista december (årsredovisning). Årsredovisningen är kommunstyrelsens samlade rapport och analys av verksamhet, ekonomi och personal till kommunfullmäktige för det gångna året. I årsredovisningen följer kommunfullmäktige upp och analyserar de prioriterade målen och indikatorerna utifrån nämndernas och bolagens redovisade resultat, men även utifrån de tvärsektoriella områden som kommunfullmäktige har prioriterat (folkhälsa, tillgänglighet, miljö och klimat). Förvaltningens yttrande Beskrivningarna av arbetet under året och nämndernas uppföljning av varje åtagande är viktiga underlag för analysen, men finns inte med i själva årsredovisningen. Underlagen från nämnderna finns istället samlade i ett separat beslutsunderlag till årsredovisningen. Årsredovisningen beslutas av kommunfullmäktige i mars och är ett underlag till revidering av mål, åtaganden och ekonomiska ramar för nästkommande flerårsstrategi. Enligt kommunallagen och lagen om kommunal redovisning ska det i budgeten anges finansiella mål samt mål för verksamheten som har betydelse för god ekonomisk hushållning. Därtill ska förvaltningsberättelsen i årsredovisningen innehålla en utvärdering av om målen för god ekonomisk hushållning har uppnåtts. Det är varje kommuns uppgift att inom lagens ramverk finna formerna för sin tillämpning. Avseende god ekonomisk hushållning ur ett verksamhetsperspektiv har kommunfullmäktige i Alingsås kommun antagit prioriterade mål med tillhörande indikatorer. Avseende god ekonomisk hushållning ur ett verksamhetsperspektiv är bedömningen att det råder god ekonomisk hushållning, vilket grundar sig på nämndernas arbete med åtaganden kopplade till de prioriterade målen, att nämndernas verksamheter uppfyller sina ändamål utifrån givna reglementen samt att utveckling sker i majoriteten av de indikatorer som är kopplade till kommunfullmäktiges prioriterade mål. Till varje prioriterat mål finns det flera indikatorer kopplade som ska ge indikation på om utveckling sker i rätt riktning. Under flera mål finns det en eller flera indikatorer som avviker, det vill säga utvecklas i fel riktning. Exempel på sådana är,
bland annat, antalet brott ska minska, kommunens näringslivsranking ska förbättras, medborgarnas upplevelse av bemötande och tillgänglighet i kommunen ska förbättras, Nöjd-kund-index inom hemtjänsten ska höjas, andelen elever i årskurs 9 behöriga till gymnasieskolan ska öka och medborgarnas nöjdhet med kommunens kulturverksamhet ska förbättras. I beslutad flerårsstrategi 2015-2017 för Alingsås kommun anges tre finansiella mål. Första målet innebär att resultatet ska uppgå till minst 2% av skatteintäkter och statsbidrag. Det andra målet innebär att samtliga årets investeringar ska självfinansieras genom resultat och avskrivningar. Det tredje målet innebär att nettokostnaderna inte ska öka snabbare än skatteintäkter och statsbidrag. För 2015 uppfyller Alingsås kommun inte något av de tre målen fullt ut. Årets resultat uppgår till 1,8% samtidigt som nettokostnaderna ökar något snabbare än skatteintäkter och statsbidrag. Självfinansieringsgraden uppgår till 89,6%. Detta sammantaget gör att god ekonomisk hushållning utifrån kommunens uppställda finansiella mål ej uppfylls. Däremot klarar kommunen det lagstadgade balanskravet. Alingsås kommun redovisade 2015 ett positivt resultat på 36,2 mnkr vilket är 4,2 mnkr lägre än 2014. Exkluderas tomtförsäljning och jämförelsestörande poster landar årets resultat på 13,1 mnkr vilket är lägre än motsvarande resultat föregående år. Alingsås kommuns samlade investeringsvolym under 2015 uppgick till 101,3, vilket var en ökning med 10,3 mnkr jämfört med 2014. Alingsås är en tillväxtkommun och de närmaste åren förväntas innebära ekonomiska utmaningar, då kommunen liksom många andra kommuner, står inför ökade investeringar och större behov hänförliga till befolkningsförändringar. Detta innebär att kostnaderna för de kommunala tjänsterna kommer att öka snabbare än tidigare. Fler barn och äldre kommer att ställa ökade krav på kommunernas kärnverksamheter. Under den kommande fem- till tio-årsperioden kommer stora infrastruktursatsningar att göras, t.ex. E20 och Västra Stambanan. Detta kommer att påverka kommunens investeringsvolymer. Koncernen Alingsås kommun redovisar ett positivt resultat på 97,8 mnkr (88,2 mnkr) för 2015. I resultatet ingår en jämförelsestörande post om återbetalning av AFAmedel om 16,7 mnkr. Någon liknande jämförelsestörande post ingick inte i 2014 års resultat. Av resultatet står ABAR-koncernen för 61,2 mnkr, Alingsås och Vårgårdas räddningstjänstförbund för 0,4 mnkr och kommunen för 36,2 mnkr. I årsredovisningen konstateras också att den totala sjukfrånvaron uppgick till 7,49 % under 2015 och det innebär att sjukfrånvaron har ökat jämfört med föregående år (6,5 %). Sjukfrånvaron under 2015 motsvarade i snitt ca 231 årsarbetare. Sjukfrånvaron återfinns främst i yrkesgrupperna undersköterskor, vårdbiträden, förskole- och grundskolelärare samt barnskötare. Nytt för året är att sjukfrånvaron bland ledningspersonal ökat under 2015 (5,72 %) jämfört med samma period förra året (1,52 %). Sjukfrånvaron under 2015 har ökat både hos kvinnor och män jämfört med 2014, och det är kvinnorna som står för den största ökningen. I likhet med föregående år är den totala sjukfrånvaron högst i åldersgruppen 50 år eller äldre. Regeringen har satt som mål att sjukpenningtalet vid utgången av år 2020 ska vara högst 9 dagar. För Alingsås del ligger sjukpenningtalet vid utgången av 2015 på 13,8 dagar.
De flesta förvaltningars sjukfrånvaro har ökat under 2015 och den största ökningen återfinns inom tekniska förvaltningen och miljöskyddskontoret. Vård och äldreomsorgsförvaltningen står för den högsta sjukfrånvaron. Sänkt sjukfrånvaro återfinns vid kultur- och fritidsförvaltningen samt samhällsbyggnadskontoret. Förslag till beslut i kommunfullmäktige Årsredovisning för 2015 för Alingsås kommun godkänns. Exp: Samtliga nämnder och bolag samt kommunalförbund Kommunledningskontoret Susanne Wirdemo Ekonomichef Peter Öfverström Redovisningschef Godkänd av: Susanne Wirdemo Titel: Datum: 2016-03-01
Kultur- och fritidsnämndens årsredovisning 2015 Verksamhet och måluppfyllelse Verksamhet Kultur- och fritidsnämndens uppdrag är att vara kommunens samordnande och verkställande organ för kultur- och fritidsverksamhet samt för kulturskolan. Kultur- och fritidsförvaltningen består av avdelningarna Fritid, förening och folkhälsa, Kultur, konst och museum, Kulturskolan, Bibliotek, Anläggning och service samt Stab. 2015 har varit ett mellanår för nämndens verksamheter. Överklaganden från entreprenörerna gällande ombyggnationen av Nolhaga sport - och simhall har skjutit fram byggstarten ett flertal gånger och därmed ställt stora krav på flexibilitet i verksamheten. Arbetet med att renovera kulturhuset sköts tre månader framåt medan nämnden tagit fram och beslutat om ett måldokument för kulturhuset. Nämnden godkände 2015-06-18 hyresavtalet mellan förvaltningen och hyresvärden. Tidigare under året 2015-05-11 hade nämnden beslutat att anta mål och inriktning för renoveringen. Den ekonomiska situationen med ytterligare minsking av budget har gjort, en redan slimmad nämnd och förvaltningen än mer pressad. Arbetsmiljön har på flera avdelningar försämrats. Fler medarbetare än vanligt har också valt att lämna sina uppdrag på Kultur- och fritidsförvaltningen. Trots detta har de flesta åtaganden slutförts eller är i det närmaste slutförda. Budgeten har nämnden hållit tack vare engagerade medarbetare samt ledning. Metoden delaktighet genomsyrar våra verksamheter och kan ses som lyckosam då fler medborgare och föreningar är engagerade i Kultur- och fritidsförvaltningens uppdrag. Föreningsdriften av Gräfsnäs har visat sig vara ett mycket bra beslut. Med samma medel som tidigare driver föreningen tillsammans med Kultur- och fritidsförvaltningen anläggningen på ett mer miljövänligt, tillgängligt och besöksvänligt sätt för våra medborgare och de som gästar vår kommun.
Åtaganden och nyckeltal Mål och indikatorer Alingsås har ett rikt och stimulernade kultur-, idrotts- och föreningsliv Nämndens åtaganden Öka medborgarnas inflytande och delaktighet i nämndens verksamheter och arrangemang. Pågående Indikatorer: Medborgarens nöjdhet med kommunens kulturverksamhet ska förbättras. Nå fler medborgare, bredda och utöka målgrupperna. Pågående Medborgarens nöjdhet med kommunens fritids- och föreningsutbud ska förbättras. Medborgarens nöjdhet med kommunens idrotts- och motionsanläggningar ska förbättras. Öka kvaliteten på nämndens verksamheter och arrangemang. Pågående Stärka föreningsliv och bildningsverksamhet. Klart Kartlägga framtidens behov av renovering av befintliga idrottsanläggningar samt nya idrottsanläggningar inom hela kommunen. Pågående Ombyggnationen av Alingsås kulturhus påbörjades under 2015 och beräknas återöppna i juni 2016. Stängningen medförde att biblioteket flyttade ut ur kulturhusets lokaler till tillfälliga lokaler i Kabomhuset respektive Arena Elva. Konsthallen har tillfälligt stängt under ombyggnationen av kulturhuset. Det har gett avdelningen Kultur, konst och museum möjlighet att arbetet med att aktivera den sedan tidigare beslutade 0,5 procent regeln för offentlig konst i Alingsås. Arbetet är beräknat att avslutas under våren 2016. 0,5 procent regeln innebär att konst kan bli mer frekvent i
offentliga rummet och att samtidskonsten på det sättet blir mer självklar och nära medborgarnas vardag. Nämnden har dessutom inventerat kommunens konstsamling. Samarbeten med Alingsås viktiga publika evenemang såsom Potatisfestivalen, Fikafesten, Barnkalas, Lights in Alingsås och Trendlördag har haft mycket goda resultat med fler besökare och en högre kännedom om arenorna. Museet och konsthallen blir alltmer självklara samarbetspartners. Ett exempel på detta är den utställning konsthallen genomförde i samarbete med lokala konstnärer under Lights in Alingsås. Denna utställning som ägde rum på Stampens Kvarn besöktes av 6 000 personer på en månad, vilket är nästan lika många som konsthallen dragit under hela 2015. Avdelningen Kultur, konst och museum har också bedrivit programverksamhet. En ökad andel av aktiviteterna här utgörs av workshops och samtal, där de medverkande är aktiva och engagerade och själva är med i skapandet av aktiviteternas utformning. På grund av flytten av biblioteket har antalet besökare till huvudbiblioteket minskat med cirka 35 procent jämfört med 2014 och medieutlåningen har också minskat. Det har inte varit möjligt att ha meröppet i biblioteket under denna period, vilket delvis har kompenserats med en utökning av öppethållandetiderna med fyra timmar i veckan. Kulturskolan har under året fortsatt med att utveckla och effektivisera kommunikationen. Dels genom hemsidan samt dels via de sociala medierna. Elevantalet har ökat under året. Mot bakgrund av detta har lokalbrist uppstått och viss verksamhet har därför flyttat till Nolhagahallen. Sammantaget har kulturskolan blivit mer synlig hos medborgarna i Alingsås. Kulturskolan har under året deltagit i flera samarbetsprojekt. Avdelningen har bland annat deltagit i; Ung kultur möts, Kulturnatta, Kom Loss-mässan, Lights in Alingsås och allsångsprojekt med alla staden grundskolor, samt fortsatt samarbete med några av kommunens grundskolor. Under året har fokus legat på att förbättra arbetsmiljön på Kulturskolan. Fritisgårdarna i Sollebrunn och Alingsås har utökat med extra personal under hösten på grund av ökat antal besökare. Under våren nyinvigdes Sollebrunns fritidsgård vilket medförde en positiv effekt till verksamhet där. Nettokostnaden per besök på fritidsgård i Alingsås ligger på 182 kronor i snitt. Detta kan jämföras med övriga kommuner som ingår i KEKS-samarbetet (KEKS är ett nätverk för kommuner och andra som driver öppen kulturoch fritidsverksamhet för unga) där snittet ligger på 236 kronor per besök. Trots denna skillnad visar KEKS-undersökningen att Alingsås ligger i nivå med övriga deltagande kommunerna avseende delaktighet, nöjdhet och trygghet. Vidare har avdelningen arbetat aktivt för att få ut information till olika aktörer att projektbidrag går att söka. Detta arbete bedöms som lyckosamt då dessa bidrag är fördelade.
Samtliga verksamheter inom avdelningen Fritid, förening och folkhälsa har under året arbetat kontinuerligt med samverkan och delaktighet där användarna påverkar avdelningens publika utbud. Avdelningen har under året arbetat med att nå andra målgrupper bland annat genom deltagande vid Noltorpsdagen, Kulturnatta och LAN på Estrad. Tillsammans med kommunledningskontoret och ungdomsrådet har avdelningen tagit fram en applikation (app) som syftar till att öka delaktigheten bland unga. Nolhaga simhall (avdelningen Anläggning och service) har tappat besökare under året. Detta kan förklaras av att tidsplanen för ombyggnationen har förändrats vid flera tillfällen. Användarna av simhallen har därför i olika omgångar fått besked om att anläggningen ska stängas. Den negativa besökstrenden bröts under hösten, då både besök och intäkter förbättrades. Besöksminskningen har inneburit en ansträngd ekonomi vilket i sin tur har medfört att nya satsningar inte tillåtits. Under året har simhallen haft av en hög aktivitet i simskolorna och under hösten har arbetet med ombyggnadsprojektet i Nolhagahallen kommit igång ordentligt. Ett stort arbete har utförts med att fördela om tränings- och matchtider från Nolhagahallen till andra anläggningar i Alingsås. Effektiviseringen av uthyrningsrutinerna har fortsatt även under 2015. De digitala boknings- och uthyrningsrutinerna medför förbättringar för medborgaren. Förvaltningens inblandning kring bokningarna blir succesivt mindre och mindre. Föreningarnas möjlighet att boka och ansöka om tränings- och matchtider på sportanläggningarna har ytterligare förbättrats. Genom dialog och olika mötesformer uppnår föreningslivet stor delaktighet när det gäller planering av tider i kommunens olika sportanläggningar. Samarbetet med skolan gällande gemensam verksamhet i Nolhaga park/djurpark har fortsatt under 2015. Beläggningsgraden i sporthallar och konstgräs har ökat vilket har resulterat i högre intäkter än planerat. Avdelningen Anläggning och service skulle ha genomfört en tillgänglighetsanpassning av några av de större friluftsbaden under 2015 men detta har skjutits fram till tidigast 2016.
Förvaltningens nyckeltal Bibliotek 2012 2013 2014 2015 Medieutlåning 316 945 294 290 296 503 221 419 Medieförvärv, volym 7 491 8 514 9 253 7427 Besök huvudbibliotek Besök Sollebrunn 206 480 191 951 212 688 140 000 (uppskattat) 32 340 25 838 20 604 14 082 Besök Ingared 22 519 13 199 19 391 18 743 Minskningen på huvudbiblioteket förklaras av flytten till Kabom. Sollebrunns minskade besökssiffror förklaras av att publikräknare inte räknar skolbarnen som tidigare. Siffrorna ligger i nivå med andra år. Dock behöver Meröppet marknadsföras tydligare i Sollebrunn. På Ingareds bibliotek ser vi en liten minskning av antalet besökare. Meröppet på Ingared skulle tillgängliggöra servicen avsevärt. Fritid, förening och folkhälsa 2012 2013 2014 2015 Besök fritidsgård Könsfördelning F/P * 8 365 11 250 13 134 * 25 %/75 % 31 %/69 % 30 %/70 % Arbetssättet på våra fritidsgårdar gör att besöken ökar.
Anläggning och service 2012 2013 2014 2015 Sporthallar bokad tid av bokningsbar tid (%) Gymnastiksalar bokad tid av bokningsbar tid (%) Bollplaner konstgräs bokad tid (%) Allmänhetens besök till simhall per invånare Ungdomsbesök (0-19 år) till simhall per ungdom (0-19 år) 51,3 % 51,7 % 50,3 % 52,1 % 22,4 % 21,9% 22,3 % 24,6 % 49,6 % 47,8% 47,6 % 50,1 % * 1,92 1,86 1,80 * 3,76 4,16 3,86 Se ovanstående text avseende Nolhaga. Kulturskolan 2012 2013 2014 2015 Antal antagna elevplatser Antagna av tot. Anmälningar Könsfördelning antagna elevplatser F/P 1 181 1 120 1 132 1209 * 93 % 94 % 86 % 72 %/28% 74 %/26% 74%/26% 75%/25% Köerna blir längre. För att nå fler måste mer resurser tillskjutas.
Kultur, konst och museum 2012 2013 2014 2015 Antal besök museum Antal besök konsthall Antal besök program Antal besök Palladium * 1 300 10 667 13487 7 855 7 512 7 081 6500 (på Stampens Kvarn) * 13 010 14 064 14956 * 17 245 17 723 18490 Besökarna på museet fortsätter att öka. Konsthallen har varit stängd, men under Lights in Alingsås genomfördes en utställning i Stampens kvarn. Uppdrag till nämnden I Flerårsstrategin för Alingsås kommun 2015-2017 fick Kultur- och fritidsnämden två riktade uppdrag; att stärka föreningslivet och bildingsverksamheten och kartlägga framtidens behov av renoveringar av befintliga idrottsanläggningar samt nya idrottsanläggningar inom hela kommunen. Nämden har formulerat uppdragen som åtaganden i nämndens flerårsstrategi. Arbetet med att förstärka föreningsliv- och folkbildningsverksamhen som startades 2014 börjar ge reuslutat då nämndens projektbidrag har ansökts av fler under 2015 jämfört med tidigare år. I arbetet med de större arrangemangen har arbetet med föreningslivet blivit intensivare framförallt när det gäller Ung kultur möts (UKM) och Kom Loss. När det gäller att använda projektbidragen till nya grupper i samhället kan nämnden bland annat nämna Holmalunds integrationsprojekt. Klart Uppdraget att kartlägga framtidens behov av renoveringar av befintliga idrottsanläggningar samt nya idrottsanläggningar inom hela kommunen pågår och beräknas vara klart i mars 2016. Pågående
Internkontrollplan Att nyckeltal har införts och använts i verksamheterna Vid en undersökning visar det sig att alla avdelningar använder sig av de nyckeltal som är antagna av nämnden. Rutiner för hur detta ska rapporteras ska skapas under 2016. Att arbetsplaner har koppling till nämndens och förvaltningens åtaganden och strategier. Fyra av fem avdelningar anser att deras arbetsplaner har kopplingar till nämndens mål och åtaganden och en avdelning anser att deras arbetsplan bara delvis har denna koppling. Att arbetsplaner innehåller tydliga och uppföljningsbara mål samt en beskrivning på hur målen ska uppnås. En avdelning anser att de har tydliga och uppföljningsbara mål och en bra beskrivning på hur de målen ska uppnås. De fyra andra avdelningarna anser att de bara delvis har detta. Att nämndens och förvaltningens åtaganden och strategier kommuniceras internt inom förvaltningen. Tydligare rutiner har tagits fram gällande kommunikation av flerårsstrategi och åtaganden. Utifrån åtagandena skrivs arbetsplaner på varje avdelning som återrapporteras till ledningsgrupp. Uppdragsbeskrivningar per funktion kopplas till arbetsplaner. Ekonomisk uppföljning sker varje månad och verksamhetsredovisning varannan månad. Information till nämnd sker i våruppföljning, delårsbokslut samt löpande vid behov. Uppföljning av både ekonomi och verksamhet sker på arbetsplatsträffar varje månad. Uppföljning av individuella uppdrag följs upp på medarbetarsamtal och lönesamtal. Nämnden säkerställer att pågående kontrollmoment fortsätter under 2016 för att se till så att fortfarande befintliga risker undanröjs.
Ekonomi Drift Belopp i tkr Budget 2015 Bokslut 2015 Avvikelse prognos/budget 2015 Bokslut 2014 Verksamhetens intäkter 13 318 15 773 2 455 15 809 Personalkostnader -35 645-36 276-631 -36 569 Lokalhyror -13 752-14 096-344 -12 333 Köp av tjänster -6 045-5 783 262-5 599 Övriga kostnader -15 632-17 321-1 689-17 321 Verksamhetens kostnader -71 074-73 475-2 401-71 822 Avskrivningar -2 021-1 904 117-1 819 Verksamhetens nettokostnader -59 777-59 606 171-57 832 Kommunbidrag 59 978 59 991 13 58 209 Finansnetto -201-169 33-171 Årets resultat 0 216 216 206 Kultur- och fritidsnämnden redovisar i årsbokslutet ett positivt resultat om 216 tkr. Det är en avvikelse gentemot budget med 0,4 procent. Resultatet förklaras med att biblioteket under året vistats i en mindre lokal med lägre kostnader som en effekt av det och att i stort sett alla avdelningar visar upp ett bättre utfall på intäktssidan än budgeterat. De andra avvikelserna som visas i tabellen beror inte på enskilda verksamheter utan på att flera avdelningar haft små underskott på de olika raderna med undantag för köp av tjänster där ett mindre överskott redovisas. Avskrivningarna har för 2015 blivit lägre än budgeterat och motsvarar lite mer än hälften av det redovisade överskottet. När en jämförelse mellan 2014 och 2015 års resultat görs kan följande slutsatser göras. Nämnden redovisar överskott på intäktssidan för båda åren samt ett underskott på övriga kostnader.
Prognossäkerhet Månad Prognos Avvikelse från bokslut Oktober 420 204 September 0-216 Delårsbokslut 0-216 Maj 0-216 Vårbokslut 0-216 Bokslut 2015 216 Kultur- och fritidsnämndens prognoser skiljer sig inte nämnvärt från 2015 års utfall. För november visade utfallet på ett överskott om 995 tkr, då informerade nämnden om ett överskott på 420 tkr. Under december månad genomfördes en del större inköp vilket innebar att nämndens resultat för 2015 blev 216 tkr.
Investeringar Tkr Budget 2015 Bokslut 2015 Avvikelse helår Boksl ut 2014 Expansionsinvestering 0 Investering X 0 -varav exploatering 0 Exploatering X 0 Imageinvestering 0 Investering X 0 Reinvestering 0 Investering X 1 700 1 852-152 2 635 Anpassningsinvestering 0 Investering X 0 Totalt utgifter 1 700 1 852-152 2 635 Kultur- och fritidsnämnden hade för 2015 en investeringsbudget på 1 700 tkr. Nämnden har under året investerat för 1 852 tkr. Några stora och nödvändiga investeringar blev dyrare än beräknat vilket gjort att budgeten övertrasserats med 152 tkr.
Personalredovisning Personal och kompetensförsörjning Antal anställningar 1 i november 2015 Redovisningen innefattar tillsvidareanställda i enlighet med Allmänna Bestämmelser (AB) Årsarbetarna är beräknade på tillsvidareanställningar, genom att sysselsättningsgraden summeras till heltidstjänster. Antalet anställda har minskat från 85 till 74 och därmed antal årsarbetare som nu är 61,8 mot förra året 70,6 däremot har övrig sysälssättningsgrad ökat från 83 procent till 84 procent. Det är flera parametrar som påverkar utslaget med minskat antal anställda och årsarbetare. Ett antal tjänster är inte tillsatta samt några med vikarier vilket även påverkar procenten på övrig sysselsättningsgrad på grund av Nolhagas förestående stängning. Biblioteket har genomgått en organisationsförändring, där en assistentjänst gjorts om till bibliotekarietjänst och 1,9 tjänster tagits bort. 1 Redovisningen ingår tillsvidareanställningar i enlighet med Allmänna Bestämmelser (AB). Anställda enligt beredskapsavtalet (BEA), PAN-avtalet, förtroendevalda, uppdragstagare m fl samt tidsbegränsad, inkl timavlönad, personal ingår inte. Årsarbetarna är beräknade på tillsvidareanställningar, genom att sysselsättningsgraderna summeras till heltidstjänster. Även de som var tjänstlediga är medräknade.
Fördelning arbetad tid 2015 Antalet timanställda heltidsarbetare i december är 10 personer vilket är en ökning med två personer jämfört med december 2014.
Löner Medianlön Medianlön 2014 Medianlön 2015 Förvaltning 27 000 27 998 Kvinnor 27 000 28 055 Män 26 520 26 748 Orsaker till skillnader i medianlön beror till stor del på många nyanställningar med kompetenskrav som genererar högre löner. Arbetsmiljö Pågående Med de prioriterade områdena arbetsbelastning och mål uppföljning utifrån de förutsättningar som finns i fokus har enkätresultaten visat på ett ökat NMI värde från 2013 3,3 procent till 2015 3,4 procent. Den förväntade effekten av minskad arbetsbelastning utifrån området möjlighet att utföra sitt arbete på ett bra sätt under sin arbetstid har ökat år 2015 med 2 procentenheter från 28 procent nöjdhet till 30 procent. Förväntad förbättringsåtgärd gällande APT träffarna visar på ett lyckat resultat med ökad upplevd nöjdhet från år 2013 20 procent till år 2015 35 procent. Övriga insatser under året under våren utökat ledarskap på en av avdelningarna. Stöd från företagshälsovården i form av stödsamtal, coachning mm. En satsning på utbildning i det goda värdskapet både för intern och extern kommunikation. Gällande uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet finns det rutiner som efterföljs i samtliga verksamheter bland annat genom regelbundna uppföljningsmöten med skyddsombud, arbetsmiljörond enligt fastlagda rutiner och arbetsmiljö som stående punkt på arbetsplatsträffar. Medarbetarenkäten redovisas och diskuteras och handlingsplaner upprättas i samråd.
Sjukfrånvaro 2 Den totala sjukfrånvaron har minskat från förra årets 3,87 procent till årets 3,57 procent. Ackumulerat över året är det även en sänkning inom alla åldersspann men specifikt inom åldern 30-49 från 2,77 procent 2014 till 1,70 procent 2015, jämfört med året innan med 4,61 procent. Behov av ett fortsatt arbete med förebyggande åtgärder samt uppföljning av sjuktal kommer att ske inom den inarbetade struktur kring arbetsmiljö som finns. Statistiken över sjukfrånvaro utifrån könsperspektivet är procentuellt högre för kvinnor 5,24 procent än män 1,24 procent. Resultatet avspeglar även könsuppdelningen på förvaltningens anställda, kvinnor 61 procent och män 38,3 procent. Arbetsskador och tillbud Antal 2015 2014 Arbetsskador 7 3 2 Redovisningen omfattar månadsavlönad personal.
Antalet arbetsskador har ökat från tre skador 2014 till sju skador 2015. Endast en av dessa skador 2015 är med sjukfrånvaro. Ingen särskild grupp är överrepresenterad under år 2015. Orsaker till ökade skadeanmälningar när det gäller tillbud och skador kan bero på ökad information om vikten av rapportering samt hur och var man rapporterar anmälningarna. Detta är ett pågående arbete som regelbundet följs upp på förvaltningssamverkan och informeras om i förvaltningens verksamheter.
Sammanfattande analys för året Nämnden har under året fortsatt på det inslagna spåret, att genom delaktighet och inflyttande arbeta för att vara relevanta och självklara partners i att bidra till det goda livet i Alingsås. Måluppfyllelsen kan ses som god trots en allt mer pressad ekonomi. SCB:s rekommendation till kommunen att stärka kultur och fritidssektorn skulle ge nöjdare medborgare hörsammades inte, utan återigen minskades ramen. För att nå målen och genomföra åtagandena har effektivisering av verksamheten varit nödvändig. Effektiviteten i verksamheten är idag mycket hög. Nerdragning av administrativa tjänster har genomförts under året. Dessa arbetsuppgifter har fördelats ut på chefer och övrig personal. Ytterligare åtstramningar kan komma att innebära att nämnden måste minska på utbudet. Behovet att öka personalantalet är mycket stort, i synnerhet för Bibliotek och Kultur, konst och museum. En koncentration av flera verksamheter på samma ställe skulle kunna vara en väg, t ex Kulturhuset. Meröppet är ytterligare ett sätta att öka tillgängligheten och servicen för våra medborgare. Sollebrunn har ett meröppet bibliotek som skulle kunna utvecklas och även gälla fritidsgården. Att utveckla ungdomsverksamheten i det meröppna kulturhuset skulle både sänka tröskeln för nya besökare och stimulera unga att ta del av kulturutbudet. Ingared skulle kunna bli nästa meröppna verksamhet. Nämndens ansvarsområden är i förändring där omvärlden påverkar våra medborgares vanor. Högre tillgänglighet i form av öppettider, mer uppsökande verksamhet för att nå nya grupper samt angelägenhetsgrad. Delaktighet för våra målgrupper är nödvändigt för att vara relevanta i framtiden.
Årsredovisning 2015 Samhällsbyggnadsnämnden 2015-02-16 Verksamhet och måluppfyllelse Verksamhet Samhällsbyggnadskontorets ekonomiska förutsättningar har påverkats av tekniska förvaltningens underskott, eftersom vi delar personal på administrativa och ekonomienheterna. Detta innebär bland annat att vi planerar att tidigarelägga ett förändrat kundmottagande och öka antalet e-tjänster för att förbättra tillgängligheten för medborgarna. Bygglov har under året fått en ökning av antalet ärenden med tjugo procent, trots detta har servicen till allmänheten inte minskat, utan möjliggjorts genom effektiviseringar av verksamheten. Samhällsbyggnadskontoret deltar i Byggpakten. Byggpakten är en kraftsamling tillsammans med exploatörer för att skapa fler hyresrätter i kommunen. Hyresrätter ger dock mindre intäkter till exploateringsverksamheten än bostadsrätter vid försäljning av mark. Översiktsplanens preliminära tidplan är att granskning sker under våren 2016. Översiktsplanens handlingar bearbetas och synkroniseras nu med Tillväxtprogrammet som antagits av Kommunfullmäktige. Investeringstaket begränsade under året planeringsverksamheten. Vi har nu senarelagt flera projekt som en konsekvens av detta. Vakanta tjänster har inte kunnat tillsättas i önskvärd takt, beroende av osäkert ekonomiskt läge och marknadsskäl. En strategisk plan för kommunens fortsatta utbyggnad/utveckling är klar, den avses utgöra ett långsiktigt instrument och beslutsunderlag för prövning, om, när och var bostadsutbyggandet kan ske med hänsyn till bland annat aktuellt bostadsbehov. Planen beslutas två gånger per år och är samhällsbyggnadsnämndens prioriteringar av planverksamheten kopplat till Tillväxtprogrammet som Kommunfullmäktige antagit. Under året har ett omfattande utredningsarbete inför program för E20 och utbyggnaden av en ny stadsdel, kallad A+, genomförts. Dessa utredningar är en del av det underlag som behövs för att kunna sammanställa ett program inför samrådsremiss. Just nu pågår klarläggande av ekonomiska konsekvenser av projektet tillsammans med kommunledningskontoret. 1
2015-02-16 Stadsskogenprojektet är kvalitetssäkrat och vi följer handlingsplanen för fortsatt exploatering. De optioner som partnerskapets aktörer har håller på att fullföljas. Utbyggnadstakten är till stor del avhängigt marknadens bostadsexploatörer. Detta innebär att ekonomisk påverkan per kalenderår är svår att budgetera. Stadsskogenprojektets ekonomiska utfall har uppdaterats och förankrats i Samhällsbyggnadsnämnden. En komplikation är att försäljning av mark för byggande av hyresrätter ger mycket mindre intäkter än försäljning av mark för bostadsrätter. Detta är en skillnad i värde som uppkommit nu och som påverkar lönsamheten i projektet. 2
2015-02-16 Statistik Samhällsbyggnad Antal beslut 2012-2015 Delegationsbeslut 2012 2013 2014 2015 2012-15 Bygg 892 856 850 1044 3642 Plan 7 6 5 12 30 Exploatering/GIS 91 219 150 242 702 Övrigt 2 4 5 0 11 Summa 992 1085 1010 1298 4385 Nämndbeslut 2012 2013 2014 2015 2012-15 Bygg 90 70 65 81 306 Plan 44 66 65 48 223 Exploatering/GIS 21 28 30 13 92 Övrigt 53 48 50 46 Summa 208 212 210 188 818 Totalt antal beslut 2012 2013 2014 2015 2012-15 Delegation 992 1085 1010 1298 4385 Samhällsbyggnadsnämnd 208 212 210 188 818 Summa 1200 1297 1220 1486 5203 Överklaganden Antal 2012 2013 2014 2015 2012-15 Bygglov 8 9 9 13 39 Planer 3 3 0 2 8 Exploatering 0 0 1 0 1 3
2015-02-16 Åtaganden och nyckeltal Prioriterat mål: I Alingsås bygger välfärden på god service, hög kvalitet och tillgänglighet 1. Samhällsbyggnadsnämnden åtar sig att öka medborgarnas och företagarnas nöjdhet med tillgänglighet och bemötande hos förvaltningarna på Sveagatan 1.1 Samhällsbyggnadskontoret åtar sig att systematiskt arbeta med bemötandefrågor och kommunikation Uppföljning: Ett långsiktigt internt arbete inom kommunen kring förbättrad servicegrad, attityd och bemötande pågår. Tydliga förbättringsresultat kan ses inom främst miljöskyddsfrågorna. Men detta arbete behöver fortsätta och omfatta alla förvaltningar. Ett fortsatt och utökat projekt kring attityder och bemötande bör startas upp. Kundenkäter planerades att genomföras under 2015, men har nu prioriterats om till 2016. 2. Samhällsbyggnadsnämnden åtar sig att stärka förvaltningens attraktionskraft som arbetsplats 2.1 Samhällsbyggnadskontoret åtar sig att utveckla arbetssätt och förhållningssätt inom framförallt följande områden: Karriärsmöjligheter Employer branding Kompetensutveckling Praktikanter Uppföljning: Kontoret har tidigare aviserat sin avsikt att under året färdigställa och börja genomföra den kompetensförsörjningsplan som påbörjats. Detta har dock behövts omprioriteras till 2016. Kompetensutveckling planeras på ledningsnivå, på APT och individuellt tillsammans med medarbetarna. 3. Samhällsbyggnadsnämnden åtar sig att förkorta handläggningstiderna 3.1 Samhällsbyggnadskontoret fortsätter den påbörjade digitaliseringen, vidareutvecklar arbetet med Från remiss till process samt har fokus på de tidiga skedena för att på så sätt möjliggöra bättre prioriteringar. Uppföljning: Nytt avtal gällande skanning av bygglovakter är tecknat och bygglovavdelningen fortsätter att tillsammans med administrationen aktivt arbeta mot en mer digital och effektiviserad handläggning och granskning. Det svåra ekonomiska läget medför dock att utvecklingsarbetet inte kan prioriteras. Detta innebär sammanfattningsvis att det finns en risk att handläggningstiderna inte kan förkortas, istället riskerar ärendebalansen att växa. 4
2015-02-16 Planavdelningen har påbörjat en process tillsammans med GIS-avdelningen för att kunna använda en digitaliserad medborgardialog. Planavdelningen arbetar för att i kartbild och tillhörande illustrationsbilder på ett överskådligt sätt kunna visa pågående utbyggnadsområden, områden där planbesked har lämnats och områden där planbesked har sökts. Arbetet med att i större utsträckning använda Cityplanner och 3D-teknik i detaljplaneprocessen är uppstartat. Prioriterat mål: I Alingsås finns det attraktiva boendemöjligheter 4. Samhällsbyggnadsnämnden åtar sig att verka för att antalet nybyggda bostäder av olika upplåtelseformer och i olika storlekar ska bli fler 4.1 Samhällsbyggnadskontoret åtar sig att under planperioden, i den mån detta är möjligt, i exploateringsavtal reglera upplåtelseform utifrån lämplig variation i bostadsutbudet. Uppföljning: Upplåtelseform kan inte regleras genom bestämmelse i detaljplan, endast ändamålet kan regleras. I avtal mellan privat exploatör (där marken ägs av en privat exploatör) och kommunen finns möjligheter att överenskomma om att området ska bebyggas med ett visst antal hyreslägenheter. Ett sådant åtagande från exploatören kan dock inte förenas med någon form av sanktionsmöjlighet om så inte sker. I ett marköverlåtelseavtal, där kommunen äger marken och genom avtalet överlåter ett område till en exploatör, finns större möjligheter för kommunen att påverka upplåtelseformen. Beroende av upplåtelseform varierar marknadsvärdet för ett markområde, innebärande exempelvis att köpeskillingen blir lägre om kommunen vill sätta som villkor för försäljningen att hyresrätter byggs, vilket därmed påverkar exploateringsprojektens genomförandeekonomi. Den lägre köpeskillingen kan i avtalet samtidigt kompletteras med ett villkor om tilläggsköpeskilling. Förfaringssättet föreslås prövas i kommande markförsäljningar. 5
2015-02-16 5. Samhällsbyggnadsnämnden ska tillgodose Alingsås kommuns behov av attraktiv mark för bostäder 5.1 Samhällsbyggnadskontoret åtar sig att under 2015 starta upp arbetet med riktlinjer för exploateringsavtal Uppföljning: Enligt ändrad lagstiftning från 1 januari 2015 skall kommuner som avser ingå exploateringsavtal som rör genomförandet av detaljplaner anta riktlinjer för exploateringsavtal. Dessa skall ange grundläggande principer för fördelning av kostnader och intäkter för genomförandet av detaljplaner samt andra förhållanden som har betydelse för bedömningen av konsekvenserna av att ingå exploateringsavtal. Riktlinjerna är vägledande och därför inte bindande. Arbetet med att ta fram förslag till riktlinjer har påbörjats. Omedelbar åtgärd Uteblivna planerade intäkter samt utebliven kundefterfrågan är på kort sikt en stor riskfaktor för verksamheterna, men är samtidigt mycket svårt att eliminera. Den goda ekonomiska uppföljningen av verksamheterna som inarbetats de senaste åren motverkar till viss del att större överraskningar uppstår. 6
2015-02-16 Internkontrollplan Under 2015 har den fastställda internkontrollplanen regelbundet följts upp och resultatet rapporterats till nämnden. Nedan följer 2015 års internkontrollpunkter och bedömd status: Ramavtal/direktupphandling Klart Investerings- och projektuppföljning Pågående Entreprenader Klart Redovisning av uppdragsföretag Ej aktuellt 7
2015-02-16 Ekonomi Ansvar 30-319 Samhällsbyggnadskontoret Drift Belopp i tkr Budget 2015 Bokslut 2015 Avvikelse bokslut/budget 2015 Bokslut 2014 Verksamhetens intäkter 20 088 20 945 857 22 211 Personalkostnader -17 198-17 345-147 -15 514 Lokalhyror 0-1 -1 0 Köp av tjänster -3 492-5 682-2 190-5 737 Gemensamma kostnader -7 621-7 354 267-5 736 Utdebitering personalkostn. 9 350 7 954-1 396 7 154 Övriga kostnader -12605-11011 1594-12871 Verksamhetens kostnader -31 566-33 439-1873 -32 704 Avskrivningar -1697-1656 41-1804 Verksamhetens nettokostnader -13 175-14 150-975 -12 297 Kommunbidrag 13 588 13 588 0 14 119 Finansnetto -413-383 30-421 Årets resultat 0-945 -945 1 401 Sammanfattning Den politiska verksamheten blir ca 200 tkr dyrare än budgeterat. I och med ny mandatperiod så har ersättningen till nämnden gått upp. Detta beror på att ökade ersättningar för förlorad arbetsinkomst betalats ut. Planverksamheten går ca 300 tkr sämre än budgeterat, främst på grund av att intäkterna i förhållande till kostnaderna är för låga. Intäkterna för planavgifterna är ca 600 tkr bättre än budget, totalt 1 900 tkr under 2015. Planavgifter tas ut i samband med bygglov och avser i första hand äldre detaljplaner. Dessa intäkter är osäkra och skall inte finansiera de detaljplaner som utarbetas idag, där det finns planavtal. 8
2015-02-16 Intäkterna är visserligen högre än budgeterat men eftersom även externa utredningar (köp av tjänster) vidarefaktureras är intäkterna ensamt en dålig indikator på om verksamheten har full kostnadstäckning eller inte. Bygglovsverksamheten går även den ca 300 tkr sämre än budgeterat, främst på grund av något lägre intäkter då taxan inte täcker kostnaderna. Dessutom redovisar verksamheten lite högre personalkostnader som en följd av flera nyrekryteringar. GIS/MBK redovisar ett resultat som är ca 400 tkr bättre än budgeterat. Sammantaget är det intäkterna som står för resultatförbättringen under 2015. GIS-verksamheten har intäkter som ligger ca 300 tkr högre än budget för 2015. Verksamheten har under året arbetat med externa projekt inom GR vilket ökat intäkterna. Personalkostnaderna för året är ca 200 tkr lägre än budgeterat. Fastighetsbeståndet genererar ett underskott på ca 700 tkr. Verksamheten har sedan ca fem år tillbaka ett inbyggt budgetunderskott eftersom en del av kommunbidraget lämnades tillbaka till finansieringen eftersom det ansågs vara nära förestående att Fabs skulle ta över en del av underskottsfastigheterna. Detta har dock inte realiserats. I budgeten för 2015 fanns till följd av detta en besparingspost på 2 440 tkr. Att avvikelsen i utfallet blir lägre än besparingsposten beror på att redovisningen av periodiskt underhåll anpassats till gällande regelverk. Gemensamma kostnader i resultaträkningen innefattar förvaltningschef men även kostnader som delas med de andra förvaltningarna på Sveagatan. Sedan ett flertal år tillbaka sammarbetar förvaltningarna med verksamhetsstöd (ekonomi, administration, HR, inköp, lokaler m.m.) för att få en mer kostnadseffektiv verksamhet. Utfallet baserar sig på hur resurserna tagits i anspråk under året och medför att de köpande verksamheternas budgetavvikelse varierar sinsemellan. För Samhällsbyggnadskontoret är budgetavvikelsen positiv med ca 270 tkr. Förklaring till resultatet Nedan följer en förklaring till resultatet med en jämförelse mot budget post för post. Verksamhetens intäkter Intäkterna på bygglovsverksamheten är ca 200 tkr lägre än budgeterat. I dagsläget är det svårt att få full kostnadstäckning då taxan är för låg. När det gäller planverksamheten är intäkterna ca 800 tkr högre än budgeterat. Denna post är svårbudgeterad då utredningar inom ramen för detaljplaneverksamheten vidarefaktureras. Vilka utredningar som beställs under ett år varierar stort. Även planavgiftsintäkter är svårbudgeterade. GIS-verksamheten har intäkter som ligger ca 300 tkr högre än budget för 2015. Verksamheten har under året arbetat med externa projekt inom GR vilket ökat intäkterna. 9
2015-02-16 Personalkostnader Personalkostnaderna blev 147 tkr högre än budgeterat. I och med ny mandatperiod så har ersättningen till nämnden gått upp. Detta beror på att ökade ersättningar för förlorad arbetsinkomst betalats ut. Köp av tjänster Utfallet för köp av tjänster blev 2 190 tkr sämre än budgeterat. GIS har under året köpt in externa tjänster som överskridit budgeten med ca 600 tkr. Bland annat har lantmäterikostnader samt kostnader för flygfotografering blivit dyrare än budgeterat. Driften av Gräfsnäs park, med en budget på 1 100 tkr (faktureras av kultur och fritid som idag ansvar för driften), har redovisats som köp av tjänster men budgeterats under rubriken övriga kostnader. Resterande underskott på ca 500 tkr ligger även det på verksamheten fastigheter. Gemensamma kostnader I budgetarbetet tas en procentuell fördelning fram rörande hur mycket tid som bland annat administrations- och ekonomipersonal kommer att arbeta med samtliga verksamheter på Sveagatan. I bokslutet görs en avstämning för att ta fram den verkliga procentuella fördelningen. Den positiva avvikelsen beror på att andra verksamheter på Sveagatan har tagit en större andel av de gemensamma resurserna i anspråk. Utdebitering personalkostnader och övriga kostnader Verksamhetspersonal redovisar arbetad tid på projekt och detta resulterar i en ekonomisk transaktion som i vissa fall är debiteringsunderlag och i andra fall endast ett verktyg för att följa upp projekt eller objekt (exempelvis fastigheter). Förs den ekonomiska transaktionen på samhällsbyggnadskontoret och ett driftprojekt skapas en kostnad under övriga kostnader. Rapporteras mindre tid än budgeterat (som ovan -1 396 tkr) så påverkar detta i normalfallet även övriga kostnader (1 594 tkr). Att övriga kostnader har minskat jämfört med budget förklaras delvis av resonemanget ovan men även av att driften av Gräfsnäs park budgeterats under övriga kostnader men resultatförts under köp av tjänster. Utöver detta har en besparingspost på 2 440 tkr budgeterats under övriga kostnader på verksamheten fastigheter men endast delvis förverkligats i och med att redovisning av periodiskt underhåll anpassats till gällande regelverk. Avskrivningar och finansnetto Inga större avvikelser mot budget. 10
Jämförelse mellan året och föregående års resultat 2015-02-16 Intäkterna 2014 är ca 2 000 tkr högre än 2015. Detta beror på försäljningen av Lygnareds camping som genomfördes 2014. Personalkostnaderna har ökat på planavdelningen och GIS på grund av vakanser 2014 som tillsatts under 2015 samt att projektanställd personal anställts på planavdelningen under 2015. Även Gemensamma kostnader är 1 618 tkr högre 2015 jämfört med 2014. En stor del av denna ökning beror på att personal flyttats från bygglovsavdelningen till den administrativa avdelningen och syns då som gemensamma kostnader. Fastighetsunderhåll har under 2014 bokförts som en övrig kostnad. Under 2015 har en större del bokförts som investering på grund av anpassning till gällande regelverk. Prognossäkerhet Månad Prognos Avvikelse från bokslut Oktober -1027-82 September -1032-87 Delårsbokslut -1002-57 Maj -1149-204 Vårbokslut -1149-204 Bokslut 2015-945 Prognosernas avvikelse mot årets resultat är små. 11
2015-02-16 Investeringar Investeringarna ska följas upp enligt EIRA-modellen enligt KF 2012 207 Tkr Budget 2015 Bokslut 2015 Avvikelse helår Bokslut 2014 Expansionsinvestering 0 -varav exploatering 0 Imageinvestering 0 Reinvestering 1 200 1200 Investering fastigheter 1 378-1378 2 It-utrustning 20-20 10 Inventarier 31-31 11 Anpassningsinvestering Totalt utgifter 1 200 1 429-229 23 I och med att anpassning av redovisning skett för periodiskt underhåll till gällande regelverk har investeringsutgifterna blivit högre än budgeterat. 12
2015-02-16 Ansvar 32 Exploatering Drift Belopp i tkr Budget 2015 Bokslut 2015 Avvikelse bokslut/budget 2015 Bokslut 2014 Verksamhetens intäkter 9 679 15 517 5 838 21 833 Personalkostnader -4 733-4 513 220-4 416 Lokalhyror 0 0 0-2 Köp av tjänster -143-1 485-1 342-2 013 Gemensamma kostnader -1 876-1 566 310-2 209 Utdebitering personalkostn. 4 720 3 631-1 089 4 343 Övriga kostnader -5528-10123 -4595-8546 Verksamhetens kostnader -7 560-14 056-6496 -12843 Avskrivningar -83-88 -5-91 Verksamhetens nettokostnader 2 036 1 373-663 8 899 Kommunbidrag 0 0 0 0 Finansnetto 680 636-44 520 Årets resultat 2 716 2 009-707 9 419 Sammanfattning Verksamhetens resultat är ca 700 tkr sämre än budgeterat trots att intäkterna är ca 5 800 tkr högre. Detta beror i huvudsak på att kostnader hänförbara till 2013 och 2014 belastat 2015 års resultat. Att dessa inte fördes som kostnader tidigare beror på att förvaltningen avsåg att omklassificera dessa utgifter till anläggningstillgångar (gatuinvesteringar). Enligt KF-beslut 2015 skall dessa utgifter under en övergångsperiod behandlas som omsättningstillgångar och kostnadsföras i sin helhet i samband med tomtförsäljningar. Detta gäller dock inte Stadsskogen. Att Intäkterna blivit större än budgeterat och prognosticerat beror på att några försäljningar genomförts tidigare än beräknat. 13
2015-02-16 Förklaring till resultatet Nedan följer en förklaring till resultatet med en jämförelse mot budget post för post. Verksamhetens intäkter Markreserv samt reglerings- och saneringsfastigheterna inbringar ca 180 tkr mer i intäkter under året än budgeterat. Tomtförsäljningens differens mot budget uppgår till ca 5 600 tkr. Det är svårt att budgetera intäkterna för tomtförsäljningen eftersom det är svårt att beräkna när dessa faller ut. Under 2015 kan nämnas att ungefär 25% av intäkterna ligger i januari och 25% av intäkterna ligger i december, vilket visar på hur stora variationer som kan uppstå om försäljningar förskjuts lite i tiden. Personalkostnader Personalkostnaderna blev 220 tkr lägre än budget för 2015. Detta beror delvis på en vakans under året. Samtidigt har dock nämndens arvoden blivit högre än budgeterat. Köp av tjänster Avvikelsen beror på att ca 1 100 tkr belastats köp av tjänster för så kallade samhällsbyggnadsprojekt. Denna post är budgeterad som en övrig kostnad. Ca 200 tkr beror på ökade kostnader för markreserv och reglerings- och saneringsfastigheterna. Gemensamma kostnader I budgetarbetet tas en procentuell fördelning fram rörande hur mycket tid som bland annat administrations- och ekonomipersonal kommer att arbeta med samtliga verksamheter på Sveagatan. I bokslutet görs en avstämning för att ta fram den verkliga procentuella fördelningen. Den positiva avvikelsen beror på att andra verksamheter på Sveagatan har tagit en större andel av de gemensamma resurserna i anspråk. Utdebitering personalkostnader Verksamhetspersonal redovisar arbetad tid på projekt och detta resulterar i en ekonomisk transaktion som i vissa fall är debiteringsunderlag och i andra fall endast ett verktyg för att följa upp projekt. Förs den ekonomiska transaktionen på exploateringsavdelningen och ett driftprojekt (t.ex. fastighetsverksamheterna) skapas en kostnad under övriga kostnader antingen på samhällsbyggnad (de bebyggda fastigheterna) eller exploatering (markreserven samt reglerings- och saneringsfastigheterna). Rapporteras mindre tid än budgeterat (som ovan -1 089 tkr) så påverkar detta i viss mån även övriga kostnader. Om tiden förs på exploateringsprojekt syns inte detta direkt på resultaträkningen utan först då kostnaderna matchas mot intäkterna vid tomtförsäljningen. 14
2015-02-16 Övriga kostnader Skillnaden beror på kostnader som bokförts i samband med tomtförsäljning. Dels har tomtförsäljningen ökat jämfört med budget vilket innebär högre kostnader. Dels har kostnaderna budgeterats enligt en princip och bokförts enligt en annan. Vid budgettillfället avsågs t.ex. gatuinvesteringar att redovisas som anläggningstillgångar medan i resultatet redovisas dessa som omsättningstillgångar. Effekten blir att kostnaderna för de sålda tomterna blir högre. Även en justeringspost på ca 3 200 tkr har belastat årets resultat. Att dessa kostnader inte resultatfördes tidigare beror på att förvaltningen avsåg att omklassificera dessa utgifter till anläggningstillgångar (gatuinvesteringar). Jämförelse mellan året och föregående års resultat Intäkterna skiljer sig med drygt 6 300 tkr men varierar ofta stort mellan åren. I december förra året såldes t.ex. en tomt för ca 8 150 tkr i Stadsskogen Gemensamma kostnader är lägre 2015 än 2014 men beror till stor del på att resurser har tagits i anspråk av andra verksamheter på Sveagatan än Exploatering i större utsträckning än under 2014. Under 2014 gjordes bland annat mycket gemensamt utvecklingsarbete tillsammans med ekonomienheten. Detta har bidragit till att resurserna har kunnat användas av andra verksamheter. Utdebitering av personalkostnader är lägre under 2015 beroende på vakant tjänst under del av 2015. Att köp av tjänst är högre under 2014 beror på att en del äldre marknadsföringsposter resultatfördes. Detta avser Stadsskogen. Övriga kostnader ökar under 2015 främst beroende på justeringspost på ca 3200 tkr (se ovan). 15
2015-02-16 Prognossäkerhet Månad Prognos Avvikelse från bokslut Oktober 3011 1002 September 4533 2524 Delårsbokslut 4670 2661 Maj 4679 2670 Vårbokslut 4679 2670 Bokslut 2015 2009 Prognossäkerheten är oftast lägre för exploateringsverksamheten än för andra verksamheter. Anledningen är att det är svårt att veta när i tiden tomtförsäljningar genomförs. I år har både stora intäkter och kostnader tillkommit i slutet på året. Investeringar Investeringarna ska följas upp enligt EIRA-modellen enligt KF 2012 207 Tkr Budget 2015 Bokslut 2015 Avvikelse helår Bokslut 2014 Expansionsinvestering Investering fastigheter 48 Hjortmarka Naturreservat 179-179 5 494 -varav exploatering Imageinvestering Reinvestering Inköp mark 500 513-13 Anpassningsinvestering Totalt utgifter 500 692-192 5 542 Hjortmarka naturreservat är inte budgeterat som en utgift då stora statliga bidrag förväntas. Det var mycket ovisst när dessa skulle inkomma och därför avstod förvaltningen från att äska investeringsanslag. 16
2015-02-16 In- och utbetalningsplan exploatering Belopp i tkr Budget 2015 Bokslut 2015 Avvikelse helår Bokslut 2014 Utgifter 0-7 934-7 934-1 933 Inkomster 0 527 527 318 In- och utbetalningsplan 0-7 407-7 407-1 615 Utgifterna varierar beroende på hur exploateringsprojekten redovisas, d.v.s. om investeringar redovisas som anläggningstillgångar (Stadsskogen) eller inte. Redovisas investeringarna som anläggningstillgångar faller de ut som investeringar på tekniska förvaltningen. Redovisas dessa istället som omsättningstillgångar redovisas de i exploateringsprojekten och syns i ovanstående tabell. 17
2015-02-16 Intäkter och kostnader från exploateringsprojekt Belopp i tkr Budget 2015 Bokslut 2015 Avvikelse helår Bokslut 2014 Intäkter till resultaträkningen 8 600 14 150 5 550 14 926 Avgår beräknat bokfört värde -2 800-8 558-5 758-4 529 Netto till resultaträkningen 5 800 5 592-208 10 397 Under 2015 har tomter i följande exploateringsprojekt sålts: Tomtered industriområde Lövekulle etapp 1 Hambogatan Stadsskogen En del av intäkterna från 2014 berör handelsområde Bolltorp. En del betalningsströmmar hanterades av exploateringsavdelningen i form av både intäkter och kostnader. Inget överskott uppstod för exploateringsavdelningen. 18
Personalredovisning 2015-02-16 Personal och kompetensförsörjning Antal anställningar 1 i november 2015 November 2015 Antal personer Antal anställningar Antal årsarbetare Medelålder Tillsvidare Sysselsättningsgrad (snitt) AID-struktur 56 56 55,5 47,2 99% Administration 25 25 25,0 47,4 100% Kultur turism och Fritidsarbete 1 1 1,0 47,0 100% Teknikarbete 29 29 28,8 46,8 99% Utan AID 1 1 0,8 57,0 75% November 2014 Tillsvidare Antal personer Antal anställningar Antal årsarbetare Medelålder Sysselsättningsgrad (snitt) AID-struktur 56 56 55,0 48,8 98% Administration 24 24 23,5 49,7 98% Kultur turism och Fritidsarbete 1 1 1,0 46,0 100% Teknikarbete 30 30 29,8 47,9 99% Utan AID 1 1 0,8 56,0 75% 1 I redovisningen ingår tillsvidareanställningar i enlighet med Allmänna Bestämmelser (AB). Anställda enligt beredskapsavtalet (BEA), PAN-avtalet, förtroendevalda, uppdragstagare m fl samt tidsbegränsad, inkl timavlönad, personal ingår inte. Årsarbetarna är beräknade på tillsvidareanställningar, genom att sysselsättningsgraderna summeras till heltidstjänster. Även de som var tjänstlediga är medräknade. 19
2015-02-16 Fördelning arbetad tid 2015 Timmar utbet Jan - Dec 2015 Belopp Jan - Dec 2015 Heltidsarbetare Jan - Dec 2015 Faktisk tillgänglig tid 978,57 196 371 0 Arbetad tid 809,70 170 922 0 1 MÅNADSLÖN 762,70 160 914 0 2 TIMLÖN 47,00 10 007 0 Frånvaro 168,87 25 449 0 10 SEMESTER 128,00 25 266 0 12 SJUKDOM 36,87 4 209 0 16 FÖRÄLDRALEDIGHET 0,00-4 025 0 17 VÅRD AV SJUKT BARN 4,00 0 0 Samhällsbyggnadskontoret påbörjade under hösten 2014 en kompetensförsörjningsplan tillsammans med Tekniska förvaltningen. På grund av ett hårt pressat ekonomiskt läge på Tekniska förvaltningen som även påverkat Samhällsbyggnadskontoret då resurser delas mellan de båda förvaltningarna, har detta arbete ej kunnat prioriteras under 2015 i önskad utsträckning. Förvaltningen har under året haft svårt att rekrytera vissa yrkeskategorier, exempelvis bygglovsarkitekter. Dessa yrkeskategorier är attraktiva på arbetsmarknaden då det råder en obalans mellan tillgång och efterfrågan. Under 2016 bör frågan uppmärksammas i samband med att förvaltningens kompetensförsörjningsplan åter aktualiseras, uppdateras och genomarbetas utifrån aktuellt läge och rådande förutsättningar. Under de kommande 3 åren har förvaltningen en förväntad pensionsavgång på 8 medarbetare med en sysselsättningsgrad på 100 % vardera. Enskilda individer har meddelat önskan om fortsatt yrkesliv till 67 års ålder, vilket givetvis påverkar aktuell prognos. Förväntade pensionsavgångar kommer vara en del av förvaltningens kompetensförsörjningsplan enligt ovan för att ur denna aspekt säkra förvaltningens återväxt. 20
2015-02-16 Löner Medianlön Medianlönen för förvaltningen är 33 680 kr. 10:e percentil 2015 26 205 kr. 90:e percentil 2015 44 250 kr. Lönekartläggningen för 2015 visade inga osakliga löneskillnader mellan kvinnliga och manliga grupper inom förvaltningen. Arbetsmiljö Kontoret fokus har under 2015 varit att stärka det systematiska arbetsmiljöarbetet. Under första kvartalet av 2015 startade Samhällsbyggnadskontorets skyddskommitté ett arbete med att ta fram en handlingsplan med syftet att förvaltningens chefer på ett mer strukturerat sätt ska arbeta för en bättre arbetsmiljö samt förebygga att anställda skadas eller drabbas av ohälsa i sitt arbete. Handlingsplanen fastställdes under andra kvartalet. Med anledning av kommande organisationsförändringar på grund av det ekonomiska läget inom kontoret har arbetet med handlingsplanen inte fått önskat utrymme under hösten 2015. Dock kommer handlingsplanen åter igen följas upp under första kvartalet 2016. Handlingsplanen ska fungera som ett konkret verktyg där cheferna ska kunna bedriva arbetsmiljöarbetet i den dagliga verksamheten på ett mer givande, utvecklande och effektivt sätt. Under hösten 2015 var ett av fokusområdena att utveckla arbetsplatsträffarna inom kontoret. I september månad blev samtliga chefer samt medarbetarrepresentanter från respektive avdelning/enhet inbjudna att medverka på utbildning i samverkan med fokus på APT. Syftet var att genom kunskap om samverkan och dess syfte skapa en mer kvalitativ dialog inom arbetsgrupperna i frågor som rör utveckling, planering och uppföljning. Förhoppningen var att skapa mer givande arbetsplatsträffar där medarbetare känner högre grad av delaktighet, engagemang och påverkansmöjligheter. 21
2015-02-16 Sjukfrånvaro 2 Total sjukfrånvaro 2015 Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Kommunstruktur 7,82% 9,44% 9,32% 8,12% 7,77% 7,31% 5,80% 6,73% 8,39% 8,16% 8,48% 6,34% SBK 6,63% 5,40% 6,95% 6,10% 6,26% 5,15% 4,64% 5,07% 5,18% 4,05% 5,18% 3,42% Dag 1-14 Sjukfrv tim, ack valt år Sjukfrv %, ack valt år Sjukfrv tim dag 1-14, ack valt år Sjukfrv % dag 1-14, ack valt år Sjukfrånvaro 6 415 5,33% 2 400 2,00% <=29 357 2,45% 357 2,45% 30-49 4 202 7,79% 1 260 2,34% >=50 1 856 3,59% 783 1,51% Dag 15-59 Sjukfrv tim, ack valt år Sjukfrv tim, ack valt år Sjukfrv %, ack valt år Sjukfrv %, ack valt år Sjukfrv tim dag 1-14, ack valt år Sjukfrv tim dag 15-59, ack valt år Sjukfrv % dag 1-14, ack valt år Alla kön 6 415 5,33% 2 400 2,00% Kvinna 5 558 7,67% 1 583 2,19% Man 857 1,79% 817 1,71% Sjukfrv % dag 15-59, ack valt år Sjukfrånvaro 6 415 5,33% 409 0,34% <=29 357 2,45% 30-49 4 202 7,79% 341 0,63% >=50 1 856 3,59% 68 0,13% Sjukfrv tim, ack valt år Sjukfrv %, ack valt år Sjukfrv tim dag 15-59, ack valt år Sjukfrv % dag 15-59, ack valt år Alla kön 6 415 5,33% 409 0,34% Kvinna 5 558 7,67% 369 0,51% Man 857 1,79% 40 0,08% Dag 1-50 2 Redovisningen omfattar månadsavlönad personal. 22
2015-02-16 Sjukfrv tim, ack valt år Sjukfrv %, ack valt år Sjukfrv tim dag 1-59, ack valt år Sjukfrv % dag 1-59, ack valt år Sjukfrånvaro 6 415 5,33% 2 809 2,34% <=29 357 2,45% 357 2,45% 30-49 4 202 7,79% 1 601 2,97% >=50 1 856 3,59% 851 1,65% Sjukfrv tim, ack valt år Sjukfrv %, ack valt år Sjukfrv tim dag 1-59, ack valt år Sjukfrv % dag 1-59, ack valt år Alla kön 6 415 5,33% 2 809 2,34% Kvinna 5 558 7,67% 1 952 2,69% Man 857 1,79% 857 1,79% Dag 60> Sjukfrv tim, ack valt år Sjukfrv %, ack valt år Sjukfr tim dag 60-, ack valt år Sjukfr % dag 60-, ack valt år Sjukfrånvaro 6 415 5,33% 3 606 3,00% <=29 357 2,45% 30-49 4 202 7,79% 2 601 4,82% >=50 1 856 3,59% 1 005 1,94% Sjukfrv tim, ack valt år Sjukfrv %, ack valt år Sjukfr tim dag 60-, ack valt år Sjukfr % dag 60-, ack valt år Alla kön 6 415 5,33% 3 606 3,00% Kvinna 5 558 7,67% 3 606 4,98% Man 857 1,79% Förvaltningen har en sjukfrånvaro på 5,33 % för 2015. Förvaltningen har lyckats bryta den uppgående trenden gällande sjukfrånvaron, som låg på 6,77 % 2014. Sjukfrånvaron har under året varit relativt konstant även om vi kan ana en positiv utveckling som tyder på en minskad sjukfrånvaro under året. Vi kan ej se några tydliga skillnader mellan åldergrupper och detsamma gäller skillnaderna kvinnor och män. Förvaltningen har under året haft stort fokus på aktuella rehabärenden och kommer under 2016 att fortsätta detta arbete. Fokus kommer ligga på att behålla den relativt låga sjukfrånvaron genom tidiga rehabinsatser och kontinutet i detta arbete. Arbetsskador och tillbud Antal 2015 2014 Arbetsskador 2 2 23
2015-02-16 Sammanfattande analys för året Vissa projekt, t.ex. arbetet med den strategiska planen och E20-arbetet, är inte fullt finansierade. Investeringstaket under 2015 begränsar planeringsverksamheten. Organisationen är slimmad och vissa verksamheter är delvis underfinansierade. Utrymmet för utvecklingsarbete är begränsat. Vi stärker uppföljningsinsatserna fortlöpande för att få en så kostnadseffektiv och förutsägbar verksamhet som möjligt. Planverksamheten och bygglovsverksamheten finansieras till största delen av de intäkter som debiteras enligt fullmäktiges taxa till de sökande. Intäkterna för planavgifterna finansierar idag en stor del av planverksamheten. Planavgifter tas ut i samband med bygglov och avser i första hand äldre detaljplaner. Dessa intäkter är osäkra och skall inte finansiera de detaljplaner som utarbetas idag, där det finns planavtal. Taxorna för planoch bygglovsverksamheterna har inte reglerats de senaste fyra åren och det har vid vår genomlysning visat sig att de är för låga och inte täcker självkostnaderna. Enligt kommunfullmäktiges flerårsstrategi för 2016 (KS 210 Dnr 2015.392 KS 077) reduceras kommunbidraget permanent med 1 000 tkr på grund av kommande taxehöjning. Reglering av taxorna föreslås under 2016, så att kostnadstäckning kan uppnås. Övriga nyckeltal Arbete pågår inom bygglovavdelningen och administrationen med att utveckla bygglovsprocessen. Fokus ligger på att jobba mer parallellt med ärendehandläggning för att effektivisera och korta handläggningstiderna. Administrationen involveras mer i bygglovsprocessen. Fokus ligger också på att korta tiden innan ärenden blir kompletta samt göra grannehörandet tidigare i processen. Detta för att den sammanlagda tiden för den enskilde bygglovssökanden ska bli och upplevas kort och effektiv. Rutiner har ändrats så att kompletteringar idag begärs redan inom 1 vecka efter att ansökan granskats på avdelningens veckovisa granskningsmöten. Även expedieringsoch arkiveringsrutiner har förenklats för att korta handläggningstider och kvalitetssäkra expedieringen av beslut. Arbetet med att förenkla och effektivisera handläggningen av bygglov fortgår kontinuerligt. Antalet bygglovsärenden 2015 steg med ca 30 % jämfört med 2014. 24
25 2015-02-16
Socialnämndens årsredovisning 2015 Godkänd av socialnämnden 2016-02-23
Innehåll Verksamhet och måluppfyllelse... 3 Året 2015 i korthet...3 Styrning och ledning...3 Socialnämndens åtaganden och nyckeltal... 4 Socialnämndens åtaganden...4 Socialnämndens uppdrag...4 Socialnämndens nyckeltal...5 Intern kontroll... 14 Omedelbar åtgärd... 14 Ekonomi...15 Drift... 15 Prognossäkerhet... 18 Investeringar... 19 Personalredovisning...20 Personal och kompetensförsörjning... 20 Kompetensförsörjning... 21 Löner... 22 Arbetsmiljö... 22 Sjukfrånvaro... 23 Arbetsskador och tillbud... 24 Sammanfattande analys för året...25 Bilaga 1 Resultaträkning, specificerad...27 Bilaga 2 Uppföljning av internkontroll. 30 2 2016-02-23
Socialnämndens årsredovisning 2015 Verksamhet och måluppfyllelse Året 2015 i korthet Socialnämnden har haft två åtaganden; Uppnå god kvalitet inom barn- och ungdomsverksamheten samt uppnå god kvalitet inom beroendeverksamheten Förvaltningen genomförde under våren 2015 en översyn av beroendeverksamheten och i augusti beslutade socialnämnden att de föreslagna förändringarna ska genomföras Många delar av nämndens verksamhet har under hösten 2015 präglats av det stora antalet ensamkommande barn som kommit till Alingsås Förvaltningen har haft svårigheter att rekrytera vissa yrkeskategorier, framförallt myndighetsutövande socialsekreterare, men även chefer och personliga assistenter Arbete med att lägga en grund vad gäller styrning och ledning, dokumenterade rutiner, ekonomiuppföljningar m.m. har fortsatt under 2015 Nämndens ekonomiska resultat är -4,7 mnkr Styrning och ledning Socialnämnden tog beslut om flerårsstrategi 2015-2018 i januari 2015. Därefter har förvaltningen brutit ned flerårsstrategins innehåll där de viktigaste styrdokumenten är styroch kontrollkort och chefsöverenskommelser. Varje avdelning och därefter enheter har sedan brutit ned styrkorten med fokusområden till sin nivå för att på så sätt veta vad de ska göra för att bidra till att de politiska målen uppnås. Socialnämndens åtaganden 2015; att uppnå god kvalitet inom beroendeverksamheten och inom barn- och ungdomsverksamheten har varit de viktigaste områdena att arbeta med för de olika nivåerna i förvaltningen. 3 2016-02-23
Socialnämndens åtaganden och nyckeltal Status på uppdrag och nyckeltal har bedömts med följande färger: Klart Pågående Ej genomfört Socialnämndens åtaganden Socialnämnden har brutit ner kommunens 12 prioriterade mål i två åtaganden. Socialnämndens åtagande Status Uppnå god kvalitet inom barn- och ungdomsverksamheten Uppnå god kvalitet inom beroendeverksamheten Socialnämndens uppdrag I Flerårsstrategin för Alingsås kommun 2015-2017 tilldelades socialnämnden fyra riktade uppdrag. Uppdrag Status Att fortsatt kartlägga de höga standardkostnaderna inom individ- och familjeomsorgen och vidta åtgärder för att minska avvikelsen. Att fortsatt utveckla valfrihetsmodeller inom ramen för lagen om valfrihetssystem. Att vidta åtgärder för att minska användningen av droger samt öka de förebyggande insatserna. Att ytterligare intensifiera arbetet med att reducera försörjningsstödskostnaderna, främst för unga. 4 2016-02-23
Socialnämndens nyckeltal Nyckeltal Utfall 2013 Utfall 2014 Utfall 2015 Målvärde 2015 Utfall Försörjningsstödskostnader totalt, mnkr Försörjningsstödskostnader unga, mnkr 22,3 21,4 16,8 20,8 5,5 4,4 3,7 4,0 Totalt köpt extern vård på institution, barn- och ungdomsverksamheten, mnkr 20,7 21,9 13,5 16,2 Totalt köpt extern vård på institution, LVM, mnkr 2,0 4,1 2,4 3,8 Avvikelse från strukturårsjusterad standardkostnad inom IFO, % 11 8,1 (Resultat kommer under 2016) Nämndens mål är att på sikt ha en strukturårsjusterad standardkostnad inom IFA i nivå med övriga kommuner Antal inkomna synpunkter 10 23 23 35 17 % IFO 50 % Handikapp Resultat tillgänglighetsundersökning (undersökningen genomfördes inte 2014) 17 % IFO 50 % Handikapp 30 % IFO 50 % Handikapp Nöjd medarbetarindex (skala 1-5) 3,7 3,65 (Ej jämförbar med 2014) 3,9 Antal verksamheter med LOV 0 0 0 2 SIP, barn och ungdomsverksamhet SIP, beroendeverksamet Antalet SIPar mättes inte Antalet SIPar mättes inte 16 32 30 14 14 30 5 2016-02-23
Mål 2: I Alingsås finns goda möjligheter till arbete och företagande Kommunfullmäktiges indikator Kommunfullmäktiges uppdrag Självförsörjningsgraden skall öka Att ytterligare intensifiera arbetet med att reducera försörjningsstödskostnaderna, främst för unga Socialnämndens nyckeltal Socialnämndens nyckeltal Försörjningsstödskostnader, totalt, mnkr Försörjningsstödskostnader unga, totalt, mnkr Under 2015 tecknade Alingsås kommun en överenskommelse med arbetsförmedlingen om insatser för att minska ungdomsarbetslösheten och för att vidareutveckla samverkan för att stödja unga som varken har arbete eller studerar. Kommunen har under 2015 tilldelats medel för detta arbete med Unga i arbete, enligt DUA-överenskommelse, delegationen för unga till arbete. Tillsammans med barn- och ungdomsnämnden, utbildningsnämnden och kultur- och fritidsnämnden arbetar socialnämnden för att hitta strategier och arbetssätt för att så många ungdomar som möjligt ska avsluta sin skolgång med godkända betyg. Att sluta skolan med godkända betyg minskar risken för utanförskap och ökar möjligheter till arbete och till egen försörjning senare i livet. Samtliga ungdomar som sökte och var berättigade till ferieanställningar under 2015 kunde erbjudas anställning. Förvaltningen har arbetat intensivt med förebyggande arbete för att stödja brukaren i sin självförsörjning. I detta är arbetsmarknadsenhetens arbete och samverkan med arbetsförmedling och försäkringskassa viktiga komponenter. Likaså är en god samverkan med olika arbetsgivare en viktig del. Socialnämnden har genom de senaste årens målmedvetna arbete minskat kostnaderna för försörjningsstöd. Alingsås kommun har nu låga kostnader för ekonomiskt bistånd i förhållande till andra jämförbara kommuner. Försörjningsstödskostnaderna år 2015 är 16,8 mnkr, vilket är en minskning med 4,6 mnkr jämfört med 2014. Försörjningstödskostnaderna för unga har minskat med 0,7 mnkr till 3,7 mnkr år 2015. 6 2016-02-23
Mål 4: I Alingsås råder god ekonomisk hushållning grundad på effektiv resurshållning Kommunfullmäktiges indikator Kommunfullmäktiges uppdrag Kommunfullmäktiges uppdrag Kommunfullmäktiges nyckeltal Kvalitén i relation till redovisad kostnad skall öka Att fortsätta kartlägga de höga standardkostnaderna inom Individ- och familjeomsorgen och vidta åtgärder för att minska avvikelsen. Att vidta åtgärder för att minska användningen av droger samt öka de förebyggande insatserna Avvikelse från strukturjusterad standardkostnad inom individ- och familjeomsorgen, % Socialnämndens åtagande Socialnämndens nyckeltal Socialnämndens nyckeltal Att uppnå god kvalitet inom barn- och ungdomsverksamheten samt att uppnå god kvalitet inom beroendeverksamheten Totalt köpt extern vård på institution, barn och ungdomsverksamheten, mnkr Totalt köpt extern vård på institution, LVM, mnkr De senaste åren har individ- och familjeomsorgen i Alingsås kommun haft nettokostnader som är högre än andra jämförbara kommuner. Socialnämnden hade vid sammanträdet i september 2015 ett särskilt ärende där förvaltningen kartlagt standardkostnaderna och orsakerna till avvikelser. Framförallt har Alingsås högre kostnader för köp av vård. Däremot har Alingsås lägre kostnader för öppna insatser, d.v.s. förebyggande insatser. Ett intensivt arbete pågår inom förvaltningen för att minska standardkostnaderna. Förvaltningen arbetar bland annat med hemmaplanslösningar i form av det ungdomsboende som i början av året startades upp i kommunens regi. Förvaltningen har under 2015 genomfört en översyn av beroendeverksamheten. Utredningen har haft som målsättning att ge förslag på hur nämnden formar en effektiv verksamhet som möter brukarnas behov. Efter beslut i socialnämnden har arbete påbörjats hösten 2015 för att omsätta utredningens förslag i praktiken. Avsaknaden av beroendemottagningar för såväl ungdomar som vuxna är något som återkommer bland annat i den beroendeutredning som gjorts under 2015. Förvaltningen har under 2015 fortsatt dialogen med Västra hälso- och sjukvårdsnämnden gällande beroendemottagning för ungdomar och med berörd vårdcentral vad gäller en beroendemottagning för vuxna. 7 2016-02-23
Under året har arbetssätt för att förbättra den interna och externa samverkan utvecklats. Resultaten av detta arbete har lett till flera lyckade gemensamma och kostnadseffektiva lösningar såsom alternativ på hemmaplan istället för köp av vård, snabbare hemtagningar av brukare och snabba omställningar i organisationen i arbetet med de ensamkommande barnen. I januari 2015 startades ett ungdomsboende. Ungdomsboendet fungerar väl och har resulterat i att externa placeringar har kortas ned och undvikits. Arbetet med att ge ungdomarna individuellt stöd på hemmaplan fortgår enligt plan. Socialnämnden har under året satt in resurser för att utveckla och förstärka det drogförebyggande arbetet, bland annat genom ett så kallat LVM-förebyggande team som var på plats hösten 2015. Genom att tidigt uppmärksamma och stötta unga vuxna och vuxna som är på väg in i missbruk kommer socialnämnden på sikt att minska kostnader, exempelvis för LVM-vård. Kostnaderna för LVM-vården 2015 är 2,4 mnkr, att jämföra med 4,1 mnkr år 2014. Det pågår kontinuerlig information och attitydsundersökningar i skolklasser, liksom uppsökande verksamhet i fält särskilt riktad mot ungdomar. Den drogvaneundersökning som gjorts bland ungdomar åren 2013, 2014 och 2015 visar att andel individer som avstår tobak och alkohol ökar. En ytterligare konsekvens av förstärkning av det förebyggande arbetet kommer på sikt att innebära ytterligare minskade standardkostnaderna för individ- och familjeomsorgen. I den senast publicerade mätningen 1 av standardkostnader för individ- och familjeomsorgen är Alingsås kommuns nettokostnader i nivå med andra jämförbara kommuner. Socialförvaltningen har under 2015 förbättrat arbetet med att prognostisera, analysera och förutse nämndens placeringskostnader. Kostnaderna för köpt vård inom funktionsstödet är dock svårare att förutse. Socialnämnden har under de senaste åren också kunnat se en kraftig ökning i dessa kostnader. För att stå bättre rustad inför framtiden bedömer socialnämnden att det är av stor vikt att hitta effektiva hemmaplanslösningar för vård inom funktionsstöd. Exempel på effektivisering är att öka samverkan professioner emellan samt genom att utveckla tillgänglig kompetens. 1 Siffror från Kommun- och landstingsdatabasen Kolada 8 2016-02-23
Kostnaderna för LSS-assistansen ökar för andra året i rad. En anledning till ökande kostnader är fler ärenden där försäkringskassan gör bedömningen att de grundläggande behoven för personlig assistans understiger 20 timmar och där kommunen går in och beviljar assistans och därmed får hela kostnaden. Tillströmningen av ensamkommande barn under hösten 2015 har gjort situationen i förvaltningen ansträngd. Under 2015 har 125 ensamkommande barn kommit till Alingsås och 6 boenden startats. Trots rådande situation har arbetet fungerat bra. Boendeformer har tillskapats och i jämförelse med andra kommuner står sig Alingsås kommuns arbete väl. Intäkter från Migrationsverket har 2015 täckt nämndens kostnader för verksamheten för de ensamkommande barnen, däremot har resurser under hösten fördelats om från andra verksamheter inom förvaltningen till verksamheten ensamkommande barn och har inneburit en lägre ambitionsnivå och lägre utvecklingstakt inom andra delar av förvaltningen. 9 2016-02-23
Mål 5: I Alingsås bygger välfärden på god service, hög kvalitet och tillgänglighet Kommunfullmäktiges indikator Kommunfullmäktiges indikator Medborgarnas upplevelse av bemötande och tillgänglighet i kommunen ska förbättras Nöjd-medarbetarindex skall höjas Socialnämndens nyckeltal Antal inkomna synpunkter Socialnämndens nyckeltal Resultat tillgänglighetsundersökning Socialnämndens nyckeltal Nöjd medarbetarindex (1-5) För att förbättra kvaliteten på de tjänster som erbjuds har en rutin för klagomåls- och synpunktshantering tagits fram. Förvaltningen arbetar kontinuerligt med tillgänglighet och med att nå ut med information till de målgrupper som är mottagare, och anhöriga till mottagare, av socialnämndens tjänster. Socialkontoret har under året ökat tillgängligheten och utökat öppettiderna och har öppet till klockan 16 på fredagar istället för som tidigare klockan 13. För att ytterligare höja kvaliteten och resurseffektiviteten på de tjänster som förvaltningen tillhandahåller arbetar förvaltningen med att säkerställa användande av evidensbaserade metoder och nationella riktlinjer. Socialnämnden bedriver ett målinriktat arbete med att hitta former för ett systematiskt kvalitetsarbete, liksom för att skapa större tydlighet kring mål och uppföljning. Syftet med arbetet är att göra rätt saker på rätt sätt, att ta bort onödiga moment för att få ökad resurseffektivitet och kvalitet. Arbetet utvecklas i positiv riktning, men ytterligare resurser krävs för att hitta och etablera välfungerande arbetssätt och metoder. Som ett led i arbetet har chefer och nyckelpersoner under 2014 och 2015 utbildats i styrning och ledning liksom i ständiga förbättringar. Dessutom har förvaltningen förstärkt och organiserat pedagogresurserna inom utföraravdelningen på ett mer effektivt sätt. Förvaltningen har under året gjort förstärkningar i arbetet med att driva utvecklingen av ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete. Vid en servicemätning av tillgänglighet via telefon och mail som Alingsås kommun genomförde 2013 fick socialförvaltningen låga resultat på telefontillgängligheten vid individ- och familjeomsorgen och handikappomsorgen. Vid mätningen bedömdes 17 procent av samtalen till individ- och familjeomsorgen och 50 procent av samtalen till handikappomsorgen få bra svar. Resultatet vid mätningen hösten 2015 är på samma nivå, 17 respektive 50 procent. 10 2016-02-23
Nöjd medarbetarindex i medarbetarenkäten 2015 blev 3,65 på en skala 1 till 5. Detta är en liten förbättring från 2013. De områden som fick lägst poäng i medarbetarenkäten var kompetensutveckling, arbetsbelastning samt påverkansmöjligheter. Förvaltningens styrkor är jämställdhet, mångfald samt styrning och ledning. En brukarundersökning är hösten 2015 genomförd vid individ- och familjeomsorgen. Resultatet ska analyseras och åtgärder göras utifrån resultatet. En kvalitetsberättelse kommer att göras för 2015 i syfte att följa upp hur arbetet med att utveckla och säkra verksamhetens kvalitet har bedrivits. 11 2016-02-23
Mål 6: I Alingsås finns det valfrihet och självbestämmande Kommunfullmäktiges indikator Kommunfullmäktiges uppdrag Antalet verksamheter som omfattas av lagen om valfrihetssystem ska bli fler Att fortsätta utveckla valfrihetsmodeller inom ramen för lagen om valfrihet Socialnämndens nyckeltal Antal verksamheter som omfattas av LOV Förberedelser för införandet av LOV inom verksamheterna daglig verksamhet och ledsagning har påbörjats under året. Till följd av omdisponering av resurser har hela uppdraget förskjutits och en implementering av socialnämndens beslut beräknas vara möjlig under senare delen av 2016. 12 2016-02-23
Mål 7: I Alingsås utvecklas vården och omsorgen för individens behov Socialnämndens nyckeltal Socialnämndens nyckeltal Antal samordnade individuella planer (SIP) barn- och ungdomsverksamheten Antal samordnade individuella planer (SIP) beroendeverksamheten Förvaltningen uppnår det satta målvärdet för antalet SIPar för barn- och unga, dock inte inom vuxen/beroendeverksamheten. En viktig kvalitetsaspekt vad gäller insatser till den enskilde är att det finns en helhetssyn och en samordning vårdgivare emellan. Fortsatta ansträngningar kommer att krävas för att få till ett välfungerande samarbete mellan kommun, sjukvården och primärvården. 13 2016-02-23
Intern kontroll Se bilaga 2. Omedelbar åtgärd Socialnämnden hade i Flerårsstrategin 2015-2018 inga identifierade områden som krävde omedelbara åtgärder. 14 2016-02-23
Ekonomi Drift Belopp i tkr Budget 2015 Bokslut 2015 Avvikelse bokslut /budget Bokslut 2014 Differens bokslut 2014 och bokslut 2015 0 Verksamhetens intäkter 170 440 199 788 29 348 158 820 40 968 0 Personalkostnader -350 660-351 437-778 -332 438-18 999 Lokalhyror -30 279-28 852 1 427-27 126-1 727 Köp av tjänster -59 416-99 636-40 220-67 472-32 163 Övriga kostnader -86 724-81 202 5 522-79 409-1 793 0 Verksamhetens kostnader -527 078-561 128-34 049-506 445-54 683 0 Avskrivningar 0-1 222-1 222-1 519 297 0 Verksamhetens nettokostnader -356 638-362 562-5 924-349 144-13 418 0 0 Kommunbidrag 357 788 357 788 0 354 128 3 660 Finansnetto 0 88 88-89 177 0 Årets resultat 1 150-4 686-5 836 4 895-9 581 En mer specificerad resultaträkning finns i bilaga 1. Utfallet för socialnämnden är minus 4,7 mnkr. Utfallet är 1,7 mnkr sämre än prognosen i nämndens delårsbokslut efter augusti. 15 2016-02-23
Avvikelser mellan utfall 2014 och 2015 Verksamheten ensamkommande barn, som år 2014 överfördes till socialnämnden, är den främsta förklaringen till att både intäkter och kostnader är klart högre 2015 jämfört med 2014. År 2014 finns samtliga kostnader och intäkter för verksamheten ensamkommande barn bokförda vid utbildningsnämnden och ingår inte i siffrorna i tabellen på föregående sida. Verksamhetens intäkter Verksamhetens intäkter är 41,0 mnkr högre 2015 än 2014. Intäkterna från Migrationsverket för ensamkommande barn är 49,3 mnkr, en intäkt som nämnden inte hade 2014. Intäkterna från försäkringskassan för personlig assistans är 6,5 mnkr lägre 2015 jämfört med 2014, vilket hänger samman med färre ärenden. De bokförda intäkterna för arbetsmarknadsenheten, AME, är cirka 5 mnkr lägre 2015 jämfört med 2014. De högre intäkterna 2014 för AME beror på medel som tidigare förts över mellan åren, dock fanns det 2014 inte grund att föra över medel till 2015, vilket innebar att dessa medel bokfördes som intäkter 2014. Personalkostnader Personalkostnaderna är 19,0 mnkr högre 2015 än 2014. Personalkostnaderna har ökat med cirka 7 mnkr på grund av löneökningar samt med 1,2 mnkr på grund av höjning av sociala avgifter. Övertagande av verksamhet för ensamkommande barn, inklusive uppstart av boenden, har ökat personalkostnaderna med 15 mnkr. Personalkostnaderna vid arbetsmarknadsenheten har minskat med cirka 4 mnkr, vilket delvis är en planerad minskning som hänger samman med minskade intäkter men som också beror på vakanser. Personalkostnaderna har mellan 2014 och 2015 ökat med 5,7 procent. Exkluderas verksamheten för ensamkommande barn är personalkostnadsökningen 1,2 procent. Att personalkostnadsökningen är så låg som 1,2 procent hänger samman med färre ärenden inom personlig assistans, minskning av korttidsverksamheten samt lägre personalkostnader vid arbetsmarknadsenheten. Lokalhyror Av lokalkostnaderna 2015 hör 0,7 mnkr till verksamheten för ensamkommande barn. Köpt av tjänster Köp av tjänster är 32,2 mnkr högre 2015 än 2014. Köp av vård för ensamkommande barn står för 26,5 mnkr av ökningen. LSS-ersättning till privata utförare har ökat med 3,1 mnkr. LSS-ersättning är kostnader för personlig assistans som kommunen beslutar om när 16 2016-02-23
försäkringskassan inte beviljar insatsen. Denna ökning hänger samman med mer återhållsam bedömning av försäkringskassan. Placeringskostnader, d.v.s. köp av vård, är på samma nivå 2015 (45,6 mnkr) som 2014 (45,1 mnkr). Placeringskostnaderna inom funktionsstöd har ökat med 5,8 mnkr, medan köp inom vuxen och barn- och unga har minskat med 5,3 mnkr. Denna minskning hänger till stor del samman med ett målmedvetet arbete med hemmaplanslösningar på individnivå där ungdomsboendet som startades i januari 2015 har en viktig roll. Övriga kostnader Övriga kostnader är 2,1 mnkr högre 2015 jämfört med 2014. Kostnader som härrör till verksamheten ensamkommande barn är 4,9 mnkr. Kostnaderna för ekonomiskt bistånd har minskat med omkring 4 mnkr mellan 2015 och 2014. Avvikelser mellan budget och utfall Verksamheten ensamkommande barn, som år 2014 överfördes till socialnämnden, är den främsta förklaringen till att utfallet för både intäkter och kostnader är högre än budget. I budgeten är kostnader och intäkter för verksamheten ensamkommande barn budgeterad till 14 mnkr att jämföra med utfallet för intäkter och kostnader på 49,3 mnkr. De främsta avvikelserna mellan budget och utfall är: Cirka 8 mnkr högre kostnader än budgeterat för köpta placeringar inom funktionsstöd Avvikelsen på 8 mnkr för placeringar vid funktionsstöd hänger samman med att nya kostnadskrävande placeringar inom funktionsstöd tillkom under senare delen av 2014 och därför inte fanns med i budgeten. Under året har också nya elevhemsplaceringar tillkommit, placeringar som inte var kända för verksamheten sedan tidigare. 7,6 mnkr högre kostnader än budget för de båda kostnadsposterna köpta tjänster personlig assistans och sjuklönekostnader till privata utförare Kostnaderna 2015 för köpta tjänster av privata utförare personlig assistans inom LSS är 11,8 mnkr och kostnaderna för ersättning för sjuklöner till privata utförare är 2,3 mnkr. Sammantaget är dessa kostnader 14,1 mnkr att jämföra med budgeten på 6,5 mnkr. 4,0 mnkr lägre nettokostnader för försörjningsstöd än budgeterat Budgeten 2015 för försörjningsstöd är 20,8 mnkr och utfallet 16,8 mnkr. 3,9 mnkr lägre nettokostnader vid AME Verksamheten vid arbetsmarknadsenheten har haft 3,9 mnkr lägre nettokostnader än budgeterat, vilket främst hänger samman med stort antal vakanser under året. AME har haft lägre kostnader än budget, trots att budgeten sänkts mellan 2014 och 2015. 17 2016-02-23
2,7 mnkr reserverade medel Under 2015 var medel reserverade framförallt för att hantera eventuella volymökningar för köpt vård, satsningar inom beroendeverksamheten samt för att hantera osäkerheten som råder kring riktade projekt för arbetssökande som AME hanterar i samarbete med arbetsförmedlingen. Dessa reserverade medel tas i anspråk och minskar nämndens underskott. Inom flera verksamheter är prognosen för personalkostnader lägre än budget bland annat på grund av vakanta tjänster och återhållsamhet av vikarietillsättning. Prognossäkerhet Månad Prognos, mnkr Avvikelse från bokslut, mnkr Kommentar (November -2,0-2,7) Oktober -3,0-1,7 September -3,0-1,7 Delårsbokslut (aug) -3,0-1,7 Maj -3,0-1,7 Vårbokslut (april) 0-4,7 Bokslut 2015-4,7 Socialförvaltningen gjorde en månadsrapport efter november som då visade en förbättring av prognosen på 1 mnkr jämfört med tidigare prognoser. Den huvudsakliga förklaringen till avvikelsen från november till utfallet på helår finns inom kostnadsposten LSS-assistans. LSS-assistans är personlig assistans som beslutas av kommunen då försäkringskassan bedömer att det grundläggande behovet för personlig assistans understiger 20 timmar och därmed ersätter inte försäkringskassan den personliga assistansen. Bokförda kostnader för LSS-assistansen i november och december var högre än beräknat. Under 2016 kommer förvaltningen att följa LSSassistansen timmar och kostnader på ärendenivå och på så sätt ha mer träffsäkra prognoser. Träffsäkerheten i prognoserna har för socialnämndens del varit ett prioriterat utvecklingsområde 2015. Förvaltningen har förändrat arbetssätten bland annat genom att bryta ned budgetposterna på en lägre nivå och genom att ha utvecklat en systematisk ekonomiuppföljning på enhets-, avdelnings- och förvaltningsnivå. Socialförvaltningen har under 2015 förbättrat arbetet med att prognostisera, analysera och förutse nämndens placeringskostnader (köpt vård). Förvaltningen kommer att fortsätta utvecklingen av prognosarbetet, bland annat genom att identifiera nyckeltal som är viktiga att följa från både verksamhets- och ekonomiperspektiv. 18 2016-02-23
Investeringar Budget Bokslut Avvikelse Bokslut 2015 2015 helår 2014 Inventarier totalt 1 800 500-356 403 IT 0 929-482 Maskiner 0 25-50 Transportmedel 0 0-18 Summa 1 800 1 454-356 953 Investeringsutgiften har ökat mellan 2014 och 2015. Investeringsbeloppet är dock lägre än budget. 19 2016-02-23
Personalredovisning Personal och kompetensförsörjning Antal anställningar i november 2015 TIllsvidareanställningar Antal personer Antal anställningar Antal årsarbetare Medelålder Sysselsättnings grad (snitt) AID-struktur 676 677 644,3 45,2 95% Administration 71 71 69,8 45,9 98% Handläggar- och administratörsarbete 41 41 39,8 45,3 97% Ledningsarbete 30 30 30,0 46,8 100% Socialt och kurativt arbete 123 123 118,8 45,4 97% Socialsekreterare 86 86 83,1 44,3 97% Övrigt socialt och kurativt 37 37 35,7 47,8 97% Teknikarbete 1 1 0,5 40,0 50% Vård- och omsorgsarbete m m 481 481 454,3 45,1 94% Personlig assistent 255 255 241,4 43,4 95% Rehabilitering och förebyggande arbete 1 1 0,5 63,0 50% Undersköt, skötare 1 1 1,0 42,0 100% Vårdbiträde vårdare m fl 224 224 211,4 46,9 94% Socialförvaltningen har 676 anställda vilket är en ökning med 34 medarbetare sedan föregående år i november. Ökningen 2015 har främst skett inom gruppen Handläggar- och administratörsarbete med 17 anställda samt inom Socialt och kurativt arbete med 18 anställda och hänger samman med ökad verksamhet för ensamkommande barn. Medelåldern är 45,2 år, vilket är samma som november 2014. Fördelning arbetad tid 2015 Under 2015 har förvaltningen betalat ut drygt 24 mnkr för timavlönade vilket motsvarar ungefär 100 heltidsarbetare. Fyllnadstiden motsvarar 9 heltidsarbetare och övertiden 6 heltidsarbetare relaterat till de 676 anställda. Nivåerna för timavlönade, fyllnadstid och övertid ligger i paritet med föregående års nivå. 20 2016-02-23
Kompetensförsörjning Förvaltningen har utbildat stödassistenter och personliga assistenter i autism och utmanande beteenden, samt i metoden motiverande samtal (MI). Medarbetarna har tagit stort ansvar vilket har fått en positiv påverkan i de kompetenshöjande satsningarna. Under hösten har stödpedagogerna börjat ha regelbundna reflektionsmöten för att utbyta erfarenheter och kunskap. En av socialförvaltningens största utmaningar är att rekrytera och behålla kompetens. Svårrekryterade yrkesgrupper är myndighetsutövande socialsekreterare, personliga assistenter och enhetschefer. Utökning av verksamheten för ensamkommande barn har dessutom inneburit ett ökat behov av framförallt socialsekreterare och enhetschefer, d.v.s. i grupper som redan är svårrekryterade. Verksamheten för ensamkommande barn har också inneburit att förvaltningen har rekryterat en övergripande projektledare, rekryterare och administratörer. Socialnämnden har under hösten 2015 öppnat sex boenden för ensamkommande barn och det har funnits tillgång till personal, dock har öppnandet av dessa boendet inneburit att tillgången på vikarie har minskat då vissa av dessa fått tillsvidareanställning. Alingsås kommun driver projektet Attraktiv arbetsgivare parallellt pågår det ett arbete med att ta fram kompetensutvecklingsplaner i delar av socialförvaltningen. Dessutom har förvaltningen reviderat informationsmaterial och marknadsfört förvaltningen i olika sammanhang. Pensionsavgångar 2016 2017 2018 2019 2020 2021 2022 AID-struktur 3 10 12 6 6 20 23 Administration 3 2 1 1 3 2 Socialt och kurativt arbete 1 2 1 1 3 7 Vård- och omsorgsarbete m m 2 5 9 5 4 14 14 21 2016-02-23
Åren 2021 och 2022 blir antalet pensionsavgångar fler, särskilt inom vård- och omsorgsarbete. Förvaltningen bör planera hur man ska ta tillvara deras kunskap och erfarenhet när de slutar och på strategisk nivå planera för hur rekrytering av kompetens säkras. Löner Medianlönen 2015-11-30 för tillsvidareanställda var för kvinnor 24 700 kr och för män 24 173 kr. Det är en löneskillnad på 527 kr. Löneskillnaden innebär att kvinnor har 2 % högre medianlön än män. Av medarbetarna på socialförvaltningen utgör cirka 20 % män (statistiken baseras på två kön). Kvinnor har en något lägre syselsättningsgrad. Arbetsmiljö Vid medarbetarenkäten 2015 blev resultatet för Nöjd medarbetarindex 3,65 på en skala 1-5, vilket är en liten förbättring från 2013. De områdena med lägst resultat är kompetensutveckling, arbetsbelastning samt påverkansmöjligheter. Förvaltningens styrkor är jämställdhet, mångfald samt styrning och ledning. För 2015 fanns inga arbetsmiljömål men under 2015 har förvaltningen genomfört flera viktiga aktiviteter för att förbättra arbetsmiljön. Satsningar har gjorts för att skapa bättre förutsättningar för chefer att kunna utöva sitt ledarskap. Förvaltningen har under 2015 startat upp ett arbete kring att utveckla tydligt ledarskap hos alla chefer. Därför har man tydliggjort chefsuppdraget i chefsöverenskommelser och fortsatt med arbetsplatsträffar för chefer samt påbörjat ett underlag för ledarskapsprogram. Genom utbildning för cheferna ska målen bli tydligare för medarbetare. Under 2015 har förvaltningen genom mätstickan månadsvis följt upp den upplevda arbetsbelastningen och måendet bland samtliga medarbetare. Förvaltningen arbetar med att ta fram kompetensutvecklingsplaner liksom att kunna erbjuda handledning till de som behöver. Den upplevda höga arbetsbelastningen som under första halvan av året funnits på individoch familjeavdelningen kartlades genom en arbetstyngdsmätning. Avdelningen utökades därefter med en 1:e socialsekreterare för att förstärka stödet till chef och handläggare. Under hösten lades mottagningsenheten ner och delades ut på de olika enheterna. Det skapade en bättre arbetsmiljö för medarbetarna och förtydligade processen för brukarna. Ytterligare personalförstärkningar är inplanerade och har delvis verkställts trots det svåra rekryteringsläget vad gäller myndighetsutövande socialsekreterare. I slutet av 2015 började förvaltningen få översikt och kontroll över situationen. 22 2016-02-23
Under året har arbetet med att utveckla samverkan fortsatt bland annat genom skyddskommittéarbetet som genomförs två gånger. Vidare har det under året gjorts förslag på rutiner för individ- och familjeavdelningen och reception. Även rutiner för systematiskt brandskyddsarbete har fastställts och stödmaterial för chefer har gjorts tillgängligt. De önskade effekterna är att skapa bättre förutsättningar för en god arbetsmiljö vilket i sin tur bidrar till en ökad stabilitet i personalgrupper och välmående hos medarbetarna. Det tillsammans med kompetensutveckling bidrar till att öka kvaliteten på de tjänster som förvaltningen tillhandahåller samt att göra socialförvaltningen till en attraktiv arbetsplats. Resultatet på en enkät som det systematiska arbetsmiljöarbetet som skickats till förvaltningens chefer indikerar på att det finns brister i kunskaper kring arbetsmiljöarbetet för både chefer och medarbetare. Bland annat kring rutiner för hot- och våld, mångfaldsplan somt hur man anmäler och följer upp arbetsskada/tillbud. Det är främst bristande introduktion, utbildning samt delegation som bedöms utgöra orsakerna. Däremot svarade 84 % av cheferna att man har kännedom om kommunens riktlinjer för det systematiska arbetsmiljöarbetet. Alla chefer uppger att de involverar medarbetarna i arbetsmiljöarbetet och 92 % anser sig tydligt kommunicera verksamhetens mål med sina medarbetare. 76 % av cheferna har haft utvecklingssamtal med samtliga medarbetare 2015 och nästan lika många anser sig ha väl fungerande APT. Däremot har endast 36 % upprättat handlingsplan utifrån medarbetarenkätens resultat. Introduktion av timvikarierna har genomförts på alla arbetsplatser som använder timvikarier. Har du genomfört en fysisk arbetsmiljörond 2015? Antal % Ja 18 72 Nej 3 12 Delvis 4 16 Total 25 100 Sjukfrånvaro Sjukfrånvaron har ökat från 7,34 % 2014 till 7,92 % 2015. Sjukfrånvaron hos kvinnorna var 9 % medan den var nästan hälften, 5 %, bland manliga anställda. Det är i grupperna administratörer, stödassistenter och personliga assistenter sjukfrånvaron är högst. Sjukfrv %, ack valt år Sjukfrv % dag 1-14, ack valt år Sjukfrånvaro 7,92% 2,59% <=29 4,89% 2,62% 30-49 8,55% 2,42% >=50 7,89% 2,78% Rehabiliteringsarbetet sker kontinuerligt med de personer som är sjukskrivna och de åtgärder som vidtagits är individuellt anpassade för att medarbetaren så snabbt som 23 2016-02-23
möjligt ska återfå arbetsförmåga. Medarbetare som har 6 eller fler frånvarotillfällen under en 12- månaders period ska erbjudas ett hälsosamtal hos företagshälsovården. Arbetsskador och tillbud Majoriteten av förvaltningens tillbudsanmälningar och arbetsskadeanmälningar rör händelser i möte med brukare. Socialförvaltningens verksamhet rör till stor del omsorg om människor med funktionsnedsättning och i dessa möten sker det ibland tillbud och arbetsskador. 24 arbetsskador är anmälda under perioden januari till december 2015. I fem av de anmälda ärendena har arbetsskadan genererat sjukfrånvaro. Jämfört med 29 anmälda arbetsskador under 2014. Drygt hälften av anmälda arbetsskador under 2015 gjordes inom personlig assistans. Vanligaste är att skadorna härrör sig från möten med brukare med funktionsnedsättning. Anmälningsfrekvensen av arbetsskador är låg vilket innebär att det finns anledning att förmoda att tillbud aldrig rapporteras. En genomgång av rutinen och dess syfte gjordes i mars 2015 för alla chefer. Under hösten har man fortsatt dialogen för att på sikt öka anmälningsfrekvensen. 24 2016-02-23
Sammanfattande analys för året Socialnämnden har identifierat beroendeverksamheten som ett område där nämnden behöver utveckla arbetssätt och metoder. Att uppnå god kvalitet inom beroendeverksamheten var också nämndens åtagande 2015. Under våren 2015 gjorde förvaltningen en utredning med förslag på utveckling av organisation och arbetssätt inom beroendeverksamheten. Viktiga grunder i utredningsarbetet var synpunkter från brukare och anhöriga samt nationella riktlinjer. I augusti beslutade socialnämnden att utredningens föreslagna förändringar ska genomföras. Dessa förändringar har påbörjats under hösten 2015 och fortsätter 2016. Verksamheterna har under 2015 arbetat målinriktat för att utveckla det förebyggande arbetet för att på så sätt förhindra att personer hamnar i missbruk eller i utanförskap. Förvaltningen har utvecklat effektiva hemmaplanslösningar och stöd kring individen för att på så sätt kunna förhindra placeringar och köp av vård. Start av ungdomsboendet och arbetssättet kring det boendet är en viktig del i bra hemmaplanslösningar. Att arbetet är framgångsrikt kan ses i form av minskade köpta placeringskostnader. Att vidta åtgärder för att minska användning av droger samt öka de förebyggande insatsena var också ett uppdrag till nämnden från Kommunfullmäktige. Under hösten 2015 har flera delar av nämndens verksamheter präglats av mottagandet av ensamkommande barn. I ingången till 2015 fanns 33 ensamkommande barn och under 2015 har 125 ensamkommande barn kommit till Alingsås. Alingsås kommun har tidigare inte haft boenden för ensamkommande barn i egen regi, men under hösten 2015 startade förvaltningen 6 boenden för ensamkommande barn. Ett stort rekryteringsarbete har gjorts, då verksamheten utökat med främst socialsekreterare inom individ- och familjeomsorgen och med enhetschefer och personal till de nystartade boendena. Resurser har under hösten fördelats om från andra verksamheter inom förvaltningen till verksamheten ensamkommande barn och har inneburit en lägre ambitionsnivå och lägre utvecklingstakt inom andra delar av förvaltningen. Nämndens kostnader för verksamheten har täckts av intäkter från Migrationsverket. Att införa valfrihet enligt lagen om valfrihetssystem, LOV, var ett uppdrag till nämnden från Kommunfullmäktige. Detta har förberetts under 2015 och införandet planeras till senare delen av 2016. De senaste åren har individ- och familjeomsorgen i Alingsås kommun haft nettokostnader som är högre än andra jämförbara kommuner. Socialnämnden fick i uppdrag av Kommunfullmäktige att kartlägga standardkostnderna och vidta åtgärder för att minska avvikelsen. Socialnämnden hade vid sammanträdet i september 2015 ett särskilt ärende där förvaltningen kartlagt standardkostnaderna och orsakerna till avvikelser. Framförallt 25 2016-02-23
har Alingsås högre kostnader för köp av vård. Däremot har Alingsås lägre kostnader för öppna insatser, d.v.s. förebyggande insatser. Ett intensivt arbete pågår inom förvaltningen för att minska standardkostnaderna. Förvaltningen arbetar bland annat med hemmaplanslösningar i form av det ungdomsboende som i början av året startades upp i kommunens regi. Kommunfullmäktige gav socialnämnden i uppdrag att intensifiera arbetet med att reducera försörjningsstödskostnaderna. Försörjningsstödskostnaderna 16,8 mnkr år 2015, vilket är 4,6 mnkr lägre än 2014. Kompetensförsörjningen är en nyckelfaktor för nämndens verksamheter. Under 2015 har förvaltningen haft svårigheter att rekrytera främst myndighetsutövande socionomer inom barn- och ungdomsverksamheten och även enhetschefer och personliga assistenter. Socialnämnden har sedan maj haft en ekonomisk prognos på minus 3 mnkr. Förvaltningen har arbetat med åtgärder för att minska underskottet. Dock försämrades prognosen bland annat för personlig assistans vid delårsbokslutet och utfallet för personlig assistans blev högre kostnader än prognostiserat. Dessa ökade kostnader hänger samman med att fler ärenden där försäkringskassan bedömer att det grundläggande behovet understiger 20 timmar och där då kommunen beviljar personlig assistans och därmed står för kostnaden. Detta är en kostnadsöverföring till kommunen och innebär att socialnämnden behöver föra pengar från andra verksamheter till att finansiera LSSassistans. Att det ekonomiska resultatet och att LSS-assistansen blev högre än prognostiserat innebär att prognosen för utfallet 2016 är högre än beräknat och kommer att kräva åtgärder för att nämnden ska ha en ekonomi och verksamhet i balans 2016. Under 2014 och 2015 har socialnämnden haft två poster vars kostnader kraftigt har ökat -kostnaderna för LSS-assistans och kostnaderna för köpt vård inom funktionsstöd. Socialförvaltningen har satt in åtgärder för att om möjligt begränsa kostnadsutvecklingen, men båda dessa poster är kostnadsposter där socialnämnden har begränsade möjligheter att påverka behovet och kostnaderna, vilket innebär att andra verksamheter inom nämndens ansvarsområde måste finansiera kostnadsökningen. 26 2016-02-23
Bilaga 1 Resultaträkning där kostnader och intäkter för flyktingverksamheten är exkluderad Budget 2015 Bokslut 2015 Bokslut 2014 Avvikelse bokslut Belopp i tkr 2015 och 2014 Försäljningsintäkter 767 669 263 406 Avgifter 3 377 4 179 4 206-26 Hyresintäkter 12 546 12 564 11 342 1 221 Statsbidrag, se Not 1 138 571 129 461 140 232-10 771 Försäljning av verksamhet 1 180 1 658 1 624 34 Övriga intäkter 0 782 1 153-371 Verksamhetens intäkter 156 440 149 313 158 820-9 507 Personalkostnader -350 660-336 339-332 438-3 901 Lokalhyror -30 279-28 133-27 126-1 008 Köp av verksamhet, se Not 2-41 846-59 903-56 013-3 890 Administrativa tjänster 0-3 889-4 022 133 Städ och renhållning 0-641 -635-6 Konsulttjänster 0-2 135-2 892 756 Tillfälligt inhyrd personal 0-2 555-1 715-839 Övriga tjänster -3 570-2 654-2 195-459 Köp av tjänster -45 416-71 777-67 472-4 304 Bidrag, Not 3-58 423-54 144-59 837 5 693 El, va, reparation fastighet 0-1 432-1 865 432 Förbrukningsmaterial -6 036-5 735-5 897 162 Telefonkostnader -5 689-3 089-2 900-190 Bilkostnader -2 046-1 856-1 789-67 Övriga kostnader, Not 4-14 531-7 993-7 122-872 Övriga kostnader -86 724-74 250-79 409 5 159 Verksamhetens kostnader -513 078-510 500-506 445-4 055 Avskrivningar -1 150-1 217-1 519 303 Verksamhetens nettokostnader -357 788-362 403-349 144-13 259 Kommunbidrag 357 788 357 788 354 128 3 660 Finansnetto 0-70 -89 19 0 Årets resultat 0-4 686 4 895-9 580 27 2016-02-23
Not 1 Utfallet 2015 för Statsbidrag består av följande poster Intäktspost Utfall 2015 Intäkter från försäkringskassan för personlig assistans 112,0 Momsbidrag 6,7 Arbetsmarknadsåtgärder 5,4 Övrigt 5,4 Totalt 129,5 Not 2 Utfallet 2015 för Köp av verksamhet består av följande poster Kostnadspost Utfall 2015 Placeringar, köp av vård 45,6 LSS-assistans personlig assistans 11,8 Sjuklönekostnader personlig assistans 2,2 Övrigt 0,3 Totalt 59,9 Not 3 Utfallet 2015 för Bidrag består av följande poster Kostnadspost Utfall 2015 Ersättning till försäkringskassan för de 20 första timmarna inom personlig assistans Ekonomiskt bistånd 17,8 Bidrag till föreningar, företag 1,8 Totalt 54,1 34,6 Not 4 Utfallet 2015 för Övriga kostnader består av följande poster Kostnadspost Utfall 2015 Avgifter 3,7 Avgifter kurser 2,0 Övrigt 2,3 Totalt 8,0 28 2016-02-23
Resultaträkning, inklusive flyktingverksamheten Belopp i tkr Budget 2015 Bokslut 2015 Bokslut 2014 Avvikelse bokslut 2015 och 2014 Försäljningsintäkter 767 669 263 406 Avgifter 3 377 4 179 4 206-26 Hyresintäkter 12 546 12 555 11 342 1 213 Statsbidrag 152 571 179 944 140 232 51 033 Försäljning av verksamhet 1 180 1 658 1 624 34 Övriga intäkter 0 782 1 153-371 Verksamhetens intäkter 170 440 199 788 158 820 52 288 Personalkostnader -350 660-351 437-332 438-18 999 Lokalhyror -30 279-28 852-27 126-1 727 Köp av verksamhet -55 846-86 366-56 013-30 353 Administrativa tjänster 0-3 910-4 022 112 Städ och renhållning 0-689 -635-54 Konsulttjänster 0-2 446-2 892 446 Tillfälligt inhyrd personal 0-2 930-1 715-1 215 Övriga tjänster -3 570-3 295-2 195-1 100 Köp av tjänster -59 416-99 636-67 472-32 163 Bidrag -58 423-54 385-59 837 5 451 El, va, reparation fastighet 0-1 503-1 865 362 Förbrukningsmaterial -6 036-7 107-5 897-1 210 Telefonkostnader -5 689-3 119-2 900-219 Bilkostnader -2 046-1 942-1 789-153 Övriga kostnader -14 531-13 147-7 122-17 345 Övriga kostnader -86 724-81 202-79 409-13 113 Verksamhetens kostnader -527 078-572 448-506 445-66 003 Avskrivningar -1 150-1 222-1 519 297 Verksamhetens nettokostnader -357 788-362 562-349 144-13 418 Kommunbidrag 357 788 357 788 354 128 3 660 Finansnetto 0 88-89 177 Årets resultat 0-4 686 4 895-9 580 29 2016-02-23
Bilaga 2 Uppföljning av internkontrollplan 2015-2017 Socialnämnden Status kontrollmoment. Klar Pågående Ej genomfört Område Process Processen ska säkerställa Kontrollmoment Metod Status. Är kontrollen genomförd? Vad var resultatet? Brukare Att ta hand om synpunkter från brukare/kunder. Att vi omhändertar synpunkter och idéer från brukare/anhöriga, vilket innebär att vi har möjlighet att rätta till brister och tar möjligheten att utveckla verksamheten. Att det finns en förvaltningsspecifik rutin för hur klagomål och synpunkter omhändertas. Kontroll att rutin finns. En förvaltningsspecifik rutin för hantering av synpunkter och klagomål är upprättad och planen är att rutinen beslutas i början av 2016. 30
Område Process Processen ska säkerställa Kontrollmoment Metod Status. Är kontrollen genomförd? Vad var resultatet? Brukare Lex Sarah Lex Maria Att vi rapporterar avvikelser. Att det finns en rutin för avvikelsehantering. Kontroll att rutin finns. Rutin för lex Sarah finns. Rutin och arbetssätt för avvikelserapportering behöver utvecklas. Brukare Standardiserade handläggningsprocesser Likabedömning och rättssäkerhet. Att kartlägga processen. Att kartläggning är gjord. Standardisering av handläggningsprocessen är inte påbörjad. Detta är ett prioriterat område 2016 för individ- och familjeomsorgen. 31
Område Process Processen ska säkerställa Kontrollmoment Metod Status. Är kontrollen genomförd? Vad var resultatet? Verksamhet Att registrera i våra verksamhetssystem. Att våra verksamhetssystem, ekonomidatasystem, personaladministrations-system m.fl. innehåller korrekt data, så att beslut fattas på rätt grunder. Granska att registrering görs enligt definitioner. Eventuellt köp av extern granskning i samband med Kostnad per brukare. Till delar har registrering förbättrats i våra system, dock kvarstår arbete. Medarbetare Att bemanna på boenden Att säkerställa bemanningskraven. Vårdtyngdsmätning Beställa från extern leverantör. Stödbehovsmätning är genomförd under hösten. Två personer ur pedagogorganisationen har genomfört uppdraget och utifrån en särskild mall intervjua personal på respektive boende. Mätningen kommer att vara ett underlag för att bedöma behovet av personal på respektive boende. 32
Område Process Processen ska säkerställa Kontrollmoment Metod Status. Är kontrollen genomförd? Vad var resultatet? Medarbetare Kompetensförsörjning Att förvaltningen attraherar och rekryterar rätt kompetens, och behåller och utvecklar kompetens. Kompetensförsörjningsplan upprättas. Granska att plan finns. Stommen/innehållsförteckningen till en kompetensförsörjningsplan är upprättad. Kompetensförsörjningsplan kommer att upprättas under 2016. Ekonomi Att göra inköp. Att inköp görs inom avtal. Vid internkontroll 2014 framkom brister. Att inköp görs enligt avtal. Granskning att inköp av livsmedel och kontorsmaterial görs inom avtal. Granskning är genomförd. Vissa inköp görs hos andra leverantörer än upphandlade, t.ex. speciella kontorsmaterial som inte kan köpas av upphandlad leverantör. Upphandlingsenheten har besökt ekonomifunktionen i syfte att öka förvaltningens kunskaper. Att inköp görs enligt avtal behöver fortsatt förbättras. 33
Område Process Processen ska säkerställa Kontrollmoment Metod Status. Är kontrollen genomförd? Vad var resultatet? Ekonomi Att betala sjuklönekostnader för personlig assistans. Att förvaltningen betalar kostnader som förvaltningen ska stå för. Att fakturor till externa utförare betalas ut på rätt grunder. Eventuellt en extern granskning. Granskning av fakturor från externa utförare för sjuklönekostnader har genomförts internt. Bedömningen är att underlag för utbetalningarna är korrekta. Ekonomi Att betala ut pengar. Att utbetalningar sker till de som beviljats medel och till leverantörer. Att utbetalningar sker till rätt person och med beslut som underlag. Granskning av processen. Kontrollmomentet finns med i internkontrollplanen 2016. 34
Område Process Processen ska säkerställa Kontrollmoment Metod Status. Är kontrollen genomförd? Vad var resultatet? Ekonomi Att intäkter rekvireras Att förvaltningen får in de intäkter som vi har rätt/möjlighet till. Att förvaltningsledningen månatligen följer prognosen för utfall av intäkter i förhållande till budget. Befintligt inbyggt kontrollmoment. Följs månatligen i förvaltningsledningsgruppen. Att Planeringsavdelningen har kartlagt vilka olika slag av intäkter som förvaltningen har rätt till, och vem som ansvarar för att vi erhåller intäkten. Kontrollera att förteckning finns Arbetet med att kartlägga intäkter är ännu inte påbörjats. 35
Område Process Processen ska säkerställa Kontrollmoment Metod Status. Är kontrollen genomförd? Vad var resultatet? Ekonomi Att göra prognoser för ekonomi Att förvaltningen, avdelning och enhet gör korrekta prognoser för att kunna använda nämndens resurser och att beslut fattas på rätt grunder. Att chefer månatligen gör skriftliga kommentarer till sin ekonomiska prognos. Befintligt inbyggt kontrollmoment. Från och med 2015 gör varje chef månatliga skriftliga rapporter. Utfallet 2013 och 2014 för några enheter har avvikit från prognosen utan förklaring till avvikelsen. Att de ekonomiska prognoserna är tillförlitliga. Granskning av avvikelser mellan prognos under året jämfört med utfall, tillsammans med kommentarer till avvikelser. 36
Område Process Processen ska säkerställa Kontrollmoment Metod Status. Är kontrollen genomförd? Vad var resultatet? Ekonomi Ekonomirutiner Att administrationen är effektiv, att nämnden får stå för kostnader utifrån beslut på korrekta grunder. Att ekonomiska rutiner är dokumenterade. Granska vilka rutiner som är dokumenterade och vilka som saknar dokumenterad rutin. Arbetet med att kartlägga ekonomiska rutiner har påbörjats. 37
2016-02-05 Årsredovisning 2015 Tekniska nämnden Verksamhet och måluppfyllelse Verksamhet Tekniska nämndens huvuduppdrag är att anlägga, driva och underhålla allmänna platser såsom gator, torg, parkeringar, parker och tätortsnära natur samt att svara för myndighetsutövning enligt trafiklagstiftningen. Detta är den skattefinansierade delen av verksamheten. Nämnden svarar också för kommunens lagstadgade skyldigheter inom avfallsområdet, främst hushållens avfall och VA-området. Dessa verksamheter finansieras via abonnentavgifter. Verksamheterna har fram till september bedrivits som planerat med utgångspunkt från den av nämnden antagna nämndstrategin i februari 2015. Sedan september har verksamheten bedrivits enligt den då reviderade flerårsstrategin. Den största förändringen av verksamheten är att all parkdrift sedan 1 april 2015 bedrivs på uppdrag av Green Landscaping AB, Mikael Björk Service AB samt PEAB. Det beslutade investeringstaket innebär att flera stora utbyggnadsprojekt, framför allt inom VA-området har fått senareläggas. Detta leder till att viktiga insatser för att skydda kommunens viktigaste dricksvattentäkt Färgen inte kan genomföras som planerat. Det innebär att den tidplan som tidigare lämnats till de boende inte kommer att kunna hållas, vilket leder till frustration och missnöje hos de boende. Nämnden utvecklar formerna för sin verksamhet genom att ständigt utvärdera och överväga förändringar i organisation och genomförande. En viktig utvecklingsfaktor är att kunna upprätthålla rätt kompetens inom nämndens specialområden. 1
2016-02-05 Åtaganden och nyckeltal (enligt den reviderade budgeten är det åtaganden 3.1 och 5.1 som kvarstår) Prioriterat mål: I Alingsås är det tryggt, säkert och välkomnande Tekniska nämnden åtar sig att genomföra fysiska åtgärder för att säkerställa väsentliga samhällsfunktioner vid ökande vattenflöden, som en följd av pågående klimatförändringar 3.1 Tekniska förvaltningen åtar sig att under strategiperioden färdigställa samtliga åtgärder mot översvämning och höga flöden enligt framtagen åtgärdsplan Uppföljning: Avstämningar genomförs halvårsvis med Gatuavdelningen och VAavdelningen. Ett flertal åtgärder har färdigställts under 2014. Kvarstående åtgärder följs upp och utförs efterhand. Arbetet med att ta fram en lösning för åtgärder på Gerdskastigen pågår och kommer att färdigställas inom kort. Arbetet med att montera nya utlopp på eftersedimenteringsbassänger samt ledning till Säveån är klart. Inmätningarna av bräddpunktsnivåer till Lillån, Säveån och Gerdska ström är klart och ytterligare åtgärder kommer att ske under 2016. Tillfartsvägen till Nolhaga avloppsreningsverk (ARV) är inte farbar med personbil vid höga nivåer i Mjörn, vägen markeras nu ut då risk för översvämning befaras och personbilar leds via annan väg. Under 2016 åtar sig nämnden att slutföra samtliga åtgärder enligt den upprättade planen. Därmed kommer samtliga åtgärder som kan genomföras inom ramen för ordinarie budget att ha genomförts. 2
2016-02-05 Prioriterat mål: I Alingsås råder god ekonomisk hushållning grundad på effektiv resursanvändning Tekniska nämnden åtar sig att effektivisera planerings- och uppföljningsarbetet samt effektivisera den interna samordningen 5.1 Tekniska förvaltningen åtar sig att fortsätta arbetet med gemensamma processer inom ekonomi och administration Uppföljning: Ekonomienheten och administrativa avdelningen samverkar och planerar uppföljningsarbetet tillsammans med verksamheterna. Medarbetare arbetar dock inte på båda avdelningarna längre, då planerings- och uppföljningsarbetet tar allt mer tid i anspråk vilket bland annat innebär att rollerna har behövt renodlas. Tekniska nämnden har därutöver tillsammans med Samhällsbyggnadsnämnden utvecklat planeringsprocessen. Under de senaste åren har förvaltningarna på Sveagatan utvecklat ett integrerat arbetssätt för att klara hela planerings- och genomförandefasen, från programarbete till byggnation och därefter förvaltning. Detta arbete har bl.a. inneburit att tidsödande internremissarbete kunnat undvikas, vilket har påskyndat planprocessen samtidigt som driftfrågorna kunnat arbetas in redan från början, vilket leder till bättre kostnadseffektivitet i driftfasen. 3
2016-02-05 Internkontrollplan Under 2015 har den fastställda internkontrollplanen regelbundet följts upp och resultatet rapporterats till nämnden. Nedan följer 2015 års internkontrollpunkter och bedömd status: Ramavtal/direktupphandling Klart Investerings- och projektuppföljning Pågående Entreprenader Klart Miljökrav på tyngre fordon samt maskiner Pågående Kompetensförsörjning Pågående Samverkan mellan förvaltningarna Pågående Omedelbar åtgärd Åtgärder vidtogs med anledning av den reviderade flerårsstrategin. Redovisning av uppdragsföretag Tekniska förvaltningen har anlitat Peab och Mikael Björk Service för utförande av skötselentreprenader inom parkområdet i södra respektive norra kommundelarna. Sedan 1 april 2015 sköter Green Landscaping skötselentreprenad i stadskärnan. Inom avfallssektorn genomförs insamling och omhändertagande av hushållens farliga avfall av Stena Miljö. 4
2016-02-05 Ekonomi Ansvar 20-26 Gata och Park/Natur (inklusive fordonshantering) Drift Belopp i tkr Budget 2015 Bokslut 2015 Avvikelse bokslut/budget 2015 Bokslut 2014 Verksamhetens intäkter 12 195 13 735 1 540 12 964 Personalkostnader -20 100-20 047 53-23 300 Lokalhyror -1 412-1 724-312 -1 661 Köp av tjänster -10 482-10 717-235 -5 818 Gemensamma kostnader -4 321-4 524-203 -4 296 Utdebitering personalkostn. 21 995 20 801-1 194 26 754 Övriga kostnader -27841-33314 -5473-40521 Verksamhetens kostnader -42 161-49 525-7364 -48 842 Avskrivningar 0 0 0-17926 Verksamhetens nettokostnader -29 966-35 790-5 824-53 804 Kommunbidrag 29 966 29 966 0 56 491 Finansnetto 0 0 0-6 412 Årets resultat 0-5 824-5 824-3 725 Sammanfattning Totalt gör tekniska förvaltningen, ansvar 20-26, ett underskott för 2015 på 5 824 tkr. Underskottet har sitt ursprung i tidigare års hantering av investeringar och kapitalkostnader. Efter delårsbokslutet togs beslut om besparingar som påverkat utfall på både drift och investeringar. Under året har parkverksamheten lagts ut på entreprenad, vilket påverkat både intäkts- och kostnadssidan. 5
Förklaring till resultatet För 2015 blir resultatet -5 824 tkr. Det negativa resultatet påverkas av följande faktorer: 1. I juni reducerades kommunbidraget av kommunfullmäktige med 1850 tkr som en följd av kommunens ekonomistyrprinciper, där föregående års underskott skall återhämtas inom 2 år. 2016-02-05 2. I samband med KF budget 2014 och 2015 har kapitalkostnader för exploateringsprojekt Bryggaren (p-hus) påförts teknisk förvaltning, utan att budgetramen utökats. Detta har lett till ett minskat utrymme för drift och underhåll med motsvarande belopp, ca 5 000 tkr. När kapitalkostnaderna från och med oktober månad redovisas under kommunstyrelsens ansvar kvartstår problemet med ett underskott för drift och underhåll eftersom medel motsvarande nästan hela den ökade kapitaltjänsten samtidigt tagits bort från nämndens kommunbidrag. Under 2012-2014 uppgick nettokostnaderna exklusive avskrivningarna på tekniska till ungefär 36 000 tkr. 2011 uppgick nettokostnaderna till ca 40 000 tkr men det förklaras av en hög kostnad för vinterväghållning. I år uppgår nettokostnaderna till knappt 36 000 tkr, efter det att besparingsåtgärder satts in under hösten. Kommunbidraget för 2015 uppgick till 29 966 tkr. Ser man på 2012 som var det sista året då P-huset Bryggaren inte påverkade resultatet var överskottet ca 5 600 tkr. I detta överskott ligger ca 3 900 tkr som en intäkt för sålda parkeringsplatser, så kallade parkeringsköp, i anläggningen som skett fram till och med 2012. Denna matchades inte mot kostnaderna. Nedan följer en förklaring till resultatet med en jämförelse mot budget post för post. Verksamhetens intäkter De ökade intäkterna jämfört med budget (1 540 tkr) beror bland annat på försäljning av inventarier i samband med att parkverksamheten lagts över till extern entreprenad. Försäljningen av parkverksamhetens inventarier påverkar utfallet positivt med ca 650 tkr. Hyresintäkter för lokaler som hyrs ut till extern entreprenör påverkar intäkterna positivt med ca 140 tkr (motsvarande kostnad ligger under posten lokalhyror). Ca 400 tkr kan förklaras av försäljning av fordon samt leasingavgifter på fordonshanteringen. Resterande del av den positiva budgetavvikelsen beror på ökade intäkter för diverse externa arbeten på gata i samband med planerat gatuunderhåll. 6
2016-02-05 Lokalhyror Lokalhyrorna blev 312 tkr högre än budgeterat. Detta beror till större delen på en förlikning rörande ett hyresavtal samt hyror för parkverksamheten där kontrakt ej löpt ut. Gemensamma kostnader I budgetarbetet tas en procentuell fördelning fram rörande hur mycket tid som bland annat administrations- och ekonomipersonal kommer att arbeta med samtliga verksamheter inom Tekniska förvaltningen, Samhällsbyggnadskontoret samt Miljöskyddskontoret. I bokslutet görs en avstämning för att ta fram den verkliga procentuella fördelningen. Utfallet för 2015 är 203 tkr högre än budgeterat. Följande förklaringar kan ges: o o o Under året har parkverksamhetens övergång till extern entreprenad inneburit mer administration än budgeterat. Bland annat har hanteringen kring försäljning av inventarier krävt mer tid än ett normalt år. Ett nytt system för poolbilar har inneburit merarbete för ekonomipersonal. Under året har mycket kraft lagts ner på de frågetecken som funnits kring tekniska nämndens budgetunderskott enligt antagen nämndbudget under våren 2015. Utdebitering personalkostnader Parkpersonal som inte gick över till entreprenaden förväntades i större utsträckning arbeta kvar i verksamheten och debitera tid. Så blev inte fallet. Avgångsvederlag gör att lönekostnaden inte minskar i samma utsträckning. Övriga kostnader För att få en budget i balans har övriga kostnader i budgeten justerats. Därför blir en jämförelse med budget som förklarar hela differensen svår att göra. De besparingsåtgärder som vidtagits har påverkat denna post positivt. Vägbidragen blev exempelvis ca 600 tkr lägre än budgeterat. Avskrivningar och finansnetto I budget- samt bokslutskolumnen är kapitalkostnaderna (avskrivningar samt finansnetto) justerade till 0 enligt beslut i KF 2015-09-30, 136. Även kommunbidraget är justerat enligt beslutet. 7
Jämförelse mellan året och föregående års resultat 2016-02-05 2014 års intäkter var 12 964 tkr, att jämföra med 13 735 tkr år 2015. Den positiva differensen kan till stor del förklaras av försäljning av inventarier i samband med att parkverksamheten lagts över till extern entreprenad samt ökade intäkter vid uthyrning av lokaler till extern entreprenör. Personalkostnaderna har minskat med ca 3 300 tkr från 2014 till 2015. De minskade kostnaderna beror på att parkverksamheten lagts över till extern entreprenad. Den minskade personalstyrkan påverkar även posten utdebitering personal, vilken är ca 6 000 tkr lägre jämfört med 2014. Minskningen av utdebitering personal innebär även att posten övriga kostnader år 2015 är lägre med motsvarande belopp. Köp av tjänst är ca 4 900 tkr högre 2015 jämfört med 2014. Denna ökning beror på att parks drift numera utförs av extern entreprenör. Prognossäkerhet Månad Prognos Avvikelse från bokslut Oktober -6961-1137 September -7989-2165 Delårsbokslut -10199-4375 Maj -7921-2097 Vårbokslut -7921-2097 Bokslut 2015-5824 I delårbokslutet prognosticerades ett underskott på 10 199 tkr. I september beslutade nämnden om ett åtgärdspaket som genomfördes under hösten. Vägbidragen till enskilda vägar halverades, gatustädning på helger upphörde, begränsat anställnings- och utbildningsstopp infördes samt en neddragning av det dagliga underhållet av gator, torg, parker och naturområden gjordes. Åtgärderna medförde att en förbättrad prognos kunde läggas i september. Under hösten beslutade även KF att flytta kommunbidrag samt kapitalkostnader till kommunstyrelsen. Detta fick en positiv effekt i prognoserna de sista två månaderna. 8
2016-02-05 Investeringar Investeringarna ska följas upp enligt EIRA-modellen enligt KF 2012 207 Tkr Budget 2015 Bokslut 2015 Avvikelse helår Bokslut 2014 Expansionsinvestering GC-bana G. Vänersborgsvägen- Nolbyplan 500 500 GC-bana Östra Ringgatan 3 000 3 048-48 GC-bana Kungsgatan Öst 1 000 1 063-63 12405 GC-väg Skår 1 975-1 975 1 244 Cykelparkeringar 500 500 1 Kollektivtrafik 500 1 499 Nolhaga Park 2015 2 000 2 000 12390 Väderskydd o samling (nh) 1 437-1 437 12391 Träplattform fågeld (nh) 3-3 12392 Materialpl för ent (nh) 1 029-1 029 12393 Nya Gångvägar (nh) 1-1 Nolhaga 2014 3 865 Belysning hjortmarka 200 200 12364 Hjortmarka Naturr utveckl 168 12201 Inköp Myggan4(ap-m gata) 8-8 12382 Hundlekplatser 2-2 99 12674 Bagarestigen gc-väg 500 704-204 Gerdsken bro 256 -varav exploatering Kristallen (flytt av gc-väg samt infart kristallen) (stadsskogen) 1 000 1 000 Timglas + södra delen torget (stadsskogen) 3 500 3 500 Rondell stadsskogsgatan 3 000 3 000 Bergkullegatan (stadsskogsgatan) 1 650 1 650 Gångväg Klinten 115 115 Norsesundsvägen gata 2 519 2 519 Tomtered industri GC mm 1 500 1 500 Naturområden Ragnehillsgatan 100 100 Lövekulle Etapp 3 (gata projektering) 320 320 12379 Gångstigar Stadsskogen 109-109 12821 Stadsskogen B1 (bullerpl) 105-105 893 12822 AT stadssk (frikodsproj) 248-248 3 298 12840 cirkulation Bergak. (gata) 61-61 12280 Stadsskogsgatan (gata A) 198 forts. 9
2016-02-05 Tkr Budget 2015 Bokslut 2015 Avvikelse helår Bokslut 2014 Imageinvestering Reinvestering Ospec Arbetsprogram gata 4 500 3 273 1 227 4 545 Gatubelysning vägföreningar 400 73 327 28 Asfalt Avskrivning > 5 år ca 50 % av totalbehov 1 800 2 311-511 3 690 Ospec Bilar och maskiner 1 500 473 1 028 2 369 Mobil flistugg 100 100 Ospec Arbetsprogram natur 100 46 54 Lekplatser, upprustning (2st/år) 600 382 218 550 Lekplatser, skyltar 100 100 fasta sittplatser (hälften är mtrl) 150 58 92 84 Trädplantering enl trädplan (1,2mkr på 4år) 300 243 57 Ospec Arbetsprogram park 200 200 Band till skotare 50 50 10001 Inventarier 341-341 325 10002 It-utrustning 157-157 12 12200 Projektering före projekt 76-76 12353 Parker, skyltar 37-37 12641 utbyte gatunamnskyltar 3-3 61 forts. 10
2016-02-05 Tkr Anpassningsinvestering Budget 2015 Bokslut 2015 Avvikelse helår Bokslut 2014 Kvarteret Ljuset (ej bro) 500 500 Åtgärder mot skredrisk Säveån 2 500 227 2 273 162 Åtgärder mot skredrisk övrigt 50 0 50 Tillgänglighet staden inv. & åtg. 500 24 476 1 174 Trafiksäkerhetsåtgärder 200 26 174 41 Ågärder säkra skolvägar 150 0 150 369 Investeringar p g a dagvattenplan 1 500 414 1 086 538 12625 Åtgärder översvämning 261 Åtgärder buller 500 257 243 246 Ligghall för gutefåren vid Aktusgården 200 200 Tillgänglighetsanpassning av spången i Kongo 100 151-51 Förädling av parkmark enl parkplan (1,4mkr på 4år) (Brunnsparken) 350 485-135 12632 Släckvattenledning 8-8 12671 Keramikgatan rondell mm 97-97 12965 Stenskärsvägen 8-8 12305 Hotellparken (Park) 133 12370 Uppgrad Gerdskastigen 307 12361 Reglering mark /fastighet 143 Generell besparing baserad på erfarenhet (samma % alla vhter) -7 463-7 463 Totalt utgifter 30 791 18 962 11 829 25 059 Den totala investeringsbudgeten för 2015 för gata och park var 30 791 tkr. Utfallet blev 11 829 tkr lägre än budgeterat. På grund av de besparingskrav som infördes under hösten togs beslut om att ett flertal projekt skulle skjutas på framtiden eftersom genomförande av projekten hade lett till ökade driftskostnader på sikt. Vissa projekt har skjutits på av andra anledningar. Ca 13 700 tkr är budgeterat inom ramen för exploateringsverksamheten. Utfallet blev endast 523 tkr. Avvikelsen beror dels på att ca 8 000 tkr har förskjutits i tid (Stadsskogen). Övriga avvikelser beror på omdefiniering av investeringen till omsättningstillgång. Nedan följer kommentarer per projekt: o o Nolhaga Park överskrider budgeten för 2015 eftersom en materialyta åt extern entreprenör skulle anordnas. Denna yta blev dyrare än beräknat. För projektet Belysning Hjortmarka fanns en budget på 200 tkr för 2015. Denna investering gjordes istället av Kultur och fritid. På grund av det ökade budgetutrymmet på 200 tkr gavs möjlighet att anlägga gångstigar i Stadsskogen. 11
2016-02-05 o o o För reinvesteringarna fanns en budget 2015 på 4 500 tkr för projektet Ospec arbetsprogram gata. Utfallet på 3 273 tkr avser gatas del av VA-saneringsprojekt. Eftersom en stor del av VA-investeringarna skett i Sollebrunn där kommunen inte är väghållare har inte behovet av medel för gator i samband med VA-saneringar varit lika stort. När det gäller utfallet för asfaltsinvestering har denna post överskridit budget med 511 tkr för 2015. Detta beror på ett akut beläggningsbehov på Skolgatan. Under 2015 planerades att investera ca 200 tkr i en ligghall för gutefåren vid Aktusgården, men ändrade förutsättningar gjorde investeringen inaktuell. o Projektet Åtgärder mot skredrisk Säveån har en positiv budgetavvikelse på 2 273 tkr. Detta beror på att arbetet är flyttat till 2016 i avvaktan på vattendom. Förutbetalda intäkter som periodiseras över sin nyttjandetid Budget 2015 Bokslut 2015 Avvikelse helår Bokslut 2014 Inkomster GC-väg Skår-Lövekulle (12405) 0 288 288 288 Kungsgatan GC (12672) 0 748 748 -varav exploatering Exploatering TOTALT INKOMSTER 0 1 035 1 035 288 I tabellen visas bidrag från Trafikverket rörande gång- och cykelväg Skår-Lövekulle samt Kungsgatan. 12
2016-02-05 Ansvar 27 Avfall Drift Belopp i tkr Budget 2015 Bokslut 2015 Avvikelse bokslut/budget 2015 Bokslut 2014 Verksamhetens intäkter 37 749 40 188 2 439 37 025 Personalkostnader -12 450-14 498-2 048-12 653 Lokalhyror 0 0-2 Köp av tjänster -14 974-12 689 2 285-11 727 Gemensamma kostnader -1 582-1 305 277-1 416 Utdebitering personalkostn. 40 1 249 1 209 552 Övriga kostnader -7221-8 787-1 566-8070 Verksamhetens kostnader -36 187-36 030 157-33 316 Avskrivningar -5876-6 355-479 -4934 Verksamhetens nettokostnader -4 314-2 197 2 117-1 225 Kommunbidrag 0 0 0 Finansnetto -960-1 045-85 -542 Årets resultat -5 274-3 242 2 032-1 767 Sammanfattning Årsresultatet för avfall är -3 242 tkr vilket är 2 032 tkr bättre än kommunfullmäktiges budget. När verksamheten utarbetade detaljbudget för 2015 framkom det att kommunfullmäktiges budget och plan för kommande år innebar ett större underskott än senare förutsättningar visar. Nämnden valde dock att inte gå upp med en reviderad budget till kommunfullmäktige för 2015 utan har istället konsekvent under året rapporterat positiva avvikelser på ca 3 000 tkr. Det slutgiltiga resultatet avviker med ca 2 000 tkr. Under året har det genomförts flera planerade och oplanerade insatser som ökat bland annat personalkostnaderna. Samtidigt har detta underskott täckts med ökade intäkter från främst deponiverksamheten. 13
Förklaring till resultatet 2016-02-05 Avfallsverksamheten har under senare år genomgått flera stora förändringar som har påverkat kostnadsbilden. Bälinge återvinningscentral, Bälinge anläggning samt Sollebrunn återvinningscentral har utvecklats för att klara de krav som ställs på verksamheten. Detta har medfört stora investeringar och följaktligen stora kapitalkostnader. Införandet av fastighetsnära insamling (FNI) har även det medfört stora investeringar i omlastningsytor, kärl och fordon. Även mindre tidsförskjutningar och förändringar i anslutningsgrad medför stora ekonomiska konsekvenser. Införandet av projektet medför också initialt stora tillkommande kostnader på driftredovisningen. Det har därför varit svårt att med stor noggrannhet kunna prognosticera dessa effekter. Nedan följer en avvikelseanalys där avvikelse mellan resultat och budget analyseras: Verksamhetens intäkter Intäktsökningen jämfört med budget beror i huvudsak på ökade intäkter för konstruktionsmaterial på Bälinge anläggning. Även abonnentavgifterna är högre än budgeterat vilket främst beror på ökande antal abonnemang. Samtidigt är intäkterna för metallskrot ca 300 tkr lägre än budgeterat p.g.a. av en halvering av priset under 2015. Intäkterna för returträflis är ca 200 tkr lägre p.g.a. minskad efterfrågan kopplat till en mycket varm höst. Personalkostnader Personalkostnaderna ökar jämfört med budget med ungefär 2 000 tkr. Ökade kostnader för personal stationerad på Bälinge Återvinningscentral samt hämtning utgör ökningen. Hämtningsverksamhetens ökade personalkostnader beror främst på att införandet av FNI initialt krävt stora resurser. En stor del av personalkostnaderna har samtidigt belastat FNIprojektet (investering) och redovisas som en minskad kostnad i posten utdebitering personalkostnader (kommenteras längre ner). Sjukskrivningar inom hämtningsverksamheten drabbar personalkostnaderna (alternativt köp av tjänst, d.v.s. inhyrd personal) relativt hårt då frånvarande personal måste ersättas med övertid, timanställda eller inhyrd personal. Köp av tjänster Flera genomförda upphandlingar avseende transporter och behandlingsavgifter fick sitt fulla genomslag under 2015 vilket leder till en positiv avvikelse för denna post. Gemensamma kostnader De gemensamma kostnaderna innefattar i huvudsak ekonomi- och administrationsstöd, men även verksamhetens del av kostnad för bland annat förvaltningschef samt nämnden. Dessa kostnader överförs i samband med årsbokslutet och konteras och budgeteras därför under en separat rad. Kostnaderna är knappt 300 tkr lägre än budgeterat. Detta beror i huvudsak på att större resurser har fått läggas på andra verksamheter inom nämndens ansvarsområde under 2015. 14
2016-02-05 Utdebitering personalkostnader Som nämns under personalkostnader har införandet av FNI-projektet initialt medfört ökade kostnader för t.ex. övertid och timpersonal. Det som ligger på denna post (och som till stor del utgör differensen mot budget) är omföringar av personalkostnader, via tidrapportering, till främst investeringsprojekt och i synnerhet FNI-projektet. Övriga kostnader Ökningen jämfört med budget på ca 1 600 tkr beror främst på följande poster: o o o o 600 tkr i reparations- och underhållskostnader för insamlingsfordon. 400 tkr i hyror för insamlingsfordon. 100 tkr i drivmedel (insamlingsverksamheten) 200 tkr i förbrukningsmaterial (t.ex. biosäckar till insamlingsverksamheten) Sammanfattningsvis leder en hämtningsverksamhet i förändring till ökade kostnader. Avskrivningar och finansnetto En total negativ avvikelse mot budget på ca 500 tkr förklaras enklast genom att investeringsvolymen, främst vad gäller inköp av kärl, har genomförts tidigare än beräknat och till ett större belopp än budgeterat. Se även under investeringar. Jämförelse mellan året och föregående års resultat o o o o o o Intäktsökningen jämfört med 2014 beror i huvudsak på ökade intäkter för konstruktionsmaterial på Bälinge anläggning. Även abonnentavgifterna är högre än 2014 vilket främst beror på ökande antal abonnemang. Införandet av FNI kräver mer personella resurser än beräknat. Sjukskrivningar inom hämtningsverksamheten har påverkat personalkostnaderna (alternativt köp av tjänst, d.v.s. inhyrd personal) då frånvarande personal måste ersättas med övertid, timanställda eller inhyrd personal. Att köp av tjänster ökar jämfört med 2014 beror främst på att kostnadsposten inhyrd personal ökat. Utdebitering av personalkostnader ökar mellan åren och beror mycket på FNIprojektet. I posten övriga kostnader ligger bland annat reparationer och övriga driftsåtgärder. Dessa insatser varierar stort mellan åren. Kapitalkostnaderna stiger mellan åren och det beror på att stora investeringar genomförts under 2014 och 2015. Dessa investeringar har relativt kort avskrivningstid (7-10 år) och effekten på resultatet blir därför stor. 15
2016-02-05 Prognossäkerhet Månad Prognos Avvikelse från bokslut Oktober -2079 1163 September -2149 1093 Delårsbokslut -2238 1004 Maj -2443 799 Vårbokslut -2443 799 Bokslut 2015-3242 Prognoserna under året har konsekvent varit bättre än utfallet. Förklaringen till detta ligger främst i att intäkterna för skrot och flis förväntades bli högre än det slutliga utfallet. Även övriga kostnader har under året förväntats bli lägre än det slutliga utfallet. FNI har under införandefasen varit svår att korrekt prognosticera, både vad gäller löpande driftkostnader och kapitalkostnader för främst FNI-kärlen. 16
2016-02-05 Investeringar Investeringarna ska följas upp enligt EIRA-modellen enligt KF 2012 207 Tkr Budget 2015 Bokslut 2015 Avvikelse helår Bokslut 2014 Expansionsinvestering FNI Fordon 2 870 2 784 86 5 204 Kärl 4 000 6 611-2 611 Avlastningsyta 500 0 500 1 757 Övrigt 0 181-181 Kärl mm 2014 5 838 Textilinsamlings projekt 200 200 Bytartält 200 200 -varav exploatering 0 Imageinvestering 0 Reinvestering 0 Kärl 250 324-74 357 Container 200 200 226 It-utrustning 10 10 8 Inventarier 20 22-2 82 Hämtingsfordon 2 450 2 346 104 Truck 500 489 11 Sollebrunn ÅVC förbättring 100 100 Avfallsanläggning förbättring 500 229 271 1 153 Lakvattendamm Bälinge 1 296 Maskiner 138 Anpassningsinvestering Avslutning gammal deponi, Mariedal 1 000 787 213 1 410 Avslutning gammal deponi, Mjölsered 50 Ruttoptimering 500 478 22 Generell besparing baserad på erfarenhet -2 434 0-2 434 Totalt utgifter 10 866 14 251-3 385 17 519 17
2016-02-05 Generellt håller investeringarna budgeterade belopp eller avviker positivt. Flerårsprojekt som FNI (2013-2015) är svårprognosticerat på årsbasis, vilket posten kärl är ett tydligt exempel på. Utrustningen köps in i stora volymer av prisskäl när det behövs och behovet styrs av anslutningsgrad. 2015 års införande av FNI gav bättre anslutningsgrad än förutsatt i budgeten. I detta belopp ligger även extrasatsningen på boxar för insamling av ljuskällor och småbatterier. Totalt avviker dock FNI- projektet i sin helhet positivt mot budget sett över projektets hela genomförandefas. Textilinsamling och bytartältet har vi valt att redovisa som driftkostnader trots att dessa budgeterats som investeringar (immateriella anläggningsgångar). Ansvar 29 VA Drift Belopp i tkr Budget 2015 Bokslut 2015 Avvikelse bokslut/budget 2015 Bokslut 2014 Verksamhetens intäkter 54 572 55 129 557 54 472 Personalkostnader -12 324-12 396-72 -12 437 Lokalhyror -290-274 16-291 Köp av tjänster -14 710-8 585 6 125-6 330 Gemensamma kostnader -1 975-2 070-95 -1 850 Utdebitering personalkostn. 0 43 43 4 Övriga kostnader -15371-19120 -3749-20537 Verksamhetens kostnader -44 670-42 402 2268-41 441 Avskrivningar -8278-8201 77-7109 Verksamhetens nettokostnader 1 624 4 526 2 902 5 922 Kommunbidrag 365 365 0 370 Finansnetto -3 819-3 815 4-3 281 Årets resultat -1 830 1 076 2 906 3 011 Sammanfattning VA-verksamheten uppvisar ett positivt resultat för året uppgående till 1 076 tkr, vilket innebär en positiv avvikelse jämfört med budget på 2 906 tkr. Detta förklaras av högre intäkter (557 tkr) samt lägre kostnader (2 345 tkr) än budgeterat. 18
2016-02-05 Förklaring till resultatet Nedan följer en förklaring till resultatet med en jämförelse mot budget post för post. Verksamhetens intäkter Den positiva budgetavvikelsen för intäkterna (557 tkr) förklaras främst av högre intäkter från behandlingsavgifter för slam- och lakvattenhantering. Lakvattenmängderna är väderberoende och varierar med nederbördsmängden under året. Personalkostnader Personalkostnaderna föll ut 72 tkr högre än budgeterat till följd av något högre kostnader för jour & beredskap samt övertid än budgeterat. Gemensamma kostnader I budgetarbetet tas en procentuell fördelning fram rörande hur mycket tid som bland annat administrations- och ekonomipersonal kommer att arbeta med samtliga verksamheter inom Tekniska förvaltningen, Samhällsbyggnadskontoret samt Miljöskyddskontoret. I bokslutet görs en avstämning för att ta fram den verkliga procentuella fördelningen. För 2015 blev utfallet 95 tkr högre än budgeterat bland annat p.g.a. att ekonomipersonal behövt lägga mer tid på denna verksamhet än tidigare. Köp av tjänster och övriga kostnader Utfallet för Köp av tjänster och Övriga kostnader blev sammantaget 2 376 tkr lägre än budgeterat för året. En av orsakerna är att kostnaderna för löpande underhåll av vattenoch spillvattenledningar blev drygt 1 000 tkr lägre än budgeterat. Dessa kostnader är svåra att bedöma exakt i förväg då behovet av akuta underhållsåtgärder varierar mellan åren. Vidare har kostnaderna för särskilt underhåll av ledningsnätet i större utsträckning än tidigare tagits upp som investeringsutgifter till följd av en gradvis anpassning till gällande regelverk. Detta beaktades inte i tillräcklig utsträckning vid budgeteringen för år 2015, vilket fått till följd att dessa kostnader fallit ut ca 2 000 tkr lägre än budgeterat. Denna effekt skulle blivit ännu större om anpassningen gjorts fullt ut under 2015. Så har dock inte skett utan man har valt att göra en stegvis anpassning. Samtidigt har VA verksamheten belastats med ej budgeterade kostnader på drygt 600 tkr i form av utbetalade ersättningar till fastighetsägare för skador som uppkom i samband med översvämningarna sommaren 2014, vilket påverkat budgetavvikelsen i motsatt riktning. Detta har även fört med sig kostnader för regresser/ersättningar till försäkringsbolag för skador där kommunen kan anses bära del av ansvaret för skadans uppkomst pga. brister i kommunens VA-anläggningar. 19
Jämförelse mellan året och föregående års resultat 2016-02-05 Intäkterna för VA-avgifter har varit högre 2015 jämfört med föregående år främst pga. genomförd höjning av VA-taxan. Utfallet för Köp av tjänster blev 2 255 tkr högre 2015 jämfört med 2014, vilket bl.a. beror på översvämningsersättningar och regresser till försäkringsbolag samt högre kostnader för slamsugning och högtrycksspolning av ledningar under 2015. Kostnader har vidare reserverats mot Lerums Kommun för rening av avloppsvatten i Ingared under året. Denna kostnad periodiserades ej 2014. Övriga kostnader blev däremot 1 417 tkr lägre 2015 jämfört med 2014. Detta beror främst på att kostnaderna för särskilt underhåll var högre under föregående år. Vidare har ett antal investeringsprojekt aktiverats under året, vilket fört med sig högre kostnader för avskrivningar och räntor. Prognossäkerhet Månad Prognos Avvikelse från bokslut Oktober 736-340 September 489-587 Delårsbokslut 489-587 Maj -1905-2981 Vårbokslut -1905-2981 Bokslut 2015 1076 Prognosen vid årets första bokslutstillfälle låg i linje med årets budget då det var för tidigt på året för att dra några slutsatser utifrån trend. Inte heller fanns några då kända faktorer som motiverade en justering av prognosen till nivån för årets slutliga resultat. Under årets uppföljningar framkom att kostnaderna för särskilt underhåll blev lägre än budgeterat. Trendmässigt såg även intäkterna bättre ut än budget. Justering av prognosen gjordes därför. 20
2016-02-05 Investeringar Tkr Budget 2015 Bokslut 2015 Avvikelse helår Bokslut 2014 Expansionsinvestering 10 196 25 802-15 606 17 771 Diverse ledningsarbeten, serviser 625 1 401-776 490 Vattenförs Sollebrunn 0 79-79 123 Västra Sörhaga, Hasseln 0 0 0 10 Överföringsledningar Norsesund (Huvudledn Ingared-Norsesund) 2 000 3 091-1 091 2 175 Simmenäs (Lövekulle-Simmenäs) 500 1 068-568 6 085 Hjälmared Sundet (del av östra färgen) 150 66 84 6 Saxebäcken 3 000 6 701-3 701 315 Huvudledn VV-Hemvägen 0 0 0 5 920 Huvudledn Sundet-Lygnared 0 0 0 17 Omvandlingsområden Tomtered, etapp 1 0 0 0 193 Utbyggn inom Simmenäs 6 000 10 938-4 938 2 190 Utbyggn inom Sundet 100 23 77 72 Utbyggn inom Östra färgen (projektering) 200 178 22 176 Utbyggn inom Saxebäcken 0 810-810 0 Utbyggnad inom Röhult, Blåtjärnsvägen 0 1 448-1 448 0 Generell besparing baserad på erfarenhet -2 379 0-2 379 0 Exploatering 4 371 4 850-479 926 Stadsskogen Kristallen 500 438 62 0 Övriga projekt stadsskogen 0 384-384 926 Norsesundsvägen 3 300 3 806-506 0 Lövekulle Etapp 3 200 0 200 0 Tokebacka VA 0 40-40 0 Prästerydsvägen VA 0 182-182 0 Bergkullegatan 1 350 0 1 350 0 Generell besparing Exploatering (VA) -979 0-979 0 Reinvestering 12 651 14 248-1 597 7 693 Ombyggnad av personalutrymme 625 358 267 521 Renovering av ventilationen huvudbyggnad ARV Nolhaga 330 264 66 0 ARV Sollebrunn ombyggnad ventilation 0 0 0 155 ARV Nolhaga, Ny gaspanna & gasfackla 660 571 89 0 Datorisering Hjälmared, yttre anläggningar 250 898-648 250 Datorisering-kommunikation Bjärke 330 13 317 0 Distributionspumpar Bjärke VV 0 264-264 0 Byte av omrörare 500 0 500 0 ARV Nolhaga ombyggnad rötkammare 80 0 80 40 Investeringar i samband med ledningsunderhåll 11 000 11 852-852 6 276 Utbyte av processvenilation med kolfilter Sbn ARV 50 0 50 0 IT-utrustning 0 18-18 0 Maskiner & Inventarier 0 9-9 451 21
2016-02-05 Budget 2015 Bokslut 2015 Avvikelse Bokslut Tkr helår 2014 forts. 0 9-9 451 Renovering av Åvägen avloppspumpstation 330 0 330 0 Utbyte dricksvattenpump Hjälmared 40 0 40 0 Takbyte lärkvägen Sandudden avloppspumpstation 85 0 85 0 Renovering golv Savannen,Kristineholm avloppspumpstn 40 0 40 0 Generell besparing baserad på erfarenhet -1 669 0-1 669 0 Anpassningsinvestering 5 625 3 778 1 847 1 753 Kväverening 330 203 127 396 Datorisering verk och pumpstationer 1 275 152 1 123 38 Klimatförebyggande åtgärder 415 140 275 52 Utbyggnad av klorhus 415 185 230 0 ARV Nolhaga slammottagning 1 400 0 1 400 18 Ombyggnad av kemslampumpning eftersed. ARV Nolhaga 165 0 165 0 VV UV-filter, sodaanläggn 0 0 0 661 Vattenmätning på ledningsnätet, VV Nolhaga 85 0 85 0 Komplettering.brand,inbrottslarm maskinbyggnad 210 0 210 0 Åtg. för rening av dagvatten (äv. Dv-plan Ingared och Lygnared) 1 245 414 831 588 Huvudledningar Alingsås tätort 150 2 070-1 920 0 Sollebrunn v160 (ny vattenledning/ledningsdragning busshpl) 0 53-53 0 Ombyggnad av ventilation och energieffektivisering Sbn ARV 375 0 375 0 Pumpanordning på utgående ledning till recipient Sbn ARV 60 0 60 0 Nödvattenbrunn Nolhaga 0 252-252 0 Reservkraft portabelt Bjärke VV 250 0 250 0 ARV Sollebrunn tillbyggnad 0 309-309 0 Generell besparing baserad på erfarenhet -750 0-750 0 Totalt utgifter 32 843 48 678-15 835 28 143 Investeringsutfallet för året uppgår till 48 678 tkr, vilket innebär en negativ budgetavvikelse med 15 835 tkr där underskottet i huvudsak återfinns inom expansionsinvesteringar. Utgifterna för expansionsinvesteringar har överskridit budget med totalt ca 15 606 tkr. Investeringar i överföringsledningar mellan Ingared och Norsesund samt ledningar till Simmenäs och Saxebäcken har förskjutits i tid från 2014, vilket medfört ökade utgifter 2015 med 5 359 tkr. När det gäller överföringsledningen mellan Ingared och Norsesund har dessutom behov av schaktfritt utförande inneburit en fördyring av projektet. Försenad byggstart under 2014 för utbyggnaden inom omvandlingsområde Simmenäs, samt utgifter för tillkommande arbeten och fördyringar, har medfört ökad investeringsvolym 2015 i detta område med drygt 4 938 tkr. Även investeringar i samband med utbyggnaden inom Saxebäcken har medfört högre utgifter 2015 än budgeterat med drygt 800 tkr p.g.a. försening av projektet. Investeringar i Blåtjärnsvägen, vilket är ett tillkommande projekt för att färdigställa omvandlingsområde Röhult, har medfört utgifter uppgående till drygt 1 400 tkr. Vidare har utgifter för anläggning av serviser blivit högre än budgeterat med 776 tkr. Resterande avvikelse mellan utfall och budget förklaras i huvudsak av en generell besparingspost i budgeten på 2 379 tkr, vilken ej har realiserats. 22
2016-02-05 Utgifterna för exploateringsinvesteringar inom VA-området uppvisar ett underskott jämfört med budget uppgående till 479 tkr vid årets slut. Avvikelsen förklaras av högre utgifter för Norsesundsvägen än budgeterat p.g.a. tillkommande arbeten, vilka fördyrat projektet med drygt 500 tkr samt av tillkommande projekt i Stadsskogen med knappt 400 tkr. Ytterligare förklaringsposter är ej budgeterade investeringsutgifter i Tokebackaområdet samt på Prästerydsvägen med drygt 200 tkr. Budgeterade investeringar i Bergkullegatan samt Lövekulle etapp 3 på sammantaget 1 550 tkr har dock ej utförts under året p.g.a. förseningar i projekten, vilket drar ned investeringsutgifterna, men detta uppvägs till en del av en budgeterad besparingspost uppgående till nära 1 000 tkr. Utgifter för reinvesteringar har ett utfall som ligger 1 597 tkr högre än budgeterat. Den största avvikelsen återfinns inom projektet för Investeringar i samband med ledningsunderhåll och beror huvudsakligen på ökade utgifter till följd av tillkommande nödvändiga åtgärder på huvudvattenledning i Stockslycke med drygt 2 200 tkr. Samtidigt har andra planerade åtgårder för ledningsunderhåll haft lägre utfall än budgeterat, vilket givit en total budgetavvikelse för projektet med 852 tkr. Vidare har högre utgifter för programmering än budgeterat inneburit att datoriseringen av yttre vattenverksanläggningar i Hjälmared fördyrats med 648 tkr. Utgifter för distributionspumpar vid vattenverket (VV) i Bjärke bidrog till ytterligare en negativ avvikelse med 264 tkr. Emellertid har förseningar i projekten avseende datorisering av vattenverk i Bjärke samt renovering av Åvägen avloppspumpstation påverkat utgifterna i motsatt riktning med 647 tkr. Likaså har kostnaderna blivit lägre än budgeterat med närmare 500 tkr för vissa genomförda investeringar på Nolhaga avloppsreningsverk under året, så som ombyggnad av personalutrymme och ventilation samt byte av gaspanna och gasfackla. Dessutom har vissa utgifter tagits som särskilt underhåll även detta år, enligt tidigare tillvägagångssätt, eftersom anpassningen till det nya regelverket sker stegvis för att undvika oönskade effekter på VA-taxan. Detta förklarar minskade utgifter med 675 tkr. Resterande negativa budgetavvikelse på totalt 1 669 tkr förklaras av en budgeterad besparingspost. Utfallet för anpassningsinvesteringar är drygt 1 847 tkr lägre än budget för året. De huvudsakliga förklaringsfaktorerna är följande: o o o o En tidigareläggning av investeringar i huvudledningar inom Alingsås tätort i samband med E20 ombyggnaden medförde ökade utgifter uppgående till lite drygt 1 900 tkr. Tillkommande projekt för nödvattenbrunn Nolhaga samt tillbyggnad av ARV Sollebrunn gav ökade utgifter med 561 tkr Utgifterna för den nya mottagningsanläggningen för slam på Nolhaga avloppsreningsverk blev 1 400 tkr lägre än budgeterat p.g.a. förändringar i utförandet. Förseningar i projektet avseende datorisering av ARV Nolhaga samt pumpstationer har medfört lägre utgifter för året med 1 123 tkr. 23
2016-02-05 o o o Färre åtgärder för rening av dagvatten har utförts, vilket inneburit en besparing jämfört med budget uppgående till 831 tkr. Utgifter för klimatförebyggande åtgärder, kväverening samt ombyggnad av kemslampumpning vid ARV Nolhaga uppvisar tillsammans ett överskott jämfört budget med 567 tkr, vilket till stor del beror på förskjutningar i tid av delar av investeringarna till 2016. Utbyggnaden av klorhus vid VV Alingsås är färdigställd och utgiften blev 230 tkr lägre än budgeterat. Även inom anpassningsinvesteringarna har vissa utgifter detta år tagits som särskilt underhåll under den stegvisa anpassningen till gällande regelverk. Det gäller t.ex. ombyggnaden av ventilation samt energieffektivisering på ARV Sollebrunn samt komplettering av brand/inbrottslarm i maskinbyggnad på Nolhaga ARV. Detta förklarar en positiv avvikelse jämfört budget med totalt 895 tkr. Resterande differens utgörs av en budgeterad generell besparingspost på 750 tkr. Förutbetalda intäkter som periodiseras över sin nyttjandetid Budget Bokslut 2015 Avvikelse helår Bokslut 2014 2015 Inkomster 0 Strötomter (02801) 1 280 1280 6 851 Röhult (02802) 0 101 Lövekulle etapp 3 (02852) 148 148 126 Norsesund (02805) 616 616 Simmenäs (02811) 914 914 Norra stadskärnan (02841) 426 426 -varav exploatering 0 Lövekulle etapp 1 fritid (02837) 13 13 421 Norra Stadsskogen etapp 2 (02840) 214 214 3 738 Klinten (02853) 0 99 Tomtered industri (02807) 0 1 007 TOTALT INKOMSTER 0 3 611 3 611 12 343 Förutbetalda intäkter avseende anläggningsavgifter för vatten och avlopp uppgick under året till 3 611 tkr. Detta ligger något under plan till följd av att vissa aviserade byggen ej startat. Debiteringen av anläggningsavgifter var extra hög under 2014 p.g.a. att ett stort antal abonnenter passade på att betala anläggningsavgiften till VA-nätet i ett tidigt skede av byggprocessen, före den planerade höjningen av VA-taxan fr.o.m. 2015. 24
Personalredovisning 2016-02-05 Personal och kompetensförsörjning Antal anställningar 1 i november 2015 November 2015 Tillsvidare Antal personer Antal anställningar Antal årsarbetare Medelålder Sysselsättningsgrad (snitt) AID-struktur 81 81 80,0 48,8 99 % Administration 13 13 13,0 55,5 100 % Teknikarbete 67 67 66,0 47,3 99 % Utan AID 1 1 1,0 62,0 100 % November 2014 Tillsvidare Antal personer Antal anställningar Antal årsarbetare Medelålder Sysselsättningsgrad (snitt) AID-struktur 85 85 83,8 49,6 99 % Administration 12 12 12,0 54,3 100 % Teknikarbete 72 72 70,8 48,7 98 % Utan AID 1 1 1,0 61,0 100 % 1 I redovisningen ingår tillsvidareanställningar i enlighet med Allmänna Bestämmelser (AB). Anställda enligt beredskapsavtalet (BEA), PAN-avtalet, förtroendevalda, uppdragstagare m.fl. samt tidsbegränsad, inkl. timavlönad, personal ingår inte. Årsarbetarna är beräknade på tillsvidareanställningar, genom att sysselsättningsgraderna summeras till heltidstjänster. Även de som var tjänstlediga är medräknade. 25
2016-02-05 Fördelning arbetad tid 2015 Timmar utbet Jan - dec 2015 Belopp Jan - dec 2015 Heltidsarbetare Jan - dec 2015 Faktisk tillgänglig tid 190 759,76 33 657 155 96 Arbetad tid 150 162,62 28 857 629 76 1 MÅNADSLÖN 128 277,99 22 627 887 65 2 TIMLÖN 16 006,60 2 297 763 8 3 FACKLIG INTERN 72,00 7 844 0 4 FYLLNADSTID 41,50 24 353 0 5 ÖVERTID 5 764,53 1 806 606 3 6 OB/JOUR/BEREDSKAP/FÖRSKJ 0,00 1 994 360 0 8 TILLÄGG MM 0,00 98 816 0 Frånvaro 40 597,14 4 799 526 21 10 SEMESTER 18 890,18 4 053 905 10 12 SJUKDOM 17 453,64 824 279 9 16 FÖRÄLDRALEDIGHET 828,87-418 402 0 17 VÅRD AV SJUKT BARN 998,39 1 261 1 18 ÖVRIG FRÅNVARO 2 426,06 338 483 1 Tekniska förvaltningen påbörjade under hösten 2014 en kompetensförsörjningsplan tillsammans med Samhällsbyggnadskontoret. På grund av ett hårt pressat ekonomiskt läge på Tekniska förvaltningen har detta arbete ej kunnat prioriteras under 2015 i önskad utsträckning. Under de kommande 3 åren har förvaltningen en förväntad pensionsavgång på 12 medarbetare med en sysselsättningsgrad mellan 88 % och 100 %. Enskilda individer har meddelat önskan om fortsatt yrkesliv till 67 års ålder, vilket givetvis påverkar aktuell prognos. Förväntade pensionsavgångar kommer att vara en del av förvaltningens kompetensförsörjningsplan enligt ovan för att ur denna aspekt säkra förvaltningens återväxt. Löner Medianlön Medianlönen för förvaltningen är 26 970 kr. 10:e percentil 2015 24 360 kr. 90:e percentil 2015 37 900 kr. Lönekartläggningen för 2015 visade inga osakliga löneskillnader mellan kvinnliga och manliga grupper inom förvaltningen. 26
2016-02-05 Arbetsmiljö Förvaltningens fokus har under 2015 varit att stärka det systematiska arbetsmiljöarbetet. Under första kvartalet av 2015 startade Tekniska förvaltningens skyddskommitté ett arbeta med att ta fram en aktualiserad handlingsplan som ska stödja förvaltningens chefer att arbeta mer strukturerat för en bättre arbetsmiljö samt förebygga att anställda skadas eller drabbas av ohälsa i sitt arbete. Handlingsplanen fastställdes under andra kvartalet. Med anledning av förvaltningens svåra ekonomiska läge samt förslag till kommande organisationsförändringar har arbetet med handlingsplanen inte fått önskat utrymme under hösten 2015. Dock kommer handlingsplanen att aktualiseras under första kvartalet 2016. Handlingsplanen ska fungera som ett konkret verktyg där cheferna ska kunna bedriva arbetsmiljöarbetet i den dagliga verksamheten på ett mer givande, utvecklande och effektivt sätt. Under hösten 2015 var ett av fokusområdena att utveckla arbetsplatsträffarna inom förvaltningen. I september månad blev samtliga chefer samt medarbetarrepresentanter från respektive avdelning/enhet inbjudna att medverka på utbildning i samverkan med fokus på APT. Syftet var att genom kunskap om samverkan och dess syfte skapa en mer kvalitativ dialog inom arbetsgrupperna i frågor som rör utveckling, planering och uppföljning. Förhoppningen är att skapa mer givande arbetsplatsträffar där medarbetare känner högre grad av delaktighet, engagemang och påverkansmöjligheter. Sjukfrånvaro 2 Total sjukfrånvaro 2015 Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Kommunstruktur 7,82% 9,44% 9,32% 8,12% 7,77% 7,31% 5,80% 6,73% 8,39% 8,16% 8,48% 6,34% TF 6,84% 8,64% 10,98% 12,28% 10,05% 9,23% 6,88% 7,38% 9,91% 9,59% 12,48% 9,76% Dag 1-14 Sjukfrv tim, ack valt år Sjukfrv %, ack valt år Sjukfrv tim dag 1-14, ack valt år Sjukfrv % dag 1-14, ack valt år Sjukfrånvaro 16 893 9,49% 4 603 2,59% <=29 192 2,18% 192 2,18% 30-49 5 945 10,19% 1 603 2,75% >=50 10 757 9,70% 2 809 2,53% Sjukfrv tim, ack valt år Sjukfrv %, ack valt år Sjukfrv tim dag 1-14, ack valt år Sjukfrv % dag 1-14, ack valt år Alla kön 16 893 9,49% 4 603 2,59% Kvinna 2 586 11,08% 904 3,88% Man 14 307 9,25% 3 699 2,39% 2 Redovisningen omfattar månadsavlönad personal. 27
2016-02-05 Dag 15-59 Sjukfrv tim, ack valt år Sjukfrv %, ack valt år Sjukfrv tim dag 15-59, ack valt år Sjukfrv % dag 15-59, ack valt år Sjukfrånvaro 16 893 9,49% 3 351 1,88% <=29 192 2,18% 30-49 5 945 10,19% 1 156 1,98% >=50 10 757 9,70% 2 195 1,98% Sjukfrv tim, ack valt år Sjukfrv %, ack valt år Sjukfrv tim dag 15-59, ack valt år Sjukfrv % dag 15-59, ack valt år Alla kön 16 893 9,49% 3 351 1,88% Kvinna 2 586 11,08% 295 1,27% Man 14 307 9,25% 3 055 1,98% Dag 1-59 Sjukfrv tim, ack valt år Sjukfrv %, ack valt år Sjukfrv tim dag 1-59, ack valt år Sjukfrv % dag 1-59, ack valt år Sjukfrånvaro 16 893 9,49% 7 953 4,47% <=29 192 2,18% 192 2,18% 30-49 5 945 10,19% 2 759 4,73% >=50 10 757 9,70% 5 003 4,51% Sjukfrv tim, ack valt år Sjukfrv %, ack valt år Sjukfrv tim dag 1-59, ack valt år Sjukfrv % dag 1-59, ack valt år Alla kön 16 893 9,49% 7 953 4,47% Kvinna 2 586 11,08% 1 199 5,14% Man 14 307 9,25% 6 754 4,37% 28
2016-02-05 Dag 60 > Sjukfrv tim, ack valt år Sjukfrv %, ack valt år Sjukfr tim dag 60-, ack valt år Sjukfr % dag 60-, ack valt år Sjukfrånvaro 16 893 9,49% 8 940 5,02% <=29 192 2,18% 30-49 5 945 10,19% 3 186 5,46% >=50 10 757 9,70% 5 754 5,19% Sjukfrv tim, ack valt år Sjukfrv %, ack valt år Sjukfr tim dag 60-, ack valt år Sjukfr % dag 60-, ack valt år Alla kön 16 893 9,49% 8 940 5,02% Kvinna 2 586 11,08% 1 386 5,94% Man 14 307 9,25% 7 553 4,88% Förvaltningen har en hög sjukfrånvaro på 9,51% för 2015. Vi kan inte se några tydliga skillnader mellan åldergrupper mer än att de som är yngre än 29 år är mindre sjuka än de som över 29 år. Vi ser en något högre sjukfrånvaro för kvinnor än för män. Förvaltningen har under året haft stort fokus på aktuella rehabiliteringsärenden och kommer under 2016 att fortsätta detta arbete. Framtida fokus kommer ligga på tidiga rehabinsatser och kontinutet i detta arbete. Arbetsskador och tillbud Antal 2015 2014 Arbetsskador 10 7 29
2016-02-05 Sammanfattande analys för året Skattefinansierad verksamhet, Gata/park För 2015 blir resultatet -5 824 tkr. Det negativa resultatet påverkas av att kommunbidraget i juni reducerades med 1 850 tkr som en följd av kommunens ekonomistyrprinciper, där föregående års underskott skall återhämtas inom 2 år. I samband med KF budget 2014 och 2015 har kapitalkostnader för exploateringsprojekt Bryggaren (p-hus) påförts teknisk förvaltning, utan att budgetramen utökats. Detta har lett till ett minskat utrymme för drift och underhåll med motsvarande belopp, ca 5 000 tkr. När kapitalkostnaderna från och med oktober månad redovisas under kommunstyrelsens ansvar kvartstår problemet med ett underskott för drift och underhåll eftersom medel motsvarande nästan hela den ökade kapitaltjänsten samtidigt tagits bort från nämndens kommunbidrag. Under 2012-2014 uppgick nettokostnaderna exklusive avskrivningarna på tekniska till ungefär 36 000 tkr. I år uppgår nettokostnaderna till knappt 36 000 tkr, efter det att besparingsåtgärder satts in under hösten. Kommunbidraget för 2015 uppgick till 29 966 tkr. Det genomförda sparpaketet har lett till effekt på såväl ekonomi som verksamhet. På investeringssidan har färre projekt kunnat genomföras än planerat med följd att investeringarna blev 12 000 tkr lägre än budgeterat. Det är framför allt expansionsinvesteringar som skjutits framåt samt en tidsförskjutning av skredriskinsatser vid Säveån, där vattendomsprocessen dragit ut på tiden. Abonnentfinansierad verksamhet Avfall och VA uppvisar båda en positiv avvikelse budgetmässigt på vardera ca 2 000 tkr. Verksamheten har varit framgångsrik, med goda betyg från brukarna av de tjänster som erbjuds. De justeringar av taxorna som fullmäktige beslutat om innebär att Avfall och VA under kommande år kommer att beta av uppkomna ekonomiska överskott och inom de närmsta åren komma i ekonomisk balans, trots att bägge verksamheterna gjort mycket stora investeringar. De stora investeringsvolymerna som krävs har för 2015 inneburit ett klart överskridande mot budget. Totalt för VA och avfall har ca 19 000 tkr mer än budget använts. En stor del av underskottet beror på investeringar som satts igång 2014 och inte färdigställts förrän 2015. Då investeringarna på den skattefinansierade delen redovisar ett överskott stannar avvikelsen totalt för Tekniska förvaltningen på ca 7 000 tkr jämfört med budget. Budgeterad investeringsvolym påverkas även av andra aktörer än kommunen. 30
2016-02-05 Arbetsmiljö Antalet olyckor har ökat något under 2015, men ligger fortfarande på en mycket låg nivå för vår typ av verksamhet. Analysen av olyckorna tyder inte på några systematiska brister utan dessa är mer av tillfällig karaktär. Förvaltningens sjuktal är relativt höga. Till stor del ligger förklaringen hos långtidssjukskrivningar som till mycket liten del är arbetsrelaterad. Förvaltningen har arbetat med frågan särskilt under andra halvåret. Arbetet med såväl förbättrat systematiskt arbetsmiljöarbete som snabbare och tydligare rehabiliteringsinsatser kommer att fortsätta 2016. 31
Utbildningsnämndens årsredovisning 2015 Antagen av Utbildningsnämnden 2016-02-24, 3
Utbildningsnämndens årsredovisning 2015 Verksamhet och måluppfyllelse Verksamhet Utbildningsnämnden ansvarar för Alströmergymnasiet, Vuxnas lärande och Integrationsavdelningen. Den 1 januari 2015 tillträdde den nya Utbildningsnämnden och har under året genomfört elva sammanträden. Nämnden har följt och beslutat om Utbildningsförvaltningens verksamhetsområde genom verksamhetsberättelser, uppföljningar och redovisningar vilket resulterat i 107 beslutsärenden. Under året har nämnden tematiserat sina sammanträden i syfte att få god kunskap om mål, åtaganden, internkontroll och styrdokument. Samtliga beslut, uppdrag, uppföljningar och aktiviteter utgår från utbildningsnämndens flerårsstrategi 2015-2017 antagen den 18 februari 2015, 10. Integrationsavdelningen är kommunens flyktingmottagning. Detta innebär bland annat handläggning av försörjningsstöd, bosättning, skola, SFI och samhällsorientering. Utöver det avtal om mottagande av flyktingar (80 personer) har ett större antal flyktingar tagits emot enligt Lagen om eget boende och anknytningar till redan mottagna. Under 2015 har 179 personer tagits emot. Det har inneburit att omprioriteringar har gjorts för att hantera uppdraget och medfört att interna samt externa utvecklingsprojekt med andra aktörer fått läggas åt sidan till vissa delar. För att hantera volymökningen har Integrationsavdelningen utökat sin personalstyrka och beslut har tagits om en omorganisation. Från och med februari 2016 kommer avdelningen även att inneha en enhet för Mottagning och introduktion för att på så sätt kunna stärka tillgängligheten och servicen för brukarna. En stor utmaning har varit och är att upprätthålla servicenivån i samma takt som flyktingströmmen ökar. Vuxnas lärande består av Vuxenutbildning och Campus Alingsås. Vuxenutbildningen bedriver grundläggande och gymnasial vuxenutbildning, svenska för invandrare och särskild utbildning för vuxna. Campus är kommunens lärcenter och erbjuder eftergymnasiala utbildningar i samverkan med yrkeshögskolan, universitet och andra utbildningssamordnare. En uppsägning av avtalet med Jensen Education gällande fristående gymnasiala kurser gjordes under första halvåret. Därmed arrangeras kurserna från och med hösten i egen regi. För att bibehålla en bredd i utbudet har även en direktupphandling av distanskurser genomförts. Söktrycket och antagningen är mycket god. Under året har en ökad fokusering på analyser kring kompetensförsörjningen i samverkan 1
med arbetslivet skett vilket resulterat i att nya utbildningar och en utökning av befintliga har genomförts. Implementering av en väg in för arbetslivet i kontakt med Utbildningsförvaltningen har också förstärkt samverkan med arbetslivet. Därutöver har ett EU-projekt beviljats med fokus på uppbyggandet av en lokal kompetensplattform. Under året har ca 1000 elever/studerande deltagit i någon form av utbildning. Svenska för invandrare och Vård och omsorgsutbildningarna har ökat i jämförelse med 2014. Under 2015 var antalet 16-åringar i Alingsås 407 till antalet. Av dessa valde 78 % att studera på Alströmergymnasiet inför läsår 2015/2016. Alströmergymnasiet erbjuder 12 nationella program samt Introduktionsprogram och Gymnasiesärskola, ca 1000 elever utbildas vid skolan. En ökning av elevantalet de senaste åren kan härledas till ett målmedvetet strategiskt arbete med att utveckla förutsättningarna för elevernas lärande och en ökad samverkan med grundskolorna genom bland annat niornas besöksdag. Även goda värden i den regionsgemensamma enkäten bidrar till ett gott varumärke. En ny sektor har inrättats för att kvalitetsäkra introduktionsprogrammen och gymnasiets elevhälsoarbete i högre utsträckning. I denna sektor har den största volymökningen skett vid Introduktionsprogrammen (IM) språkintroduktion. Här har det även genomförts aktiviteter inom det kommunala aktivitetsansvaret (KAA) som i Alingsås kallas dinväg. Ett framgångsrikt arbete med fokus på unga som varken arbetar eller studerar. Skolinspektionens besök under våren på skolenhets- och huvudmannanivå, konstaterade inga brister förutom i Gymnasiesärskolans sytematiska kvalitetsarbete. Utbildningsnämnden har utifrån Skolinspektionens beslut presenterat åtgärder för att avhjälpa bristerna. Skolinspektionen har meddelat att tillsynen avseende dessa brister har avhjälpts och därmed är inspektionen avslutad. Åtaganden och nyckeltal Mål 1; i Alingsås är det tryggt, säkert och välkomnande KS indikator: Medborgarnas upplevelse av hur tryggt det är i kommunen ska förbättras UN åtar sig att undersöka vilka faktorer som ökar upplevelsen av trivsel och trygghet för våra elever/studerande/ brukare. Nyckeltal: Andel elever/studerande/brukare som upplever trivsel och trygghet ska öka. Årets GR enkät uppger att 91 % av eleverna upplever trivsel och trygghet vid Alströmergymnasiet. Detta är en ökning med 1 % sedan 2014. Omdömet blir dock något lägre när det gäller trivsel än trygghet. I tre separata undersökningar har elever fått uttrycka sig kring vad som har betydelse för deras trivsel och trygghet. Eleverna uttrycker i sina svar att det är svårt att skilja på trivsel och trygghet samt anser att de samspelar i hög grad. Däremot uttrycker eleverna sig om följande faktorer som påverkar dem: bra lärare, bra kamratrelationer och vikten av trivsamma gemensamma ytor med bra möbler och lugn i hemvisten. Övriga aspekter av trivsel och trygghet är enligt eleverna att man valt 2
rätt program, behaglig atmosfär, liten skola och trevligt café. Under året har resurser på hemvister och elevutrymmen prioriterats. Vid Vuxenutbildningen har också olika mätningar gjorts under 2015 för att synliggöra vilka faktorer som påverkar elevernas trygghet och trivsel. Undersökningarna visar att eleverna är nöjda och känner sig trygga i sin utbildningsmiljö. Vidare har framkommit att det finns ett tydligt samband mellan elevernas trivsel och trygghet i relation till ett bra bemötande från lärare och övrig personal. Lokaler har en mindre betydelse för den totalt sett upplevda trivseln. Av 109 tillfrågade elever upplevde 90 % att de är trygga och anser att de bemöts på ett bra sätt. De nya lärplattformarna Vklass och Arena för lärande kommer att underlätta möjligheten att kontinuerligt genomföra enkäter och mätningar gällande påverkansfaktorer. Integrationsavdelningen har fokuserat på att stärka de viktiga vuxna i barns och ungdomars närhet och med att förstärka introduktionen för en bättre integration. Ett samarbete med Hjälmareds folkhögskola har skett i form av en konversationsgrupp om 10 personer som bott i Sverige i några år efter etableringstiden. Syftet har varit att motverka utanförskap och öka delaktigheten i det samhälle man lever i. Effekterna av konversationsgruppen visade sig, enligt brukarnas utsagor, att de upplever en ökad förståelse för samhället utifrån konversationsgruppens samtal. Verksamheten Språkvän har startat under året och många nyanlända har matchats med andra alingsåsare. Integrationsavdelningen har även undersökt vad det är som ökar upplevelsen av trygghet hos de nyanlända. Där framkommer att bostad och arbete är de två viktigaste faktorerna för upplevelse av trygghet. Flertalet av de svarande uttrycker en upplevelse av att inte känna trygghet för sin framtid i Sverige på grund av dessa faktorer. Undersökningen visar dock att de flesta trivs i Alingsås men att trångboddhet upplevs inverka negativt på tryggheten. De uttrycker även en ökad trygghet i dag jämfört med innan de anlände till Alingsås. Ett liv långt ifrån förföljelse och krig uppges vara den främsta orsaken till att upplevelsen av trygghet har ökat. Sammanfattningsvis kan åtagandet anses vara genomfört då förvaltningen undersökt vilka faktorer som ökar upplevelsen av trivsel och trygghet för våra brukare i samtliga verksamheter. De aktiviteter som iscensatts utifrån undersökningarna har haft fokus på kommunfullmäktiges mål att Alingsås är tryggt, säkert och välkomnande. 3
Mål 2: I Alingsås finns goda möjligheter till arbete och företagande. KS indikator: Kommunens näringslivsranking skall förbättras. Utbildningsnämnden åtar sig att skapa ökad tydlighet och struktur i samverkan mellan förvaltningen och arbetsliv i syfte att uppnå högre kvalité i utbildningarna och möta framtida kompetensbehov. Nyckeltal: arbetslivets upplevelse av att utbildning sker för att generera rätt kompetens ska öka, Näringslivets tillgång till arbetskraft med relevant komptens ska öka. Svenskt näringsliv har under året gjort en enkätundersökning i Alingsås för att identifiera näringslivsklimatet i kommunen. Av de 188 tillfrågade Alingsåsföretagen svarade 102 personer. Handel och industri/bygg framträder med flest svaranden liksom att det är 83 % män som besvarat enkäten. Undersökningen visar att näringslivsrankingen för Alingsås kommun som helhet har gått ner med 12 placeringar från 173 till 185. Ovanstående undersökning lyfter fram två kvalitetsfaktorer som står i direkt relation till Utbildningsnämndens verksamheter. Dessa är skolans attityder till företagande samt företagens tillgång till arbetskraft med relevant kompetens. Skolans attityder till företagande är den indikator som företagen i totalundersökningen ger bäst betyg och har gått upp med 104 placeringar från 183 till 79. Detta kan bero på ett ökat samarbete med näringslivet och Alströmergymnasiets framgångar inom Teknikcollege samt en satsning på automation på El- och energiprogrammet. Även Ung Företagsamhet (UF) har synliggjort en god samverkan med näringslivet. Alströmergymnasiet har av Skolverket beviljats ett fjärde år för Teknikprogrammet med inriktningen informationsteknik. Det fjärde året varvas med arbetsplatsförlagt lärande (APL) och teori. Utbildningen har tagits fram och sker i tät samverkan med aktuella företag för att säkerställa att eleverna får relevant kunskap och anställningsbarhet. Det finns emellertid utvecklingspotential vad gäller APL och att knyta samtliga av Alströmergymnasiets program närmare arbetslivs- och branschfrågor enligt utvärdering av programråden. Indikatorn tillgång till kompetens backar däremot 79 placeringar från 81 till 160 i näringslivsrankingen. En förklarande orsak kan vara det generella behovet av kompetens i Sverige inom exempelvis CNS operatörer, konstruktörer, civilingenjörer etc. Utbildningsförvaltningen kommer att fortsätta arbetet med att inventera företagens behov av kompetens och öka omvärldsbevakningen för att på så sätt anpassa och anordna utbildningar. EU-projektet Kobra och Alingsås nya näringslivsorganisation Alingsås Business Center (ABC) ska i högre utsträckning analysera och diskutera kompetensbrister och framtida behov tillsammans. För att få en mer mångfacetterad bild har även mätningar gjorts avseende nämndens nyckeltal arbetslivets upplevelse av att utbildning sker och genererar rätt kompetens. Denna mätning genomfördes via en enkät som skickades ut till arbetsgivare som varit i kontakt med förvaltningens verksamheter. De 44 svarande upplever att en förbättring skett jämfört med 2014. Främst vårdsektorn uppvisar en större nöjdhet. Samarbetet inom Vårdoch omsorgscollege kan vara en förklaring till denna ökning. Flera av de parametrar som beskrivs ovan har bidragit till att Utbildningsnämndens åtagande och det prioriterade målet I Alingsås finns det goda möjligheter till arbete och 4
företagande har utvecklats. Däremot är åtagandet att betrakta som pågående och inte klart. Strukturen och systematiken i projektet Kobra och samarbetet med ABC behöver upparbetas ytterligare. Utbildningsnämnden har därför uppdragit åt förvaltningen att göra en genomlysning av Campus. Mål 5: I Alingsås bygger välfärden på god service, hög kvalitet och tillgänglighet. KS Indikator: Medborgarnas upplevelser av bemötande och tillgänglighet i kommunen skall förbättras. Utbildningsnämnden åtar sig att verka för att alla elever/studerande/ brukare, erhåller ett gott bemötande med hög grad av service och tillgänglighet. Nyckeltal: (1) nyanländas upplevelse av bemötande och tillgänglighet i kommunen ska förbättras, (2) elevernas/studerandes/brukarnas upplevelse av bemötande ska förbättras, (3) elevernas/studerandes upplevelse av delaktighet och inflytande ska öka. För att öka tillgänglighet och bemötande har Alingsås kommun och Integrationsavdelningen deltagit i en försöksverksamhet genom Sveriges kommuner och landsting i pilotprojektet Mötesplatser. Det har inneburit att flyktingsekreterare regelbundet medverkat vid öppen mottagning tillsammans med Migrationsverket, Arbetsförmedlingen och Försäkringskassan på en och samma plats. Utfallet har varit positivt och kommer, i likhet med övriga landet, att implementeras i ordinarie verksamhet under 2016. Integrationsavdelningen har deltagit i projektet Hälsonavet, nätverksträffar med lärare inom svenska som andraspråk och i GR:s forum Kunskapsplattform integration/migration. Vidare har kontakter förmedlats till Vuxenskolans Svenska med baby och COPEföräldrautbildning på arabiska vid Socialtjänsten. Ökade flyktingströmmar och nya målgrupper samt ett identifierat behov att stärka tillgänglighet och bemötande har utmynnat i att en kuratorstjänst kommer att tillsättas 2016. Under året har tjänstemän och politiker från Alingsås och Chillilabombwe i Zambia deltagit i den finansierade ICLD-förstudien som syftar till att öka medborgardialogen för nyanlända. Dessutom har ett samarbete med Socialförvaltningen resulterat i att utvecklingsmedel erhållits från Socialstyrelsen i syfte att förebygga våld i nära relationer. För att undersöka effekterna av olika insatser och hur väl man når upp till åtagande och mål har en undersökning genomförts vid Integrationsavdelningen. Denna visar att 77 % av brukarna är mycket nöjda med bemötandet och tillgängligheten som Integrationsavdelningen bistår med. Detta är dock är en nedgång med 10 procentenheter från 2014 då 87 % av de nyanlända upplevde en hög grad av bemötande och tillgänglighet i kommunen. Minskningen kan bero på ökade flyktingströmmar vilket bland annat medför en större konkurrens om bostäder och arbete. I undersökningen som Integrationsavdelningen gjort avseende trivsel och trygghet, uttrycks oro och hopplöshet bland svaranden. Emellertid visar enkätresultatet att 91,4 % av brukarna är nöjda med personalens bemötande. 5
För att förstärka elevernas upplevelse av bemötande samt delaktighet och inflytande har följande insatser genomförts vid Alströmergymnasiet: Stärkt mentorsroll Elevskyddsombudsutbildning Formativt förhållningssätt vid bedömning och kunskapsutveckling. Trots insatser har elevernas upplevelser av delaktighet och inflytande minskat från 71 % 2014 till 68 % år 2015. Eleverna har dock ökat sin upplevelse av att lärarna tar mer hänsyn till deras åsikter men inte gällande vad man ska arbeta med och hur. Positivt är att upplevelsen av gott bemötande ökat från 83 % år 2014 till 85 % år 2015. Sammanfattningsvis är inte åtagandet klart vid Alströmergymnasiet. Fler insatser krävs i form av kompetensutveckling och medvetandegöra elever och personal om vad som gäller i relation till delaktighet och inflytande. Vid vuxnas lärande visar mätningarna att eleverna är mycket nöjda med det stöd lärarna ger dem för att de ska kunna nå sina mål. Detta går att betrakta som en form av inflytande då möjligheten att undervisningen individualiseras och är flexibel utifrån elevernas egna mål. Däremot uppvisar mätningarna ett lägre resultat kring frågor som handlar om direkt inflytande på t.ex. undervisningen i grupp. En orsak kan vara att vuxenutbildningen ofta planerat sitt kursupplägg vid kursstart. Detta begränsar möjligheten till direkt inflytande. Några andra konkreta exempel på elevinflytande är de regelbundet förekommande studeranderåden inom Vård- och omsorgsutbildningarna och SFI. Som ett resultat av dessa möten har exempelvis ytterligare ett elevkök iordningsställts. Sammanfattningsvis är åtagandet pågående vid Vuxenutbildningen. Fortsatt arbete behövs framöver för att eleverna ska uppleva att det, i större utsträckning än idag, tas hänsyn till deras tidigare kunskaper i planering och genomförande av undervisningen. 6
Mål 8: I Alingsås ger utbildning kunskaper för en dynamisk framtid. KS indikator: Andelen gymnasielever med fullständiga avgångsbetyg ska öka. Utbildningsnämnden åtar sig att varje elev och studerande får möjligheter till studier som utgår från individens behov och förutsättningar och som stimulerar till största möjliga lärande och kunskapsutveckling. Nyckeltal: (1) lärsträckan per kurs på svenska för invandrare (SFI) ska minska genom en mer flexibel utbildningsleverans, (2) andelen elever/studerande som fullföljer påbörjad utbildning ska öka, (2) andelen elever/studerande som upplever att de stimuleras till kunskap och lärande ska öka, (3) minskat antal ungdomar inom lagen om kommunalt aktivitetsansvar (KAA), (4) antal elever på Introduktionsprogrammen som efter ett års studier går vidare till ett nationellt program, fortsatta studier, arbete eller annan sysselsättning ska öka. Vuxenutbildningen Vid vuxenutbildningen har utvecklingen av kurser i lärplattformen Vklass haft framgång under året då denna används aktivt av den gymnasiala vuxenutbildningen inom vårdkurserna, SFI samt grundläggande vuxenutbildningskurser. Elevenkäten visar att eleverna är nöjda med Vklass. Det statsbidragsfinansierade projektet Studiehandledning på modersmålet har varit igång under 2015 och är nu avslutat och utvärderat. Resultatet har medfört att en heltidstjänst för studiehandledning på modersmål har permanentats. Det språk som erbjuds anpassas efter aktuell målgrupp. Arbetet med framtagande av rutiner för att kunna kartlägga orsaker till avbrott har pågått under hösten 2015 och fortgår. I betygsstatistiken kan man inte avläsa förbättringar gällande matematikresultaten utifrån de insatser som gjordes under våren 2015. Det är problematiskt att utföra en djupare orsaksanalys och dra slutsatser då statistikunderlaget är alltför litet samt att lärarbyte har skett. Resultaten är alltför låga och ett aktivt arbete pågår för att utveckla kurserna som nu mera finns inom egen regi vilket innebär att verksamheten beslutar kring insatserna. Exempel på åtgärder är införande av nivåtester innan kursstart och erbjudande till eleverna om en extra orienteringskurs inom ämnet matematik. Lärsträckan på SFI har under ett par år haft en positiv utveckling där eleverna allt snabbare har kunnat avsluta sin kurs i högre takt. Trenden har under året planat ut vilket troligen beror på den ökade flyktingströmmen. Många av de nyanlända har lägre förkunskaper och en kortare studiebakgrund. Ett fortsatt utvecklingsarbete vad gäller studiehallen och etablering av studiehandledning på modersmål pågår. Utöver detta finns studie- och yrkesvägledningen med vid upprättandet av den individuella studieplanen. Kunskap och lärande innebär för eleverna vid vuxenutbildningen att lärarna har förmåga att stimulera undervisningen och att eleverna tydligt förstår vad som förväntas av dem för att uppnå sina studiemål. Vid elevundersökning infrias detta och eleverna upplever att skolan ger dem det stöd de behöver för att de ska klara sina studier. Ett ständigt 7
pågående arbete bedrivs för att ytterligare förbättra och utveckla studieformer och undervisning vid vuxenutbildningen. Alströmergymnasiet För att andelen elever vid Alströmergymnasiet ska fullfölja sin utbildning har ett arbete med tolkning och implementering av extra anpassningar och särskilt stöd, genomförts. All undervisande personal har ett uppdrag att motivera eleverna att delta i skoldagens aktiviteter. För att minska elevernas frånvaro har rutiner upprättats och där elevhälsoteamet blir inkopplat i ett tidigt skede då de bland annat kallar elever med viss frånvaro till samtal. Riktade resurser till de gymnasiegemensamma ämnena på yrkesprogrammen har skett och innebär att nya strukturer tagits fram. Bland annat en schemaläggning som har fokus på en samlad skoldag för eleven och där arbetet mot examensmålen tillsammans med yrkeslärare och lärare i gemensamma ämnen, möjliggörs. Positiva resultat av detta förhållningssätt visar sig i nuvarande årskurs 2. Under hösten har antalet nyanlända, särskilt ensamkommande barn, ökat och extraordinära insatser har gjorts för att kunna möta dessa ungdomar på ett kvalitativt sätt. Förutom språkundervisning har eleverna haft lektioner i estetiska ämnen och idrott. Många individuella lösningar görs efter kartläggning av varje elevs behov. För att möta volymökningen har förvaltningen utökat antal lärare inom området svenska som andraspråk (SvA) och modersmålslärare. Detta har bland annat kunnat ske genom god samverkan med grundskolan. Matematik är och har varit ett prioriterat område där resultaten måste förbättras. Nämnden uppdrog åt förvaltningen att under året rapportera kring de insatser som skett och vilka effekter de haft. Tre förstelärare i matematik har tillsammans fått i uppdrag att utveckla lärandemiljöer och lärstrategier för att eleverna ska öka sin måluppfyllelse inom ämnet matematik. Majoriten av matematiklärarna vid Alströmergymnasiet har deltagit i den nationella kompetensutvecklingen matematiklyftet. En förstärkt timplan för de elever som riskerar att inte nå lägsta målet har aktiverats, liksom dubblering av lärarresurser i vissa kurser samt att mattesupporten utökats med flera timmar. De elever som önskar höja sina betyg har haft inspirerande och motiverande matematikundervisning tillsammans med studenter från Chalmers. Ytterligare en aktivitet har varit mattecoacher vilket innebär att elever hjälper andra elever. Genomströmning elever enligt Gy2011 Alla nationella gymnasieprogram är treåriga och omfattar 2500 poäng. Det innebär att en elev ska kunna få ett avgångsbetyg efter tre år. För att få examen krävs att eleven uppnått godkänt i minst 2250 poäng och ha godkända betyg i svenska, engelska och matematik samt i gymnasiearbetet. Uppfyller inte eleven kraven för examen efter tre års studier utfärdas ett studiebevis. 8
Av tabellen nedan framgår resultat i enlighet med den reformerade gymnasieskolan som infördes läsåret 2011/12. Kraven för att uppnå en examen är högre än tidigare. Därför kan elever som fått studiebevis om 2500 poäng inkluderas vid jämförelse över tid. Resultaten av de elever som uppnått examen innebär numera ett snävare mått på genomströmning. Det finns därför anledning att vara försiktig med jämförelser av resultatet över tid. Med den reformerade gymnasieskolan har andelen elever som påbörjat sin utbildning på ett introduktionsprogram ökat, jämfört med den tidigare motsvarigheten individuella program. Statistiken som presenteras totalt för gymnasieskolan inkluderar elever vid IM. Nedan framhävs och särredovisas genomströmningen på nationella program för att ge en tydligare lägesbild. En sammanfattande analys är att andelen elever vid Alströmergymnasiet som tar examen från de nationella programmen på tre år har ökat från 71,4 % till 73 % i år. De nationella programmen i gymnasieskolan är uppdelade i yrkesprogram och högskoleförberedande program. Andelen elever vid yrkesprogrammen som tog examen inom tre år ökade vid Alströmergymnasiet från 55,4 % år 2014 till 60 % under 2015. För att motverka en låg genomströmning har en analys av vilka program som kräver extra insatser gjorts för att en fortsatt positiv utveckling av resultaten ska ske. Nya arbetssätt och strukturer för dessa program har implementerats och positiva resultat förväntas på sikt. Motsvarande positiva ökning för de högskoleförberedande programmen med examen inom tre år var från 76,8 % till 78,7 %. Ser man till skolans totala genomströmning 2015, vilket även inkluderar Introduktionsprogrammen, befinner sig Alströmergymnasiet på samma nivå som riket med en andel om 65,2 % av eleverna som tar examen inom tre år. Vid en jämförelse med riket är genomströmningen något högre på de högskoleförberedande programmen men lägre på yrkesprogrammen för vilka tidigare beskrivna åtgärder har iscensatts. 9
Elever med examen inom tre och fyra år vid Alströmergymnasiet och i hemkommunen Alströmergymnasiet andel elever (%) med examen från gymnasieskolan inom 3 år Läsåret Startår 2012 Examensår 2015 Startår 2011 Examensår 2014 Totalt antal Totalt antal Därav andel (%) med examen Därav andel (%) med examen Jmf riket examensår 2015 (%) Gymnasieskolan totalt (inkl. IM) 296 65,2 347 67,7 65,2 Nationella program varav: 263 73,0 329 71,4 73,7 Yrkesprogram 80 60 83 55,4 69,9 Högskoleförberedande program 183 78,7 246 76,8 75,5 Alströmergymnasiet andel elever (%) med examen från gymnasieskolan inom 4 år Examensår 2015 (Startår 2011/12) Totalt antal Därav andel (%) med examen Jmf riket 2015 (%) Gymnasieskolan totalt (inkl. IM) 347 70,9 69,3 Hemkommunen andel elever bosatta i Alingsås (%) med examen från gymnasieskolan inom 3 år Läsåret Startår 2012/13 Examensår 2015 Startår 2011/12 Examensår 2014 Andel (%) Därav andel (%) med examen Jmf riket examensår 2015 (%) Examen inom tre år 67,3 66,0 65,2 * uppgift om examen inom fyra år saknas för elever bosatta i hemkommunen och presenteras i av SKL under 2016. Elever med examen eller studiebevis inom tre och fyra år vid Alströmergymnasiet Alströmergymnasiet andel elever (%) med examen eller studiebevis inom 3 år Läsåret Startår 2012/13 Slutår 2015 Startår 2011/12 Slutår 2014 Totalt antal Därav andel (%) Totalt antal Därav andel (%) Jmf riket 2015 (%) Gymnasieskolan totalt (inkl. IM) 296 73,0 347 77,2 * 71,7 Nationella program varav: 263 81,7 329 81,4 80,7 Yrkesprogram 80 73,8 83 78,3 77,8 Högskoleförberedande program 183 85,3 246 82,5 82,1 * jmf. examensår 2013/2014 då 74,4% av eleverna vid Alströmergymnasiet fullföljt gymnasieutbildning med fullständiga slutbetyg inom tre år exkl. IM (slutbetyg kan jämföras med examen eller studiebevis ). 10
Alströmergymnasiet andel elever (%) med examen eller studiebevis inom 4 år Examensår 2015 (Startår 2011/12) Totalt antal Därav andel (%) Jmf riket 2015 (%) Gymnasieskolan totalt (Inkl. IM) 347 81,3 * 78,0 Nationella program varav: 329 84,8 86,0 Yrkesprogram 83 83,1 82,3 Högskoleförberedande program 246 85,4 87,9 *j mf. examensår 2014 då 79,4% av eleverna vid Alströmergymnasiet fullföljt gymnasieutbildning med fullständiga slutbetyg inom fyra år enligt Lpf94 (kan jämföras med examen eller studiebevis ). Jmf med riket år 2014 som var 78,3% enligt Lpf94. Startår 2011/2012 påbörjade 347 elever utbildning (examensår 2014). Startår 2012/2013 påbörjade 296 elever utbildning (examensår 2015). (Källa: Siris/Kolada) Introduktionsprogrammen och KAA I samverkan har Utbildningsförvaltningen, Socialförvaltningen samt Kultur- och fritidsförvaltningen arbetat fram ett underlag för de ungdomar som inte finns inom ett nationellt gymnasieprogram eller är i arbete. I linje med det lagstadgade kommunala aktivitetsansvaret (KAA) har en verksamhet startat upp och utvecklats för dessa unga under våren 2015. Verksamheten är en del i det strategiska planeringsarbetet för att minska ungdomsarbetslösheten. Vid starten 2015 var det fem ungdomar inskrivna på dinväg och som mest under året har det varit 22 till antalet. Aktiviteter under året har varit yrkesrelaterade insatser av olika slag, teoretiska och praktiska hälsoaktiviteter, enskilda samtal individuellt och med vårdnadshavare. Per den 31 december uppgick antalet ungdomar till 18. Introduktionsprogrammen I januari 2015 uppgick elevantalet till 24 vid språkintroduktion och vid årets slut var denna siffra 74. Denna ökning kan härröras till de ökade flyktingströmmarna. Vid övriga introduktionsprogram fanns 27 elever inskrivna under året. Gymnasiesärskolan På gymnasiesärskolan fanns under 2014/2015 40 elever. Sju av dessa elever gick ut från gymnasiesärskolans nationella program vårterminen 2015 med gymnasiesärskolebevis. Samtliga elevers studieresultat var goda, i relation till deras förutsättningar. Inom ramen för gymnasieskolans samverkansavtal i Göteborgsregionens kommunalförbund (GR) följer kommunen upp var gymnasiesärskoleeleverna befinner sig ett år efter avslutad gymnasiesärskoleutbildning. Vårterminen 2014 gick 14 elever ut från gymnasiesärskolan med gymnasiesärskolebevis. Vid uppföljning under våren 2015 visade det sig att tre av dessa elever fick anställning 11
med bidrag i samband med arbetsplatsförlagd utbildning (APL). Sex av dem gick ut i daglig verksamhet, två elever gick vidare till folkhögskola, en elev gick till särvux och en elev gick ut med okänd sysselsättning. En förstelärare har i uppdrag att implementera GYS13 samt utveckla APL, vilket har inneburit en allmän kvalitetshöjning på de nationella programmen. Indikatorer för den systematiska uppföljningen av elevernas kunskaper har tagits fram och kommer att utvecklas vidare. Sammanfattningsvis är åtagandet att varje elev och studerande får möjlighet till studier som utgår från individens behov och förutsättningar och som stimulerar till största möjliga lärande och kunskapsutveckling, påbörjat. En positiv utveckling gällande elevernas studieresultat kan påvisas och härröras till de insatser som gjorts samt fortgår. Uppdrag till nämnden I Flerårstrategi 2015-2017 för Alingsås kommun gavs inga riktade uppdrag till Utbildningsnämnden. Internkontrollplan Utbildningsnämndens internkontrollplan omfattar 12 kontrollpunkter inom områdena ekonomi, verksamhet, medarbetare och medborgare, bilaga 1. Momenten i internkontrollplanen följs upp på olika sätt. Några av punkterna i internkontrollen rapporteras till nämnden via tjänsteskrivelser eller annan rapporering. Kontroller och stickprov har skett enligt följande med utgångspunkt från internkontrollplan 2015 (bilaga 1). Uppföljning har skett i såväl vår- som delårsbokslut 2015. Nedan redovisas hur nämndens arbete med internkontroll har fortlöpt under året och hur nämnden har säkerställt att identifierade risker och kontrollmoment är undanröjda. Ekonomi Elevprognoser (risk 12) Förstärkt med controllerfunktion under 2015. Nya rutiner i GR med fakturering två gånger per termin har underlättat möjligheten till säker prognostisering tidigare under året. Kontroller har visat att ytterligare åtgärder och upprättande av rutiner krävs för att säkerställa prognoserna. Kontrollmomentet kvarstår under 2016 (se nedan under omedelbar åtgärd ). 12
Verksamhet Strategisk kompetensförsörjning (risk 9) Strategisk kompetensförsörjning har integrerats i det systematiska kvalitetsarbetet (SKA). Granskning av beslut och protokoll har gjorts vid uppföljningar till huvudmannen och vid delårsbokslut och i förarbetet till flerårsstrategi 2016-2019. Området innebär flera processer för att säkerställa rätt kompetens i organisationen. Arbetet är inte slutfört varför kontrollmomentet kvarstår under 2016. Kris och säkerhet (risk 8) Utbildning, information och krisövningar har skett inom olika områden under året för såväl personal som till elev vid Alströmergymnasiet. Stickprov har skett i samband med delårsrapport 2015. Fortsatt arbete krävs med att uppdatera och tillgängliggöra förvaltningens och verksamheternas krisplaner för medarbetare och i viss mån till brukare. En ny övergripande krisledningsplan kommer att utarbetas under 2016. Kontrollmomentet kvarstår 2016. Dokumenthantering Dokumenthanteringsplanen efterlevs i all väsentlighet och granskning har skett genom stickprov i dokumenthanterings- och ärenderegistreringssystem. Utbildning av medarbetare i dokumenthantering bör ske för att försäkra om en fortsatt hög tillförlitlighet. Delegationsordning Utbildning har skett för nyanställda rektorer. Enligt de stickprov som genomförts kvartalsvis har beslut tagits i enlighet med delegationsordningen. Delegationsordningen ska revideras under 2016. Statistik elevantal Stickkontroll som genomförts december 2015 påvisar att statistiken ej är tillförlitlig. Orsaken kommer att utredas under 2016. Kontrollmomentet kvarstår. Klagomålshantering Har skett enligt plan. Stickprov har gjorts i samband med uppföljning i nämnden varje kvartal. Medarbetare Systematiskt arbetsmiljöarbete Ett systematiskt arbetsmiljöarbete pågår som utgår från medarbetarenkät och samverkansavtal som implementerats under året. Utbildning har skett. Kontrollmomentet är pågående. 13
Medborgare Kommunalt aktivitetsansvar, KAA (risk 12) Ett avtal inom BUS-samverkan har gjorts. Kontrollmomentet har övergått i ordinarie verksamhet. Studiehanledning modersmål Stickprov har skett i samband med delårsrapport 2015. Studiehandledare tillika modersmålslärare har anställts under året. Kontrollmoment kvarstår ej. Likabehandlingsplan Stickprov har skett genom ärende till nämnden kvartalsvis. Kontrollmoment kvarstår ej. Frånvarouppföljning Alströmergymnasiet Rutiner och metoder för frånvarorapportering har tagits fram vilket har resulterat i snabbare åtgärder vid elevers frånvaro. Kontrollmomentet kvarstår ej. Omedelbar åtgärd Följande tre områden har Utbildningsnämnden identifierat för omedelbar åtgärd 2015. Kommunala aktivitetsansvaret (KAA) Åtgärd: Anställa en socionom. Uppföljning: Anställning har skett. Risk kvarstår ej. Ökade flyktingströmmar Åtgärd: Anställa en flyktingsekreterare Uppföljning: Ett antal flyktingsekreterare har anställts. Under 2016 kommer en översyn av organisation att ske för att säkerställa och samordna kompetenser samt utveckla arbetssätt och metoder för att stödja nyanlända elever och säkerställa god kvalité i mottagandet. Risk kvarstår med riskpoäng 16 då flyktingströmmar och prognoser är fortsatt osäkra. Elevprognoser Åtgärd: Upprätta metoder för uppföljning. Uppföljning: I Göteborgsregionen (GR) har det utarbetats en ny struktur för elevräkning med prognoser två gånger per år för att minska osäkerheten. Den 1 september 2015 anställdes en ny controller för att säkerställa kopplingen ekonomi och elevental. Under 2016 ska rutiner och kalkylmallar utvecklas som ska säkerställa beräkningar kring elevprognoser. Metoder är ännu ej färdigställda, varför risk kvarstår med riskpoäng 12. 14
Redovisning av uppdragsföretag Från och med höstterminen 2015 är avtalet med utbildningsleverantören Jensen Education avslutat. Vid direktupphandling finns avtal med Hermods. Ekonomi Drift Belopp i tkr Budget 2015 Bokslut 2015 Avvikelse prognos/budget 2015 Bokslut 2014 Verksamhetens intäkter 30 958 42 293 11 335 58 581 Personalkostnader -100 897-100 940-43 -98 062 Lokalhyror -28 899-27 174 1 725-26 993 Köp av tjänster -71 689-71 865-176 -86 610 Övriga kostnader -19 780-25 783-6 003-27 504 Verksamhetens kostnader -221 265-225 762-4 497-239 169 Avskrivningar -1 128-1 086 42-1 045 Verksamhetens nettokostnader -191 435-184 555 6 880-181 633 Kommunbidrag 191 162 191 164 2 189 575 Finansnetto 273 518 245 541 Årets resultat 0 7 127 7 127 8 483 Utbildningsnämnden redovisar för 2015 ett överskott på 7 127 tkr. Det motsvarar en avvikelse mot budget med 3,7 %. Intäkterna visar en positiv avvikelse mot budget, det kan förklaras med att nämnden mottagit mer bidrag än budgeterat. Överskottet består till stor del av de interkommunala kostnaderna som blivit lägre än budgetterat. Detta grundar sig i att en större andel elever än tidigare väljer att studera på Alströmergymnasiet. I vårbokslutet (tom 30 april) rapporterade nämnden om ett resultat i balans och i delårsbokslutet (tom 31 augusti) ett överskott på 3 750 tkr. Anledningen till att överskottet blivit högre än tidigare prognostiserat är att ett större antal elever valt att förlägga sin utbildning på Alströmergymnasiet samt att nämnden mottagit större andel bidrag än 15
budgeterat. Vid den preliminära antagningen under våren 2015 var det 266 elever som sökte i första hand och 51 elever som sökte i andra hand. När terminen startade höstterminen 2015 var det 394 elever som påbörjade sin utbildning i årskurs 1 på gymnasiet. Den preliminära antagningen skiljde sig alltså mot den slutliga antagningen med 77 elever. Ytterligare en orsak till överskottet är besparingskravet om 3 mnkr som under 2015 var aktuellt för Utbildningsnämnden. I oktober tog kommunfullmäktige ett beslut om att förslaget ej skulle verkställas, vilket försvårade en fördelning av resurser. Vid en jämförelse av Utbildningsnämndens ekonomiska utfall kan det utläsas att både 2014 års och 2015 års resultat är överskott. För budgetår 2015 är överskottet 1 356 tkr lägre än 2014. Gemensamt för åren är att intäkterna avvikit positivt mot budget samt att de interkommunala kostnaderna blivit lägre än budgeterat. Överskottet är fördelat enligt följande: Utbildningsnämnden redovisar för 2015 ett underskott på 78 tkr. Förklaringen är att det är första året med ny nämnd och därför har personalkostnaderna blivit högre än beräknat. Staben redovisar ett överskott på 551 tkr, det beror på att det under året förflyttats personal till gymnasiet men utan att budget justerats utifrån detta. Utöver överskottet på personalkostnader avviker utfallet marginellt mot budget. Alströmergymnasiets år präglades av en god elevtillströmning. Gymnasiet redovisar för 2015 ett överskott på 4 260 tkr. Intäkterna är högre än budgeterat, anledningen till detta är att verksamheten mottagit eftersökta projektmedel. Utöver det har bidrag från Skolverket blivit högre än budgeterat. De ökade elevantalet på skolan har lett till nyanställningar vilket resulterar i ett underskott på raden för personalkostnader. Köp av tjänster redovisar ett underskott, det förklaras av den goda elevtillströmningen vilken i sin tur genererar ökade kostnader i form av bland annat datorer, skolmat och läromedel. För att förstärka trivsel och trygghet ytterligare på skolan har en satsning på den inre miljön skett i from av textilier, möbler och sociala ytor. Gymnasiesärskolan redovisar 2015 ett underskott på 273 tkr vilket beror på minskade interkommunala intäkter och ökade interkommunala kostnader. Interkommunala kostnader Belopp i tkr Budget 2015 Bokslut 2015 Avvikelse Verksamhetens intäkter 12 100 13 619 1 519 Köp av tjänster -52 400-51 531 869 Övriga kostnader -700-739 -39 Verksamhetens kostnader -53 100-52 270 830 Verksamhetens nettokostnad -41 000-38 651 2 349 16
De interkommunala kostnaderna redovisar ett överskott på 2 349 tkr vilket beror på ökade intäkter då skolan har fler inresande elever och minskade kostnader då färre elever väljer att resa ifrån kommunen gentemot budget. Vuxenutbildningen redovisar för 2015 ett överskott på 318 tkr gentemot budget. Verksamhetens intäkter avviker positivt mot budget med 393 tkr. Det beror på att verksamheten mottagit bidrag för SFI-undervisning och lärlingsbidrag som det ej budgeterats för. En negativ avvikelse rapporteras för personalkostnader, det kan förklaras med att verksamheten under året sagt upp och avslutat avtalet med Jensen Education vilket gjort att ny personal blivit anställd. Vidare har verksamheten påverkats av de ökade strömmarna nyanlända som kommit till kommunen, ny personal har anställts för att minska lärsträckan på SFI. Som ett resultat av det uppsagda avtalet med Jensen Education redovisas ett överskott för köp av tjänster. Utöver detta redovisar verksamheten upp mindre avvikelser gentemot budget. Integrationsavdelningen redovisar för 2015 ett resultat i enighet med budget. I samband med ökningen av nyanlända har intäkterna och de övriga kostnaderna ökat, intäkterna i form av bidrag från Migrationsverket och kostnaderna beror på ökade kringkostnader i mottagandet. Integrationsavdelningen visar för personalkostnader upp en avvikelse på 1 880 tkr. Anledningen till det är att personal ej anställts i den takt som det prognostiserats för året. Prognossäkerhet Månad Prognos Avvikelse från bokslut Oktober 6070-1057 September 6042-1085 Delårsbokslut 3750-3377 Maj 0-7127 Vårbokslut 0-7127 Bokslut 2015 7127 17
Nämnden har under året informerats om att överskottet som visade sig de första fem månaderna successivt skulle sjunka men vid delårsbokslutet visade det sig att så var inte fallet. Anledningen är att verksamheterna prognostiserat för högre kostnader under andra halvåret och att överskottet från första halvåret därmed skulle minska. Prognosen som lades i oktober avviker mot utfallet med motsvarande ca 0,5 % av budgeten. Investeringar Tkr Budget 2015 Bokslut 2015 Avvikelse helår Boksl ut 2014 Expansionsinvestering 0 Investering X 0 -varav exploatering 0 Exploatering X 0 Imageinvestering 0 Investering X 0 Reinvestering 0 Investeringar 1 400 1 430-30 1 227 Anpassningsinvestering 0 Investering X 0 Totalt utgifter 1 400 1 430-30 1 227 Utbildningsnämndens investeringsbudget för 2015 var 1 400 tkr, budgeten har nyttjats till fullo och övertrasserat budget med 30 tkr. En mindre planerad investering var tvungen att genomföras under senare delen av året. 18
Personalredovisning Personal och kompetensförsörjning Antal anställningar 1 i november 2015 Anställningstyp Redovisningen innefattar tillsvidareanställda i enlighet med Allmänna Bestämmelser (AB) Årsarbetarna är beräknade på tillsvidareanställningar, genom att sysselsättningsgraden summeras till heltidstjänster. Antalet anställda har ökat från 186 till 197 och därmed antal årsarbetare som nu är 187,3 mot förra året 178,4, en ökning som kan härröras till volymökningar inom verksamheterna. Vid Integrationsavdelningen har beslut kring omorganisation fattats och tjänster har tillsatts på grund av ökade flyktingströmmar. Under 2015 har verksamheten utökats med en flyktingsekreterare och en allmän visstidsanställning avseende flyktingpedagog. Regeringen har beslutat om en lagändring som träder i kraft den 1 mars 2016. Det innebär att personalplaneringen måste revideras ytterligare utöver den planering som finns för 2016. Fördelning arbetad tid 2015 Antal Personer Antal anställningar Antal årsarbetare Medelålder Tillsvidare Sysselsättningsgrad (snitt) Totalt 197 197 187,3 49,7 95% Administration 27 27 26,8 46,4 99% Kultur Turism och fritidsarbete 2 2 1,8 60,0 88% Skol- och barnomsorgsarbete 151 151 142,7 50,5 95% Socialt och kurativt arbete 7 7 7,0 40,0 100% Teknikarbete 7 7 6,8 50,3 96% Vård- och omsorgsarbete 3 3 2,3 51,3 77% Vid Utbildningsförvaltningen är anställningsformen mestadels tillsvidareanställd med månadslön. Pensionsavgångarna visar på en jämn fördelning fram till 2019 då det sker en ökning till 11 personer. För att möta både kortsiktiga och långsiktiga behov av rekryteringar och kompetens fortsätter arbetet med att identifiera och analysera kompetensbehovet genom det systematiska kvalitetsarbetet. 1 Redovisningen ingår tillsvidareanställningar i enlighet med Allmänna Bestämmelser (AB). Anställda enligt beredskapsavtalet (BEA), PAN-avtalet, förtroendevalda, uppdragstagare m fl samt tidsbegränsad, inkl timavlönad, personal ingår inte. Årsarbetarna är beräknade på tillsvidareanställningar, genom att sysselsättningsgraderna summeras till heltidstjänster. Även de som var tjänstlediga är medräknade. 19
Pensionsavgångar 2016 2017 2018 2019 2020 2021 2022 Alla kön 6 7 6 11 7 6 7 Kvinna 3 4 3 7 6 3 5 Man 3 3 3 4 1 3 2 Kompetensutveckling har skett vid Vuxenutbildningen i syfte att nå en högre måluppfyllse Detta har gjorts bland annat genom Skolverkets webbutbildning i betyg och bedömning. Denna utbildning har bidragit till förändrade arbetssätt i bedömning av kunskaper. För att ytterligare ta ett steg till att erbjuda eleverna flexibla lärmiljöer, har utbildning i lärplattformen Vklass genomförts. Detta kan vara en bidragande faktor till att lärsträckan minskat för SFI-elever. Vidare har lärare på SFI, vård och omsorg samt fristående kurser genomfört lärande besök hos varandra. Gemensamma APT och pedagogiska forum har dessutom lett till ökad förståelse för varandras verksamheter. Under året har även rektorn på vuxenutbildningen slutfört sin rektorsutbildning. Vid Alströmergymnasiet deltog merparten av lärarna i matematiklyftet vilket syftar till att öka elevernas studiemotivation och delaktighet i sitt eget lärande och därmed bidra till en högre måluppfyllelse. Lärande besök genom ALP har genomförts vid Byggprogrammet och Gymnasiesärskolan. För att möta omvärldens förändringar och ny lagstiftning har personal deltagit vid konferenser, särskilda utbildningar och dialoger för att få ökad kunskap om nyanländas skolstart. Vid de fall där lärarlegitimation saknas har utbildning initierats. Vid Integrationsavdelningen har det identifierats ett behov av utbildning i förtryck i ett hedersperspektiv samt i ett släkt- och klantänkande i patriarkala samhällsstrukturer, varför utbildning sker fortlöpande för all personal. För att ständigt hålla sig à jour med nya lagstiftningar och direktiv från Migrationsverket och Regeringskansliet samt stor tillströmning av nyanlända och nya folkgrupper, krävs en ständig omvärldsanalys. Denna fås genom föreläsningar och informationskonferenser som anordnas av Länsstyrelsen, Göteborgsregionens kommunalförbund och av Sveriges kommuner och landsting. 20
Löner Medianlön Kön 2014 2015 Kvinna 32 414 33 464 Man 32 554 33 700 Inga osakliga löneskillnader mellan kvinnliga och manliga grupper har uppmärksammats utifrån 2015 års lönekartläggning. Männen har fortfarande något högre medianlön än kvinnorna. Arbetsmiljö Med de prioriterade områdena motivation och styrning i fokus har enkätresultaten visat på ett ökat NMI-värde på 3,8 i jämförelse från 2013 med 3,5. Den förväntade effekten av minskad arbetsbelastning utifrån området ledarskap var en förbättrad dialog mellan chefmedarbetare som har ökat från 36 % 2013 till 52 % 2015 på frågan min närmsta chef stödjer mig i prioriteringar av arbetsuppgifter. NMI-värdets ökning är som högst på området jämställdhet och mångfald där man ser positivt på olikheter. De planerade åtgärderna för att öka NMI visar sig ha fått effekt utifrån 2015 års resultat. Gällande uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet finns det rutiner som efterföljs i samtliga verksamheter bland annat genom regelbundna uppföljningsmöten med skyddsombud, arbetsmiljörond enligt fastlagda rutiner och samverkansavtal. Arbetsmiljö finns som en stående punkt på arbetsplatsträffar. Medarbetarenkäten redovisas och diskuteras och handlingsplaner upprättas i samråd vid samtliga verksamheter. Vid Integrationsavdelningen har man sett över säkerheten och installerat ett nytt larmsystem. 21
Sjukfrånvaro 2 Den totala sjukfrånvaron har ökat från förra årets 3,78 % till årets 3,97 %. Det finns en skillnad i sjukfrånvaro avseende kön och ålder. Det visar sig att skillnaden mellan könen ser ut på följande sätt, 5,51 % för kvinnor och 1,11 % för män. Gällande ålder är det en ökning inom åldersspannet 30-49 från föregående år, 4,61 % till 5,87 % år 2015. För att sänka sjuktalen behövs en djupare analys av orsaker och arbetet fortsätter inom ramen för den förvaltningsövergripande samverkansgruppen (FSG), där även begreppet sjuknärvaro diskuteras och hur detta kan förebyggas. Arbetsskador och tillbud Arbetsskadorna har ökat från fem 2014 till åtta 2015. Sju av dessa är nollskador utan sjukfrånvaro och en skada med frånvaro. Utifrån inrapporterad statistik finns inga tydliga samband mellan skadorna eller tidpunkterna förutom att två av dem är fallolyckor. Rapportering av skador och tillbud har rutiner som uppmärksammats inom samtliga verksamheter. Lägesrapporter kring dessa redovisas kontinuerligt vid FGS:s sammanträden. Förvaltningen misstänker ett mörkertal vad gäller arbetsskador och tillbud i LISA, vilket utgör ett kontrollmoment i nämndens internkontrollplan 2016. 2 Redovisningen omfattar månadsavlönad personal. 22
Sammanfattande analys för året Utbildningsnämnden har under 2015 fortsatt utveckla och kvalitetssäkra verksamheternas uppdrag och innehåll i linje med de styrdokument som föreligger. De prioriteringar som har genomförts under året har haft fokus på att skapa en organisation och utbildningsinnehåll för den enskilde individens behov och förutsättningar samt att bibehålla en god kvalitet för mottagning och introduktion för nyanlända. Det ökade antalet ungdomar som väljer Alströmergymnasiet har påverkat bokslutet positivt på många olika sätt. De interkommunala ersättningarna har minskat och ett ökat antal inresande elever medför ett överskott mot budget. Denna ökning medför också utmaningar i att nyrekrytera lärare. En handlingsplan för att nyrekrytera och fylla vakanser för att möta volymökningen har gjorts och kommer att ge full effekt under 2016. Det är också av största vikt att fortsätta arbetsmiljöarbetet och den strategiska kompetensförsörjningen för att behålla den personal som idag finns vid Utbildningsförvaltningen. En ökad flyktingström har medfört en ökad arbetsbelastning på Integrationsavdelningen och som avhjälpts med utökning av personal för att säkerställa och upprätthålla en god nivå på mottagandet. Denna verksamhet påverkas av omvärldsfaktorer vilket gör den svår att planera. Även verksamheten Vuxnas lärande har haft en volymökning av till exempel SFI-elever och intensifierat sitt arbete med att inventera och anordna utbildningar utifrån omvärldens efterfrågan. Samtliga verksamheter inom Utbildningsförvaltningen har under året uppvisat en stor flexibilitet och framförhållning utifrån ovanstående påverkansfaktorer, vilket kommer ge än mer effekt under 2016. 23
Bilaga 1 Internkontrollplan Område ekonomi verksamhet medborgare medarbetare Process Risk Kontrollmoment Metod * * Förebyggande kontroll (a) säkring kontroll (b) Ansvarig Frekvens uppföljning (säkring kontroll) Rapport till och tidpunkt Ekonomi Elevprognoser 12 Att på ett systematiskt sätt säkra metoder och uppföljning för hur väl elevprognoser (totalt antal elever, in- och utresande, samt per program) stämmer överens med faktiska elevtal vid uppföljningar Verksamhet Strategisk kompetensförsörjning 9 Att kommunens riktlinjer efterlevs vad avser att definiera kompetensbehov och åtgärder utifrån verksamhetens mål och framtida behov. Kris och säkerhet 8 Uppdatering och uppföljning av krisplaner Dokumenthantering 6 Att dokumenthanterings planer efterlevs. Säkra metoder för prognoser (a) Stickprov (b) Information, utbildning (a) Granskning av beslut och protokoll (b) Information, utbildning (a) Stickprov (b) Utbildning (a) Granskning av beslut genom stickprov (b) Controller Varje månad Våruppföljning, delårsrapport och årsredovisning Utvecklingsstrateg Halvårsvis Delårsrapport och årsredovisning. Nämndsekreterare Halvårsvis Våruppföljning, delårsrapport och årsredovisning. Nämndsekreterare Varje månad Delår- och årsredovisning 24
Område ekonomi verksamhet medborgare medarbetare Process Risk Kontrollmoment Metod * * Förebyggande kontroll (a) säkring kontroll (b) Ansvarig Frekvens uppföljning (säkring kontroll) Rapport till och tidpunkt Medarbetare Medborgare Delegationsordning 8 Att riktlinje och rutin efterlevs. Utbildning(a) Statistik elevantal 9 Tillförlitlig statistik i kommunens databaser. Klagomålshantering 6 Att riktlinje, rutiner och lagstiftning efterlevs. Systematiskt arbetsmiljöarbete Kommunalt aktivitetsansvar (KAA) Granskning av beslut genom stickprov (b) Justering direkt då felaktigheter upptäcks (a) Stickprov (b) Information (a) Granskning av beslut genom stickprov (b) 6 Att samverkansavtal efterlevs. Tydliggöra inflytande och delaktighet mellan och inom samverkansgrupper LSG/FSG (a) 12 Att överenskommen förvaltningssamverkan efterlevs vad gäller gemensam målbild, ansvar och roller. Stickprov genom granskning av protokoll och årskalender (b) Information (a) Stickprov genom granskning av beslut och planer (b) Nämndsekreterare Kvartalsvis Delår- och årsredovisning Verksamhetschefer Varje månad Delårsrapport, Årsredovisning Respektive chef Kvartalsvis Rapportering till nämnd. Kvalitetsrapporter Respektive chefer Halvårsvis Delårsrapport och årsredovisning. Förvaltningschef Månadsvis Våruppföljning, delårsrapport och årsredovisning 25
Bilaga 1 Internkontrollplan Område ekonomi verksamhet medborgare medarbetare Process Risk Kontrollmoment Metod * Studiehandledning modersmål 12 Antal modersmålslärare i relation till behov Likabehandlingsplan 9 Att rutin, riktlinje och lagstiftning efterlevs. Frånvarouppföljning Alströmergymnasiet * Förebyggande kontroll (a) säkring kontroll (b) Samverkan med BOU och GR (a) Stickprov granskning av beslut och planer(b) Information (a) Stickprov genom granskning av beslut och planer (b) 8 Att rutin och riktlinjer efterlevs Information (a) Stickprov genom uppföljning av statistiska underlag (b) Ansvarig Frekvens uppföljning (säkring kontroll) Rapport till och tidpunkt Verksamhetschefer I gång per år Delårsrapport, årsredovisning och kvalitetsrapporter Respektive chefer Kvartalsvis Rapporering till nämnd Respektive chefer Varje månad genom rapportering vid avvikelser från ansvarig mentor Systematiskt kvalitetsarbete Årsredovisning Delårsrapport Kvalitetsrapporter 26
Överförmyndarnämnden 2016-02-16 Protokollsutdrag 3 Dnr 2016.002 ÖN 078 Överförmyndarnämndens årsredovisning år 2015 Beslut Ärendebeskrivning Kommunledningskontoret har upprättat förslag till årsredovisning 2015 för överförmyndarnämnden utifrån anvisningar från kommunledningskontoret. Nämndens årsredovisning utgör underlag för den årsredovisning som kommunstyrelsen upprättar över kommunens samlade verksamheter. Överförmyndarnämndens beslut: Årsredovisning för år 2015 godkänns. Exp: KS Justerandes sign Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande
Överförmyndarnämndens årsredovisning 2015 Verksamhet och måluppfyllelse Verksamhet År 2015 har präglats av förändring för överförmyndarnämndens verksamhet. Föräldrabalken ändrades vid årets början, vilket inneburit att en stor del av det ansvar som tidigare vilat på tingsrätterna överflyttades till överförmyndaren. Bland annat innefattar det utredningsansvaret i ansökningsärenden, krav på att föreslå ställföreträdare samt krav på att erbjuda ställföreträdare den utbildning de behöver för att genomföra sina uppdrag. Förändringen i sig har inneburit en märkbar ökning i arbetsbelastningen för handläggarna. Vidare har nämndens verksamhet påverkats stort av den flyktingström som under året nått Sverige. Antalet ensamkommande barn och ungdomar som anvisats till Alingsås har mångdubblats, vilket inte prognostiserats för. I konkreta siffror har antalet ärenden ensamkommande barn och ungdomar ökat från 11 aktiva ärenden under år 2014 till 118 aktiva ärenden under år 2015, varav 105 av de 118 ärendena förordnades god man under år 2015. Siffrorna tydliggör hur stor ökningen egentligen varit, i procent räknat rör det sig om en ökning på 950 % i anordnade ärenden. Den oväntade ökningen har inneburit stora svårigheter att hantera inflödet av ärenden. Eftersom ensamkommande barn och ungdomar måste förordnas en god man omgående har frågan fått högst prioritet. Förutom att god man måste förordnas skyndsamt, så innebär själva handläggningen stora administrativa insatser. Dessutom utbetalas arvoden kvartalsvis, inte årsvis som i vanliga ställföreträdarskap, vilket också tar stora mängder tid i anspråk. Personalresurser har omfördelats på så vis att den ena av nämndens två handläggare ägnar hela sin arbetstid åt ensamkommande barn och ungdomar. Det ökade antalet ärenden har också gett ekonomisk effekt för överförmyndarnämnden, eftersom arvodeskostnaderna blir högre än budgeterat. Däremot blir effekten i balansen inte negativt påverkad. Kostnader som rör arvoden till god man för ensamkommande barn och ungdomar är återsökningsbara i sin helhet från Migrationsverket. Utgifterna har periodiserats, liksom intäkterna, och skapar därför en balans i budgeten. Som en effekt av omfördelningen av personalresurser har nämndens verksamhet i övriga delar av uppdraget fått bortprioriteras. Överförmyndarnämnden beslutade att prioritera dels ensamkommande barn och ungdomar och dels granskning av årsräkningar för år 2014. Resterande delar av uppdraget, såsom det från årsskiftet nya utredningsansvaret och utbildningsansvaret har fått stå åt sidan helt. Nämnden har inte heller kunnat lägga
något fokus på de sedan tidigare nedprioriterade frågorna som rör arkivhållning, administrativa rutiner och allmän ordning och reda. Bland annat har den lagstadgade årliga omprövningen av förvaltarskapen inte genomförts. Överförmyndarnämnden är enligt 5 förmynderskapsförordningen skyldig att varje år ompröva samtliga förvaltarskap. Omprövningen görs för att utreda ifall förvaltarskapet ska fortsätta, utökas eller om det finns anledning för överförmyndarnämnden att vända sig till tingsrätten för att begära att ärendet ska upphöra eller ändras. Omprioriteringarna kan ha inneburit rättsförluster för enskilda, men det är ännu för tidigt att säga. Generellt sett har året inneburit stora utmaningar, inte minst vad gäller att upprätthålla en rättssäker handläggning. Många delar av uppdraget har fått åsidosättas dels på grund av rådande omständigheter med ensamkommande barn och ungdomar, men också med tanke på arbetsbördan med råge överväger personaltillgångarna. Åtaganden och nyckeltal Prioriterat mål och indikator Alingsås bygger välfärden på god service, hög kvalitet och tillgänglighet Nämndens åtagande och nyckeltal Hålla hög kvalitet i arbetet. Nyckeltal saknas. Överförmyndarnämnden har del i målet att bygga välfärden genom god service, hög kvalitet och tillgänglighet, och åtog sig att göra detta genom att hålla hög kvalitet i arbetet. Nämnden har inte fullgjort sitt åtagande i alla delar av uppdraget, eftersom stora delar av handläggningen tar allt för lång tid. På grund av de omständigheter som har rått under året har nämnden inte haft möjlighet att arbeta med åtagandet. Kvaliteten på arbetet har fått sekundär betydelse då effektivitet har prioriterats. Att nämnden inte genomfört sitt åtagande kan ha inneburit rättsförluster för enskild, eftersom handläggningen i stort har tagit för lång tid eller inte genomförts alls. Överförmyndarnämnden säkerställer ej genomfört åtagande inför kommande år genom att utöka personalresurserna med en trejde handläggare vilket kommer innebära möjligheter att uppfylla åtagandet.
Uppdrag till nämnden Överförmyndarnämnden har inte fått något riktat uppdrag. Internkontrollplan Internkontrollen för år 2015 är genomförd vid början av år 2016. Den risk- och väsentlighetsanalys som genomfördes identifierade fem risker som alla kan hänföras till det prioriterade mål som nämnden åtagit sig att arbeta mot. De identifierade riskerna är samtliga sammankopplade med bristande resurser, varför möjlighet att kunna åtgärda riskerna har saknats. För att kunna undanröja de risker som fortfarande bedöms vara pågående eller ej genomförda krävs att personalresurserna ökar. I och med det tillskott i budget som nämnden tilldelats från och med år 2016 kommer ytterligare en årsarbetskraft att anställas av kommunledningskontoret för att handlägga överförmyndarärenden. Följande risk/kontrollmoment ingår i överförmyndarnämndens internkontrollplan och har kontrollerats med följande resultat Handläggning i individärenden - Pågående Handläggning i granskningsärenden - Pågående Uppföljning och utredning av pågående ärenden - Pågående Administrativt och strukturellt arbete, t.ex. arkivhållning - Ej genomfört Utbildning av ställföreträdare - Ej genomfört Kontrollpunkt: Handläggning i individärenden Genomgång av 10 akter med nya ansökningar om god man. Slutsats efter genomgångna stickprov. Handläggningen lever inte upp till tingsrättens tidsfrister och är i tre av ärendena så lång att det finns risk för rättsförluster. Handläggningen är i övrigt utan anmärkning. Kontrollpunkt: Uppföljning och utredning av pågående ärenden Genomgång av fem akter med pågående ärenden. Ingen anmärkning i de akter som kontrollerats.
Kontrollpunkt: Handläggning i granskningsärenden Jämförelse har gjorts avseende årsräkningsprocessen under 2014 mot årsräkningsprocessen under 2015. En sådan jämförelse visar att betydligt lägre andel årsräkningar var granskade efter 6 månader, det vill säga den 31:e augusti, år 2015 än samma datum år 2014. Kontrollpunkt: Arkivhållning Pågående akter väl ordnade. Akter som är färdiga för avslut, är inte avslutade. Akter som avslutats och skall ordnas för leverans till kommunarkivet är inte ordnade. Kontrollpunkt: Utbildningsinsatser Informationsträffar kring årsräkningsgranskning samt för gode män för ensamkommande barn. Utbildning för nya gode män planerad i studieförbunds regi. Genomförs i början av år 2016. Omedelbar åtgärd Inga risker bedömdes kräva omedelbar åtgärd.
Ekonomi Drift Belopp i tkr Budget 2015 Bokslut 2015 Avvikelse prognos/budget 2015 Bokslut 2014 Verksamhetens intäkter 197 715 518 251 Personalkostnader -3 030-3 445-415 -2 818 Lokalhyror -5 0 5-4 Köp av tjänster -1 291-1 283 8-1 252 Övriga kostnader -115-127 -12-129 Verksamhetens kostnader -4 441-4 855-414 -4 203 Avskrivningar 0 Verksamhetens nettokostnader -4 244-4 140 104-3 952 Kommunbidrag 4 244 4 244 0 4 080 Finansnetto 0 Årets resultat 0 104 104 128 Årsbokslutet påvisar ett positivt resultat om 104 tkr, trots att kostnaderna överskrider budgeterat. De högre kostnaderna förklaras av en ökning av ensamkommande barn och ungdomar under 2015. Nämndens överskott hänför sig till högre intäkter främst hänförbart till periodisering av ersättning för gode mäns arvode avseende ensamkommande barn och ungdomar. Jämfört med årsbokslut 2014 är resultatet i stort sett samma. 2014 uppgick årets resultat för överförmyndarnämnden till + 127 tkr. Förklaringen 2014 var dock inte högre intäkter, utan lägre arvodeskostnader än budgeterat.
Prognossäkerhet Månad Prognos Avvikelse från bokslut Oktober 0-104 September 0-104 Delårsbokslut 0-104 Maj 0-104 Vårbokslut 278 174 Bokslut 2015 104 Överförmyndarnämnden har prognostiserat en noll-budget under året, men med reservation för att arvodeskostnaderna för ställföreträdare riskerade att gå över budget. När periodisering av utbetalda arvoden samt förväntade intäkter gjorts uppvisar nämnden istället ett överskott på 104 tkr. Nämnden kunde inte förutse den ökning i ärendeantal som faktiskt skett under år 2015, vad gäller ensamkommande barn och ungdomar.
Investeringar Överförmyndarnämnden har inga egna investeringar. Personalredovisning Personal och kompetensförsörjning Överförmyndarnämnden har ingen anställd personal. Handläggarresurser hyrs in från kommunledningskontoret. Löner Inga löner utbetalas eftersom ingen anställd personal finns. Arbetsmiljö Överförmyndarnämnden hanterar inga frågor i arbetsmiljöområdet.
Sammanfattande analys för året Överförmyndarnämndens verksamhet har mött stora utmaningar och svårigheter under år 2015, allra mest vad gäller att bibehålla en rättssäker verksamhet. Eftersom överförmyndarnämnden är en myndighet kan det inte nog understrykas hur viktigt det är att verksamheten bedrivs på ett rättssäkert, såväl som kostnadseffektivt, sätt. Ur ett kostnadseffektivt perspektiv klarar sig överförmyndarnämnden bra, budget överskrids inte och de resurser som finns tas tillvara på och utnyttjas till fullo. Vad gäller rättssäkerheten är det tveksamt om överförmyndarnämnden når upp till önskvärd nivå. Allt för många delar av nämndens huvuduppdrag har fått åsidosättas till förmån för den akuta flyktingsituation som uppstod. Situationen sammanföll också med sjukskrivning, föräldraledighet och semesterperiod vilket lade stor börda på vikariers axlar. Förutom de eventuella brister vad gäller rättssäkerheten som finns så har trycket på handläggarna varit oerhört stort. Överförmyndarnämndens verksamhet har under flera år lidit av en mycket hög arbetsbelastning, och påtalat detta, vilket gjorde att ökningen i ärendemängd varit mycket svår att hantera. De om- och bortprioriteringar som gjorts under år 2015 har resulterat i att ansökningar om god man inte har kunnat utredas och handläggningstiden för ett ansökningsärende är längre än någonsin. Som en effekt av detta står många alingsåsare med stort hjälpbehov utan den ställföreträdare de skulle behöva. Vidare har ingen uppföljning kunnat göras i de pågående ställföreträdarskapen som redan finns, vilket gör att överförmyndarnämnden har svårt att hålla den uppsikt som lagen kräver. Överförmyndarnämnden påtalade redan under 2014 att verksamheten skulle ha stora svårigheter att kunna hantera det ökade uppdraget som lagändringarna den 1:e januari 2015 skulle innebära. Vid det laget hade någon ökning i antalet ensamkommande barn och ungdomar inte tagits i beaktande, eftersom det inte var något som kunder förutspås. Under år 2015 kom prognoser som indikerade att en viss ökning var att vänta, men att ökningen skulle vara så stor hade inga långsiktiga prognoser siat om. Överförmyndarnämnden har bemött de svårigheter och utmaningar som inträffat genom att använda befintliga personalresurser, omfördela personalresurser och göra stora omoch bortprioriteringar i det dagliga arbetet, vilket har resulterat i att de mest brådskande delarna av det dagliga arbetet har kunnat utföras.
Ärende 4 Hantering av nämndernas resultat 2015 i enligt med nya ekonomistyrprinciper
Datum: 2016-03-01 Kommunstyrelsen Handläggare: Erik Stenkil Olsson Direktnr: Beteckning: 2016.106 KS Hantering av nämndernas resultat 2015 i enlighet med nya ekonomistyrprinciper Ärendebeskrivning I samband med varje årsbokslut har kommunfullmäktige tagit ställning till hantering av nämndernas eventuella underskott. I samband med flerårsstrategi 2016-2018 för Alingsås kommun ändrades kommunens ekonomiska styrprinciper vilket öppnar upp för en annorlunda hantering av nämndernas underskott jämfört med tidigare års hantering. Vid sitt sammanträde 11 juni 2014 84 beslutade kommunfullmäktige om riktlinjer för ekonomistyrning. I dessa framgår följande avseende nämndernas återhämtande av underskott: En nämnd får inte förbruka mer resurser än vad den blivit tilldelad. Om detta ändå sker skall nämnden täcka underskottet inom två år. I samband med beslut om flerårsstrategi 2016-2018 för Alingsås den 25 november 2015 183 beslutade kommunfullmäktige om reviderade ekonomistyrprinciper för Alingsås kommun. I dessa ändrades skrivningen kring återhämtande av underskott till följande lydelse: Om en nämnd förbrukar mer än de resurser som den blivit tilldelad ska kommunfullmäktige fastställa, i samband med årsredovisningen, om underskottet ska återhämtas från kommande två års ramar eller skrivas av. Förvaltningens yttrande Frågan kring återhämtande av underskott aktualiseras särskilt med anledning av att kommunfullmäktige beslutat om nya ekonomistyrprinciper i samband med flerårsstrategi 2016. Bokslut 2015 följs upp utifrån tidigare ekonomistyrprinciper och finansiella mål, samtidigt som beslutet kring återhämtande av underskott påverkar verksamheterna framöver. Då beslutet påverkar nämndernas kommunbidrag för kommande år anser kommunledningskontoret att de reviderade ekonomistyrprinciperna bör tillämpas. Enligt dessa ska kommunfullmäktige ta ställning till om underskott ska återhämtas eller skrivas av. I bokslut 2015 redovisar fyra av de skattefinansierade verksamheterna underskott. Därtill ska beslut fattas kring hantering av de avgiftfinansierade verksamheterna VA och Avfalls hantering av 2015 års resultat.
Skattefinansierade verksamheter Socialnämnden redovisar ett underskott om 4,7 mnkr för 2015. Underskottet beror främst på högre kostnader för funktionsstödsplaceringar samt en ökning av kostnader till privata utförare inom personlig assistans. Kommunledningskontoret gör bedömningen att nämnden kommer ha svårt att återhämta underskottet inom två år, främst med anledning av att kostnader för personlig assistans antas öka ytterligare kommande år. Barn- och ungdomsnämnden redovisar ett underskott om 3,1 mnkr. Underskottet hänförs främst till kostnader i samband med markarbeten för paviljonger, högre interkommunala kostnader samt högre personalkostnader. Kommunledningskontoret gör med anledning av förväntade volymökningar framöver bedömningen att det kommer bli svårt för nämnden att återhämta underskottet inom två år. Samhällsbyggnadsnämnden redovisar ett underskott om 0,9 mnkr för samhällsbyggnadskontoret. Underskottet beror till stor del på högre underhållskostnader för fastigheter, varav Nolhaga slott är en bidragande faktor. I flerårsstrategi 2016-2018 har kommunstyrelsen erhållit 1 mnkr i kommunbidrag för Nolhaga slott. Underskottet bör därför inte kvarstå 2016. Med anledning av detta gör kommunledningskontoret bedömningen att underskottet ej bör återhämtas. Tekniska nämndens skattefinansierade verksamheter redovisar ett underskott om 5,8 mnkr. Nämnden anser att underskottet är att hänföra till hanteringen av kapitalkostnader. Utrymme som tidigare år funnits inom ramen för kapitalkostnaderna uteblev när budgeten för kapitalkostnaderna flyttades till finansieringen. I tekniska nämndens antagna flerårsstrategi 2016-2018 framgår att nämnden med tilldelade ekonomiska ramar kommer kunna behålla nuvarande driftnivå. Kommunledningskontoret gör därför bedömningen underskottet ej bör återhämtas. Avgiftsfinansierade verksamheter VA redovisar ett överskott om 1,1 mnkr för 2015. Kommunledningskontoret anser att underskottet ska regleras gentemot upparbetad skuld till VA-kollektivet. Avfall redovisar ett underskott om 3,2 mnkr för 2015. Kommunledningskontoret anser att underskottet ska regleras gentemot upparbetad skuld till avfallskollektivet. Förslag till beslut i kommunfullmäktige Socialnämndens underskott om 4,7 mnkr för 2015 skrivs av. Barn- och ungdomsnämndens underskott om 3,1 mnkr för 2015 skrivs av. Samhällsbyggnadsnämndens underskott för samhällsbyggnadskontoret om 0,9 mnkr för 2015 skrivs av. Tekniska nämndens underskott för de skattefinansierade verksamheterna om 5,8 mnkr för 2015 skrivs av.
VA:s överskott om 1,1 mnkr för 2015 regleras gentemot upparbetad skuld till VAkollektivet. Avfalls underskott om 3,2 mnkr regleras gentemot upparbetad skuld till avfallskollektivet. Exp: SN, BUN, SBN, TN Kommunledningskontoret Susanne Wirdemo Ekonomichef Erik Stenkil Olsson Controller Godkänd av: Susanne Wirdemo Titel: Datum: 2016-03-01
Ärende 5 Exploateringsavtal, Skårsvägen
Datum: 2016-02-25 Kommunstyrelsen Handläggare: Erik Stenkil Olsson Direktnr: Beteckning: 2016.041 KS Exploateringsavtal, Skårsvägen Ärendebeskrivning Samhällsbyggnadsnämnden beslutade vid sitt sammanträde den 25 januari 2016 6 att föreslå kommunfullmäktige att anta undertecknat exploateringsavtal för Skårsvägen. Som grund för exploateringsavtalet ligger förslag till detaljplan för Skårsvägen. Avtalet syftar till att reglera utbyggnad och finansiering av allmänna anläggningar samt överföring av mark. Detaljplanen omfattar totalt 24 nya tomter för småhus samt 5 nya tomter för flerbostadshus. Utbyggnaden enligt exploateringsavtalet omfattar såväl ny väg inklusive belysning öster om Skårsvägen, som en ombyggnad av befintlig väg samt ny GC-väg inom området. Kostnaden för ny väg öster om Skårsvägen bekostas av kommunen. Ombyggnad av befintlig väg samt ny GC-väg kostnadsfördelas mellan exploatör och kommunen utifrån överenskommen kostnadsfördelning. Förvaltningens yttrande Kommunledningskontoret har tagit del av ärendet och gör följande bedömning. Exploateringsavtalet omfattar bland annat kostnadsfördelning avseende byggnation av allmänna anläggningar, samt erforderliga säkerheter för exploatörernas åtaganden. Kostnadsfördelning mellan kommunen och exploatörerna uppgår till 58% för kommunen och 42% för exploatörerna. Som säkerhet för exploatörernas åtaganden gentemot kommunen ställs bankgaranti. Exploateringsavtalet innebär ett uttagande av gatukostnadsersättning. Förutsättningarna för kommunens uttag av gatukostnadsersättning regleras i beslut från kommunfullmäktige 20 december 1989 230. I beslutet regleras även vad som anses vara en godtagbar säkerhet för exploatörens åtaganden. Kommunledningskontoret noterar att kommunens beslut från 1989 att ta ut gatukostnadsersättning gäller, men att det kan behöva ses över och aktualiseras. Kommunstyrelsen beslutade vid sitt sammanträde 23 november 2015 228 att återremittera förslag på nya exploateringsriktlinjer för Alingsås. Bakgrunden till återremissen var bland annat att frågan kring gatukostnadsersättning behövde utredas ytterligare. Till dess att nya riktlinjer beslutats gäller beslutet från 1989. Kommunens möjlighet att ta ut gatukostnadsersättning har använts sparsamt de senaste åren. Kommunledningskontoret betonar därför vikten av att exploatörerna blir informerade om förutsättningarna för uttag av gatukostnadsersättningar samt vilka alternativ för godtagbar säkerhet som finns att tillgå. Detta är särskilt viktigt då uttaget av gatukostnadsersättning grundar sig på ett så pass gammalt beslut.
Sammantaget gör kommunledningskontoret bedömningen att exploateringsavtalet för Skårsvägen bör godkännas. Förslag till beslut i kommunfullmäktige Exploateringsavtal för Skårsvägen godkänns. Exp: SBN Kommunledningskontoret Susanne Wirdemo Ekonomichef Erik Stenkil Olsson Controller Godkänd av: Susanne Wirdemo Titel: Datum: 2016-02-25
Ärende 6 Förändrad ansvarsfördelning inom samhällsplanering och tekniska verksamheter
Kommunstyrelsen 2015-12-07 Protokollsutdrag KS 261 Dnr 2015.603 KS 005 Förändrad ansvarsfördelning inom samhällsplanering och tekniska verksamheter Ärendebeskrivning Joakim Järrebring (S) lämnar vid dagens sammanträde förslag om förändrad ansvarsfördelning inom samhällsplanering och tekniska verksamheter med följande motivering till förslaget: Alingsås är en tillväxtkommun och står inför stora samhällsinvesteringar de kommande åren. De strategiska vägvalen kring omfattningen på utbyggnad, prioritering av områden och planeringen i tid är helt avgörande för kommunens ekonomi och nämndernas förutsättningar att planera och bedriva sin verksamhet. Kommunstyrelsen har hand om den ekonomiska förvaltningen och för att på ett bättre sätt kunna fullgöra den uppgiften är det motiverat att ansvaret för den översiktliga planeringen och exploateringen av mark och vatten också förs över till kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen blir därmed ansvarig för den strategiska och taktiska samhällsplaneringen medan samhällsbyggnadsnämnden behåller ansvaret för den operativa samhällsplaneringen och kontrollen. Det är en uppdelning som återfinns i flera andra kommuner och ligger också i linje med inriktningen i den politiska avsiktsförklaringen i Flerårsstrategi 2016-2018. Tekniska förvaltningen har under de senaste åren strukturerat om sin verksamhet. Från att tidigare ha varit en förvaltning med i huvudsak utförande i egen regi utförs idag stora delar av tekniska förvaltningens verksamheter av andra utförare på entreprenad. Förvaltningens personal har därmed minskat och uppdraget blivit mer av beställarkaraktär. De taxefinansierade verksamheterna särskiljs nu, enligt ny lagstiftning, och får sin egen styrning. Bolagisering av dessa skall utredas. Administrativa stabsresurser delas idag med samhällsbyggnadsförvaltningen. Sammantaget finns det allt mindre anledning till att de verksamheter som finns inom tekniska förvaltningen behöver vara en egen förvaltning. I samband med en överföring av den strategiska samhällsplaneringen till kommunstyrelsen är det därför rimligt att också slå ihop samhällsbyggnadsförvaltningen och tekniska förvaltningen till en förvaltning. Med en gemensam förvaltning finns det skäl att också ha en gemensam politisk nämnd. Justerandes sign Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande
Kommunstyrelsen 2015-12-07 KS 261, forts Dnr 2015.603 KS 005 Joakim Järrebring (S) yrkar på följande förslag till beslut i kommunstyrelsen: 1. Följande förändring av ansvarsfördelning föreslås: - Översiktsplaneringen och exploateringsverksamheten förs över från samhällsbyggnadsnämnden till kommunstyrelsen från och med den 1 januari 2017. - Tekniska nämndens verksamhet förs över till samhällsbyggnadsnämnden från och med den 1 januari 2017 och tekniska förvaltningen inordnas i samhällsbyggnadskontoret. Tekniska nämnden avslutas den 31 december 2016. -Kommunstyrelsen får i uppdrag att under 2016 lägga fram förslag till de förändringar i nämndernas reglementen som följer av den ändrade ansvarsfördelningen. -Kommunstyrelsen får i uppdrag att i förslag till flerårsstrategi 2017-2019 genomföra de förändringar av budget som följer av den ändrade ansvarsfördelningen. -Kommunstyrelsen får i uppdrag att samordna de förberedelser som behöver göras och initiera de beslut i övrigt som behöver tas för att den ändrade ansvarsfördelningen skall kunna verkställas. 2. Kommunstyrelsens förslag till förändrad ansvarsfördelning remitteras till tekniska nämnden och samhällsbyggandsnämnden för yttrande senast den 4 mars 2016. Daniel Filipsson (M) yrkar på följande förslag till beslut i kommunstyrelsen: 1. Följande förändring av ansvarsfördelningen föreslås: -Översiktsplaneringen och exploateringsverksamheten förs över från samhällsbyggnadsnämnden till Kommunstyrelsen från och med den 1 maj 2016. -Tekniska nämndens verksamhet förs över till samhällsbyggnadsnämnden från och med den 1 maj 2016 och tekniska förvaltningen inordnas därefter i samhällbyggnadskontoret. -Tekniska nämnden avslutas den 31 december 2016. -Kommunstyrelsen får i uppdrag att per den 30 april 2016 lägga fram förslag på de förändringar i nämndernas reglementen som följer av den ändrade ansvarsfördelningen. -Kommunstyrelsen får i uppdrag att ta fram förslag på reviderad flerårsstrategi 2016-2018 i syfte att genomföra de förändringar som följer av den ändrade ansvarsfördelningen. Förslaget ska återredovisas till Kommunstyrelsens sammanträde i mars. -Kommunstyrelsen får i uppdrag att samordna de förberedelser som behöver göras och initiera de beslut i övrigt som behöver tas för att den ändrade ansvarsfördelningen skall kunna verkställas. 2. Kommunstyrelsens förslag till förändrad ansvarsfördelning remitteras till tekniska nämnden och samhällsbyggandsnämnden för yttrande senast den 8 februari 2016. Justerandes sign Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande
Kommunstyrelsen 2015-12-07 KS 261, forts Dnr 2015.603 KS 005 Ordföranden finner att kommunstyrelsen beslutar att bifalla Daniel Filipssons förslag till beslut. Kommunstyrelsens beslut: 1. Följande förändring av ansvarsfördelningen föreslås: -Översiktsplaneringen och exploateringsverksamheten förs över från samhällsbyggnadsnämnden till kommunstyrelsen från och med den 1 maj 2016. -Tekniska nämndens verksamhet förs över till samhällsbyggnadsnämnden från och med den 1 maj 2016 och tekniska förvaltningen inordnas därefter i samhällbyggnadskontoret. -Tekniska nämnden avslutas den 31 december 2016. -Kommunstyrelsen får i uppdrag att per den 30 april 2016 lägga fram förslag på de förändringar i nämndernas reglementen som följer av den ändrade ansvarsfördelningen. -Kommunstyrelsen får i uppdrag att ta fram förslag på reviderad flerårsstrategi 2016-2018 i syfte att genomföra de förändringar som följer av den ändrade ansvarsfördelningen. Förslaget ska återredovisas till Kommunstyrelsens sammanträde i mars. -Kommunstyrelsen får i uppdrag att samordna de förberedelser som behöver göras och initiera de beslut i övrigt som behöver tas för att den ändrade ansvarsfördelningen skall kunna verkställas. 2. Kommunstyrelsens förslag till förändrad ansvarsfördelning remitteras till tekniska nämnden och samhällsbyggandsnämnden för yttrande senast den 8 februari 2016. Anteckning Joakim Järrebring(S), Anna Hansson(MP) och Jan Gustafsson(V) lämnar följande protokollsanteckning: Då kommunstyrelsen i sak är ense om behovet av förändrad och förtydligad ansvarsfördelning finns en vikt av enighet i beslut. Det ursprungliga förslaget hade en mer utsträckt tid för förändring vilket har sina fördelar avseende ekonomisk uppföljning och tid för förankring. En snabbare förändringsprocess har också sina fördelar då framtida förutsättningar för verksamheten klarläggs skyndsamt. Vi står bakom beslutet med den snabbare processen men vi vill belysa den problematik som kan uppstå i det fall organisationsförändringar uppstår mitt under ett verksamhetsår. Erfarenheter från denna typ av situation visar att redovisning av siffror och ekonomiska analyser kan försvåras. Redovisningssystem och andra verksamhetssystem stöder i första hand hantering av data på årsbasis. Då organisationsförändringar sker under verksamhetsåret kan manuell handpåläggning behövas då systemet inte stöder automatiska analyser. Manuell handpåläggning och bristande systemstöd utgör en risk för fel och missförstånd, samt ökat behov av manuell arbetsinsats. Dessa risker bör finnas med i övervägandet ihop med remissvaren i den fortsatta handläggningen av ärendet. Exp: Remiss TN o SBN Justerandes sign Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande
Ärende 7 Alingsås och Vårgårda Räddningstjänstförbund, taxor 2016
Datum: 2016-02-16 Kommunstyrelsen Handläggare: Erik Stenkil Olsson Direktnr: Beteckning: 2016.026 KS Alingsås och Vårgårda Räddningstjänstförbund, taxor 2016 Ärendebeskrivning Direktionen för Alingsås- och Vårgårda Räddningstjänstförbund beslutade vid sitt sammanträde 2015-12-11 29 om förslag till nya taxor för 2016. Taxorna avser brandskyddskontroll samt tillsyn inom ramen för lag om skydd mot olyckor (LSO), samt lag om brandfarliga och explosiva varor (LBE) och föreslås gälla från 2016-04- 01. Taxorna behöver fastslås av respektive medlemskommuns kommunfullmäktige. Förvaltningens yttrande Kommunledningskontoret har tagit del av direktionens förslag och gör följande bedömning. Beslutet omfattar två olika taxor, en för brandskyddskontroll och en för tillsyn inom ramen för LSO och LBE. Taxor för tillsyn: Tillsynsavgiften per timme för tillsyn enligt LSO och LBE föreslås att uppgå till 768 kronor exklusive moms från och med 2016-04-01. Av underlag framgår dock inte hur avgiften är framräknad eller vad den baseras på. Det framgår inte heller hur stor skillnaden är från föregående år. Kommunledningskontoret gör därför bedömningen att ärendet bör återremitteras för ny behandling. Taxor för brandskyddskontroll: I bilaga till direktionens beslut framgår vad avgiften för brandskyddskontrollen uppgår till för perioden 2016-01-01 till och med 2016-03-31. Däremot framgår inget specifikt belopp för vad avgiften kommer vara från och med 2016-04-01. I bilagan framgår att avgifterna uppräknas årligen utifrån SKL:s sotningsindex. Indexet för 2016 har dock inte publicerats ännu då detta beräknas ske under mars månad. Till grund för indexet ligger dels löneökningar i löneavtalet mellan Sveriges Skorstensfejarmästares Riksförbund och Svenska Kommunalarbetareförbundet, dels konsumentprisindex (KPI). Vid tidpunkten för direktionens beslut fanns inget publicerat index för 2016, varpå en exakt avgift inte kunde fastställas. Kommunfullmäktige i de båda medlemskommunerna kan således inte ta ställning till en definitiv avgift rörande brandskyddskontrollen. Kommunledningskontoret gör därmed bedömningen att taxan för brandskyddskontrollen bör återremitteras till förbundet för ny behandling och beslut när SKL:s sotningsindex är publicerat. Förslag till beslut i arbetsutskottet Ärendet återremitteras för ny behandling.
Exp: AVRF Kommunledningskontoret Susanne Wirdemo Ekonomichef Erik Stenkil Olsson Controller Godkänd av: Susanne Wirdemo Titel: Datum: 2016-02-19
2015-12-11 Protokollsutdrag AVRF 29 Dnr 2015.033 AVRF 072 Taxor 2016 Ärendebeskrivning Inför varje nytt år görs en genomgång av de taxor för myndighetsutövning som förbundet använder sig utav. De myndighetsutövningar som förbundet utför är Brandskyddskontroller och Tillsyn enligt Lagen om skydd mot olyckor (LSO) och Lagen om brandfarlig och explosiv vara (LBE). Direktionens beslut: Taxor 2016 för Alingsås och Vårgårda Räddningstjänstförbund antas och överlämnas till respektive medlemskommuns kommunfullmäktige för fastställelse, att gälla från den 1 april 2016. Exp: Medlemsk. KF Justerandes sign Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande
Taxor 2016 Alingsås och Vårgårda Räddningstjänstförbund Postadress: 441 81 Alingsås Besöksadress: Tomasgårdsvägen 1 Telefon: 0322-61 60 00 E-post: raddningstjansten@alivar.se Webbplats: www.alivar.se
. Taxor för Brandskyddskontroll 1 januari - 31 mars exkl. moms - grundavgift 177 - värmepanna 516 - lokaleldstad 402 En årlig indexuppräkning görs av SKL efter genomförd lönerörelse och konsumentindex som gäller från och med 1 april För brandskyddskontroll av tillkommande objekt eller utökad kontroll genom temperaturmätning, röktrycksprovning eller dylikt uttas ersättning enligt gällande timtaxa för brandskyddskontroll. Taxor för Tillsyn Enligt Lag (2003:778) om skydd mot olyckor, LSO, och Lag (1988:868) om brandfarlig och explosiva varor, LBE, har tillsynsmyndigheten rätt att ta ut avgift för den tillsyn som behöver utföras på plats ute i verksamheterna. Tillsynsavgiften delas in i två delar grundavgift och timtaxa. Grundavgift är en genomsnittlig kostnad för bokning, förberedelse, restid och protokollskrivning. Grundavgifter täcker 2,75 timmars handläggningstid utöver platsbesök. Vid större och mer komplicerade objekt där förberedelsetid mm överstiger 2,75 timmar debiteras varje påbörjad halvtimme med ordinarie timtaxa. Timtaxan utgörs av kostnader förknippad med personal, det vill säga lönekostnader och overheadkostnader, såsom lokalhyra, kontorsutrustning och kostnader för fordon. Tillsynskategori - avgifter exkl moms Grundavgift Tillsyn enligt LSO eller LBE 2,75*timtaxa Samplanerad tillsyn LSO och LBE (2,75+2,75/2)*timtaxa Efterkontroll 2,75/2*timtaxa Timtaxan för 2016 är 768 kronor exklusive moms. Timtaxan debiteras per påbörjad halvtimma. Minsta tid är dock en timme. Timtaxan bör uppräknas för varje kalenderår. Uppräkningen ska baseras på lönekostnadsökningen. Alingsås och Vårgårda Räddningstjänstförbund Postadress: 441 81 Alingsås Besöksadress: Tomasgårdsvägen 1 Telefon: 0322-61 60 00 E-post: raddningstjansten@alivar.se Webbplats: www.alivar.se