Slutlig version 28.1.2010 COCOF 09/0025/04-EN EUROPEISKA KOMMISSIONEN GD Sysselsättning, socialpolitik och lika möjligheter ESF, Övervakning av motsvarande nationell politik I, Samordning Revision, kontroller GD Regionalpolitik Politisk samordning Revision Artikel 11.3 b i förordning (EG) nr 1081/2006, senast ändrad genom förordning (EG) nr 396/2009 Artikel 7.4 i förordning (EG) nr 1080/2006, ändrad genom förordning (EG) nr 397/2009 Indirekta kostnader angivna som schablonbelopp Schablonmässiga kostnader beräknade genom tillämpning av standardiserade skalor av enhetskostnader Klumpsummor INLEDNING KAPITEL I: Indirekta kostnader angivna som schablonbelopp KAPITEL II: Schablonmässiga kostnader beräknade genom tillämpning av standardiserade skalor av enhetskostnader KAPITEL III: Klumpsummor KAPITEL IV: Gemensamma övergripande bestämmelser BILAGA: Relevanta rättsliga bestämmelser FRISKRIVNINGSKLAUSUL: Detta dokument har utarbetats av kommissionens tjänsteavdelningar med ansvar för strukturfonderna. Dokumentet ger inom ramen för tillämplig gemenskapslagstiftning teknisk vägledning om hur gemenskapens bestämmelser ska tillämpas på detta område och är avsett för offentliga myndigheter, yrkesutövare, stödmottagare eller potentiella stödmottagare samt andra som arbetar med övervakning, kontroll eller genomförande av sammanhållningspolitiken. Syftet med arbetsdokumentet är att sammanställa kommissionens tjänsteavdelningars förklaringar och tolkningar av dessa regler för att underlätta genomförandet av operativa program och främja goda metoder. Denna vägledning påverkar dock inte EU-domstolens och förstainstansrättens tolkning, eller utvecklingen av beslutspraxis hos kommissionen.
INLEDNING År 2006 gjordes en viktig förenkling i förordningen om Europeiska socialfonden för perioden 2007 2013 1, som innebar att medlemsstaterna fick möjlighet att deklarera indirekta kostnader (allmänna kostnader) schablonmässigt, upp till 20 procent av de direkta kostnaderna för en verksamhet. Denna förenkling med schablonbelopp för indirekta kostnader välkomnades av alla intressenter, inklusive Europeiska revisionsrätten. I sin årsrapport 2007 ansåg Europeiska revisionsrätten att merparten av de fel som konstaterats i utgifterna för strukturåtgärder delvis kunde bero på den komplicerade rättsliga ramen och de komplicerade genomförandebestämmelserna. Därför rekommenderade revisionsrätten att man skulle förenkla underlaget för beräkning av stödberättigande kostnader och mer använda klumpsummor eller schablonbelopp i stället för att ersätta faktiska kostnader " 2. Genom den budgetförordning som gällde för Europeiska gemenskapernas allmänna budget och dess tillämpningsföreskrifter 3 var det redan möjligt att använda en sådan metod för utgifter vid direkt förvaltning. I november 2008 offentliggjorde kommissionen meddelandet En ekonomisk återhämtningsplan för Europa 4, med uppmaningar till ökade investeringar för att stimulera EU:s ekonomi. Genomförandet av strukturfonderna borde därför påskyndas. Kommissionen åtog sig att föreslå en rad åtgärder för att bland annat öka möjligheterna till stödberättigande utgifter till schablonfinansiering för alla fonderna 5. I detta sammanhang lade kommissionen fram ett förslag till ändring av artikel 11 i förordning (EG) nr 1081/2006 (ESF-förordningen) för att införa möjligheten att tillämpa schablonkostnader som beräknades genom standardiserade skalor av enhetskostnader och klumpsummor. Förslaget antogs den 26 november 2008. Under förhandlingarna gick kommissionen med på att utvidga tillämpningen av schablonbelopp för indirekta kostnader, standardiserade skalor av enhetskostnader och klumpsummor till Europeiska regionala utvecklingsfonden (Eruf) genom en ändring av artikel 7 i förordning (EG) nr 1080/2006 (Eruf-förordningen). Därför omfattar ESF-förordningen, ändrad genom förordning (EG) nr 396/2009 6 och Eruf-förordningen, ändrad genom förordning (EG) nr 397/2009 7, samma möjlighet för båda fonderna att tillämpa schablonbelopp för indirekta kostnader, standardiserade skalor av enhetskostnader och klumpsummor. 1 Artikel 11.3 b i förordning (EG) nr 1081/2006. 2 Europeiska unionens officiella tidning C 286, Volym 51, 10.11.2008, Revisionsrätten Revisionsrättens årsrapport om budgetgenomförandet för budgetåret 2007 samt institutionernas svar, kapitel 2.42. 3 Artikel 108a i förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002, ändrad genom förordning (EG, Euratom) nr 1995/2006, artikel 180a i förordning (EG, Euratom) nr 2342/2002, ändrad genom förordning (EG, Euratom) nr 478/2007. 4 Meddelande från kommissionen till Europeiska rådet En ekonomisk återhämtningsplan för Europa, KOM(2008) 800 slutlig, 26.11.2008. 5 Se fotnot 1. 6 EUT L 126, 21.5.2009, s. 1. 7 EUT L 126, 21.5.2009, s. 3. 2
Dessa bestämmelser är ett viktigt steg mot förenkling. Erfarenheterna i medlemsstaterna har visat att en stor andel av de intyg som kontrolleras av styrekonomer och revisorer behövs för att verifiera en mindre andel av utgifterna. Det betyder att en stor andel av de mänskliga resurser och administrativa insatser som krävs för att förvalta strukturfonderna går till att samla in och kontrollera dokument, i stället för att inriktas på att förverkliga politiska mål. Tillämpningen av bestämmelserna om förenklade kostnader inom ramen för Eruf och ESF förväntas minska den administrativa bördan för mottagarna och förvaltningsorganen och bidra till en både effektivare och mer korrekt användning av fonderna. 1. SYFTET MED ARBETSDOKUMENTET Detta arbetsdokument har utarbetats av kommissionens tjänsteavdelningar med ansvar för strukturfonderna i samarbete med medlemmarna i ESF:s tekniska arbetsgrupp och i samordningskommittén för fonderna. Det avspeglar de diskussioner som förts med de nationella myndigheterna under samordningskommitténs tekniska seminarier om förenklade kostnader (19 februari, 23 mars, 30 april samt, endast för ETC-programmen, den 29 juni 2009) och inom ramen för seminariet Train the trainers (9 juni 2009). Arbetsdokumentet ger teknisk vägledning om indirekta kostnader som deklareras som schablonbelopp, schablonkostnader som beräknas med tillämpning av standardiserade skalor av enhetskostnader samt om klumpsummor (nedan kallade förenklade kostnadsalternativ). Detta arbetsdokument riktar sig till offentliga myndigheter, programförvaltare och revisorer, stödmottagare eller potentiella stödmottagare samt andra organ som deltar i förvaltning, övervakning och kontroll av sammanhållningspolitiken. Syftet är att ge vägledning för att göra det lättare att använda förenklade kostnader när så är möjligt och att minska den rättsliga osäkerheten och finansiella risken för stödmottagarna. Samtidigt främjas goda metoder genom exempel som ska illustrera de viktigaste punkterna i genomförandet och visa några av de sätt som artikel 11.3 b i förordning (EG) nr 1081/2006 och artikel 7.4 i förordning (EG) nr 1080/2006 kan tillämpas på. Exemplen i detta arbetsdokument används enbart som illustration: de innebär inte något krav eller någon rekommendation om att de ska användas i genomförandet av de operativa programmen för perioden 2007 2013, inte ens i likartade sammanhang. 2. BEHOVET AV EN GRANSKNINGSMODELL Användningen av förenklade kostnadsalternativ är ett koncept som får stora återverkningar för förvaltningen och kontrollen av strukturfonderna. Alla berörda aktörer kommer att behöva anpassa sina arbetsmetoder för att kunna dra nytta av förenklingen utan att göra avkall på utgifternas laglighet och korrekthet. Ur revisionssynvinkel utgör bestämmelserna i artiklarna 11.3 b i förordning (EG) nr 1081/2006, ändrad genom förordning (EG) nr 396/2009 och 7.4 i förordning (EG) nr 1080/2006, ändrad genom förordning (EG) nr 397/2009, ett avsteg från principen om verkliga kostnader. Schabloneller standardbelopp och klumpsummor omfattar approximationer av kostnader som baseras på exempelvis genomsnitt och undersökningar av historiska uppgifter eller marknadspriser. Det är oundvikligt att sådana fasta belopp vid olika tillfällen kan komma att över- eller underkompensera för kostnaderna i den verksamhet som får stöd. Revisorerna måste i så fall inrikta sig mer på resultat än på insatser och kostnader för projekt. Det är viktigt att kommissionens revisorer använder revisionsmetoder som ger så mycket insyn som möjligt för dessa nya, förenklade 3
kostnader, så att medlemsstaterna det vill säga förvaltningsmyndigheter, certifieringsmyndigheter, revisionsmyndigheter, förmedlande organ och stödmottagare kan känna förtroende för att de kan tillämpa dessa koncept utan tvekan och osäkerhet. Det är lika viktigt att de nationella revisionsmyndigheterna och kommissionens revisorer tillämpar en gemensam metod för att revidera schablonbelopp för indirekta kostnader, standardiserade skalor av enhetskostnader och klumpsummor, för att garantera en enhetlig behandling när de drar slutsatser om de deklarerade utgifternas laglighet och korrekthet. Därför uppmuntras myndigheternas revisionsmyndigheter att använda samma granskningsmetod när de granskar dessa förenklade kostnadsalternativ. 3. ALLMÄNNA PRINCIPER FÖR NATIONELLA REGLER OM STÖDBERÄTTIGANDE UTGIFTER För programperioden 2007 2013 ska reglerna för stödberättigande utgifter fastställas på nationell nivå (artikel 56.4 i förordning (EG) nr 1083/2006), med de undantag som föreskrivs i de särskilda förordningarna för varje fond. De ska omfatta samtliga utgifter som deklareras under det operativa programmet. Dessutom föreskrivs följande: Förvaltningsmyndigheten skall ha ansvaret för att det operativa programmet förvaltas och genomförs i enlighet med principen om sund ekonomisk förvaltning... (artikel 60 i förordning (EG) nr 1083/2006). Förvaltningsmyndigheten får även tillämpa strängare regler än dem som anges i den tillämpliga EU-lagstiftningen. Förvaltningsmyndigheterna bör fastställa och dokumentera reglerna för stödberättigande för ESF- och Eruf-verksamheter på lämplig nivå (nationell, regional, lokal, per operativt program), göra dem tillgängliga för potentiella stödmottagare och ange alla relevanta bestämmelser i sina beslut att bevilja stöd 8. I dessa regler ska det också anges hur artikel 11.3 b i förordning (EG) nr 1081/2006 eller artikel 7.4 i den ändrade förordning (EG) nr 1080/2006 ska tillämpas. 4. EN REGEL SOM ÄR BEGRÄNSAD TILL BIDRAG De förenklade kostnadsalternativen gäller endast insatser och projekt 9 som genomförs i form av bidrag, för vilka principen om verkliga kostnader annars brukar tillämpas, det vill säga där samtliga deklarerade utgifter underbyggs av betalda fakturor och andra redovisningsdokument med motsvarande bevisvärde. De förenklade kostnadsalternativen får alltså inte användas för verksamheter eller projekt som omfattas av offentliga upphandlingskontrakt 10. 8 I detta dokument används uttrycket beslut att bevilja stöd som ett övergripande begrepp som omfattar alla rättsligt bindande former av beviljande av stöd till mottagare. Dessa former kan variera beroende på medlemsstaternas administrativa organisation: bidragsöverenskommelser, beslutsbrev, beviljade bidrag osv. 9 En insats definieras som ett projekt eller en grupp projekt, som valts ut av förvaltningsmyndigheten för det operativa programmet i fråga eller under dennas ansvar, enligt de kriterier som fastställts av övervakningskommittén, och som genomförs av en eller flera stödmottagare, varigenom målen för det prioriterade område som insatsen relaterar till kan förverkligas (artikel 2.3 i förordning (EG) nr 1083/2006). 10 Med insatser som omfattas av offentliga upphandlingskontrakt avser kommissionen insatser som genomförs genom tilldelning av offentliga kontrakt i enlighet med direktiv 2004/18/EG (med bilagor) eller offentliga kontrakt under gränsvärdena i samma direktiv. 4
4.1 Att avgöra den exakta omfattningen av användningen av de förenklade kostnadsalternativen Med hänsyn till variationen i vad som betraktas som en insats eller ett projekt krävs det en viss vägledning om hur man ska avgöra den exakta omfattningen av användningen av de förenklade kostnadsalternativen. Om de förenklade kostnadsalternativen får användas för en insats måste man avgöra om de får tillämpas på alla delar av insatsen. Detta beror på vad medlemsstaten betraktar som en insats. I vissa medlemsstater består en insats av och genomförs via en grupp av projekt (definitionen beror på utformningen av de operativa program som får stöd av fonderna inom ramen för deras respektive område). För att bedöma vilka projekt i insatsen som kan komma i fråga för de förenklade kostnadsalternativen måste man definiera vilka projekt som ingår i insatsen på lägsta möjliga nivå. Om stödmottagaren lägger ut genomförandet av vissa projekt på entreprenad i sin helhet, genom offentliga upphandlingskontrakt (utbildning, seminarier, skräddarsytt stöd osv., se exempel 1 nedan) eller lägger ut samtliga projekt på entreprenad, får de förenklade kostnadsalternativen inte omfattas av dessa projekt, eftersom de ligger under offentliga upphandlingskontrakt. 4.2 Utläggning på entreprenad inom ett projekt som genomförs av stödmottagaren själv Om stödmottagaren själv genomför ett projekt (och behåller fullständig kontroll över förvaltning och genomförandet av projektet), får de förenklade kostnadsalternativen tillämpas, även om vissa budgetposter eller utgifter inom projektet (del av projektutförandet, till exempel städtjänster, externa sakkunniga, inköp av möbler osv.) läggs ut på entreprenad. När det gäller schablonbelopp för indirekta kostnader bör man ta hänsyn till att den andel av projektet som stödmottagaren lägger ut på entreprenad kan påverka proportionerna för de indirekta kostnaderna. Medlemsstaterna bör alltså bedöma vilken inverkan graden av utläggning på entreprenad i insatserna får för de indirekta kostnadernas proportioner och därmed för schablonbeloppet. Dämpande åtgärder bör införas i metoden. Om omfattningen av utläggningen på entreprenad påverkar de indirekta kostnadernas proportioner i betydande omfattning bör schablonbeloppet antingen minskas i proportion till detta, eller tillämpas enbart på de delar som inte läggs ut på entreprenad. Det kan dock också vara så att utläggningen på entreprenad inte påverkar de indirekta kostnadernas proportioner eller att effekten är obetydlig. I så fall kanske det inte behövs några dämpande åtgärder. Effekterna av utläggning på entreprenad bör dock analyseras (till exempel på grundval av liknande tidigare åtgärder eller föregående projekt), och hänsyn bör tas till dem när man väljer metod för att tillämpa schablonbeloppet. Det är viktigt att komma ihåg att alla insatser som finansieras av strukturfonderna måste följa alla tillämpliga gemenskapsbestämmelser och nationella bestämmelser. Frågan om korrekt genomförande av reglerna för offentlig upphandling inom projektet har inget att göra med huruvida de förenklade kostnadsalternativen ska användas. Granskningen av insatser i fråga om tillämpningen av de förenklade kostnadsalternativen kommer därför att inriktas på de delar som anges i punkt IV.3 i detta dokument, utan hänsyn till de underliggande förfaranden som en 5
stödmottagare följer för offentliga kontrakt. 11 Övergripande tematiska revisioner av efterlevnaden av tillämpliga regler kan emellertid även omfatta förfarandena för offentlig upphandling. De nationella bestämmelserna ska tillämpas i fråga om arkivering av dokumentation av offentliga kontrakt under förenklade kostnader. 4.3 Rekommenderad metod för projekt som läggs ut på entreprenad även då stödmottagarna tillhör kategorier som inte omfattas av direktiv 2004/18/EG Kommissionens tjänsteavdelningar rekommenderar att den metod som beskrivs ovan (punkt 4.1 tillämpad per analogi, punkt 4.2 tillämpad i samtliga fall) ska tillämpas för projekt som läggs ut på entreprenad även när stödmottagarna tillhör kategorier som inte omfattas av direktiv 2004/18/EG, för att respektera avsikten att begränsa de förenklade kostnadsalternativen till bidrag. Exemplen nedan illustrerar ovannämnda princip: Exempel 1: Ett bidrag på 20 000 000 euro beviljas en offentlig arbetsförmedling (stödmottagaren) för att under två år arbeta med att återintegrera 5 000 långtidsarbetslösa på arbetsmarknaden (insatsen). Denna insats ska genomföras genom flera projekt: 7 000 000 euro för skräddarsydda stödprojekt som genomförs direkt av stödmottagaren, utbildningar som dels drivs direkt av stödmottagaren (för 5 000 000 euro), dels läggs ut på entreprenad genom offentliga upphandlingar (8 000 000 euro). Eftersom stödmottagaren är en offentlig enhet kommer de utbildningsinstitut som anlitas för den del av utbildningen som ska läggas ut på entreprenad att väljas genom nationella förfaranden (och i tillämpliga fall gemenskapsförfaranden) för offentlig upphandling, och de förenklade kostnadsalternativen kommer inte att vara tillämpliga på den här delen av bidraget. De kommer endast att vara tillämpliga upp till ett belopp av 12 000 000 euro. För den utbildning som stödmottagaren bedriver med egna medel får en del av utgiftsposterna läggas ut på entreprenad och ändå ingå i de förenklade kostnadsalternativen (till exempel externa sakkunniga, städtjänster osv.). Exempel 2: En kommun får ett bidrag på 1 000 000 euro för ett vägbygge. För detta måste kommunen tilldela ett offentligt upphandlingskontrakt för bygg- och anläggningsarbeten till ett beräknat värde av 700 000 euro. Dessutom får kommunen vissa andra kostnader på 300 000 euro (exproprieringar, processkostnader, övervakning av framstegen på plats, miljöstudier utförda av kommunens personal, kampanjer, tester av mottagandet av vägen osv.). De förenklade kostnadsalternativen kan tillämpas för beloppet på 300 000 euro i direkta kostnader, under förutsättning att de är stödberättigande enligt nationella bestämmelser och gemenskapsbestämmelser (till exempel indirekta kostnader som ett schablonbelopp av direkta kostnader). 11 När det gäller regeln om schablonbelopp för indirekta kostnader, ska direkta kostnader som motiveras på grundval av verkliga kostnader inte anses använda förenklade kostnadsalternativ. 6
KAPITEL I: Indirekta kostnader angivna som schablonbelopp Vägledningen i detta kapitel (med undantag av punkt 1.6) diskuterades och godkändes av ESF:s tekniska arbetsgrupp och av Europeiska revisionsrätten i juli 2006. Vägledningen gäller också för Eruf-insatser. Ändringarna av ESF- och Eruf-förordningarna påverkar inte tillämpningen av den här regeln. Inledande anmärkningar: Erfarenheterna från tidigare programperioder har visat att styrkandet av indirekta kostnader har varit en stor riskkälla för stödmottagarna. Detta har också ofta medfört orimligt höga administrativa kostnader för ESF-insatserna, särskilt i samband med små projekt. Kommissionen föreslog därför en förenkling av de administrativa och finansiella uppgifter som ska lämnas för ESF-insatser som beviljats bidrag när det gäller behandlingen av indirekta kostnader. När förordningen antogs välkomnade rådet förenklingen och beslutade därför att denna bestämmelse ska vara en alternativ möjlighet (ingen skyldighet). Förenklingen är till nytta både för stödmottagarna och för förvaltningsmyndigheterna (förvaltning och revision). I.1. Syftet med detta meddelande För att underlätta tillämpningen av bestämmelserna i artikel 11.3 b i ESF-förordningen [och i artikel 7.4 i Eruf-förordningen] och för att undvika rättslig osäkerhet och ekonomiska risker för stödmottagarna klargörs nedan den praktiska tillämpningen av detta alternativ. I det följande avses med [Eruf-insats eller] ESF-insats en insats som beviljats bidrag och vars kostnader tas upp i ett operativt program som samfinansieras av [Europeiska regionala utvecklingsfonden eller] Europeiska socialfonden. I.2. Allmänna principer för nationella regler om stödberättigande utgifter För programperioden 2007 2013 ska reglerna för stödberättigande utgifter fastställas på nationell nivå (artikel 56 i förordning (EG) nr 1083/2006): 4. Reglerna för utgifters stödberättigande skall fastställas på nationell nivå med förbehåll för de undantag som fastställs i de särskilda förordningarna för varje enskild fond. De skall omfatta samtliga utgifter som deklareras under det operativa programmet. Dessutom föreskrivs följande: Förvaltningsmyndigheten skall ha ansvaret för att det operativa programmet förvaltas och genomförs i enlighet med principen om sund ekonomisk förvaltning... (artikel 60 i förordning (EG) nr 1083/2006). När programperioden börjar ska förvaltningsmyndigheterna därför fastställa regler för stödberättigande utgifter för ESF-[ och Eruf-]insatser, göra reglerna tillgängliga för potentiella stödmottagare och upplysa om alla relevanta regler i besluten att bevilja stöd. I dessa regler ska det 7
också anges hur [artikel 7.4 i förordning (EG) nr 1080/2006 eller] artikel 11.3 b i förordning (EG) nr 1081/2006 ska tillämpas. När det gäller bidrag finns enligt förordningen följande alternativ: Deklaration av indirekta kostnader på grundval av verkliga kostnader (dvs. inga schablonbelopp, utan verifikationer för utgifterna). Deklaration av indirekta kostnader som schablonbelopp (utan verifikationer) till en procentsats som anges i de nationella reglerna, dock högst 20 procent av de direkta kostnaderna. Förvaltningsmyndigheten ska klart och tydligt ange vilken procentsats den tillämpar samt under vilka förutsättningar den kan uppgå till 20 procent av de direkta kostnaderna och under vilka förutsättningar den är lägre än 20 procent av de direkta kostnaderna. Det ska också anges om procentsatsen varierar med hänsyn till typ av [Eruf- eller] ESF-insats, stödmottagare, aktörernas storlek eller bidrag. I.3. Definition av direkta och indirekta kostnader I brist på en gemensam definition av direkta och indirekta kostnader för redovisningsändamål i EU ska förvaltningsmyndigheterna eller deras förmedlande organ klart och tydligt ange vad som är direkta respektive indirekta kostnader för varje typ av berörd [Eruf- eller] ESF-insats. a) Direkta kostnader är sådana kostnader som direkt hänför sig till en enskild aktivitet hos den aktör där kopplingen till denna enskilda aktivitet kan visas. b) Indirekta kostnader är sådana kostnader som inte är direkt kopplade eller inte direkt kan kopplas till någon enskild aktivitet hos den berörda aktören. Sådana kostnader kan t.ex. vara administrativa utgifter för vilka det är svårt att ange något exakt belopp som kan hänföras till en särskild aktivitet (t.ex. utgifter för administration/personal: förvaltning, personalrekrytering, bokförare, städare, telefon, vatten och el). Både de direkta kostnaderna (fullständigt styrkta med verifikationer) och de indirekta kostnaderna angivna som schablonbelopp betraktas som faktiska kostnader i enlighet med artikel 11 i förordning (EG) nr 1081/2006. I.4. Artikelns tillämpningsområde Möjligheten att ange indirekta kostnader som schablonbelopp finns bara när det gäller insatser som förvaltas inom ramen för bidrag, där de angivna utgifterna normalt sett ska styrkas med betalda fakturor eller något annat bokföringsunderlag med likvärdigt bevisvärde. Regeln i artikel [7.4 i Eruf-förordningen eller artikel] 11.3 b i ESF-förordningen innebär följande: Under förutsättning att de direkta kostnaderna klart och tydligt har angetts i beslutet att bevilja stöd och att stödmottagarna på ett korrekt sätt har styrkt kostnaderna genom betalda fakturor kan stödmottagarna tillämpa den godkända procentsatsen för att ange och styrka indirekta kostnader kopplade till den berörda ESF-[ eller Eruf-]insatsen utan att lämna några ytterligare verifikationer. Inom ramen för samma insats kan bara ett av alternativen väljas, det vill säga de indirekta kostnaderna deklareras antingen på grundval av faktiska utgifter (och styrks med verifikationer upp 8
till det angivna beloppet 12 ) eller som schablonbelopp (utan bestyrkande handlingar eller verifikationer) inom de gränser som anges i beslutet om bidraget. I.5. Styrkande av indirekta kostnader angivna som schablonbelopp Det är viktigt att notera att möjligheten att deklarera de indirekta kostnaderna som schablonbelopp måste beaktas i samband med planeringen av programmen för [Eruf- eller ]ESF-insatser. Tanken är att man inte i detalj ska behöva styrka de enskilda kostnaderna (dvs. med kopior av betalda fakturor och särskilda specificeringar för varje typ av utgift) som ingår i de indirekta kostnaderna. Detta förenklar hanteringen både för stödmottagarna och för den myndighet som förvaltar och kontrollerar ESF-[ eller Eruf-]insatserna. Förenklingen när det gäller att styrka indirekta kostnader innebär dock att de angivna direkta kostnaderna noggrant måste kontrolleras i enlighet med beslutet att bevilja stöd. Denna kontroll av de direkta kostnaderna gör det möjligt att styrka beloppet för de angivna indirekta kostnaderna samtidigt som den utgör en del av förvaltningsmyndighetens kontroll (artikel 60 b i förordning (EG) nr 1083/2006) och av revisionsmyndighetens revision av insatser (artikel 62 b i förordning (EG) nr 1083/2006). Det bör dock beaktas att denna förenkling inte får leda till någon artificiell ökning av de direkta kostnaderna, och inte heller till någon ökning av de indirekta kostnader som har deklarerats för ESF-[ eller Eruf-]insatserna. Observera även följande: Eftersom de faktiska direkta kostnaderna ligger till grund för beräkningen av de indirekta kostnaderna kommer varje minskning av de direkta kostnaderna (i förhållande till den preliminära budgeten eller efter en finansiell korrigering) att påverka det schablonbelopp för indirekta kostnader som förvaltningsmyndigheten kan godkänna. Om möjligheten med schablonbelopp väljs ska varje (oförutsedd) inkomst från den berörda ESF-[ eller Eruf-]insatsen dras av från de totala kostnader som har deklarerats för ESF-[ eller Eruf-]insatsen (när de indirekta kostnaderna beräknats till ett schablonbelopp). I.6. Granskningsmetod När det gäller schablonbelopp för indirekta kostnader kan det vara bra om medlemsstaterna lämnar in en beskrivning av systemet och beräkningsmetoden till det ansvariga generaldirektoratet (GD Sysselsättning, socialpolitik och lika möjligheter eller GD Regionalpolitik) för förhandsgodkännande. Generaldirektoraten kommer att granska de inlämnade systemen med hänsyn till villkoren i kapitel IV.2. När det ansvariga generaldirektoratet har godkänt de delarna kommer generaldirektören skriftligen att meddela de ansvariga nationella myndigheterna detta, för att bekräfta att systemet är godkänt. Kommissionens eventuella efterföljande granskningar kan gälla en kontroll av 1) grunden för att fastställa beräkningen av schablonbeloppet (kontroll av rådata och metodelement som inte tidigare har granskats av kommissionen), 2) att det godkända systemet har tillämpats korrekt för insatserna samt 3) de direkta kostnader för projektet eller den beräkningsmetod som schablonbeloppet har tillämpats på. De nationella myndigheterna och 12 Det bör noteras att det i vissa medlemsstater under perioden 2000 2006 fastställdes ett tak inte bara för indirekta kostnader styrkta på grundval av faktiska kostnader, utan även för andra väl avgränsade typer av kostnader. 9
kommissionen kommer inte att kontrollera den ekonomiska dokumentationen för indirekta kostnader. I de fall en systembeskrivning inte har lämnats in till och godkänts av kommissionen i förväg ska kommissionens granskningar i enlighet med den allmänna metod som beskrivs i kapitel IV.3 omfatta både beräkningsmetoden för att se till att de villkor som ska fastställas på förhand enligt en rättvis, skälig och verifierbar beräkning har uppfyllts och den korrekta tillämpningen av schablonbeloppet. Detta kommer att omfatta en granskning av de direkta kostnader för insatsen som schablonbeloppet tillämpas på. Kontroller av beräkningsmetoden kommer att utföras på förvaltningsmyndighetsnivå eller på förmedlande organnivå, medan kontroller av tillämpningen av schablonbeloppet kommer att göras på stödmottagarnivå. De nationella systemen ska ge en tydlig och klar definition av direkta kostnader och/eller indirekta kostnader eller en i förväg upprättad förteckning över samtliga de stödberättigande kostnader som schablonbeloppet baseras på. Revisorer ska under granskningsuppdrag hos stödmottagarna kontrollera att kostnader har klassificerats korrekt och att inga kostnader deklarerats dubbelt som både direkta och indirekta kostnader. Det är endast ekonomisk dokumentation för utgiftsposter som deklareras som direkta kostnader som ska granskas, eftersom stödmottagarna inte är skyldiga att rapportera eller styrka indirekta kostnader som ersätts på grundval av ett schablonbelopp. De nationella myndigheterna bör inte tillåta metoder som till exempel går ut på att merparten av de indirekta kostnaderna rapporteras mycket tidigt under perioden för att exempelvis undvika n+2/n+3-förluster, utan att det har uppstått underliggande direkta kostnader. Här följer några exempel på saker som skulle kunna betraktas som oegentligheter: Om resultatet av beräkningen inte har följts när beloppen fastställts. Om en stödmottagare inte har följt de fastställda beloppen eller har deklarerat icke stödberättigande direkta kostnader, som inte ingår i de kategorier av stödberättigande direkta kostnader som förvaltningsmyndigheten har inrättat. Dubbel deklaration av samma kostnadspost som direkt kostnad (beräknad utifrån principen om verkliga kostnader) och som indirekt kostnad (inbegripen i schablonbeloppet). När de direkta kostnaderna minskas utan en proportionell minskning av schablonbeloppet för indirekta kostnader. Om revisorerna upptäcker en oegentlighet i de direkta kostnaderna för ett projekt ska även de indirekta kostnaderna minskas proportionellt till detta, eftersom de annars överskrider det belopp som fastställts för stödberättigande direkta kostnader. 10
KAPITEL II Schablonkostnader beräknade genom tillämpning av standardiserade skalor av enhetskostnader II.1. ALLMÄNNA PRINCIPER FÖR SCHABLONKOSTNADER BERÄKNADE GENOM TILLÄMPNING AV STANDARDISERADE SKALOR AV ENHETSKOSTNADER När det gäller schablonkostnader som beräknas genom tillämpning av standardiserade skalor av enhetskostnader ska insatsen få offentliga bidrag på grundval av kvantifierade aktiviteter, prestationer eller resultat, multiplicerat med den standardiserade enhetskostnad som medlemsstaterna har fastställt. Detta alternativ kan användas för alla typer av bidrag eller delar av projekt, när det är möjligt att definiera kvantiteter i samband med en aktivitet och en standardiserad enhetskostnad. Standardiserade skalor av enhetskostnader används normalt för kvantiteter som är lätta att identifiera, som utbildningstimmar, utbildningsdagar, erhållna certifikat, slutförda utbildningsmoduler, konsulttimmar, hotellnätter eller måltider. Den standardiserade kostnadsenheten kan vara processbaserad, det vill säga syfta till att ge täckning genom en så bra approximering som möjligt av de verkliga kostnaderna för att utföra insatsen. Exempel 3: För avancerad it-utbildning på 1 000 timmar för 20 deltagare kan det offentliga bidraget beräknas utifrån en timkostnad för utbildningen antalet timmar för deltagarna. Timkostnaden har fastställts i förväg av förvaltningsmyndigheten och anges i beslutet att bevilja stöd. Om vi till exempel antar att förvaltningsmyndigheten fastställer att utbildningskostnaden är 7 euro per timme per deltagare, blir det högsta bidrag som kan ges projektet 1 000 timmar 20 deltagare 7 euro/timme/deltagare = 140 000 euro. Vid insatsens slut betalas det slutliga bidraget ut på grundval av det verkliga antalet timmar per deltagare (vilket kan omfatta viss motiverad frånvaro, se punkt 3.c i det här kapitlet för närmare uppgifter), efter deltagarnas verkliga deltagande och levererade kurser. Om det till sist endast var 18 personer som deltog i utbildningen, varav sex var med på 900 timmar, fem på 950 timmar, fem på 980 timmar och de återstående två var med på 1 000 timmar, skulle det totala antalet timmar deltagare vara 900 6 + 950 5 + 980 5 + 1 000 2 = 17 050 timmars utbildning sammanlagt deltagare. Det utbetalda bidraget blir alltså 17 050 timmars utbildning 7 euro = 119 350 euro. Utbetalningsplanen kan också omfatta delbetalningar på grundval av deklarerade timmar. I vilket fall som helst ska bidraget betalas ut på grundval av insatsens fysiska framsteg, utan att de underliggande verkliga kostnaderna behöver styrkas. Exempel 3a: Stödmottagaren, en regional församling, inrättar en rådgivningstjänst för regionens små och medelstora företag. Tjänsten tillhandahålls av den regionala församlingens rådgivare. Baserat på tidigare redovisning från församlingens rådgivningsavdelning, beräknas värdet för en dags rådgivning till 350 euro/dag. Bidraget beräknas på grundval av följande formel: antal dagar 350 euro. 11
Exempel 3b: Innovationsprojekt för små och medelstora företag Vissa typer av projekt som riktas till små och medelstora företag i fråga om FoU och innovation har ofta en hög andel personalkostnader. Tillämpningen av standardiserade skalor av enhetskostnader som ett alternativ är en välkommen förenkling för dessa små och medelstora företag. Enhetskostnaden för aktiviteter uttrycks i det här fallet som en timkostnad för de timmar som de anställda verkligen lägger ner på projektet. Den fastställs i förväg i beslutet att bevilja stöd, där det högsta finansiella stödbeloppet anges som det högsta antalet arbetade timmar som får multipliceras med enhetskostnaden (de beräknade kostnaderna för den personal som deltar). Syftet med den standardiserade enhetskostnaden är att göra en så bra approximering som möjligt av de verkliga kostnaderna och att ta hänsyn till skillnader mellan regioner och branscher. Den standardiserade enhetskostnaden definieras som en timkostnad enligt följande formel: Timkostnad = bruttoårslön (inklusive rättsliga avgifter) delad med genomsnittlig reglerad arbetstid (med hänsyn till semester). Exempel: Timkostnad = 60 000 euro/(1 980 timmar 190 timmars semester) = 60 000/1 790 = 33,52 euro/timme Det finansiella bidraget till insatsen beräknas som timkostnaden multiplicerad med det verkliga och kontrollerade antalet arbetade timmar. Detta innebär att de små och medelstora företagen måste behålla all dokumentation av det antal timmar som de anställda har arbetat med projektet. I princip medför ett minskat antal styrkta arbetstimmar ett minskat slutligt stödbelopp. Den standardiserade enhetskostnaden kan vara processbaserad, som i exemplen ovan, eller resultatbaserad som i exemplet nedan: Exempel 4: Ett arbetssökarprogram på 6 månader (nedan kallat insatsen) skulle kunna finansieras på grundval av en standardiserad enhetskostnad (till exempel 2 000 euro/person) för var och en av de 20 deltagare i insatsen som får en anställning och som behåller den under en i förväg angiven period, till exempel sex månader. Beräkning av det högsta möjliga bidraget till insatsen: 20 personer 2 000 euro/placering = 40 000 euro. Det slutliga offentliga bidraget betalas ut på grundval av insatsens verkliga resultat: om endast 17 personer kom ut på arbetsmarknaden och behöll sina anställningar under den angivna perioden, blir det slutliga bidrag som ska betalas ut till stödmottagaren 17 2 000 euro = 34 000 euro. En förvaltningsmyndighet kan också införa olika skalor av standardiserade enhetskostnader som ska tillämpas för olika aktiviteter (till exempel en enhetskostnad för en timmes teoretisk utbildning per person, en annan enhetskostnad för en timmes praktisk utbildning per praktikant och ytterligare en per uppföljning per person ). II.2. KONSEKVENSER FÖR DEN FINANSIELLA FÖRVALTNINGEN I tillägg till förskottsbetalningar till stödmottagare kan utbetalningsplanen för insatser innehålla delbetalningar eller enbart en slutbetalning på grundval av de verkliga framstegen i insatsen (deklarerade och kontrollerade genomförda timmar praktikanter, som i exempel 3). I vilket fall som helst ska det slutliga bidragsbeloppet betalas ut på grundval av det fysiska fullföljandet av insatsen. Detta ska intygas på vederbörligt sätt av stödmottagaren och kontrolleras av förvaltningsmyndigheten/det förmedlande organet, utan att de underliggande verkliga kostnaderna behöver verifieras. En av de viktigaste skillnaderna jämfört med insatser som baseras på verkliga kostnader är att det inte görs några hänvisningar till enskilda finansiella verifikationer för utgifter som beräknas på grundval av den standardiserade enhetskostnaden. Tillämpningen av den standardiserade enhetskostnaden innebär i princip en approximering av insatsens verkliga 12
kostnader. Till skillnad från klumpsummemetoden bygger den standardiserade enhetskostnaden inte på ett i förväg fastställt totalbelopp för ett visst resultat av insatsen, utan det slutliga belopp som betalas ut till stödmottagaren beror på det kvantifierade resultatet. När man använder de standardiserade skalorna av enhetskostnaderna bör man därför ta hänsyn till följande: 1) Grunden för att beräkna de enhetskostnader som används för insatsen måste vara rättvis, skälig och verifierbar. Fastställandet av den standardiserade enhetskostnaden (till exempel 7 euro per timmes utbildning per praktikant eller bidraget på 2 000 euro som i exemplen 3 och 4) bör vara motiverat. 2) Med hänsyn till att utbetalningarna beräknas på grundval av kvantiteter, bör deklarerade kvantiteter intygas av stödmottagaren och arkiveras inför kommande kontroller och granskningar. Vid kontroller som utförs av förmedlande organ, förvaltningsmyndigheter eller revisorer kommer det att krävas verifikationer som styrker de kvantiteter som stödmottagaren har deklarerat det vill säga som visar att de deklarerade aktiviteterna eller resultaten verkligen har genomförts eller åstadkommits. Framför allt innebär detta att fokus för kontroller i enlighet med artikel 13 i förordning (EG) nr 1828/2006 kommer att flyttas framför allt för immateriella insatser från att övervägande ha legat på finansiella verifikationer (som verifierar verkliga kostnader men som också visar att insatsen har genomförts) till att ligga på insatsernas tekniska och fysiska aspekter, och där särskild vikt läggs vid kontroller på plats. Under sådana villkor anses det bidrag som beräknas och betalas ut på grundval av tillämpningen av en standardiserad enhetskostnad vara en bevisad utgift, precis som verkliga kostnader som verifieras genom fakturor. II.3. VIKTIGA PUNKTER FÖR FÖRVALTNINGSMYNDIGHETEN När en förvaltningsmyndighet beslutar sig för att använda standardiserade skalor av enhetskostnader måste den särskilt uppmärksamma följande: a) När det gäller artikel 7.4 ii i förordning (EG) nr 1080/2006 och artikel 11.3 b ii i förordning (EG) nr 1081/2006, ska de standardiserade skalorna av enhetskostnaderna endast tillämpas på bidrag. b) Beräkningen av de standardiserade skalorna av enhetskostnaderna ska fastställas i förväg på ett rättvist, skäligt och verifierbart sätt (se kapitel IV.2). c) Korrelation mellan de verkliga kvantiteterna och utbetalningarna Principen är att när deklarerade kvantiteter minskar (i förhållande till den angivna högsta kvantiteten) ska den slutliga utbetalningen minskas oberoende av de underliggande verkliga kostnaderna för insatsen. Men förvaltningssystemet bör också kunna ta hänsyn till fall där kvantitativa mål (oavsett om de är aktivitetsbaserade eller resultatbaserade) inte uppnås på grund av yttre faktorer som ligger utanför stödmottagarens kontroll och inte på grund av stödmottagaren själv. Om betalningen till exempel görs utifrån timmar praktikanter, bör den inte minskas på grund av motiverad frånvaro av deltagare, till exempel sjukfrånvaro. Dessutom bör beslutet att bevilja stöd innehålla föreskrifter om största tillåtna mängd frånvaro, minsta antal utbildningstimmar som ska krävas för att en deltagare fortfarande ska vara stödberättigande för insatsen, typ av utbildningsprogram (obligatoriskt deltagande från utbildningens början, intagning av ersättare för deltagare som slutar osv.). Sådana 13
undantag måste förstås anges tydligt i förväg i beslutet att bevilja stöd eller i ett dokument med motsvarande rättslig status och måste fastställas för alla liknande insatser. d) Motivering av deklarerade kvantiteter Det bör också understrykas att vissa typer av standardiserade skalor av enhetskostnader kan vara svårare att motivera än andra. Valet av rätt enhetskostnad som ska användas får alltså stor betydelse i fråga om förenkling, administrativ arbetsbelastning och risk för fel hos förvaltningsmyndigheten och hos stödmottagarna. Eftersom finansieringen i exempel 3 och 3a är processbaserad kommer det fortfarande att finnas ett behov av korrekt tidrapportering av utbildningsaktiviteterna och av intyg av att deltagare och utbildare verkligen varit närvarande. Om enhetskostnaderna å andra sidan används för att beräkna bidraget för det antal personer som får arbete och som behåller det under en angiven period, som i exempel 4, skulle de enda verifikationer som krävs vara ett intyg om personens stödberättigande i förhållande till de i förväg angivna kriterierna för stödberättigande, bevis på personens anställning och sysselsättning under minst sex månader. Dessa former är tydligt resultatorienterade och lättare att motivera, men täcker bara en aspekt av insatsen. e) Val av standardiserade skalor av enhetskostnader I princip ska valet av standardiserade skalor av enhetskostnader avspegla aktiviteten eller aktiviteterna i den typ av insats som finansieras. Även om en standardiserad skala som exempelvis personer i sysselsättning efter tre månader är politiskt viktig och är ett förväntat resultat av många insatser, vore det inte lämpligt att betala alla insatser enligt detta kriterium, om den finansierade aktiviteten (till exempel utbildning) inte är direkt kopplad till arbetsförmedling som kan påverkas av många andra yttre faktorer (finansiell och ekonomisk kris, till exempel). Ett rent resultatbaserat system av standardiserade skalor av enhetskostnader kan visa sig vara särskilt riskabelt. Om en del av resultatet inte är beroende av prestationerna och kvaliteten i insatsen finns det en risk för att insatser och stödmottagare får för lite betalt. Detta är särskilt relevant i fråga om insatser för grupper i svårigheter : förväntade prestationer och resultat är i allmänhet låga, och ett bidragssystem baserat på dem skulle innebära att stödmottagaren tvingades välja mellan följande alternativ: a) vägra att genomföra insatsen med ett sådant bidragssystem, b) genomföra insatsen i vetskap om att de kommer att förlora pengar om de inte kan hitta ytterligare finansieringskällor (risk för dubbel finansiering) eller c) toppa urvalet av deltagare (välja dem som har störst förmåga att uppnå de begärda resultaten) eller att sänka kraven för att uppnå de förväntade resultaten. Det går att göra en kombination av olika standardiserade skalor av enhetskostnader (till exempel en kombination av prestations- och resultatbaserade standardiserade skalor av enhetskostnader) inom samma insats så länge de olika standardiserade skalorna av enhetskostnaderna gäller olika kostnader. Slutligen kan valet av standardiserad skala för enhetskostnader göra det möjligt för stödmottagaren att täcka sina fasta kostnader jämfört med variabla kostnader som är knutna till det faktiska deltagandet av utbildningsdeltagare eller personer. I exempel 3 ovan bär stödmottagaren fasta kostnader för utbildningslokaler utbildare osv. oberoende av det dagliga och slutliga antalet deltagare i klassrummet. Slutbetalningen för insatsen med två deltagare mindre än vad som angavs i beslutet att bevilja stöd och med nästan 3 000 timmar mindre än planerat skulle kunna leda till att det slutliga bidrag som betalas ut är lägre än stödmottagarens underliggande verkliga kostnader. 14
Det är alltså oerhört viktigt att förvaltningsmyndigheterna väljer rätt form av standardiserad enhetskostnad och att de tar hänsyn till alla eventuella fördelar och nackdelar. En idealisk standardiserad enhetskostnad skulle kunna ha följande egenskaper: tydlig och direkt koppling till insatsen, kvantiteter som är lätta att bekräfta, säkrad ekonomisk balans för insatsen och för stödmottagaren, mindre risk för toppning av deltagare och en tydlig skillnad mellan bidrag och offentlig upphandling. När det gäller standardiserade skalor av enhetskostnader innebär detta att fokus för kontroller i enlighet med artikel 13 i förordning (EG) nr 1828/2006 kommer att flyttas framför allt för immateriella insatser från att övervägande ha legat på finansiella verifikationer till att ligga på insatsernas tekniska och fysiska aspekter, och där särskild vikt läggs vid kontroller på plats. II.4. GRANSKNINGSMETOD Kommissionen kommer inte att kontrollera verifikationerna för kostnader som omfattas av den standardiserade enhetskostnaden. Granskningarna kommer att gälla beräkningsmetoden för att ta fram de standardiserade skalorna av enhetskostnaderna och den korrekta tillämpningen av metoden i de enskilda projekten. Kontroller av beräkningsmetoden kommer att utföras på förvaltningsmyndighetsnivå eller på förmedlande organnivå, medan kontroller av den korrekta tillämpningen av schablonkostnaden kommer att göras på stödmottagarnivå. Granskningarna ska främst inriktas på att kontrollera att de fastställda villkoren i fråga om prestationer för kostnadsersättning har uppfyllts. Detta kan vara utbildningstimmar (ett i förväg fastställt belopp per genomförd utbildningstimme i detta fall bör granskaren kontrollera antalet genomförda utbildningstimmar), arbetstimmar (ett fast belopp betalas per arbetstimme i exempelvis forskningsprogram, där granskaren bör kontrollera hur många timmar som har arbetats), traktamenten (ett fast belopp betalas per dag i detta fall bör granskaren kontrollera det verkliga antalet resedagar) eller andra enheter beroende på vilken typ av projekt det gäller. I samtliga fall ska granskaren kontrollera att de deklarerade beloppen motsvarar den standardiserade enhetskostnaden per enhet produkt eller tjänst, multiplicerat med de faktiskt levererade enheterna. Om det har fastställts andra villkor i förslagsinfordran eller i beslutet att bevilja stöd, ska granskarna även kontrollera att de villkoren har uppfyllts. De standardiserade skalorna av enhetskostnaderna för vissa varor och tjänster får omfatta en komponent för indirekta kostnader (allmänna omkostnader). Här följer några exempel på saker som skulle kunna betraktas som oegentligheter: Hänsyn tas inte till uppnådda resultat när den fastställda beräkningsmetoden för att ersätta kostnader tillämpas. Om den standardavgift som kan tas ut till exempel är 10 euro per utbildningstimme, ska en finansiell korrigering göras om högre belopp deklareras per timme. Avsaknad av verifikationer för prestationerna eller prestationer som endast delvis har verifierats men som har betalats i sin helhet. Om det till exempel debiteras 100 000 timmar ( deltagare), men endast 85 700 timmar kan bekräftas genom verifikationer, ska en finansiell korrigering göras för mellanskillnaden. 15
KAPITEL III Klumpsummor III.1. ALLMÄNNA PRINCIPER FÖR KLUMPSUMMOR För små insatser och små organ kan klumpsummor innebära en stor förenkling, eftersom strukturfondernas finansiella regler är ganska stränga. Systemet med ersättning för verkliga kostnader har ofta tvingat små, lokala stödmottagare att köpa in mycket specialiserad sakkunskap på det här området. Det betyder att dessa stödmottagare tenderar att vara mycket ovilliga att söka stöd från strukturfonderna, trots att deras insatser ligger helt och hållet i linje med EU:s strategiska prioriteringar. När det gäller klumpsummor ersätts samtliga stödberättigande kostnader eller delar av stödberättigande kostnader för en insats på grundval av en i förväg fastställd klumpsumma (fastställandet av klumpsumman ska vara motiverat) i enlighet med en förhandsöverenskommelse om aktiviteter och/eller prestationer. Bidraget betalas ut om de i förväg fastställda villkoren om aktiviteter och/eller prestationer uppfylls. Möjligheten att använda sig av klumpsummor är en tillämpning av proportionalitetsprincipen som syftar till att minska den administrativa bördan för små insatser och för att öka icke-statliga organisationers (men inte uteslutande icke-statliga organisationer) tillgång till strukturfonderna. Detta är anledningen till att de klumpsummor som omfattas av artikel 7.4 iii i förordning (EG) nr 1080/2006 och artikel 11.3 b iii i förordning (EG) nr 1081/2006 är begränsade till belopp på högst 50 000 euro. Detta belopp motsvarar det offentliga bidraget till den aktivitet som får stöd genom klumpsumman (exklusive eventuellt privat deltagande). Även om flera klumpsummor får kombineras för att täcka olika kategorier av stödberättigande kostnader eller olika projekt inom samma insats (se kapitel IV.5) får summan av klumpsummorna inte överskrida 50 000 euro för en viss insats. Exempel 5: En icke-statlig organisation som driver ett daghem behöver stöd för att inleda en ny verksamhet. Den ansöker om en klumpsumma genom att lämna in ett detaljerat budgetförslag för att inleda verksamheten och driva den under ett år. Tanken är att verksamheten ska fortsätta självständigt efter det första året. Klumpsumman kan till exempel täcka lönekostnaderna för en person som ansvarar för att ta hand om barnen under ett år, avskrivning av ny utrustning, kostnader för att marknadsföra den nya verksamheten och indirekta kostnader för förvaltnings- och redovisningskostnader, vatten, el, värme, hyra osv. På grundval av det detaljerade budgetförslaget och efter att ha jämfört med liknande insatser, beviljar förvaltningsmyndigheten en klumpsumma på 47 500 euro som ska täcka samtliga dessa kostnader. I slutet av insatsen betalas beloppet ut till den icke-statliga organisationen på grundval av prestationerna, om ett normalt antal (10) ytterligare barn har fått barnomsorg. I det här fallet skulle alltså de verkliga kostnaderna för verksamheten inte behöva motiveras. Systemet med klumpsummor kan också användas för bidrag när standardiserade skalor av enhetskostnader inte är en lämplig lösning, till exempel för produktion av en uppsättning verktyg, anordnande av ett litet lokalt seminarium osv. 16