Välkommen som verksamhetsrevisor i regionen

Välkommen som verksamhetsrevisor i regionen

Välkommen som verksamhetsrevisor i regionen Det är väldigt viktigt att alla i Unionen drar åt samma håll för att det vi gör ska få maximal genomslagskraft ute bland medlemmar, förtroendevalda och beslutsfattare. Som verksamhetsrevisor i regionen ska du bevaka att de verksamhetsområden och mål som kongress, förbundsråd, förbundsstyrelse eller regionråd fastställer är utgångspunkt för regionens planering av aktiviteter. Med andra ord har du fått en mycket viktigt uppgift i Unionen. Lycka till i ditt fackliga uppdrag! Medlemmarna Förbundsstyrelsen Regionstyrelserna Anställdaorganisationen Arbetsgrupper Individer Vision Tillsammans är vi i Unionen den ledande kraften som skapar framgång, trygghet och glädje i arbetslivet

Rollen som verksamhetsrevisor Ditt uppdrag som verksamhetsrevisor styrs inte av lagar, förordningar eller andra föreskrifter utan av Unionens stadgar och riktlinjer. Den verksamhetsrevision som du ska göra är en intern revision som Unionen har frihet att utforma efter eget önskemål. Resultatet av verksamhetsrevisionen ger er revisorer underlag för att kunna ge förslag till beslut när regionrådet ska besluta om regionstyrelsen ska beviljas ansvarsfrihet eller inte. Revisorsarbetet Som revisor arbetar du hela mandatperioden och inte bara en kort tid innan årsmötet. Ditt uppdrag är att löpande granska regionens verksamhet, så det är viktigt att ni revisorer i regionen träffas för att planera arbetet för det kommande året. Följ den regionala verksamheten under året För att sätta dig in i verksamheten och lära känna regionstyrelsen behöver du närvara vid några styrelsemöten. Tänk på att din roll som revisor är att granska, inte att delta, i styrelsemötena. Möten då planering, budget eller uppföljning av verksamheten är på dagordningen är exempel på lämpliga tillfällen.

Ta reda på förutsättningarna för revisorernas arbete Ta kontakt med regionchefen för att få tillgång till det grupprum som regionstyrelsen har på unionen.se. Där finns information som du behöver för att kunna utföra ditt uppdrag. Där hittar du: Anvisningar för verksamhet och budget Regionens verksamhetsplan Regionens budget Regionstyrelsens protokoll Mer material som kan hjälpa dig att förstå helheten finns på unionen.se. Där hittar du: Unionens stadgar Unionens handlingsprogram Politiska plattformar Bifallna motioner Övriga kongress- och förbundsrådsbeslut Planera granskningen Tillsammans med dina revisorskollegor planerar du vad ni ska granska och hur ni ska gå till väga. Dokumentera det ni granskar och dra slutsatser som ni sedan sammanfattar i en granskningsrapport. Granskningen Det är viktigt att skilja på den roll som du som verksamhetsrevisor har och den roll som en förbundsrevisor eller en auktoriserad revisor har. Det är den auktoriserade revisorn och förbundsrevisorerna som granskar Unionens räkenskaper. Din uppgift är att granska att de beslut som fattas av regionstyrelsen är i linje med Unionens mål och ramar. Det är regionstyrelsens uppgift att sätta mål, utvärdera och följa upp regionens verksamhet. Den ska också

göra en resultat- och budgetuppföljning. Syftet med den är att jämföra kostnader med budget för att se vad regionens verksamheter och projekt ger i förhållande till satsade resurser. Det är viktigt att du inte tar över uppföljning och utvärdering av verksamheten från regionstyrelsen. Din sak är att granska att uppföljning och utvärdering görs och att det sker kontinuerligt. Exempel på frågor som regionstyrelsen kan ställa sig är: Har vi genomfört de aktiviteter som vi planerat? Om inte, vad finns det för förklaringar? Har vi nått målen som är satta för de olika aktiviteterna? Om inte, vad finns det för förklaringar? Har vi genomfört de beslut som är fattade i styrelsen eller på regionrådet? Om inte, vad finns det för förklaringar? Hur är resultatuppfyllelsen i förhållande till kostnaderna? Får unionen ut tillräcklig medlemsnytta för pengarna? Vad har vi lärt oss av utvärderingen som vi kan dra nytta av inför kommande verksamhetsplaneringar? En kontroll av formalia ska också göras. Det vill säga har protokoll justeras i sedvanlig ordning, har beslut fattats av en beslutsmässig styrelse, har stadgarna följts samt har det tagits beslut om delegering och attesträtt? Ta kontakt med regionchefen eller regionstyrelsens ordförande om det finns avvikelser som behöver en närmare förklaring. Om det handlar om viktiga avvikelser ska förbundsstyrelsen och förbundets revisorer meddelas. Tänk också på att återkoppla till regionstyrelsen efter verksamhetsrevisionen. Har du eller dina revisorskollegier noterat något bra eller något som kan förbättras så framför det till regionstyrelsen. Om det inte finns tillfälle att träffas så är ett informellt brev till regionstyrelsen ett alternativ. Naturligtvis ska ni revisorer inte vänta tills den årliga verksamhetsrevisionen är genomförd om ni under årets gång upptäcker något ni vill ta upp med regionstyrelsen.

Biträde vid revision av räkenskaperna Unionens förbundsrevisorer kan i sin revision av Unionen begära biträde av revisorerna i regionerna. Då kommer ett särskilt utarbetat granskningsprogram att skickas ut till regionerna. Stadgarna I stadgarna 5.10 finns följande skrivet om verksamhetsrevision Mom 1 Årsmötet väljer två verksamhetsrevisorer för två år, dock så att deras mandattider inte löper ut samtidigt. För verksamhetsrevisorerna ska finnas två suppleanter som väljs för ett år. Mom 2 Revisorerna ska löpande granska regionstyrelsens förvaltning genom att ta del av protokoll och övriga handlingar som berör verksamheten. Revisorerna har rätt att ta del av regionstyrelsens handlingar när de så önskar. Mom 3 Regionstyrelsens årsberättelse och årsredovisning för föregående kalenderår ska vara tillgänglig för revisorerna senast 1 mars. Mom 4 I sin årliga berättelse över granskningen av regionstyrelsens förvaltning ska revisor till- eller avstyrka ansvarsfrihet för regionstyrelsen. Granskningsrapporten ska föreligga senast 15 mars. Mom 5 Vid viktig anmärkning mot förvaltningen ska revisor snarast underrätta förbundsregionstyrelsen och förbundets revisorer.

Exempel på handlingsplan När Aktivitet Kommentar Maj Ta kontakt med dina revisorskollegor Kontakta regionchefen för att få tillgång till regionstyrelsens grupprum Läs in regionstyrelsens verksamhetsplan och budget Läs in Unionens stadgar, handlingsprogram, politiska plattformar med mera Ta reda på regionstyrelsens sammanträdesplan Fördela uppgifter och gör en plan för revisionen Bestäm hur ni ska dokumentera ert arbete Augusti september Ta del av styrelsens utvärdering av halvårsrapporten Någon av revisorerna är närvarande när planeringen av nästa års verksamhet görs November Återkoppling till regionstyrelsens ordförande eller hela styrelsen och regionchefen 1 Mars Ta del av styrelsens årsberättelse och årsredovisning 15 Mars Skriftlig granskningsrapport lämnas till regionkontoret. Återkoppling till regionstyrelsen April Regionråd där en av revisorerna föredrar granskningsrapporten och föreslår beslut om ansvarsfrihet för styrelsen. Finns på Unionens hemsida Granskning av regionstyrelsens protokoll och protokoll från regionrådsmöten ska ske löpande under hela året

Granskningsrapport Efter utförd granskning ska en skriftlig granskningsrapport överlämnas till regionrådet för beslut. Senast den 15 mars ska granskningsrapporten i original och undertecknad skickas till regionkontoret. Där ser man till att den blir infogad i regionstyrelsens verksamhetsberättelse och utskickad till ombuden i regionrådet. I granskningsrapporten ska revisorerna också föreslå om årsmötet ska ge regionstyrelsen ansvarsfrihet eller inte. Ansvarsfrihet i detta sammanhang innebär att du och dina revisorskollegor gör bedömningen att regionstyrelsen har skött verksamheten i enlighet med stadgarna, uppsatta mål och de beslut som gäller i Unionen. Om inga anmärkningar finns kan en granskningsrapport se ut som på nästa sida. Granskningsrapporten och den här broschyren kan du ladda ner eller beställa på www.unionen.se

Exempel på granskningsrapport Till Regionrådet för Unionen XXX 20XX Som valda verksamhetsrevisorer i regionen har vi granskat regionens verksamhet för år 20XX i enlighet med förbundets stadgar och riktlinjer. Vi har inte granskat räkenskaperna. Ansvaret för granskningen av förbundets räkenskaper har de av kongressen valda revisorerna. Vår granskning har utgått från de beslut kongress, förbundsråd, förbundsstyrelse, regionråd och regionstyrelse fattat. Enligt vår bedömning har regionens verksamhet genomförts i enlighet med stadgar, mål och beslut fattade i Unionen. Vi föreslår därför att regionstyrelsen beviljas ansvarsfrihet för det gångna verksamhetsåret. Ort och datum Anders Andersson Anders Andersson Verksamhetsrevisor Beda Bertilsson Beda Bertilsson Verksamhetsrevisor

Anteckningar

Ring Unionen 0770-870 870 Vi svarar på alla dina frågor om villkoren i arbetslivet och förmånerna i medlemskapet. Du hittar också svar på unionen.se Tnr: 1644-2 Foto: Alex Giacomini, Sune Fridell Grafisk form: Blomquist & Co Tryck: Unionen Okt 2014 POD UNIONEN NÄRA DIG: Borlänge, Borås, Gävle, Göteborg, Helsingborg, Jönköping, Kalmar, Karlshamn, Karlstad,, Luleå, Malmö, Norrköping, Skellefteå, Skövde, Stockholm, Sundsvall, Södertälje, Trollhättan, Umeå, Uppsala, Visby, Västerås, Växjö, Örebro