KALLELSE Datum Sida 2019-06-10 1 Sammanträde Nämnd: Barn- och utbildningsnämnden Tid: Tisdagen den 18 juni 2019 kl. 17:00 Plats: Kulturskolan Justerare: Sofia Johansson Förhandling enligt MBL 11/AML: Kommunal den 12 juni kl. 14:00 i rum Brandstorp, kommunhuset, och övriga den 13 juni kl. 08:00 i rum Furusjö, kommunhuset. Gruppmöten: majoriteten kl. 16:30 i sammanträdesrummet på Kulturskolan och oppositionen kl. 16:30 i rum på Kulturskolan Föredragningslista Nr Ärende/Föredragande 1. Godkännande av dagordning Anders Almfors Dnr 2. Val av justerare Anders Almfors 3. Presentation av Kulturskolan Fredrik Hempel 4. Rapport från arbete med ny styrmodell Katarina Ståhlkrantz 5. Presentation av komvux/gymnasieskola/syv Per Sandberg 6. Ekonomisk månadsrapport och barn- och elevutveckling Mona Ljunggren BU19/25 7. Fortsatt diskussion om budget 2020 och budgetram 2021 2022 Mona Ljunggren 8. Ansökan om godkännande att bedriva fristående förskola Katarina Ståhlkrantz BU19/74
Sida 2 Nr Ärende/Föredragande Dnr 9. Rapport från verksamhetsbesök Anders Almfors 10. Anmälningsärenden 11. Informationsärenden Anders Almfors Ordförande Josef Axelsson Sekreterare
BARN- OCH UTBILDNINGSFÖRVALTNINGEN 2019-05-29 MÅNADSRAPPORT MAJ 2019 Riktpunkt Maj 41,45% Riktpunkt barnomsorgsavgifter 33,33% Budget 2019 Utfall 2019 Förbrukat % Avvikelse tkr TOTALT BARN- OCH UTBILDNINGSFÖRVALTNING AVGIFTSINTÄKTER -12 744-4 272 33,5 25 ÖVRIGA INTÄKTER -23 191-10 717 46,2 1 055 TOTAL INTÄKT -35 935-14 989 41,7 1 080 PERSONALKOSTNADER 222 836 90 600 40,7 2 233 ÖVRIGA KOSTNADER 213 025 90 138 42,3-1 392 TOTAL KOSTNAD 435 860 180 739 41,5 841 NETTOKOSTNAD 399 925 165 749 41,4 1 921 4000 Barn/Utbildningsnämnd PERSONALKOSTNADER 431 130 30,1 50 ÖVRIGA KOSTNADER 325 24 7,4 111 TOTAL KOSTNAD 757 154 20,3 161 NETTOKOSTNAD 757 154 20,3 161 4011 Förvaltningskansli ÖVRIGA INTÄKTER -45-48 106,1 29 TOTAL INTÄKT -45-48 106,1 29 PERSONALKOSTNADER 4 963 1 861 37,5 207 ÖVRIGA KOSTNADER 4 084 1 518 37,2 183 TOTAL KOSTNAD 9 047 3 379 37,3 390 NETTOKOSTNAD 9 002 3 331 37,0 419 4110 Förskoleverksamhet AVGIFTSINTÄKTER -5 842-1 979 33,9 32 ÖVRIGA INTÄKTER -7 012-3 153 45,0 231 TOTAL INTÄKT -12 854-5 131 39,9 263 PERSONALKOSTNADER 69 037 27 778 40,2 983 ÖVRIGA KOSTNADER 57 305 24 786 43,3-913 TOTAL KOSTNAD 126 342 52 564 41,6 70 NETTOKOSTNAD 113 488 47 433 41,8 333 Sida 1
BARN- OCH UTBILDNINGSFÖRVALTNINGEN 2019-05-29 MÅNADSRAPPORT MAJ 2019 Riktpunkt Maj 41,45% Riktpunkt barnomsorgsavgifter 33,33% Budget 2019 Utfall 2019 Förbrukat % Avvikelse tkr 4130 Förskoleklass ÖVRIGA INTÄKTER -50-73 145,7 52 TOTAL INTÄKT -50-73 145,7 52 PERSONALKOSTNADER 7 370 2 925 39,7 146 ÖVRIGA KOSTNADER 2 833 1 317 46,5-136 TOTAL KOSTNAD 10 203 4 241 41,6 9 NETTOKOSTNAD 10 153 4 168 41,1 61 4190 Interkommunal barnomsorg AVGIFTSINTÄKTER ÖVRIGA INTÄKTER -1 398-924 66,1 341 TOTAL INTÄKT -1 398-924 66,1 342 ÖVRIGA KOSTNADER 7 625 3 180 41,7-3 TOTAL KOSTNAD 7 625 3 180 41,7-3 NETTOKOSTNAD 6 227 2 256 36,2 339 4210 Fritidshem AVGIFTSINTÄKTER -6 302-2 016 32,0-84 ÖVRIGA INTÄKTER -2 238-1 173 52,4 240 TOTAL INTÄKT -8 540-3 188 37,3 156 PERSONALKOSTNADER 24 246 8 478 35,0 1 622 ÖVRIGA KOSTNADER 5 188 2 212 42,6-50 TOTAL KOSTNAD 29 434 10 690 36,3 1 572 NETTOKOSTNAD 20 894 7 502 35,9 1 728 4310 Administration PERSONALKOSTNADER 13 543 5 730 42,3-88 ÖVRIGA KOSTNADER 170 141 83,0-70 TOTAL KOSTNAD 13 713 5 872 42,8-159 NETTOKOSTNAD 13 713 5 872 42,8-159 4320 Lärarlöner ÖVRIGA INTÄKTER -8 218-3 931 47,8 508 TOTAL INTÄKT -8 218-3 931 47,8 508 PERSONALKOSTNADER 83 422 35 994 43,1-1 241 Sida 2
BARN- OCH UTBILDNINGSFÖRVALTNINGEN 2019-05-29 MÅNADSRAPPORT MAJ 2019 Riktpunkt Maj 41,45% Riktpunkt barnomsorgsavgifter 33,33% Budget 2019 Utfall 2019 Förbrukat % Avvikelse tkr ÖVRIGA KOSTNADER 156 83 53,0-18 TOTAL KOSTNAD 83 578 36 077 43,2-1 259 NETTOKOSTNAD 75 360 32 146 42,7-751 4325 Personalfortbildning PERSONALKOSTNADER -3 3 ÖVRIGA KOSTNADER 884 473 53,5-105 TOTAL KOSTNAD 884 470 53,1-101 NETTOKOSTNAD 884 470 53,1-101 4330 Läromedel ÖVRIGA INTÄKTER -173 173 TOTAL INTÄKT -173 173 PERSONALKOSTNADER 40 204 513,8-187 ÖVRIGA KOSTNADER 7 746 2 521 32,6 706 TOTAL KOSTNAD 7 785 2 725 35,0 518 NETTOKOSTNAD 7 785 2 552 32,8 691 4340 Övrig verksamhet ÖVRIGA INTÄKTER -65 65 TOTAL INTÄKT -65 65 PERSONALKOSTNADER 44-44 ÖVRIGA KOSTNADER 28 416 11 377 40,0 461 TOTAL KOSTNAD 28 416 11 421 40,2 417 NETTOKOSTNAD 28 416 11 357 40,0 482 4350 Inventarier, underhåll ÖVRIGA KOSTNADER 600 92 15,4 158 TOTAL KOSTNAD 600 92 15,4 158 NETTOKOSTNAD 600 92 15,4 158 4360 Särskola PERSONALKOSTNADER 1 123 187 16,6 281 ÖVRIGA KOSTNADER 9 157 1 230 13,4 2 584 TOTAL KOSTNAD 10 280 1 417 13,8 2 865 NETTOKOSTNAD 10 280 1 417 13,8 2 865 Sida 3
BARN- OCH UTBILDNINGSFÖRVALTNINGEN 2019-05-29 MÅNADSRAPPORT MAJ 2019 Riktpunkt Maj 41,45% Riktpunkt barnomsorgsavgifter 33,33% Budget 2019 Utfall 2019 Förbrukat % Avvikelse tkr 4371 Skolmåltider ÖVRIGA KOSTNADER 10 577 4 683 44,3-277 TOTAL KOSTNAD 10 577 4 683 44,3-277 NETTOKOSTNAD 10 577 4 683 44,3-277 4372 Elevvård ÖVRIGA INTÄKTER -69 69 TOTAL INTÄKT -69 69 PERSONALKOSTNADER 13 122 4 949 37,7 517 ÖVRIGA KOSTNADER 297 653 219,8-529 TOTAL KOSTNAD 13 419 5 602 41,7-12 NETTOKOSTNAD 13 419 5 533 41,2 57 4374 Skolskjutsar ÖVRIGA INTÄKTER -28 28 TOTAL INTÄKT -28 28 ÖVRIGA KOSTNADER 7 138 3 950 55,3-977 TOTAL KOSTNAD 7 138 3 950 55,3-977 NETTOKOSTNAD 7 138 3 922 54,9-948 4376 Skolbibliotek ÖVRIGA INTÄKTER -8 8 TOTAL INTÄKT -8 8 PERSONALKOSTNADER 77 18 23,6 14 ÖVRIGA KOSTNADER 197 81 41,0 1 TOTAL KOSTNAD 274 99 36,1 15 NETTOKOSTNAD 274 91 33,1 23 4390 Interkommunal grundskola ÖVRIGA INTÄKTER -1 700-940 55,3 232 TOTAL INTÄKT -1 700-940 55,3 232 ÖVRIGA KOSTNADER 11 000 6 049 55,0-1 466 TOTAL KOSTNAD 11 000 6 049 55,0-1 466 NETTOKOSTNAD 9 300 5 109 54,9-1 234 4410 Gymnasieskola Sida 4
BARN- OCH UTBILDNINGSFÖRVALTNINGEN 2019-05-29 MÅNADSRAPPORT MAJ 2019 Riktpunkt Maj 41,45% Riktpunkt barnomsorgsavgifter 33,33% Budget 2019 Utfall 2019 Förbrukat % Avvikelse tkr ÖVRIGA INTÄKTER -2 530-224 8,8-830 TOTAL INTÄKT -2 530-224 8,8-830 PERSONALKOSTNADER 112 35 31,2 12 ÖVRIGA KOSTNADER 56 627 24 561 43,4-971 TOTAL KOSTNAD 56 739 24 596 43,4-959 NETTOKOSTNAD 54 209 24 373 45,0-1 789 4500 Vuxenutbildning PERSONALKOSTNADER 58 23 39,2 1 ÖVRIGA KOSTNADER 1 247 378 30,3 141 TOTAL KOSTNAD 1 305 401 30,7 143 NETTOKOSTNAD 1 305 401 30,7 143 4910 Kommunal kulturskola AVGIFTSINTÄKTER -600-278 46,3 28 ÖVRIGA INTÄKTER 91-91 TOTAL INTÄKT -600-187 31,1-63 PERSONALKOSTNADER 5 293 2 247 42,5-43 ÖVRIGA KOSTNADER 1 452 828 57,1-224 TOTAL KOSTNAD 6 744 3 076 45,6-266 NETTOKOSTNAD 6 144 2 889 47,0-329 Sida 5
Barn och elevavstämning 2019 maj redovisad juni Höstens siffror är här beräknade enligt Tertial 1 Snitt Snitt Diff utfall Budget Jan Feb Mars Apr Maj Juni Budget Juli Aug Sep Okt Nov Dec Budget Utfall Helår Förskola 997 939 965 978 999 1009 1009 977 929 929 929 929 929 929 987 956 31 Fritidshem 845 826 830 830 830 830 830 937 922 922 922 922 922 922 891 876 15 Skola 1921 1946 1943 1943 1943 1943 1943 1993 1964 1964 1964 1964 1964 1964 1 957 1 954 3 Gymnasie 446 453 453 450 453 453 453 488 500 500 500 500 500 500 467 476 9 Siffran osäker
TJÄNSTESKRIVELSE Datum Dnr Sida 2019-06-10 BU19/74 1 Till Barn- och utbildningsnämnden Beslut om godkännande att bedriva fristående förskola Förslag till beslut Barn- och utbildningsnämnden beslutar att godkänna Smyrna/Salemförsamlingen, med organisationsnummer 867200-0364, som huvudman för Förskolan Solstrålen och Förskolan Framtiden från den 1 juli 2019. Ärendebeskrivning Salemförsamlingen Förskolan Framtiden, med organisationsnummer 867200-0695, och Smyrnaförsamlingen Förskolan Solstrålen, med organisationsnummer 867200-0364, har sedan tidigare godkänts av Habo kommun som huvudmän för fristående förskola. Då de båda församlingarna avser att gå samman till Smyrna/Salemförsamlingen, med organisationsnummer 867200-0364, har en ansökan om godkännande att bedriva de båda förskolorna som gemensam huvudman inkommit till Habo kommun. Församlingsledningen i Smyrna/Salemförsamlingen kommer att vara ytterst ansvarig för förskolornas verksamhet. Församlingsledningen delegerar i sin tur detta ansvar till ett särskilt förskoleråd, som ska behandla övergripande frågor kring förskolans utveckling, till exempel vision, mål och riktlinjer. I förskolerådet finns representant från församlingsledningen och ekonomisk och pedagogisk kompetens. Två speciellt utsedda team kommer med utgångspunkt från förskolerådet att behandla de verksamhetsnära frågorna för respektive förskola, till exempel personalfrågor, ekonomi och specifika verksamhetsfrågor. Varje förskola leds av en förskolechef (från den 1 juli rektor). Smyrnaförsamlingen och Salemförsamlingen har under åren, genom tillsyn av Habo kommun, visat att Förskolan Framtiden och Förskolan Solstrålen uppfyller de krav som följer av lagar och andra föreskrifter och att verksamheterna håller en god kvalitet. Habo kommun bedömer därför att församlingsledningen i Smyrna/Salemförsamlingen är lämpliga att bedriva förskoleverksamhet. Smyrna/Salemförsamlingen bedöms av Habo kommun även ha ekonomiska förutsättningar att följa de föreskrifter som gäller för förskoleverksamheten. Barn- och utbildningsförvaltningen föreslår därför att Smyrna/Salemförsamlingen, med organisationsnummer Postadress Besöksadress Telefon Fax E-post Box 212 Jönköpingsvägen 19 036-442 80 70 036-442 81 60 josef.axelsson@habokommun.se 566 24 Habo Telefon (vx) Webb 036-442 80 00 www.habokommun.se
Dnr Sida BU19/74 2 867200-0364, godkänns som huvudman för Förskolan Solstrålen och Förskolan Framtiden från den 1 juli 2019. Barn- och utbildningsnämnden Katarina Ståhlkrantz Skolchef Beslutet skickas till: Salemförsamlingen Smyrnaförsamlingen Förvaltningsekonom Handläggare, barn- och utbildningsförvaltningen
46 Barn- och utbildningsnämnden Sammanträdesdatum Sida 2019-06-18 1 Anmälningsärenden a) Delegationslistor från Skolchef Katarina Ståhlkrantz nr 13-17, 190501-190531 Bitr. skolchef Per Sandberg 43-49, 190501-190531 Handläggare Josef Axelsson nr 33-44, 190501-190531 b) BN17/337 Meddelande om antagen detaljplan Bränninge 2:12 och 2:17 KS 98 Riktlinjer för upphandling ---
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunstyrelsen Sammanträdesdatum Sida 2019-05-28 114 98 Riktlinjer för upphandling Beslut Kommunstyrelsen antar riktlinjerna för upphandling. Ärendebeskrivning Habo kommun har sedan 2008 haft en policy för upphandling, som sedan dess enbart justerats med nya gränsbelopp under 2010. Då regelverket till viss del ändrats under senaste tiden finns nu ett behov av att i sin helhet se över den policy som kommunen har beträffande upphandling. Ekonomienheten har tagit fram ett förslag till policy och riktlinjer för upphandling. Policyn och riktlinjerna innehåller de huvudprinciper som ska gälla för Habo kommuns totala inköpsbehov och upphandling av varor, tjänster och entreprenader. Policyn ska visa hur vi i kommunen arbetar med inköp och upphandling för att bidra till kommunens vision och mål. Policyn antas av kommunfullmäktige och riktlinjerna av kommunstyrelsen. Beslutet skickas till: Ekonomienheten Samtliga nämnder Justeras Expedierats
Riktlinjer och anvisningar för Habo kommuns inköps- och upphandlingsverksamhet Detta dokument är antaget av kommunstyrelsen den 28 maj 2019 98
Innehåll 1. Vision för kommunens inköps- och upphandlingsverksamhet 5 2. Offentlig upphandling 5 3. Övergripande förhållningssätt 5 4. Miljöanpassad upphandling 5 5. Socialt anpassad upphandling 6 6. Organisation och roller 6 7. Inköp, avrop och direktupphandling 7 8. Affärsetiskt förhållningssätt 8 9. Offentlighet och sekretess 8 Bilaga: Riktlinjer direktupphandling 9
1. Vision för kommunens inköps- och upphandlingsverksamhet All inköps- och upphandlingsverksamhet ska bedrivas på ett professionellt sätt i samverkan mellan kommunens verksamheter. Upphandlingsverksamheten ska bidra till Habo kommuns ställning som en socialt, ekonomiskt och miljömässigt hållbar kommun. 2. Offentlig upphandling Offentlig upphandling regleras i gällande upphandlingslagstiftning. För all offentlig upphandling gäller att grundläggande EU-rättsliga principer måste iakttas och upphandlingslagstiftningen ska därför tolkas mot bakgrund av dessa principer. Det gäller särskilt principen om fri rörlighet för varor och tjänster och principen om etableringsfrihet samt de principer som följer av dessa, principerna om icke-diskriminering, likabehandling, proportionalitet, öppenhet och ömsesidigt erkännande. Av principen om icke-diskriminering följer att det är förbjudet att direkt eller indirekt diskriminera leverantörer, främst på grund av nationalitet. Härav följer att den upphandlande enheten t.ex. inte får ge ett lokalt företag företräde med anledning av dess geografiska läge. Av likabehandlingsprincipen följer att alla leverantörer ska behandlas lika, d.v.s. ges lika förutsättningar. Alla leverantörer måste t.ex. få samma information, vid samma tillfälle så att ingen leverantör får ett övertag. Av proportionalitetsprincipen följer att kvalifikationskraven och kraven i kravspecifikationen måste ha ett naturligt samband med och stå i rimlig proportion till det som upphandlas. Dessutom måste kraven vara ägnade att leda till att den upphandlande enhetens syfte med att ställa dem uppnås. Principen om öppenhet, även kallad transparensprincipen, innebär att upphandlingsprocessen ska kännetecknas av förutsebarhet och öppenhet. För att anbudsgivarna ska ges samma förutsättningar för anbudsgivning måste förfrågningsunderlaget vara klart och tydligt och innehålla samtliga krav på det som ska upphandlas. De ställda kraven får inte frångås. Principen om ömsesidigt erkännande innebär bl.a. att intyg och certifikat som utfärdats av behöriga myndigheter i något medlemsland måste godtas i de övriga medlemsländerna. 3. Övergripande förhållningssätt 3.1 Kvalitet och hållbarhet i förhållande till kostnad All upphandling ska baseras på en helhetssyn som är till nytta för hela kommunen. De krav som ställs i upphandlingen ska främja en hållbar utveckling och inköp av varor, tjänster samt entreprenader ska ske med beaktande av kvalitet och hållbarhet i förhållande till kostnad. Upphandling av varor, tjänster samt entreprenader ska därför samordnas så att kommunen drar nytta av sin storlek som köpare och utnyttjar den upphandlingskompetens som finns och ramavtal ska upprättas där så är möjligt. Upphandling ska präglas av ett totalkostnadsperspektiv där hänsyn tas till samtliga transaktionskostnader som uppstår i samband med upphandlingen. 3.2 Affärsmässighet och konkurrens Kommunen ska uppfattas som en attraktiv kund som genom avtalstrohet, korrekta affärsmetoder samt värdeskapande samarbete, uppnår högsta prioritet hos sina leverantörer. Härigenom säkras hög leveransservice och kostnadseffektivitet. Tilldelning av kontrakt ska göras med utnyttjande av de konkurrensmöjligheter som finns och kommunen bör skapa förutsättningar för mindre leverantörer att lämna anbud. 4. Miljöanpassad upphandling Genom att ställa miljökrav i upphandlingar ska Habo kommun bidra till att skydda miljön och främja en hållbar utveckling. Hållbar utveckling handlar om social, ekologisk och ekonomisk hållbarhet. Miljökrav formuleras utifrån varje unik upphandling och dess miljöpåverkan.
Krav och kriterier ska vara konsekventa, konkurrensfrämjande och affärsmässigt drivande. Strävan ska vara att ta hänsyn till LCA/LCC i upphandling. Kraven ska prioriteras och formuleras utifrån fastställt förvaltningsövergripande styrdokument avseende miljö och hållbar utveckling. I upphandlingen ska även hänsyn tas till kemikalieplanen och strävan är att kontinuerligt minska antalet produkter med miljöfarliga ämnen. I första hand ska ämnen som enligt Chemgroups lista anses innebära betydande risk (nivå 4) uteslutas från upphandling genom att en kontroll mot listan görs i samband med upphandlingen. Ämnen med vissa egenskaper får inte ingår i produkten exempel på dessa är: Cancerframkallande, mutagena och reproduktionstoxiska egenskaper Persistenta, bioackumulerande eller toxiska egenskaper Allergiframkallande egenskaper Antimikrobiella egenskaper I upphandlingen bör krav ställas på att leverantören har rutiner på plats för att hantera omfattande information kring kemikalier i produkter tex som en del av leverantörens kvalitetssäkringssystem. Vår strävan är att inte via upphandling få in produkter som har sämre miljö- och hälsoegenskaper än de befintliga. 5. Socialt anpassad upphandling Habo kommun ska bedriva en socialt ansvarsfull upphandling och ska i samtliga skeden av upphandlingsprocessen iaktta social hänsyn som innebär fokus på bla arbetstagarens rättigheter, rättvis handel och jämställdhet. Upphandling kan genomföras med social hänsyn, vilket till exempel kan innebära att krav ställs i upphandlingen som syftar till ökad sysselsättning eller minskat utanförskap. 5.1 Arbetstagares rättigheter Den personal som arbetar med att utföra offentligt upphandlade kontrakt ska så långt det är möjligt tillförsäkras rättigheter enligt följande: För att främja god arbetsmiljö ska kommunen kunna ställa krav på att leverantören har ett arbetsmiljösystem i enlighet med arbetsmiljölagstiftningen Arbets- och anställningsvillkor i nivå med svenskt kollektivavtal framförallt i riskbranscher. Förutsättning för att dessa krav ska kunna ställas är att de går att fastställa och tillämpa i hela Sverige. Kommunen bör ställa krav på att grundläggande rättigheter i arbetslivet respekteras vid tillverkning av varor och bör utformas utifrån hållbarhetskriterier Ta ansvar för att främja jämställdhet Säkerställa tillgänglighet för alla användare för de varor som upphandlas, särskilt ska användare med funktionsnedsättning beaktas Verka för rättvis handel genom att i möjligaste mån välja Fairtrade-märkta produkter eller liknande Verka för att främja social integration av utsatta grupper 6. Organisation och roller 6.1 Kommunstyrelsen Ekonomienheten är kommunens centrala organ för köp, leasing, hyra eller hyrköp av varor och tjänster för kommunens räkning. Det ankommer i enlighet med ovanstående på ekonomienheten att leda och samordna upphandlingsverksamheten så att kommunens intressen tillvaratas. 6.2 Ekonomienheten Kommunstyrelsens verkställande organ för kommunens inköps- och upphandlingsverksamhet är ekonomienheten som också har en övergripande roll och ska verka för strategisk samordning av upphandlingsverksamheten inom kommunen. Ekonomienheten har ansvar för att: Planera, prioritera och samordna upphandlingar utifrån kommunens externa inköpsbehov. Besluta i upphandlingsärenden enligt delegation. Säkerställa att avtal undertecknas av behörig
på respektive förvaltning. Berörd förvaltning ansvarar, med stöd av ekonomienheten, för avtalsuppföljning av kommunens avtal. Ett IT-baserat upphandlingsstöd finns tillgängligt för berörda handläggare. Se till att utbildning, information och anvisningar inom upphandlingsområdet erbjuds. Anvisningar om hur upphandlingar och avrop ska utföras finns tillgängligt på kommunens intranät. Aktuella lagar och annan relevant juridisk information finns samlad och tillgänglig. 6.3 Förvaltningarna Varje nämnd och förvaltning beslutar om upphandling respektive anskaffning inom ramen för sitt verksamhetsområde och med de begränsningar som anges i dessa riktlinjer. Verksamheten har ansvar för att: Samråd sker i upphandlingsärenden med facklig organisation, skyddsombud eller annan berörd part. I samband med upphandling ska det fastslås vem som är besluts- respektive avtalsansvarig. Vid upphandling i samarbete med ekonomienheten ska berörd förvaltning beskriva krav, kriterier, funktion och annan information som är relevant för upphandlingen. Medverka i upphandlingar med sak- och ämneskunniga referenspersoner. Se till att resurser finns tillgängliga för avtalsuppföljning i samarbete med ekonomienheten. Kontrollera att leveranser och fakturering är i enlighet med ingångna avtal. Återkommande och/-eller väsentliga avvikelser som inte kan avhjälpas efter att beställare har kontaktat berörd leverantör, ska förmedlas till ekonomienheten. 7. Inköp, avrop och direktupphandling Inköpsprocessen innefattar planering, upphandling, avrop, leverans, fakturahantering och uppföljning. Anskaffning av varor och tjänster ska i första hand ske genom avrop från upphandlade ramavtal. Om avtal saknas ska ny upphandling göras alternativt om värdet understiger gällande direktupphandlingsgräns, ska förvaltningen genomföra en direktupphandling enligt de rutiner som framgår nedan. 7.1 Direktupphandling Direktupphandling är upphandling utan krav på anbud i viss form och regleras i Lag om offentlig upphandling samt i kommunens riktlinjer för direktupphandling. Enligt lagstiftning om upphandling gäller att direktupphandling får användas: Om kontraktets värde understiger gränsen för direktupphandling (28% de sk tröskelvärdet f.n 586 907 kr) av varor och tjänster. I tillämplig omfattning i de fall förutsättningar för förhandlat förfarande utan föregående annonsering är uppfyllda. Om det finns synnerliga skäl. 7.2 Habo kommuns riktlinjer för direktupphandling Riktlinjerna syftar till att säkerställa att de konkurrensmöjligheter som finns utnyttjas vid direktupphandlingar. 7.2.1 Allmänt Behovet av direktupphandlingar gäller främst situationer där ramavtal saknas för en specifik vara eller tjänst. Direktupphandling får användas om avtalets värde understiger gällande lagstadgat gränsvärden för direktupphandling av varor, tjänster och byggentreprenader. Aktuella gränsvärdena redovisas på kommunens hemsida (sök:upphandling). Avtalets värde beräknas inklusive eventuella optionsoch förlängningsklausuler genom att samtliga direktupphandlingar av samma slag som genomförts, eller kommer att genomföras, inom kommunen under räkenskapsåret summeras. En analys av verksamhetens behov är nödvändig för att avgöra om köp av vara eller tjänst är ett engångsköp eller ett återkommande behov. Direktupphandling lämpar sig företrädesvis för engångsköp medan återkommande behov bör tillgodoses genom upphandlade ramavtal. För att uppnå tillfredställande konkurrens ska köparen inhämta prisuppgifter från minst tre leverantörer vid inköp uppgående till belopp motsvarande dokumentationsplikt (f.n. 100 000 kr) alternativt annonseras publikt i Direktupphandlingssystemet eller Upphandlingssystemet. Det är ekonomiskt fördelaktigt att konkurrensutsätta de flesta direktupphandlingar från 25 000 kr sett till förhållandet mellan besparing och nedlagd tid för konkurrensutsättningen. Direktupphandlingar bör därför konkurrensutsättas om värdet av det enskilda köpet är 25 000 kr eller mer. 7.2.2 Dokumentationsplikt Enligt lagen om offentlig upphandling föreligger dokumentationsplikt för direktupphandlingar som
överstiger bestämt värde (f.n. 100 000 kr). Härmed gäller att den som använder direktupphandling ska anteckna skälen för sina beslut och annat av betydelse vid upphandlingen. Dokumentationsplikten omfattar följande uppgifter: Den upphandlande myndighetens eller enhetens namn och organisationsnummer, föremålet för direktupphandlingen. Hur konkurrensen togs till vara (annonsering eller tillkännagivande på myndighetens hemsida) vilka leverantörer som tillfrågades och hur många som lämnade anbud. Vilken leverantör som tilldelades kontraktet (och organisationsnummer) och det viktigaste skälet för tilldelningen, avtalets (uppskattade) värde samt tidpunkten för kontraktets genomförande eller kontraktets löptid. Habo kommun tillhandahåller IT-stöd för direktupphandlingar. Systemet uppfyller kraven på dokumentation och ger vägledning i generella villkor mm. Direktupphandlingsmodulen ska användas för direktupphandlingar över 100 000 kr och finns tillgänglig via kommunens intranät och inloggningsuppgifter tillhandahålls av upphandlingsgruppen på ekonomiförvaltningen. Direktupphandlinsmodulen underlättar samordning och kontroll av den upphandlande myndighetens direktupphandlingar och gör det möjligt för kommunen att kontrollera och styrka att upphandlingsreglerna följs. Denna uppföljning sker årsvis av ekonomienheten. 8. Affärsetiskt förhållningssätt Företrädare ska uppträda affärsetiskt och opartiskt. Kommunen ska samarbeta med leverantörer som likaledes har god affärsetik, följer lagar och förordningar, fullgör sina skyldigheter gentemot samhället, inte diskriminerar någon på grund av kön, etnisk härkomst, funktionsnedsättning eller sexuell läggning. 8.2 Mutor Hänvisning till gällande lagstiftning inom området. 8.3 Ekonomisk brottslighet Kommunen ska vidta erforderliga åtgärder för att så långt som är möjligt säkerställa att kommunen enbart anlitar seriösa företag som sköter sina sociala åtaganden och anlitar arbetskraft enligt gällande branschvillkor. För underentreprenörer i alla led ska samma villkor gälla som för huvudentreprenör. I samband med kvalificering av anbudsgivare ska kontroll ske av F-skattsedel, moms- och arbetsgivarregistrering, skatteskulder. Kontroll kan även ske fortlöpande under avtalsperioden. 9. Offentlighet och sekretess I tryckfrihetsförordningen föreskrivs bl.a. att var och en ska ha rätt att ta del av uppgifter i allmänna handlingar hos myndigheten med de begränsningar som följer av sekretesslagen. Om någon begär att få ta del av handlingar är den upphandlande enheten skyldig att skyndsamt ta ställning till begäran och göra en sekretessprövning av uppgifterna i handlingarna. Beslut att inte lämna ut handling fattas på delegation. Beslutet kan överklagas till Kammarrätten. Anbudsansökningar, anbud och utvärderingsprotokoll omfattas av absolut sekretess fram till dess att den upphandlande enheten beslutat att tilldela kontraktet till en viss leverantör eller anbuden dessförinnan offentliggjorts. D.v.s. information om anbudsansökningar och anbud får före denna tidpunkt inte i något fall lämnas ut till någon annan än den som lämnat ansökan eller anbudet. Huvudprincipen är att samtliga handlingar är offentliga efter beslut om tilldelning av upphandlingskontrakt. Eventuellt önskemål från anbudsgivare att hela eller delar av anbudet ska sekretessbeläggas prövas mot bestämmelser i sekretesslagstiftningen. 8.1 Antidiskriminering I syfte att säkerställa att kommunens leverantörer vid utförandet följer gällande diskrimineringslagstiftning, bör en antidiskrimineringsklausul finnas som ett särskilt kontraktsvillkor i kommunens ramavtal och kontrakt.
Bilaga Riktlinjer direktupphandling Finns ramavtal på produkten som ska upphandlas används dessa. Följande beloppsgränser gäller för direktupphandling i Habo kommun. generellt inte ändras. Nedan finns länk för inloggning i Direktupphandlingssystemet, behörighet erhålls utifrån begäran från chef av ekonomienheten. https://direktupphandling.tendsign.com Viktigt att tänka på att det alltid är kommunens sammantagna inköp av varje kategori som räknas samman. 0 25 000 kr bör ett affärsmässigt övervägande göras om fler än en leverantör bör tillfrågas 25 001 kr 50 000 kr begär anbud från minst 2 leverantörer 50 001 kr 100 000 kr begär anbud från minst 3 leverantörer, om tre presumtiva leverantörer inte finns ska upphandlingen annonseras. 100 001 kr 250 000 kr upphandlingen ska göras i direktupphandlingssystemet. Begär anbud från minst 3 leverantörer, annars ska upphandlingen annonseras. Om anskaffningen uppgår till ett belopp överstigande 250 000 men under direktupphandlingsgränsen 28% av tröskelvärde (f.n 586 907 kr) ska alltid kommunens Upphandlingsansvariga kontaktas och upphandlingen annonseras. De krav som finns på den produkt det finns behov av ska beskrivas. Tänk på att kraven ska var proportionella och kunna uppfyllas av flera leverantörer. Det är förbjudet att beskriva produkten på ett sådant sätt att konkurrensen minskar eller uteblir. Skriv i underlag vilka bevis eller beskrivningar du vill ha in från leverantören exempelvis Produktblad eller tekniska manualer. Ange krav på leveranstid, eventuell frakt samt garantitider. Använd gärna de mallar som finns. Anges inte vad som är viktigt och vad du kommer att bedöma vid val av leverantör är det lägsta pris som gäller. Avtalsvillkoren är fasta för Habo kommun och ska