Utbildningsdag för nya projektägare. Interreg Sverige-Norge

Transkript

1 Utbildningsdag för nya projektägare Interreg Sverige-Norge

2 Utbildningsdagens innehåll Formiddagsfika Interregsekretariatet hälsar välkomna Presentation av nya projekt (5 minuter/projekt) Gennomføring av prosjekt - Interregsekretariatets roll och beslutet - Rapportering - Informasjons- och kommunikasjonsinsatser Gemensam lunch Anmodning om utbetalning (separate program på norsk og svensk side) Fikapaus Fortsettelse anmodning om utbetalning Felles avslutning

3 Interreg Sverige-Norge 1 program 3 delområder 4 beslutningsgrupper

4 Förvaltande och attesterande myndighet, Länsstyrelsen Jämtland Forvaltande organisation (FO) Övervaknings-och styrkommittéer Programchef/FM Annica Westerlund Interregsekretariat: Maud Nässén Camilla Randström Kontrollanter Kholod Mahmood Maria Pettersson Edvania Santana Jenny Lindbäck FO/Sekretariat för Gränslöst samarbete: Frode Frisvoll Mathilde Stang FO/Sekretariat för Inre Skandinavien Bjørn-Terje Andersen Erik Hagen Stig Skoglund FO/Sekretariat för Nordens Gröna Bälte Kari Mette Elden Sidsel Trønsdal Eli Rishaug Petrine Husby Övervakningskommittén, delområdesöverskridande projekt Styrkommittén, delområde Gränslöst samarbete Styrkommittén, delområde Inre Skandinavien Styrkommittén, delområde Nordens Gröna Bälte

5 Interregsekretariatet for Grenseløst Samarbeid (GS) Norska sekretariatet er lokalisert i Sarpsborg i Østfold fylke. Sekretariatet dekker ytre Østfold fylke og deler av Akershus fylke på norsk side. Det svenska sekretariatet finns vid Länsstyrelsen Jämtlands län i Östersund. Kontaktpersoner för programmet finns även vid Västra Götalandsregionen og i Akershus fylkeskommune. Östersund Trondheim Östersund Sundsvall

6 Interregsekretariatet for Indre Skandinavia (INS) Norska sekretariatet er lokalisert på Hamar i Hedmark fylkeskommune. Sekretariatet dekker Hedmark fylke, deler av Østfold fylke og deler av Akershus fylke på norsk side. Det svenska sekretariatet finns vid Länsstyrelsen Jämtlands län i Östersund. Kontaktpersoner för programmet finns även vid Region Värmlands, Region Dalarna och Akershus fylkeskommune. Sundsvall

7 Interregsekretariatet for Nordens Grønne Belte Norsk sekretariat er lokalisert i Steinkjer og Trondheim i Trøndelag fylkeskommune. Det svenska sekretariatet finns vid Länsstyrelsen Jämtlands län i Östersund. Kontaktpersoner för programmet finns även på Region Jämtland Härjedalen och Länsstyrelsen i Västernorrland. Östersund Sundsvall Östersund Trondheim Östersund Sundsvall

8 Sekretariatets rolle Rådgivning Planlegging Endringer Oppfølging Informasjon Kontaktnett

9 Sekretariatene hjelper dere! Ta kontakt med oss Vi forsøker alltid å hjelpe dere, uansett hva problemet eller utfordringen er

10 Genomförande av projekt Prosjekteierne har hovedansvar for prosjektet og koordinerer prosjektet Dette innebærer også: Se till att de utgifter som medsökande/partner lägger fram avser projektets genomförande Rapportering (status og økonomirapportering) Kommunikasjon/informasjon om prosjektet Ansvara för ändringar och ändringsansökan även medsökandes ändringar i t.ex. budget Upprätta ett medsökandeavtal (SE)/ evt en partnerskapsavtale (NO)

11 Medsökandes roll och ansvar (Sverige) Egen budget i projektet Egen projektredovisning och stöds på samma sätt som den sökande Programmet betalar stödet till den sökande Upphandlingsreglerna gäller på samma sätt som för projektparternas organisationer Finansiørenes rolle og ansvar Ikke eget prosjektbudsjett Medfinansierer enten i penger eller arbeid

12 Viktige dokument Beslutet/tilsagnet inkl. underlag för prioritering - Startdato/sluttdato - Almenne vilkår - Spesielle vilkår - Rapporteringsfrister - Budsjett - Finansieringsplan - Tiltak som skal gjennomføres - Norsk tilsagn inkl generelle vilkår NB! Aksept av tilsagn innen 2 mnd. (N) Samarbeidsavtale - mellom aktørene i prosjektet (frivillig) Forordninger og regelverk - Offentlig innkjøp/upphandling - Statsstøtteregelverk Prosjekthandboken - Råd og tips underveis i prosjektet

13 Ändringsbeslut Når? - Budgetändring större än 20 % inom enskilda kostnadsslag (eller mer än 20 % men max 5000 EUR) - Stora förändringar av projektet t.ex. aktiviteter - Förlängning av projektperioden - Avhopp, byte av medsökande eller medfinansiärer. Begrunn endringen - Ändringar ska godkännas INNAN de genomförs! Är du osäker på om det behövs ett ändringsbeslut eller inte kontakta Interregsekretariatet så hjälper vi dig! - Reiser utenfor programområdet som ikke er nevnt i søknaden - Förändring av rekvireringens perioder

14 Erfaringer fra prosjekter Tillit mellom partnerne den bygges opp gjennom langsiktig samarbeid God organisering og arbeidsfordeling Sett arbeidet inn i en større sammenheng en rød tråd EU, stat, region, kommune Regional forankring Kontakt med fylker, regioner og kommuner God dialog med sekretariatet Rutiner, fleksibilitet og støtte

15 Rapportering

16 Rapportering Norsk rapportering skal skje gjennom Skriftlig del Økonomidel og beregning av IR-midler til utbetaling Svensk rapportering via Skriftlig del Økonomidel og beregning av EU-midler til utbetaling Rapportene skal være felles/gemensam for norsk og svensk prosjekteier 16

17 Läges-/delrapport Tidpunkt tilsagn/beslut Mall för lägesrapport, eller fritext med samma info Svenska, norska eller svorska Uforutsette hendelser som påvirker prosjektets gjennomføring? Rapporter avvik hvordan løse kritiske suksessfaktorer? 17

18 Innehåll läges-/delrapport Rapporten skal inneholde følgende: 1. Verksamhetsmål, resultat och effekter 2. a) Tid- och aktivitetsplan 2. b) Aktiviteter 3. Økonomistatus 4. Aktiviteter utenfor programområdet 5. Indikatorer 6. Grenseoverskridende merverdi 7. Horisontelle kriterier 8. Informasjon og kommunikasjon 9. Spørsmål til sekretariatet 18

19 1. Verksamhetsmål, resultat och effekter Hittills uppnådda resultat Utgångspunkt: mål, förväntade resultat och effekter Bedömning om målen kommer nås Avvikelser? Förklara och kommentera 19

20 Exempel, Rädda Vänerlaxen 20

21 Exempel, Felles nasjonalpark 21

22 Exempel, Felles nasjonalpark 22

23 2a Tid og aktivitetsplan Hur ligger projekt till Avvikelser? Kommentera och förklara Obs! Förändringar från beslut ska kommuniceras med sekretariatet och godkännas innan de genomförs 23

24 2b Projektets största och viktigaste aktiviteter Tiltak som er beskrevet i tilsagn/beslut Gjennomføringsgrad Inte nödvändigt att skriva om allt ni har gjort 24

25 Exempel 25

26 3. Ekonomistatus Skriftligt om hur projektet ligger till budgetmässigt Avvikelser? Kommentera och förklara Obs! Förändringar från beslut ska kommuniceras med sekretariatet och godkännas innan de genomförs 26

27 4. Aktiviteter utanför programområdet Ska godkännas innan de genomförs Redogör för syftet Ange kostnaden för aktiviteten Resor inom Sverige och Norge är OK 27

28 5. Indikatorer Aktivitetsindikatorer enligt beslutet Hittills uppnått sedan projektstart I Sverige även i Min Ansökan Organisationsnummer för samtliga företag 28

29 6. Grenseoverskridende merverdi Gränsen som resurs Projekt som ser likheter eller skillnader över gränsen som en nödvändig resurs för att skapa resultat och gemensamt lärande, exempelvis kunskap, forskning, experter etc. Utnyttjande av kritisk massa Projekt som använder potentialen att arbeta över gränsen som en förutsättning för att skapa resultat, exempelvis större underlag av företag, studenter, turister, etc. Överbryggande av gränshinder Juridiska, administrativa, fysiska eller upplevda gränshinder 29

30 7. De horisontella kriterierna Hur bidrar projektet till: - hållbar utveckling - jämställdhet/likestilling - lika möjligheter och icke-diskriminering Vad är genomfört? 30

31 8. Informasjon og kommunikasjon Hur arbetar projektet med information och kommunikation 31

32 9. Spørsmål til sekretariatet Eventuella frågor om projektets genomförande: - förändring av budget - förändring av tidsplan - andra förändringar av projektet Obs! Ändringar måste kommuniceras med sekretariatet innan de genomförs 32

33 Underskrift Rapporten ska vara underskriven av svensk och norsk projektledare alternativt svensk och norsk projektansvarig kontaktperson Mer info på hemsidan och i projekthandboken 33

34 Slutrapport Gemensam/felles rapport Tenk nye lesere, uten kjennskap til prosjektet Tydelig kobling til prosjektets tilsagn/beslut Forklar evt. forskjeller mellom forventa resultat og faktiske oppnådde resultat Tillsammans med en sista lägesrapport Ev. populärversion, film etc. Mer info på hemsidan och i projekthandboken 34

35 Frågor och funderingar? Kontakta sekretariatet vi hjälper gärna till! 35

36 Kommunikation

37 Flera nivåer av kommunikation Mellan projekten och sekretariatet Med omvärlden Rettferdiggjørelse Spredning av kunnskap og ideer Med varandra inom projektet

38 Formella krav Synliggöra var stödet kommer från Förordning 1303/ /2014 Affisch minst A3 Samtliga projektägare ska som minsta åtgärd sätta upp en affisch/plakat vars minsta format ska vara A3 med information om projektet inklusive stödbelopp. Projektets webbplats, om den bekostas av Interregprogrammet 38

39 Formella krav Interreg Sverige-Norge och Europeiska regionala utvecklingsfonden ska framgå. Logotyp finns på programmets hemsida! Kom ihåg: i kontakt med media, i annonsering och skyltning i broschyrer och informationsblad, projektets webbplats och sociala medier filmer 39

40 40

41 Exempel Affisch Alla som bedriver ett projekt ska sätta upp Affischer i format A3 vid entrén till kontor och andra platser där projektet bedrivs. Mallen kan laddas ner från hemsidan. Affischerna är gemensamma/felles för Sverige och Norge. Ni driver ett projekt tillsammans! 41

42 Beviljade projekt 42

43 Spara allt Allt som bekostas av projektet måste sparas Glöm inte webbplatser, filmer Vid en eventuell revision måste allt gå att hitta 43

44 Interreg.no Prosjektbanken på skal inneholde alle godkjente prosjekt. Som norsk ansvarlig for prosjektet er dere derfor ansvarlig for å rapportere dette inn til interreg.no. Norska sekretariatet sänder er mall för vad som ska rapporteras och vart det ska sändas. Snart även info på hemsidan 44

45 Verktyg Kommunikationsansvarig Kommunikationsstrategi Budgeten 45

46 All kommunikation sker på mottagarens villkor! 46

47 Budskapet Anpassa efter person Omformulera Förenkla 47

48 Kanaler

49 Exempel Populær sluttrapport Slutrapport Visitkortsfolder Kreativ forskningskommunikation 49

50 Tala om vad du har gjort! Till exempel genom: Rapporter och broschyrer Workshops och seminarier Media och sociala medier Glöm inte att meddela Interreg-sekretariatet!

51 Tänk på de horisontella kriterierna! Dags för en bensträckare? schyst.se 51

52 52

53 Sociala medier Interreg Sverige-Norge interregsverigenorge 53