Reglemente för intern kontroll

KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING 2015:6-042 Reglemente för intern kontroll Antagen av kommunfullmäktige 2015-08-27 102

1 Reglemente för intern kontroll Syfte med reglementet 1 Syfte Detta reglemente syftar till att säkerställa en god intern kontroll i kommunens verksamheter. Avsikten med den interna kontrollen är att säkra en effektiv förvaltning och att undgå allvarliga fel. Den interna kontrollen ska bidra till att ändamålsenligheten stärks och att verksamheten med medborgarnas bästa för ögonen bedrivs effektivt och säkert. Detta innebär att Flens kommun med en rimlig grad av säkerhet ska uppnå följande: - Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet, vilket innefattar att ha kontroll över ekonomi, verksamhet och kvalitet samt att fattade beslut verkställs. Det innebär också att ha säkerhet i system och rutiner för att förhindra avsiktliga eller oavsiktliga fel. - Tillförlitlig ekonomisk rapportering och information om verksamheten, vilket innebär att nämnder och verksamhetsansvariga ska ha tillgång till rättvisande räkenskaper samt en relevant och rättvisande information om verksamheten. - Efterlevnad av lagar och regler, vilket innebär att följa de krav och åtaganden som framgår av författning, kommunens interna regelverk, ingångna avtal etc. Med en rimlig grad av säkerhet avses att en avvägning måste göras mellan kontroll och nytta. I denna bedömning ska inte endast ekonomiska faktorer vägas in, utan även vikten av att upprätthålla förtroendet för verksamheten. Verksamhet som omfattas av reglementet 2 Omfattning Detta reglemente gäller för kommunstyrelsen, övriga nämnder och överförmyndaren. Reglementet gäller i tillämpbara delar även för de kommunala bolagen. Det som nedan anges om nämnderna gäller också överförmyndaren. Organisation av intern kontroll 3 Kommunstyrelsen Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för att det finns ett väl fungerande system för intern kontroll i kommunen.

2 I detta ligger ett ansvar för att en organisation för intern kontroll upprättas inom kommunen, att den fungerar på ett ändamålsenligt sätt samt att rapporteringen av den interna kontrollen är tillfredställande. I detta ingår vidare att utforma kommunövergripande rutiner för planering och uppföljning av intern kontroll, att utforma konkreta anvisningar för nämndernas rapportering samt att bevaka att detta reglemente efterlevs. Kommunstyrelsens övergripande ansvar för den interna kontrollen följer av att kommunstyrelsen enligt kommunallagen har ansvar för att leda och samordna förvaltningen av kommunens angelägenheter samt att ha uppsikt över övriga nämnders verksamhet. 4 Nämnderna Respektive nämnd har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom sitt verksamhetsområde. Nämndernas ansvar för den interna kontrollen anges i kommunallagen 6 kap. 7. I detta ansvar ligger att utifrån principerna i detta reglemente: Upprätta en organisation för nämndens interna kontroll. Vid behov utforma kompletterande regler och anvisningar för den interna kontrollen anpassad till respektive nämnd. Upprätta en planering för hur genomförandet av den interna kontrollen ska gå till. Fastställa hur brister i den interna kontrollen ska rapporteras. Åtgärda de brister i verksamheten som uppmärksammas genom den interna kontrollen. 5 Förvaltningschef Inom en nämnds verksamhetsområde ansvarar förvaltningschefen (eller motsvarande) för att de konkreta interna rutinerna i verksamheten är utformade så att en god intern kontroll kan upprätthållas. 6 Verksamhetsansvariga chefer Verksamhetsansvariga chefer ska informera underställd personal om vilka regler, anvisningar och rutiner för upprätthållande av en god intern kontroll som gäller inom respektive verksamhet. Vidare har de att verka för att de arbetsmetoder som används bidrar till en god intern kontroll.

3 Med verksamhetsansvariga chefer avses befattningshavare i arbetsledande ställning på alla nivåer i organisationen. De verksamhetsansvariga ansvarar för att arbetet i verksamheten följer gällande styrdokument och anvisningar för den interna kontrollen. Till styrdokumenten räknas detta reglemente, av nämnden beslutad internkontrollplan samt övriga eventuella mål, regler, rutiner och anvisningar om intern kontroll. 7 Alla anställda Alla anställda är skyldiga att följa de regler, anvisningar och rutiner för upprätthållande av en god intern kontroll som gäller inom respektive verksamhet. Fel eller brister i verksamheten som identifierats genom den interna kontrollen ska omedelbart rapporteras till närmast överordnad som i sin tur rapporterar vidare uppåt i organisationen. Alla anställda, chefer såväl som övriga medarbetare, har en skyldighet att omedelbart rapportera fel och brister i den interna kontrollen till närmast överordnad som i sin tur är skyldig att rapportera uppåt i organisationen. Syftet med rapporteringssystemet är att man inom förvaltningen omgående ska få signaler om de fel och brister som förekommer för att direkt kunna vidta åtgärder. Risk- och väsentlighetsanalys 8 Genomförande av risk- och väsentlighetsanalys Respektive nämnd ska genomföra en risk- och väsentlighetsanalys. Målet med analysen är att de största riskerna som hotar nämndens verksamhet ska vara identifierade och värderade. Det konkreta arbetet med intern kontroll ska utgå från en risk- och väsentlighetsanalys. Vid identifiering av risker ska särskilt beaktas att en god intern kontroll ska genomsyra allt arbete och att risker därför ska sökas både i verksamhetsprocesser och ekonomiadministrativa rutiner. Vilka större risker finns exempelvis som hotar att målen för verksamheten inte uppnås, att regler och avtal inte följs eller att avsiktliga eller oavsiktliga fel kan uppstå? Analysen ska dokumenteras och uppdateras vi behov för att säkerställa att den omfattar aktuella risker. Identifierade risker ska värderas utifrån en bedömning av sannolikheten för att risken inträffar och riskens väsentlighet; Bedömningen av sannolikheten för att risken inträffar kan ske utifrån fyra nivåer: Osannolik (1) Sannolikheten att risken infaller är praktiskt taget obefintlig. Mindre sannolik (2) Sannolikheten att risken infaller är mycket liten.

4 Möjlig (3) Det är möjligt att risken infaller. Sannolik (4) Det är troligt att risken infaller. En risks väsentlighet kan uttryckas med de konsekvenser som uppstår för de som berörs (t ex anställda, förtroendevalda, medborgare, brukare) om risken inträffar. Bedömningen kan ske med hjälp av fyra nivåer: Försumbar (1) Konsekvensen av att risken infaller är obetydlig för de som berörs. Lindrig (2) Konsekvensen av att risken infaller är liten för de som berörs. Kännbar (3) Konsekvensen av att risken infaller är besvärlig för de som berörs. Allvarlig (4) Konsekvensen av att risken infaller är mycket allvarlig för de som berörs. 9 Risk- och väsentlighetsanalys som grund för övrig styrning Respektive nämnd ska i sin styrning av verksamheten vidta åtgärder i syfte att förebygga allvarliga risker. En genomförd risk- och väsentlighetsanalys ska vara en av utgångspunkterna vid planeringen av verksamheten. För att upprätthålla en god intern kontroll är det inte tillräckligt att genom kontroller försöka upptäcka och korrigera fel och brister. Respektive nämnd och förvaltning ska även vidta åtgärder för att förhindra de risker som inte kan accepteras. Dessa förebyggande insatser påverkar planeringen av verksamheten och kan därför behöva ingå i nämnd- och/eller verksamhetsplan. Om man exempelvis genom risk- och väsentlighetsanalysen bedömt att verksamheten kan komma att utsättas för otillbörlig påverkan, bedrägeri eller annan oegentlighet bör åtgärder vidtas för att förebygga detta. Planering och uppföljning av intern kontroll 10 Årlig plan för intern kontroll Respektive nämnd och kommunstyrelsen ska årligen anta en plan för uppföljning av sin interna kontroll, denna ska ingå i eller utgöra en bilaga till nämndplanen. Nämnderna ska i samband med att planen för den egna interna kontrollen beslutats delge denna till kommunstyrelsen. Den interna kontrollplanen ska innehålla de granskningsområden som valts ut för året med utgångspunkt i risk- och väsentlighetsanalysen. I planeringen ska en avvägning göras mellan den insats en viss kontroll kräver och den förväntade nyttan av

5 kontrollen. I denna bedömning ska inte enbart frågor om resursanvändning vägas in, utan även vikten av att upprätthålla förtroendet för verksamheten. Då en god intern kontroll ska genomsyra allt arbete är det viktigt att åstadkomma en sådan blandning av kontroller att både verksamhet och ekonomi kontrolleras. För vart och ett av de områden/processer som ska granskas ska framgå: Den riskbedömning som gjorts Vad som ska kontrolleras Kontrollmetod Vem som ansvarar för kontrollen När och hur ofta kontrollen ska göras Till vem resultatet ska rapporteras I val av kontrollmetod, urval av ärenden som ska granskas etc ska utgångspunkten alltid vara att den konkreta granskningen ska inriktas på de moment eller ärendegrupper där risken för brister är störst och konsekvenserna av eventuella fel allvarligast. Vid stickprovsgranskning ska också en bedömning av urvalets storlek göras. Vidare ska genomförandet av kontrollerna planeras med ett oberoendeperspektiv för att undvika självgranskning. 11 Uppföljning av planen för intern kontroll Förvaltningschefen (eller motsvarande) svarar för att löpande rapportera till nämnden om hur den interna kontrollen fungerar. Vidare ska förvaltningschefen omedelbart rapportera till nämnden och kommunchefen om allvarligare fel eller brister i verksamheten identifierats genom den interna kontrollen. Förvaltningschefen ansvarar för att nämnden minst en gång per år får en samlad rapport om hur den interna kontrollen fungerar, vilka iakttagelser som gjorts och vilka åtgärder som vidtagits för att hantera identifierade brister. Rapporteringen till nämnden ska också innehålla eventuella förslag på förbättringar avseende systemet för intern kontroll. 12 Nämndens rapporteringsskyldighet Nämnderna och kommunstyrelsen ska årligen rapportera resultatet från uppföljningen av den interna kontrollen till kommunens revisorer. Nämnderna ska samtidigt rapportera denna uppföljning till kommunstyrelsen. Vidare ska nämnderna omedelbart rapportera till kommunstyrelsen om allvarligare fel eller brister i verksamheten identifierats genom den interna kontrollen.

6 Den årliga rapporten ska lämnas i samband med årsbokslut och innehålla omfattning av utförd uppföljning, utfallet och eventuellt vidtagna åtgärder. Vid behov ska rapporten även innehålla förslag på åtgärder för förbättring av kommunens gemensamma rutiner för intern kontroll. Om någon kontroll inte kunnat genomföras enligt plan ska detta särskilt kommenteras med information om orsak. De kommunala bolagen 13 Bolagsstyrelsens uppgifter Bolagsstyrelsen har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom bolaget. Bolagsstyrelsen ska informera kommunstyrelsen om hur bolagets interna kontroll fungerar. Bolagsstyrelsen ska omedelbart rapportera till kommunstyrelsen om allvarligare fel eller brister i verksamheten identifierats genom den interna kontrollen. Kommunstyrelsen ska enligt kommunallagen både ha uppsikt över nämnderna och de kommunala bolagen. Inom ramen för denna uppsikt kan kommunstyrelsen anmoda bolagsstyrelsen att, muntligt eller skriftligt, redogöra för hur bolagets interna kontroll fungerar. Årlig utvärdering av kommunens system för intern kontroll 14 Kommunstyrelsens skyldigheter Kommunstyrelsen ska årligen utvärdera kommunens samlade system för intern kontroll. Utgångspunkt för denna utvärdering är den egna och övriga nämnders rapportering om intern kontroll. Kommunstyrelsen ska även informera sig om hur den interna kontrollen fungerar i de kommunala bolagen. Kommunstyrelsen ska, i de fall behov av förbättringar framgår, vidta nödvändiga åtgärder. Kommunstyrelsen ska utifrån upprättade planer och uppföljningar av den interna kontrollen analysera följande (med exempel på frågeställningar): Ändamålsenligheten i beslutade planer för intern kontroll. Täcker planerna väsentliga områden, omfattar kontrollerna både verksamhet och ekonomi? Genomförande och utfall av utförda kontroller. Har planerade kontroller genomförts på ett lämpligt sätt, vad visar utfallet av kontrollerna?

7 Hur har brister som den interna kontrollen identifierat hanterats. Har felaktigheter korrigerats, har allvarliga brister kommunicerats i enlighet med detta reglemente. Eventuella förslag till förbättringar av de kommunövergripande processerna för intern kontroll som redovisats av respektive nämnd. Med utgångspunkt från analysen ska kommunstyrelsen bedöma om kommunens samlade system för intern kontroll är betryggande eller om det finns anledning att vidta åtgärder i syfte att stärka den interna kontrollen. Kommunstyrelsen kan med utgångspunkt från sin bedömning göra påpekanden, lämna råd och anvisningar samt försöka få kommunfullmäktige att ingripa.