24 september 2002 NR. 25/2002 INNEHÅLL Kopiera gärna FörbundsInfo Hemdatorer ur ett arbetsgivarperspektiv sid 2 Många församlingar och samfälligheter har utnyttjat möjligheten att låta de anställda låna datorer skattefritt. I de flesta fall upprättades ett avtal mellan arbetsgivaren och de anställda som löper över tre år. Många av dessa avtal har nu gått ut eller är på väg att gå ut och frågan är därför hur arbetsgivaren ska hantera denna situation. Detta FörbundsInfo beskriver regelverket runt hanteringen av hemdatorer. Bilaga Exempel på avtal om Hem PC-paket. Handläggare Konsulent Göran Abbemark tfn 08 737 71 35 Ekonomikonsulent Anders Granberg tfn 08 737 71 21 Svenska kyrkans Församlingsförbund S:t Eriksgatan 63, 112 34 Stockholm Tel. 08-737 70 00 Telefax 08-653 40 79 E-post forsamlingsforbundet@svenskakyrkan.se Hemsida: www.svenskakyrkan.se/forsamlingsforbundet Ansvarig utgivare Förbundsdirektör Torbjörn Zygmunt Redaktör Lars Lidström Utsänds till arbetsgivare
Innehåll Hemdatorer ur ett arbetsgivarperspektiv... 3 Vad händer när avtalet går ut?... 3 Lämna tillbaka datorerna... 3 Fortsätta låna datorerna... 3 Köpa datorerna... 4 Är ett nytt erbjudande om lånedator möjligt?... 4 Stadigvarande personal och förtroendevalda... 5 Vilken utrustning får ingå i ett lånedatorpaket?... 5 Bruttolöneavdrag... 5 Endast en dator... 6 Avtal om lånedator... 7 Bokföring av Hem-PC paket... 7 Inköp eller leasing/hyra av Hem-PC paket... 7 Löneavdrag... 7 Köp av Hem-PC paket till nettolöneavdrag... 8 Vanliga frågor från personalen... 8 Bilaga Exempel på avtal om Hem PC-paket 2
Hemdatorer ur ett arbetsgivarperspektiv För att öka datamognaden kan anställda få möjlighet att använda sina arbetsgivares datorer i hemmet utan några beskattningskonsekvenser. Dessa regler infördes den 1 januari 1998. Av 11 kap. 7 Inkomstskattelagen framgår följande: "En förmån av att använda en av arbetsgivaren tillhandahållen datorutrustning för privat bruk ska inte tas upp som intäkt, om förmånen väsentligen riktar sig till hela den stadigvarande personalen på arbetsplatsen". Många församlingar och samfälligheter har utnyttjat möjligheten att skattefritt låta de anställda låna datorer för privat bruk. I flertalet fall har de anställda i gengäld accepterat ett bruttolöneavdrag. I de flesta fall upprättades ett treårigt avtal mellan arbetsgivaren och de anställda. Många av dessa avtal har nu gått ut eller är på väg att gå ut och frågan är hur arbetsgivaren ska hantera denna situation. Vad händer när avtalet går ut? I skattebestämmelsen om skattefri lånedator finns ingen tidsangivelse för lånets varaktighet. Det betyder att datorerna kan lånas ut till de anställda utan tidsgräns. När avtalet går ut kan arbetsgivaren låta de anställda, om inget annat framgår av tidigare upprättade avtal mellan arbetsgivaren och de anställda, välja mellan att: lämna tillbaka datorerna fortsätta att låna datorerna köpa datorerna Lämna tillbaka datorerna Datorerna är arbetsgivarens egendom. Skulle de anställda lämna tillbaka datorerna uppkommer inga skattekonsekvenser för de anställda eller arbetsgivaren. Alternativet att de anställda lämnar tillbaka datorerna är dock ofta opraktiskt för församlingen som då riskerar att få tillbaka ett antal datorer som inte kan användas i verksamheten. Det är i många fall mer praktiskt att komma överens om att de anställda köper datorerna eller fortsätter att låna datorerna utan bruttolöneavdrag eller med ett lägre bruttolöneavdrag. Fortsätta låna datorerna Lånar de anställda även i fortsättningen datorerna uppkommer inga skattekonsekvenser, för någon av parterna. Det är dock viktigt att komma ihåg att församlingarna fortfarande ska äga eller leasa datorerna. Någon äganderätt till datorerna får inte övergå till de anställda. Ett bruttolöneavdrag är inget villkor för skattfrihet för de anställda. Om församlingen efter tre år med bruttolöneavdrag sänker eller helt avstår från bruttolöneavdraget påverkar detta inte skattefriheten för de anställda. 3
Köpa datorerna I de fall församlingen väljer att sälja datorerna till de anställda, skall detta ske till ett pris som motsvarar marknadsvärdet på datorn för att förmånsbeskattning inte ska ske. Värderingen bör göras av någon utomstående, exempelvis av en återförsäljare av datorer. Att datorerna i församlingens räkenskaper är helt avskrivna eller har ett restvärde vid leasing som är lågt, påverkar inte bedömningen av marknadsvärdet. Datorer som församlingen har leasat från ett uthyrningsföretag och som därefter lånats ut till de anställda kan hanteras antingen genom att de anställda köper datorerna direkt av uthyrningsföretaget, eller genom att församlingen först köper datorerna av uthyrningsföretaget för att därefter sälja datorerna till de anställda. I båda fallen måste de anställda betala marknadspris om inte förmånsbeskattning skall ske. Understiger utköpspriset marknadsvärdet uppkommer en skattepliktig förmån för de anställda. Församlingen skall också erlägga arbetsgivaravgifter på motsvarande belopp. Väljer församlingen att sälja datorerna till de anställda är det viktigt att tänka på att detta inte får ske mot bruttolöneavdrag. Utköpet måste ske med ett nettolöneavdrag eller genom att församlingen fakturerar de anställda (det vill säga att betalning måste ske med beskattade pengar). Församlingarna har inte haft avdragsrätt för moms i samband med köpet eller leasingen av datorerna. Vid försäljningen ska inte någon utgående moms redovisas. Enligt uppgift från skattemyndigheten gäller detta även när församlingen köper leasade datorer för restvärdet för att omedelbart därefter sälja datorerna till de anställda. Om en församling väljer att skänka lånedatorerna till de anställda jämställs detta med lön och värdet av datorerna blir en skattepliktig förmån för de anställda. Församlingen ska då betala arbetsgivaravgifter på datorernas marknadsvärde. Är ett nytt erbjudande om lånedator möjligt? Reglerna om skattefrihet för lånedatorer gäller även nya erbjudanden. En församling kan därför, t.ex. när den första avtalsperioden gått ut, lämna ett nytt erbjudande till personalen. För att lånet ska vara skattefritt ska erbjudandet vara utformat så att det riktar sig till hela den stadigvarande personalen på arbetsplatsen. Skattefriheten förutsätter även att det är arbetsgivaren som betalar kostnaden för datorutrustningen genom att antingen köpa eller hyra den. Vidare förutsätts att eventuella avtal om bruttolöneavdrag eller liknande inte utformas på sådant sätt att det kan jämställas med att de anställda köper datorerna. Vid avtalsperiodens slut skall den anställde lämna tillbaka datorutrustningen till arbetsgivaren, om man inte har kommit överens om något annat. Avtalet som tecknas om lånedator får därför inte innehålla bestämmelser som innebär att den anställda vid avtalstidens slut skall 4
få köpa datorn till ett förutbestämt belopp. Avtalet kan då bli klassificerat som ett avbetalningsköp och skattefriheten kan gå förlorad. Stadigvarande personal och förtroendevalda Till stadigvarande personal räknas alla tillsvidareanställda på arbetsplatsen. Även andra personer på arbetsplatsen, exempelvis vikarier, sommarjobbare och uppdragstagare kan ges samma möjligheter. Förmånen blir då skattefri även för dessa personer. Förtroendevalda omfattas generellt inte av skattefriheten. Detta innebär att om församlingen lånar ut en hemdator till de förtroendevalda blir det fråga om förmånsbeskattning och arbetsgivaravgifter om hyran understiger marknadshyra. Vilken utrustning får ingå i ett lånedatorpaket? De lånedatorpaket som församlingarna lånar ut till sina anställda får inte innehålla alltför mycket extrautrustning. Skattefriheten kan enligt Riksskatteverket (RSV) i sådana fall ifrågasättas. Dator med tillhörande bildskärm och tangentbord får naturligtvis ingå, likaså skrivare, CD-spelare, modem, CD-brännare, webbkamera och scanner. Vilka datorprogram som ska ingå i paketet bestämmer arbetsgivaren. Vissa program är självklart nödvändiga för att den anställde ska kunna använda sig av datorn, d.v.s. rena operativprogram. Väljer arbetsgivaren att komplettera erbjudandet med andra typer av program exempelvis spel- eller ritprogram ryms detta inom skattefriheten. Enligt skattemyndighetens uppfattning bör till datorutrustning hänföras sådan utrustning som inte fungerar annat än i direkt anslutning till datorn, exempelvis en i datorlådan inbyggd dvd-spelare, cd-brännare etc. Utrustning som primärt har annan användning såsom digitala kameror, digitala videokameror, mp3-spelare kan inte räknas som utrustning som kan ingå i det skattefria datorpaketet. Gemensamt för de nämnda apparaterna är att de visserligen kräver dator för att visa, skicka och skriva ut bilder, redigera filmer respektive spela in musik, men deras egentliga funktion är att fungera som kameror eller för att lyssna till musik. Inte heller bredbands- eller internetuppkoppling kan ingå i låneerbjudandet. Bruttolöneavdrag Många arbetsgivare kompletterar datorerbjudandet med ett s.k. bruttolöneavdrag. Detta innebär att den anställde accepterar att lönen under avtalsperioden sänks med exempelvis 400 kronor. Uttrycket bruttolöneavdrag är ett mindre bra uttryck, eftersom det inte är ett avdrag i skatterättslig mening. Det som sker är att arbetsgivaren och den anställde kommer överens om en ny lägre lön. Det är den nya lägre lönen som ska beskattas, och det 5
är på den som arbetsgivaren ska göra avdrag för preliminär skatt. Någon möjlighet för skattemyndigheten att beskatta en lönesänkning, finns inte. Frågorna om förmånsbeskattning av en lånedator och bruttolöneavdrag (lönesänkning) är med andra ord två olika frågor som ofta blandas ihop. Den koppling som finns beror på att lönesänkningen oftast är ett villkor i låneavtalet. Det är också viktigt att poängtera att det inte finns något krav på att bruttolöneavdrag måste göras för att skattefrihet ska vara aktuell. Bruttolöneavdrag innebär en hjälp för arbetsgivarens att finansiera lånedatorpaketet. Detta genom att arbetsgivaren genom löneavdraget dels betalar ut en lägre lön och dels gör en inbesparing då lägre lön medför lägre arbetsgivaravgifter. Det är fritt för arbetsgivaren att subventionera lånet av datorer genom att inte kräva full kostnadstäckning. En överenskommelse mellan en arbetsgivare och en anställd om att bruttolöneavdrag ska göras är ett civilrättsligt avtal och har inget med förmånsbeskattningsfrågan att göra. Arbetsgivaren bör upplysa om vilka konsekvenser en avtalad lönesänkning får för den anställde. Det är viktigt att påpeka att den nya avtalade lägre lönen: utgör den pensionsgrundande inkomsten, är underlag vid beräkning av semesterdagstillägg, samt underlag vid ersättning för fyllnadstid och övertid. Bruttolöneavdraget skall göras med lika stort belopp för varje anställd oavsett lön och oavsett om nettokostnaden blir olika beroende på vilken sida om de s.k. brytpunkterna den anställdes lön ligger. Endast en dator Om en församling lämnar ett nytt erbjudande om lånedatorer till de anställda kan problem uppstå för de anställda som redan har lånedator. Skattefriheten förutsätter nämligen att endast en dator åt gången lånas ut till den anställde. Det finns dock inget som hindrar att en anställd som redan har en hemdator, väljer att delta i det nya avtalet på så sätt att han/hon endast önskar låna tilläggsutrustning, exempelvis en ny skrivare eller motsvarande. Detta förutsätter dock att arbetsgivaren godkänner ett sådant förfarande. Den anställde kan dock aldrig erhålla två likadana tilläggsutrustningar (t.ex. två skrivare eller bildskärmar) skattefritt. 6
Avtal om lånedator Det finns ett antal punkter som bör regleras i ett avtal om lånedator mellan en församling och de anställda. Bl.a. bör följande punkter förutom avtalets omfattning och lånetid regleras: 1. Vad händer om den anställde slutar under avtalsperioden 2. Vad händer med bruttolöneavdraget under tjänstledighet eller under en föräldraledighet. 3. Vad händer med datorutrustningen vid avtalsperiodens slut 4. Vad händer vid en längre sjukdomsperiod för en anställd Bifogat finns ett exempel på hur en anmälningsblankett och ett avtal om PC-lån kan se ut. Observera att detta endast är ett exempel på hur ett avtal kan se ut. Exempelavtalet måste också kompletteras på flera punkter beroende på innehållet i det avtal som församlingen tecknar med den som ska tillhandahålla datorerna. Bokföring av Hem-PC paket Nedan presenteras förslag till hur Hem-PC paketet kan hanteras i bokföringen. Inköp eller leasing/hyra av Hem-PC paket Inköp av datorer för skattefria hemlån till anställda bokförs på samma sätt som vanliga inköp av datorer. Vid behov av särredovisning kan två konton användas: 1251 Datorer 1257 Datorer, personal Avskrivningar på samtliga datorer bokförs på konto: 7835 Avskrivningar på datorer, och 1259 Ackumulerade avskrivningar på datorer. I det fall datorerna leasas/hyrs bokförs kostnaden på samma sätt som leasing/hyra av övriga datorer. Leasingaavgiften/hyran debiteras konto: 5250 - Hyra av datorer. Vid behov kan två konton användas: 5252 Leasing av datorer 5253 Leasing av datorer, personal Löneavdrag I de fall arbetsgivaren väljer att låta de anställda ta del av ett Hem-PC paket mot löneavdrag kan detta avdrag hanteras på så sätt att kreditera konto 7018 löneavdrag, med avtalad bruttolönesänkning. 7
Det enklaste är dock att göra förändringen av bruttolönen direkt i löneprogrammet och därigenom låta avdraget slå igenom som en sänkt lönekostnad. Detta är även en god pedagogik för att visa de anställda konsekvensen av lånet av Hem-PC. Köp av Hem-PC paket till nettolöneavdrag I det fall en anställd skall köpa Hem-PC paketet måste detta ske till nettolöneavdrag, eller mot faktura. Vid fakturering skall arbetsgivaren debiteras konto: 1610 Fordring hos anställda och krediteras konto: 3995 Ersättning lånedatorer (alt. Konto: 3999 Övriga rörelseintäkter). Vanliga frågor från personalen För svar på vanliga frågor från personalen beträffande skattekonsekvenser i samband med lån av hemdator, besök gärna skattemyndighetens informationssida: http://www.rsv.se/skm_goteborg/foretag/lanedatorer_skm14.html Handläggare Konsulent Göran Abbemark, e-post: goran.abbemark@svenskakyrkan.se, tfn. 08 737 71 35 Ekonomikonsulent Anders Granberg, e-post:anders.granberg@svenskakyrkan.se tfn. 08 737 71 21 8
Bilaga Exempel på avtal om Hem PC-paket Avtal om Hem PC-paket Dator alternativ 1 Bruttolöneavdrag/mån 1. Beroende på vad leverantören tillhandahåller xxx kr 2. Beroende på vad leverantören tillhandahåller xxx kr Dator alternativ 2 Bruttolöneavdrag/mån 1. Beroende på vad leverantören tillhandahåller xxx kr 2. Beroende på vad leverantören tillhandahåller xxx kr Eventuell nuvarande Hem PC-paket skall hanteras enligt följande: Jag köper mitt nuvarande Hem PC-paket och jag tecknar ett nytt avtal. Jag ger samtidigt församlingen tillåtelse att göra nettolöneavdrag på min lön för marknadsvärdet. Jag återlämnar mitt nuvarande Hem PC-paket och tecknar samtidigt ett nytt avtal. Jag vill köpa mitt nuvarande Hem PC-paket utan att teckna nytt avtal. Jag ger samtidigt församlingen tillåtelse att göra nettolöneavdrag på min lön för marknadsvärdet. Jag vill återlämna mitt nuvarande Hem PC-paket utan att teckna ett nytt avtal. Genom min underskrift bekräftar jag ovanstående uppgifter och jag förstår och godkänner villkoren i samband med Hem PC-lånet. Beställningsuppgifter Gäller både för nytt Hem PC-paket och köp/återlämnande av nuvarande Hem PC-paket....... Förnamn Efternamn...... Adress Postnr och ort...... Bostadstelefon Arbetstelefon... Ort och datum... Låntagarens namnteckning (OBS! beställningen är bindande) 1(5)
Villkor för lån av Hem PC-paket Avtalet gäller anställda inom församlingen som önskar ta del av erbjudandet om lån av datorutrustning i 36 månader mot bruttolöneavdrag. Vilka omfattas av erbjudandet Erbjudandet riktar sig till dig som i dag är tillsvidareanställd och i tjänst inom församlingen. Du skall från och med 2002-xx-xx ha minst 36 månader kvar av din anställning. Erbjudandet riktar sig även till dig som är föräldraledig. Har du ingen lön under föräldraledigheten kommer den samlade löneskulden att dras som ett engångsbelopp så snart du återkommer i tjänst. Anmälan Läs igenom villkoren för lån av Hem PC-paket. Om du bestämmer dig för att anta erbjudandet fyller du i anmälningsblanketten och skickar den till xxxxx. Blanketten skall vara xxxxx tillhanda senast den 2002-xx-xx. Din anmälan är bindande. Anmälningar som kommer in senare kan inte beaktas. Lånetid Utlåning av datorutrustningen sker för en tid av 3 år så länge anställningen består. Lånetiden börjar löpa från och med den anställdes kvittering av leveransen. Bruttolöneavdrag Första bruttolöneavdraget beräknas ske i xxxx 2002. Detta sker oavsett om Hem PC-paketet har kunnat levereras eller inte. Bruttolöneavdrag sker under 36 månader. Ledighet, sjukdom eller arbetets upphörande Om du p.g.a. föräldraledighet, tjänstledighet eller sjukskrivning blir frånvarande från arbetet behåller du Hem PC-paketet. Eftersom ingen lön utbetalas så görs inte heller några bruttolöneavdrag under tiden. Ej verkställda bruttolöneavdrag dras som engångsbelopp närmast följande löneutbetalning. Om du slutar din anställning ska du lämna tillbaka ditt Hem PC-paket. Leverans och installation (Beroende på avtal med leverantören) Vård av Hem-PC Från och med den tidpunkt datorutrustningen levererats till den anställde bär denne, oavsett om vållande föreligger eller ej, ansvaret för att datorutrustningen inte skadas förstörs, försämras eller förkommer. Den anställde åtar sig att under 2(5)
låneperioden vårda Hem-PCn och förvara den säkert. Den anställde ansvarar för att medföljande manualer, instruktioner och dylikt följs. Ingrepp i datorn får göras för installation av mera minne, extra kort och liknande, förutsatt att detta görs på ett fackmannamässigt riktigt sätt. Den anställde har också rätt att på egen bekostnad, och förutsatt att gällande licens finns, installera andra program. Den anställde ska vid uppkoppling via telenätet eller andra nät själv stå för kostnaderna för samtalsmarkeringar eller motsvarande. Förbrukningsmaterial såsom papper, färgpatroner betalas av den anställde. Garantivillkor och användarstöd (Beroende på avtal med leverantören) Försäkring (Utformningen av försäkringstexten är beroende av vad som avtalats med försäkringsbolaget.) Hem PC-support (Beroende på avtal med leverantören) Datasäkerhet Den anställde får inte hantera/lagra arbetsinformation gällande församlingen på Hem-PCn. Ansvar för fel Den anställde har inte rätt till skadestånd eller annan ersättning från församlingen eller från leverantören p.g.a. fel i Hem PCn. Äganderätt Hem PCn ägs av församlingen/finansieringsbolag. Den anställde förvärvar ingen äganderätt eller rätt att senare förvärva Hem-PCn genom detta avtal. Detta innebär således att erlagda ersättningar inte är att anse som amortering eller delbetalning. Hem-PCn får inte överlåtas, uthyras, lånas ut eller pantsättas. Skulle utmätning företas hos den anställde eller denne försättas i konkurs är den anställde skyldig att omedelbart underrätta församlingen samt att, enligt dessa villkor, upplysa vederbörande utmätningsman eller konkursförvaltare om att den anställde saknar äganderätt till Hem-PCn. 3(5)
Förtida upphörande Församlingen har rätt att säga upp avtalet om: den anställde åsidosätter bestämmelserna i detta avtal den anställde inte länge är anställd inom församlingen eller under en tid av 3 månader inte längre uppbär lön så att bruttolöneavdrag inte längre kan göras den anställde försätts i konkurs eller eljest kan antas kommit på obestånd Församlingen kan om särskilda skäl föreligger träffa överenskommelse om att avtalet skall upphöra i förtid. Från och med månaden efter det att datorutrustningen återlämnats ska inga ytterligare avdrag göras. Återbetalning eller kompensation för redan gjorda bruttolöneavdrag under låneperioden utgår inte. Vid avtalets förtida upphörande ska den anställde snarast återlämna Hem PCn till församlingen. Vid återlämnandet skall datorutrustningen minst motsvara den konfiguration som gällde vid leverans inklusive manualer och övrig dokumentation. Ersättning kommer att tas ut om Hem-PCn inte är komplett. För eventuella förbättringar som inte återställs lämnas ingen ersättning. Vid avtalets upphörande Vid lånetidens slut skall den anställde utan dröjsmål samt på egen bekostnad återlämna datorutrustningen till församlingen. Alternativt kan den anställde erbjudas att köpa datorutrustningen till aktuellt marknadsvärde. Vid återlämnandet skall datorutrusningen minst motsvara den konfiguration som gällde vid leverans inklusive manualer, licenser och övrig dokumentation. Ersättning kommer att tas ut om Hem-PCn inte är komplett. För eventuella förbättringar som inte återställs lämnas ingen ersättning. Förbehåll Församlingen förbehåller sig rätten att förändra villkoren i detta avtal som en konsekvens av förändringar i skattereglerna för anställdas hemdatorer. Dataregister Den anställde medger att uppgifterna om detta avtal förs i ett dataregister, vilket enbart kommer att användas i detta syfte. Registret kan innehålla uppgifter om den anställdes namn, adress och telefonnummer. Ditt nuvarande Hem PC-paket Du som tecknade ett Hem PC-avtal xxxx-xx-xx och redan har ett befintligt avtal om Hem PC-paket, ska i bifogad anmälan ta ställning till om du vill köpa eller återlämna Hem PC-paket. 4(5)
Köp Priset utgörs av marknadsvärdet. Marknadsvärdet för paketet x är x kr. (Beroende på tidigare dator och utrustning. Ta hjälp av någon utomstående vid värderingen av marknadsvärdet) Om du väljer att köpa ditt Hem PC-paket kommer du att få ett nettolöneavdrag på ovanstående belopp i xxxx 2002. Återlämnande Hem PC-paketet ska återlämnas i samma skick som vid leverans, bortsett från normal förslitning till följd av ålder och bruk, jämte det övrig material som förknippas med Hem PC-paketet. Vi vill uppmärksamma dig på att om du inte återlämnat ditt Hem PC-paket inom 30 dagar efter avtalets utgång, kommer det att tolkas som ett köp och det aktuella priset debiteras via ett nettolöneavdrag i xxxx 2002. 5(5)