Utbildningsdag för nya projektägare Interreg Sverige-Norge
Förvaltande och attesterande myndighet, Länsstyrelsen Jämtland Forvaltande organisation (FO) Övervaknings-och styrkommittéer Programchef/FM Annica Westerlund Interregsekretariat: Maud Nässén Camilla Randström Tobias Liljeblad Kontrollanter Kholod Mahmood Maria Pettersson Edvania Santana Jenny Lindbäck FO/Sekretariat för Gränslöst samarbete: Frode Frisvoll FO/Sekretariat för Inre Skandinavien Bjørn-Terje Andersen Helmik Slora Kristiansen Stig Skoglund FO/Sekretariat för Nordens Gröna Bälte Sidsel Trønsdal Eli Rishaug Petrine Husby Övervakningskommittén, delområdesöverskridande projekt Styrkommittén, delområde Gränslöst samarbete Styrkommittén, delområde Inre Skandinavien Styrkommittén, delområde Nordens Gröna Bälte
Syfte med dagen Etablere gode rutiner for prosjektgjennomføring og rapportering Hvilke krav stilles fra sekretariatet mht gjennomføring, rapportering og dokumentasjon Bli bedre kjent med prosjektteam Tillitt
Investeringslogikk 4
Interreg Sverige-Norge 1 program 3 delområder 1 overvåkningskomite 3 styringskomiteér
Interregsekretariatet for Grenseløst Samarbeid (GS) Norska sekretariatet er lokalisert i Sarpsborg i Østfold fylke. Sekretariatet dekker ytre Østfold fylke og deler av Akershus fylke på norsk side. Det svenska sekretariatet finns vid Länsstyrelsen Jämtlands län i Östersund. Kontaktpersoner för programmet finns även vid Västra Götalandsregionen og i Akershus fylkeskommune. Östersund Trondheim Östersund Sundsvall
Interregsekretariatet for Indre Skandinavia (INS) Norska sekretariatet er lokalisert på Hamar i Hedmark fylkeskommune. Sekretariatet dekker Hedmark fylke, deler av Østfold fylke og deler av Akershus fylke på norsk side. Det svenska sekretariatet finns vid Länsstyrelsen Jämtlands län i Östersund. Kontaktpersoner för programmet finns även vid Region Värmlands, Region Dalarna och Akershus fylkeskommune. Sundsvall
Sekretariatets roll Rådgivning Planering Ändringar Uppföljning Information Kontaktnät
Sekretariatene hjelper dere! Ta kontakt med oss Vi forsøker alltid å hjelpe dere, uansett hva problemet eller utfordringen er
Genomförande av projekt Prosjekteierne har hovedansvar for prosjektet og koordinerer prosjektet. Dette innebærer også: Se till att de utgifter som medsökande/partner lägger fram avser projektets genomförande Rapportering (status og økonomirapportering) Kommunikasjon/informasjon om prosjektet Ansvara för ändringar och ändringsansökan även medsökandes ändringar i t.ex. budget Upprätta ett medsökandeavtal (SE)/ evt en partnerskapsavtale (NO)
Medsökandes roll och ansvar Egen budget i projektet. Egen projektredovisning och stöds på samma sätt som den sökande Programmet betalar stödet till den sökande. Upphandlingsreglerna gäller på samma sätt som för projektparternas organisationer. Finansiørenes rolle og ansvar Ikke eget prosjektbudsjett Medfinansierer enten i penger eller arbeid
Viktiga dokument Beslutet/tilsagnet - Startdato/sluttdato - Almenne vilkår - Spesielle vilkår - Rapporteringsfrister - Budsjett - Finansieringsplan - Tiltak som skal gjennomføres NB! Aksept av tilsagn innen 2 mnd. (N) Forordninger og regelverk - Offentlig innkjøp/upphandling - Statsstøtteregelverk Prosjekthandboken - Råd og tips underveis i prosjektet
Ändringsbeslut Budgetändring större än 20 % inom enskilda kostnadsslag (eller mer än 20 % men max 5000 EUR) Stora förändringar av projektet t.ex. aktiviteter Förlängning av projektperioden Avhopp, byte av medsökande eller medfinansiärer. Begrunn/Motivera endringen Ändringar ska godkännas INNAN de genomförs! Maila din handläggare, skriv separat dokument och bifoga. Är du osäker på om det behövs ett ändringsbeslut eller inte kontakta Interregsekretariatet så hjälper vi dig!
Andra godkännanden Resor Utanför Sverige och Norge Måste godkännas i förväg, även om de är budgeterade. Maila din handläggare Syftet med resan Reserapport efteråt Rapporteringsperioder Ändra permanent Ändra tillfälligt, senarelägga inlämning Maila din handläggare Kontakta sekretariatet både på norsk och svensk sida!
Rapportering
Rapportering Norsk rapportering skal skje gjennom www.regionalforvaltning.no Skriftlig del Økonomidel og beregning av IR-midler til utbetaling Svensk rapportering via www.minansokan.se Skriftlig del Økonomidel og beregning av EU-midler til utbetaling Rapportene skal være felles/gemensam for hele prosjektet 16
Läges-/delrapport Tidpunkt tilsagn/beslut Mall för lägesrapport hemsidan Svenska, norska eller svorska Sammanfatta och analysera projektets utveckling, fokus på resultat och mål Förklara ev. avvikelser och/eller oväntade resultat 17
Innehåll läges-/delrapport Rapporten skal inneholde følgende: 1. Verksamhetsmål, resultat och effekter 2. a) Tid- och aktivitetsplan 2. b) Aktiviteter 3. Økonomistatus 4. Aktiviteter utenfor programområdet 5. Indikatorer 6. Grenseoverskridende merverdi 7. Horisontelle kriterier 8. Informasjon og kommunikasjon 9. Spørsmål til sekretariatet 18
1. Verksamhetsmål, resultat och effekter Hittills uppnådda resultat Utgångspunkt: mål, förväntade resultat och effekter Bedömning om målen kommer nås Avvikelser? Förklara och kommentera 19
Exempel, Två länder én elv 20
Exempel, Felles nasjonalpark 21
Exempel, Felles nasjonalpark 22
2a Tid og aktivitetsplan Hur ligger projekt till Avvikelser? Kommentera och förklara Inte nödvändigt att skriva om allt ni har gjort Obs! Förändringar från beslut ska kommuniceras med sekretariatet och godkännas innan de genomförs 23
2b Projektets största och viktigaste aktiviteter Tiltak som er beskrevet i tilsagn/beslut Gjennomføringsgrad 24
Exempel 25
3. Ekonomistatus Skriftligt om hur projektet ligger till budgetmässigt Avvikelser? Kommentera och förklara Obs! Förändringar från beslut ska kommuniceras med sekretariatet och godkännas innan de genomförs 26
4. Aktiviteter utanför programområdet Ska godkännas innan de genomförs Redogör för syftet Ange kostnaden för aktiviteten Resor inom Sverige och Norge är OK 27
5. Indikatorer Aktivitetsindikatorer enligt beslutet Hittills uppnått sedan projektstart I Sverige även i Min Ansökan Manual Min Ansökan hemsidan Organisationsnummer för samtliga företag 28
Min Ansökan steg 1: lägg till organisationsnummer 29
Min Ansökan steg 2: registrera utfall 30
6. Grenseoverskridende merverdi Gränsen som resurs Projekt som ser likheter eller skillnader över gränsen som en nödvändig resurs för att skapa resultat och gemensamt lärande, exempelvis kunskap, forskning, experter etc. Utnyttjande av kritisk massa Projekt som använder potentialen att arbeta över gränsen som en förutsättning för att skapa resultat, exempelvis större underlag av företag, studenter, turister, etc. Överbryggande av gränshinder Juridiska, administrativa, fysiska eller upplevda gränshinder 31
7. De horisontella kriterierna Hur bidrar projektet till: - hållbar utveckling - jämställdhet/likestilling - lika möjligheter och icke-diskriminering Ge konkreta exempel 32
8. Informasjon og kommunikasjon Hur arbetar projektet med information och kommunikation 33
9. Spørsmål til sekretariatet Eventuella frågor om projektets genomförande: - förändring av budget - förändring av tidsplan - andra förändringar av projektet Obs! Ändringar måste kommuniceras med sekretariatet innan de genomförs 34
Underskrift Rapporten ska vara underskriven av svensk och norsk projektledare alternativt svensk och norsk projektansvarig kontaktperson Mer info på hemsidan och i projekthandboken 35
Slutrapport Gemensam/felles rapport Tenk nye lesere, uten kjennskap til prosjektet Tydelig kobling til prosjektets tilsagn/beslut Forklar evt. forskjeller mellom forventa resultat og faktiske oppnådde resultat Tillsammans med en sista lägesrapport Ev. populärversion, film etc. Mer info på hemsidan och i projekthandboken 36
Frågor och funderingar? Kontakta sekretariatet vi hjälper gärna till! 37
Kommunikation
Flera nivåer av kommunikation Mellan projekten och sekretariatet Med varandra inom projektet Prosjektets målgruppe Med omvärlden Rettferdiggjørelse Spredning av kunnskap og ideer Politikere
Formella krav Synliggöra var stödet kommer från Förordning 1303/2013 + 821/2014 Affisch minst A3 Samtliga projektägare ska som minsta åtgärd sätta upp en affisch/plakat vars minsta format ska vara A3 med information om projektet inklusive stödbelopp. Projektets webbplats, om den bekostas av Interregprogrammet 40
Formella krav Interreg Sverige-Norge och Europeiska regionala utvecklingsfonden ska framgå. Logotyp finns på programmets hemsida! Kom ihåg: i kontakt med media, i annonsering och skyltning i broschyrer och informationsblad, projektets webbplats och sociala medier filmer 41
42
Exempel Affisch Alla som bedriver ett projekt ska sätta upp Affischer i format A3 vid entrén till kontor och andra platser där projektet bedrivs. Mallen kan laddas ner från hemsidan. Affischerna är gemensamma/felles för Sverige och Norge. Ni driver ett projekt tillsammans! 43
Spara allt Allt som bekostas av projektet måste sparas Glöm inte webbplatser, filmer Vid en eventuell revision måste allt gå att hitta 44
Kommunikasjon med omvärden Sett en kommunikasjonsansvarlig Lag en kommunikasjonsstrategi Budsjetter Definer målgrupper Lag budskap Velg kommunikasjonskanaler 45
Målgrupper Prosjektets interne målgruppe "Folket" for rettferdigjøring av prosjektet Tilsvarende gruppe som kan lære og få ideer Politikere 46
Budskapet Anpassa efter målgruppe Lag et budskap pr gruppe Omformulera Förenkla TESTE 47
FNs Globale Mål Finn felles budskap for flere målgrupper FNs globale mål er en bra fellesnevner 48
Kanaler
Exempel http://greendriveregion.com/ https://www.scandinaviansciencecluster.se/ Urban plassinnovasjon Populær sluttrapport Youtube kanal Animert Video 50
Tala om vad du har gjort! Till exempel genom: Rapporter och broschyrer Workshops och seminarier Media och sociala medier Glöm inte att meddela Interreg-sekretariatet!
Beviljade projekt 52
Interreg.no Prosjektbanken på www.interreg.no skal inneholde alle godkjente prosjekt. Som norsk ansvarlig for prosjektet er dere derfor ansvarlig for å rapportere dette inn til interreg.no. Norska sekretariatet sänder er mall för vad som ska rapporteras och vart det ska sändas. Snart även info på hemsidan 53
www.interreg-sverige-norge.com 54
Sociala medier Interreg Sverige-Norge 55