RONNEBY KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 1 (9) Plats och tid Kulturcentrum, Ronneby kl 18.00 20.20 Beslutande Ingemar Oscarsson, s Jusuf Nepola, s Håkan Robertsson, s Svetlana Sukhova, s Peter Bowin, v Ann-Kristin Åstrand, v Kersti Rydelius, m Per Johansson, m Åke Tärntoft, c Olle Klein, fp Lars Svensson, kd Ordförande Tjg ersättare för Björn O Svensson, c Övriga deltagare Utses att justera Hugo Savmyr, s, ersättare Curt Piculell, m, ersättare Christoffer Stenström, m, ersättare Lisbeth Beselin, fp, ersättare Elizabeth Olsson, ekonom (delvis) Lena Brorsdotter, kulturchef Helén Svensson, sekreterare Per Johansson Justeringens plats/tid Kulturcentrum, Ronneby 2006-08-29 Underskrifter Sekreterare: Helén Svensson Paragrafer: 48 53 Ordförande: Peter Bowin Justerande: Per Johansson ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Biblioteks- och kulturnämnden Sammanträdesdatum 2006-08-22 Datum för anslags uppsättande Förvaringsplats för protokollet 2006-08-30 Datum för anslags nedtagande Kulturcentrum 2006-09-20 Underskrift Helén Svensson
RONNEBY KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 2 (9) 48 Intern kontrollplan för Biblioteks- och kulturnämnden Ekonom Elizabeth Olsson informerar om reglementet för intern kontroll som antogs av Kommunfullmäktige 16/2006. Kommunfullmäktige beslutade då också att nämnderna skall upprätta internkontrollplaner före 31 augusti 2006. Syftet med en intern kontrollplan är - ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet - tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten - efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer m m Nämnderna har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom sitt verksamhetsområde. Inom varje nämnds verksamhet ansvarar verksamhetschef eller motsvarande för att konkreta regler och anvisningar är utformade så att en god intern kontroll kan upprätthållas. Regler och anvisningar skall antas av nämnden. Varje nämnd har en skyldighet att styra och löpande följa upp det interna kontrollsystemet inom nämndens verksamhetsområde. För att kunna göra det ska en risk- och väsentlighetsanalys genomföras för verksamheten. Bedömningen skall årligen prövas och vid behov revideras. Nämnden skall varje år anta en särskild plan för uppföljning, baserad på genomförd riskbedömning, av den interna kontrollen. Verksamhetschefen skall i slutet av varje år rapportera uppföljningsresultatet av den interna kontrollplanen för Biblioteks- och kulturnämnden. I debatten deltar Peter Bowin, v, Åke Tärntoft, c, Håkan Robertsson, s, Olle Klein, fp och Ingemar Oscarsson, s. Nämnden beslutar anta bilagda förslag till intern kontrollplan (bilaga 1). Planen gäller för perioden september 2006 t o m december 2007. Verksamhetschefen skall i december 2006 avge en delrapport på punkten In-/utlämning av konst samt rapportera samtliga punkter vid decembersammanträdet 2007.
RONNEBY KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 3 (9) 49 Ändrade öppettider på Gjuteri- och emaljmuseet Gjuteri- och emaljmuseet har i flera år bemannats av personer, anställda i aktivitetsgaranti. De två som tjänstgjort senast, slutade med ålderspension den 30 juni resp 31 juli. Under augusti månad har kulturenheten en tillfälligt anställd person som bemannar museet. Kulturenheten har förgäves ansökt om Plusjobbare som kan hålla museet öppet. Museet är f n öppet kl 10-15 måndag-fredag, d v s 25 tim/v. Besöksstatistiken har de senaste åren visat att mellan 1 000 och 1 400 personer besökt museet/år. Enligt uppgift är det under vinterhalvåret ungefär 6-7 besök/vecka. Öppettiderna föreslås bli kl 13-16 måndagar fredagar, vilket innebär att museet hålls öppet 15 tim/vecka. Tiderna föreslås gälla fr o m september 2006. Eventuellt kan ett utökat öppethållande bli aktuellt under perioden maj augusti. Museet kan visas för grupper utanför ordinarie öppethållande av personal på kulturkontoret. ABF:s studiecirkel som bedriver regelbunden verksamhet i museets lokaler under vår och höst skall få tillgång till lokalerna efter behov oavsett vilka öppettider som gäller. I debatten deltar Peter Bowin, v, Håkan Robertsson, s, Lars Svensson, kd, Svetlana Sukhova, s, Ingemar Oscarsson, s, Lisbeth Beselin, fp och Jusuf Nepola, s. Öppettiderna på Gjuteri- och emaljmuseet ändras så att museet hålls öppet 15 tim/v från september 2006 samt vid behov ges grupper tillträde till museet utanför öppethållande. Kulturchefen ges i uppdrag att söka samarbete med föreningar eller andra intressenter för att kunna bibehålla ett öppethållande.
RONNEBY KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 4 (9) 50 Information om biblioteksplan Biblioteks- och kulturnämnden har av Kommunfullmäktige ( 129/2005) fått i uppdrag att utarbeta en biblioteksplan för Ronneby kommun. Ordförande Peter Bowin, v, informerar om det pågående arbetet med biblioteksplanen. Ett förslag är lämnat till arbetslagledarna på biblioteket som ska lämna synpunkter till september. På nämndens möte den 19 september kommer ett första utkast att delas ut och beslut om att anta planen kan tas på oktober- eller novembermötet. I diskussionen deltar Peter Bowin, v, Kersti Rydelius, m, Olle Klein, fp och Ingemar Oscarsson, s. Informationen noteras till protokollet.
RONNEBY KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 5 (9) 51 Kurser och konferenser Kulturchef Lena Brorsdotter informerar om ett vänortsbesök i norska Høyanger 17-20 augusti. De nordiska vänorterna träffas vartannat år och år 2008 träffas man i Ronneby. Informationen noteras till protokollet.
RONNEBY KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 6 (9) 52 Information och delegationsärenden Kulturchef Lena Brorsdotter informerar om: Tillsatt vikariat på biblioteket. Avtal har tecknats med Länsstyrelsen angående utlån av 27 st brunnsmodeller från Kulturcentrum. Modellerna visas i det nya Naturum/Kulturrum i Gymnastiken i Brunnsparken. Blekingekonstnärerna Anita Larsson och Bob Matson håller en kurs för konstnärer i emaljverkstaden under fyra veckor med början den 28 augusti. Uppdragsgivare är Kulturarbetsförmedlingen. Konstnären Acke Hydén anordnar en kurs i ljussättning för konstnärer i Blekinge under hösten. Konstnärerna får ett antal miljöer i de olika kommunerna i Blekinge att välja mellan för att göra förslag till ljussättning av dessa. Uppdragsgivare är Kulturarbetsförmedlingen. Personalen på Kulturkontoret och biblioteken ska på personalutflykt till Öland den 25/8. Biblioteken stänger den dagen och Kulturcentrum bemannas av personal från KPC. Konstföreningen har föreslagit att man har en shop i konsthallen med försäljning av föremål med konstnärligt värde. Statistik med nyckeltal 2005 för biblioteken i Kronobergs och Blekinge län delas ut. En grupp från Moderaterna har varit på studiebesök på huvudbiblioteket och Kulturcentrum. Ordförande Peter Bowin, v, informerar om: En inbjudan till 75-årsjubileum av blekinges längsta samfällda väg, K14, som börjar i Jakobstorp och slutar i Hjortseryd, lördagen den 26 augusti.
RONNEBY KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 7 (9) forts 52 Ingemar Oscarsson, s, informerar om: Antikrundan har gjort en inspelning om Kockums Emalj, dels utanför Kulturcentrum och dels på Gjuteri- och emaljmuseet, inför programmet från Ronneby. Fd emaljmästaren Folke Pettersson berättade om emaljens historia. På nästa nämndmöte i september kommer Olle Wingborg att informera om arbetet med ronnebybibliografin. Att han har flyttat till Karlshamn men har ansökt hos Kommunfullmäktige om att få vara kvar som 1:e vice ordförande i Biblioteks- och kulturnämnden till mandatperiodens slut 2006-12-31. Delegationsbeslut: Listerby Rock har beviljats ett arrangemangsbidrag om 2 000 kr för en rockkonsert i Leråkra bygdegård den 20 maj 2006. Horsahallens gille har beviljats ett förlustbidrag om max 1 500 kr för arrangemanget En historisk dag i medeltidsbyn i Lockansmåla den 20 maj 2006. Backarydbygdens spelmän har beviljats ett arrangemangsbidrag om 1 000 kr för en spelmansstämma i Hallabro den 28 juni 2006. Backarydbygdens spelmän har beviljats ett arrangemangsbidrag om 3 000 kr för ett folkmusikläger för ungdomar i Hallabro den 25-28 juni 2006. Studiefrämjandet har beviljats ett projektbidrag om 35 000 kr för dansprojektet Gränslös Streetdance för ungdomar i Ronneby. Projektet kommer att pågå från 2006 till 2008. Storbandet har beviljats ett förlustbidrag om max 20 000 kr för en konsert tillsammans med Barbro Svensson på Kulturcentrum den 28 oktober 2006. Ronneby Blåsorkester har beviljats ett arrangemangsbidrag om 8 000 kr för en höstkonsert på Kulturcentrum den 22 oktober 2006.
RONNEBY KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 8 (9) forts 52 Redovisning av arrangemang: Ronneby Blåsorkesters redovisning av Vårkonserten den 29/4 2006. Bräkne-Hoby Folkets Husförenings redovisning av konstutställning i Bräkne-Hoby Folket Hus den 20-21/5 2006. Horsahallens gilles redovisning av En historisk dag i Lockansmåla den 20/5 2006. Tallets musikförenings redovisning av Uterock den 27/5 2006. Backarydbygdens spelmäns redovisning av Folkmusikläger för ungdomar 25-28 juni och Spelmansstämma i Hallabro den 28 juni 2006. Protokollsutdrag: Byggnadsnämnden, delegationsbeslut om bygglov av David Gillanders: 234/2006 Ronneby 25:5 - Utförd graffitimålning Brukets byggnad. Byggnadsnämnden, delegationsbeslut om bygglov av David Gillanders: 235/2006 Gertrud 9 - Utförd graffitimålning på mur. KF 122/2006: Förslag till budgetramar 2007. Informationen noteras till protokollet.
RONNEBY KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 9 (9) 53 Övriga frågor Pär Eliasson, Hallabro, har skickat två skrivelser till Biblioteks- och kulturnämnden, Biblioteken som vägledare i samhällsfrågor och Hitler som psykoterapeut. Ordförande Peter Bowin, v, föreslår att han och kulturchef Lena Brorsdotter får i uppdrag att besvara skrivelserna. Ordförande Peter Bowin, v och kulturchef Lena Brorsdotter får i uppdrag att besvara skrivelserna från Pär Eliasson, Hallabro. Exp: Pär Eliasson
Bilaga 1 till BoK 48 2006-08-22 Intern kontrollplan Biblioteks- och kulturnämnden Process/rutin/ system Kontrollmoment Kontrollansvar Frekvens Metod Rapport till Larm, säkerhet, lås (KC) Efterlevnad av säkerhetsrutiner Säkerhetsansvarig 1 gång/år Genomgång med personalen Verksamhetschef In-/utlämning av konst Efterlevnad av uppgjorda rutiner Vaktm, utstpersonal 2 ggr/år Kartläggning av nuv rutiner Verksamhetschef Talbokshantering Efterlevnad av - mål - uppgjorda rutiner Ansvarig f lag Uppsökande verksamhet 1 gång/år Kartläggning, genomgång av rutiner. Regelverk skapas. Verksamhetschef Efterlevnad av rutiner Utställningsförsäkring Utställningsansvarig 2 ggr/år Stickprov Verksamhetschef Olycksfall Efterlevnad av regler Säkerhetsansvarig 1 gång/år Kartläggning, genomgång av rutiner Verksamhetschef Bidragshantering Efterlevnad av bidragsregler o delegationsordning Verksamhetschefen 2 ggr/år Uppföljning BoK-nämnd