1(8) s redogörelse för verksamhetsåret 2012 Under verksamhetsåret 2012 har Järfälla kommuns revisorer granskat den verksamhet som bedrivs inom kommunstyrelsen och övriga nämnders ansvarsområden. Utgångspunkten för granskningen har varit att pröva om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande och om den interna kontrollen inom nämnderna varit tillräcklig. Revisorer för granskning av 2012 års verksamhet har varit: Leif Lewin Lars Markstedt Ann Persson Ulf Johansson Göran Svennberg Bo Lastell För fullgörande av revisionen har vi biträtts av KPMG AB. Kommunrevisionen utförs på kommunfullmäktiges uppdrag av förtroendevalda revisorer med biträde av sakkunniga revisionskonsulter inom ramen för gällande reglemente och god revisionssed. Följande huvudmoment ingår: Förvaltningsrevision som granskar verksamhetens måluppfyllelse avseende innehåll och prestanda inom fastställda ekonomiska ramar. Här ingår också uppföljning och utvärdering av verksamhetens organisation med administrativa föreskrifter vad gäller delegation av beslut och rutiner för övergripande kontroll och rapportering. Granskning av delårsbokslut, årsredovisning och löpande redovisning. Möten med kommunstyrelse, nämnder och förvaltningsledningar. följer också verksamheten genom handlingar och protokoll från kommunstyrelsen och nämnderna.
2(8) Under året har följande granskningar genomförts: Finansiell planering i Järfälla kommun KPMG konstaterar i sin rapport att kommunen inte har någon samlad finansiell analys för tiden efter 2016 och rekommenderar att kommunen kompletterar den finansiella planeringen med Rullande femårsprognoser över resultat- och balansräkningar samt kassaflöden Löpande analyser av långsiktiga ekonomiska effekter utifrån olika scenarier i kommunens framtida utveckling. Hur påverkas skatteintäkter, kostnader, upplåning och ränta etc? Aktuella värderingar av kommunens och Järfällahus ABs fastighetsbestånd. Modeller som visar t ex skatteintäkter och kostnader per person som kan ställas mot de investeringar som görs och de kapitalkostnader som tillkommer. KPMG föreslår rörande underlagen för budgetbeslut att Beräknade reavinster redovisas öppet i budgetens resultaträkning, med exkludering i avräkningen mot balanskravet. De underliggande förutsättningarna med ram- och volymuppräkningar beskrivs även i budgetdokumentet för år två. Information lämnas om hur investeringar beräknats för det tredje året i flerårsplanen år två. Upplysning lämnas om antagna räntenivåer. KPMG föreslår vidare att Kommunen mot bakgrund av kommunens snabba tillväxt arbetar med en fördjupad budgetprocess varje år i stället för som nu vartannat år. Periodbokslutet per 30 april och delårsrapporten per 31 augusti ersätts med en delårsrapport per 30 juni. Den månatliga resultatuppföljningen på tjänstemannanivå ska givetvis behållas och större avvikelser mot budget tidigt kommuniceras till kommunens politiska ledning för eventuell behandling i KS och KF. instämmer i KPMGs analys och synpunkter. Vi känner en oro för kommunens återkommande budgetavvikelser och stigande räntekostnader.
3(8) Biståndsbedömning äldreomsorgen Sammantaget är det KPMGs bedömning att det i dagens myndighetshantering inom äldreomsorgen finns uppenbara risker för att: man bryter mot Socialtjänstlagen i framförallt det som handlar om uppföljning men också den enskildes delaktighet i utformningen av den egna vården besluten inte anpassas till brukares ändrade behov bistånden är ojämlika och orättvisa (skillnader i bedömning mellan olika handläggare) speciellt med tanke på att riktlinjerna inte idag enligt vår bedömning är tillfredsställande kostnaderna är högre än nödvändigt (bristande uppföljning m m) Vidare finns risk att olikheter i upphandlingar skapar olika förutsättningar för olika utförare att leverera i nivå med nämndens ambitionsnivå alltför pressade upphandlingar riskerar att minska konkurrensen och utbudet av utförare Entreprenader äldreomsorg, uppföljning KPMG framhöll i sin granskningsrapport 2011 några utvecklingsområden: Dokumenterade rutiner för hur verksamheten ska upprätthållas om en entreprenör inte kan upprätthålla sitt avtal med kommunen bör upprättas. Löpande årliga kontroller av entreprenörernas förmåga att fullgöra sitt avtal bör göras. Egen regi-verksamheten inom hemtjänsten är idag det ickevalsalternativ som gäller. Ickevalsalternativet ska vara konkurrensneutralt. Det är viktigt att socialnämnden tar ställning till ur ickevalsalternativet ska utformas i framtiden. Efter den uppföljande granskningen under 2012 konstaterar KPMG att socialnämnden styr och kontrollerar verksamheter som bedrivs i entreprenadform på ett tillfredsställande sätt. KPMG påpekar dock vikten av god uppföljning och rekommenderar förvaltningen att kontinuerligt utveckla sina metoder.
4(8) Kommunstyrelsens uppsiktsplikt KPMGs sammanfattande bedömning är att kommunen har ett relativt bra system för att utföra uppsikt över den kommunala verksamheten. Processen behöver dock förtydligas och utvecklas. KPMG rekommenderar att: Arbetet med att utveckla mätbara styrtal bör fortsätta så att styrning kan ske av all verksamhet. Mätbara verksamhetsmål är en viktig förutsättning för att få till stånd en tydlig uppföljning av verksamheten och därmed också kommunstyrelsens uppsikt över densamma. En enklare form av mer regelbunden rapportering, i likhet med den nyligen införda månadsrapporteringen med fokus på årsprognos bör permanentas. Förtydliga uppsiktsplikten genom att komplettera kommunens regelverk med avsnitt som behandlar området. Där bör det framgå att även bolag och kommunalförbund ska inbegripas av uppsiktsplikten. Utveckla det kommunala bolagets rapportering under året till kommunstyrelsen. Utveckla Kommunstyrelsens träffar med nämnder med möten med bl a Järfällahus AB. Överväga att även införa ordförandeträffar med viss regelbundenhet där även fastighetsbolaget medverkar. Resursfördelning inom grundskolan KPMGs sammanfattande bedömning är att Barn- och ungdomsnämnden har en i stort sett bra modell för fördelning av resurser inom grundskolan. Det finns dock anledning att trots alla insatser som görs från nämndens sida att hysa oro för hur nämnden ska kunna få en ekonomi i balans. Enligt vad som framgår av rapporten kommer troligen kostnadsutvecklingen öka kraftigt framöver och då finns risk för en sämre utveckling av verksamhetsresultatet. Det finns ett antal områden som behöver åtgärdas och alla ligger inte inom BUNs ansvarsområden. KPMG rekommenderar att: åtgärder måste vidtas så att nämnden får en ekonomi i balans och som med tanke på framtida kostnadsökningar blir hållbar över tid fortsätta ansträngningarna att öka andelen behöriga lärare och förskollärare det är viktigt att arbetet med att ta fram ett kommunövergripande lokalförsörjningsprogram prioriteras
5(8) kommunens beredskap för att finansiera framtida lokalkostnader måste säkerställas ansträngningar bör göras så att öka de kommunala skolornas meritvärde närmar sig de fristående skolorna i kommunen det är viktigt nämnden fortsätter arbetet med att förbättra förutsättningarna för skolor i utsatta områden Ekonomisk styrning och uppföljning i socialnämnden KPMG har granskat socialnämndens kostnadsutveckling, budgetprocess och ekonomiska uppföljning. Utifrån genomförd granskning kan vi konstatera att nämnden behöver förbättra den interna styrningen och kontrollen av verksamheternas kostnader och effektivitet. Vi rekommenderar Kommunstyrelsen att Tydliggöra i lämpligt styrdokument hanteringen av volymförändringar som inte ryms inom budgetram och vad som krävs av verksamheterna för att möjliggöra bra prognoser och framförhållning. Se över möjligheterna att använda aktuellare statistik i volymberäkningsmodellen. Vi rekommenderar Socialnämnden att Se över riktlinjer, rutiner och effektivitet på biståndshandläggarnivå. Hur ser verksamhetsstödet och nämndens styrning och kontroll inom programmens handläggning ut? Få in riskanalysarbete på enhetsnivå för delaktighet hela vägen ut i organisationen vad gäller arbetet att hitta effektiviseringsmöjligheter, d v s hur arbeta för att uppnå målen, både de ekonomiska och de verksamhetsmässiga målen. Översiktlig förstudie av styrning och organisation av insatser till funktionshindrade KPMGs sammanfattande bedömning är att nämnden och förvaltningen har identifierat de flesta områden som anses vara viktiga att utveckla och förbättra. KPMG rekommenderar att: Utveckla organisationen av samhällsuppdraget. Den organisation som sjösattes 2010 bedöms inte ge förutsättningar för en effektiv och ändamålsenlig ledning av respektive programområde. En ny organisation var vid granskningen under införande. Det är viktigt påskynda arbetet med att ta fram ett ledningssystem för kvalitet inom Samhällsuppdraget som överensstämmer med gällande regelverk. Beslut är fattat av nämnden om att ett sådant ledningssystem ska finnas.
6(8) Det är väsentligt att det påbörjade arbetet med gemensamma riktlinjer och rutiner inom enheten för myndighetsutövning för funktionsutövning genomförs under 2013. Socialnämndens mål och insatser bör tydligare utgå från ett kvalitetsperspektiv. Ansvaret för den egna regin bör tydliggöras och ses över. Förhållandet mellan egen regi och extern aktör bör förtydligas. Uppföljning av 2009-2010 års revisionsrapporter KPMG har följt upp utifrån styrelse och nämnders vidtagna åtgärder de granskningar som utförts 2009-2010. Efter denna genomgång föreslås att följande områden granskas igen under de närmaste åren: Kommunens beredskap och förmåga att anpassa planeringsprocess till ändrade förhållanden Kommunens bilpark Strategier och åtgärder för att nå önskad kunskapsnivå Lönehantering Förstudie kring trygg och snygg kommun Intern kontroll avseende representation och gåvor Intern kontroll avseende vinterväghållning Styrning, uppföljning och kontroll inom grundskoleverksamheten Inom följande områden bedöms efter genomgången att behov inte finns av ny granskning för: Generationsskifte - ledarförsörjning Underhåll VA-nät Delårsrapport per 2012-08-31 KPMGs väsentligaste iakttagelser, bedömningar och synpunkter: Delårsrapporten motsvarar i stort krav på innehåll enligt lag och god redovisningssed. Koncernredovisning borde dock upprättas även i delårsbokslutet.
7(8) Väsentliga resultatpåverkande poster som skatteintäkter och statsbidrag och pensionskostnader har periodiserats i enlighet med god redovisningssed. Vi rekommenderar att även semesterlöneskuld periodiseras i delårsbokslutet. Vi uppepar vår rekommendation att delårsrapporten innehåller en budgetjämförelse för samma period, dvs avseende 1 januari 31 augusti. Denna budget ska givetvis ha samma periodisering över året som utfallet. Budgetjämförelsen ökar möjligheterna att analysera och förstå prognosen. Då de flesta verksamhetsmål inte följs upp i delårsrapporten kan vi inte ha någon uppfattning om måluppfyllelsen. Bokslut och årsredovisning per 2012-12-31 KPMGs kommentarer till det ekonomiska utfallet: Kommunens resultat räddas av reavinster och återbetalning av AFA-avgifter. I löpande drift föreligger en oroande obalans mellan kostnader och finansiering. Socialnämndens ekonomiska utfall och utveckling inger fortsatt oro. Budgetarna för 2011 och 2012 förefaller ha varit orealistiska. Nämndens nettokostnader har de tre senaste åren ökat med 82, 77 och 60 mkr. Budgeten för 2013 innebär en ökning på 22 mkr och vi befarar ett nytt underskott. Budgeten förutsätter genomslag för kostnadssänkande åtgärder för att kunna uppnås. Kommentarer till verksamhetsmål: Utifrån den redovisning av måluppfyllelse som lämnas i årsredovisningen gör vi bedömningen att målen för 2012 inte fyller kraven på att vara realistiska, mätbara och möjliga att nå under verksamhetsåret. De har heller inte haft den styrfunktion som de är tänkta att ha. Till den årsredovisning som håller hög kvalitet föreslår vi: Analysen och redogörelsen av prognosavvikelser bör utvecklas. Redovisningen av investeringar kan lämna tydligare information om vilka projekt som avslutats under året samt en redogörelse för hur större budgetavvikelser fördelar sig på kostnadsavvikelser och förskjutningar i tiden.
8(8) Möten och sammanträden har sammanträtt drygt en gång i månaden. Vid dessa sammanträden har möten hållits med bl a Kommunfullmäktiges presidium Kommunstyrelsens presidium Kommundirektören Kommunens ekonomichef Personal och ledning vid Tallbohovsskolan tillsammans med förvaltningsledning och BUNs presidium Familjerättsnämndens presidium tillsammans med myndighetschef och enhetschef Järfällahus ekonomichef Järfälla den 11 april 2013 Leif Lewin Lars Markstedt Ann Persson Ulf Johansson Göran Svennberg Bo Lastell