Loomis AB UPPFÖRANDEKOD Loomis AB, Vallgatan 11 plan 4, Box 902, 170 09 Solna Växeltelefonnummer: 08-522 920 00, www.loomis.com
2 av 5 Ramar för Loomis uppförandekod Loomis uppförandekod skall spegla våra värderingar och ge vägledning för alla Loomis anställda så att vårt uppträdande följer våra värderingar även i praktiken. Loomis värderingar är grunden för vårt företag och vår företagsanda och skall genomsyra Loomis sätt att bemöta medarbetare, kunder och andra berörda inklusive våra ägare. People Service Integrity Vi skall utveckla kunniga medarbetare och bemöta alla med respekt. Vi eftersträvar exceptionell kvalitet, innovationsförmåga, mervärde och att överträffa kundens förväntningar. Vi utför vårt arbete med ärlighet, vaksamhet och hög etik och moral. tre kapitel Policy för affärsetik redogör för Loomis uppförande utåt vad gäller företagets förhållande till kunder och marknaden. Policy för medarbetare företagets förväntningar på och ansvar för medarbetarna. Speglar åtagandet mot kunder och marknaden. Miljöpolicy behandlar de mest relevanta aspekterna av Loomis miljöpåverkan. Inledning Grundkravet är att all verksamhet inom Loomis skall följa gällande nationella lagar och förordningar på respektive marknader. Om Loomis uppförandekod står i konflikt med nationell lagstiftning skall lagen ha företräde. Loomis uppförandekod kan däremot innehålla krav som går längre än vad lagstiftningen föreskriver. Kontroll av efterlevnaden rapportering Loomis landschefer ansvarar för att efterlevnaden av Loomis uppförandekod kontrolleras, men varje enskild anställd ansvarar för att han eller hon följer principerna i uppförandekoden. Loomis funktion för internkontroll skall genomföra en årlig granskning av efterlevnaden, inklusive brott mot uppförandekoden, tillsammans med landscheferna. Alla brott eller misstankar om brott mot uppförandekoden skall rapporteras till företaget. Det finns två alternativa vägar för sådan rapportering: Att rapportera till chefen på lokal nivå, alternativt till den lokala HR Funktionen. Alla incidenter som kan ha betydelse för kundernas eller allmänhetens bild av Loomis skall alltid rapporteras till Loomis globala HR Director. Att rapportera via Loomis Integrity Line som är en anonym rapporteringsväg som du som anställd i Loomis kan välja om du inte använder den ordinarie rapporteringsvägen, genom din närmaste chef. Information om Loomis Integrity Line har skickats till alla anställda och information lämnas löpande till nyanställda genom introduktionsprogram för nyanställda. Loomis använder sig i första hand av farfarsprincipen för alla beslut som har betydelse för ekonomi, allmänhetens syn på företaget, frågor som rör anställda, t.ex. lönerevisioner, eller andra frågor som kan påverka Loomis anseende. Farfarsprincipen innebär att närmaste högre chef fattar det slutgiltiga beslutet.
3 av 5 Policy för affärsetik Loomis policy för affärsetik anger grundnivån för hur varje enskild anställd skall uppträda för att upprätthålla en hög kvalitet på tjänster till kunderna och leva upp till Loomis höga värderingar i fråga om etik och moral samt integritet i mötet med tredje part. Kundskydd/integritet och sekretess Loomis skall se till att kunder får heltäckande information om de tjänster som erbjuds, inklusive potentiella risker i anslutning till tjänsterna eller uppdraget. Kundinformation, inklusive personuppgifter, detaljer om uppdraget och/eller annan känslig information, skall skyddas av sträng sekretess. Loomis skall införa rutiner och internkontroll som förhindrar att känslig information sprids till andra än de som är behöriga. Professionell riskhantering Att ha systematiska och väl fungerande rutiner för riskhantering är ett viktigt ansvarsområde för Loomis inom verksamhet. Riskhanteringen bygger på två grundprinciper: Ingen förlust av liv Balans mellan risk och vinst Riskhantering omfattar bland annat riktlinjer och rutiner för: Risker vid kundkontrakt Brottsprevention Rekrytering Utbildning Inköp av säkerhetsutrustning Försäkringar Kontroll av säkerhet och kontantflöden Utredningar och kontakter med lagstiftande instanser samt myndigheter som ansvarar för lagstiftningen. Mutor, korruption och gåvor Loomis får inte erbjuda, ge eller ta emot mutor eller andra otillbörliga fördelar i syfte att behålla en kund eller uppnå andra orättmätiga fördelar. Detta omfattar även kontrakt eller avtal som möjliggör olagliga betalningar. Loomis landschefer ansvarar för att riktlinjer för representation och gåvor upprättas i linje med nationellt accepterade sedvänjor eller förordningar. Erbjudanden eller mottagande av gåvor och presenter som kan anses vara oproportionerliga eller otillbörliga skall rapporteras till den som ansvarar för kontrollen på lokal nivå, till exempel om den anställde är tveksam eller osäker på om gåvan är lämplig. Detta gäller i alla kontakter med såväl kunder som leverantörer och fackliga företrädare. Ersättning eller arvoden till agenter eller konsulter som är involverade i offentliga anbud eller transaktioner med offentliga förvaltningar eller statsägda företag skall kontrolleras så att arvodet ligger på en rimlig nivå och endast gäller den erbjudna tjänsten. Sponsring och donationer Loomis tillåter juridiskt korrekta donationer och sponsring, både kommersiell och ickekommersiell sponsring. Ett villkor är dock att det måste finnas en formell policy för sådana bidrag
4 av 5 på nationell nivå samt dokumentation av sådana eventuella bidrag. Loomis deltar inte i projekt av politisk eller religiös art eller till förmån för enskilda individer. Insiderpolicy handel med finansiella instrument Alla som har tillgång till insiderinformation om Loomis måste vara registrerade hos Finansinspektionen och rätta sig efter Loomis insiderpolicy. Detta omfattar i synnerhet alla anställda som arbetar med koncernens finansiella rapporter, samt anställda som rapporterar direkt till koncernchefen. Loomis funktion för internkontroll ansvarar för efterlevnaden av Loomis insiderpolicy. För ytterligare information, se Insiderpolicyn i sin helhet. Konkurrens Loomis skall konkurrera på ett korrekt och ärligt sätt. Detta innebär bland annat att företaget skall avstå från verksamhet eller avtal med konkurrenter som står i strid med fri konkurrens, till exempel fasta priser, uppdelning av marknader eller andra begränsningar. Policy för medarbetare Loomis medarbetare utför dagligen tjänster för företaget och har en avgörande betydelse för hur Loomis uppfattas av kunder, marknaden och samhället. Det är våra medarbetare som omvandlar Loomis värderingar till normer och konkret beteende. Detta ställer stora krav på integritet, god etik och moral. Loomis åtagande gentemot sina anställda: Hälsa och säkerhet Loomis skall erbjuda en hälsosam och säker arbetsmiljö för medarbetarna. Detta omfattar bland annat strikta standarder för utbildning i förebyggande syfte samt tillgång till modern säkerhetsutrustning och teknik på arbetet. En arbetsplats fri från diskriminering Alla medarbetare skall behandlas med respekt och värdighet. Inga former av trakasserier eller kränkningar tolereras. Loomis skall vara en rättvis arbetsgivare och erbjuda lika möjligheter för alla anställda. Vi tolererar inte diskriminering på grund av kön, ålder, etnisk tillhörighet, religion, sexuell läggning, fackanslutning eller politiska åsikter. Anställningsvillkor Alla medarbetare skall erhålla en beskrivning av sina arbetsuppgifter där arbetstid och lön anges enligt nationella lagar och lokala branschstandarder. Loomis skall alltid följa lag och kollektivavtal. De anställdas åtagande gentemot Loomis: Konfidentiell information Loomis anställda förbinder sig att inte avslöja information om kunder och uppdrag och att behandla all konfidentiell information enligt strikta normer för att minimera potentiella risker i samband med uppdragen. Det är varje anställds skyldighet att samarbeta med funktionen för internkontroll när utredningar genomförs, samt att till den lokala HR Funktionen alternativt genom Loomis Integrity Line rapportera alla misstankar om brott mot uppförandekodens bestämmelser om behandlingen av konfidentiell information.
5 av 5 Intressekonflikter Loomis medarbetare är skyldiga att alltid avslöja när det föreligger risk för intressekonflikt gentemot företaget. Detta omfattar även direkta eller indirekta intressekonflikter som uppstår genom familjemedlem. Medarbetare får inte åta sig uppdrag för tredje part som på något sätt kan konkurrera med eller äventyra uppdrag för Loomis eller Loomis kunder. Bedömningsrutiner och kontroller under rekryteringsprocessen På grund av integritetskraven, verksamhetens känsliga natur och den påverkan detta har på varje enskild medarbetare utför Loomis rutinkontroller under rekryteringsprocessen samt oannonserade kontroller under den normala verksamhetens gång. Landscheferna ansvarar för att kontrollåtgärderna följer gällande lagar och förordningar i respektive land. Loomis förväntar sig att varje enskild medarbetare ställer upp på och samarbetar under dessa utvärderingar eller kontroller. Miljöpolicy Loomis påverkar miljön främst genom sina transporter, eftersom det är en grundläggande del av vår affärsidé att hantera samhällets kontantflöde. Fordon och transporter Loomis policy för inköp av fordon kräver att dessa skall utgöra det mest resurseffektiva transportmedlet utan att säkerheten eller tryggheten för våra medarbetare eller våra kunders egendom äventyras. Loomis har målsättningen att främja utvecklingen av mer resurseffektiva fordon vars miljöpåverkan är mindre genom lägre avgasutsläpp och ökad bränsleeffektivitet. Vi har en mycket effektiv logistik för att värna om miljön så mycket som möjligt utan att någonsin kompromissa med säkerheten. Loomis har målsättningen att ge alla företagets förare över tid ska erhålla utbildning i miljövänlig körning, s.k. ecodriving. Företagets lokaler Loomis försöker påverka fastighetsägare och/eller förvaltare av våra lokaler och kontor att öka energieffektiviteten vid uppvärmning och luftkonditionering, samt uppmuntrar användningen av förnybara energikällor. Vår verksamhet genererar en begränsad mängd avfall, och vi återvinner pappret på våra kontor och ser till att uttjänt elektronisk utrustning hanteras korrekt. Vid inköp väljs alltid miljövänliga alternativ när så är möjligt, bland annat vid köp av papper och elektronisk apparatur. Vi undviker farliga kemikalier i våra rengöringsprodukter och annan utrustning. Referenser Loomis uppförandekod har upprättats för att alla medarbetare skall uppträda enligt våra värderingar och förväntningarna från alla berörda parter. Vid upprättandet av denna uppförandekod har vi beaktat ett antal internationella standarder och principer, bland annat ILO:s åtta kärnkonventioner och FN-konventionen mot korruption.