Utbildningsdag för nya projektägare. Interreg Sverige-Norge

Transkript

1 Utbildningsdag för nya projektägare Interreg Sverige-Norge

2 Förvaltande och attesterande myndighet, Länsstyrelsen Jämtland Forvaltande organisation (FO) Övervaknings-och styrkommittéer Programchef/FM Annica Westerlund Interregsekretariat: Maud Nässén Camilla Randström Tobias Liljeblad Kontrollanter Kholod Mahmood Maria Pettersson Edvania Santana Jenny Lindbäck FO/Sekretariat för Gränslöst samarbete: Frode Frisvoll FO/Sekretariat för Inre Skandinavien Bjørn-Terje Andersen Helmik Slora Kristiansen Stig Skoglund FO/Sekretariat för Nordens Gröna Bälte Sidsel Trønsdal Eli Rishaug Petrine Husby Övervakningskommittén, delområdesöverskridande projekt Styrkommittén, delområde Gränslöst samarbete Styrkommittén, delområde Inre Skandinavien Styrkommittén, delområde Nordens Gröna Bälte

3 Syfte med dagen Etablere gode rutiner for prosjektgjennomføring og rapportering Hvilke krav stilles fra sekretariatet mht gjennomføring, rapportering og dokumentasjon Bli bedre kjent med prosjektteam Tillitt

4 Investeringslogikk 4

5 Interreg Sverige-Norge 1 program 3 delområder 1 overvåkningskomite 3 styringskomiteér

6 Interregsekretariatet for Grenseløst Samarbeid (GS) Norska sekretariatet er lokalisert i Sarpsborg i Østfold fylke. Sekretariatet dekker ytre Østfold fylke og deler av Akershus fylke på norsk side. Det svenska sekretariatet finns vid Länsstyrelsen Jämtlands län i Östersund. Kontaktpersoner för programmet finns även vid Västra Götalandsregionen og i Akershus fylkeskommune. Östersund Trondheim Östersund Sundsvall

7 Interregsekretariatet for Indre Skandinavia (INS) Norska sekretariatet er lokalisert på Hamar i Hedmark fylkeskommune. Sekretariatet dekker Hedmark fylke, deler av Østfold fylke og deler av Akershus fylke på norsk side. Det svenska sekretariatet finns vid Länsstyrelsen Jämtlands län i Östersund. Kontaktpersoner för programmet finns även vid Region Värmlands, Region Dalarna och Akershus fylkeskommune. Sundsvall

8 Sekretariatets roll Rådgivning Planering Ändringar Uppföljning Information Kontaktnät

9 Sekretariatene hjelper dere! Ta kontakt med oss Vi forsøker alltid å hjelpe dere, uansett hva problemet eller utfordringen er

10 Genomförande av projekt Prosjekteierne har hovedansvar for prosjektet og koordinerer prosjektet. Dette innebærer også: Se till att de utgifter som medsökande/partner lägger fram avser projektets genomförande Rapportering (status og økonomirapportering) Kommunikasjon/informasjon om prosjektet Ansvara för ändringar och ändringsansökan även medsökandes ändringar i t.ex. budget Upprätta ett medsökandeavtal (SE)/ evt en partnerskapsavtale (NO)

11 Medsökandes roll och ansvar Egen budget i projektet. Egen projektredovisning och stöds på samma sätt som den sökande Programmet betalar stödet till den sökande. Upphandlingsreglerna gäller på samma sätt som för projektparternas organisationer. Finansiørenes rolle og ansvar Ikke eget prosjektbudsjett Medfinansierer enten i penger eller arbeid

12 Viktiga dokument Beslutet/tilsagnet - Startdato/sluttdato - Almenne vilkår - Spesielle vilkår - Rapporteringsfrister - Budsjett - Finansieringsplan - Tiltak som skal gjennomføres NB! Aksept av tilsagn innen 2 mnd. (N) Forordninger og regelverk - Offentlig innkjøp/upphandling - Statsstøtteregelverk Prosjekthandboken - Råd og tips underveis i prosjektet

13 Ändringsbeslut Budgetändring större än 20 % inom enskilda kostnadsslag (eller mer än 20 % men max 5000 EUR) Stora förändringar av projektet t.ex. aktiviteter Förlängning av projektperioden Avhopp, byte av medsökande eller medfinansiärer. Begrunn/Motivera endringen Ändringar ska godkännas INNAN de genomförs! Maila din handläggare, skriv separat dokument och bifoga. Är du osäker på om det behövs ett ändringsbeslut eller inte kontakta Interregsekretariatet så hjälper vi dig!

14 Andra godkännanden Resor Utanför Sverige och Norge Måste godkännas i förväg, även om de är budgeterade. Maila din handläggare Syftet med resan Reserapport efteråt Rapporteringsperioder Ändra permanent Ändra tillfälligt, senarelägga inlämning Maila din handläggare Kontakta sekretariatet både på norsk och svensk sida!

15 Rapportering

16 Rapportering Norsk rapportering skal skje gjennom Skriftlig del Økonomidel og beregning av IR-midler til utbetaling Svensk rapportering via Skriftlig del Økonomidel og beregning av EU-midler til utbetaling Rapportene skal være felles/gemensam for hele prosjektet 16

17 Läges-/delrapport Tidpunkt tilsagn/beslut Mall för lägesrapport hemsidan Svenska, norska eller svorska Sammanfatta och analysera projektets utveckling, fokus på resultat och mål Förklara ev. avvikelser och/eller oväntade resultat 17

18 Innehåll läges-/delrapport Rapporten skal inneholde følgende: 1. Verksamhetsmål, resultat och effekter 2. a) Tid- och aktivitetsplan 2. b) Aktiviteter 3. Økonomistatus 4. Aktiviteter utenfor programområdet 5. Indikatorer 6. Grenseoverskridende merverdi 7. Horisontelle kriterier 8. Informasjon og kommunikasjon 9. Spørsmål til sekretariatet 18

19 1. Verksamhetsmål, resultat och effekter Hittills uppnådda resultat Utgångspunkt: mål, förväntade resultat och effekter Bedömning om målen kommer nås Avvikelser? Förklara och kommentera 19

20 Exempel, Två länder én elv 20

21 Exempel, Felles nasjonalpark 21

22 Exempel, Felles nasjonalpark 22

23 2a Tid og aktivitetsplan Hur ligger projekt till Avvikelser? Kommentera och förklara Inte nödvändigt att skriva om allt ni har gjort Obs! Förändringar från beslut ska kommuniceras med sekretariatet och godkännas innan de genomförs 23

24 2b Projektets största och viktigaste aktiviteter Tiltak som er beskrevet i tilsagn/beslut Gjennomføringsgrad 24

25 Exempel 25

26 3. Ekonomistatus Skriftligt om hur projektet ligger till budgetmässigt Avvikelser? Kommentera och förklara Obs! Förändringar från beslut ska kommuniceras med sekretariatet och godkännas innan de genomförs 26

27 4. Aktiviteter utanför programområdet Ska godkännas innan de genomförs Redogör för syftet Ange kostnaden för aktiviteten Resor inom Sverige och Norge är OK 27

28 5. Indikatorer Aktivitetsindikatorer enligt beslutet Hittills uppnått sedan projektstart I Sverige även i Min Ansökan Manual Min Ansökan hemsidan Organisationsnummer för samtliga företag 28

29 Min Ansökan steg 1: lägg till organisationsnummer 29

30 Min Ansökan steg 2: registrera utfall 30

31 6. Grenseoverskridende merverdi Gränsen som resurs Projekt som ser likheter eller skillnader över gränsen som en nödvändig resurs för att skapa resultat och gemensamt lärande, exempelvis kunskap, forskning, experter etc. Utnyttjande av kritisk massa Projekt som använder potentialen att arbeta över gränsen som en förutsättning för att skapa resultat, exempelvis större underlag av företag, studenter, turister, etc. Överbryggande av gränshinder Juridiska, administrativa, fysiska eller upplevda gränshinder 31

32 7. De horisontella kriterierna Hur bidrar projektet till: - hållbar utveckling - jämställdhet/likestilling - lika möjligheter och icke-diskriminering Ge konkreta exempel 32

33 8. Informasjon og kommunikasjon Hur arbetar projektet med information och kommunikation 33

34 9. Spørsmål til sekretariatet Eventuella frågor om projektets genomförande: - förändring av budget - förändring av tidsplan - andra förändringar av projektet Obs! Ändringar måste kommuniceras med sekretariatet innan de genomförs 34

35 Underskrift Rapporten ska vara underskriven av svensk och norsk projektledare alternativt svensk och norsk projektansvarig kontaktperson Mer info på hemsidan och i projekthandboken 35

36 Slutrapport Gemensam/felles rapport Tenk nye lesere, uten kjennskap til prosjektet Tydelig kobling til prosjektets tilsagn/beslut Forklar evt. forskjeller mellom forventa resultat og faktiske oppnådde resultat Tillsammans med en sista lägesrapport Ev. populärversion, film etc. Mer info på hemsidan och i projekthandboken 36

37 Frågor och funderingar? Kontakta sekretariatet vi hjälper gärna till! 37

38 Kommunikation

39 Flera nivåer av kommunikation Mellan projekten och sekretariatet Med varandra inom projektet Prosjektets målgruppe Med omvärlden Rettferdiggjørelse Spredning av kunnskap og ideer Politikere

40 Formella krav Synliggöra var stödet kommer från Förordning 1303/ /2014 Affisch minst A3 Samtliga projektägare ska som minsta åtgärd sätta upp en affisch/plakat vars minsta format ska vara A3 med information om projektet inklusive stödbelopp. Projektets webbplats, om den bekostas av Interregprogrammet 40

41 Formella krav Interreg Sverige-Norge och Europeiska regionala utvecklingsfonden ska framgå. Logotyp finns på programmets hemsida! Kom ihåg: i kontakt med media, i annonsering och skyltning i broschyrer och informationsblad, projektets webbplats och sociala medier filmer 41

42 42

43 Exempel Affisch Alla som bedriver ett projekt ska sätta upp Affischer i format A3 vid entrén till kontor och andra platser där projektet bedrivs. Mallen kan laddas ner från hemsidan. Affischerna är gemensamma/felles för Sverige och Norge. Ni driver ett projekt tillsammans! 43

44 Spara allt Allt som bekostas av projektet måste sparas Glöm inte webbplatser, filmer Vid en eventuell revision måste allt gå att hitta 44

45 Kommunikasjon med omvärden Sett en kommunikasjonsansvarlig Lag en kommunikasjonsstrategi Budsjetter Definer målgrupper Lag budskap Velg kommunikasjonskanaler 45

46 Målgrupper Prosjektets interne målgruppe "Folket" for rettferdigjøring av prosjektet Tilsvarende gruppe som kan lære og få ideer Politikere 46

47 Budskapet Anpassa efter målgruppe Lag et budskap pr gruppe Omformulera Förenkla TESTE 47

48 FNs Globale Mål Finn felles budskap for flere målgrupper FNs globale mål er en bra fellesnevner 48

49 Kanaler

50 Exempel Urban plassinnovasjon Populær sluttrapport Youtube kanal Animert Video 50

51 Tala om vad du har gjort! Till exempel genom: Rapporter och broschyrer Workshops och seminarier Media och sociala medier Glöm inte att meddela Interreg-sekretariatet!

52 Beviljade projekt 52

53 Interreg.no Prosjektbanken på skal inneholde alle godkjente prosjekt. Som norsk ansvarlig for prosjektet er dere derfor ansvarlig for å rapportere dette inn til interreg.no. Norska sekretariatet sänder er mall för vad som ska rapporteras och vart det ska sändas. Snart även info på hemsidan 53

54 54

55 Sociala medier Interreg Sverige-Norge 55