Riskanalys Samhällsbyggnadsnämnden Fastställd 2019-08-29
1 Inledning Intern kontroll omfattar kommunens organisation, rutiner och system och syftar bland annat till att: Säkerställa att lagar, bestämmelser och överenskommelser efterlevs Säkra att resurser används i enlighet med tagna beslut Minimera risker, säkra system och rutiner Trygga kommunens tillgångar och förhindra förluster Skydda politiker och personal från oberättigade misstankar I samband med revisionsrapporten 2016-10-24 framfördes att Samhällsbyggnadsnämnden i högre utsträckning bör vara delaktig i riskanalysen avseende den interna kontrollen. I tillämpningsanvisningarna som är knutna till Borås Stads regler för intern kontroll (KF 2014-03-20) anges att nämnderna och bolagen har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom respektive verksamhetsområde. Kommunstyrelsen uppmanar nämnderna att göra särskilda risk- och väsentlighetsanalyser i egen regi som ett komplement till de analyser som förvaltningarna tar fram. 2 Regler för Intern kontroll Samhällsbyggnadsnämndens regler och anvisningar för intern kontroll fastställdes 2016-10-27 och bifogas denna rapport. 3 av arbetet med att ta fram riskanalysen 4 Styrning och ledning Till plan Direkt åtgärd Delegation Inventarier Risk att delegationsordningen ej följs Risk att fel person fattar myndighetsbeslut gällande ärenden där denne ej har behörig delegation. Risk för att brand och stöld uppstår. Risk för att förmögenhetsskyddande kontroller ej genomförs enligt Borås Stads riktlinjer. 6 Ja Samhällsbyggnadsnämnden, Riskanalys 2(8)
Politik Risk att den politiska intentionen som föreligger ett beslut faller bort/misstolkas och beslutet får en annan innebörd än avsikten Risk att enskilda ledamöter/partier ej får del av samma information som övriga Risk att en otydlig och genomhastad beslutsprocess av ordförande resulterar i missförstånd med felaktigt beslut som resultat Hot mot politiker 12 Ja 5 Personal Till plan Direkt åtgärd Personal- och lönekontroller Personalrekrytering Attraktiv arbetsgivare Risk för att felaktiga löner betalas ut. Risk att felaktiga löner utbetalas till personer som ej är anställda av Borås Stad, felaktiga belopp går ut till personal eller att staden bryter mot ATL (Arbetstidslagstiftningen) eller andra avtal/lagar inom det personalrättsliga området. Risk att nämnden inte har tillräckligt kompetent personal Verksamheten kan ej bedrivas ändamålsenligt eller efterleva de uppsatta mål som finns. Risk att inte vara en tillräckligt attraktiv arbetsgivare Risk att förlora kompetent personal samt risk att inte få några sökande till tjänster. Personalomsättning Risk att misstag begås vid hög personalomsättning 4 Ja 12 Ja Samhällsbyggnadsnämnden, Riskanalys 3(8)
6 Ekonomi Till plan Direkt åtgärd Leverantörsfakturor Representationutbildning Kundfakturoravgiftsdebitering Upphandling Risk för felaktiga utbetalningar till oegentliga leverantörer Risken är att Borås Stad betalar felaktiga belopp till tvivelaktiga leverantörer samt risk för förskingring när inte attestreglementet följs. Risk att riktlinjer ej följs Risken är att representationsreglerna för Borås Stad och Skatteverkets regler ej följs, samt att representation/utbildning ej är godkänd. Representation medges endast inom eller i direkt anslutning till Borås Stads ordinarie verksamhet. Risk för att felaktiga kundfakturor skickas ut Risken att Borås Stad debiterar felaktiga belopp och/eller till fel person. Risk för att felaktiga kundfakturor skickas ut Att samtliga tjänster som Samhällsbyggnadsnämnden ska ta betalt för (bygglov, kartor, utstakning, detaljplaner mm) inte blir rätt fakturerade. Risk att Lagen om offentlig upphandling (LOU) inte följs Risk att Borås Stad bryter mot LOU och mot Borås Stads upphandlingsregler och policy. Risk att ramavtal inte följs Risk att ramavtal tillämpas felaktigt och att leverantör som ej är upphandlad korrekt används för inköp i verksamheten. Borås Stad kan riskera att stämmas för avtalsbrott om ramavtalets delar ej uppfylls korrekt. 8 Ja 8 Ja 12 Ja Samhällsbyggnadsnämnden, Riskanalys 4(8)
Kontanthantering Internfakturor Risk för felaktig hantering av kontanta medel Kontanta medel som inte redovisas i sin helhet och ej synliggörs i stadens redovisningssystem innebär en risk för oegentligheter. God ordning och säkra rutiner skall upprätthållas för att minimera risken. 1 Nej 7 Egen verksamhet Till plan Direkt åtgärd Verksamhetskontroller /Kvalitet Diarieföring Risk att det blir fel i diariet. Måluppfyllelse Risk att KF målen och verksamhetsmålen inte uppfylls Systematiskt arbetsmiljöarbete Risk att arbetsmiljölagen inte efterlevs Risk för mutor, otillbörlig påverkan, jäv Risk för förtroendeskada Risk för lång handläggningstid vid tillsynsärenden Risk för minskat förtroende ur rättssynpunkt Risk med stress att få fram detaljplaner Risk att ambitionen med det stora antalet planer kan innebära lägre kvalitet. Risk att planer antagits utan att vara detaljerade Risk att planer som ska antas inte är kvalitetssäkrade. Risk att man behandlar byggherrar olika beroende på relationer Risk för förtroendeskada. 6 Ja 12 Ja 12 Ja Samhällsbyggnadsnämnden, Riskanalys 5(8)
Risk att behandla ärenden olika pga otillbörliga gåvor Risk för förtroendeskada. Risk att misstag begås vid framtagning av planer vid hög arbetsbelastning Risk att planer som ska antas inte är kvalitetssäkrade 8 Riskmatris 4 4 8 12 16 1 4 13 19 25 26 5 14 18 27 Direkt åtgärd krävs (13-16) Åtgärd krävs (9-12) Håll under uppsikt (4-8) Risken accepteras (1-3) 3 2 3 6 9 12 3 9 10 11 12 15 2 6 16 17 20 21 22 24 23 2 4 6 8 8 Konsekvens 4 Allvarlig (är så stor att fel helt enkelt inte får inträffa) 3 Kännbar (uppfattas som besvärande för intressenter och kommunen) 2 Lindrig (uppfattas som liten av såväl intressenter och kommunen) 1 Försumbar (är obetydlig för de olika intressenterna och kommunen) Sannolikhet Sannolik (det är mycket troligt att fel ska uppstå) Möjlig (det finns en möjlig risk för att fel ska uppstå) Mindre (risken är mycket liten för att fel ska uppstå) O (risken är praktiskt taget obefintlig för att fel ska uppstå) 7 1 2 3 4 Konsekvens 1 1 2 3 4 Samhällsbyggnadsnämnden, Riskanalys 6(8)
Sannolikhet 12 14 1 Åtgärd krävs (9-12) Håll under uppsikt (4-8) Risken accepteras (1-3) Totalt: 27 Risknum mer Konsekvens Sannolikhet Till plan Leverantörsfakturo r Representationutbildning Kundfakturoravgiftsdebitering 1 Risk för felaktiga utbetalningar till oegentliga leverantörer 8 Ja 2 Risk att riktlinjer ej följs 3.Kännbar 3.Möjlig 3 Risk för att felaktiga kundfakturor skickas ut 4 Risk för att felaktiga kundfakturor skickas ut Upphandling 5 Risk att Lagen om offentlig upphandling (LOU) inte följs 3.Kännbar 8 Ja 3.Möjlig 12 Ja 6 Risk att ramavtal inte följs 3.Kännbar 3.Möjlig Kontanthantering 7 Risk för felaktig hantering av kontanta medel 1.Försumbar 1.O 1 Nej Personal- och lönekontroller 8 Risk för att felaktiga löner betalas ut. 2.Lindrig Delegation 9 Risk att delegationsordningen ej följs 3.Kännbar Inventarier 10 Risk för att brand och stöld uppstår. 3.Kännbar Internfakturor Verksamhetskontr oller/kvalitet 11 Diarieföring 3.Kännbar 12 Måluppfyllelse 3.Kännbar 13 Systematiskt arbetsmiljöarbete 4 Ja 6 Ja 6 Ja Samhällsbyggnadsnämnden, Riskanalys 7(8)
Risknum mer Konsekvens Sannolikhet 14 Risk för mutor, otillbörlig påverkan, jäv 3.Möjlig 12 Ja 15 Risk för lång handläggningstid vid tillsynsärenden 3.Kännbar 16 Risk med stress att få fram detaljplaner 3.Kännbar 3.Möjlig Till plan 17 Risk att planer antagits utan att vara detaljerade 18 Risk att man behandlar byggherrar olika beroende på relationer 3.Kännbar 3.Möjlig 3.Möjlig 12 Ja Personalrekryterin g Attraktiv arbetsgivare 19 Risk att behandla ärenden olika pga otillbörliga gåvor 20 Risk att misstag begås vid framtagning av planer vid hög arbetsbelastning 21 Risk att nämnden inte har tillräckligt kompetent personal 22 Risk att inte vara en tillräckligt attraktiv arbetsgivare 3.Kännbar 3.Möjlig 3.Kännbar 3.Möjlig 3.Kännbar 4.Sannolik 12 Ja 23 Personalomsättning 3.Kännbar 3.Möjlig Politik 24 Risk att den politiska intentionen som föreligger ett beslut faller bort/misstolkas och beslutet får en annan innebörd än avsikten 25 Risk att enskilda ledamöter/partier ej får del av samma information som övriga 26 Risk att en otydlig och genomhastad beslutsprocess av ordförande resulterar i missförstånd med felaktigt beslut som resultat 3.Kännbar 27 Hot mot politiker 3.Möjlig 12 Ja Samhällsbyggnadsnämnden, Riskanalys 8(8)