Älvstranden Utveckling AB Granskningsredogörelse 2013

Älvstranden Utveckling AB Granskningsredogörelse 2013

GRANSKNINGSREDOGÖRELSE FÖR ÄLVSTRANDEN UTVECKLING AB 2013 2 Innehåll Sammanfattande bedömning sid 3 Uppföljning av föregående års granskning sid 5 Granskning av verksamheten sid 6 Grundläggande granskning sid 6 Granskning av inköp och upphandling sid 11... Lekmannarevisorernas uppdrag sid 13 Språkbruk och revisionstermer sid 13...

GRANSKNINGSREDOGÖRELSE FÖR ÄLVSTRANDEN UTVECKLING AB 2013 3 Sammanfattande bedömning Lekmannarevisorerna har ett lagstadgat uppdrag att granska om bolagets verksamhet sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt och om den interna kontrollen är tillräcklig. Årets granskning har omfattat följande delar: uppföljning av föregående års granskning grundläggande granskning granskning av inköp och upphandling I anslutning till uppföljningen av föregående års granskning kvarstår följande rekommendationer: Bolaget rekommenderas att utarbeta ett styrdokument som lägger fast hur arbetet med riskanalys och intern kontroll skall bedrivas. Bolaget rekommenderas att vidta åtgärder för att säkerställa att bolagets riskanalysverktyg årligen uppdateras och att risker relaterade till styr- och kontrollmiljö respektive risker relaterade till oegentligheter införs i verktyget. I anslutning till den grundläggande granskningen lämnar vi följande rekommendationer Beträffande bolagets dokumenthantering och arkivbildning rekommenderas bolaget att snarast fullfölja det påbörjade arbetet att ta fram godkänd arkivbeskrivning, arkivförteckning och dokumenthanteringsplan för att följa gällande lag och gällande arkivreglemente i Göteborgs stad. Beträffande förändringsarbete i bolagets syn- och förhållningssätt till gällande lag och fullmäktiges riktlinjer rekommenderas styrelsen att ge bolagets nytillsatta VD i uppdrag att säkerställa att bolaget fortsättningsvis i alla delar agerar följsamt mot gällande lag och gällande riktlinjer från Göteborgs stad. Styrelsen rekommenderas vidare att aktivt följa upp vilka åtgärder VD genomför inom ramen för uppdraget och försäkra sig om att åtgärderna får effekt. Styrelsen bör också särskilt dokumentera sitt arbete i denna del. I anslutning till granskningen av inköp och upphandling lämnar vi följande rekommendationer Bolaget rekommenderas att förstärka sina rutiner för att säkerställa ramavtalstrohet. Bolagets rekommenderas att förstärka sina rutiner avseende dokumentation av egna upphandlingar för att säkerställa en god intern kontroll

GRANSKNINGSREDOGÖRELSE FÖR ÄLVSTRANDEN UTVECKLING AB 2013 4 Bolaget rekommenderas att införa kontrollaktiviteter för att följa upp efterlevnad av både stadens och bolagets egna interna regelverk för inköp- och upphandling. Vi anser att bristerna som konstaterats vid årets granskning är av sådan art och omfattning att bolaget inte kan bedömas ha levt upp till lagstiftningens och kommunfullmäktiges krav. Vår sammantagna bedömning utifrån genomförd granskning är därför att bolaget inte kan undgå kritik. Vi lämnar därför kritik till styrelsen i form av en erinran.

GRANSKNINGSREDOGÖRELSE FÖR ÄLVSTRANDEN UTVECKLING AB 2013 5 Uppföljning av föregående års granskning När lekmannarevisorernas granskning resulterar i rekommendationer eller kritik görs en uppföljning av granskningen. Uppföljningen syftar till att bedöma om och hur bolaget har hanterat lämnade rekommendationer. Grundläggande granskning I anslutning till föregående års grundläggande granskning lämnades följande rekommendationer. Bolaget rekommenderas att utarbeta ett styrdokument som lägger fast hur arbetet med riskanalys och intern kontroll skall bedrivas. Bolaget rekommenderas att vidta åtgärder för att säkerställa att bolagets riskanalysverktyg årligen uppdateras och att risker relaterade till styr- och kontrollmiljö respektive risker relaterade till oegentligheter införs i verktyget. Iakttagelser Beträffande den första rekommendationen konstaterar lekmannarevisorerna att något styrdokument som lägger fast hur arbetet med riskanalys och intern kontroll skall bedrivas i bolaget inte har utarbetats och antagits av styrelsen under 2013. Bolaget följer därmed inte Göteborgs stads riktlinjer för intern kontroll 3-4. Beträffande den andra rekommendationen konstaterar lekmannarevisorerna att bolaget inte har vidtagit åtgärder för att säkerställa att bolagets riskanalysverktyg årligen uppdateras och att risker relaterade till styr- och kontrollmiljö respektive risker relaterade till oegentligheter införs i verktyget. Bedömning Lekmannarevisorerna bedömer att de två lämnade rekommendationerna i anslutning till den grundläggande granskningen 2012 skall kvarstå. Beträffande bolagets bristande följsamhet mot Göteborgs stads riktlinjer för intern kontroll påtalar lekmannarevisorerna att förhållningssättet innebär ett avsteg från det generella ägardirektivet för direkt och indirekt helägda bolag i Göteborgs stad. Granskning av styrelsens ansvar och arbetssätt I anslutning till föregående års specifika granskning av styrelsen ansvar och arbetssätt lämnades följande rekommendation. Styrelsen rekommenderas att se över sina arbetsformer för att utveckla sin kontroll över jävsrisker i styrelsearbetet. Iakttagelser Lekmannarevisorerna konstaterar att bolagets styrelse successivt under 2013 infört mötesrutiner för att synliggöra risk för jäv i samband med styrelsemöten. Bedömning Lekmannarevisorerna bedömer att rekommendationen är omhändertagen.

GRANSKNINGSREDOGÖRELSE FÖR ÄLVSTRANDEN UTVECKLING AB 2013 6 Granskning av verksamheten Lekmannarevisorerna har ett lagstadgat uppdrag att granska om bolagets verksamhet sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt och om den interna kontrollen är tillräcklig. Vad som avses med tillräcklig intern kontroll preciseras inte närmare av lagstiftaren. Kraven på intern kontroll har dock ökat och begreppets innebörd utvidgats under de senaste decennierna. Begreppet intern kontroll har förändrats från att främst ha avsett avgränsade kontrollaktiviteter, i huvudsak inom redovisnings- och det finansiella området, till att omfatta i princip all verksamhet en organisation ägnar sig åt. Det innebär att intern kontroll i ökande utsträckning har blivit en viktig del av den strategiska styrningen av organisationer. Syftet med den interna kontrollen är att bidra till att ändamålsenligheten i verksamheten stärks och att verksamheten bedrivs effektivt och säkert. Detta betonar vikten av ledningens engagemang för den interna styrningen och kontrollen. Ytterst syftar lekmannarevisorernas granskning av den interna styrningen och kontrollen till att bedöma om den är systematisk, ändamålsenlig och i överensstämmelse med gällande riktlinjer och etablerade normer. Lekmannarevisorernas bedömning grundar sig i COSO-ramverket 1. Stadsrevisionen har kommunfullmäktiges uppdrag att bidra till utvecklingen av en god intern styrning och kontroll i stadens nämnder och bolag. Uppdraget är ett led i stadens insatser för att stärka den interna styrningen och kontrollen i nämnder och bolag, inklusive att reducera risken för oegentligheter. Grundläggande granskning Den grundläggande granskningen utgör en av flera delar i lekmannarevisorernas sammantagna bedömning av bolagets interna styrning och kontroll. Granskningen genomförs löpande under året i syfte att bedöma om bolaget uppfyller lagstiftningens och kommunfullmäktiges krav inom följande områden: styrning och uppföljning av verksamhet och ekonomi; styrelsens arbetsordning och instruktion till verkställande direktör; kommunfullmäktiges generella ägardirektiv; bolagets specifika ägardirektiv; hantering av särskilda uppdrag från kommunstyrelsen och kommunfullmäktige; affärsplan/budget samt styrelsens beslutsunderlag. I den grundläggande granskningen av bolagets interna styrning och kontroll lägger lekmannarevisorerna särskild tonvikt vid: riskanalys kontroller och uppföljning hantering av risken för oegentligheter. 1 COSO-ramverket är en modell för intern styrning och kontroll av finansiell redovisning och rapportering. COSO betyder Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission.

GRANSKNINGSREDOGÖRELSE FÖR ÄLVSTRANDEN UTVECKLING AB 2013 7 Iakttagelser riskanalys En regelbunden identifiering och analys av risker utgör en väsentlig utgångspunkt i styrelsens och verkställande direktörens interna styrning och kontroll. Riskerna ska vara tydligt relaterade till verksamhetens uppdrag och mål och utmynna i tydliga prioriteringar. Lekmannarevisorerna konstaterar att bolagets arbete med riskanalys bör utvecklas. Kvarstående rekommendationer från 2012 års granskning handlar dels om att bolaget skall utarbeta ett styrdokument som lägger fast hur arbetet med riskanalys och intern kontroll skall bedrivas. Dels om att bolaget skall vidta åtgärder för att säkerställa att bolagets riskanalysverktyg årligen uppdateras och att risker relaterade till styr- och kontrollmiljö respektive risker relaterade till oegentligheter införs i verktyget. Iakttagelser kontroller och uppföljning Styrelsen och verkställande direktören ska planera och genomföra kontrollåtgärder. Kontrollåtgärderna kan vara utformade på olika sätt, men åtgärdernas syfte ska vara att hantera de risker som identifierats i riskanalysen. Styrelsen och verkställande direktören ska utöver kontrollåtgärderna dessutom genomföra uppföljningar eller utvärderingar av beslutade kontrollåtgärder för att säkerställa att de genomförs och leder till avsett resultat. Lekmannarevisorerna konstaterar med hänvisning till de kvarstående rekommendationerna enligt ovan att bolagets arbete med kontroller och uppföljning av internkontrollarbetet bör utvecklas. Iakttagelser hantering av risken för oegentligheter Lekmannarevisorerna prövar särskilt om styrelsen och verkställande direktören hanterat risken för oegentligheter. Oegentligheter utgör en ekonomisk risk, och de innebär dessutom en mycket allvarlig förtroenderisk, som ytterst skadar tilltron till det demokratiska systemet. Risken för oegentligheter måste hanteras genom förebyggande åtgärder. Lekmannarevisorerna menar att styrelsen och verkställande direktören som en första grundläggande åtgärd i sitt förebyggande arbete bör genomföra en genomlysning av organisationen i syfte att identifiera funktioner, områden eller situationer i bolaget där det finns potentiell risk för oegentligheter. Lekmannarevisorerna granskar även vilka ytterligare åtgärder som vidtas mot bakgrund av genomlysningen. Lekmannarevisorerna konstaterar att bolaget under flera år arbetat för att utveckla sin kontroll över risk för oegentligheter. Bland de åtgärder som genomförts innefattas utarbetande av uppförandekod och jävslista avseende ledande tjänstemän. Detta arbete bör fortsätta. Bolaget bör arbeta aktivt för att synliggöra uppförandekoden och även överväga hur jävslistan bör utvecklas vidare.

GRANSKNINGSREDOGÖRELSE FÖR ÄLVSTRANDEN UTVECKLING AB 2013 8 Övriga iakttagelser från den grundläggande granskningen Bolagets dokumenthantering och arkivbildning Bolaget omfattas liksom andra offentliga aktörer(myndigheter) av tryckfrihetsförordningens 2 (TF:s) reglering rörande allmänna handlingar. Detta innebär att allmänna handlingar enligt lagens definition som huvudregel skall vara tillgängliga för varje svensk medborgare att ta del av. Allmänna handlingar utgörs av handlingar som antingen inkommit till myndigheten eller upprättats där. Rätten att ta del av allmän handling får bara begränsas med stöd av TF 2 kapitlet 2 där förutsättningarna för att begränsa tillgängligheten läggs fast. Grundläggande är att begränsning av tillgänglighet till allmän handling också måste anges noga i lag. Den lag som reglerar möjligheten att begränsa tillgång till allmänna handlingar utgörs av offentlighets- och sekretesslagen. 3 Allmänna handlingar skall också bevaras. Förutsättningarna för detta regleras via arkivlagens bestämmelser. 4 Arkiv skall bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser; rätten att ta del av allmänna handlingar, behovet av information för rättskipningen och förvaltningen samt slutligen även forskningens behov. Arkivlagen anger att varje myndighet skall svara för vården av det egna arkivet om inte arkivmyndigheten övertagit detta ansvar. Lagen anger att det skall finnas arkivmyndigheter inom den statliga och kommunala förvaltningen som skall utöva tillsyn över att myndigheterna fullgör sina skyldigheter enligt 3-6 beträffande arkivbildning och arkivvård. Allmänna handlingar får under vissa förutsättningar även gallras. Det innebär att de tas ut ur arkivet och förstörs. Ifråga om arkivvård stadgas att en myndighet skall: Organisera arkivet på ett sådant sätt att rätten att ta del av allmänna handlingar underlättas Upprätta dels en arkivbeskrivning som ger information om vilka slag av handlingar som kan finnas i myndighetens arkiv och hur arkivet är organiserat, dels en systematisk arkivförteckning. Skydda arkivet mot förstörelse, skada, tillgrepp och obehörig åtkomst. Avgränsa arkivet genom att fastställa vilka handlingar som skall vara arkivhandlingar. Verkställa föreskriven gallring i arkivet. Ifråga om arkivmyndigheter stadgas vidare att kommunstyrelsen är arkivmyndighet i kommunen om kommunfullmäktige inte utsett någon annan nämnd eller styrelse till arkivmyndighet. I Göteborgs stad har arkivnämnden utsetts till arkivmyndighet. Arkivmyndigheten fungerar som tillsynsmyndighet och har inte övertagit ansvaret för vården av bolagets arkiv. Kommunfullmäktige har antagit arkivreglemente för Göteborgs stad. Arkivreglementet speglar arkivlagens regler. Bolaget är skyldigt att 2 SFS 1949:105 3 SFS 2009:400 4 SFS 1990:782

GRANSKNINGSREDOGÖRELSE FÖR ÄLVSTRANDEN UTVECKLING AB 2013 9 följa arkivlagen och via det generella ägardirektivet även Göteborgs stads arkivreglemente. Iakttagelser Vid granskningen konstateras att bolaget saknar arkivansvarig och att posten är vakant. Bolaget avser att anställa en inköpsansvarig person som också avses bli arkivansvarig i bolaget. Vidare konstateras att arbetet att ta fram en godkänd arkivbeskrivning, arkivförteckning och dokumenthanteringsplan pågått sedan 2006. Ansvariga personer för arbetet har bytts ut flera gånger under processen. Arbetet är i dagsläget inte färdigställt. Lekmannarevisorerna kan konstatera att bolaget genom att inte se till att arkivbeskrivning, arkivförteckning och dokumenthanteringsplan framtagits i sådant skick att de kunnat godkännas av arkivmyndigheten brustit i följsamhet mot såväl arkivlagen som arkivreglementet för Göteborgs stad. Följsamhet mot aktiebolagslagen beträffande registrering av bolagsordningar Den 1 januari 2013 trädde förändringar i kommunallagens (KL) 3 kap 17 i kraft med innebörden att en kommun, om den beslutar att överlämna vården av en kommunal angelägenhet till ett direkt eller indirekt helägt aktiebolag, skall tillse att det fastställda kommunala ändamålet och de kommunala befogenheter som utgör ram för verksamheten anges i bolagsordningen 5. Lagändringen innebär ett krav på kommunerna att aktiebolagsrättsligt förtydliga att ett helägt kommunalt aktiebolag utgör en del av ägarkommunens verksamhet och också skall fungera inom ramen för de kommunala befogenheterna. Lagändringen har medfört att juridiska avdelningen vid stadsledningskontoret utarbetat bolagsordningar för stadens bolag som anpassats efter gällande rätt. Bolagsordningarna har också successivt antagits av stadens bolag vid bolagsstämmor under 2013. Aktiebolagslagen (ABL) anger att ett beslut om ändring av bolagsordningen genast skall anmälas för registrering i aktiebolagsregistret. En underlåtenhet att registrera ändringen medför att ändringen inte får verkställas 6. Detta torde i sin tur innebära att bolaget ur aktiebolagsrättslig synpunkt är förhindrat att följa den nya bolagsordningen i den ändrade lydelsen 7. Det har därmed stor betydelse att registrering av de ändrade bolagsordningarna i stadens bolag sker på lagstadgat sätt. Stadsrevisionen har inom ramen för 2013 års årliga granskning inventerat registrerade bolagsordningar för sammanlagt 57 hel- och delägda kommunala aktiebolag för att bedöma om respektive aktiebolag följt gällande kommunallag och aktiebolagslag. Granskningen har bestått av en systematisk sökning i bolagsverkets aktiebolagsregister den 30 oktober 2013 och genomgång av de då registrerade bolagsordningarna. 5 KL 3 kap. 17 1 st. 6 ABL 3 kap. 5 7 Jfr Andersson, Johansson, Skog. - Aktiebolagslagen en kommentar suppl. 7. 3:12 f

GRANSKNINGSREDOGÖRELSE FÖR ÄLVSTRANDEN UTVECKLING AB 2013 10 Iakttagelser Vid granskningen har det konstateras att bolaget liksom dotterbolagen Norra Älvstranden utveckling AB respektive Södra Älvstranden utveckling AB uppfyller kommunallagens krav beträffande utformningen av de bolagsordningar som antagits vid årsstämmor 2013-03-05. Granskningen visar emellertid också att någon registrering av de antagna bolagsordningarna inte skett för föreskrivet sätt. Bolagets tf VD har uppmärksammats på förhållandet vid flera tillfällen under november månad 2013. Trots detta har ansökan om registrering inte ingivits förrän ytterligare påminnelse lämnats i december 2013 till bolagets nytillträdda VD. Bedömning För att sammanfatta iakttagelserna från den grundläggande granskningen kan lekmannarevisorerna konstatera att det finns väsentliga brister i bolagets förhållningssätt till såväl gällande lag som gällande riktlinjer från fullmäktige. Beträffande riskanalys, kontroller och uppföljning är bedömningen att bolaget först och främst måste tillse att föregående års rekommendationer på området omhändertas. Härefter kan och bör bolaget utveckla sitt arbete med intern kontroll på ett systematiskt sätt och i enlighet med gällande regler och vedertagen praxis i staden. Beträffandes hantering av risken för oegentligheter bör bolagets påbörjade utvecklingsarbete fortsätta. Detta kan exempelvis ske genom ett ökat synliggörande av bolagets uppförandekod en ytterligare utveckling av den framtagna jävslistan. Beträffande bolagets dokumenthantering och arkivbildning kan lekmannarevisorerna konstatera att bolagets genom att inte tillse att arkivbeskrivning, arkivförteckning och dokumenthanteringsplan framtagits i sådant skick att de kunnat godkännas av arkivmyndigheten brustit i följsamhet mot såväl arkivlagen som arkivreglementet för Göteborgs stad. Bolagets utdragna hantering av ärendet framstår vidare som anmärkningsvärd. Bolaget rekommenderas att snarast fullfölja det påbörjade arbetet att ta fram godkänd arkivbeskrivning, arkivförteckning och dokumenthanteringsplan för att följa gällande lag och gällande arkivreglemente i Göteborgs stad. Beträffande brister i följsamhet mot aktiebolagslagen vid registrering av bolagsordningar ser lekmannarevisorerna allvarligt på bolagets handläggning. Anmälningsärenden i enlighet med gällande lag ingår i de löpande förvaltningsåtgärder som alltid skall verkställas korrekt och skyndsamt av VD och den övriga organisationen. Lekmannarevisorerna konstaterar att bolaget agerat vårdslöst då man inte sett till att de av årsstämman antagna bolagsordningarna registrerats genast i enlighet med aktiebolagslagens krav. Årets granskning har visat att det finns väsentliga brister i bolagets förhållningssätt till såväl gällande lag som gällande riktlinjer från fullmäktige. De rekommendationer som kvarstår beträffande riskanalys och intern kontroll, liksom lämnade rekommendationer

GRANSKNINGSREDOGÖRELSE FÖR ÄLVSTRANDEN UTVECKLING AB 2013 11 avseende dokumenthantering och arkivbildning belyser behovet av lämpliga organisatoriska förändringar för att kunna leva upp till den kravbild som gäller för ett kommunalt aktiebolag i Göteborgs stad. Staden har formulerat ett betydelsefullt uppdrag för bolaget via bolagsordning och ägardirektiv. Uppdraget innefattar att främja den långsiktiga stadsutvecklingen kring Göta älv genom förverkligandet av Visionen Älvstaden. Detta uppdrag kräver en nära samverkan mellan bolaget och övriga aktörer inom och utom staden som arbetar med stadsbyggnad och stadsutveckling. Det är lekmannarevisorernas uppfattning att bolaget för att möta de omfattande krav som ställs och kommer att ställas i detta uppdrag måste utgöra ett gott exempel och ett föredöme i staden ifråga om god ordning, effektiva och ändamålsenliga arbetssätt samt en god följsamhet mot samtliga vid varje tillfälle gällande lagkrav. Styrelsen har tillsatt en ny VD från november 2013. Bolaget har också i dialog med lekmannarevisorerna konstaterat att en förändring av tidigare förhållnings- och synsätt hos bolagets organisation kommer att behöva genomföras. Det är styrelsens ansvar att detta förändringsarbete genomförs. Det är också styrelsens ansvar att försäkra sig om att förändringsarbetet ger avsedd effekt. Med anledning av detta lämnar lekmannarevisorerna följande rekommendationer. Styrelsen rekommenderas att ge den nytillsatta VD i uppdrag att säkerställa att bolaget fortsättningsvis i alla delar agerar följsamt mot gällande lag och gällande riktlinjer från Göteborgs stad. Styrelsen rekommenderas vidare att aktivt följa upp vilka åtgärder VD genomför inom ramen för uppdraget och försäkra sig om att åtgärderna får effekt. Styrelsen bör också särskilt dokumentera sitt arbete i denna del. Granskning av inköp och upphandling Inköps- och upphandlingsarbetet är en viktig del av Göteborg Stads förvaltningars och bolags verksamheter. Stadsrevisionen har ett särskilt uppdrag från kommunfullmäktige att löpande följa inköp och upphandling. Under 2013 har stadsrevisionen genomfört en större samlad granskning av inköp och upphandling som omfattat totalt elva enheter. 8 Syftet med granskningen har varit att bedöma hur väl den interna kontrollen avseende inköp och upphandling fungerar. Bedömning har gjorts utifrån hur inköp och upphandlingar genomförs i förhållande till kraven i Göteborgs Stads upphandlingsoch inköpspolicy. Granskningen har även omfattat en bedömning av förekommande risker för otillåtna direktupphandlingar och risk för bristande ramavtalstrohet. 8 De enheter som omfattats utgörs av Förvaltnings AB Framtiden, Bostads AB Poseidon, Familjebostäder i Göteborg AB, Fastighetsnämnden, Förvaltnings AB Göteborgslokaler, Gårdstensbostäder AB, Göteborg Egnahems AB, Göteborgs Spårvägar AB, Göteborg Stads Bostads AB, HIGAB, Älvstranden Utveckling AB. Enheterna har indelats i två grupper. Grupp 1 består av Förvaltnings AB Framtiden, Bostads AB Poseidon, Familjebostäder i Göteborg AB, Förvaltnings AB Göteborgslokaler, Gårdstensbostäder AB och Göteborg EgnaHems AB. Grupp 2 består av Fastighetsnämnden, Göteborgs Spårvägar AB, HIGAB och Älvstranden Utveckling AB. Revisionsbyrån Ernst & Young har granskat grupp 1 och revisionsbyrån ÖhrlingsPriceWaterhouse Coopers (PWC) har granskat grupp 2.

GRANSKNINGSREDOGÖRELSE FÖR ÄLVSTRANDEN UTVECKLING AB 2013 12 Granskningen har genomförts av stadsrevisionen med hjälp av konsult. Granskningsmetoden har omfattat registeranalys, intervjuer med ansvariga tjänstemän, stickprovsgranskning och detaljgranskning av utvalda projekt. Iakttagelser Konsulten har föreslagit flera rekommendationer i enlighet med bilagd konsultrapport. Lekmannarevisorerna har härefter genomfört en värdering av konsultens iakttagelser och föreslagna rekommendationer och formulerat nedan angivna rekommendationer till bolaget med utgångspunkt ur ett risk- och väsentlighetsperspektiv. Bolaget rekommenderas att förstärka sina rutiner för att säkerställa ramavtalstrohet. Bolagets rekommenderas att förstärka sina rutiner avseende dokumentation av egna upphandlingar för att säkerställa en god intern kontroll. Bolaget rekommenderas att införa kontrollaktiviteter för att följa upp efterlevnad av både stadens och bolagets egna interna regelverk för inköp- och upphandling. Lars Bergsten av kommunfullmäktige utsedd lekmannarevisor Vivi-Ann Nilsson av kommunfullmäktige utsedd lekmannarevisor Jakob Jendeby certifierad kommunal yrkesrevisor, sakkunnigt biträde... Handlingar som ingår i granskningen: Granskningsrapport för Älvstranden Utveckling AB år 2013, daterad 2014-02-06 Granskningsrapport för Norra Älvstranden Utveckling AB år 2013, daterad 2014-02-06 Granskningsrapport för Södra Älvstranden Utveckling AB år 2013, daterad 2014-02-06 Konsultrapport PWC Granskning av inköp och upphandling 2013 hos Göteborgs Spårvägar AB, Higab, Älvstranden Utveckling AB samt fastighetsnämnden

GRANSKNINGSREDOGÖRELSE FÖR ÄLVSTRANDEN UTVECKLING AB 2013 13 Lekmannarevisorernas uppdrag Språkbruk och revisionstermer Stadsrevisionen är kommunens granskande enhet och det är kommunfullmäktige som utser de förtroendevalda revisorerna. Revisorernas uppdrag är att granska kommunstyrelsen och nämnderna. Bland de valda revisorerna utser kommunfullmäktige även lekmannarevisorer, vilka har ett självständigt uppdrag att granska de kommunala bolag som helt eller till viss del ägs av kommunen. Stadsrevisionen redovisar årligen sina iakttagelser avseende verksamhet, räkenskaper och intern kontroll i en revisionsredogörelse för kommunstyrelsen samt en revisionsberättelse och en revisionsredogörelse för respektive nämnd. För varje bolag upprättas en granskningsrapport och en granskningsredogörelse som behandlar bolagets verksamhet och interna kontroll. Stadsrevisionen genomför också fördjupade granskningar, vilka redovisas i revisionsrapporter löpande under året. Revisorerna lämnar i sina granskningar rekommendationer och revisionskritik. Rekommendationer lämnas när utveckling och förbättring bedöms vara möjliga och riktas inte alltid till nämnden eller styrelsen utan kan framföras på bolags- och förvaltningsnivå. Revisionskritiken graderas genom begreppen påpekan, erinran och anmärkning. Där anmärkning är allvarligast. En anmärkning kan, när det gäller nämnderna, lämnas med eller utan tillstyrkan om ansvarsfrihet. Kritik mot styrelse eller nämnd framgår av granskningsrapporten (för bolag) och revisionsberättelsen (för nämnder). Styrelsens/bolagets eller nämndens/ förvaltningens åtgärder, med avseende på lämnade rekommendationer, följs regelmässigt upp under kommande år.