Anmälan Sveriges Kvalitetskommun 2011 I Kinda är det nära Vi strävar efter att det ska vara lätt att delta och påverka
Vision Kinda Vårt viktigaste styrdokument har tagits fram av politiker och medborgare i flera samtal kring hur vi utvecklar Kinda. Ur dessa samtal formades Vision Kinda Ett Kinda fyllt av framtidstro, harmoni och närhet som bygger på god livsmiljö, möten och upplevelser. Visionen är grunden för vårt arbete och visar vad vi vill med vår kommun och vad vi står för. Utifrån visionen har sedan sju strategiska områden tagits fram; Infrastruktur/kommunikationer, näringsliv, samverkan, kompetens, uthålligt samhälle/ Agenda 21, marknadsföring och kultur. Visionen och de strategiska områdena följs upp i en ständigt pågående dialog med kommunmedborgarna. Visionen och de strategiska områdena ligger till grund för de prioriteringar som görs i budgeten i form av mål på 1-års, 3-års och 10-års sikt. Medborgardialog Dialog är en av grunderna i kommunens arbete, ordet dialog är en del i vår värdegrund tillsammans med framåtanda och ansvarskänsla. Medborgardialog sker hela tiden i kommunen i form av: Medborgarträffar minst en gång om året i åtta kommundelar Fokusgrupper kring fördjupade översiktsplaner och övergripande planer Synpunktshantering Medborgarpanel Sociala medier - blogg, facebook och twitter Brukarråd Vi för en dialog med våra medborgare i många forum och vill vara så öppna för våra medborgare som möjligt. Därför har vi till exempel valt att ha ett öppet kommunhus, för att våra medborgare ska kunna komma hit när de har tid och prata med oss. Vi är här för medborgarna och vill att de ska möjlighet att få en personlig kontakt med kommunen. Därför har vi också ett medborgarkontor. Vi har olika typer av ungdomsprojekt som med stöd av en ungdomslots arbetar med att öka ungdomars inflytande och deltagande. Ett samarbete har startats upp med Fryshuset för att få ett ungdomens hus här i Kinda. Ungdomar, svenska och invandrare, som har gått ut grundskolan är engagerade i arbetet. Vid många av våra olika boenden finns det också brukarråd som är med och påverkar sin vardag. Information Vi använder många olika sätt att informera våra medborgare, till exempel vår hemsida. Här hittar medborgarna information om hur kommunen styrs, vem som är ansvarig för vad, hur kvalitetsarbetet organiseras, hur kommunens verksamhet ser ut och hur olika verksamheter står sig i jämförelse med andra kommuners verksamheter. Här redovisas även resultat av brukarundersökningar. Genom att öppet redovisa allt det viktiga som görs i Kinda, förebygger vi oegentligheter och att information göms undan. Då vi förra året förändrade struktur och upplägg på vår hemsida, använde vi oss av medborgarpanelen för att säkra upp medborgarfokuset. Vi informerar bland annat även via twitter, anslag och via Kindanytt som kommer ut till alla medborgare fyra gånger om året. Vi strävar efter att använda många olika sätt att kommunicera för att ge alla medborgare möjlighet att ta del av informationen när de har tid och möjlighet. Vi har också ett bra samarbete med vår lokalpress, som är viktiga redskap för att få ut budskap till medborgarna och övriga omvärlden. Inför valet uppmuntrade vi våra medborgare att rösta genom information via vår hemsida, Kindanytt, twitter och facebook. Via vår hemsida nådde man även valinformationen på olika språk. Medborgarnpanelen var med och påverkade hur många förtidsröstningslokaler som skulle finnas inför valet 2010.
Kinda kvalitets- och ledningssystem Vårt kvalitets- och ledningssystem visar hur vi styr vår verksamhet och hur vi håller en hög kvalitet i våra verksamheter. Vi arbetar utifrån Vision Värdegrund Strategiska områden Medborgardialog Grafisk profil Styrdokument Ständiga förbättringar Utvärderingar Ledorden styr hur tillgängliga resurser ska användas för att komma till bästa nytta för kommunmedborgarna. Värdegrunden Framåtanda, ansvarskänsla och dialog är ryggraden i kommunen. Alla som kommer i kontakt med kommunen, oavsett om det är medborgare eller medarbetare eller någon annan, ska uppleva att de bemöts med framåtanda, ansvarskänsla och dialog. Ständiga förbättringar Under våren deltog några chefer och medarbetare i en grundläggande Lean-utbildning i Trygghetsfondens regi. Vi har nu börjat hämta inspiration från Lean för att hitta ett passande arbetssätt för att höja kvaliteten, som passar vår kommun och kompletterar IIP (Investor in People). Vi vill plocka det bästa från Lean och kombinera med IIP för att göra det på Kindas sätt. Varje månad ger kommunchefen en lägesrapport till kommunstyrelsen. I den finns underlag från alla fövaltningschefer. Med hjälp av denna rapport kan vi ha en regelbunden uppföljning av vår verksamhet och vi får också överblick över viktiga händelser och förändringar i verksamheten och vilka åtgärder som behövs för att komma tillrätta med eventuella problem. Det är ett lätt sätt för alla i kommunen att få regelbundna uppdateringar kring vad som händer i vår kommun. Rapporten publiceras på intranätet. Budgetarbetet Verksamhetsplan och budget är ett dokument. Mer än ett år i förväg läggs direktiv och plan för ett verksamhetsår fast. Där tydliggörs politikens och förvaltningens roll och ansvar. Arbetet påbörjas med en omvärlds-och SWOT-analys där verksamheterna beskriver möjligheter och risker i ett framtidsperspektiv. Analysen ligger till grund för de mål som läggs fast på 1, 3 och 10 års sikt. Investeringsbudgeten följer samma upplägg. Den är nödvändig för att kunna ha kontroll över kapital-och driftskostnader. Målmedvetet arbete har skapat ett större manöverutrymme för oss och fler valmöjligheter för att utveckla Kinda, på kort och lång sikt. Exempelvis är vi idag en skuldfri kommun som självfinansierar våra investeringar. Det politiska kvalitetsarbetet Kommunstyrelsen har inrättat en kvalitetsgrupp med en representant från varje nämnd. Kvalitetsgruppen har tagit fram en ledningspolicy/handlingsprogram för den politiska ledningen. Utvärderingar 2008 deltog kommunen för första gången i SCB:s medborgarundersökning. 2011 upprepar vi nu undersökningen. Vi tycker det är viktigt med respons från dem som kommer i kontakt med kommunen, kund/brukarenkäter genomförs kontinuerligt, likaså kund/brukarträffar. God uppföljning ger oss en bild av vart vi är på väg. SKL:s skrifter Vad kostar verksamheten i din kommun, Öppna jämförelser och Svenskt Näringslivs enkät är viktiga redskap, när vi jämför oss med andra. Vi har även regelbundna uppföljningar inom kommunen för att hitta förbättringsområden hos oss själva. Kvalitetsgruppen träffar alla nämnder vid dialogdagar, där kvalitets-och verksamhetsutvecklingsarbetet följs upp. Många av nämnderna gör verksamhetsbesök. Vid flera tillfällen varje år träffas nämndordföranden och förvaltningschefer för att informera om och diskutera kommungemensamma frågor. Kvalitetsgruppen har utarbetat en ärendemall, som ska användas i alla tjänsteskrivelser. Den säkrar upp att de förtroendevalda får informationen utifrån olika perspektiv, som till exempel barn-, ungdoms-, miljö-, energi- och jämställdhetsperspektiv.
Ledarskap För att nå framgång krävs att alla ledare känner sig trygga i sin roll. Alla ledare har ett tydligt uppdrag och en individuellt anpassad ledarutvecklingsplan. Ledare ges möjlighet att delta i olika ledarprogram som till exempel regionalt ledarutvecklingsprogram i CKS (Centrum för kommunstrategiska studier) regi vid Linköpings Universitet. Två gånger per termin kallas samtliga ledare i kommunen till ett ledarforum. strategisk ledningsdialog. En gång per år deltar ledarna i en praktisk krisledningsövning, där testas och prövas kommunens samlade ledarförmåga. 2009 deltog forskare från Linköpings Universitet, som utvärderare. Till våren drar vi också igång en utbildning för våra politiker för att de ska känna sig trygga i sin roll som politiska ledare. Personalfokus Vi står inför en generationsväxling som berör alla kommuner och som många små kommuner måste vi vara attraktiva arbetsgivare för att få nya medarbetare. Detta är en högprioriterad fråga hos oss och vi vill erbjuda vår nuvarande och kommande personal en arbetsplats där man utvecklas och är en del i Kinda kommuns utveckling. Till exempel har en grupp arbetat fram ett förslag till handlingsprogram för belöningar. Arbetsmiljö Kinda kommun är inte mer än vad vår personal är, så en investering i personalen är en investering i kommunen. Varje år har alla medarbetare minst ett medarbetarsamtal med sin närmsta chef. Det finns centrala instruktioner för hur de ska gå till. I samtalet utvärderas medarbetarnas resultat utifrån de gemensamt satta målen och framförallt ser man över hur medarbetaren ska utvecklas vidare och vilket stöd och kompetensutvecklingsbehov medarbetaren har. Även medarbetarens förväntningar på sin chef följs upp. Varje arbetsplats har arbetsplatsträffar där man diskuterar gruppens uppdrag, följer upp, utvärderar och utvecklas. Här bestäms också gruppens kompetensbehov. Vi förväntar oss framåtanda, ansvarskänsla och dialog hos våra medarbetare. Arbetsmiljön följs upp och kontrolleras utifrån en fastslagen gemensam årsagenda. Varje förvaltning har en samverkansgrupp där fackliga företrädare är i majoritet. En övergripande samverkansgrupp behandlar de frågor, som inte kan lösas i förvaltningarnas samverkansgrupp. Vi ser våra medarbetare som en resurs och vill ha friska medarbetare som mår bra. Alla medarbetare har möjlighet till friskvård för 1000 kronor om året. Varje år bjuds även alla medarbetare till en kommunfest med god mat, show och dans. Just nu arbetar vi med en ambassadörsatsning där alla medarbetare ska bli ambassadörer för Kinda kommun. Detta är ett av många sätt att möta den kommande generationsväxlingen. Våra medarbetare är kommunens viktigaste ambassdörer och förväntas stå upp för och visa på allt det viktiga som utförs i verksamheterna. Vi ser också ambassadörskapet som avgörande för att lyckas med ett av våra mål, att Kinda kommun ska ha 10 500 invånare år 2020. Idag är vi cirka 9 800. För att ytterligare fokusera på våra medarbetare certifierar vi oss enligt Investors In People (IIP). IIP är ett verktyg för att stärka ledarskapet och medarbetarnas delaktighet i verksamhetsutvecklingen. År 2007 började vi med detta och under början av år 2011 är alla förvaltningar certifierade. Växtkraft Kinda Kommunen är Kindas största arbetsgivare, men vi har även en välutvecklad tillverkningsindustri framförallt inom trä och papper och plåt och kablage. 2004 antog kommunfullmäktige ett tillväxtprogram och utifrån det bildades Växtkraft Kinda som är en ekonomisk förening. Föreningen leds av en styrelse med representanter för enskilda företag, lokala banker,
näringslivsorganisationer, fackliga organisationer och representanter för kommunledning. Ett antal projekt har bedrivits och bedrivs i föreningens regi, som till exempel Det goda värdskapet, kvinnligt företagande, KindaMat, utveckling av Kinda kanal och sjösystemet, affärsplan för att utveckla åretruntverksamhet i alpint skidcentrum Tolvmannabacken. Företagarpubar, frukostmöten med Svensk Handel etcetera arrangeras kontinuerligt. Från och med hösten 2008 är Växtkraft Kinda i samma lokaler som Kinda Lärcentrum, allt för att skapa samsyn och förståelse för varandras verksamheter. Lärcentrum ansvarar i nära samarbete med Växtkraft Kinda för att det lokala näringslivet förses med nödvändig kompetens, till exempel gymnasieoch lärlingsutbildningar. Så långt det är möjligt arrangeras kurser, där både deltagare från kommun och näringsliv deltar. Här drivs också universitetsutbildningar på distans. Växtkraft Kinda är i ständig förändring och kan snabbt ställa om, när förutsättningar ändras. I samband med finanskrisen riggades ett projekt för att säkra den långsiktiga kompetensen på våra större företag. EU:s regionala fond, företag och kommun finansierade. Det gör att företagen står nu väl rustade när konjunkturen har vänt. Samverkan Att vara en liten kommun har sina utmaningar. För att möta dessa på bästa sätt samverkar vi på många fronter för att kunna använda skattepengarna på rätt sätt och leva upp till medborgarnas förtroende. Sedan millenieskiftet samarbetar Kinda med ett antal mindre grannkommuner. Grunden har varit KÖBY (Kinda, Ödeshög, Boxholm och Ydre), Åtvidaberg har tillkommit liksom Tranås, Vimmerby och Vadstena i vissa projekt. Visionen är att vara landets attraktivaste landsbygdsregion. I KÖBY drar vi nytta av, lär av och jämför oss med varandra. Vi samordnar och genomför tillsammans ledarutbildningar och andra kompetensinsatser. I dagens samhälle tror vi att många människor är uppkopplade mot nätet och för att vara en attraktiv kommun att bo i har vi satsat på optisk fiber tillsammans med andra kommuner. Med hjälp av stöd från länsstyrelse, EU regionala fonder och involverade kommuner har en infrastruktur med optisk fiber byggts, där kommuner, företag och medborgare ges driftssäkert bredband. 30% av Kindas landsbygdsboende och företag har tillgång till optisk fiber, där är vi bäst i Östergötlands län! Nu är vi i full fart med nästa steg, att demokratisera bredbandet, att medborgare via nätet ska kunna ha dialog med kommunerna och få tillgång till olika typer av e-tjänster. Medborgarna har redan idag tillgång till olika former av e-tjänster via vår hemsida, men vi vill vara med och forma hur det ska se ut i framtiden för våra medborgare. För att få förutsättningarna till detta bildades ITSAM 1 januari 2009 tillsammans med fyra andra kommuner. Deras huvuduppdrag är, att på kort och lång sikt, kostnadseffektivt säkra att kommunerna ligger i framkant när det gäller IT-utveckling. Vi ser samverkansvinster med detta och idag har kommunerna gemensamt koncept kring intranät, webb och flera verksamhetssystem. För tillfället upphandlar vi ett gemensamt HR-system och är i startgroparna för ett ärende- och dokumenthanteringssystem. Vi vill att våra medborgare ska ha tillgång till mycket, men vi kan inte göra allt själva. I regionförbundet Östsams regi, har arbetet påbörjats att utifrån regional utvecklingsplan (RUP) utveckla en regional översiktsplan. Vi är en del av fjärde storstadsregionen där Linköping och Norrköping är motorerna. Internationell samverkan För att lära av andra och få omvärldsinfluenser har vi ett flyktingmottagande och internationella kontakter. Vi tar emot 40-60 flyktingar per år och driver ett boende för ensamkommande flyktingbarn i samarbete med Rinkebybaserade Kunskapsutveckling i Norden. Vi har internationellt utbyte med Eno i Finland, Amata i Lettland och Kimilili kommun i Kenya. Tillsammans med Kimilili arbetar vi mycket kring demokrati och socialt och miljömässigt hållbar utveckling.
Kinda årets kvalitetskommun 2011 Vi pratar om Nära i Kinda, men vad betyder det egentligen? Det betyder att vi är nära våra medborgare, medarbetare och företagare. Det betyder att vi tillsammans med våra medborgare, medarbetare och företagare vill utveckla vår kommun till att ligga i framkant. Vi anmäler oss till Sveriges Kvalitetskommun för att visa på de möjligheter en liten landsbygdskommun kan erbjuda i en kreativ samverkan, där medborgare, företag och kommun drar åt samma håll. För oss är Kinda kommun framåtanda, ansvarskänsla och dialog. Vi känner oss redo att anta utmaningen att bli Årets Kvalitetskommun! Kinda kommuns medarbetare genom kommunchef Anders Lind, nov 2010