Riktlinjer för Kungälvs kommuns styrdokument

Riktlinjer för Kungälvs kommuns styrdokument Antagna av kommunfullmäktige 2011-11-10 (2011 201) Gäller för alla nämnder och all verksamhet i Kungälvs kommun Dokumentansvarig: Chef, kommunledningssektorn Dnr: KS 2011/1912

Innehållsförteckning 1. Inledning.3 2. Syfte 3 3. Avgränsningar.4 4. Styrdokuments definition och beslutsnivå 4 4.1 Budget.4 4.2 Årsplan (med Budget)..4 4.3 Vision..4 4.4 Strategi...5 4.5 Program...5 4.6 Plan..5 4.7 Policy 6 4.8 Riktlinjer...6 4.9 Reglemente och arbetsordning..6 4.10 Regler.6 4.11 Lokala föreskrifter...7 4.12 Delegeringsordning.7 5. Att skapa och följa ett styrdokument.7 5.1 Utformning av styrdokument.7 5.2 Dokumentansvarige...9 5.3 Namngivning.9 5.4 Arbetsordning vid kommunikation av styrdokument 10 6. Vad som inte är styrdokument i Kungälvs Kommun 10 7. Att tänka på innan och under framtagandet av styrdokument...10 8. Checklista.11 2

1. Inledning Kungälvs kommun har ett stort antal uppgifter som är riktade till att ge det bästa möjliga service till kommunens invånare. Servicens omfattning och kvalitet bestäms av folkvalda politiker. Arbetet utförs av anställda i den kommunala förvaltningen. Politikerna har ingen möjlighet att delta i det dagliga arbetet i kommunen och därför styr de den kommunala verksamheten genom politiska beslut och fastställda styrdokument som skall styra och vägleda förvaltningen. Samtidigt finns det styrdokument som reglerar förvaltningens interna organisation och arbetsrutiner och är av lokal karaktär. Dessa styrdokument fastställs av respektive sektor/verksamhet och är förvaltningens styrdokument. Styrdokument reglerar kommunal verksamhet, dess förhållande till kommunens invånare och näringsliv samt relationer med och förhållande till externa aktörer exempelvis andra kommuner, företag osv. Det är angeläget att styrdokument samordnas, och att de är så konkreta, enkla och få som möjligt för att skapa goda förutsättningar för styrning och uppföljning. I kommunallagen framgår att en kommun skall ha en budget, arbetsordning för kommunfullmäktige och reglementen för de politiska nämnderna. Samtliga av dessa dokument fastställs av kommunfullmäktige. Utöver dessa styrdokument reglerar inte lagstiftningen vilka styrdokument en kommun skall ha eller hur de skall utformas. Inom specifika områden är lagstiftningen mer styrande för den verksamhet som en kommun bedriver. Översiktsplan, skolplan och jämställdhetsplan är några exempel på styrdokument som lagstiftningen ställer krav på att en kommun upprättar. I Kungälvs kommun finns följande typer av styrdokument: budget, årsplan, vision, strategi, program, plan, policy, riktlinjer, reglemente/arbetsordning, regler, lokala föreskrifter, delegeringsordning. Kungälvs kommuns styrdokument indelas i övergripande och styrdokument antagna på politisk respektive förvaltnings nivå. Övergripande styrdokument är dokument som direkt eller indirekt berör två eller flera nämnder/verksamheter, dvs. har mer än en adressat. Verksamhetsinriktade styrdokument har endast en adressat som är berörd, direkt eller indirekt, och är riktat till en viss verksamhet. 2. Syfte Syftet med riktlinjer för Kungälvs kommuns styrdokument är att definiera vad som är ett styrdokument, skapa enhetlig terminologi och struktur för olika styrdokuments inbördes 3

förhållande, ange dokumentets beslutsnivå och därigenom tydliggöra rollen när det gäller styrning och uppföljning av verksamhet i kommunen. 3. Avgränsningar Riktlinjer för styrdokument i Kungälvs kommun reglerar endast styrdokument som är beslutade av kommunfullmäktige, kommunstyrelsen eller på delegation från dessa organ. Nämnder och bolag ansvarar själva för sin egen struktur och terminologi, men kommunens riktlinjer kan vara ett stöd även i det lokala arbetet med styrdokument. 4. Styrdokuments definition och beslutsnivå Budget Kommunfullmäktiges budget är Kungälvs kommuns viktigaste övergripande styrdokument. Budget beslutas i kommunfullmäktige efter samråd med de övriga samverkande kommunerna och landstingen. Budgeten skall innehålla en plan för verksamheten och ekonomin under budgetåret. Budgeten skall också innehålla en plan för ekonomin för en period av tre år. Utifrån budget och direktiv från kommunstyrelsen tar förvaltningen årligen fram en årsplan som fastställs av kommunstyrelsen. Årsplan Årsplan är kommunstyrelsen och kommunchefens viktigaste planerings- och styrdokument och bygger på en gemensam överenskommelse åtagande. I årsplanen sammanställs respektive sektors verksamhetsplan utifrån kommunstyrelsens generella resultatmål, politiska direktiv och de fyra perspektiven i balanserad styrning: medborgare, processer, medarbetare och ekonomi. I årsplanen beskrivs hur planering av verksamhet och fördelning av resurser ser ut för innevarande planeringsår. Årsplanen beslutas av kommunstyrelsen. Vision Vision är ett strategiskt dokument som visar på kommunens långsiktiga målsättning och anger en bild av kommunens önskvärt framtida tillstånd. Dokumentet svarar på frågan Vad strävar vi mot?. Visionen ska kunna fånga allmänhetens intresse och vara en ledstjärna för all kommunal verksamhet. Visionen för Kungälvs kommun antas av kommunfullmäktige. 4

Strategi Strategi är ett styrdokument som beslutas av kommunfullmäktige eller kommunstyrelse när det gäller ett område där kommunen inte helt bestämmer själv, till exempel Elhandelsstrategi. Den är det mest översiktliga och överordnade men samtidigt mest abstrakta av styrdokument. Strategi anger vilka inriktningar som är viktigast för verksamheten. Den kan innehålla en vision, långsiktiga mål, och den ska peka ut de verksamhetsområden som är av kritisk betydelse för att nå dit. För att vara ett fungerande dokument måste strategin ge ledning i detta val, peka ut en riktning och ange prioriteringar men behöver inte säga något om vilka medel eller metoder som ska användas. Strategin bidrar till att bygga upp den profil som verksamheten vill ha utan att gå in på hur man praktiskt ska agera. Det återstår att tolka och bryta ner detta dokument i mera detaljerade skrivningar och/eller i handling. Eftersom strategier naturligt handlar om de stora sammanhangen kan kommunen ha ett mindre antal av dessa. Program Ett program är ett styrdokument som ska bidra till uppfyllande av visionen och/eller budget och verksamhetsplanen. Programmet talar om vad kommunen ska uppnå inom ett visst område under mandatperioden eller på längre sikt samt vilka metoder vi vill använda. Detta sker genom att ange de övergripande prioriteringar som ska göras inom en viss enskild verksamhet, exempelvis äldreomsorg, eller inom ett område som berör många verksamheter, exempelvis miljöfrågor. Programmet tar inte i detalj ställning till utförande eller slutlig ställning till metoder, vilket istället sker i plandokument eller i kommunfullmäktiges budget. Programmet ska göra det möjligt att skriva en plan för den aktuella verksamheten utan ytterligare ideologiska överväganden. I de fall programmet inte följs av någon mer detaljerad skrivning utan även har roll av plan måste man vara tydlig med att ange uppdrag, ansvar och tidsramar. Programmet fastställs av kommunfullmäktige och ska ha en begränsad giltighetstid. Plan En plan anger vad som ska uppnås inom ett visst område på detaljerad nivå och är det mest konkreta av färdriktningsdokument. En plan beskriver de önskade åtgärderna så att de kan omsättas till verkligheten och ange vem som ansvarar för att åtgärderna genomförs, när de ska vara genomförda vilka prioriteringar som ska göras samt hur eventuell uppföljning ska ske. Planen omsätter programmets inriktning till konkreta smarta mål eller åtgärder, i de fall planen föregås av ett program. Planen har en begränsad giltighetstid som vanligtvis är kortare än 5

programmets. En plan ska antas av kommunfullmäktige i de fall planen är av principiell karaktär eller annars av större vikt. I övriga fall, exempelvis när det gäller planer för verksamhet, kan planen antas av kommunstyrelsen och/eller av respektive sektor eller enhet. Policy En policy anger kommunens förhållningssätt till något och föreslår värderingar och grunder som ska styra arbetet inom avgränsade områden. Den ska således inte ange några fasta regler utan anger principer som kan tjäna som vägledning inom det aktuella området samt vilka allmänna mål som eftersträvas och vilka värden som ska beaktas. En policy ska vara kortfattad men för att fungera mer effektivt kan/bör kompletteras med/konkretiseras i riktlinjer som bilagor. Policyn beslutas av kommunfullmäktige eller kommunstyrelse och gäller tillsvidare. En nämnd/sektor kan ange en policy för sin egen förvaltning om det finns stöd för det i reglementet. Riktlinjer Riktlinjer avser främst frågor som berör ren verkställighet och har högre detaljeringsgraden än en policy. Därför kan de betraktas som en slags handbok som anger ramarna för vårt handlingsutrymme i en viss fråga, både vad som ska uppnås och hur det ska uppnås. Riktlinjer kan också vara inriktade på metod och rekommendera vissa tillvägagångssätt men samtidigt lämnar de ett visst utrymme för handläggaren att själv utforma detaljerna i åtgärderna. Syftet med riktlinjer är att reglera den befintliga verksamheten så att den bedrivs effektivt och med god kvalitet. Riktlinjer gäller tillsvidare och beslutas av kommunstyrelse, när de har övergripande karaktär, eller av respektive nämnd/sektor/ansvarig chef när det bara berör tjänstemannaorganisationen. Reglemente och arbetsordning I ett reglemente regleras respektive nämnders ansvarsområden och uppgifter. Reglementen fastställs av kommunfullmäktige. Kommunfullmäktiges sammanträden och handläggning av ärenden regleras i en arbetsordning. Regler Regler är den mest konkreta formen av styrdokument som anger absoluta normer för agerandet. De fokuserar på utförandet istället för innehållet. Regler ska liksom lagtext vara tydliga och inte innehålla formuleringar som endast innebär strävan i en viss riktning och öppnar upp för egna tolkningar. Till skillnad från riktlinjer som siktar på att påbjuda önskade beteende är reglernas roll 6

att sätta exakta gränser för handlandet dvs. förbjuda vissa beteenden. Regler gäller tillsvidare. Kommunövergripande regler fastställs av kommunfullmäktige/kommunchefen. I övriga fall fastställs regler av respektive ansvarig chef, beroende av vilka reglerna berör. Lokala föreskrifter Lokala föreskrifter är ett modernt ord för det äldre begreppet stadgar. Kommunfullmäktige beslutar om lokala föreskrifter. Delegeringsordning Delegeringsordning anger vem som får fatta beslut i nämndens eller kommunstyrelsens ställe. Genom att beslutanderätten flyttas över, träder den som fått delegationen helt och hållet i nämndens/styrelsens ställe och beslutet kan inte ändras av nämnden. Delegeringsbesluten måste anmälas hos respektive nämnd för att vinna laga kraft och för att tiden för överklagande skall börja löpa. Delegeringsbeslut överklagas i samma ordning som gäller för nämndbeslut. 5. Att skapa och följa ett styrdokument 5. 1 Utformning av styrdokument Styrdokument i Kungälvs kommun skall utformas på ett visst sätt som är gemensamt för alla styrdokument i Kungälvs kommun. - Styrdokument skall vara styrande i sin utformning och beslutat av kommunfullmäktige eller kommunstyrelsen eller på delegation från dessa organ. Alla styrdokument ska finnas enhetligt samlade i kommunens författningssamling. - Kommunala styrdokument skall utformas på ett enhetligt, tydligt och enkelt sätt så att det klart framgår av dokumentet vad respektive dokument står för. - Varje styrdokument ska klassificeras som endera av de typer som beskrivs i dessa riktlinjer. Undantag är budgeten, som är en egen form av styrdokument. - Vid arbetet med ett nytt styrdokument bör övervägas vilka lagar som styr området, liksom vilka styrdokument som redan finns. Det bör övervägas och motiveras varför ett nytt styrdokument behövs samt granskas hur det samspelar med befintliga styrdokument på angränsande områden. 7

- Ett styrdokuments innehåll skall vara förenligt med eventuella överordnade dokument. Vid eventuell konflikt mellan författning och kommunens styrdokument gäller författning. - Det är lämpligt att planera för hur styrdokumentet ska kommuniceras och förankras i organisationen. - Svepande och abstrakta formuleringar bör undvikas. Tydliga styrdokument är en viktig förutsättning både för funktionen som styrinstrument men även för uppföljning då styrdokumenten ska kontinuerligt vara föremål för utvärdering och uppföljning. - Generellt gäller enkelt och tydligt språk för att göra styrdokument så lätt som möjligt att kommunicera. Det underlättar både för den som ska använda styrdokumentet och för den som ska skapa det. - Inga styrdokument ska belastas med formuleringar som framgår av lagtext eller andra typer av statliga direktiv. - Vid framtagande eller revidering av styrdokument ska det eftersträvas att helt undvika eller hålla nere antalet bilagor. Det ska även eftersträvas att styrdokument inte skall behöva brytas ned till ytterligare dokument på nämndnivå eller verksamhetsområde. - Styrdokument ska samordnas så att inte samma fråga regleras i olika dokument med följd av att det råder oklarheter över vilket dokument som har företräde. På så sätt minskas motstridigheter och risken för ett för stort antal styrdokument. Vid en revidering ska övervägas om dokumentet i fråga kan slås ihop med något annat. - Styrdokument i Kungälvs kommun ska följa Grafisk profil för Kungälvs kommun och därtill även innehålla: namnet inkl. dokumentets typ datum för fastställande/upprättning namnet på beslutsinstans som har fattat beslutet datum för senast revidering information om vilka nämnder/vilket verksamhet dokumentet gäller för 8

giltighetstid dokumentansvariges befattning/namnet diarienummer Vid allt arbete med styrdokument ska i ett tidigt skede Enheten för kansli och juridik kopplas in för stöd med att säkerställa att dokumentet ur formell synvinkel uppfyller kraven och överensstämmer med riktlinjer för Kungälvs kommuns styrdokument. Efter bedömning kan Enheten för kansli och juridik anslå det i kommunens författningssamling. Alla Kungälvs kommuns styrdokument som antagits av kommunfullmäktige, kommunstyrelsen eller på delegation av dessa skall finnas samlade på kommunens intranät i enlighet med Grafisk profil för Kungälvs kommun. Aktualitetsprövning av ett styrdokument skall ske minst en gång vart fjärde år i samband med ny mandatperiod, om inga särskilda skäl finns för undantag. Policy, riktlinjer, regler, delegeringsordning och lokala föreskrifter gäller tillsvidare. 5.2 Dokumentansvarige Styrdokument skall ha en dokumentansvarig som har det yttersta ansvaret för dokumentet, exempelvis enhets-, verksamhets- eller sektorchef. Dokumentansvarige ansvarar för styrdokumentets kommunicering samt tillgänglighet på kommunens interna och externa webbplats. I ansvaret ingår även att hålla styrdokumentet aktuellt genom att löpande tillse uppföljning eller revision enligt anvisningen i dokumentet eller om behov uppstår. Den lämpliga tidpunkten för aktualitetsprövningen av styrdokument är i samband med budgetprocessen och/eller i början av mandatperioden. Samtliga revideringar skall beslutas i respektive beslutsinstans. Den dokumentansvarige tillser kontinuerlig uppföljning till det organ som har beslutat om styrdokumentet. Dokumentansvarige ansvarar för att styrdokumentet förs in i diariet och att det tas bort från kommunens webbplats när det upphör att gälla. 5.3 Namngivning I de fall styrdokumentens namngivning och utformning inte regleras i lag krävs en tydlig struktur och en definition av vad respektive styrdokument står för. Fast terminologi och tydlig namngivning av dokument efter dess roll underlättar både för den som ska skriva dokument och för den som ska förstå och använda dem i verksamheterna. Namnet anger vilken förväntan man kan ha på dokumentet. 9

5.4 Arbetsordning vid kommunikation av styrdokument Arbetsordning vid kommunikation av styrdokument i Kungälvs kommun ser ut som följande: - Dokumentansvarig tar fram förslag till nytt styrdokument efter uppdrag från kommunchef eller politiken, - Dokumentet skickas på remiss till berörda, - Dokumentet skickas till kommunjuristen för juridisk bedömning, - Dokumentet fastställs av ledningsgruppen/kommunchefen, KS, KF eller eventuellt annan instans, - Dokumentet publiceras på intranät/hemsida, - Dokumentet bevakas i ärendehanteringssystemet så att dokumentansvarig och registrator får en signal om/när det är dags att uppdatera dokumentet, - Styrdokumentet och eventuellt andra handlingar i ärendet diarieförs. - Styrdokumentet tas bort från kommunens webbplats när det upphör att gälla. Vid varje behandling av ett ärende som kopplas till ett styrdokument skall detta synliggöras i de kommunicerande dokumenten vilket kan ske via webben (hemsidan), tjänsteskrivelse, motionssvar osv. 6. Vad som inte är styrdokument i Kungälvs Kommun Dokument som inte har beslutats av kommunfullmäktige eller kommunstyrelsen eller på delegation från dessa organ är inte styrdokument i den mening som avses i Riktlinjer för Kungälvs kommuns styrdokument. Anvisningar, direktiv, råd och liknande dokument är inte styrdokument utan istället handboksdokument. Taxor och avgifter är inte heller styrdokument även om dessa är antagna av kommunfullmäktige. 7. Att tänka på innan och under framtagandet av styrdokument Vilken lagstiftning finns inom det aktuella området? Om frågan är reglerad genom lagstiftning behövs inget styrdokument, utan istället en anvisning av handbokskaraktär. Är ett styrdokument den bästa lösningen? 10

Vilken instans ska ta beslut om styrdokumentet? Hur ska styrdokumentet benämnas? Finns det andra styrdokument som ska upphävas eller revideras på grund av det nya styrdokumentet? Hur samspelar styrdokumentet med befintliga styrdokument på angränsade områden? Skriv kort och tydligt. Ansvarsfördelningen ska vara tydlig. Det ska framgå vilka uppdrag som delas ut och vilka adressaterna är. Hur ska uppföljning av styrdokumentet ske? Hur ska styrdokument kommuniceras och förankras i kommunen? 8. Checklista 1 2 3 4 Typ av styrdokument Budget (rambudget) Beslutsnivå Giltighets-tid Giltighetsområde KF 4 år Övergripande Arsplan KS 1 år Övergripande Vision KF Tillsvidare Övergripande Strategi KF/KS Begränsad Övergripande/ Program KF Begränsad Övergripande/ Plan KF/KS/Sektor Begränsad Övergripande/ /Verksamhet Policy KF/KS Tillsvidare Övergripande/ 11

Riktlinjer KS/Nämnd/Sektor Tillsvidare Övergripande/ /Ansvarig chef Reglemente och arbetsordning KF Mandatsperiod Övergripande/ Regler KF/KC/Ansvarig chef Tillsvidare Övergripande/ Lokala föreskrifter KF Tillsvidare Övergripande/ Delegeringsordning Nämnd/Sektor/ Verksamhet Tillsvidare Övergripande/ 12