MSCA på Karolinska Institutet

MSCA på Karolinska Institutet Version 4 Juni 2017 H2020 Marie Skłodowska Curie Actions Universitetsförvaltningen Grants Office Personalavdelningen Ekonomiavdelningen Version 4 Juni 2017 1

Ordlista Participant Portal CORDIS Work Programme Financial Guidelines Guide for Applicants Early-stage researcher (ESR) Experienced researcher (ER) Grant Agreement Deltagare portal. Används för elektronisk administration av EUfinansierade forsknings- och innovationsprojekt, och tillhanda håller tjänster för att hantera dina ansökningar och projekt redovisningar. Kommissionens informationsportal till EU ramprogrammen. Här finns alla dokument och utlysningar. Arbetsprogram. Släpps ett nytt med detaljer för varje års utlysning. Finns på Participant Portal under fliken document /Reference documents Finns inte för H2020, utan all info som behövs finns i Grant Agreement. Dokument specifikt för ansökan till varje utlysning. Här finns tex lönenivåer. Finns specifikt enligt projekttyp, detta exempel för MSCA 2017 Individual Fellowships. Doktorander eller forskare med mindre än 4 års forskningserfarenhet. Disputerade forskare eller forskare med 4 års eller längre forskningserfarenhet. Bidragsavtal mellan Kommissionen och Koordinator. Beneficiaries skriver på Accession Form (ANNEX 3) till Grant Agreement. Allt sker elektroniskt för H2020, och alla ANNEX finns med i Grant Agreement. Utgivare: Karolinska Institutet Grants Office Version: 4, 2017 För fler exemplar, kontakta post-contract@ki.se Version 4 Juni 2017 2

Consortium Agreement ECAS REA Nätverksavtal mellan de olika beneficiaries inom konsortiet. Har ej med Kommissionen att göra. European Commission Authentication Service Research Executive Agency. Kommissionen har anlitat REA för hantering av MSCAMSCA projekt. All kommunikation sker till REA som representerar Kommissionen. I slutet av dokumentet finns ett antal länkar samlade till de informationssidor och dokument som nämns i texten. Version 4 Juni 2017 3

Introduktion till Marie Skłodowska Curie Actions (MSCA) Marie Skłodowska Curie Actions är ett samlingsnamn för EU-kommissionens program som stödjer olika steg i en i forskares karriärutveckling. Det finns två huvudtyper av MSCAMSCA-program, de individuella och de nätverksbaserade. Individuella MSCA Alla Individuella MSCA är riktade till Experienced Researchers (ER) som är forskare med minst fyra års heltidsforskingserfarenhet eller motsvarande doktorsexamen. Individual Fellowships (IF) European Fellowships (EF) EF-anslag går till forskare som är baserade i ett EU-land eller associerat land. Mobilitetskravet gör att du måste genomföra ditt projekt hos en värdorganisation i ett annat EU-land eller associerat land än ditt eget hemland. Anlsaget löper 12-24 månader för forskare som flyttar inom Europa. Forskaren söker själva tillsammans med handledare. Career Restart (CAR) är för forskare från valfritt land som har tagit paus i karriären (pga av föräldraledighet eller jobbat utanför forskning). För att kunna söka CAR bidrag måste du vara erfaren forskare som inte har forskat de senaste 12 månaderna innan ansökan. Du får inte ha arbetat i ditt värdland i mer än 36 månader under de senaste fem åren. Reintegration (RI) är för forskare som vill bygga upp sin verksamhet i ett europeiskt land efter en period med forskning i ett annat europeiskt land eller utandför Europa. För att kunna söka RI bidrag måste du vara en erfaren forskare från valfritt land och ha forskat på heltid minst fyra år eller ha doktorandexamen. Du måste ha ägnat dig aktivt åt forskning men du får inte ha arbetat i ditt värdland i mer än 36 månader under de senaste fem åren. Forskarna söker själva tillsammans med handledare. Global Fellowships (GF) För europeiska forskare och internationella forskare bosatta i ett europeiskt land eller associerad land som flyttar utanför Europa för att bedriva forskning med en obligatorisk återvändningsperiod (en obligatorisk period vid hemuniversitet i Europa för att etablera sig som återvändande forskare). Total tid 24-36 månader varav minst 12-24 utanför Europa. Forskarna söker själva tillsammans med handledare. Version 4 Juni 2017 4

Nätverksbaserade MSCA: Innovative Training Networks Endast för Early Stage Researchers (forskare i grundnivå med mindre än 4 års forskningserfarenhet). Det finns tre typer av ITN: European Training Network; European Industrial Doctorate; European Joint Doctorate. European Training Networks (ETN) För att bilda ett nätverk krävs minst tre beneficiaries (deltagare; universitet/företag) som tillsammans lägger fram ett förslag till ett sammanhållet ITN-program. Deltagarna kan vara universitet, forskningscentrum eller företag (stora eller små). Bridging business and academia: MSCA ger även möjlighet för företag och institutioner att lägga fram förslag till två nya typer av doktorandutbildningar, nämligen Europeiska företagardoktorsexamina och Grundsatsen är mycket enkel, nämligen att stärka förhållandet mellan den akademiska världen och industrisektorn, samt att utveckla forskarnas karriärmöjligheter genom att kombinera vetenskaplig excellens med företagsinnovation. European Industrial Doctorates (EID): Europeiska företagardoktorsexamina (EID) EID kräver två deltagare från universitetsvärlden och en icke akademisk deltagare, främst den privata sektorn. Ett av villkoren är dock att forskaren från ett universitet måste vara antagen till ett doktorandprogram. Forskaren måste dessutom tillbringa 50 procent av sin tid inom den privata sektorn men en handledare från vardera sektor. European Joint Doctorate (EJD) Det krävs minst tre deltagare/lärosäten för att bilda ett nätverk för EJD. EJD leder till Joint, Double eller Multiple Doktorsexamen. Doktoranderna måste vara registrerad på två lärosäten som kan tilldela doktorsexamen. Att söka för EJD på KI kräver intern process. Research and Innovation Staff Exchange (RISE) Internationellt forskningspersonalsutbyte är ett utbytesprogram mellan akademiska och icke-akademiska organisationer. Minst tre organisationer från två olika sektorer i två olika europeiska länder eller minst ett EU-land plus ett associerat land kan delta. Alla typer av anställd personal kan delta i utbytet, forskare såväl som teknisk och administrativ personal som jobbar inom forskning. Utbytet måste ske åt bägge hållen och vara max ett år. Personal behåller sin ursprungslön på KI och anställning under utbytet, Pengarna används som en top-up (påfyllning) för rese-och boendekostnader samt tillkomna levnadskostnader under utbytet, eller betalas ut direkt till forskaren. Man måste kunna påvisa att bidraget användes med direkt koppling till forskaren för utbytet. Version 4 Juni 2017 5

Co-funding of regional, National, and International Programmes (COFUND) Samfinansiering (Co-fund) av regionala, nationella och internationella program Ett program där EU delfinansierar en doktorand eller ett postdoc-program. I första hand riktat till nationella och regionala finansiärer men även andra aktörer kan söka. Bidraget betalas ut till finansiären som sedan administrerar rekrytering och betalning till forskaren. Forskare på KI som söker Co-Fund bör ha finasiering för att utbilda doktorander eller postdocs då Co-Fund används endast som en påfyllning och inte som grundlön. The European Researchers Night (NIGHT) Det är en europeisk event för att stimulera intresset inom forskningskarriären, särskilt bland unga människor. Aktiviteterna är inriktade på allmänheten och kan ta olika former, såsom praktiska experiment, vetenskapsshower, debatter, tävlingar eller frågesporter. Version 4 Juni 2017 6

Avtal KIs avtal med Kommissionen Kommissionen sätter upp kontraktet. Model Grant Agreement för repektive projekttyp finns på https://ec.europa.eu/research/participants/portal/desktop/en/funding/reference_d ocs.html#h2020-mga-msc Authorised Representative 1. Björn Kull i första hand 2. Eva Björndal i andra hand. För H2020 projekt teknas avtalet elektroniskt av den person som har rätt att teckna för KI, s.k. Authorised Representative. LEAR (Legal Entity Appointed Reprsentative) LEAR på KI är Head of Grants Office, Björn Kull. LEAR kan göra administrativa ändringar som gäller KI t.ex. byte av address, legal registation number mm. Authorised representative skall ej blandas ihop med LEAR. Det påskrivna Grant Agreement (avtalet) finns elektroniskt på Participant Portal och en digital kopia kan laddas ned som PDF. Avtalet printas ut, diarieförs och arkiveras på institutionen samt skannas in och registreras i avtalsreskontran i Agresso.. Nätverksbaserade MSCA KIs kontrakt med nätverket: Consortium Agreement För MSCA-nätverk behövs ett konsortialavtal (Consortium Agreement, CA), underskrivet av alla parter, som reglerar samarbetet. Kontakta Grants Office i dessa fall, en genomgång av jurist krävs. När KI är koordinator för nätverket hanteras avtalsförhandlingen av KI. KI ser till att allt faller på plats både med Kommissionen och med alla partners. Juristenheten stödjer genom hela processen. Version 4 Juni 2017 7

Interna rutiner för underskrift enligt Delegationsordning för Konsortialavtal: Kontraktet: underskrift av enhetschefen för Grants Office (Head of Grants Office). Det finns en interndokument som skall signeras först av AC/prefekt /PI. Konsortialavtalet: då konsortialavtalet godkänts av de som ska skriva på skrivs det först under av ansvarig forskare och prefekt och sedan avtalas om tid för underskrift av enhetschefen för Grants Office. Tilläggsavtal / forskarsmedgivande (OBS! bara för KI forskare): Alla som forskar i ett EU- projekt på KI ska skriva på ett avtal med innebörden att de läst konsortialavtalet och godtar att arbeta på de villkor som anges i avtalet. Den forskare som ansvarar för projektet på KI ansvarar för att alla som forskar på KI i hans/hennes projekt skriver på ett sådant avtal. De påskrivna tilläggsavtalen diarieförs tillsammans med konsortialavtalet och en kopia av varje påskrivet tilläggsavtal skickas till Grants Office. Det här är ett internt dokument som behålls av KI och inte sänds till partnerna. Diarieföring: KI s original av det påskrivna avtalet diarieförs och förvaras på institutionen tillsammans med tilläggsavtalen. En kopia (PDF) skickas till Grants Office Specifika Avtal för Secondments (Utbyte) Secondment betyder en period som en forskare tillbringer hos en partnerorganisation eller en annan part än den juridiska enheten där han/hon är anställd, tex en annan beneficiary. Där forskaren ska tillbringa tid hos en annan part behövs en skriftlig överenskommelse mellan KI och den internationella värdinstitutionen. Kontakta Grants Office för ytterligare råd och synpunkter på dessa överenskommelse. Prefekt samt forskaren ska underteckna överenskommelsen. Vid secondment skall respektive partners enas om en Secondment Agreement. Om det finns partnerorganisation inblandad i projektet är det Koordinatorns ansvar att säkerställa en skriftlig åtagande (Partnership Agreement). Partnership Agreement En Partnerorganisation är en organisation som inte signerar Grant Agreement och som inte rekryterar/anställer någon forskare inom Projektet. Partnerorganisationen förser med mer tilläggande utbildning/training och är värd till forskare vid Secondments. Partnerorganisationen rapporterar inga kostander men kan få ersättning från en beneficiary. Version 4 Juni 2017 8

Där KI som beneficiary ska samarbeta med en Partnerorganisation behövs en Partnership Agreement. Både KI (beneficiary) och Partnerorganisationen (Hosting party) signerar Partnership Agreement. Secondment Agreement När KI ska samarbeta med en annan beneficiary eller med en partner organisation för en secondment tex när KI tar emot eller skickar iväg en secondment från/till en annan beneficiary/partner organisation skall Secondment Agreement upprättas. Denna signeras av Home (sending) Beneficiary, Host (receiving) Beneficiary samt Forskaren (Researcher). Researcher Declaration Enligt Artikel 19 i Grant Agreement är bidragsmottagaren skyldig att lämna, in en elektronisk deklaration av överenskommelse på avtal mellan bidragsmottagaren och forskaren inom 20 dagar från antingen: Ikraftträdandet av bidragsavtalet; Utnämningen av forskaren; Stardatum för projektet. Researcher Declaration gäller endast för ITN, RISE och COFUND projekt Deklarationen ska registreras och skickas in elektroniskt via Participant Portal i samband med att KI har anställt forskaren. Grant Agreement specificerar om det är Koordiatorn eller Beneficiary som skall registrera Researcher Declaration. Den anställde får ej själv skicka in Deklarationen. Den anställde ska ha blivit informerad om sin roll i MSCA projektet, se nästa paragraf. Innan deklarationen skickas in och tjänsten tillsätts är det viktigt att konstaterar att den rekryterade forskaren uppfyller kriterierna för Eligibility (berättigande) som specificeras i Artikel 6.2A(b) av Grant Agreement. Detta ansvaras av PI (Principal Investigator). Annars blir kostnaderna icke godtarbara. KIs avtal med anställd forskare Anställningsavtal, MSCA-specifik MSCA-forskare skall anställas med anställningsavtal på KI. Stipendier kan tillämpas endast efter ha beviljats i specifika fall av Europeiska Kommissionen. Anställningsavtalet följer en standardtext. KI:s MSCA-specifika anställningsavtalet skall användas och skrivs på av både KI och forskaren. MSCA-specifikt anställningsavtal är utformat för att överensstämma med EUs regler. Det ska upprättas av institutionen och tecknas på institutionen. Denna kan laddas ned från Personalavdelningen. Vad som ska ingå i dessa mallar är detaljerat beskrivet av Kommissionen i specifika Artikel i Grant Agreement. Var noga med att själva gå igenom era åtaganden gentemot forskaren. Anställningsavtalet består av ett antal dokument som alla utgör en del av avtalet. Forskarens ska erhålla en komplett uppsättning som består av: Version 4 Juni 2017 9

MSCA-specifikt Anställningsavtal (se mall hos PA) För ITN, IF och COFUND projekt: Personal Career Development Plan upprättas mellan forskare och handledare i början av projektet (mall finns på CORDIS och hos Grants Office som elektronisk dokument). Personal Career Development Plan skall skickas in till Grants Office som PDF; samt laddas upp på Participant Portal som Deliverable om så skriven i Grant Agreement. Description of the Action (Work Plan) finns i Grant Agreement (Annex 1). MSCA för ITN och COFUND skall forskarens familjestatus intygas vid rekryteringen. För Individual Fellowships väljs familjestatus redan vid ansökan då det är forskaren själv som ansöker med handledaren. Anställnings- och lönerutiner Vid finansiering av anställd är MSCA-medel likställda vilken extern finansiering som helst. Det innebär att i de fall MSCA-medel inte räcker för att ge en adekvat lön enligt KI ska institutionen fylla upp med egna medel. Anställd med MSCA-medel får ej ha lägre lön än andra anställda vid samma tjänstenivå på KI och har rätt till lönerevision om inget annat avtalats. De olika lönekategorierna har specifika lönekonto och får ej slås ihop. MSCA-medel är skattepliktiga. Läs mer under rubriken Skattelagstiftningen. Anställningsavtal Anställningen formaliseras genom KI:s MSCA-specifikt anställningsavtal med en bilaga. Anställningsavtalet finns att laddas ned från Personalavdelningens hemsida på internwebbenupprätts av institutionen. Löneenheten på personalavdelningen registrerar avtalet i lönesystemet. Anställningen regleras enligt Villkorsavtalet och personerna får därmed samma anställningsvillkor som övriga anställda, exempelvis sjuk- och föräldraförmåner. Befattning och tidsbegränsningskod Forskare/doktorand som får finansiering via MSCA ska anställas på en av dessa befattningar: Befattning KI Kat Kategori enligt MSCAMSCA Doktorand 1 Early Stage Researchers, less than 4 years experience, no Doctoral degree awarded Post-doc 2 Experienced researchers (4 years or more years experience) Version 4 Juni 2017 10

Tidsbegränsningskoden ska vara HF 5:7 för doktorand och LAS 5:1 för övriga. Ersättning till forskaren Living Allowance, Mobility Allowance och Family Allowance är ersättningar som betalas direkt till den anställd. Månatligt grundbidrag = lön, living allowance Konteras med 4011 för lön eller 4015 för doktorandstjänst. Utlandstillägg = Mobility allowance Konteras med 4025. Familjetillägg = Family Allowance. Konteras med 4028. På lönen (Living Allowance) ska full LKP betalas och det är på denna som förmåner baseras (sjuklön etc). På utlandstilläget (Mobility Allowance) och familjetillägg (Family Allowance) betalas endast de lagstadgade arbetsgivaravgifterna. Därför är det viktigt att kontera med korrekt kontonummer. Alla tre delar är skattepliktiga. Ersättning i form av stipendium accepteras ej av Kommissionen, om inte särskilda anledningar finns till varför det ej går att betala lön. Samtliga belopp är att betrakta som preliminära med hänsyn till förändringar i växelkurser. Den anställde ska slutligen lägst ha erhållit den lön som motsvaras av beloppet (i EUR) i kontraktet - detta belopp inkluderar sociala avgifter. En uppföljning av löneutbetalningarna mot budget bör göras varje projektperiod, och en slutreglering måste göras senast i samband med slutredovisningen av projektet. Eftersom lönen i SEK aldrig kan sänkas så bör man inte räkna på för hög kurs. Att tänka på vi löneberäkning är ev. Lönejusteringar och lägre LKP för yngre personer. För slutregleringen ska MSCA FSIGN mall användas. Mallen finns hos Grants Office, fsign@ki.se eller post-contract@ki.se. Notera att MSCA:s regler efterföljs i första hand gällande utbetalning av hela det budgeterade lönebeloppet, men att KI:s doktorandssteg eller årlig lönehöjning skall också efterföljas. Tidpunkter för utbetalningar. Lön, living allowance, betalas ut månadsvis som månadslön eller doktorandstjänst. Stipendier accepteras ej av MSCA om inte särskilda anledningar finns tex att det inte är möjligt att ge lön. MSCA Utlandstillägg, Mobility Aallowance, ska betalas ut månadsvis som ett tidsbegränsat uppdragstillägg. Beloppet som ska utbetalas skrivs i anställningsavtalet. Detta tillägg är för tillkomna utgifter eftersom forskaren flyttar från sitt hemland. Version 4 Juni 2017 11

MSCA Familjetillägg, Family allowance, betalas ut månadsvis som ett tidsbegränsat uppdragstillägg till de forskare som har familj. Beloppet som ska utbetalas skrivs in i anställningsavtalet. Definitionen av familj enligt H2020 är: Familj betyder personer kopplad till forskaren genom äktenskap (eller ett förhållande med motsvarande status till ett äktenskap erkänd av lagstiftningen av det landet där detta förhållande formaliserades. Family means persons linked to the researcher by marriage (or a relationship with equivalent status to a marriage recognised by the legislation of the country where this relationship was formalised) or dependent children who are actually being maintained by the researcher. Skattelagstiftningen Enligt svensk skattelagstiftning är MSCA anslag skattepliktiga. Om vistelsetiden i Sverige understiger 6 månader ska ansökan om SINK (särskild inkomst skatt för utomlandsbosatta) eller forskarskattlättnad göras av institutionen. Boendekostnader och resa till och från Sverige som KI betalar är inte skattepliktiga för de med SINK-beslut. Möjlighet att ansöka om skattelättnad för särskilt kvalificerade forskare Särskilt kvalificerade gästforskare såsom MSCA Fellows (Experienced researchers) som vistas vid KI för att bedriva forskning kan i vissa fall medges viss skattelättnad. En ansökan ska då ställas till Forskarskattenämnden. Alla forskare som inte är nydisputerade rekommenderas att pröva denna möjlighet. Mer information om villkor och ansökningsblankett återfinns på: http://forskarskattenamnden.se/forskarskattenamnden/summaryinenglish/taxrelie fforforeignkeypersonnel.4.383cc9f31134f01c98a800018147.html Blankett: www.rsv.se/blanketter. Ansökan om skattelättnad måste ha kommit in till Forskarskattenämnden senast tre månader efter det att arbetstagaren har påbörjat sitt arbete i Sverige. MSCA i utlandet - Global Fellowships (GF) En forskare som har sin grundanställning vid KI och tilldelas ett Global Fellowship (GF) ska anställas med ett URA-kontrakt (avtal om utlandskontrakt och riktlinjer för anställningsvillkor vid tjänstgöring utomlands). URA-avtalet möjliggör skattefria tillägg för logi, hemresor etc. Krav för URA är att forskaren är folkbokförd i Sverige. Notera att det är obligatoriskt att forskaren återvänder till KI till återvändningsperioden. Version 4 Juni 2017 12

Finansiella Aspekter Bankkonto För individuella MSCA (IF) uppges bankkontonummer vid signatur av Grant Agreement. För IF projekt anges KI:s valutakonto för ERC-projekt. För nätverksprojekt (ITN), där KI är koordinator och delar av erhållet bidrag ska vidareförmedlas i EUR till andra partners utanför KI, skall valutakontot för ERC anges som bankkontonummer. MSCA och ERC delar nu ERCs valutakontonummer. Kontakta Grants Office för hjälp med detta. Valutakonton administreras av den centrala Ekonomiavdelningen vid KI, som även svarar på frågor. Inom H2020 behöver man inte längre beräkna eller redovisa intjänad ränta. Att hantera kursändringar Då en period är slut och redovisning ska ske, ska kostnaderna i SEK räknas om till Europeiska Centralbanken (ECB) EUR-kurs för genomsnittliga växelkursen för rapporterings perioden. Det innebär en oundviklig differens mellan inbetalt bidrag inväxlat i SEK och totala kostnader för perioden omräknade till en annan valutakurs. Eftersom den anställde ska slutligen lägst ha erhållit den lön som anges i kontraktet i EUR, är det mycket viktigt att följa upp projektet i Agresso och justera lönekostnaderna i tid. Dock kan lönen i SEK aldrig sänkas. Om det visar sig att projektet/institutionen gör en förlust pga. kursändringarna under rapporteringsperioden, så får den kostnaden inte belasta EU-projektet, utan måste finansieras av andra medel. Indirekta kostnader /Overhead MSCA projekt bidrar till indirekta kostnader/overhead under budget kategori Management and indirect costs. Detta är ett schablonbelopp på oftast 650 1 200 Euro per personmånad beroende på typ av projekt. Sedan KI införde ny modell för fullkostnadsredovisning, den s.k. INDI-modellen, går hela bidraget oavkortat till forskarens projekt. De indirekta kostnaderna bokförs sedan på MSCAprojektet, beräknat på de direkta kostnaderna enligt de procentpåslag som gäller vid respektive institution. Eftersom ersättningen från EU för indirekta kostnader är ungefär 10 % eller mindre Version 4 Juni 2017 13

uppstår ett behov av samfinansiering, som institutionen således måste täcka upp med andra medel.råd vid rapportering av MSCA-anslag Notera att nedan är en generell beskrivning av vad man bör tänka på vid rapportering av MSCA-anslag. Viktigt att komma ihåg är att alltid läsa avtalet (Grant Agreement) och de dokument som härrör till det specifika MSCA projekt man ska rapportera. All rapportering görs via Participant Portal. Registrering till Participant portal sker via ECAS (European Commission Authentication Service). Inloggningskoder skickas till ansvarig forskare eller koordinator. Rapporten skall vara Kommissionen tillhanda inom 60 dagar efter utgången av respektive period och en slutrapport inom 60 dagar efter projektet avslutats. Detta betyder att om KI är Koordinator har man 60 dagar på sig, och om KI är partner inom ett konsortium brukar man ha 30 dagar på sig att lämna in rapporten till Koordinatorn, som då har ytterligare 30 dagar på sig att sammanställa rapporten för hela konsortiet. Rapporteringsperioderna för varje projekt fastställs vid avtalsförhandlingarna och återfinns i bidragsavtalet (Grant Agreement) Artikel 3. Financial Statement/Form C Financial Statement (Form C i tidigare FP7) är en finansiell rapport för kostnaderna under projektperioden. De kostnader som godkänns utgör sedan underlag för nästa tilldelning från EU. FP7-projekten med avtal som signerats efter 2013-01-01 har Form C som signeras elektroniskt. Kontakta Grants Office i god tid för förberedelser inför elektronisk signatur, s.k. F-SIGN (Financial Signatory). Särskild redovisningsmall och ansvarig person för signatur finns att laddas ned från Grants Office hemsida. H2020-projekten har elektronisk signatur för Financial Statement. Tidrapporter (Time Sheets) För alla EU-bidrag ska det finnas tidrapporter för dem som avlönats i projektet. Grants Office rekommenderar starkt att samla in time sheets trots att det ej är krav från REA. REA kräver bevis på att forskaren ägnat heltidsarbete för MSCA om inte time sheets finns, dvs labbjournal, konferensresor mm som kan påvisa att man arbetat 100% för MSCA. Time sheets underlättar och kan enkelt påvisa arbetstiden. Särskild Time-Sheet mall finns att laddas ned på Grants Office hemsida. Version 4 Juni 2017 14

Rapportering av förvaltningskostnader Management/Overheadkostnader I H2020 är Managementkategorin ihopslaget med OH-kategorin och då rapporterar man en klumpsumma uträknad ifrån månadsbidraget multiplicerat de antal personmånader projektet är berättigade. Revision För H2020 krävs ej längre revisionsintyg Certificate of Financial Statement (CFS) till rapportering av MSCA projekt. Kommissionen kan dock kalla en EU-revision och man måste därför arbeta med best practice. Version 4 Juni 2017 15

Kontaktuppgifter Grants Office Vid frågor i samband med ansökan (pre-contract) vänligen maila grantsoffice@ki.se Vid frågor i samband med rapportering och amendments/avtalsändringar vänligen maila post-contract@ki.se Personalavdelningen Patrik Rosén (Lönechef) patrik.rosen@ki.se Juristenheten Konsortialavtal, andra frågor om avtal avtal@ki.se Ekonomiavdelningen Johanna Lovén (Redovisning i Agresso, frågor angåendemsca) Johanna.m.loven@ki.se Version 4 Juni 2017 16

Länksamling Kommissionens länkar CORDIS http://cordis.europa.eu/home_en.html CORDIS - MSCA Actions http://ec.europa.eu/research/mariecurieactions/ Financial Guidelines Finns ej längre för H2020, utan allt man behöver finns i Grant Agreement. Revisionsinformation/Guidance noteshttp://ec.europa.eu/research/participants/docs/h2020-fundingguide/grants/grant-management/checks-audits-reviews-investigations_en.htm Länk ECB Eurokurs http://www.ecb.europa.eu/stats/exchange/eurofxref/html/index.en.html OpenAIRE Sökprogram för snabb och kort information om projekt. Söks på projektakronym eller Grant Agreement number. https://www.openaire.eu/search/find/projects?noscroll=true#projtab Reference Documents (samling) https://ec.europa.eu/research/participants/portal/desktop/en/funding/reference_d ocs.html KIs länkar Visiting Researcher Services http://ki.se/vrs Time Sheets, KI mall http://ki.se/en/staff/research-funding-forms-and-ki-registrations Senaste version finns att laddas ned från Grants Office hemsida, annars kontakta post-contract@ki.se. Version 4 Juni 2017 17

MSCA Lathund vid Rapportering Financial Guidelines Beskrivning om vilka kostnadskategorier och vilka av dessa kategorier skall justeras med Country Correction Coefficient som finns att hitta i slutet av Work Programme enligt projekttyp Kostnadskategorierna att rapporteras Notera att alla kategorier är uträknad utifrån de antal personmånader forskaren är berättigade enligt budgeten. Dock är det de antal personmånaderna som forskaren är faktiskt anställd som projektet kan få bidrag för. Tex den beviljade budgeten i ett ITN-projekt har enligt planering en ESR i 36 personmånader. Pga sen rekrytering kan forskaren endast arbeta 34 månader inom projektperioden innan slutrapportering. Man är då berrätigade totalt endast 34 personmånaders ersättning i respektive kategori tex Living Allowance, Mobility Allowancesamt Research/Training/Networking Costs mfl. Kontrollera att: Växelkursen mot Euron är tagen från Europeiska CentralBanken (ECB) och är den genomsnittlig växelkurs för rapporteringsperioden. Anställningsavtal finns. Kontrollräkna budgeten: multiplicera de antal personmånader med ersättning som projektet är berättigade enligt budgeten. Tillämpa Country Correction Coefficient för Living Allowance. Kontrollera om man är berättigad till Family Allowance och se till att totalbeloppet överensstämmer med berättigad budgeten. Mobility Allowance tillhör forskaren för privata ändamål tex hemresor. Dessa pengar skall ej användas för konferensresor. Family Allowance betalats ut enligt forskarens familjestatus. Det skall finnas underlag på forskarens familjestatus vid rekryteringstiden, annars fråga forskaren och spara svaret som underlag. Vid revision skall forskaren själv kunna påvisa sitt familjestatus. Hela det berättigad beloppet enligt den budgeterade lönen i respektive kategori från Grant Agreement ska ha betalats ut till forskaren. Om inte, komplettera med en extrautbetalning med blankett Uppdragstillägg, Enstaka, som finns att ladda ned från KI:s internwebb, blanketter inom personalområdet. Underbetalning accepteras ej av EU. Research, Training and Networking costs: Detta är ett månadsbidrag, exakt belopp finns beskrivet i Grants Agreement. Dessa pengar är upp till PI att bestämma hur de används, och kan användas fritt inom projektet för att utbilda forskaren. Exempel är tex för konferensresor, utbytesresor, labkostnader mm. Användning av dessa pengar skall Version 4 Juni 2017 18

efterfölja KI:s interna regler tex resereglemente. Dessa pengar skall ej användas för forskarens hemresor till hemlandet. Management and indirect costs: I H2020 är Managementkategorin ihopslaget med OH-kategorin och då rapporterar man en klumpsumma uträknad ifrån månadsbidraget multiplicerat de antal personmånader projektet är berättigade. Version 4 Juni 2017 19

Checklista vid FSIGN för elektronisk signatur Grants Offices mall för MSCA FSIGN skall användas. Kontakta postcontract@ki.se för mallen. Växelkursen är tagen från Europeiska CentralBanken (ECB), och är den genomsnittlig växelkurs för rapporteringsperioden Personmånader: Antal månader som rapporteras = Antal månader av löneutbetalning = antal månader alla kategorierna är uträknade ifrån Hela månader eller pro-rata rapporteras. Om pro-rata förekommer används 30-dagar som basis. Country correction coefficient är inräknad för Living Allowance enligt projekttyp. Tillämpas för ITN och IF projekt. Living Allowance: Lönesatt enligt korrekt Work Program Full utbetalning av det budgeterade beloppet enligt antal berättigade personmånader. Ev extrautbetalning av resterande belopp skett, och med LKP som beräknas utan semesterersättning. Tillämpad country correction coefficient enligt Work Program och projekttyp Mobility Allowance Utbetald enligt månadsersättningen i korrekt Work Program Family Allowance: Utbetald enligt familjestatus, och underlag finns för att styrka familjestatus vid tiden då forskaren rekryterades Utbetald enligt månadsersättningen i korrekt Work Program Management and indirect costs: Stämmer av mot flat-rate Time Sheets finns och avstämts mot frånvaro/semesterdagarna i lönespecifikationen från PRIMULA. För forskare som anställs i MSCA program arbetar man 100% om inte särskilda anledning finns och godkänts av REA. Version 4 Juni 2017 20