Redovisning av leasingavtal i kommunen och dess helägda bolag

R E V I S I O N S R AP P O R T 2009-02-17 Kommunstyrelsen Sid 1 (2) Samtliga nämnder Dnr Samtliga helägda bolag Redovisning av leasingavtal i kommunen och dess helägda bolag Hyres-/leasingavtal är en form av transaktion som är föremål för flera regelverk och därför inte så lätt att hantera. Enligt kommunens finanspolicy är leasing att jämställa med upplåning och omfattas därför av upplåningsreglerna. Leasingbeslut måste medges i budgeten eller genom beslut i kommunstyrelsen. I kommunens årsredovisning ska alla hyres/leasingavtal redovisas på ett särskilt och omfattande sätt för att kommunens åtagande ska framgå på ett tydligt sätt. På den punkten har kommunen inte uppfyllt kraven fullt ut. Granskningen har syftat till kartlägga förekomsten av hyres-/leasingavtal i kommunen och dess helägda bolag. Samtliga beslutsattestanter (690 personer) har genom ett web-baserat frågeformulär fått redovisa vilka avtal man hanterar. Granskningen har resulterat i att 401 hyres-/leasingavtal registrerats, av vilka inte något rapporterats till kommunens ekonomiavdelning enligt gällande rutin. Rapporten pekar på att nya rutiner för hyres-/leasingavtal omgående bör arbetas fram. Andra observationer är att kontering av mervärdesskatt brister i många fall och att okunnigheten är stor bland beslutsatttestanterna om regelverken om leasing. K O M M U N R E V I S I O N E N Gävle kommun, 801 84 Gävle. Besöksadress Stadshuset, Drottninggatan 22 Tfn 026-17 94 90, Mobil 070-418 75 48 henry.lundberg@gavle.se

Sid 2 (2) Överväganden och ställningstaganden Hyres-/leasingavtal är såväl ur affärsmässigt som redovisningsmässigt svåra att hantera. Komplexiteten är så stor att man bör överväga att begränsa rätten att teckna sådana avtal till förvaltningarnas och bolagens ekonomiavdelningar. Under alla omständigheter bör regelverken revideras för att lagstiftningen ska kunna följas vad gäller redovisningen och samtidigt få ett stöd för att hyra/leasing bara används där det är affärsmässigt motiverat. En gammal kommunal erfarenhet är att leasing många gånger används av rent budgettekniska skäl, vilket inte kan accepteras. Revisorerna i Gävle kommun Rune I Wiebe Revisorskollegiets ordförande Henry Lundberg Revisionschef Bilaga: Granskningsrapport Leasingavtal en kartläggning ur ett redovisningsperspektiv.

G R A N S K N I N G S R A P P O R T 2009-02-10 Revisorskollegiet Sid 1 (15) Dnr: 09REK3-1 Leasingavtal en kartläggning ur ett redovisningsperspektiv R E V I S I O N S K O N T O R E T Kommunrevisionen, 801 84 Gävle Besöksadress Drottninggatan 22 Tfn 026-17 80 00 (vx), 026-17 83 41 (dir) Mobil 070-414 27 12 camilla.karlsson@gavle.se www.gavle.se

Sid 2 (15) Innehållsförteckning 1 Sammanfattning... 3 2 Bakgrund... 4 3 Syfte, revisionsfråga och avgränsning... 4 4 Revisionskriterier... 5 4.1 Vad är leasing?... 5 5 Granskningsansvarig... 6 6 Metod... 6 7 Resultat... 9 7.1 Den totala bilden... 10 7.1.1 Redovisning av leasingavtal... 12 7.1.2 Rapportering av leasingavtal... 13 8 Rekommendationer... 14 Bilagor: 1. Leasingavtal per förvaltning och bolag 2. Finanspolicy 3. Redovisning av leasingavtal

Sid 3 (15) A 1 Sammanfattning v Gävle kommuns Finanspolicy och de riktlinjer som finns för hantering av hyres-/leasingavtal ska eventuella leasingavtal medges i budgeten eller genom beslut i Kommunstyrelsen. Samtliga förvaltningar och bolag ska på förkommen anledning inrapportera eventuella nytecknade leasingavtal till Kommunledningskontorets ekonomiavdelning. Inrapporteringen ska även omfatta klassificering och redovisning av avtalen där bl.a. kriterier, värde, avgifter samt förfallotidpunkt ska framgå. Generellt sett underlåter förvaltningarna att aktivt löpande rapportera in tecknade leasingavtal till Kommunledningskontorets ekonomiavdelning. Kartläggningen av kommunens hyres- och leasingavtal har genomförts med hjälp av ett webbformulär. Totalt har 401 hyres-/leasingavtal registrerats in via webbformuläret. Det betyder att det förekommer en hel del leasingavtal inom kommunkoncernen, där många kan vara finansiella. Finansiella avtal är och kan vara motiverade, men analysen visar att alldeles för många avtal kan bli klassificerade som finansiell leasing. Enligt Finanspolicyn klassas leasning som ett alternativ till upplåning och ska hanteras av kommunens Internbank. Kommunstyrelsen har medgett generellt undantag för leasing av vissa inventarier, så som datorer och kontorsutrustning och då gäller det som operationell leasing. Om leasing ändå genomförs ska det ske på affärsmässiga grunder. Finansiell leasing av tillgångar som avser kopieringsmaskiner m.m. är inte att betrakta som affärsmässighet då det inte är tillåtet. Nya rutiner för hur man hanterar leasingavtal bör omgående ses över. Analysen har också visat att det finns exempel av felaktig kontering av mervärdesskatten hos samtliga förvaltningar och bolag. Verksamhetsansvariga bör se över sina rutiner för hur kontering av leasingkostnader går till och att enbart halva mervärdesskatten registreras som ingående mervärdesskatt samt att det i framtiden sker på anvisat sätt. Slutligen bör man se över hur tilldelningen av behörigheter att attestera fördelas ut då allt för många finansiella leasingavtal har tecknats utan att godkännande finns från Kommunstyrelsen. Vid analys av inkommande svar fanns det också lite för många personer som inte kände till att de innehar beslutsattesträtt och därmed rätten att hantera kostnader för leasing.

Sid 4 (15) R 2 Bakgrund ådet för Kommunal redovisning har i rekommendation RKR 13.1 reglerat hur redovisningen av hyres- och leasingåtaganden ska klassificeras, redovisas samt hur man upplyser om detta i kommunens årsredovisning. Kommunrevisionen har uppmärksammat att kunskapen om rekommendationen och de redovisningstekniska skyldigheter kommunen har varierar i stor grad mellan förvaltningarna och de kommunala bolagen. Detta har inneburit att Gävle kommun inte kunnat redovisa fullständiga upplysningar om hyres- och leasingavtal enligt RKR s rekommendation. P 3 Syfte, revisionsfråga och avgränsning rojektets syfte har varit att kartlägga hur omfattande det är med hyres- och leasingavtal inom hela kommunkoncernen. Kartläggningen har genomförts med hjälp av ett webbaserat formulär som sänts ut till samtliga beslutsattestanter. All indata har sedan legat till grund för den analys som utförts. Vid analysen av formulärsvaren har följande revisionsfrågor varit tongivande: Hur många hyres- och leasingavtal finns tecknade per förvaltning/bolag? Följer man Gävle kommuns Finanspolicy, som jämställer leasing med upplåning? Vilka är de mest vanliga tillgångar som hyrs eller leasas inom koncernen? Hur redovisas tillgångarna? Vilka konsekvenser kan det få i redovisningen om en tillgång anses utgöra ett finansiellt eller operationellt avtal? Finns det tillgångar som borde klassificeras som ett finansiellt avtal men som strider mot Gävle kommuns finanspolicy? Analysen har omfattat endast de avtal som registrerats i webbformuläret och avgränsats mot att omfatta de attestanter som inte fått tagit del av

Sid 5 (15) formuläret. Avgränsning har även skett mot att granska samtliga avtalsuppgörelser. Omfattningen av tecknade avtal är för stor och den bedömningen överlåts till respektive förvaltning och bolag att göra. Inga uppgifter har heller tagits in från det nybildade, delägda bolaget Gästrike Vatten AB med dotterbolag. D 4 Revisionskriterier e kriterier som legat till grund för analys, bedömning och rekommendationer är hämtade från Rådet för Kommunal Redovisning, särskilt rekommendation RKR 13.1, samt Gävle kommuns Finanspolicy 1. En revidering av Finanspolicyn beslutades av Kommunfullmäktige i Gävle den 31 mars 2008. Av policyn går att läsa att Leasing måste var medgiven i budget eller genom beslut i Kommunstyrelsen. Leasing jämställs med upplåning och omfattas av reglerna för upplåning i denna policy. All upplåning skall ske på affärsmässiga grunder genom anbudsförfarande från minst tre långivare. Kommunledningskontorets ekonomiavdelning (KLK-ekonomi) har också upprättat riktlinjer för hur leasingavtal ska redovisas. Bl.a. framgår det i riktlinjerna att all teckning av finansiella leasingavtal ska fortlöpande rapporteras till KLK-ekonomi för administration i anläggningsreskontran. Riktlinjerna beskriver också tydligt hur respektive avtal ska hanteras i redovisningen. L 4.1 Vad är leasing? easing är ett avtal där en leasegivare ger en leasetagare rätt att använda en tillgång i utbyte mot betalningar under en avtalad tidsperiod och enligt avtalade villkor. Man skiljer på två typer av leasingavtal, finansiella eller operationella. Det är den ekonomiska innebörden som avgör klassificeringen. Ett finan- 1 Diarienummer 07KS195-5. Förutom kommunens förvaltningar omfattas även de kommunala bolagen i GSAB-koncernen av denna Finanspolicy. Se bilaga 2.

Sid 6 (15) siellt avtal kan sägas motsvara ett köp av objektet medan ett operationellt motsvarar hyra av objektet. Om riskerna och fördelarna av avtalet i huvudsak finns hos leasetagaren betraktas avtalet som en finansiell leasing. Detta innebär bl.a. att om man vill avbryta avtalet så tillfaller kostnaden för inlösen av framtida leasingavgifter leasetagaren. Ett finansiellt leasingavtal kan enligt Sveriges Kommuner och Landsting liknas vid en lånefinansierad investering av en tillgång. Samma ställningstagande går att finna i Gävle kommuns Finanspolicy. I redovisningen ska objektet redovisas som anläggningstillgång i balansräkningen och förpliktelsen (framtida avgifter) redovisas som skuld i balansräkningen. Avskrivningar sker enligt samma principer som för andra tillgångar av samma slag. Rådet för kommunal redovisning anser att om leasingavtalets värde är obetydligt ska det inte klassificeras som finansiellt utan som operationellt. Avtalet betraktas då som ett vanligt hyresavtal och det sker ej någon redovisning av leasingobjektet i balansräkningen. K 5 Granskningsansvarig ommunrevisionen har utsett Camilla Karlsson, certifierad kommunal yrkesrevisor, som ansvarig projektledare och revisor för detta uppdrag. D 6 Metod en metod som har använts grundar sig på en informationsinsamling via ett webbaserat formulär. Formuläret har konstruerats med hjälp av Gävle kommuns IT-avdelning. Janne Adolfsson har konsulterats för uppdraget och konstruerat formulärets utformning utifrån de frågor som vi ansetts vara betydelsefulla. IT-avdelningen ansvarar inte för frågeställningarnas innehåll och sammansättning. Formuläret har sänts till samtliga beslutsattestanter. En beslutsattestant har bl.a. behörighet att godkänna kostnader i sin verksamhet.

Sid 7 (15) För att identifiera samtliga attestanter inom kommunen, samt även vissa bolag som använder samma redovisningssystem, har en behörighetslista från kommunens redovisningssystem legat till grund för urvalet. För övriga kommunala bolag har uppgifter om attesträtt inhämtats efter kontakt med ekonomi-/administrativa chefer. Formuläret har sänts ut till 690 personer. Efter att hänsyn tagits till långtidslediga (t.ex. tjänstledighet, sjukskrivning och föräldraledighet, eller att anställningen har upphört) uppgår möjliga svarsaspiranter till 648 personer med beslutsattesträtt. Beslutsattestanter på samtliga förvaltningar och bolag har tillsänts formuläret. Formuläret har distribuerats via e-post till samtliga attestanter den 11 november 2008. I vissa fall har personers namn eller dess användaridentitet enligt attestlistan inte kunnat återfinnas i kommunens e-postkatalog och har då exkluderats försändelsen. Formulärets informationstext innehöll följande uppgifter: Leasingavtal en kartläggning Hej! Kommunrevisionen vill att du här direkt i datorn besvarar ett antal frågor rörande de eventuella hyres-/leasingavtal som du attesterar. Eventuella kommuninterna lokalavtal ska inte redovisas! Mer om det praktiska längre ned. Varför vill Kommunrevisionen veta detta? Rådet för kommunal redovisning har i rekommendation RKR 13.1 reglerat hur redovisningen av hyres- och leasingåtaganden ska presenteras i kommunens årsredovisning. Kommunrevisionen gör därför en granskning med syfte att utreda vilka hyres-/leasingavtal som finns tecknade hos förvaltningar och bolag. Granskningen görs i form av en webbaserad enkät som vänder sig till samtliga beslutsattestanter. Du svarar med ditt namn och organisationstillhörighet På grund av att kartläggningen avser faktiska förhållanden förutsätter det att vi vet vem som svarar. Praktiskt - Först ett tips! Innan du börjar besvara frågorna, kolla av/skriv ut formuläret för att se vilka data du ska mata in för respektive avtal. - Ditt besvarande sker direkt i datorn och, när du är klar, skickas svaret automatiskt iväg. Du får också en bekräftelse på detta. - Frågor med asterisk (*) är obligatoriska och måste besvaras för att ditt svar skall gå iväg. Klickar du på nedanstående länk, kommer formuläret fram: http://www.gavle.se...osv Tack för din medverkan, dina svar och synpunkter!

Sid 8 (15) På grund av dålig svarsfrekvens på första utskicket, endast 122 svar av totalt 648 möjliga (vilket motsvarar 19 %), sändes en påminnelse ut den 26 november 2008. Vid Kommunrevisionens möte den 12 december 2008 (efter att en påminnelse genomförts) uppmanades ansvarig projektledare att genomföra ytterligare en påminnelse. Kommunrevisionen såg allvarligt på att svarsfrekvensen var så låg som 60 %. Ett självklart mål är att alla ska svara då kartläggningen inte är en attitydundersökning utan en granskning av hur samtliga beslutsattestanter i kommunen hanterar eventuella hyres- /leasingavtal. Efter påminnelse nummer 2 beslutade ansvarig projektledare att stänga länken till formuläret den 16 januari 2009. Svarsfrekvensens utfall uppgick då till 89 % och sammanställs i tabell 1 nedan. Formulärsvar, efter Tidsperiod Antal, st Antal i % första utskicket (11/11-08) 2008-11-11 2008-11-25 122 svar 19 % påminnelse 1 (26/11-08) 2008-11-11 2009-01-01 388 svar 60 % påminnelse 2 (2/1-09) 2008-11-11 2009-01-16 577 svar 89 % Tabell 1 Efter stängning av länken till webbformuläret har svaren sammanställts i systemprogrammet Excel. Svaren har sedan analyserats och sammanställts utifrån de revisionsfrågor som beskrivs ovan i avsnitt 3. Respektive förvaltning och bolag kommer vid kommunicering av resultatet få ta del av sin svarsstatistik för att i ett senare skede fortsätta arbetet med att klassificera, redovisa samt kommentera rättvisande upplysningar i årsredovisningen.

Sid 9 (15) S 7 Resultat varsfrekvensen av webbformuläret var till en början trög. I samband med påminnelserna har frekvensen ökat direkt, för att sedan avta snabbt. Slutligen uppgick svaren till 577 attestanter av totalt 648 möjliga, vilket motsvarar en svarsfrekvens på 89 %. Svarsfrekvensen beskrivs närmare i diagrammet nedan: Diagram 1: Svarsfrekvens i antal och procent per förvaltning och bolag. I vissa fall är svaren fler än det finns möjliga attestanter. Detta beror på att man svarat på formuläret flera gånger när omfattningen av leasingavtal varit fler än 10 stycken. Under den löpande bearbetningen av inkommande svar uppdagades att förvånansvärt många attestanter inte varit medvetna om den behörighet man hade. Många personer har hört av sig och ifrågasatt varför just de har fått formuläret. Är detta ett resultat av en för generös tilldelning av behörigheter vid nyanställning? Eller kryssar man i en standard blankett som sedan översänds till Kommunledningskontoret för registrering av rättigheter i redovisningssystemet? Det är några frågor som infinner sig och som många enhets-/avdelningschefer också kommer att få ta ställning till framöver. Behörigheter ska behandlas restriktivt och endast delas ut utifrån ett aktivt ställningstagande. En restriktiv handläggning är ett skydd för den enskilde arbetstagaren. Det finns möjligheter i systemet att ge tillfälliga behörigheter som man med fördel kan använda i större utsträckning när så krävs, istället för att tilldela behörigheter på generella grunder.

Sid 10 (15) En annan allvarlig företeelse avser de personer som inte läst det e-post meddelande som sänts ut från Kommunrevisionen. Drygt 30 personer har kastat samtliga utskick utan att läsa/öppna meddelandet, samt utan att svara på formuläret. Dessa personer har inte heller någon form av frånvarobesked som kan förklara detta agerande. Av ärendefältet i e- postmeddelandet har det framkommit att det är en kartläggning från Kommunrevisionen. Det har också framkommit i påminnelserna att man som attestant ikläder sig skyldigheter. Däribland en skyldighet att svara på revisorernas frågor! Respektive organisatorisk enhet inom kommunkoncernen kommer att få ta del av den lista som avser deras egen andel av personer som underlåtit att svara på formulären. A 7.1 Den totala bilden v granskningen framgår att det finns en hel del hyres-/leasingavtal inom Gävle kommunkoncern. Klassificeringen av avtalen i denna promemoria grundar sig enbart på en bedömning om avtalens löptid. Då det inte varit praktiskt möjligt att granska respektive avtal och dess förbindelser har endast tidsaspekten legat till grund för bedömningen. Att klassificeringen av avtalen blir korrekt får respektive förvaltning och bolag själv ansvara för samt att det redovisas enligt RKR s rekommendation. För att kunna göra en bedömning av inrapporterade avtal har gränsen för finansiell leasing dragits vid 36 månader. Alla avtal med kortare löptid har bedömts vara operationella avtal. Inrapporterade avtal som saknar uppgifter om löptid eller av annan orsak är svåra att bedöma har klassificerats som gränsfall till finansiell leasing. Totalt 401 stycken avtal har registrerats in via webbformuläret. Av diagrammen går att utläsa totalt antal leasingavtal per förvaltning/bolag samt om de bedömts som finansiell eller operationell leasing. Fördelningen per förvaltning och bolag framgår av diagram 2 och 3 nedan:

Sid 11 (15) Diagram 2: Klassificering av leasingavtal per förvaltning Diagram 3: Klassificering av leasingavtal per bolag Sammantaget kan konstateras att det förekommer en hel del leasingavtal inom kommunkoncernen, där ungefär hälften (ca 190) av avtalen kan vara finansiella. Finansiella avtal är och kan vara motiverade, men analysen visar att alldeles för många avtal avser t.ex. kopieringsmaskiner, friskvårdsmaskiner och kaffeautomater med en löptid längre än 36 månader. Detta är inte tillfredsställande. Enligt Finanspolicyn klassas leasning som ett alternativ till upplåning och all upplåning ska hanteras av Gävle kom-

Sid 12 (15) muns Internbank. Samt att eventuella leasingavtal ska medges i budgeten eller genom beslut i Kommunstyrelsen. Det är endast Kommunstyrelsen som kan medge generella undantag för användning av leasing av vissa inventarieslag, t.ex. undantas fordon, datorer och kontorsutrustning från förbudet. Med andra ord är det Internbanken som ska hantera all upplåning som sker inom kommunkoncernen. Detta gäller även leasing, med undantag för operationell leasing av vissa inventarier. Alla leasingavtal som därutöver tecknas av förvaltningar och bolag är därmed otillåtna. Analysen visar att det finns långa leasingavtal (> 3 år) av tillgångar som avser kopieringsmaskiner m.m. Enligt uppgift bär leasetagarna risken om avtalen ska upphöra. Enbart företeelsen att det finns finansiella avtal tecknat för kontorsutrustning bryter mot Finanspolicyn och avtalen betraktas därmed inte som affärsmässiga. Nya rutiner för hur man hanterar leasingavtal bör omgående ses över. För en särredovisning av resultatet per förvaltning och bolag hänvisas till bilaga 1. D 7.1.1 Redovisning av leasingavtal et kan också konstateras att redovisningen av både operationella och finansiella leasingavtal sker med varierande uppfinningsrikedom. Allt mellan kontogrupperna 46 till 76 används istället för anvisade kontogrupp 61 för operationella. De finansiella avtalen påverkar balansposterna i redovisningen och ska hanteras som en tillgång med regelmässiga avskrivningar samt upplåningen som en skuld i balansräkningen. Exempelvis redovisas friskvårdsmaskiner på konto 583 (Friskvård och fritidsverksamhet) vilket kan tolkas vara logiskt men inte när avtalet handlar om hyra/leasing utan då ska det lämpligen redovisas på konto 612 (och dess underkonton) som avser Leasing av inventarier. Se även tidigare utfärdade riktlinjer från Kommunledningskontoret. 2 2 Dokument Redovisning av leasingavtal, 2003-12-01. Se bilaga 3.

Sid 13 (15) Slumpmässigt har hyres- och leasingkostnader stämts av mot kommunens redovisningssystem. 3 Resultatet av denna analys visar att samtliga förvaltningar har exempel på där man missat att kontera enbart halva mervärdesskatten avseende leasingkostnader. Sammantaget rekommenderas att samtliga förvaltningar och bolag ser över hur kontering av leasingkostnader går till och att enbart halva mervärdesskatten registreras som ingående mervärdesskatt samt att det i framtiden sker på anvisat sätt. L 7.1.2 Rapportering av leasingavtal easing är enligt Finanspolicyn en form av upplåning och är ett tillåtet finansieringsalternativ. Men då måste leasingalternativet vara medgivet i budget eller genom beslut i kommunstyrelsen. Leasing jämställs med upplåning och omfattas därför av reglerna för upplåning. Att all upplåning ska ske på affärsmässiga grunder är en grundprincip. Detta innebär enligt vår tolkning att man bör vara mycket restriktiv med att teckna leasingavtal och att denna form av upplåning ska vara väl motiverad och förankrad. Enligt uppgift förekommer ingen inrapportering av leasingavtal till Kommunledningskontorets ekonomiavdelning. Endast vid årsbokslut inhämtas rapport från Nordea och Inköp Gävleborg som redovisar utfallet av leasingbilar. Uppgifter om övrig leasing saknas inför löpande avrapporteringar till Kommunstyrelsen. Ett av syftena med rapporten är att kommunen ska ha kontroll över de finansiella risker som uppkommer i samband med upplåning. Och att följa kommunens samlade låneskuld med likviditets- och ränteutvecklingsanalyser som följd. Ingen leasing har heller tagits upp i samband med budgetarbetet och i sammanställningen av Kommunplanen. Uppenbarligen förekommer det att man tecknar leasingavtal. Hos vissa förvaltningar och bolag är företeelsen mer vanlig än hos andra. 3 Avstämning har skett av samtliga förvaltningar och de kommunala bolag (Gavlefastigheter Gävle kommun AB samt Gävle Hamn AB) som använder kommunens redovisningssystem.

Sid 14 (15) Av kommunallagen framgår bl.a. att kommunen har en skyldighet att bokföringen ska vara så ordnad att en tillräcklig kontroll av verksamheten kan upprätthållas. För att kommunen ska kunna bestämma räkenskapsårets intäkter och kostnader samt stämma av verksamhetens resultat och ställning måste tillräcklig information rapporteras in från samtliga ansvariga verksamheter. En rättvisande redovisning är att rätt uppgifter kommer in i rätt tid. G 8 Rekommendationer ävle kommun, dess förvaltningar och kommunala bolag, har redovisat via webbformuläret ett stort antal hyres- och leasingavtal som tecknats med externa leverantörer. Resultatet av granskningen visar att attestberättigade ibland saknar kunskap om vilka regler som gäller vid upprättande av hyres- och leasingavtal. Finanspolicyn, som är ett centralt policydokument för hela kommunkoncernen, bör aktualiseras och sammanfattningsvis spridas ut i organisationen. Ansvaret för att intentionerna med Finanspolicyn efterlevs åligger respektive förvaltnings- och bolagsledning. Likaså att man följer rekommendationerna från Rådet för kommunal redovisning. För att underlätta tillämpningen av reglerna för hanteringen av hyres- och leasingavtal rekommenderar vi att KLK-ekonomi uppdaterar riktlinjerna för hur leasing ska hanteras och redovisas. Det är viktigt att KLKekonomi visar vägen för ett gemensamt ställningstagande. För att underlätta arbetet med upprättandet av upplysningar i årsredovisningen kan en rapportmall för leasing utvecklas som innehåller tvingande fält där upplysningar och kriterier om leasing beskrivs. Rapporten kan sen hanteras som ett bokslutsunderlag, innehållande nödvändiga uppgifter som underlättar sammanställningen av leasing till årsredovisningen. Om förvaltningarna har tecknat någon form av leasingavtal ska detta redovisas särskilt inför respektive bokslut. På så sätt kan kommunen sammanställa, redovisa och upplysa om leasing i årsredovisningen enligt Rådet för kommunal redovisnings rekommendation 13.1. Därmed får man

Sid 15 (15) kontroll över samtliga leasingavtal inom kommunkoncernen samt ges möjlighet att i detta avseende följa god redovisningssed. Ett sätt att beskriva hur man kan hantera behovet av nya tillgångar genom nyupplåning i form av hyra eller leasing framgår av det cykliska diagrammet. En behovsanalys borde ligga till grund för ett ställningstagande som kommuniceras med ekonomifunktionen hos respektive förvaltning eller bolag. Där man gemensamt tar fram ett förslag på finansiering Redovisning Rapportering till KLK innehållande upplysningar om - kriterier - värde - avgifter, - förfallotidpunkt, etc. Om leasing? Klassificering? Finansiell / operationell? Beslut i nämnden/styrelsen i samband med budget eller beslut i Kommunstyrelsen 1. Behovsanalys 2. Kontakta den egna ekonomifunktionen! 3. Finanspolicy och RKR 13.1 4. Finansieringsform? som sedan bereds i respektive nämnd och styrelse i samband med budgetarbetet. Om denna finansieringsform väljs ska särskilda rutiner för hur redovisning och rapportering till Kommunledningskontorets ekonomiavdelning följas. Sammantaget rekommenderas att samtliga förvaltningar och bolag ser över sina rutiner för hur man finansierar sina behov av nya tillgångar i sina verksamheter samt hur tilldelning av behörigheter fungerar. Camilla Karlsson Certifierad kommunal revisor

Leasingavtal per förvaltning och bolag Bilaga 1 Nedan framgår antal leasingavtal per förvaltning och bolag uppdelat mellan finansiell och operationell leasing. Klassificeringen grundar sig enbart på en bedömning om avtalens löptid. Det har inte varit praktiskt möjligt i denna kartläggning att granska respektive avtal för att få en mer korrekt indelning. Respektive förvaltning och bolag får själva ta ställning till hur deras avtal ska klassificeras enligt RKR 13.1. Klassificering ska göras när avtalen tecknas eller ibland under perioden om. Av diagrammen framgår vilken typ av tillgång som leasats. Generellt är det leasing av lokaler, bilar och kontorsutrustning. Endast ett operationellt leasingavtal, > 3 år 1

Leasingavtal per förvaltning och bolag Bilaga 1 2

Leasingavtal per förvaltning och bolag Bilaga 1 3

Leasingavtal per förvaltning och bolag Bilaga 1 Bolagskoncernen GSAB Har inga hyres-/leasingavtal ABG Har endast ett finansiellt leasingavtal som avser lokalhyra 4

Leasingavtal per förvaltning och bolag Bilaga 1 5

Rev 2008-02-19 2008-02-11 Sid 1 (21) Dnr 07KS195-5 D nr 07KS195 Finanspolicy slutlig version K O M M U N L E D N I N G S K O N T O R ET Gävle kommun, 801 84 Gävle. Besöksadress Stadshuset, Drottninggatan 22. Tfn 026-17 80 00 (vx). Fax 026-12 54 56 gavle.kommun@gavle.se www.gavle.se

Sid 2 (21) INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1 INLEDNING... 3 1.1 BAKGRUND... 3 1.2 SYFTE... 4 1.3 ÖVERGRIPANDE MÅL FÖR FINANSVERKSAMHETEN... 4 1.4 OMFATTNING... 4 1.5 REVIDERING AV FINANSPOLICY... 4 2 ORGANISATION OCH ANSVARSFÖRDELNING... 5 2.1 ANSVARSFÖRDELNING... 5 2.1.1 Kommunfullmäktige... 5 2.1.2 Kommunstyrelsen... 5 2.1.3 Ekonomi-/ finanschefen... 5 2.1.4 Internbanken... 6 2.1.5 Kommunala bolag... 6 3 SKULDHANTERING... 7 3.1 MÅL OCH STRATEGI... 7 3.2 RISKDEFINITIONER... 7 3.3 RIKTLINJER... 8 3.3.1 Tillåtna finansieringsalternativ... 8 3.3.2 Motparter... 8 3.3.3 Ränterisk... 8 3.3.4 Refinansieringsrisk... 9 3.3.5 Koncernfrågor... 10 4 TILLGÅNGS- OCH LIKVIDITETSHANTERING... 11 4.1 MÅLSÄTTNING... 11 4.2 RISKDEFINITIONER... 11 4.3 RIKTLINJER... 11 4.3.1 Placeringar... 11 4.3.2 Annan förvaltning... 12 4.3.3 Likviditetsplanering... 13 5 FINANSIELLA DERIVAT... 13 5.1 TILLÅTNA FINANSIELLA DERIVAT... 13 5.2 TILLÅTNA FINANSIELLA MOTPARTER... 13 6 BORGEN OCH GARANTIER... 14 7 OPERATIVA RISKER... 14 7.1 DEFINITION AV OPERATIV RISK... 14 7.2 HANTERING AV OPERATIVA RISKER... 15 8 RAPPORTERING... 15 8.1 SYFTET MED RAPPORTERING... 15 8.2 RAPPORTERINGSSTRUKTUR... 16 BILAGA 1... 17

Sid 3 (21) 1 INLEDNING Finanspolicyn utgör ett övergripande ramverk för den finansiella hanteringen inom Gävle kommunkoncernen. Finanspolicyn fastställs av kommunfullmäktige. 1.1 Bakgrund Gävle kommun kännetecknas av långsiktighet både vad gäller den löpande verksamheten och hantering av finansiell risk. För att finansiera kommunen och dess bolags verksamhet har Gävle kommun en exponering i räntebärande lån, vilket skapar ett antal finansiella risker såsom ränte- och refinansieringsrisker. Målsättningen är att genom medvetna beslut hantera dessa risker inom väldefinierade ramar och riktlinjer. I praktiken innebär detta att räntekostnaderna ska stabiliseras både på kort och lång sikt. Vidare är det av stor vikt att skapa framförhållning när det gäller tillgången till kapital. Detta ska uppnås genom att ingå längre kreditavtal framförallt då kreditmarginaler är gynnsamma. En internbank ska säkerställa att koncernens likviditetshantering, upplåning, placering, samt hantering av finansiella risker i övrigt samordnas på ett effektivt sätt. Internbanken är också en förutsättning för utnyttjande av skalfördelar och uppbyggnad av önskvärd kompetens inom koncernen. Gävle kommunkoncern består av primärkommunen samt tillhörande företag enligt bilaga 1. Kommunkoncernen utgör en finansiell enhet och bedöms som en finansiell enhet av kreditmarknaden. Kommunkoncernens samlade kreditvärdighet skall utnyttjas för att åstadkomma lägsta möjliga finansieringskostnad för i koncernen ingående enheter. Ägaren Gävle kommun har ett hundraprocentigt ansvar för kommunkoncernens helägda företag. Gävle kommun kan aldrig låta något företag i kommunkoncernen tvångslikvideras eller försättas i konkurs. Kommunkoncernens skuldsättning per innevånare får inte utan särskilt beslut överstiga den av kommunfullmäktige fastställda nivån. Med kommunkoncernens skuldsättningsnivå menas långa och korta skulder med avdrag för likvida tillgångar plus avsättningar samt ansvarförbindelser (pensionsåtaganden inom linjen). I samband med det årliga beslutet om kommunplan med årsbudget för kommunkoncernen fastställer kommunfullmäktige maximal tillåten skuldsättningsnivå per innevånare.